企業檔案管理論文模板(10篇)

導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇企業檔案管理論文，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

篇1

二、現階段國有企業檔案管理工作中存在問題的解決對策

1.提高認識，增強責任感

提高對檔案管理工作的重視程度是開展檔案管理工作的前提。單位領導要加強對檔案工作的重視，充分完善檔案資源和信息的建設。首先；通過開展相關會議、講座和展覽對檔案管理工作加強宣傳，調動全體員工的積極性，及時普及檔案管理工作的基本知識；其次，為了提高管理人員的專業水平和實際工作能力，在工作中，加強對檔案管理人員的培訓，定期組織檔案管理培訓班，鼓勵檔案管理人員學習新的知識，掌握新的技能，提高思想政治覺悟；最后，檔案管理人員也要樹立終身學習的思想意識，不斷加強自身修養，積極參加進修學習課程，不斷總結工作中的經驗，增強責任感，提高自己的專業技能。

2.做好管理活動，創新管理方式

首先，要建立完善的接收、征集制度。國企的檔案管理部門要變革過去等其他部門上門移交文件資料的模式，而要運用事前監控收發文件、登門尋求等形式，做到檔案適時收集。其次，還要豐富檔案收集的范圍，不能僅僅局限于以紙質為載體的檔案，而應把與企業生產經營活動有關的各種照片、影像等其他載體以及各種具有保存價值的實物納入其中。最后，要加強信息網絡等先進技術的使用，構筑龐大、便捷的檔案管理信息網，充分發揮信息網絡的輻射作用，實現檔案信息資源共享。

3.提升檔案管理工作人員的綜合素養

首先，選拔檔案管理工作人員要拓寬視野，注重從企業各個部門挖掘人才，尤其是那些學歷高、知識廣、細心勤快、熱愛檔案管理工作的人才，并通過建立嚴格的考試、競爭上崗和審批等程序，從源頭上保證國企檔案管理工作人員的素質；其次，國有企業還應積極創造條件，建立和完善檔案管理工作人員的再教育機制。如可將檔案管理人員送去高校或檔案主管部門進行相關的檔案管理理論學習或業務培訓，使他們在充分拓展現有知識的同時，也能全面提高自身素質，從而在根本上滿足形勢發展和實際工作的需求；最后，采取“請進來、走出去”的辦法。一方面，請檔案主管部門的領導和業務專家上門指導；另一方面，組織檔案管理工作人員到一些模范企業參觀學習檔案管理先進經驗和業務流程。

4.引進新技術

隨著計算機科學與人工職能的發展，國有企業要在現代企業制度的基礎上，將網絡技術引入國有企業檔案管理的工作中去，從而不斷改進國有企業檔案管理的工作方式與工作形式，使國有企業的檔案管理工作能夠突破時空的限制，不斷提高國有企業檔案管理工作的效率與質量。

篇2

隨著企業辦公自動化系統的全面普及應用，檔案管理信息化建設已經成為一種必然趨勢。同時企業檔案管理信息化的建設使得檔案部門的工作不在只是像以前那樣的企業資料存儲，而是一個具有文件收集、鑒定、查詢、共享等功能的綜合性的以數據庫為主的系統。另外，由于企業間的交流、溝通方式已由傳統的檔案接收方式轉化為現代的網上傳輸等方式，因此傳統的檔案紙質管理也已轉變為電子化管理，這對檔案管理、利用也提出了更高的要求，如快速查找、網絡信息共享等。

（二）工作效率及工作成本的需要

傳統的檔案管理工作不僅在資料收集時需要大量的人力、物力、財力，同時在資料應用時會浪費工作人員大量時間，在查詢檔案信息時路途遠、耗時長、滿足不了企業各單位利用者的快速查詢、利用檔案的需求。另外，隨著企業的不斷發展，檔案的數量不可避免的增加，而無限地擴大檔案儲存室面積、設備以及增加檔案管理人員并不能從根本上解決問題，企業成本也會大幅上漲。而信息化的檔案不僅可實現工作人員的及時查詢、充分共享，更能夠為企業在檔案室擴建等方面節省開支。

（三）中小企業管理的需要

隨著中小企業的不斷發展，規模的不斷擴大，為更好地管理企業的各種資源，企業要求檔案機構要實現多復合型功能，要具有統一的標準規范來對檔案進行信息錄入，同時也要求實現檔案管理工作的及時性、有效性、效率性。企業總公司和各分公司的檔案數據集都應存儲在總公司檔案管理信息系統中，以便企業總部能及時了解各分公司的運營情況，同時當各分公司需要本公司數據庫時，在得到授權許可時，可進行訪問。另外，信息化的檔案管理可以在一定程度上提供企業與顧客的溝通平臺，有助于企業了解消費者的消費習慣、消費能力、消費意向等，同時企業可以利用這個平臺很好的宣傳產品服務等，有效地為企業帶來經濟效益。

二、中小企業檔案管理信息化的積極作用

（一）資源共享、提高效率

所謂的信息化時代最主要的標志就是資源的共享，很多學者已經指出信息資源的戰略地位，信息資源已成為社會經濟發展的重要組成部分[3]。隨著計算機技術的進步，信息化的檔案有利于實現中小企業的資源共享。同時信息化的檔案極大地減少了檔案管理人員的工作量，工作人員可以有效完成檔案檢索和立卷歸檔，提高檔案工作質量的同時有效減少建檔時間，極大提高了中小企業檔案工作人員的工作效率。

（二）快速查詢、高效利用

檔案管理信息化可為科學研究和知識普及等提供智能化服務，企業檔案存儲和記憶了企業的各項活動，是企業文化、知識的歷史積累[4]。信息化的檔案明顯縮短了二次文獻信息編著的時間，同時傳統檔案管理下的檢索方式是檔案管理人員從檔案目錄中找出所需的檔案，然后根據記錄到庫房中查找，費時費力[5]。檔案管理信息化以后，企業工作人員可以即時查詢，可以通過模糊查詢、組合查詢、分類查詢等查詢方式迅速查找到所需要的大量資料。這不僅將檔案管理人員從以前繁重的勞動中解脫出來同時也極大地提高了各部門工作人員的工作效率。

（三）快速備份、高效管理

由于火災、地震、蟲害、鼠害方式對企業檔案的損害越來越重，企業通常會采取檔案備份的手段來盡量減少檔案損傷，傳統檔案在備份時不僅大量的增加了檔案管理人員的工作量，同時也增加了企業在檔案室面積、設備等方面的壓力。信息化后的檔案信息備份，檔案工作人員可以通過簡單地系統內數據讀取，然后根據企業數據的需要進行定位、存儲、編輯、修改等工作，實現了企業檔案信息的快速備份，讓檔案管理人員更加簡便快捷的對檔案信息進行管理。

（四）利于決策、增加效益

中小企業的檔案資料詳細記載著的企業發展至今的經營理念、管理經驗、活動失誤等資料，企業通過對完整、有效信息的整理和分析，有利于企業在發展中計劃、組織、管理、控制、創新等工作的有效進行，以達到企業的決策及時、管理得當。這也使得企業的資源合理配置，極大提高了企業的經濟效益，并為不斷提高企業文化軟實力奠定了堅實的基礎。

三、企業推進檔案管理信息化的支持體系

檔案信息系統建設時，要在前期調研與分析的基礎上，根據用戶需求，將復雜的軟件、硬件、業務工作等有機結合連接成完整、可靠和有效的整體，達到滿足用戶要求的完整體系[6]。

（一）網絡系統的建設

網絡系統是檔案信息化管理的存在環境，網絡信息系統包括外部網絡系統和內部網絡系統。檔案管理信息化建設對于外部網絡系統的要求是具有穩定、可靠、相對安全的網絡運行環境；對于企業內部的網絡環境要求則是具有穩定的內部網站、郵件系統、數據庫、局域網等，以確保檔案管理信息化的安全運行。

（二）硬件設備的配置

企業應盡快為檔案管理部門配備信息化管理所需的計算機、掃描儀以及各種互聯網設備等現代化檔案管理設施，充分利用現代科學技術在檔案管理中的作用，加速開發相關應用軟件[7]。并根據企業的實際情況確定檔案管理部門各種硬件設備的數量、型號以便充分利用檔案信息資源的優勢，挖掘企業在各個方面的潛力，為企業帶來更多的經濟效益。

（三）應用系統開發

目前建設成的數字檔案館應用系統主要包括：信息采集、日常管理、信息服務、系統設置、權限和數據安全、檔案數字化工作管理、配套軟件產品設計七個部分[8]。這些應用系統完成檔案資料的收集、鑒定、分類、存儲、利用等功能，但由于各個企業的經營理念、所在行業、產品服務等的不同，企業應該根據自身需要在這些應用系統上建立獨屬于自己的應用系統以便更好地為企業服務。

（四）安全系統的開發

在電子文檔的形成、處理、歸檔、電子檔案的保管、利用等各個環節，電子檔案面臨的安全威脅是來自多個方面的，而不再是單一的某一個因素在起作用[9]。因此，為了檔案資料的安全管理企業應該配備網關、防火墻、入侵檢測等安全保障設施，保證計算機網絡系統、信息系統、檔案資料的安全。

四、中小企業檔案管理信息化建設面臨的問題

（一）檔案管理工作備受冷落

檔案管理工作歷來都不被企業重視，尤其是中小企業。近年來，國內外許多企業選擇進行組織扁平化，通過削減管理層次、精簡管理機構、裁減管理人員，來達到降低管理成本、提高市場應變能力的目的，以至與許多企業都視檔案管理部門為裁員增效的最佳部門，這種思想嚴重阻礙了企業檔案部門的生存和發展[10]。

（二）硬件設施落后，資金不到位

企業檔案信息化建設需要硬件和軟件的支持，而硬件和軟件的建設將會消耗大筆資金。中小企業尚處于發展階段，大量資金用于企業的產品開發與市場擴大，檔案管理信息化作為一種新生事物，目前并沒有得到大多數人的認可和重視，許多中小企業目前從領導到員工一直忽視檔案管理工作，這就使得檔案管理信息化一直止步不前。作為企業優秀的人才，應該學會高瞻遠矚地看到檔案信息化的價值并在人力、物力、財力等方面給予支持，才能為檔案管理信息化建設提供必要條件。

（三）檔案管理人員知識單一

目前大多數中小企業在薪酬方面，檔案管理人員的薪酬遠遠低于同企業的其他部門工作人員的薪酬，這不利于檔案管理人員提升工作積極性和樹立職業自豪感，最直接的結果是高學歷、高能力、高層次的人才極力避開檔案管理的工作。檔案管理信息化建設與傳統的企業檔案管理工作相比，需要檔案管理人員不光熟悉掌握檔案管理的基本原理、方法和手段，還要掌握計算機管理和網絡管理等新技術和新知識，并利用這些新技術和新知識完成企業的檔案管理工作[12]。這就要求企業需要一直具有綜合能力、高素質的檔案管理人員。而目前大多數企業檔案管理人員知識結構單一，不能滿足檔案管理信息化建設的需要。

（四）檔案信息安全有待提高

檔案信息安全是檔案管理信息化建設中一個重要的環節，這要求企業應該配備網關、防火墻、入侵檢測等安全保障設施，保證計算機網絡系統、信息系統、檔案資料的安全。檔案信息安全首先要求設備安全，例如2008年4月東方航空公司設備故障導致數據丟失，導致了6架飛機未能獲得譯碼數據，由此造成的飛機不能按正常航班進行飛行，給該企業造成了巨大的信譽損害以及經濟利益的損失[13]。其次，檔案信息化安全還要求網絡環境安全、操作安全等方面。由于目前檔案管理信息化建設還處于不完善階段，檔案信息安全還有待提高。

五、推進中小企業檔案管理信息化建設的主要措施

為改善目前中小企業檔案信息化建設中的相關問題，需要從觀念、設施、知識、安全性等方面進行，不斷與時俱進，接受新觀念、學習新知識，進而解決檔案管理信息化建設中的根本問題。

（一）加強宣傳檔案信息化建設及增強全體員工的檔案意識

首先，鑒于中小企業全體員工對檔案管理信息化工作重要性認識的薄弱，政府、社會應加強相關宣傳，普及檔案管理信息化相關的知識，強化檔案管理的法律、制度，提高企業員工對檔案管理工作的重視程度，認識檔案管理信息化工作的價值和意義。其次，加強企業內部宣傳工作，讓企業各級領導意思到，信息化的檔案資料不僅僅是企業歷史的記載，通過及時、有效地對檔案資料的記載和分析對企業適應時代潮流、適應發展需求有很大的作用。最后，加強檔案管理部門員工培訓，舉行定期檔案工作交流、總結會議，增強檔案人員的工作重要性的意識，提高檔案管理工作人員的業務能力。

（二）及時更新檔案管理信息化相關的設備

與傳統的紙質檔案相比，信息化的檔案資料需要媒體設施的配合。第一，中小企業應配備計算機、掃描儀、復印機、服務器、文件數字化等先進的硬件設備。第二，企業要在通用、可靠、節約、高效、成熟的基礎上配備必須的軟件設備，并在應用系統是兼顧開放性、安全性。第三，優化內部網絡系統、防范外部網絡系統，借鑒已有的成果和經驗，將檔案與互聯網、辦公自動化等系統連通，完善計算機網絡和數據庫系統，擴大現代信息設施覆蓋面，積極推廣相關管理軟件[14]。

（三）培養優秀的檔案管理人員

企業檔案管理信息化的建設需要優秀的管理人員，信息化建設中的企業檔案管理者應該具有多方面的的知識和技能，不僅要掌握檔案管理的知識，如檔案學等關于檔案收集、鑒定、錄入等有關方面，還要掌握現代科學技術的管理，如計算機、信息化工具等。首先，企業應清除已有的綜合素質不能滿足工作要求的員工，招聘專業的檔案管理人員，徹底解決企業內部檔案管理人員綜合素質問題以實現檔案管理工作的科學化。其次，定期為檔案管理人員提供學習新知識、新技能的專業培訓課程，以加強檔案管理人員的職業道德、業務水平、技術能力等，以更好的服務企業、挖掘優勢。最后，建立完善的企業檔案管理人員績效考核程序，檔案管理人員進入企業后的工作內容、工作量、所管理的資源利用率、為企業帶來的經濟效益應作詳細考核，以作為以后工作晉升、薪酬水平的依據。只有一支優秀的檔案管理隊伍，從而推進中小企業檔案管理信息化建設的進程。

（四）建立檔案信息安全保障系統

檔案的原始性、唯一性、文化傳承性，以及廣泛的社會參考與利用價值，決定了檔案信息安全管理的特殊性，不僅要保障檔案內容信息的真實、完整、有效、可讀及不被竊取或泄露，而且要保障檔案文件的原貌與歷史痕跡，更重要的是需要長期地、持續地獲得安全保管[18]。因此在檔案管理信息化的建設中要求工作人員：首先，建立檔案管理風險評價體系，采取切實有效方法和措施來預測風險，以提前建立健全安全防范體系，努力維護檔案信息的安全性。其次，建立技術保障體系，以提高系統免疫力，這是增強檔案信息安全的“硬”手段；采取防偷竊、生物識別身份認證措施，這是增強檔案信息安全的“軟”手段。最后，采取加密措施，安全管理的最終目的，就是保障網絡上傳輸的、系統中存儲的、用戶訪問到的檔案信息真實、完整和有效，數據加密、硬盤加密、容災備份等，都是保障信息安全的有效措施[16]。

篇3

2現階段施工企業檔案管理工作中存在的幾個重點問題

首先，現階段企業內部對于檔案管理工作缺乏足夠的重視。由于施工企業的業務類型所限制，工程項目施工具有施工點較多，施工周期長的特點。整個施工隊伍具有較強的流動性，其檔案管理工作的開展受到諸多局限。與此同時，施工企業在開展工程項目管理的過程中，缺乏科學的檔案管理意識，整個檔案管理工作流程不夠清晰，檔案資料流動不科學。在發生人動時，檔案資料的交接經常會出現問題，造成了檔案管理工作開展遇到諸多困難。其次，歸檔管理水平有限。工程項目施工的過程中，涉及到的社會活動較多，整個工程檔案較為復雜。工程檔案的管理必須要保證其檔案資料具有完整、客觀、真實、原始的特點。在實際開展歸檔工作中，很多工程檔案中的內容存在著缺失、錯誤等問題，并且相關材料填寫上不符合檔案歸檔要求，難以實現長期的保存。長此以往，檔案就會逐漸發生失真、缺失等現象，難以為工程項目管理提供重要的憑證與依據。與此同時，在檔案的收集上，很多施工企業都采用專人定期收集的方式。這種收集方式的工作量較大，并且整理和保存的過程容易出現問題。這種檔案收集的方式較為被動，并且在檔案資料不斷增加的形勢下，歸檔工作的效率和質量也都難以得到有效的保障。很多施工企業的自動化建設還存在著很多不足，辦公自動化系統的應用不夠深入，整體檔案管理工作依然脫離整個信息化系統平臺而單獨開展。再次，歸檔不及時。一般來說，工程項目管理部門應該在驗收后的一段時間內，按照要求完成檔案資料的一角，在檔案管理工作開展中，很多施工企業的檔案歸檔與移交工作不夠及時，并且拖延、滯后現象較為嚴重。部分工程項目在竣工之后的很長一段時間內，檔案資料尚未完成移交。這種問題的存在，造成了企業對信息資源的管理受到了很大的限制，并且難以實現對技術的總結和改進，不能科學的對自身的施工技術能力和管理能力進行改進與提高，不利于企業的長效發展。最后，從業人員素質水平有限。很多企業的檔案從業人員對于檔案管理工作的價值沒有一個明確的認識，并且忽視檔案信息的重要性。在施工企業中，檔案管理工作一般由新人來進行管理。參與管理的員工不具備足夠的檔案管理能力，沒有經受過專業的培訓，難以勝任檔案管理工作的需求。

3提高施工企業檔案管理水平的對策

第一，加強對檔案管理工作的認識。施工企業的管理者要提高對檔案管理工作的重視，并且認識到檔案信息對企業發展的重要性。對于施工企業來說，工程檔案記錄了企業的發展歷程，是企業重要的信息資產。施工企業的檔案管理工作相對于其他企業來說，管理范圍和種類更多，并且特定檔案的管理標準也更高。對于企業管理者來說，不同層級的管理人員需要對檔案管理工作予以高度的重視，并且不同部門要與之進行量化的配合，對于檔案管理工作中出現的困難和問題進行第一時間的解決，為檔案管理工作提供了一個良好的執行環境。第二，完善檔案管理制度。完善的檔案管理制度，是檔案管理工作的重要執行基礎，也是從基礎層面上就現階段檔案管理工作不規范問題解決的有效措施。施工企業的工程項目一般投資規模都較大，并且施工周期較長。在施工過程中，容易出現人員流動與變更的情況。針對于這種情況，施工企業要指明專人進行專項檔案資料的負責，并且明確相互分工與責任。在施工準備階段，要積極的與監理部門、業主單位進行溝通，做好相關檔案資料的樣本設定，為后續檔案標準化管理提供有效的依據。在發生人員變動等情況時，施工單位也要積極的做好交接的管理，避免由于人動所造成檔案資料的遺失。在檔案管理流程設計上，要結合自身企業的業務特點和內部結構，精簡流程，并且做好各個部門之間的協調職責界定。第三，加強對檔案信息的利用。檔案管理人員要深入了解企業的整體業務結構，并且對于各項工作狀態進行深入的掌握，及時的為企業管理者提供相應的資料，充分發揮企業檔案資源對企業管理、技術、經營、研究等各方面的促進作用。另外，施工企業也要積極的推進檔案管理工作的信息化建設。隨著辦公自動化的實現，檔案資料的形式也逐漸變得豐富，電子檔案的管理也成為了檔案管理工作的一個重要內容。在開展檔案管理信息化建設過程中，通過構建一套科學的信息化管理平臺，可以實現檔案信息的高效管理。通過做好相應的權限分配，提高對檔案信息的利用效率，突破傳統管理方式所帶來的查閱難和管理難的問題。第四，提高檔案管理人員的綜合素質。施工企業要有意識、有計劃的構建一套科學的檔案人才管理機制，對于檔案管理人員隊伍的綜合素質進行不斷的提升。在日常檔案管理工作中，要積極的推進各項培訓工作的開展，結合自身需求，不斷的完善檔案管理人員的業務能力。檔案管理人員也要積極的提升自身的業務能力水平，不斷的自我學習和自我充電，對于新出臺的法律法規政策進行學習和研究，掌握企業檔案管理工作的發展需求，提高自身的綜合業務水平。

篇4

2.分布管理模式形態我國的民營企業中，許多企業都沒有足夠的能力實現集中化的檔案管理，這些企業，可以選擇分布管理模式，企業檔案的分布管理又可以分為兩種管理形式，一種是企業檔案分級管理，而另一種則是企業檔案分散式管理。企業檔案的分級管理既能夠適用于多家子公司合作而成的大規模民營企業，也能夠適用于單一的小型民營企業。而企業檔案分散式管理，則是民營企業內部不再設立集中的專門的檔案管理機構，而是讓企業內部各個部門之間對自身所產生的檔案進行自主化的管理。分散式的檔案管理工作較為靈活，節省了檔案管理中的諸多環節，提高了檔案管理的效率。并且分散式檔案管理具有分工明確、職責明顯的特點，填補了檔案管理中的空白，使得檔案管理更為可靠。

二、按照管理內容劃分為兩種管理模式形態

1.單一管理模式形態民營企業檔案管理中，選擇單一管理模式，其前提是民營企業對檔案進行自主管理、集中管理。而民營企業單一管理模式的本質只是對企業檔案進行整理與保管。這種管理模式主要是適用于一些剛剛起步的民營企業，這時候的企業能力有限，還不足以對檔案信息進行開發和大規模的運用。民營企業在創業初期選擇這一種檔案管理模式，能夠將企業對檔案管理的精力集中于檔案的整理與保存，從而在保證企業檔案完整性的前提之下，為企業節約更多的人力物力，使企業能夠有更多的機會致力于自身的發展。另外，除了創業初期的企業可以選擇這種管理模式之外，一些對于檔案信息的整合要求較低的民營企業也可以選擇這種管理模式，通過檔案管理的合理進行，促進企業自身的快速發展。

2.綜合管理模式形態企業檔案的綜合管理模式，則是在單一管理模式的基礎上，將檔案管理中的整理、保存以及情報整合、信息利用等功能全部發揮出來，實現民營企業檔案的整體性管理。這種檔案管理模式，不僅整合了檔案管理工作的各個環節，并且融入了大量的現代化管理技術、先進的信息科學等，使得企業能夠通過檔案管理，及時掌握經濟發展、信息傳播中的先進資源，不僅提高了企業檔案管理的積極性和實際效率，同時還為企業發展帶來了潛在的動力。企業檔案綜合管理模式所針對的不僅僅是紙質文件，企業所要建立的也不僅僅是檔案室，而是針對信息化的檔案資源，建立起一個包含豐富檔案信息的企業檔案管理中心，聘用專業化的管理者，運用先進的科學技術和管理經驗對其進行管理，實現企業檔案管理效益最大化。

三、按照管理層次劃分為三種管理模式形態

1.檔案實體管理模式形態企業檔案管理中，最為基礎的就是檔案實體管理。這種管理模式中所包含的內容必須最為全面，企業發展中所產生的檔案必須全部記錄，并保證其始終完整，這就要求在檔案實體管理過程中的信息收集、檔案整理、檔案保存等各個環節中都必須杜絕信息的遺漏，才能保證在以后調用檔案信息時，能夠得到真實、完整的檔案。在過去的企業檔案管理歷史中，檔案管理者最為注重企業檔案的實體，這時由于受到科學技術、管理理念等各方面的限制，企業檔案的內容完全依賴于檔案的載體，這也就意味著，企業檔案一旦出現錯誤、遺失、疏漏，將會嚴重影響檔案的真實性、可靠性與安全性。因此，企業投入大量的人力物力去建設專門的機構來對企業檔案進行妥善的管理。

篇5

2文件檔案的實踐經驗

企業文件檔案管理工作經過實踐經驗，總結了一套工作流程、工作方法。如:文件立卷歸檔制度、文件檔案工作流程起點到完成，由文件檔案管理員立卷后交本企業檔案室保管。我國企業文件檔案單一的管理模式、以往過細的管理原則已經不適應現代企業的發展要求，束縛了企業文件檔案工作的發展。僵化的文件檔案管理與靈活的管理機制相矛盾。文件檔案是與企業密切相關真實的歷史，記錄了本企業的發展歷程，平時工作感覺不重要，但讓你查找時臨渴掘井那可不行，檔案工作不是一下子能做好的，做不好是無法補救的。對文件檔案的管理可以說是伴隨著人類社會的發展而產生、發展和完善的。我國的文件管理業經歷了一個漫長的發展過程。社會進入了一個嶄新的發展時代，國家經歷了翻天覆地的變化，我們的檔案事業也進入了前所未有的新時代，并且面臨了一系列的新情況、新問題和新挑戰。科學安排大力倡導開拓創新精神，進一步形成檔案工作氛圍，認真總結檔案工作的好經驗，用新的思路解決新情況新問題，健全制度不斷把關，加強管理意識，要求管理人員要有高度的工作責任感，良好的職業道德，辦事細心的工作態度，樂于奉獻的工作精神，掌握現代化管理技能，利用現代化整理檔案。才能使經濟效益和社會效益更加完美的結合，突出檔案資源建設和服務全局的重要性。

3電子文件檔案的管理

篇6

現行文件應用計算機技術源于企業管理信息系統（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內涵是共同的，即其一，管理信息系統的建立是依托于企業管理職能系統，并為之服務。它一般都先從會計核算電算化開始，應用商品化的會計軟件管理帳務、應收和應付帳款及固定資產核算。在會計核算電算化的基礎上完成財務管理電算化，運用計算機輔助完成財務分析和編制財務計劃。隨后，把計算機技術擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現財務管理及這些管理在數據上的一體化處理，極大地提高了企業管理的效率。最后，再把計算機技術運用于生產管理，實現生產計劃編制和生產指揮調度的計算機化①；其二，管理信息系統的職能主要是對正在形成的現行信息進行收集、加工及處理。

現行文件應用計算機技術是現代企業加強各項管理所需要的，是企業管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。

檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。

總之，在計算機技術應用于企業管理之初，現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作。

二、現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術階段

由于現行文件和檔案管理是具有承繼聯系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統功能的發揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現現行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數據的重復輸入，規范各系統的數據接口，就需要加強現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術的研究，開發文檔管理一體化系統軟件。目前，一些企業已經自行開發或購買了文檔管理一體化系統軟件，進行現行文件和檔案管理的綜合化管理。

第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現行文件和檔案自動化管理子系統之間的接口。現在各企業應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同。

不管企業應用的現行文件和檔案計算機管理系統軟件的結構與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術的應用僅是使原有手工管理更加規范化、系統化及效率化，并未對現行文件和檔案管理基本理論產生根本影響。三、電子文件階段

電子文件這一概念的出現是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術監督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領導小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標準的基礎上，在35個企事業單位進行試點，為實現我國電子文件管理規范化和現代化探索辦法和積累經驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學技術研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設計研究院中國兵器工業第五設計研究院召開了CAD電子文件應用光盤存儲技術宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學技術研究所和外事辦又聯合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術研討會”。可見，有關電子文件及其管理問題的研究與應用正在緊鑼密鼓地進行。

關于什么是電子文件，美國聯邦管理法規對其解釋為“電子文件包括數字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，并且符合文件的定義。”⑥國際檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。

機讀文件僅指計算機識別的文件最早產生于本世紀40－50年代。這一概念經過近半個世紀的發展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術應用于文件管理的不同發展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區別在于以下四方面：

其一，生成環境。機讀文件中的關鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區讀到另一個存儲區；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業管理和科技開發信息化的產物，是研究和應用CIMS的必然結果。

其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現行文件和檔案管理體系的影響是非本質性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現行文件和檔案的管理體系基礎上，它是建立在管理手段與現代信息技術的高度結合的基礎上。它要按照現代企業管理、科技開發及生產的要求重組管理體系，根據電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。

其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質，還可以是網絡上傳遞的代碼序列。

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【關鍵詞】財務檔案電算化檔案管理信息化

所謂會計電算化,是指計算機技術在會計工作中的應用,即采用電子計算機替代人工記賬、算賬、報賬,以及對會計信息進行分析和利用的工程。會計電算化后,提高了會計核算與物資管理的準確性、規范性和工作效率,減輕財會人員的勞動強度,使財會人員從繁重的手工勞動和繁瑣的核算事務中擺脫出來,更好地參與單位的經營決策,加強財務管理。加強會計檔案管理信息化是企業會計電算化改革和發展的客觀需要,是時展的必然,是會計檔案管理發展方向。管好用好財務檔案是企業財會工作向高水平發展的重要前提。

一、會計電算化特點

1、數據處理方式發生了變化

在傳統手工會計工作環境下,科目匯總表、資產負債表、借貸試算平衡以及相關的財務報表分析均需要進行人工匯總計算,使得財務人員的工作量很大,同時也容易造成數據上的計算錯誤。在電算化會計環境下,只需錄入原始數據或通過外部系統轉入機制憑證并在計算機財務軟件的指導下進行會計分錄,通過憑證的審核、修改、確認由計算機自動完成打印輸出,科目匯總、借貸平衡等工作均由計算機自動完成,同時可以根據需要生成會計報表,這大大降低了財務人員的工作量,也避免了計算加總等工作出現的錯誤。

2、數據記錄方式和保存介質發生了變化

手工會計方式下,數據記錄主要依靠工作人員的手工記錄,出現記錄錯誤的可能性加大,而且同一類數據可能會重復多次記錄。數據保存介質是“紙”介質,保存這些介質需要占用很大的空間,還需進行防火、防水、防潮、防盜等工作。在電算化會計工作環境下,數據保存介質是“磁盤”,磁性介質。磁性介質的采用節約了數據的保存空間,也使數據存取方便,同時通過數據拷貝、轉入等方法避免了手工記錄中出現重復記錄的現象。磁性介質的保存除了需要紙介質保存所需的部分工作外,還要進行防病毒、防磁化等工作。由于磁盤存在著物理易損性,需要對磁盤進行備份工作。

二、會計電算化會計檔案的特點

眾所周知,傳統的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算專用材料,它是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據。這些史料和證據具有嚴格的數據平衡性、時序性和嚴肅性,不得隨意篡改。在企業信息化建設的過程中,財務保障范圍的拓展和管理要求的提高,迫切需要會計檔案管理手段的變革和管理效能的提高。建設電子財務檔案,實現財務檔案的網絡化管理,是搞好企業財務檔案管理的必然選擇。各級企事業單位實行會計電算化以后,由于產生了許多依附于計算機磁性介質上的數據與文件,財務人員的所有日常工作以及歷年會計資料的調閱均在計算機上完成,隨之而使會計檔案賦予了許多新的特點。本文根據工作的實踐,總結出會計電算化會計檔案具有以下顯著特點。

第一,較之傳統的財務檔案,會計電算化檔案存儲的范圍和領域擴大了。

第二,傳統的會計檔案具有直觀可視性,而存儲在磁性介質上的會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環境中才可使用。即會計電算化檔案的調用需要一定的軟硬件環境。

第三,會計電算化檔案的載體不僅是通過打印等輸出的傳統意義上的紙張,更主要的是磁性介質或光盤。即會計電算化檔案的保管不僅是作為會計資料信息載體的紙張而且更重要的是磁性介質或光盤。

第四,電子財務檔案便于計算、分析,快捷獲得所需結果。如果電子財務檔案上網,通過計算機操作和網絡交流,不僅滿足了日常條件查詢、統計分析、制作數據報表、開展數據交換的需要,達到檔案信息資源共享、無紙化查閱和方便快捷的目的,節約了辦公成本,避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損,還有利于專業管理,便于檔案資源的統一整合,極大地提高了工作效率和工作質量。

第五,電子財務檔案易于修正、拷貝和重置,便于糾錯、攜帶和傳遞。

正如上面所述,電子財務檔案或財務檔案信息化有很多優點,但也有不足的一面。如具有系統依賴性,即需要一定的軟硬件環境支持,只能在特定的條件下才能打開,不具備傳統檔案的直接可視性,還具有易遭毀損、難查痕跡的特點,同時它們又受載體的質量、載體存放環境、載體存儲信息的有效期等條件的影響,即對會計電算化檔案的安全性、完整性要求更高。實行電算化的時間越長,會計檔案與財務軟件的版本數越多,即會計電算化檔案更需要科學的管理。因此,即使實現了財務檔案管理的信息化,在歸檔中也需要實行所謂的“雙套制”,即將同一份檔案的紙質版和電子版同時歸檔。

三、電算化會計檔案工作的內容

1、搞好數據挖掘和整理,建好數據庫,并及時采集動態數據

檔案信息的數字化是整個檔案管理信息化的基礎,其他的一切工作都建立在此基礎之上。傳統的檔案大都以紙質為載體,實現檔案管理的信息化,必須向數字化檔案管理轉變。未來的財務檔案室就是財務檔案的數據采集源泉和基地,是數據存儲、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數字化信息服務工作基地。在財務檔案數字化的基礎上,必須建立企業財務檔案數據庫,可以按企業財務檔案的內容分類建立若干個主要的數據庫,如按標準制度、原始憑證、會計賬簿、指標文件、工作資料等建立幾個主要基本數據庫。數據庫一經建立,立即著手數據的錄入,將本單位的財務檔案資料都錄入計算機。

2、搞好財務檔案信息網絡建設,提高檔案使用效率

檔案的最大價值在于利用,檔案管理信息化的實現將為檔案信息的充分利用提供廣闊天地。建立完善的財務檔案信息網絡,一方面可以將業務上級的文檔以及本級各單位的相關文件直接進入或轉換進入檔案數據庫,減少檔案人員的重復錄入工作,保證檔案信息的完整性。另一方面也可以實行聯機公共目錄查詢、光盤遠程檢索服務,也可以通過電子郵件或BBS等方式開展財務檔案信息咨詢。總之,網絡財務檔案的在線管理和使用功能,可以大大減少檔案在形成、調閱上的時空差,實現財務檔案管理由靜態管理向動態管理的跨越,整合財力資源、人力資源,提高財務檔案管理能力和質量。

3、搞好財務檔案管理輔助決策系統建設,做到定量分析與定性分析相結合,科學管理使用檔案

財務檔案信息通過采集整理和網絡傳輸,最終要提供給各級領導、決策部門、財務人員處理和運用。由于信息量大、保障要求高,僅憑有關人員的經驗來處理問題是不行的,必須依賴于先進的、智能化程度較高的輔助決策系統。以管理科學、計算機科學、行為科學和控制論為基礎,以計算機技術、人工智能技術、經濟數學等為手段,建立決策支持系統。該系統能對一個問題提出多種方案,并對方案進行比較、分析和優化,最大限度地提高財務保障的決策水平和決策質量。

四、如何做好電算化會計檔案工作

電算化會計檔案是電算化會計活動的產物,又是電算化會計活動的客觀表現,在經濟活動中具有史料和查證作用。所以加強電算化會計檔案管理是電算化會計工作連續進行的保證,是電算化會計信息系統內數據安全完整的保證,是電算化會計信息系統正常運行的保證。因此,必須做好會計憑證的收集和整理、會計賬簿的收集和整理、會計報表的收集和整理、會計電算化系統開發文檔資料的收集和整理、磁盤數據的收集和整理。

1、加強企業財務檔案管理的基礎設施建設

軟硬件基礎設施是檔案信息化建設不可缺少的基本條件,是檔案信息資源開發利用和信息技術應用的基礎,而其核心是檔案信息網絡。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。在工程規劃初期,應該由財務部門和檔案部門人員共同協商,分別從財務管理角度和檔案管理角度提出設計思路,考慮各方面的需要,從而避免在系統運行過程中出現空缺或重疊,提高效率。在財務軟件方面,應采用一定的安全保密措施,實行電子簽單制度,建立和健全財務檔案管理責任制、電子文件簽入、簽出制、安全日志制,從而保障財務檔案不被篡改或便于追溯使用過文件的人員。此外,為便于財務軟件升級,保證不同開發商提供的軟件能夠相互兼容,必須提高財務數據存貯形式的標準性、一致性和可續性。

2、做好電算化會計檔案的收集

所謂電算化會計檔案的收集是指在一定的時間間隔內(如一個會計年度),把計算機系統中的所有會計數據拷貝(備份)存儲到磁性介質或光盤上,從而形成脫離于原計算機系統的會計檔案。財務部門應把財務數據的備份文件保存好,以防計算機硬件系統損壞后能在最短的時間內、在最小的損失下恢復原有的會計電算化系統。除了備份之外,還應收集計算機硬件系統的型號、存儲空間的大小、外部設備的配套類型等;計算機操作系統、網絡操作系統以及漢字操作系統;財務軟件的編程語言、數據庫系統類型;財務軟件的系統名稱、版本號;財務軟件的銷售與維護公司的名稱、地址、電話與聯系人以及與會計電算化軟件系統相配套的各種說明書及使用手冊。

3、做好電算化會計檔案的管理與保存

由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質或光盤上的,根據這些信息載體的物理特性,在形成這些檔案時應準備雙份即采用“AB備份法”進行數據的備份,并且每份上要注明形成檔案的時間與操作員姓名,貼上保護字樣,存放在兩個不同的地點,以防止地震或火災等意外情況引起的整個會計電算化系統的毀滅與系統的不可恢復性。在保存這些檔案時應遠離磁場,注意防潮、防塵等。對采用磁性介質保存的檔案,還應定期進行檢查,定期進行復制,防止由于磁性介質的損壞,而使會計檔案丟失,造成無法挽救的損失。

此外,還應注意電算化會計檔案與對應的財務軟件版本的一致性。因為在不同版本軟件下形成的會計檔案其會計數據的結構有可能不同,這就有可能產生會計檔案不能被調閱或者產生某些預料外的錯誤。因此,本文建議會計電算化檔案除保存各版本的備份財務數據外還應保存對應版本的會計電算化軟件系統版本,二者的一致性是非常必要的。顯然,其收集與管理工作也是比較艱巨的。

4、做好電算化會計檔案的整理和利用

電算化會計檔案通過整理有著與傳統意義上的會計檔案所無法比擬的優勢。通過整理可以利用歷年的數據對本單位、本部門進行歷史會計數據的比較與分析,從而為企業或部門的決策者提供可靠的決策依據。另外還可以得出本單位、本部門,甚至某一地區過去、現在與將來的發展情況與發展趨勢,使決策者在遵循市場經濟規律的前提下,制定出適合自身發展的行為規范,改善經營管理、提高經濟效益。我們還可以利用會計電算化會計檔案的數據設計出一些有利于管理與決策的數據模型,建立一整套比較完善的決策支持系統,以實現會計電算化會計檔案的再利用。在長期開展會計電算化的過程中,隨著軟件系統的不斷升級,我們所調閱的會計檔案會有下述兩種情況:(1)所調閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統版本號一致,此時只需將您所需調閱的檔案通過電算化軟件系統中的檔案調閱(或數據恢復)功能進行調閱即可;(2)所調閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統版本號不一致,此時您只需在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應版本的電算化系統,然后再進行調閱。

5、提高財務檔案管理人員的信息化素質

財務檔案管理信息化是不斷完善、優化的過程,始終要依賴于檔案人員素質的提高。建設一支高素質的財務檔案干部隊伍,是財務檔案管理信息化的重要基礎。財務部門要補充具有計算機、通信、微電子等學歷背景的技術人員,逐步改變現有業務人員隊伍專業結構單一的情況,滿足信息化建設工作的需要;加強財務檔案人員的繼續教育,以分層次、分階段和根據業務需要進行培訓為原則,著重加強財務檔案管理人員的信息化技術培訓及應用新技術、新設備、新方法的培訓,提高其掌握和運用信息技術和信息手段的意識和技能。建立合理的財務檔案管理人員的效績考核評價規定,對財務檔案管理信息化能力強、成績好的單位和個人要及時進行表彰,激勵大家學信息化、用信息化。此外,還要對計算機信息化技術人員進行一定的檔案工作、財務管理工作知識和技能的介紹,使其了解財務檔案工作的客觀規律,更好地為財務檔案管理信息化提供技術支持。

五、電算化會計檔案應注意的問題

1、實行會計電算化之后,存貯在硬盤上的會計數據必須建立軟盤備份

根據《賬務系統管理制度》和《報表系統管理制度》的規定,賬務數據和報表數據的備份由數據管理員建立。備份次數每月不得少于一次;備份的軟盤與檔案管理員辦理存檔手續;用做備份的軟盤必須妥善保管;備份軟盤應貼上保護標簽并用印章或封條簽封;備份軟盤應裝在保護封條和包裝盒內,存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所,并定期進行轉貯;雙備份下的兩套備份軟盤應存放在不同的地點保管。

2、會計電算化系統數據執行主體和保存介質存在安全隱患

會計電算化系統數據執行主體是計算機。計算機系統由硬件和軟件構成。由于硬件系統存在物理易損性,一旦硬件系統出現故障或因停電等其他非人為原因,將導致數據不能被處理,會計工作不能進行。數據處理的準確、高效主要依賴于財務軟件的質量和性能。一旦軟件質量出現問題將會影響到數據處理的準確和速度。一旦程序中出現嚴重的病毒,將會嚴重危害系統的安全,若不能及時排除病毒很有可能擴大損失。會計數據主要保存在計算機的磁盤或者外在軟盤、光盤中,一旦磁介質由于受熱、受潮、折損等原因出現損壞,保存的會計數據將會丟失,如果沒有相關備份的話,將給會計電算化系統造成嚴重的損失,嚴重影響到企業的會計工作。磁性介質以磁信號存儲信息,如果數據被人惡意修改不會留下任何痕跡。所以我們還應對整個計算機系統的安全性、穩定性做一定的工作,如計算機病毒的防范。

3、電算會計檔案必要有專人管理

會計電算化系統的實施主體是“人”,但無論軟件質量如何優良,規章制度如何完善,作為電算化會計系統實施主體的“人”不能發揮作用,有制度而不去執行,甚至惡意地修改軟件程序,修改數據庫中的數據,非法取得口令,都是不行的。因此,企業管理者應當重視對檔案工作人員的選用與培養,增強檔案工作人員的職業道德水準和業務水平,達到電算會計檔案管理系統的主體誠信。這就要求會計電算化系統在處理業務時所產生的各種賬簿、報表、憑證均應由專人管理,并制定相應的管理制度。

4、加強會計電算化系統網絡環境的管理與維護

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（一）知識管理在企業檔案中的作用作為企業活動的記錄者，隱性知識是企業檔案管理的主題，也是企業知識資源的核心組成部分，有助于企業檔案共享傳遞。當知識有了傳遞過程，才有應用價值。隨著知識應用范圍擴大，檔案價值也隨之擴大。如：發生知識產權糾紛時，企業檔案可以有效保護知識產權。同時，企業檔案反應出整體企業文化，不僅具備一定的知識框架，也成為企業價值觀和企業戰略的一部分。

（二）知識管理是企業檔案工作心方向順應經濟時展要求，檔案管理工作也要實現以知識經濟為主的現代化技術管理體系。作為社會系統中占據主導地位的知識管理，有提升企業核心價值和競爭力等優勢，知識管理從促使企業檔案管理創新，在一定程度上使傳統操作方式向現代化技術轉換，為企業深度發掘知識價值。

（三）知識管理是企業檔案管理必然趨勢企業檔案管理拓展實現智能化服務，也能看成是知識管理的重要組成部分。檔案人員的身份也從保管員向知識保護者咨詢者轉換。因此，企業檔案管理者應積極投身于優化館藏資源的工作中，合理利用數字化手段，完善檔案館數字化建設。對于現今企業檔案管理技術來說，信息化發展是不然之路，實現智能化服務可以通過知識導航、知識庫建設實現。同時，工作人員素質也是提升檔案分析處理能力的關鍵。

二、知識管理視角構建檔案管理模式

面對挑戰和機遇，檔案管理應該適應知識經濟，為知識經濟服務，發揮經濟時代檔案管理的作用。作為典型的顯性知識，檔案管理符合知識管理規律，也是企業檔案管理發展的必然趨勢。企業檔案管理實施知識管理能讓資源得到一定程度上的優化，解決了不切實際的分類問題，也能讓“知識類檔案”減少了處理錯誤的機會，實現檔案管理上的統一創新。

（一）構建檔案知識資源管理目標隨著信息化發展，檔案管理者思想也要不斷改變，其目的在于檔案知識資源信息化、資源化，更有利于搜索、查詢、分類保存。充分分析管理決策過程，設立訂閱機制，對未來知識型文檔設計模板，方便員工收集獲取知識資源。同時，構建并配備支持員工考試及事務工作相對應的分類知識庫，使員工充分了解制度形式和制度環境。依托網絡資源，實現分等級的訪問權限。

（二）集中化構建知識資源庫系統知識檔案管理的目標是集資源庫收集、資源庫委托、應用功能系統等功能與一身。知識資源管理方案可以設計為知識資源管理中心和知識資源管理團隊，推進和完善知識資源管理體系。

（三）企業實施檔案知識資源管理的必要條件由于檔案知識資源管理步驟明確，包括制度調查、軟硬件完善以及技術資源和人才資源，首先要制定實施目標，以一定的網絡基礎設施作為核心前提建立保障體系及檔案知識管理機制。

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二、檔案管理規范化對現代企業管理的重要性

1.檔案管理規范化對企業人員管理的重要性

說到檔案管理，企業的人事檔案首當其沖，它是其重要組成部分。人事檔案可以集中反映企業人員的詳細信息，包括員工的自然情況、學習、工作經歷、獎懲情況、歷史背景等。企業用人必須要依據人事檔案提供的基本信息來衡量人才所適應的工作崗位。人才是企業良性發展的基石，而檔案管理是發掘人才、開發人才的基石。沒有一套規范的檔案管理系統將會極大的限制企業發展，降低市場競爭力，也會流失已有的人才，給企業帶來無法彌補的損失。千金買骨可能會引來人才但是不一定會留住人才。有著規范的、優異的、有發展的檔案管理模式的企業才是一個有吸引力的企業。

2.檔案管理規范化對企業財政管理的重要性

規范化的檔案管理可以集中整合企業財務狀況軌跡，為企業高層管理者提供企業業務分析的依據，從而有利于科學規劃企業未來發展方向，為企業可持續發展貢獻力量。另外，規范化的財政管理下，企業每一筆財務賬目都分門別類、清楚明確，可以減少財務糾紛，挺高工作效率，有利于企業的制度化管理，同時又對外樹立了企業良好的形象。

3.檔案管理規范化對企業業務發展的重要性

從企業業務發展角度看，規范化的檔案管理有利于企業管理層更加及時、全面的掌握和分析企業的生產、經營狀況，以便抓住時機調整生產、經營策略，做出科學的判斷。企業檔案雖然記錄的是企業過去的運營資料，但卻是企業未來發展的依據。它在很大程度上決定著企業業務的拓展、對持續提高企業的管理效率具有深遠影響。所以，為了企業自身的長足發展，使它在市場競爭中更加具有不敗的競爭實力，必須做好檔案的規范化管理。

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1.1對人力資源檔案管理的認識不足

隨著信息技術和網絡技術的快速發展，人力資源檔案管理已經漸漸地擺脫傳統的模式，慢慢地呈現新型管理模式。但在新型管理模式的形成過程中，人力資源檔案管理出現了很多方面的問題。其中對人力資源檔案管理的認識不足是重要的一個方面。人力資源檔案管理的認識是關系到企業生存和發展的關鍵因素。所以對它有正確的認識具有重要的作用。但是很多人對人力資源檔案管理的認識不正確，導致對人力資源檔案管理的誤解。他們認為企業人力資源檔案管理與企業和自身的利益無關，就完全忽視人力資源檔案管理的作用。他們還誤認為人力資源的檔案管理無非是將員工的工作經歷的機械的記載和傳承，毫無意義。其實這些看法完全錯誤。企業人力資源的檔案管理對于生產力的發展有重要的作用，它能夠實現人才的流動的人才的充分利用。所以企業的管理者和其他的員工應該正確的認識人力資源檔案管理并且重視它的作用。

1.2人力資源檔案管理的水平不足

目前很多企業不重視人力資源檔案管理，主要表現在，人力資源檔案管理人員沒有專業的技術水平，也沒有專業的知識，甚至有的人員沒有經過專業的培訓。所以他們對于人力資源管理工作沒有全身心的投入，而是按照自己的意愿，想怎樣展開工作就怎樣展開工作，沒有考慮工作任務，更沒有認真完成工作的態度，甚至有的人力資源檔案管理人員是兼職，這樣低水平的人力資源檔案管理師目前存在的普遍現象。這嚴重的影響了人力資源檔案管理的工作效率和工作質量。

1.3人力資源檔案管理的硬件設備缺乏

人力資源的檔案管理的硬件設施的匱乏也是導致人力資源檔案管理質量的重要因素之一。有些企業的檔案館名存實亡，名義上有著檔案館的存在，實際上沒有起到它相應的只能。嚴重制約著人力資源檔案管理質量的提高，還有的企業人力資源檔案管理的設備落后或者不齊全，這也是明顯的問題。

1.4社會環境影響嚴重

十的召開，提出了加快經濟發展應該堅持社會主義市場經濟的體制，很多企業只是也企業的經濟效益放在首位，完全忽略人力資源檔案的重要性。因此在這種大的社會環境的嚴重影響之下，一些小的企業更是不重視人力資源檔案管理的價值的重要的意義，一味地進行投資和開發研究適合企業獲得經濟效益的項目。這樣使得員工也同樣忽視它的重要性，導致整個社會出現這種不良的氛圍。這樣造成了只是重視追求利益而忽視了對人力資源檔案管理重要性的培養。

1.5缺乏健全的人力資源檔案管理制度體系

企業人力資源檔案管理制度體系的不完善主要表現在難以收集企業人力資源。人力資源檔案歸檔范圍沒有明確的標準。比如不同行業的企業都有涉及內容復雜的項目，并沒有明確的標準規定明確需要加入歸檔范圍的項目。如果只是根據不同行業的企業需要來確定，這具有相當困難的操作性而且很難實現。其次，企業的人力資源檔案形成需要許多的部門，這導致了形成途徑多而繁雜帶來的困擾。有時候每個部門不能明確自身的工作內容，當真正出現問題的時候，各個部門互相推卸責任，不能及時找到負責的相關部門，嚴重降低了解決的效率。也會對檔案的收集產生不能忽視的影響。

2解決人力資源檔案管理問題的措施

2.1健全人力資源檔案的管理制度

健全的人力資源檔案管理制度的建立是保證人力資源檔案管理工作順利進行的必要環節。首先企業應該建立正確的合理的人力資源管理制度，這樣才能實現檔案的有效管理，明顯避免不稱職的工作人員出現的工作態度不認真的問題。其次要求管理制度能夠簡明扼要，因為過于繁瑣的管理制度會導致人力資源檔案管理質量的下降。再次是要保證管理制度的全面，由于企業的領導或者是員工都要遵守企業的人力資源檔案管理的制度，所以應該體現制度的公平性，這樣才能夠實現管理工作保質保量的完成。要提高人力資源檔案的管理水平，就要建立完善的人力資源管理制度。最后，要體現管理制度的威信和威嚴，必須明確獎懲制度。

2.2提高人力資源檔案管理功能

人力資源檔案管理的功能應該進一步的得到提高和改善。這樣才能加強人力資源檔案管理記錄真實而且更加全面的內容。這樣使人力資源的檔案管理能夠更好的實現其功能，保證企業在激烈的市場競爭中能夠長期穩定的發展。

2.3提高人力資源檔案管理人員的素質

人力資源檔案管理的核心是人力資源的管理人員。由于很多企業的人力資源檔案管理人員的工作態度不認真或者缺乏專業技術知識，導致整體的人力資檔案管理人員的綜合素質不高，這直接影響人力資源檔案管理工作的順利進行。所以提高人力資源檔案管理人員的綜合素質具有十分重要的意義。隨著信息技術和網絡技術的快速發展，傳統的人力資源檔案管理方式已經漸漸地會被淘汰，所以人力資源管理人員應該掌握相應的計算機技術，不斷提高檔案管理能力，在企業定期的專業知識培訓中學到有利于人力資源檔案管理發展的知識的技能。

2.4人力資源管理的信息化建設

過去長期以來，人力資源檔案管理模式都維持著全封閉或者是半封閉的狀態。所以對于對于開發和利用檔案信息資源的想法，就只是想想而已，如果真正想要實現這個目標，還是個挑戰而且還很有難度。這種落后的檔案管理模式制約著檔案信息共享的步伐。而且隨著信息時代的到來，這樣傳統的管理模式已經不能夠滿足信息社會的各種需求。所以解決人力資源檔案管理信息化的問題迫在眉睫。企業越來越凸顯出需要人力資源檔案管理的信息化建設，這樣可以大大提高人力資源檔案管理的效率和質量，同時還能夠極大程度的提高人力資源檔案信息資源開發利用的能力，最終實現實現人力資源檔案的信息資源共享。快速發展的科學技術對社會的每個行業的發展都帶來了十分巨大的挑戰，所以人力資源檔案管理應該擺脫傳統的管理模式，更加充分的利用現代信息技術實現人力資源檔案管理的新形式。所以應該利用信息化建設實現人力資源檔案管理模式的轉變，信息化的應用能夠降低人力資源檔案管理的投入成本，而且能夠極大程度的規范業務流程，提高人力資源檔案管理的基礎管理。人力資源管理信息化建設，將先進的科學技術應用到企業的人力資源管理部門，實現更好的管理模式。