檔案管理具體流程模板(10篇)

導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案管理具體流程，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

篇1

知識管理這種管理方法就是利用各種知識進行管理，將已有的知識進行保存，在當今知識經濟的巨大壓力下，檔案可以承載人們珍貴的記憶，和知識管理具有十分密切的關系，在檔案管理中知識管理發揮著非常重要的作用，因此檔案工作者需要明確知識管理理念，在工作領域中運用知識管理這種新型的管理方法，使自身的創新能力得到提升，從而在社會發展的過程中實現自我價值。

一、知識管理的特征和核心

(一)知識管理的定義。知識管理在當今的管理領域中屬于創新管理，當前還沒有得到廣泛的認可。以網絡的定義為基礎，知識管理主要針對的對象就是知識、知識創造過程、知識應用等各種活動，從而可以使組織共享顯性知識和隱形知識。(二)知識管理的特征對于知識的流動性和共享性給予重視，對于集體智慧進行利用，從而提高組織自身的創新能力和應變能力，使組織在激烈的競爭當中獲得一席之地，對于組織的職工給予精神鼓勵，使員工自身享有一定的權力和責任，從而將員工自身的自覺性和能動性等充分的發揮出來，組織對知識和人才給予重視，在組織內部建立學習型組織。(三)組織知識管理的核心。實現組織的知識管理主要就是識別組織的各種信息和知識，并且進行全面的收集和科學的分類，對于各種相關的知識進行共享，促進知識創新，并且不斷實現知識增值，這樣才可以提升組織的應變能力和創新能力。知識管理的核心就是建設有關知識運用和創造的組織，知識是組織重要的戰略資源，可以更好的和其他組織競爭，組織要更加嚴格的管理知識資源，可以利用知識共享的方式將知識的價值在最大限度上發揮出來，使組織的知識資源得到豐富，從而建立有關新知識共享的機制。組織為服務對象提供的產品和服務當中也要蘊含著知識，在組織的實際經營管理模式當中利用知識管理，創新組織管理。

二、檔案管理的現狀

(一)信息化環境的檔案管理。檔案信息化，指的就是檔案管理模式的重心為實現檔案實體數字化信息化形式，從而為社會提供更多的服務。利用傳統的檔案管理模式，不僅耗費時間而且耗費人力，工作效率較低，實現檔案管理信息化之后，可以提高工作效率，還可以將服務質量提高，使檔案管理具備寬廣的發展空間。檔案管理不斷發展，需要建立信息化知識管理系統，創新檔案管理，滿足社會各個方面的利用需求，可以創造出更多的價值，從而將檔案管理的核心競爭力得到有效提高。(二)檔案管理工作存在的問題。針對當前我國的檔案管理工作存在問題，檔案工作人員缺乏檔案意識，檔案管理人員的素質比較低，需要得到提高。檔案管理過程中，工作人員缺乏檔案保護的意識，沒有制定具體的保護政策和措施。除此以外，檔案人員的學歷和專業技能方面的素質也需要得到加強，切實改進檔案管理工作，必須獲得社會各個方面的支持。當前檔案工作的硬件設備比較差，相關的設施也沒有配備齊全，需要改進庫房環境。

三、檔案管理中知識管理的應用

(一)細化檔案管理保管過程。在網絡化的背景下，在檔案管理中利用知識管理，需要檔案管理的細化。在檔案管理中，基礎工作是檔案的保管，在傳統的管理過程中，管理單位就是立卷，其中存在很多隱含的問題，檔案人員對于檔案材料信息無法主動的了解。關于信息的查閱也不夠方便，變動過的檔案很難進行查詢，如果需要查閱的內容包含在內，整卷的查閱，非常耗費時間和人力。上述的管理方法比較落后，當前我國辦公自動化技術不斷得到普及，開始廣泛的利用網絡信息存取技術，檔案管理細化了保管單位的運用過程。知識管理的基本單位就是知識元，具備行政指令、基本原理、技術方法等各個單元。利用計算機和網絡通信實現知識元管理，這樣會更加便利。與此同時將檔案管理當中存在的問題進行挖掘，并研究解決，從而促進檔案信息資源得到更加深入的開發。(二)再造檔案管理業務流程。實現業務流程的再造就是再設計組織當中的工作流程和程序。再造檔案管理業務流程，以文件生命周期設計為基礎，使組織文件和檔案成為不可分割的整體，突破傳統的文件工作和檔案工作存在的界限，從而可以促進組織的文件檔案工作實現一體化，統一設計業務流程。這個流程當中包括文件的生產、歸檔、保存等一系列過程，這樣可以更好的管理組織檔案，將其服務功能得到強化，從而提高組織的工作效率。知識管理不斷發展，檔案管理部門需要在自身的管理當中利用知識管理新技術，改變傳統的檔案管理方式，更多的利用網絡技術和數據庫技術，使其作為強大的支撐，引進各種現代化的工作方式，從而實現有序化的檔案管理。(三)拓展檔案的管理職能。不斷加強組織的知識管理，并且在這個過程中不斷利用信息技術，轉變檔案管理的職能，組織需要建立新的管理模式才能滿足這種需要。要想轉變職能，首先需要實現知識的歸納，并且大力開發檔案知識，從而針對檔案管理實現智能化的服務，可以共享檔案知識資源，這就需要轉變觀念，高度重視檔案管理，以組織知識管理的整體要求和規劃為基礎，將檔案管理職能進行完善。轉變職能的同時也要轉變檔案人員的角色，使其成為檔案知識的管理者。(四)強化檔案管理人員的修養。當前在檔案管理工作者中存在著很多問題，專業技能不夠熟練，知識也比較匱乏。主要是因為管理者專業培訓不足，自身的思想觀念比較落后，主要利用的還是傳統的檔案管理模式。檔案管理部門要想更好的進行運作，需要將檔案管理技術進行更新，定期培訓檔案管理人員，加強繼續教育，領導需要更多的利用鼓勵政策，創造出互利的氛圍，可以使員工之間進行情景演練，使員工可以產生集體榮譽感，從而更加努力的工作，為組織爭取創造更多的經濟效益。在日后的工作當中更好的利用最新的管理模式，有效的結合現代信息化技術和檔案管理知識。

當前我們正處于知識經濟的時代，檔案工作應該明確傳統管理模式對于檔案管理的不利影響，抓住機遇，實現創新，結合檔案管理和知識管理，科學合理的進行檔案管理，使用戶可以盡快的獲得自己需要的信息，從而促進檔案管理工作在知識管理模式中更加順利的進行下去。

作者:郭璐 單位:呂梁教育學院

參考文獻:

［1］鄧堯偉．會計師事務所業務檔案管理的發展現狀及相關問題探討［J］．檔案學通訊，2013(4):86－89．

［2］劉躍杰．知識管理在事業單位檔案管理中的應用［J］．現代交際，2016(2):128．

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關鍵詞 公路工程 檔案 建設 問題；

公路工程檔案記錄了公路工程建設過程中十分重要的技術資料以及整個公路施工的過程，這些資料是以后對公路施工質量評價及公路維護、擴建及改建工作的十分重要依據，不僅能夠影響公路的日常管理維護，同時也涉及到科技資料的保管，對于相關部門來說十分重要，所以，相關部門必須高度重視公路工程檔案管理工作，積極采取措施做好相關工作。

一、公路工程檔案管理的重要性

公路工程建設對于地方經濟建設具有十分重要的意義，在公路工程建設過程中形成的檔案的管理不僅可以記錄公路建設的整個過程，同時對于公路以后的維護等各個方面也具有十分重要的意義。

（一）公路工程檔案管理工作是保證公路工程建設的一個關鍵的環節

公路工程檔案記錄了工程施工的過程，是公路工程的一個組成部分，可以直接反應公路工程質量。一般情況下，在公路沒有正式施工之前，公路工程檔案工作就已經開始了。公路工程的立項文件是整個公路工程項目決策、審批及確立過程的一個很真實的記錄，也是公路工程項目經費落實以及公路工程項目具體實施的根本依據。公路工程項目的預算編制、概要設計以及招投標文件都需要依據項目的立項文件。在施工過程中，公路施工的建筑材料的監測報告、使用說明等都是公路工程質量保證材料的主體，記錄工藝流程及施工方法形成的施工日志也是建設項目的重要原始記錄，上述檔案能夠反映公路工程建設的水平與質量。

（二）公路工程檔案是公路工程驗收的重要依據

公路工程驗收是交通管理部門根據各種公路工程檔案對建設單位、施工單位及監理單位所完成的公路工程建設情況進行驗收。在這一過程中，交通管理部門除了對公路實體工程進行檢測，還需要對各種資料進行審查，例如建筑材料的檢驗結果、施工試驗數據等，完成公路工程的驗收，這一過程中，需要查驗大量的公路工程檔案。

（三）開發利用公路工程檔案可以提升經濟效益

公路工程檔案是公路部門信息資源十分重要的組成部門，也是寶貴知識財富。公路工程檔案包含了大量的科技成果，是獲取知識與了解信息的一個重要途徑。公路檔案工作人員可以據此編制地方交通史、技術成果匯編等材料，為公路工程建設提供技術資料。充分利用這一寶貴資料，可以提升經濟效益。

二、公路工程檔案管理工作中存在的問題

公路工程檔案管理工作十分重要，但是由于公路工程檔案管理具有專業性、范圍廣、階段性等特點，做好公路工程檔案管理具有一定的難度。目前，我國公路工程檔案管理主要存在以下問題。

（一）公路工程檔案管理模式存在一定的滯后性，缺乏監管

雖然公路工程檔案管理工作很重要，但是依然存在不少公路建設單位及施工單位，將主要的精力放在了公路工程的建設上，對于公路工程檔案管理工作重視程度不夠，導致整個公路工程施工期間公路工程檔案沒有及時整理，導致大量工程檔案缺失。即使完工后進行突擊補充檔案材料，但是這樣完成的公路工程檔案質量相對較差。同時，部分公路建設單位沒有將公路工程檔案統一集中管理，造成不少公路工程檔案散失嚴重。

（二）公路工程檔案案卷質量有待提升

一套完整高質量的公路工程檔案應當按照相關要求進行整理，但是在公路工程檔案管理的實際過程中，卻普遍存在著歸檔檔案質量不高、檔案的原始性、系統性差等多方面問題，主要表現在檔案資料收集不全、真實性存疑等方面，這些問題嚴重影響了檔案的價值，對于以后檔案的開發利用也會產生一定的不利影響。

（三）公路工程檔案的開發利用不夠

公路工程檔案的開發利用是公路工程檔案的一個重要用途，但是現實中，很多檔案管理部門忽視了檔案的這方面用途，只是負責將檔案整理入檔，注重檔案的日常管理，沒有充分發揮檔案的價值。

三、加強公路工程檔案管理的對策建議

（一）進一步提高重視程度。公路工程建設的相關部門必須高度重視公路工程檔案工作，各單位領導及檔案管理人員必須提高認識，提高重視程度，嚴格按照檔案管理的相關要求做好工作。同時，必須注重公路工程檔案的開發利用工作，提升經濟效益。

（二）建立完整的公路工程檔案管理體系。公路建設相關單位要建立完整的公路工程檔案管理體系，實施“統一領導、年終考核、分級管理、定期檢查”制度，細化相關內部制度，設立專職檔案管理人員，建立專門檔案室，加強對公路工程檔案人員培訓，提升其工作水平。

（三）注重檔案的過程收集，提升質量。公路工程建設的過程也就是公路工程檔案形成的過程，這一過程中形成的有價值的資料都需要納入公路工程檔案管理。所以，在這一過程中，要注意隨時收集，防止出現遺漏，并且注意收集原始文件。

參考文獻：

[1] 劉倩.公路工程檔案管理工作探討[J].現代商貿工業，2012（10）.

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中圖分類號： TV61 文獻標識碼： A 文章編號：

1 引言

1.1水利樞紐工程檔案管理的內容

水利樞紐工程檔案管理的內容是水利樞紐發電項目的全過程的記錄，包括立項、可研、初設、施工、竣工驗收以及試運行等各階段的資料。水利工程檔案的載體可以是文字文件、圖表和聲像資料等。

1.2水利樞紐工程檔案管理的重要性

水利樞紐工程的檔案管理為水利工程的建設施工提供決策資料，也為水利發電項目的正常運營安全提供保障。水利樞紐工程檔案管理對我國水利工程建設的科學管理具有基礎保障作用。要加強水利檔案資料的收集和整理，做好水利工地竣工驗收，這樣才能有效提高水利工程檔案的“歸檔率”、“完整率”和“準確率”。水利工程檔案對工程施工的質量評定、事故原因分析、竣工驗收以及水利工程項目以后的運行管理提供了必要的依據。

2大藤峽水利樞紐工程概況介紹

大藤峽水利樞紐工程的開發目標為防洪、航運、發電、水資源配置以及灌溉等綜合利用。大藤峽水利樞紐壩址位于珠江流域西江水系黔江河段大藤峽峽谷出口的弩灘處，下距廣西桂平市黔江彩虹橋6.6km，壩址控制流域面積為198612km2。樞紐建筑物主要包括擋水建筑物、泄水建筑物、發電建筑物、通航建筑物、過魚建筑物和灌溉取水口建筑物。大藤峽水利樞紐庫區淹沒土地面積為283579.2畝（含水域122984.77畝），淹沒區搬遷安置人口現狀年（2011年）9757人。

3 大藤峽水利樞紐工程檔案管理的特點分析

3.1水利樞紐工程檔案管理種類繁多

由于大藤峽水利樞紐工程施工建設期較長，這樣使得檔案收集管理周期變長。水利工程檔案覆蓋了水利工程項目的整個過程和各個階段的資料記錄。大藤峽水利工程項目由多個單項工程組成，光可行性研究階段就有二十多個專題項目，這樣就使得水利工程檔案種類繁多。

3.2 水利樞紐工程檔案管理具有時效性和復雜性

大藤峽水利樞紐工程檔案管理要反映項目施工建設的整個過程，并為工程竣工驗收和日后的運營提供依據和參考，這些檔案資料具有指導意義，需要長久妥善保管。另外，水利樞紐工程檔案管理包括了建設項目的各個階段，涉及眾多部門和單位以及技術領域，具有設計內容和工程結構功能的復雜性。

4 水利樞紐工程檔案管理存在的具體問題

4.1 水利工程檔案管理制度不健全，導致檔案管理質量低

水利工程的發展需要相應的檔案管理制度，要創新檔案管理的方式和載體。然而，由于水利工程檔案管理制度不健全，造成了檔案管理業務流程的不規范，如資料的收集整理不及時，歸檔不規范。這些導致檔案管理質量低，表現為檔案分類模糊，案卷形式不規范標準，部分文件內容缺失，檔案檢索功能較弱，限制了檔案的使用。

4.2 缺乏水利工程檔案管理的專業人員

水利工程檔案管理需要專業性的人員，要懂水利施工工程、檔案管理專業、以及信息技術的復合型人才。否則，就造成水利工程檔案管理停留在表面，難以實現標準化和規范化的管理。非專業的檔案管理人員容易造成檔案資料的缺失，審核不清，整理不規范，交接手續不齊全，這樣就降低了檔案管理的質量。

4.3 水利工程檔案管理意識較弱

由于一些水利項目對檔案管理不夠重視，缺乏對檔案管理制度的落實和監督，對于檔案管理部門也沒有投入足夠的軟硬件設備設施和配備專業技術人才隊伍，將檔案管理作為了工程項目的附屬工作，正是這種輕視檔案管理的意識，使得檔案資料的整理不及時，凌亂堆放，在水利建設項目后期收集整理資料中導致原件收集困難和缺失，無法體現檔案管理的利用價值，影響了工程竣工驗收。

5提高大藤峽水利樞紐工程檔案管理的有效措施

要提高大藤峽水利樞紐工程檔案管理質量，確保水利工程項目的順利實施，應從以下幾個方面進行改進。

5.1 健全水利工程檔案管理制度，提高管理質量

要根據水利工程的特點不斷健全水利工程檔案管理制度，確保檔案管理實現系統化和規范化。建立檔案管理的監督機制，明確檔案管理的責任，獎罰分明，將檔案管理納入項目管理的議事日程，為檔案管理的開展創造制度保障，這樣才能提高檔案管理的質量和服務水平。

5.2 提高檔案管理人員的專業素質

為了保障水利工程檔案工作的效率和質量，應配備專業人員。要對檔案管理人員進行業務培訓，提高相關的技能和知識，培養復合型技術管理人才。要提高檔案管理人員的業務能力，如分類、組卷等業務流程,并確保檔案資料的緊密性、延續性和完整性。

5.3 增強檔案管理的意識

領導應重視大藤峽水利樞紐工程檔案管理，建立領導機構小組，落實領導責任制，對檔案管理人員的工作進行考核，增強員工工作的責任意識。加強對檔案管理方面的資源投入，購置先進的辦公設備，提高工作效率。要制定員工的專業培訓計劃，提高員工的操作能力。要實時對檔案管理工作進行檢查和指導，對發現的問題要及時采取措施進行解決，使得全體員工都重視檔案管理工作，各單位和工作人員獻計獻策，共同提高檔案管理水平。

5.4 提高檔案資源的開發利用水平

由于大藤峽水利樞紐工程檔案管理具有復雜性，必須通過先進的技術和管理才能滿足實際服務需要。要購置先進的設備、管理軟件，以及引進專業人才。要提高檔案資源的開發利用水平，通過數字化和網絡化的檔案管理，構建水利工程檔案資源的網絡共享平臺，更好地收集整理和編制檔案文件。創新檔案編制方法，運用信息技術整編檔案，科學地編排檔案數據，建立全面詳細的檔案數據查詢網絡，為大藤峽水利樞紐工程提供數據依據和參考，實現經濟效益和社會效益。

6 結論

通過對提高大藤峽水利樞紐工程檔案管理的有效措施進行分析，得出水利樞紐工程檔案管理能夠為水利工程的建設和安全運營提供資料。它是一項基礎性工作，對發展水利工程具有支持作用。要明確水利樞紐工程檔案管理的職責，加強水利樞紐工程檔案管理的標準化、信息化以及規范化，提高檔案質量。因此，提高大藤峽水利樞紐工程檔案管理質量，能夠提高工程建設的安全性，確保工程施工的質量和進度，要優化檔案結構、整合檔案資源，創新檔案資源的管理方式，促使檔案管理的高效服務。

[參考文獻]

[1] 姚彩霞.基層水利檔案管理初探[J].資源環境與工程,2011,(05): 555-556+560.

[2] 龔瑞梅,楊英封,劉政,高紅霞.加強信息系統開發 提升水利檔案管理水平[J] 內蒙古水利,2010,(06): 149-150.

篇4

“檔案館”是指具有一定專業人員和固定設施配備的獨立機構，將高校檔案管理專業化，使之成為并行于學校管理而又單獨存在的管理機構。檔案館的建立過程中要注重兩個方面的要求：一方面，人員配備要專業。檔案管理工作人員，既要精通專業知識，又要有管理經驗，可通過人才招聘的形式，競爭上崗。另一方面，硬件要齊全。合理建設檔案館硬件配置，如成立“檔案管理工作室”、購進相關機械設備等。在保證一定物質需求的前提下，建立完善的檔案管理體制，以促進檔案管理工作的開展。

2.強化精細化管理意識

強化相關工作人員的精細化管理意識，統一思想，明確檔案館精細化管理的實質和目標。深化各級領導和執行人員的精細化管理思想，在全員接受認同的情況下，統一思想認識和觀念，使檔案館切實做到管理精準細化、服務精耕細作、技術精益求精，從而更為細致的服務于各項教學工作，促進校園發展。

3.完善管理機制，規范操作行為，細化管理制度

高校檔案精細化管理使檔案管理規范化、精細化、個性化。完善管理機制，規范操作行為，細化管理制度，就要求制定具體的系統業務處理流程，明確各崗位職責，劃分責任，實現崗位、程序間的統一和互動，建設標準、規范的高校檔案管理系統。

而一個系統的正常運轉，必須有相應的管理制度作為保障。高校檔案管理制度主要由五部分構成：一是相關法律法規。由國家相關部門頒發、制定針對高校檔案管理的工作目標、工作途徑以及工作方法等，包括管理機構和業務部門的設置原則、職責劃分、隸屬關系、權力范圍和材料編制等。二是崗位制度。此項制度應包括對館長、副館長和館員的崗位要求、職責認定、權力范疇等多項內容的說明，以此為標準，確保高校檔案管理工作的正常開展。三是行政管理制度。行政管理事務主要包括獎懲措施、考評標準、晉升條件、設備使用準則、經費申請程序等，并依據人、物、財、環境等進行細致劃分，制定相應的管理制度，切實做到有據可查，規范操作行為。四是業務流程制度。它是指針對具體的業務操作流程制定的行為標準，涵蓋了日常教學情況、教研成果、校園規劃、測試結果、人文歷史、資金投入等相關文獻的收錄、編輯、整理工作。由于高校檔案的多樣性和可連續性，需要工作人員投入更多的精力和時間開展該項工作，因此業務流程制度在管理制度當中占有較重的分量。五是利用服務制度。檔案館建設的最終目的是服務于實際，制定服務制度，應從兩個方面著手：一方面，明確查閱者的權力和義務，解除檔案館神秘不可侵犯的錯誤思想，公示檔案館職責，以發揮其應有的作用。另一方面，制定工作人員服務標準，以服務至上為根本，統一派發工作制服，提高人員素質，使高校檔案管理專業化，以求更好的解決實際問題。

4.加強信息化建設，科技引領管理潮流

相對傳統的檔案管理方式而言，信息化檔案管理具有傳輸速度快、存儲空間大、可保留時間長、易管理、易查詢等特點，因此，信息化成為完善現代高校檔案管理的必要途徑，以先進科技為輔助手段，精益化檔案管理方式，實現檔案管理網絡化，具體應從以下幾點入手。

（1）增強相關人員信息化建設緊迫感，促進形成信息化建設責任意識

隨著高校檔案種類和數量的不斷增長，傳統的手工記載方式已不能滿足現代高校對檔案分類、編排、檢索、更新等各方面的要求，出現了管理過程繁瑣、查找速度慢、準確性差等眾多問題。因此實現高校檔案管理信息化顯現的尤為迫切，各級管理者應引起充分的重視。同時，應培養檔案管理人員的責任意識，鼓勵他們積極參與各項信息化建設研討工作，聽取各方面意見，制定相應的建設計劃，以促進高校檔案管理的進步，從而全方位推動校園建設和教育事業的發展。

（2）加大高校檔案信息化管理的建設投入

依據學校資源狀況，將高校檔案信息化管理建設納入學校基建項目，合理分配建設投入比率，制定精細化的建設計劃。信息化管理的建設投入應包括“軟件”建設投入和“硬件”建設投入兩個方面。其中，“軟件”建設投入是指相關管理人員的培訓和技術交流。在此過程中，校方應定期或不定期的組織管理人員參加專業培訓、同行技術交流會等，并要求相關人員做好會后總結工作，以確保管理者及時更新高校檔案管理理念，改進管理機制，提高工作效率及成果。“硬件”建設投入是指校方以相關管理規定和資金預算狀況為依據，所開展的物質建設工作，如機械設備采購、管理軟件更新、工作室面積擴大等。只有“軟件”、“硬件”兩手抓，合理協調兩方面投入配比，堅持兩者并重原則，才能使得高校檔案信息化管理建設投入利益最大化，實現完善高校檔案管理工作的目標。

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隨著城鄉居民保健意識的逐漸提高，定期到醫院查體的人群越來越多，加之醫保及新農合醫保人群的越來越多，如果繼續采用傳統的就診及治療方式，在各大醫院醫療資源嚴重不足的情況下，這種落伍的診療方式會浪費有限的醫療資源，加重醫務人員對醫療行業的職業倦怠感，不能針對性的對患者做出有效科學的治療，為此，建立居民健康檔案乃醫院提升醫療質量的必然之舉。還有，很多醫院設立了查體人員健康檔案管理處，這一處室主要負責查體人員健康檔案的日常管理，由于缺乏一套較完整科學的檔案管理制度，使得現有的健康檔案管理處于一種失序的狀態，比如有的患者的健康檔案受約束性較差，這些患者的健康檔案在借走時不能按時歸還，假如沒有專門的管理員負責檢查很可能丟失，而檔案的丟失則會影響到以后對該患者診療的準確性，因此，從這一層面上來說，加強患者健康檔案的管理，規范居民健康檔案的借閱流程，是新形勢新情況對醫院發展的客觀要求。

1 居民健康檔案管理的重要意義

居民健康檔案是居民健康管理全程的規范、科學記錄，記錄的內容涉及到居民疾病防治、健康保護、健康促進等方面的信息，其是以居民個人健康為核心，貫穿居民整個生命過程，牽涉到影響居民健康的各種相關因素，并對居民健康相關信息實行動態搜集，以滿足居民自我保健、健康管理和決策需要的信息資源。居民健康檔案對提高醫療服務質量及醫療效率，及對于提高居民健康診治的準確性和有效性具有重要的意義。

首先，加強居民健康檔案的管理，可有效改善醫患間的關系。媒體曝光的“醫鬧”問題，若我們追根溯源，探究原因，除個別醫務人員的服務態度易引發“醫鬧”問題外，更重要的原因是醫生的專業技術水平及診療效果，而在現有醫療資源嚴重不足的情況下，居民健康檔案對于提高居民診療的有效性，改善患者對醫療服務的滿意度具有重要的作用。

其次，對于醫療衛生機構而言，加強居民健康檔案管理可以發揮居民健康檔案輔助治療、減少醫療事故的發生、提高醫療衛生的質量、提高醫護人員的工作效率、提供醫療研究的實踐依據、提供醫療糾紛的證據、加強患者與醫務人員的溝通交流等功能。

最后，對于居民來說，加強居民健康檔案管理具有幫助居民查看個人健康記錄、了解醫生的服務質量記錄、選擇和預約求診醫生、網絡遠程就診、身體檢查、鍛煉日程、飲食安排提醒、病癥/藥物查詢等功能。

2 居民健康檔案管理存在的問題

通過如上對居民健康檔案管理意義的分析，居民健康檔案對醫院和居民意義重大。很多醫院針對居民健康檔案都設有專門的管理部門，然而在健康檔案管理方面尚未形成科學規范的管理制度，這使居民健康檔案的管理較為松散和混亂，檔案管理人員缺乏一定的專業素養和保密意識，不能按照一定的流程對檔案進行規范化管理，甚至有的醫院只是把居民健康檔案管理當作是一項口頭上的任務，并沒有在具體實踐中想著如何做好這項管理工作，為此居民健康檔案也就成了一堆存放在檔案柜里的廢紙，其真正的價值并沒有在醫療實踐與醫療研究中體現出來，這與上級醫療衛生部門建立居民健康檔案的初衷背道而馳，無論是對于醫療衛生機構還是對于居民個人，抑或是對于國家整個醫療衛生事業的發展都是巨大的損失。

可見，居民健康檔案管理存在的主要問題是：第一，建立居民健康檔案的受阻因素太多，集中表現在居民建立健康檔案的積極性不高，及居民的健康意識普遍不強等方面。第二，居民健康檔案管理缺乏一定的規范和標準，居民健康檔案的相關材料的歸檔不及時，有些文件材料甚至出現損毀和丟失現象，這嚴重影響居民健康檔案材料的完整性，不利于對居民后期疾病變化的有效診療。第三，居民健康檔案的利用率太低，很多珍貴的檔案資料得不到利用，沒有多渠道加強檔案信息的橫向聯系，失去了管理的價值。第四，居民健康檔案的跟蹤回訪投入不足，缺乏一定的專業的檔案管理人員，缺乏統一的、規范的檔案操作流程，以及健全的、完善的居民健康檔案管理制度。

3 加強居民健康檔案管理的對策

根據如上對居民健康檔案管理問題的分析，本文提出如下居民健康檔案管理的對策：

首先，加強居民健康檔案建立的宣傳與教育。通過對居民進行建立健康檔案的宣傳和教育，提高居民的健康意識，促使居民主動到醫院進行體檢，并將體檢資料及健康信息反饋給有關的人員，認識到居民健康檔案的重要性和潛在價值，為促進我國醫療衛生事業的向前發展提供依據。

其次，建立居民健康檔案管理的統一標準，提高健康檔案管理人員的專業素質。居民健康檔案管理是一項系統的工程，其涉及到居民健康檔案的收集、整理、歸檔、保密、統計、借閱、銷毀和開發利用等環節，各環節檔案管理員的操作流程及應盡職責都要規定好，統一的操作流程可以極大的避免檔案資料的損壞和遺失，也可以使檔案管理員結合工作中的新情況、新特點對檔案管理制度做出修訂、補充和完善。另外，要加強對檔案管理人員的專業知識的培訓，工作中可以結合健康檔案管理的新問題進行研討，可以向居民健康檔案管理做的不錯的兄弟醫院進行取經，并把一些有潛力的檔案管理員選派到高等院校進行進修學習，通過采取如上措施可以全方位的提升健康檔案管理員的專業素質，把學習到的先進的管理理念和管理手段引入本單位的健康檔案管理中。

再次，加大居民健康檔案的開發與利用，充分發揮居民健康檔案的價值。居民健康檔案作為開展社區衛生服務的重要依據，建立并完善居民健康檔案有著重要的意義。居民健康檔案不應該總是沉睡在檔案柜中，而應是要充分挖掘其自身的應用價值。要發揮居民健康檔案在醫療輔助、疾病診斷、醫療研究、技術開發等方面的功能，加強居民健康檔案在醫院各部門、各科室之間的橫向聯系，利用其提高醫療衛生機構的服務質量和醫療效率，改善醫療機構及醫者和患者之間的關系狀況，全面提高全民健康意識、健康體檢和健康決策。

【參考文獻】

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中圖分類號：G271 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2017）009-00-01

醫療保險的檔案材料是一種信息資源，是記錄醫療保險發展的一手材料，是對醫保經辦部門日常工作記錄下來的真實內容。醫保檔案材料作為我國基本醫療保險的一項無形資產，在社會保障管理、人力資源管理等多領域發揮十分重要的作用。因此如何做好醫保的檔案管理成為各地醫保經辦機構的一項重要工作環節。本文主要從我國醫保檔案的共性特點和完善我國醫保檔案管理提出以下幾點思考。

一、我國醫療保險檔案的特點

在我國，由于歷史的原因，醫療保險工作起步較晚，且醫保各環節的管理制度和法規均有待完善，再加上我國醫保參保范圍廣和醫療服務領域的特殊性，決定了我國醫保檔案管理具有以下幾方面特點：

第一，醫保檔案管理的內容豐富、復雜。主要包括“醫、保、患、藥”四大塊內容。“醫”，指醫保定點醫療機構，具體包括醫保經辦機構與醫保定點醫療機構簽訂的服務協議、住院費用結算清單、報銷憑證、門診慢性病、特殊病種的認定資料、轉外治療的審批備案表，等等。“患”，即參保患者，包括以下一方面內容：參保者基本信息、醫保基金賬戶轉移和關系轉接、參保個人賬戶每月劃入金額明細單據等。“保”即醫保經辦部門、醫保管理機構。業務范圍：參保患者的檔案管理、參保單位基本情況、單位醫保基金征繳詳細情況以及醫保基金的支付檔案，等等。“藥”指定點零售藥房，包含與醫保經辦機構簽訂的醫保服務協議、醫保定點藥店資格認證資料、結算費用清單和憑據，等等。由此可見，我國醫保事業檔案管理涉及面廣，內容豐富，且專業性強。

第二，我國醫保檔案管理涉及面廣、工作內容豐富、類別多。目前，職工醫保的包括內容主要是城鎮機關、企業和事業單位、民辦非企業、單位里的社會團體，等等。職工醫保輻射范圍廣、人員類別多，包括在職和退休人員、個體、建國前參加工作人員、離休干部、二級以上傷殘軍人、企業下崗工人等特殊人群均包含在內，涵蓋范圍較廣。

第三，醫保檔案管理具有較強的實用性。醫保經辦機構保存的參保者醫保檔案是其享受醫保報銷待遇的唯一依據和憑證，醫保參保患者享受醫保報銷主要經過以下幾個環節：首先要辦理醫保參保手續，按時交納醫保費用，然后到定點醫療機構就診（包括門診和住院），發生治療和藥品等方面的費用，最后醫保結算，享受醫保報銷待遇。操作過程中還包括調整繳費比例、繳費基數以及診療項目的報銷范圍和報銷標準等。以上所述工作環節均需要依據參保患者詳細、完整的個人信息資料，同時依據本地區所執行的醫保政策才能完成。所以醫保檔案管理必須要做好詳盡、準確，關系到廣大參保患者的切身利益。如果醫保檔案資料管理不當，資料殘缺或者不準確，將會引起諸多矛盾、糾紛，降低參保人員的滿意度。

二、完善我國醫保檔案管理的建議

第一，用科學的管理方法和管理工具，豐富醫保檔案管理的內涵，強化監管力度，構建全民醫保檔案管理體系，并充分發揮其價值功能。各地醫保經辦機構要將工作職責落實到檔案管理的具體部門和管理業務人員，要按照“收集―整理―歸檔”程序，保證醫保文檔資料的完整性，避免出現丟失、缺頁等情形，要確保醫保業務檔案的完整率。

第二，要建立真實、可靠、可查詢的工作體系。醫保事業具有很強的政策性和專業性，當前，醫保經辦機構的各級負責人和業務人員均需加強管理意識，要從根源上解決問題，真正從思想上認識到檔案管理工作重要性，為確保醫保工作的有效推進奠定基礎，對我國醫保事業的發展具有十分重要的意義。醫保檔案管理人員要熟悉和了解各項方針政策、法律法規，結合當前我國醫保管理的現狀和存在問題，把醫保檔案管理納入檔案事業建設中，為全方位發展我國醫保檔案工作奠定政策上的基礎。

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隨著我國逐漸進入到社會化大生產時代，檔案管理的信息量越來越大，并且檔案價值越來越高，所需要管理的檔案內容日趨復雜，從而對地勘單位的檔案管理提出了更高的要求和挑戰，信息技術的應運而生不僅能夠進一步提高檔案管理的效率，還能夠從根本上減少檔案出現遺失等問題，促進檔案管理能夠充分的發揮出智能化以及科技化等優勢。

1 信息技術在地勘單位檔案管理應用中的優點

信息技術對于地勘單位檔案管理的作用十分巨大，其能夠有效的改變傳統檔案管理的工作方式，進一步實現信息數據的共享和同步處理，提高地勘單位的檔案管理工作的效率和水平。信息技術和網絡技術本身具有快速傳遞以及簡單操作等優點，電子視圖具有其無法超越的優勢逐漸的代替了人工制作。隨著信息技術在檔案管理中的普遍應用，地勘單位的檔案管理工作逐漸的實現了集中統一管理，不僅能夠保障檔案之間保存的有機結合，還能夠保障相互之間的獨立性，進一步促進地勘單位檔案系統的管理和運用，充分的體現出信息技術在地勘單位檔案管理中的優勢。地勘單位在進行檔案分類的時候也往往會分成傳統的文書、科技以及人事檔案等方式，從而能夠對各個管理模塊和流程逐漸的取代，計算機能夠結合不同類型進行分類，保障檔案管理工作能夠適應地勘單位的發展和管理狀況，保障其能夠科學、合理的開展檔案管理工作。地勘單位的檔案管理人員必須要對信息管理系統進行嚴格的控制，通過系統文檔的一體化管理最終實現信息的共享機制，從根本上提高檔案信息的利用率。

2 信息技術背景下檔案管理工作的特點

2.1 信息技術集成有效促進檔案管理載體發生重大變化

信息技術對于檔案的管理與傳統的檔案管理具有較大的差異性，信息技術更多的將檔案內容轉換成信息化數字內容，從而通過信息技術、網絡技術以及相關軟件等對其進行科學、合理的保存，實現檔案管理儲存的數據化以及虛擬化。傳統的檔案管理往往以實物為準，從而會受到空間和時間等諸多方面的影響，檔案儲存內容往往十分依賴于載體的可承受能力。信息技術的集成能夠實現計算機對檔案管理載體的全程控制，最終能夠有效的實現檔案數據處理和交換之間的功能，避免其會受到時間和空間的影響。信息新時代的快速發展，進一步促進我國地勘單位檔案管理的信息化，在檔案管理載體方面實現了一次革命化發展。

2.2 信息技術條件下使檔案管理分類發生了根本性變化

我國傳統的檔案管理模式主要就是對文書檔案、基建檔案以及人事檔案等進行分類，隨著信息技術的快速發展，傳統的分類方式發生了根本性的變化，逐漸的演變為根據信息技術管理模塊功能和具體流程為依據的分類標準。信息技術條件下的檔案管理分類主要包括了信息技術和網絡技術，可以結合人為指令自動、隨時的進行設立和調整。地勘單位必須要結合自身的實際情況對其進行科學、合理的分類，最終才能夠保障其實現針對性以及規范性的分類管理。

3 信息技術條件下做好檔案管理工作的具體路徑探析

3.1 充分認識到信息技術的重要性

隨著信息時代的來臨，地勘單位檔案管理過程中必須要積極的引用先進的信息技術，隨著檔案管理難度日益爆米花以及復雜化，進一步提高了檔案管理工作的地位，檔案文化性質和社會性質逐漸的被弱化，但是其被利用的范圍逐漸的擴大。必須要通過先進的信息技術才能夠進一步解決檔案管理中所出現的問題和挑戰，高度重視信息技術在解決檔案管理中所出現的問題和挑戰的重要性。

3.2 對檔案管理工作做好統籌規劃

檔案管理的信息化能夠不斷的豐富檔案管理工作的內容，遠遠超過傳統檔案管理的信息量。信息化檔案管理本身就是一項系統性以及復雜性的工程，必須要做好信息技術在檔案管理中的應用，必須要做好相應的統籌規劃工作。比如對地勘單位檔案的館藏進行科學、合理的分類以及摸底排查，能夠真正的熟悉掌握檔案資料。必須要結合原有的n案資料的實際情況選擇合理的信息技術手段，尤其要善于應用信息技術設備，比如掃描儀以及攝影機等設備。檔案信息化過程主要就是一個數字化的過程，為了能夠實現地勘單位檔案的數字化，其本身就是一項比較漫長的階段，必須要保障原有檔案的真實性以及原始性，對地勘單位比較重要的檔案資料首先進行數字化，對于特殊性的檔案資料應該區別對待。

3.3 加快、穩步實現檔案管理的數字化管理和應用

檔案管理數字化主要就是信息技術在檔案管理中應用的具體體現，地勘單位本身的檔案十分眾多，全面的實現數字化管理十分的重要，但是必須要堅持有效性以及高效性的基本原則，不斷的加快實現檔案管理的數字化。地勘單位檔案管理的數字化能夠從根本上提高檔案本身的價值和高利用率，能夠更好的服務于生產和生活。檔案實現數字化必須要針對好相應的參數做出優化設置，在進行掃描的時候，其本身的掃描參數設定會直接影響到圖像的質量和準確性。

3.4 做好數字化時掃描參數的優化設置

掃描系統在進行掃描參數選擇和確定的時候會直接影響到影像的質量，分辨率會直接影響到掃描文件的清晰度和還原效果，但是，隨著掃描分辨率的提高，掃描文件不僅十分清晰，其掃描時間和存儲空間還會進一步的增加。必須要結合實際情況選擇分辨率，其往往需要考慮到文件的可閱讀性以及輸出打印質量等。

隨著信息時代的來臨，地勘單位逐漸的引用了信息技術和網絡技術，檔案管理作為其重要的工作內容，必須要積極的應用信息技術，不僅能夠保障檔案資料的安全和準確性，還能夠提高檔案資料的利用效率，進一步促進地勘單位的發展，從根本上促進我國社會的可持續性發展。

參考文獻

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[2]李文娟.計算機在檔案管理中的應用[J].中小企業管理與科技（上半月），2008（03）.

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技工院校學籍檔案一般是指的是學籍表、成績表以及學生的各種在校表現等具有保存價值的東西，與學生的一生也都著密切的關系，因此，學籍檔案管理直觀重要。當前，鑒于技工院校的特點，其學生流動性很強，而且很多企業可能會想了解學生的學籍檔案等與學生的平時表現有密切關系的信息，這時，紙質檔案就會出現各種不方便，因此，電子學籍檔案管理迫在眉睫。隨著信息技術以及認證技術與管理技術的發展，電子化的學籍檔案越來越成為可能，本文主要從內容技術管理在技工院校學籍檔案管理中的應用進行了分析。

1　內容技術管理概述

1.1　內容管理技術的內涵

內容管理，其英文為Content　Management，簡稱CM，指的是對某一機構組織內部的各種類型以及多種格式的信息資源進行分類、組織以及管理的一種有序化的管理過程，內容管理技術的基本理念是將信息資源的內容進行設計與管理，使得頁面美化的設計放置在模板里，將信息的內容存儲在獨立的文件或者是統一的數據庫中，從而保證信息資源的合理化管理與應用。

內容管理系統主要包括四個子系統：

1.1.1　內容收集系統。該系統主要是包括對信息的內容進行獲取、收集并且進行編輯以及整合進而將其轉化然后分發的整個過程，并且在此過程中可以加入元數據從而對內容組件進行定義。

1.1.2　管理系統。管理系統主要負責的是對組件、信息的內容以及模板進行的存儲管理，在存儲的過程中可以對內容的版本、工作流程以及設定權限方面進行更新處理。

1.1.3　工作流系統。該系統是負責對信息資源的內容進行收集、存儲以及，一般說來，學籍檔案管理屬于資源性的網站，因其結構比價復雜，而且內容多是文檔資源類的資源的等。

1.1.4　系統。系統主要是負責將信息資源的內容自動而且迅速的按照所建立的模板到瀏覽器。

1.2　內容管理技術整合信息資源的優勢

內容管理技術在資源整合方面具有很大的優勢。首先，內容管理技術將管理的標準進行統一，將數據庫內的內容進行格式處理以及實現標準化的管理，這樣不僅統一了頁面的風格，而且增強了數據庫的擴展能力。其次，該技術與傳統的數據庫相比，負載能力更強，而且利用XMI將訪問接口進行統一，而且利用內容管理技術可以描述不規則的數據，因此，可以利用半結構化的文檔數據將其送到客戶端，這樣大大節省了效率。再次，網頁呈現與內核技術、日常以及系統維護相互分離，從而不僅使得操作簡便，而且內容管理技術為信息管理提供了開發平臺，大大降低了開發的難度以及維護的成本。

2　當前技工院校學籍檔案管理的現狀

技工院校學籍檔案管理具有很重要的意義，學籍檔案不僅可以反映技工院校的辦學水平以及學生的素質，而且還是技工院校進行技術能力以及學校進行科研的教學評價的重要參考，更是將來技工院校畢業生走向社會的重要依據，因此，建立完善的學籍檔案具有很重要的意義。近年來，隨著技工院校的進一步發展，學籍檔案管理也引起了關注，但是，很多的技工院校在學籍檔案管理中還存在很多的問題，比如對學籍檔案的重視不足，管理水平以及手段落后等，下面將就這些問題進行具體的介紹。

隨著經濟的發展以及國家政策的支持，技工院校的規模也在不斷的擴大與發展，因此，這也就給學籍檔案管理提出了更高的要求，但是，有些院校領導卻仍然對學籍檔案管理不夠重視，甚至有些人認為技工院校的學籍檔案管理僅僅是單純的保管性的工作，僅僅將檔案管理好即可，不需要利用先進的技術與管理方式進行管理。這種思想認識對學籍檔案管理的不管是軟件還是硬件上都缺乏必要的更新，這就對技工院校的學籍檔案管理帶來了很大的弊端。

2.2　技工院校學籍檔案管理的手段比較落后

當前，很多的技工院校的電子信息管理僅僅是起到檢索以及備份的作用，并沒有真正的應用信息技術將其應用到信息檔案管理中，而且對于很多的管理人員來說，習慣于采用傳統的紙質管理，沒有利用先進的管理手段來發揮出學籍檔案管理在數字化管理方面的優勢。而且，技工院校因其自身的特點學生的流動性比較強，因此，對其的學籍檔案管理也就提出了更高的要求，隨著信息技術的發展與普及應用，內容技術管理已經被廣泛的應用到信息管理中，而且很快的發揮出了自身的優越性。

3　內容管理技術在技工院校學籍檔案管理中的應用分析

內容管理技術中的內容形式是多樣的，可以分為備忘錄、信件、報告、白皮書、檔案以及調研報告等的多種方式，而且不同的格式的內容具有不同的表現形式，對于結構化的信息，內容在本質上是非結構化的信息，因此，盡管形式多樣，但是基本的模型課可以描述為：內容﹦元數據＋數據。

3.1　對學籍檔案管理的內容建模

在內容管理技術中，對學籍檔案的內容建模包括對數據管理的要求以及元數據的結構化，對內容主要是設定對管理對象的元數據信息，當然，還包括內容與對象之間的關系，下面就成績表的檔案信息進行舉例，如表1，成績表檔案的數據信息是學生的基本情況，如姓名、學號、注冊時間以及專業與班級等，建模后如下表：

3.2　原型系統的應用

技工院校學籍檔案管理也包括對電子試卷的存檔管理，這個系統可以根據之前提高的原理進行開發，但是，為了更好地提高使用效率可以利用現有的內容管理技術，下面就使用較為廣泛的Content　Manager　v8.3進行簡要的介紹。

3.2.1　內容元數據建模。根據Content　Manager　v8.3的設計，可以利用該技術的可視化的建模工具，這樣可以對成績進行元數據的建模，而且對于內容建模，還包括設定訪問控制、日志管理以及版本控制等的內容。

3.2.2　學籍檔案導入。對學籍檔案進行導入可以利用接口來實現，這樣可以通過內容技術管理的界面實現手工的接入，從而可以將批量的數據實行導入。

3.3　內容技術管理與學校現有系統的整合

學籍檔案管理可以將在線的學籍信息進行有機的整合，比如，可以在當前使用的系統中單獨增加學籍檔案生成模塊，這樣可以利用關系型的管理系統將學籍檔案信息自動的生成元數據以及電子檔案，然后這時可以利用內容管理系統的編程接口將信息存儲到資源服務器中，這樣可以提高學籍檔案的自動化處理，從而有效地節約了成本。

參考文獻：

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中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2014）18-0352-01

一、企業檔案信息化管理的含義內容及必要性

1.企業的檔案信息化管理內涵

什么是企業的檔案信息化管理？通過字面理解很容易清除的知道，就是俗話說的電子存檔，就是把企業的檔案按照一定的分類，存在計算機中。傳統的檔案管理，就是講紙質的檔案，按照一定的內容，進行分門別類，然后把那些紙張放在特定的地方的一種管理方式。傳統的管理方法，第一，需要大量的人力物力，浪費紙張；第二，不便于人們對資料的查詢，想要從那么多資料中找到想到的內容，不是一件容易的事情；第三，儲存效果不好。由于是紙質的檔案，因此容易受房間溫度濕度的影響，紙張腐爛，導致檔案消失。因此，在高新科技發達的今天，特別是對于像哈爾濱熱力公司那樣的供熱企業來說，企業檔案管理的信息化非常必要，因為供熱公司需要存儲的信息量較其他類型的公司更多更復雜。

2.企業檔案的信息化管理具體如何進行

檔案的信息化管理具體是如何進行管理的呢？具體分三個步驟，第一步，進行資料數據的錄入。要想規范化管理，首先要將收集到的檔案信息數據，利用掃描儀，或者網絡其他軟件，把這些數據錄入到電腦中，為后面的工作做好準備工作，需要值得注意的是，錄入的過程要把控好準確性，這是管理做關鍵的步驟。第二步，通過專門的軟件，對錄好的數據進行分類和編排，這一步，要注意工作流程的規范，不能隨意讓外部人員進行干預和改動。為確保錄入檔案與現實記錄的一致性，一定還要注意電腦的自動化系統與檔案管理系統是兼容的；最后，為保證管理系統的應用能夠準確無誤的進行，要試用查詢功能。

3.企業檔案信息化管理存在的必要性

一個企業檔案對于企業來說，是一項無形的資產，因此要做到很好管理，就需要運用科學方法，利用高新科技。因為企業檔案的存在形式有很多種，有文字說明，圖表描述，聲像呈現等，他們是企業重要的信息和動力源泉，也是企業領導做各項重要決策時利用的依據，雖然對企業來說，這是一項服務性的工作，但是他的重要性是不可低估的，對檔案保管的好壞決定了一個企業生存與滅忙的關鍵，他們對于企業的興衰成敗有著不可預計的重要意義，因此。企業檔案的信息化管理工作時非常重要的。

二、供熱企業檔案信息化管理的現狀及現存的問題

某熱力公司是哈爾濱一家大型供熱企業，公司有1個調度中心，1個物業公司，4個供熱分公司，3個熱力站及其他4個直屬獨立的基層機構，有員工798人，為10多萬居民，30過萬人口供熱，面對如此紛繁復雜的數據，若用傳統的檔案管理方法，那得需要多大的房子才能裝的下如此多的檔案，因此，像哈爾濱熱力公司的供熱企業都有一套完整的信息化檔案管理方案。但是不是所有的方法都占有絕對的優勢，其實這種管理辦法也存在許多現實問題.

1.檔案管理設備的陳舊及基礎設施的不完善

隨著時間的流逝，企業內部許多設備老化陳舊，包括地下網管，計算機設備，存放檔案的庫房等，又因為大部分的供熱企業都存在巨額欠費問題，企業流動資金不足，導致新設備更新的配給不及時，許多檔案管理人員還在運用運行速度慢，內存很小的電腦，給檔案管理的數據錄入工作帶來的麻煩，另又因為有些供熱企業的網絡系統的建設還沒完全，因此，檔案的信息化管理受到以上兩個問題的影響，需要有待改善。

2.檔案管理人員職業素養較低

在中國，有個不成文的規定，許多企業都愛用老職工或即將退休的員工，進檔案管理部門，覺得檔案管理工作時一項很清閑的工作，許多供熱企業也不例外。這樣的舉動就會使得檔案管理人員普遍業務素質降低。據調查數據顯示，大部門檔案管理員工文化程度較低，會計算機操作的的人很少，又由于部門人數少，因此，一部分員工身兼數職，導致檔案的錄入和分類不能及時的完成，還有一個更重要的原因，檔案管理部門人員經常受到調動，總是出現新手，又不能及時的完成培訓，對業務流程不熟，以上種種原因導致企業檔案的信息化管理受到極為嚴重的影響。

3.企業缺乏健全的管理體系和保護政策

檔案信息化管理的前提條件時必須有一套健全的管理體系，必須明確出臺管理工作的標準化方針，另外還需要有政策的保護，比如相關的法律文件，用來保障電子文件的安全存在，雖然現在企業還缺乏相應的規范制度，也還沒有出現信息安全技術的保障法律法規，但是，這些都是企業保障安全運營的必要工具。

三、企業面對檔案信息化管理出現問題應采取的相應措施

1.加快硬件軟件等設備的更新換代

企業基本設施的不完善表現在兩個方面，一個硬件設施的不足，二是軟件設施的更新不夠及時。面對設備的陳舊老化，企業應第一時間應更換各種機器設備，該修的修，該換的換，該更新的更新，面對某些企業網絡建設不完善的軟件設施問題，企業應及時修整網絡布置，確保信息的流暢，網絡設備的安全到位。

2.加強檔案管理部門人員的培訓及人才的培養

其實檔案的信息化管理牽涉的技術能力很強，它不僅需要懂得計算機的人員，而且還需要素質高的人員，在精通計算機和網絡知識的同時，還需要懂得科學化的管理檔案。企業既然需要這種復合型人才，就需要對檔案管理部門的員工加強專業知識的培訓，同時還要注意努力培養專業的人才。

3.健全企業的檔案信息化管理體系增強保護措施

企業領導要足夠重視到檔案管理信息化的重要性，然后出臺相應的政策來確保信息化管理的安全性，制定完善的管理工作流程，建立相應的規章制度，保證檔案管理工作能夠順利安全的進行，其次，要加強員工對信息化安全性的意識的培訓，只有法律法規的保障，才是信息化檔案管理安全性保障的后備力量。這是企業安全生產，長久發展的必要條件。

四、總結

檔案的信息化管理建立在高新科技發展的基礎之上，社會在進步，計算機應用的技藝能力在進步，因此，總的來說，企業檔案的信息化管理是社會發展的必然趨勢，是檔案管理工作的一場改革。對于企業來說，這場改革有利于企業自身的發展，它提高了企業員工工作的效率，保障了企業檔案管理的有效性，面對這種新方法的出現，企業要做好準備，不論是在思想上還是在行動上，積極努力充分利用高新科技手段，整合資源的最優化配置，為企業的發展帶來堅固的保障。因此，企業只有做好信息化的檔案管理，才能保障企業的安全發展。

參考文獻

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2 增加管理者文書檔案管理的意識

文書檔案管理的收集與歸檔工作是各個機構單位的關鍵部分，也是各個單位提高工作效率與工作質量的前提條件。除此之外，文書檔案能夠對每一個單位的發展進程和前進歷程進行詳細客觀的記載，從而為單位以后的發展決策提供重要的參考依據。同時，文書檔案的種類十分多，只有將他們進行準確詳細的劃分，歸類并整理，在保障每一份文書檔案的正確性的同時，好要確保文書檔案的時效性，幫助管理者進行管理決策，從而調整單位的戰略發展目標。在這個方面，辦公室文書檔案管理工作應該被單位的管理者視為探究的重點工作內容，在得到管理者重視的同時，加大投資力度，改進文書檔案管理工作模式，從而提高文書檔案管理工作的效率。

3 文書檔案管理工作?F有的缺陷

3.1 歸檔文件的內容不全面

在辦公室工作時，經常會發現檔案管理過程中，存在歸檔文件不健全的狀況，具體沒有概括進去的材料有檔案人員沒有顧及到的文件材料。這種文件材料的內容十分多樣，涉及的方向也繁雜，來源途徑更加豐富，具有十分重要的參考價值。文件材料如果被遺留在別的地方或者是遇到意外情況就難以被重新采集，就會干擾到檔案管理人員的歸檔工作效率再加上由于很多文書檔案管理人員大多都是單位的實習或兼職人員，沒有足夠的時間和精力來調整與保存整理文書資料，或者由于其他原因而沒有方法實現文書檔案工作的管理。這些狀況都會造成文書檔案文件材料難以被及時的收集與整理。

3.2 檔案管理工作人員的工作強度不夠

目前，由于很多檔案管理人員對文件收集與整理具有充足的意識，所以在收集文件時注意力不集中，最終導致很多文件丟失，缺乏其真實性。詳細的原因有：

1.很多單位內部的檔案管理程序不規范，很多重要資料都被隨意放置在辦公室的各個角落。

2.不同單位的歸檔形式難以統一，由于需要進行歸檔整理的檔案數量較多，但是很多企業對于檔案管理的歸檔工作沒有十分的重視意識。

3.很多檔案都存在不完整性，很多資料都出現斷章、沒有公款等現象，當遇到需要使用的情況時，必須找到相關部門進行補章，或者將不完善的材料變得完善，再交給補救部門進行填補。

4.文件材料的可靠性

很多單位或者行政部門為了對付上層領導的核查，會針對過去幾年的數據進行模擬計算，導致很多文書資料的可靠性和有用性比較低，讓檔案管理的價值難以發揮到最大。

3.3 檔案管理工作人員尚未形成強烈的責任意識

在文書檔案管理程序里，因為檔案管理部門的責任觀念比較淡薄，僅僅重視重要文件的處理，很難在沒有序號的資料上花費精力，直接導致歸檔工作效率，讓很多材料難以保存的全面，使得很多文件的真實性不高，難以區分檔案管理原件的效果，讓這些原件的可靠性降低，法律的有效性不高，所以，根據這些問題，我們應該提出相應的解決措施，進行檔案歸類與收集工作有效性的提高，從而讓檔案管理工作可以順利進展。

4 提高檔案管理辦公室文書檔案管理的收集與歸檔效率

4.1 加強文化蘇檔案管理人員的培訓工作

身為一個合格的檔案管理工作人員，必須有豐富的檔案管理經驗和高效的檔案管理工作技能，在利用工作的時間提高自己技能的同時，還可以參與省級檔案管理的相關培訓，從而提高自己的檔案管理意識和檔案管理業務水平。針對檔案管理收集過程中存在的問題，檔案管理工作相關人員要向上級部門及時反饋，并且提出修改意見，保障檔案管理工作的順利進行。對于不熟識的人，應該進行專業技術指導，降低相關檔案管理信息系統之后，讓檔案管理工作可以按照科學的流程進行下去，從而確保管理效率。

4.2 健全文書檔案管理和歸檔工作

第一，檔案管理工作人員應該知道文書檔案管理的詳細時間、歸檔規模、保管時間等工作的具體流程，然后再結合每個部門不同的狀況，按照相關制度，明確各個部門的責任，確定不同類型檔案的管理程序。另外，檔案管理部門應該對檔案采取集中保管的形式，不可以擅自留下使用，同時根據不同時期時代的變化更新檔案管理的秩序，來滿足不同時期檔案管理的社會需求。

4.3 重視臨時檔案的收集與歸檔