文書與檔案管理模板(10篇)

導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇文書與檔案管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

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一、文書檔案工作的現狀

到目前為止，許多單位的文秘工作與檔案工作還在實行分塊管理制度，這種體制從某種程度上是拉大了文秘工作與檔案工作的距離。負責文秘工作的人員檔案意識淡薄，只考慮當前的工作；而檔案工作人員墨守成規，也很少考慮文秘工作，從而二者在銜接過程中出現了諸多不規范的現象，這也直接影響了文書檔案的建檔質量。

在日常的文書檔案歸檔管理中，會出現不同程度影響文書規范立卷和規范歸檔的情況。例如，歸檔時出現原稿或修改稿的缺失現象；文件偶用鉛筆撰寫或標注，不經過復印就直接用原件歸檔，短期內字跡容易變得模糊不清，影響了檔案的質量和存檔價值；紙張規格不達標，大小16開紙混用現象較多，文件大小不一致，造成裝訂中發生掉頁、漏頁、壓字等問題，使檔案的美觀性和完整性都受到一定影響。文件歸檔不及時，時有漏歸，棄檔問題也相對嚴重，而相近公文重復與立卷組合無序也是一重大問題。

在辦公過程中，現行的手工文件處理方式已經運行多年，并且也有一套完善的制度和方法，機關工作人員也習慣了這種文件處理模式，從而我們大部分的文書檔案工作仍然在沿用傳統的檔案管理手段與方式。雖然有些單位使用了計算機，部分也實現了網絡化，但是網絡上并沒有多少可以傳輸的文書檔案信息，難以達到傳輸的高通量化和網絡化。利用計算機進行文書處理，尤其是實現文書電子化歸檔還需要一個過程。

二、文書檔案工作的改革措施

隨著檔案改革的深入發展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問題，而文件和檔案數量越來越多，也給保管和提供利用帶來了一定的困難。只有實現文檔管理現代化，才能有效地解決這些問題。因此，文書檔案管理現代化進程勢在必行，我們要加大力度，創造條件，改革現行的文書檔案管理工作。

（一）爭取領導支持

領導對文檔工作不夠重視，大多都是因為缺乏檔案意識，認為文書和檔案工作不是主要的部門，可有可無。而要實現文檔一體化必須要上下達成共識才能實現，所以要采取積極有效的措施，通過大力宣傳，轉變領導及辦公人員的觀念，從而使現代文檔工作有一個便捷的信息化平臺。因此，文檔人員要勤向領導匯報文書和檔案工作情況，使領導受觸動、受啟發；要及時為領導提供相關的文件材料，為領導提供檔案利用信息，努力做好檔案服務工作，使領導逐漸認識到文書檔案工作的重要性。只有這樣，檔案信息化管理工作才能得到領導的大力支持，從而給予更多的資金投入，配置與檔案管理現代化相適應的軟硬件，為文書檔案信息化創造條件，使檔案信息管理工作順利進行。

（二）實現文秘工作與檔案工作的一體化

文秘人員的頭腦中必須要有檔案意識，要站在對歷史負責高度上來保證檔案的質量，來減少檔案部門的工作程序，避免無謂的重復勞動，從而使文檔工作流程科學化、合理化。對辦理完畢的文件材料，應由文秘人員集中統一保管，及時整理歸檔，從而使文件的立卷工作日常化。文秘人員要努力克服畏難情緒，積極創造條件，早日實現文秘工作與檔案工作的一體化，從而提高文書檔案質量。

（三）規范檔案的基礎工作

在文書檔案管理的實際工作中，要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息繁冗度，提高檔案利用的效率和效果。在歸檔工作中，既要掌握重點，分清主次，嚴把全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入。同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，從而提高檔案利用價值。建立好全宗卷的案卷目錄，按照檔案管理要求進行科學的分類、整理、編目，對到期的檔案及時進行鑒定、銷毀。同時，各單位可以根據自身的具體情況制定總的和分步的計劃并逐步實現，使檔案管理工作不斷完善。

（四）促進檔案信息化建設

紙質檔案的整理工作繁瑣，勞動強度大。而利用計算機整理文件，則可以達到事半功倍的效果。檔管理數字化、信息化是信息社會對文檔工作的必然要求，因而要促使檔案信息化建設加快發展，在實現了辦公自動化的同時，促使文書檔案信息化建設邁入一個新的臺階。將文書檔案通過網絡融合為一體，實現真正意義上的信息資源共享。以前，利用者必須到檔案室才能利用，而網絡化建成后，利用者可以在自己的辦公室對檔案數據庫進行瀏覽、訪問。將掃描的文件及電子文件直接與系統掛接，利用者不僅可以查閱所需的信息，還可以下載原件，不必再到檔案室閱覽，從而提高了檔案檢索利用服務質量。而新的文書檔案劇增，檔案信息化管理迫在眉睫，各檔案部門應抓住機遇，加大投入，配齊硬件設備和檔案管理軟件。在管理手段上，要積極參與單位辦公自動化系統的設計與建設，密切結合本單位辦公系統與信息管理工作的實際，提出檔案管理方面的要求和建設，科學推動電子文件歸檔工作。

（五）提高檔案人員的檔案信息化素質

檔案管理工作者的知識水平和整體素質直接影響到檔案工作的方方面面。由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，因此對文檔工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的、更高的要求。原來那些傳統的業務知識與工作方法，已不能適應新的形勢，所以必須對文檔人員進行在職教育培訓，盡快培養一批既能掌握新技術，又能熟悉文檔專業知識的人才。而文檔管理人員要結合本崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息技術的學習，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。

建立文書檔案管理信息系y是檔案的發展需要，是檔案管理工作中的一個飛躍。要努力實現裝備技術現代化，積極運用網絡等先進技術和手段，進一步提高技術含量和水平，使文書檔案管理手段由舊變新，將文書檔案管理從手工勞動中擺脫出來，實現檔案管理人員對這些檔案資料的自動管理，同時又能滿足利用者的自動查詢，這樣即節省了人力，又保護了檔案原件。而電子文件與紙質文件相比，所涉及的問題更為廣泛、受到的制約因素更多，僅僅依靠檔案部門是難以完成的。因此，各檔案部門、計算機與信息管理部門要各司其職、各揚所長。

（作者單位為沈陽工學院）

參考文獻

[1] 任愛英.用信息化實現文秘工作與檔案工作一體化DD提高企業文書檔案質量的探索與思考[J].商情（教育經濟研究），2008（03）.

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2文書工作與文書檔案管理系統開發的作用

就目前我國辦公室中大部分的文書工作以及文書檔案管理工作的現狀來看，開展科學系統的文書工作與文書檔案管理系統，從辦公室文書檔案管理制度、工作銜接、工作管理等方面起到非常重要的作用。第一，文書工作與文書檔案管理系統的開發彌補了傳統文書檔案管理制度上的缺失。在很多辦公室中，文書檔案的管理工作歸屬于行政辦公室的范圍，所以在日常的文書檔案管理中嘗嘗出現檔案歸檔不及時、檔案管理標準低下等情況，這些現象的發生會導致文書檔案管理工作上的制度混亂，而且制度的不完善也會造成各部門對事故發生后的相互推諉而使得文書檔案管理更加雜亂無章。通過開發專門的文書工作與文書檔案管理系統，可以很好地通過技術來實現嚴格的業務流程，從而要求文書管理人員按照界面的操作來一步步實現文書檔案的管理，突破傳統人為工作方式下形成的文書檔案管理障礙。第二，文書工作與文書檔案管理系統的開發解決了文書職位與檔案管理上的工作銜接問題。在日常的文書檔案管理中，很多企事業單位是將文書與檔案進行了分離，雖然實施了一部分的管理辦法來提升文書檔案的正確性、科學性與實效性，但是由于對文書職位的重視不夠，在人員配置方面往往是一個人多職或他人兼職，工作上的銜接問題非常明顯，導致了當前文書檔案管理工作缺乏系統性和銜接性，文書與檔案管理之間形成了很大的差異性，而且在檔案管理中，文書并沒有讓檔案發揮其應用的作用。文書工作與文書檔案管理系統的實現將系統角色與文書檔案緊密聯系在一起，只有真正的文書角色，才能對檔案進行嚴格管理，實現了二者之間的銜接性，突破了由于各種管理不當造成的工作差距，真正體現了文書對檔案管理的作用。第三，文書工作與文書檔案管理系統通過科學的管理辦法彌補了傳統文書檔案管理中缺乏專業管理人才的缺陷。由于傳統的文書工作中，對檔案管理缺乏專業意識，所以并沒有設定專門的管理崗位來實施對文書檔案的管理，對于一般性的文書檔案的管理辦法也很隨意，歸檔工作也效率低下。文書工作與文書檔案管理系統的實現以嚴格的業務流程為導向，專業的數據算法為基礎來實現對文書檔案專業的管理辦法，從而彌補了普通系統用戶在文書檔案管理工作中專業技術上的不足，提升了辦公室文書檔案的管理、歸檔等工作質量，保障文書檔案管理工作的順利開展。

3文書工作與文書檔案管理工作需求分析與功能設計

文書工作與文書檔案管理工作內容主要是圍繞著辦公檔案來開展，而實現的文書工作與文書檔案管理系統則是要充分了解文書檔案管理工作內容，而后分析其在信息化轉變過程中需要實現的功能點，進而開發出對應的文書工作與文書檔案管理系統實現企事業單位的文書檔案管理工作。首先，文書檔案管理工作的核心是針對檔案的管理，在企事業單位的辦公室中，會與其他很多部門進行溝通，而文件檔案則是較為正式的一種，文書檔案管理工作首先要接收到相應的文件之后，將其進行歸檔，而后進行文件著錄、案卷著錄進行統一的歸納與管理，方便后期的查詢、借閱等的操作。在對文書工作與文書檔案管理系統的實現中，首先要實現的是文書檔案的電子化轉變。在傳統的工作模式中，常見的檔案大都以紙質的形式進行下發與傳輸，所以要實現紙質文檔的電子化轉變，通過添加掃描錄入接口來將傳統紙質檔案轉變成數字化數據來進行操作。當然，為了改變傳統的紙質檔案的工作模式，在實現的文書工作與文書檔案管理系統中添加登記入口，來實現對檔案的等級工作。同時，在系統中需要添加針對檔案的內容修正變更功能，來允許文書人員對檔案內容進行修改和更正。其次，文書檔案管理工作會將歸檔的檔案借閱給其他人員，會是要對檔案進行歸還，所以在實現的文書工作與文書檔案管理系統要實現檔案的查詢、借閱以及歸還的功能，從而提升文書檔案的管理工作。基于上述考慮，在設計文書工作與文書檔案管理系統時需要完成企事業單位辦公室文書檔案管理的基本工作，同時要本著提升管理效率的原則來實現各種功能優化傳統的文書檔案管理流程。如圖1所示，為設計的文書工作與文書檔案管理系統功能結構框架圖。檔案管理檔案借閱與歸還系統設定綜合查詢文書工作與文書檔案管理系統檔案登記掃描錄入文件著錄文件歸檔案卷著錄檔案變更網上預訂網上查詢檔案借閱檔案歸還借閱人管理綜合檢索檔案統計檔案狀態設定年鑒銷毀圖1文書工作與文書檔案管理系統框架結構圖如圖1所示，文書工作與文書檔案管理系統包括文書檔案管理、文書檔案借閱與歸還、綜合查詢、系統設定等四個最為基本的功能。

3.1文書檔案管理模塊

文書檔案管理模塊是實現最基本的文書檔案管理功能，通過設計和實現以下功能點來實現文書檔案管理工作。1）檔案登記：系統實現檔案電子化、信息化、數字化的關鍵，在對發文登記、收文登記和登記進行合成，從而生成了最為基本的電子化檔案，為后續的其他檔案管理的業務提供最為基本的數據。2）檔案掃描錄入：該功能主要是對傳統紙質檔案進行快速電子化轉變的功能，通過高速掃描儀等設備將紙質文檔掃描成固定格式的數字化文件，而后通過第三方穩定軟件將其轉化成可編輯、修改的文件進行存儲與管理，方便后期的業務的使用與處理。3）文件著錄主要是最初的檔案文件進行著錄處理，制作成相應的目錄、報表等方便后期文書檔案工作的開展。4）案卷著錄：主要是文書檔案的歸類，通過創建案卷來將文書檔案進行統一分類，而后將相應的文書檔案歸屬到同一類別中的案卷中，從而形成文檔的分類與統一管理。5）文件歸檔：主要實現是文書檔案的文件級著錄檔案創建，從而實現錄入的檔案的歸檔操作。6）檔案變更：主要是對文書檔案內容或案卷內容的修改與更正，根據實際的業務需要將其進行變更操作，從而更加滿足企事業單位的文書工作需求。7）年鑒銷毀：針對傳統的紙質檔案銷毀進行數據備份的功能，針對檔期的紙質檔案按照業務規定要進行銷毀，通過年鑒銷毀的功能可以將其進行備份，并添加上已銷毀的標記，以備不時之需。

3.2文書檔案借閱與歸還

文書檔案借閱與歸還功能主要是實現其他人員對文書檔案的查詢、預訂、借閱、歸還的管理操作。1）網上查詢：為了實現文書檔案管理信息化轉變，在文書檔案進行歸檔與著錄之后，其他工作人員就可以對當前所有的文書檔案進行查詢，通過全部查詢的功能或者輸入某些條件來將自己需要的文書檔案查詢出來，根據其狀態進行預訂或延遲操作。2）網上預訂：主要是對文書檔案預訂操作，當查詢到對應的檔案未被預訂或借出，就可以在網上進行預訂。3）檔案借閱與歸還：主要是對文書檔案的借閱狀態進行操作，文書人員可以根據實際的工作內容將文書檔案的狀態進行變更，從而在文書檔案被借閱或歸還之后快速標記其借閱狀態。在此，對文書檔案的借閱狀態進行設計，主要分為未預訂、已預訂、已借出、未歸還、已歸還，通過幾種狀態的變更來實現對文書檔案的查詢、預訂、借閱與歸還的操作。

3.3綜合查詢

綜合查詢功能主要是方便文書管理人員對其進行查詢，如檔案的狀態匯總查詢，根據相應條件對文書、案卷、各種借閱與歸還信息進行統一查詢，從而方便文書人員的文書檔案管理工作的開展，提升其工作效率。同時增加了各種檔案統計表格，以圖表的形式形象化地展示其當前的基本狀態，極大地方便文書檔案管理工作的開展。3.4系統設定系統設定主要是對借閱人的管理以及文書檔案基本狀態的設定。

4總結

文書工作與文書檔案管理系統的設計，主要是以實際的文書檔案管理工作內容為需求，本著優化文書檔案管理工作流程和提升效率的原則，設計了檔案管理、文書檔案借閱與歸還、綜合查詢、系統設定等基本功能，從而滿足文書人員的基本工作需求，提升文書檔案管理的工作效率與質量。

作者:王琦 單位:南通市人民政府外事僑務辦公室

參考文獻：

[1]王芳.關于檔案管理前端控制與文書工作的思考[J].蘭臺內外,2016(4):34-35.

[2]魏韓利.文書工作與文書檔案管理系統的設計與實現[J].辦公室業務,2016(8):109.

[3]李超.檔案管理系統在文書檔案工作中的應用[J].現代國企研究,2015(12):90-91.

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記錄發生的事件、過程記載、物品存檔、關鍵文件為管理對象文書檔案的管理重點主要在于收集和保存資料。分門別類的存放，此階段的工作重心應放在收集、管理、編目編冊、保存等方面。

（二）文書檔案載體的多樣性

文書檔案涉及方面眾多，是單位發展進程中的真實反映和記錄，行政管理、科技檔案、新設備檔案、會計檔案等都是文書檔案所涉及的內容。由于文檔內容豐富多樣。所以文書檔案的保存載體也具有多樣性。例如：照片、錄音、錄像、協議、合同、責任書各類文件以及各種電子檔案等等。

（三）文書工作與文書檔案之間的聯系

文書工作包括文件的整理收集、立卷和歸檔，文書檔案的管理包括文件的書寫材料、文件的格式、是否及時歸檔等。文書工作可以說是檔案工作的基礎和前提條件，文書工作的全過程也是辦公室文書檔案形成的過程。

二、關于醫院辦公室文書檔案管理中存在的問題概述

（一）醫院文書檔案管理的投入過低

由于醫療用房的緊張，醫院存放檔案的地方也十分有限；醫院文書檔案職責不明,管理不完善，醫院文書檔案與醫療病歷檔案的存放于檔案庫房的存放相混合，與檔案管理的標準相差甚遠。醫院文書管理的信息效率過低。

（二）醫院辦公室文書檔案意識薄弱

長久以來醫院多偏重病案檔案，醫院文書與文書檔案相對于病案檔案來說,醫院文書檔案的相對重要性缺乏到位的宣傳。很多人都認為文書檔案沒有存在的價值,相關的科室對于文書檔案也是只保存不利用,有效資源的利用率下降，浪費程度極其嚴重，不能達到預想的可觀狀況。

（三）醫院在文書與檔案工作中存在的不規范現象現下的檔案管理模式下存在這許多的不規范現象。例如：版記不全、文件使用不當、分類不明確、用紙不達標、辦理程序不規范、原稿文件缺損、裝訂不規范等現象。

（四）醫院文書檔案管理工作人員的專業素養有待提高

目前，我國的檔案專業人員隊伍在理論水平、文化水平、專業素養等方面參差不齊。有些檔案管理工作人員缺乏文書檔案管理方面的必要專業知識，責任心主人翁意識的缺失。造成案卷的混亂和收集保存不齊全等現象，不符合辦公室文書檔案管理的規范準則。

三、針對醫院辦公室文書檔案管理工作的一些優化措施

（一）強化醫院文書檔案管理工作的規范銜接實現文書、檔案工作一體化，要求文書人員嚴格把好文件紙張大小、文件格式、筆支選取等等原始一手資料的質量關，實現標準化和規范化，在公文辦理完畢后，應及時整理立卷及歸檔。

（二）提高醫院文書檔案管理人員的專業技能和管理意識醫院辦公室文書檔案管理工作人員需要不斷地積極參加檔案業務培訓，學習檔案專業知識理論，充實和提高自己的檔案管理專業知識。做到與時俱進，辦公現代化是社會發展的必然趨勢，信息社會必然導致大量的電子文件的出現。實現醫院文書檔案管理的現代化。文書檔案管理人員則需要努力成為管理型、復合型和技術性的專業辦公室文書檔案管理人才。

（三）提高醫院文書檔案管理工作人員的積極性

健全相關的規章制度，加強檔案整理工作的檢查與監督，全面提高思想認識，促進文件材料的收集工作。把握好人員的變動和調入關，增強文書檔案管理工作人員的責任感。充分調動辦公室文書檔案管理人員的工作熱情，提高實事求是的工作態度，及時對從事相關文書檔案管理的人員進行相關的待遇到位。

（四）建立醫院文書歸檔的制度

具體到一個立檔單位，不僅要真實、客觀，要有歸檔的時間、范圍、要求，保證文件的完整。文書檔案整理的內容：檔案的系統化（檔案的分類、案卷的排列、檔號的編制）和基本編目（編制案卷的目錄）。

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請考生按規定用筆將所有試題的答案涂、寫在答題紙上。

選擇題部分

注意事項：

1. 答題前，考生務必將自己的考試課程名稱、姓名、準考證號用黑色字跡的簽字筆或鋼筆填寫在答題紙規定的位置上。

2. 每小題選出答案后，用2B鉛筆把答題紙上對應題目的答案標號涂黑。如需改動，用橡皮擦干凈后，再選涂其他答案標號。不能答在試題卷上。

一、單項選擇題(本大題共15小題，每小題2分，共30分)

在每小題列出的四個備選項中只有一個是符合題目要求的，請將其選出并將“答題紙”的相應代碼涂黑。錯涂、多涂或未涂均無分。

1.根據指定教材的表述,______是文書工作的性質之一。

A.理論性 B.實踐性

C.多樣性 D.可比性

2.按照隸屬關系，向直接上、下級機關行文，稱

A.直接行文 B.越級行文

C.間接行文 D.逐級行文

3.文件承辦部門或承辦人員在公文辦理完畢后對文件的辦理情況和辦理結果所作的說明,稱

A.催辦 B.分送

C.注辦 D.承辦

4.以年度、機構(問題)、保管期限的文書整理分類方式取代以往按幾大特征的分類方式,源自

A.《檔案館工作通則》(1983年4月) B.《機關檔案工作條例》(1983年4月)

C.《文書檔案保管期限表》(1987年12月) D.《歸檔文件整理規則》(2009年12月)

5.歸檔文件，一般要求

A.一式一份 B.一式三份

C.一式四份 D.一式二份

6.殷周時期，鑄在青銅器上作為記事和憑信的文字，稱

A.甲骨檔案 B.石刻檔案

C.銘文檔案 D.簡牘檔案

7.下列屬于檔案業務工作的是

A.檔案宣傳 B.檔案鑒定

C.檔案科學技術研究 D.檔案教育

8.先將立檔單位內的檔案按內部組織機構分類，然后在每個內部機構類下再按年度分類，稱

A.組織機構——年度分類法 B.年度——組織機構分類法

C.年度——問題分類法 D.問題——年度分類法

9.在檔案整理工作中，文件產生和處理過程中所反映和涉及的工作、活動、問題、事件、人物方面的異同關系，稱

A.來源聯系 B.內容聯系

C.時間聯系 D.形式聯系

10.專門記錄檔案進入檔案機構情況的一種登記形式，稱

A.全宗單 B.檔案收進登記簿

C.總登記簿 D.案卷目錄登記簿

11.由于工作的特殊需要，履行一定手續，將檔案借出檔案閱覽室外利用，稱

A.參考咨詢 B.檔案證明

C.外借 D.檔案展覽

12.在保護電子檔案信息安全的技術中，一種自動檢測遠端或本地主機安全脆弱點，對重要計算機信息系統進行檢查，發現其中可被黑客利用的漏洞的技術，稱

A.身份驗證 B.防火墻

C.漏洞掃描技術 D.入侵檢測技術

13.下列選項中反映特殊載體檔案的共同特征的是

A.可以直接閱讀 B.載體一致性

C.內容系統性 D.記錄信息的非直接利用性

14.答復下級機關請示事項，適用

A.批復 B.函

C.命令 D.報告

15.根據國家質量技術監督局1999年12月27日的《國家行政機關公文格式》，新的國家標準把公文文面的各要素劃分為眉首、主體、______三部分。

A.著錄 B.版記

C.內容 D.時間

二、多項選擇題(本大題共10小題，每小題2分，共20分)

在每小題列出的五個備選項中至少有兩個是符合題目要求的，請將其選出并將“答題紙”的相應代碼涂黑。錯涂、多涂、少涂或未涂均無分。

16.文書處理的基本原則有

A.聯系交流原則 B.宣傳引導原則

C.高效的原則 D.安全的原則

E.保密的原則

17.以下屬于文書立卷的方法的是

A.按問題特征立卷 B.按作者特征立卷

C.按名稱特征立卷 D.按時間特征立卷

E.按時代特征立卷

18.檔案的屬性有

A.科學性 B.原始記錄性

C.社會性 D.歷史性

E.確定性

19.下列______均屬于企業檔案館。

A.福建省檔案館 B.杭州市檔案館

C.鞍鋼檔案館 D.天津市檔案館

E.河南油田檔案館

20.檔案收集的要求是

A.齊全完整 B.年終收集

C.準確系統 D.平時收集

E.及時歸檔

21.根據我國制定的檔案保管期限的規定,以下屬于永久保管的檔案的有

A.本機關機構演變、人事任免等文件材料

B.本機關一般事務管理文件材料

C.本機關職能活動中形成的重要業務文件材料

D.本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要材料

E.下級機關一般業務問題的來函、請示等文件材料

22.按功能劃分的檔案檢索工具有

A.手工檢索工具 B.機械檢索工具

C.介紹性檢索工具 D.查檢性檢索工具

E.館藏性檢索工具

23.電子文件按數據格式劃分有______等。

A.支持文件 B.轉換文件

C.圖形文件 D.音頻文件

E.輔助文件

24.文書大致可以分為______、通用文書和專用文書四大類。

A.科技文書 B.行政機關文書

C.基礎文書 D.黨的機關文書

E.法定文書

25.下列選項中屬于行文基本規則的有

A.“請示”應一文一事、只主送一個機關，不抄送下級機關的規則

B.“報告”中不得夾帶請示事項的規則

C.公文由文秘機構統一處理的規則

D.充分利用原基礎的規則

E.研究性的規則

非選擇題部分

注意事項：

用黑色字跡的簽字筆或鋼筆將答案寫在答題紙上，不能答在試題卷上。

三、名詞解釋(本大題共5小題，每小題4分，共20分)

26.擬辦

27.文書立卷

28.檔號

29.檔案鑒定

30.檔案檢索

四、論述題(本大題共2小題，每小題10分，共20分)

31.試論檔案發揮作用的規律性。

32.檔案室的基本任務是什么?

五、案例分析題(本大題10分)

33.某學院為了科研更上一層樓,在全國范圍內進行招聘。某大學黃教授既年輕又學術成果突出，在眾多應聘者中脫穎而出，成為某學院引進人才的首選對象。由于人員編制指標、工資報酬等人事權等歸學校人事處負責，學院沒有具體決定權。學院領導建議，以學院人事科身份發文和學校人事處聯系。學院人事科葉秘書草擬了一份公函,希望學校人事處幫助落實解決。

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0引言

文書與檔案是一種社會現象，是人類社會實踐活動的產物。文書，“經國之樞機”，“政事之先務”。文書的系統整理和保存，最終使檔案形成，有了檔案，人們就可以“疏通知遠”，了解歷史。檔案，歷史的真實記錄，是黨和國家的寶貴財富。文書與檔案是人類社會本身發展的需要，文書是檔案的前身，檔案是文書的延續。

文書工作與檔案管理在秘書工作中具有重要的地位，文書工作與檔案管理是高校文秘、行政管理等專業的主干課程，是相關職業崗位群的關鍵技能模塊，具有很強的專業技術性和操作性。現代社會的文書工作與檔案管理課程的教學特征表現為：在理念上應盡力適應社會上相關職業崗位群對秘書人才知識和能力結構的新要求；在教學內容上要著力從學科體系建構、理論知識完整向注重實用、知識精講、側重實務操作轉變；在教學方法上從學科式、授課型教學方法向技能型、訓練式、體驗式教學方法轉變。通過該課程的學習，重點培養學生建構系統的學科體系，具備完整的理論知識，熟練掌握公務文書協作處理和檔案管理的能力，使學生畢業后走上工作崗位能盡快勝任文書工作與檔案管理工作。

然而當前文書工作與檔案管理教學存在著以下問題：教學工作往往立足教材，以闡述文書學與檔案管理工作的理論知識為主，課程內容較為抽象，學生甚至沒有見過檔案柜、架、盒等實物，重視理論知識的傳授而輕視專業技術能力的實踐培訓。一旦參加實習或工作之后接觸實際問題，又要從頭學起，因此課程教學的目的難以達到，專業特色也無從體現。隨著改革的深入發展，文檔管理工作面臨著越來越多的實際問題，例如文件和檔案數量日益增加，給保管和提供利用帶來困難。傳統的管理方法直接影響了文件和檔案的質量等。這些實際問題要求在文書工作與檔案管理教學過程中深入開展教學改革和創新，才能適應社會不斷發展的需要。

1轉變教育觀念，完善課程體系

傳統的《文書工作與檔案管理》課程的教學理念的弊端是有目共睹的：“老師講，學生聽，從理論到理論”。因此實現理論教學與實踐教學并重的首要前提是轉變教學觀念。要堅持“學用結合、按需施教、注重實效”的方針，切實遵守學有所用、用有所長的原則。從培養實用性文書工作與檔案管理人員入手，在講授檔案資源的利用、文檔一體化管理等基礎理論知識的講授前提下，加大實踐環節的力度。密切聯系文書工作與檔案管理領域最新的動態、資料和國家有關的法律法規，以崗位需求設計專業培訓能力模塊，在邊教學邊實踐的基礎上，安排理論知識學習后的集中實習周或實習月，系統訓練涉及該課程的所有操作技能，強化學生實際動手操作能力的培養，為今后的實際工作奠定扎實的基礎。

2積極探索研究，改革教學方法

文書工作與檔案管理的課程設計從總體上講要以實用為原則，以必需和夠用為尺度構建科學的教學體系。在教學方法上不局限于條條框框，強化針對性和實用性，將教、學、用三者有機地結合起來，融傳授知識、培養能力和提高素質為一體。在教學實踐過程中，我作了如下嘗試：

2.1編寫修訂教材教材是學科知識的基本載體，學科發展的程度、深度應該在教材上體現出來。傳統的《文書檔案管理》教材，包括一部分針對高職院校編寫的高等職業教育規劃教材，大多是對本科教材或檔案專業教材的簡單“改良”，只是泛泛地羅列一些理論知識，對于實踐環節和工作場景的模擬幾乎都沒有涉及到。針對這一現象，根據社會對文書檔案管理工作的需求特點，在傳統的教材基礎上，我主動追蹤文書與檔案工作相關知識的發展前沿，結合新時期新形勢下出現的有關電子文件的形成、處理、鑒定、歸檔，新的檔案歸檔載體的使用和介紹等新興問題，多方面整合知識資源，修訂編寫了順應文秘專業特點、實用性較強的校本教材，這樣做不僅保證了知識的前瞻性，同時又拓展了學生的知識面，使學生學有所用，為學生提供職業環境所要求的知識和技能。事實告訴我們，科學知識并非一成不變，有些知識是隨著社會的發展而逐步被認識和發展的，不能用靜止的眼光來看問題。

2.2加強實踐教學在教學過程中，我按照科學規律加大了教學實踐過程中實踐訓練的比重，以此來鞏固和提高學生的專業技能操作水平，并在課程中體現“用理論指導實踐，用實踐再認識理論、發展理論”的基本思路。文書工作與檔案管理課程應改革過去純理論教學的模式，在教學過程中強化實習實踐的教學力度，實訓實踐課時數應占40％以上，將平時的所有實訓、實踐課都結合相應理論教學，在適當的時機穿插在教學過程中；同時用一個學期左右的時間，讓學生深入到文書檔案的辦公現場進行實習，實現理論在實踐中的升華。實習實踐的基本形式可以打破傳統，可以到學校的文書與檔案課程實驗室、學校綜合檔案室或用人單位頂崗實習，強化學生對文書與檔案工作的直觀認識與切身感受。除此以外，教師還要對課程以及相應的實習實踐教學進行課題分解，確定每個實習實踐課題的教學目的、教學內容和所需課時，靈活設置相應環節，從而調動學生的學習積極性和參與欲，提升實習實踐課程的教學效果。

2.3探索新型教學方法

2.3.1范本教學法俗話說：“熟記唐詩三百首，不會作詩也會吟”。在文書工作與檔案管理課程的教學過程中，可以通過范本學習和借鑒他人的長處。教師可以收集黨政機關、企事業單位和社會團體等不同類型的文書范本和檔案范本，在此基礎上適當加以修改和加工，作為案例以小組討論、分析答疑等形式，讓學生了解當前文書工作與檔案管理工作領域最前沿的規定以及出現的新問題，從而提高學生用理論去解決實際問題的應用能力。:

2.3.2情境教學法面對沒有實踐工作經驗的學生，打破枯燥無味的教學桎梏，情境教學方法是行之有效的方法之一。教育家杜威說：“教育即生活”，教育的目的就是為了更好的生活。現代社會終身教育理念的提出，使教育與人的生活緊密相結合。在教學過程中，根據教學重點教師創設相關場景，模擬現實生活中的工作環境，使學生在模擬中體會知識，培養學生的動手能力。例如，在講授“收文處理”這一知識點時，設置如下場景，讓學生分別扮演秘書、主管領導的角色，繪制收文登記簿和文件處理單，將收文處理的程序一一進行演練；通過組織學生觀看指出其中的正確與不足之處；然后由教師作點評。通過情境模擬，使學生對收文處理工作有了直觀的認識，掌握了收文處理工作的基本處理環節，與純理論式講授相比，情景教學法更能激發學生的參與意識，能收到意想不到的教學效果。

2.3.3實物演示法俗話說：“百聞不如一見。”這是人們認識客觀事物的一條規律。運用實物演示教學，正是從這一認識規律出發的。文書與檔案教學中涉及的物體，對學生來說是陌生的，一旦出示實物，學生便能豁然領悟。例如在講解“檔案保管的物質條件”這一章節的內容的時候，可以結合知識點給學生展示檔案盒、小型縫紉機、塑料螺釘、起訂器等專業工具，同時也可以充分挖掘網絡、報刊雜志等多種資源，為學生展示檔案庫房、縮微品閱讀復制設備、易耗低值物品等的相關圖片資料，把枯燥的理論介紹變成直觀生動的形象演示，更加有利于教學效果的提高，為學生所接受。

2.3.4參觀學習法在課堂教學的基礎上，組織學生前往地區、縣市的檔案館參觀，將檔案館、檔案室變成我們的第二課堂，通過實地觀摩學習加深學生對檔案館的庫房建設、檢索工具建設、規章制度建設等基礎設施方面的切身了解。同時也可以學習現代數字化、科學化的現代檔案信息處理技術，如利用計算機技術建立檔案目錄數據庫，通過網絡為相關單位進行檔案全文信息查詢業務等服務。除此之外，通過參觀也能使學生學習檔案工作人員吃苦耐勞，無私奉獻的精神以及對檔案工作高度的責任感和榮譽感，對于學生提高自身的素質有著良好的促進作用。

3加強“雙師型”教師隊伍建設

受到傳統觀念的影響，以往文書工作與檔案管理課程教學存在著片面性，例如重理論，輕技術，輕實踐；重知識傳授，輕能力培養和知識應用；師資隊伍建設和評價偏重于理論水平等。為了彌補這些缺陷，促使理論教學和實踐教學的正確定位和有機結合，因此，“雙師型”教師隊伍建設是文書工作與檔案管理教學改革發展的必然要求。首先要加強宣傳，轉變人們的觀念，一是要轉變教育行政部門和學校領導的觀念，使他們充分認識到培養“雙師型”教師的重要性，將培養計劃納入議事日程，制定相關的政策，將培養工作落到實處。另一方面要轉變專業教師自身的觀念，樹立競爭意識，增強危機感和緊迫感，自覺主動地投入到不斷提高自身素質的學習中去。對于從高校畢業直接進入文秘專業的教師，可以定期組織教師到秘書崗位進行專業實踐，在實踐中提高他們的職業技能，并為他們獲得文秘資格證書或專業技術職稱提供實踐和機會；對于從行政轉行過來的教師，可以給予他們進修學習的機會，引導鼓勵他們開展學術研究，提升他們的教育理論水平。此外，還可以從有關單位引進文書工作與檔案管理工作第一線的高素質人才，尋找、鼓勵并幫助優秀的文書工作與檔案管理人才到學校任教，通過他們把積累多年的實踐經驗、操作技能以及行業發展的信息和新觀念帶入學校，幫助在校任職教師開闊眼界，了解市場需求，從而提升教學改革的有效性，因此，積極引進高素質的文書工作與檔案管理工作人才也是提高“雙師型”文書工作與檔案管理教師隊伍質量的有效方法之一。

將先進的教學改革理念有機地融入到傳統的文書工作與檔案管理課程教學中去，使學生熟練掌握并運用與時俱進的專業技能，以適應現代社會對文書檔案管理人才的需要，是文書與檔案管理教學工作者的使命。隨著社會的發展，教學改革還將繼續深入開展，我相信，只要我們善于思考，勇于探索，積極創新，教學改革之路必定會越走越寬。

參考文獻：

[1]王文亮.淺論高職教育秘書專業《檔案管理學》的教學改革[J].彭城職業大學學報.2001.

[2]張小玲.“雙師型”文秘教師隊伍的建設[J].秘書雜志.2005（12）.11-14.

篇6

1 前言

當前，中國的經濟發展速度領先全球，受信息化時代的影響，很多工作之間都建立了一定的聯系，這些工作相互協調配合，極大地提高了我們的工作效率。當中，文秘工作與文書檔案管理工作借助信息化技術的支持，加強了兩項工作的聯系，促進了文秘工作與文書檔案管理工作一體化的進程，是現代化管理工作的一大進步，體現了科學管理的理念，是我國行政管理現代化、規范化、便捷化的重要里程碑。為此，本文開展了以加強文秘工作與文書檔案管理工作主題的探討。

2 文秘工作和文書檔案管理工作的現狀與關系探討

現如今文秘工作的日常任務就是相關人員在日常管理過程中，根據一定的工作規律或規范，按照相關的行事原則，將各種文件進行有效地處理，并明確的標明各個文件之間的關系，負有承上啟下的作用，在單位里可以向領導提供有效的數據支持和重要材料，是很多領導工作中不可缺少的重要幫手。隨著科學技術的發展很多的文件處理需要借助計算機的幫助，減少了人工的耗費，同時也提高了工作的效率和準確性。文書檔案管理工作與文秘工作有很大關系，同樣是處理相關的文件，但是它是建立在文秘工作基礎上的，文秘工作人員將整理完整的重要材料移交到文書檔案管理人員的手上，然后檔案管理人員根據文件的特點和屬性分門別類再進行妥善保存，方便以后工作中對相關文件的查找。在信息化技術發展普遍的時代，文書檔案管理工作同樣也離不開信息技術這一鋒利的武器雖然信息化技術不能完全將檔案管理工作進行無紙化處理，但是可以利用計算機幫助我們迅速找到自己想要的文件以及文件的位置，提供更加智能化、便捷化的服務。

文秘工作與文書檔案管理工作這兩項工作都屬于行政管理一類，這兩者在工作上是相互溝通、輔助協調的關系，將這兩項工作有機的結合起來是現代化辦公的必要手段。文秘工作與文書檔案管理工作在日常生活中都需要經常與文件打交道，文秘工作者是文件的創造者，而文書檔案管理工作者是文件的守護者，這兩者在工作中要不斷地進行交流，因為一旦完成一份重要的文件或資料就要移交到檔案管理室進行保存。以后若因為工作需要，文秘工作者還需要文書檔案管理人員的幫助找到相關資料。由此可見，文秘工作與文書檔案管理工作的質量相互影響著對方的工作質量，因此加強這兩項工作統一化管理是現代化辦公必要手段。接下來就讓我們一起探討如何加強對這兩項工作的管理，提高辦事效率。

3 加強文秘工作和文書檔案管理工作的有效辦法

3.1 樹立一體化管理理念

為了加強文秘工作與文書檔案管理工作，首先需要樹立一體化的管理理念，奠定這兩項工作發展的基石。這兩項工作在以前一般歸屬兩個部門，他們總是各自工作，很少進行統一交流，這就使得這兩項工作在交流問題上存在眾多問題，降低了工作效率，但是也沒有人想辦法解決。因此我們要解決這個問題，首先要具有一體化的思想，有了這種思想我們才能根據這兩種工作的特點與需求逐漸調節與交流溝通，達成統一共識，提高工作效率。

3.2 規范管理工作

因為我國行政工作發展時間較短，在很多方面存在著嚴重的問題。例如文秘工作中很多的文件沒有按照相關的格式進行編輯，很多資料與附件不夠完整，在整理時存在很多的錯誤沒有糾正，甚至連公文的文種都不能夠分清楚，使得文件的質量降低很多。另外在檔案管理工作中也存在著很多漏洞，工作人員因為專業技能較差，使得很多寶貴的文件沒有得到妥善保管，丟失了大量寶貴資料，由于辦理程序不夠科學，減緩了文件查找和歸類速度，降低了工作效率。因此，要使這兩項工作能夠更加順利快速的進行就必須根據相關規定與實際情況，合理規范工作秩序和要求，加強這兩項工作的對接交流，提供更加優質的行政服務。

3.3 借助信息化手段

在這個大數據時代，很多工作的發展已經離不開信息化技術的支持，因此我們為了實現文秘工作與文書管理工作一體化管理就要借助信息化技術這個平臺將這兩項工作更緊密的聯系在一起。現代化科技能夠保證能夠保證檔案管理工作的質量與效率，為文書檔案管理工作注入一股新鮮血液，使檔案管理在這個快餐時代永葆活力，實現他的價值。為了緊緊抓住這個時機我們應該建立一個信息化管理平臺，建立信息收集、分類、查找等不同功能，方便工作人員的管理以及人們的查找利用。同時要加強與其它部門的交流，收集其他部門的建議建立方便快捷的信息化平臺，是每個人都能保持高效的工作效率同時減少不必要的麻煩。

3.4 培養專業人才

在實際工作中，哪一項工作的發展都離不開人力的支持，專業的工作人員不但能夠保持高效的工作效率，更具有極高的職業道德和操守，利于部門之間的相互合作與交流，使部門之間一直維持有效的聯系。以前很多文書職位的工作人員因缺乏職業素養，在很多工作中存在問題，同時因為不能重視自己的工作，在工作中懶散松懈，使得工作質量嚴重降低，給相關部門帶來很大的損失。在文秘工作與文書管理工作中，專業的工作人T不僅能更快地完成工作保證質量，更便于這兩項工作的順利接洽，實現辦公高效化和便利化。另外，在日常的工作中能夠為領導提供有效性的建議，當面對改革創新時，能夠以專業的眼光看待問題，做出最合理的判斷，推陳出新，保證工作的順利進行。

4 結語

綜上所述，我們已經深刻的了解到文秘工作與文書檔案管理工作之間的緊密聯系，在現實的生活中我們已經不能將這兩項工作完全分開，為了實現便捷化和科學化的現代化辦公我們應該想盡一切辦法將這兩項工作緊密聯系在一起，堅持一體化理念，利用信息化網絡平臺，培養專業化人才，規范各項工作，提高人們的工作效率，能夠在最短的時間內找到想要的資料，保證數據的準確性，為領導提供更準確的建議，實現部門利益最大化。

參考文獻

[1]侯明，白宇紅.談文書檔案管理的現有問題及對策[J].《辦公室業務》. 2012

[2]黎艷輝.淺談文書檔案管理的辦公自動化應用[J].《黑龍江檔案》.2011

[3]肖娜.淺談文書檔案管理的辦公自動化應用[J].《魅力中國》. 2013

篇7

文書檔案具有一些明顯的特點，主要表現在以下方面：首先，文書檔案管理的重點在于收集、保存資料，記載“歷史”。文書檔案管理多以發生的人事、事件、過程記載、文件、書報、物品存檔為管理對象，管理手段主要就是用載體（主要是紙質或實質）記錄下來，并分門別類地存放在擋案室中；其次，與文書檔案直接產生聯系的主要是文書工作。文書工作包括文件的收集、登記、運轉、催辦、承辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔。文書工作的全過程也是檔案的形成過程。而檔案工作是在文書工作的基礎上對檔案進行收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、編研和提供利用。文書工作是檔案工作的前提條件和基礎，檔案主要來自于文書；再次，文書檔案內容豐富，載體多樣。文書檔案是單位工作各方面的真實記錄和反映，涉及黨群管理、行政管理、科技檔案、會計檔案、特種載體檔案等方面，形成了檔案內容的豐富多彩。

2、文書檔案管理中存在的問題

2.1文書工作與檔案工作銜接方面的問題

文書工作與檔案工作既有聯系又有區別，既有統一又有分工。在現實工作中，文書工作和檔案工作應相互配合，形成一個分體式的管理體系。實際工作中，文書和檔案實行的是分塊管理制，這是一種有效的、比較科學的管理制度。但是，這種體制在某種程度上卻拉大了文書工作和檔案工作的距離。文書人員檔案意識淡薄，檔案人員也很少考慮文秘工作，致使二者在銜接過程中出現了許多脫節之處。目前，在文書工作和檔案工作的銜接主體上，即公文的格式和處理辦法方面存在著諸多不規范現象。

2.2文書檔案管理人員不足

一些單位缺乏專職檔案員，檔案員往往由文秘人員兼任，他們要負責辦公室的收發文、文字綜合、后勤保障、信息宣傳、檔案管理等等方面的工作，投入到檔案管理上的精力十分有限，存在收集范圍不明確、收集工作不及時、材料真偽不分明、收集合力不強勁等方面的問題。另外，一些檔案員對檔案資料的收集普遍存在不到位、不完整現象。正是因為檔案員的素質參差不齊，主觀上又對檔案工作缺乏能動力，就使得很多單位在文書檔案的收集工作存在很大的漏洞。

2.3領導不重視文書檔案管理

檔案工作在機關單位辦公室眾多職能當中的地位不高。在一些領導的心目中，檔案工作是說起來重要、做起來卻次要的工作。他們把檔案工作想象得很簡單，“不就是收集整理一下文件，再建立一些檔案目錄嘛”。而且，檔案工作投入大，見效慢，看不見明顯的經濟效益，只要求單位的文件保存好了，工作需要的時候能夠提供參考就行。

3、完善文書檔案管理的對策分析

3.1搞好文書工作與檔案工作的規范銜接

文件是檔案的前身，文件質量的好壞直接影響檔案的質量，沒有高質量的文件就沒有高質量的檔案，高水平的檔案管理是建立在文書部門規范處理文件基礎之上的。文書人員要有較強的檔案意識，做好文書材料的立卷歸檔。在文件處理中，要時刻想到檔案工作，實現文書、檔案工作一體化。這就要求文書人員要把好文件材料的質量關。

3.2提高對文書檔案管理的重視

提高單位文書檔案工作的應有地位，轉變觀念，而且要提高檔案管理人員的素質。不斷提高領導及員工們對檔案工作的認識，努力爭取單位領導和員工對檔案工作的理解、重視、關心和支持，力爭使檔案工作能夠納入到單位的總體工作規劃和全年工作重點中去，加大檔案設施的投入，不斷向規范化、現代化、信息化方向邁進。在工作中變被動提供有關檔案工作資料為主動參與領導決策需要，提高檔案服務的主觀能動性與前瞻性。另外，科學技術特別是信息技術的迅猛發展對檔案工作提出了新的更高的要求，檔案管理人員要充分發揮接受新知識、學習新業務的積極性和主觀能動性，堅持素質教育、終生教育的理念，不斷確定新的學習目標、任務和要求努力為領導和員工提供方便、快捷、高效的服務。

3.3做好文書檔案管理的基礎工作

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醫院將文書檔案管理納入職能科室的績效考評體系，對23個職能科室從公文管理、歸檔立卷、檔案開發利用等指標進行考核，切實將文書檔案規章制度落到實處，進一步提高對文書檔案的重視程度，充分挖掘文書檔案的有效價值。

一、健全醫院文書檔案管理制度

是檔案管理績效考核的基礎

第一，做好公文管理工作與檔案工作的規范銜接，從源頭規范管理公文的水平和質量。醫院各類公文是文書檔案的來源，同時檔案是有效文書的歸宿，因此要提高文書檔案的完整性、準確性，規范性，必須從公文處理的各個具體環節。我院采取的是相關職能部門負責起草文書，醫院辦公室統一印發。所有以醫院名義形成的向上級單位的請示、報告等以及醫院內部形成的公文，均由醫院辦公室統一歸檔，確保文書檔案完整性和連續性。公文的擬制是公文形成的關鍵環節，針對各職能部門負責人對公文寫作的理解存在差異的問題，我院每年度進行公文管理的培訓，對公文格式、公文程序、公文文種、公文內容等嚴格要求，真正使公文成為文書檔案管理的基礎和前提。

第二，規范文書立卷歸檔，嚴格借閱制度。各職能科室按照文書檔案立卷要求，每年8月份前將上一年度的檔案進行歸檔，歸檔的文件材料應收集齊全完整。歸檔文件的整理應遵循文件材料形成的基本規律，以“件”為單位，按照年份和保管期限劃分，還要保持文件材料的有機聯系，便于保管和使用。同時，文書檔案的保密性要求嚴格執行借閱制度。本單位檔案室保管的檔案主要提供本單位利用。查閱本科室立卷檔案，須由經辦人填寫《檔案借閱申請》，部門負責人簽字；查閱非本科室立卷檔案，須由經辦人填寫申請，立卷部門負責人同意方可借閱；外單位查閱本單位檔案，須持介紹信，經主管領導同意后方可查閱。查閱檔案應在檔案室內完成，如工作需要外借，借期一般不超過一周。檔案查閱者必須遵守保密性，負責維護被查閱檔案的完整性與安全性。

二、提高醫院文書檔案管理意識

是檔案管理績效考評的保障

第一，加強領導的管理意識。醫院將檔案管理工作納入“十二五”規劃中，與醫院業務建設同步規劃，同步發展，并作為醫院發展及爭創全國優質醫院的重要內容來抓。本單位檔案工作由院領導直接分管，辦公室主任主管，院領導充分認識到檔案作為信息資源在醫院建設中發揮的重要作用，使檔案工作有了信心和保障。醫院為檔案管理配備了專用檔案庫房和必要的安全保管設施，配備了業務技術強，政治思想好，綜合素質好，工作有責任心的黨員同志負責，實行職能科室一檔案室一主管領導三級管理體制。

第二，提高歸檔科室的責任意識。醫院在綜合檔案管理專職人員的基礎上，在每個職能科室設立一名兼職檔案管理員，通過加強宣傳、組織業務培訓等方式，提高職能科室負責人及兼職檔案管理員的業務素質。文書檔案管理人員的歸檔意識和業務能力直接影響著檔案管理工作的質量。兼職檔案管理人員專門負責本科室檔案材料的收集工作，醫院檔案室專員定期到各科給予業務指導，提高實際操作的業務水平，規范文件歸檔的每個環節。通過醫院院報、醫院網站、中層干部例會等渠道，宣傳檔案的重要性，增強全員檔案意識和法制觀念。

第三，樹立檔案專職人員的服務意識。檔案專職人員的服務意識體現在要關注醫院建設發展大局，主動了解醫院各項業務工作，搞清服務方向、服務對象和服務重點，用好用活檔案，為醫院發展獻計獻策。檔案專職人員要做到醫院的中心工作開展到哪里，檔案工作就延伸到哪里，服務意識的強弱、服務質量的高低，關系著檔案工作自身的發展和檔案開發的成效。

三、醫院文書檔案的開發和利用

是檔案管理績效考評的動力

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中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：

秘書人員在學校的教學和管理工作中起著非常重要的作用。他是領導層的助手和參謀，為校領導的決策調查研究；是教職工的密切聯系者，承上啟下、協調服務；也是學校文書檔案的管理者，用各種文獻載體記錄學校在各項活動中的歷史印記。文檔的整理和利用情況直接反映了秘書人員的職業素養，我認為，要做好學校文書檔案的管理工作，秘書應具備以下職業素養。

一、職業道德

道德是人們調整自身行為及相互關系的思想意識和行為準則。秘書的職業道德，則是在秘書職業活動中所必須遵守的，是社會道德在秘書職業活動中的具體表現。秘書人員與領導決策層接觸最為頻繁，得到信息的時間早，信息量也多，加之學校環境特殊，教職工文化程度和水平一般較高，遇事見解較多，學生群體基數大，若秘書人員不能把“德”放在首位，隨意透露領導的意圖，將會給學校帶來不堪設想的后果。秘書人員在從事職業活動中，必須注重職業道德素質的培養，遵守職業道德規范，注重誠實、守信、求是的工作態度，努力成為一名具有高尚的職業道德素質的合格的秘書。

二、專業素質

1、文字水平與能力

古人稱秘書為“常管文書并協助領導處理日常工作的人員”，可見擅長書寫文稿，是秘書人員最起碼的專業技能和素質要求。起草文稿是秘書文字工作的重要環節，文稿的起草，通常是由秘書在領導的口授或提示下完成，即由領導口述文稿主要內容，經秘書加工整理；或者是由領導示意提綱，秘書搜集資料，草擬文稿再討論修改。秘書在擬稿的過程中，要根據文稿主要內容，提出相應的見解或解決方案，這樣形成的文稿才能反映基層群眾的面貌，從而全面、真實的反映領導的意圖和決策，真正發揮好助手和參謀作用。在編寫文稿的過程中，對于文字的運用和把握直接反映出秘書人員的文字水平和能力，因此，秘書不但要具備扎實的文字功底，同時還要有廣、博、精、專的文化結構。秘書人員只有不斷強化基礎知識和專業技能的學習，拓寬知識結構，才能適應時展的需要。

2、做好領導的助手與參謀

秘書在學校的日常工作中，要真正發揮好助手和參謀的作用，首先要擺正自己的角色位置，領導與秘書雖說工作目標一致，但職責卻是不同的。作為領導的助手、參謀，秘書要為領導編撰文稿，在一些場合為領導講話，但秘書的工作性質始終是輔、參與性、支持性的，絕不是命令性、指揮性、決策性的，這就要求秘書必須善于領悟領導的工作特點，思想上主動服從領導，行動上與領導步調一致。

其次要熟悉學校教學管理、學生管理流程中的各環節，掌握其中的規律。學校文書檔案的管理工作是為決策層提供輔助和服務的工作，它不僅可以協助學校領導和各業務部門做好信息的收集、傳遞和管理工作，為學校領導和各業務部門提供準確的信息和查詢功能；還可以傳達學校管理的方針、政策、制度，同時各部門的情況和問題也是通過文書工作的流程向上級報告、請示，按照如此的上下達情，左右疏通，學校的教學和學生管理工作才得以正常進行，保障了學校全面工作的順利推進。

再次要深刻體會領導的意圖，善于用直接或間接的方式，把領導的真正想法弄清楚，做到既能按領導意圖正確發揮，又不自作主張、越俎代庖。在此基礎上，通過敏銳的觀察力透析事情的本質和關鍵，經過深思熟慮，形成有參考價值的意見。在這里要指出的是，協助領導參政尤其要把握好“度”，參政過度，將原本是在幕后工作的秘書放到臺前的方法是不可取的；再是不能給領導“餿主意”,幫倒忙, 造成工作上的被動。

3、文書檔案管理中的保密

秘書是最貼近領導身邊的人，不僅熟悉領導的工作習慣、工作作風，更能掌握領導的最新指示和信息。因此，秘書必須保持很強的保密意識和責任感，稍有疏忽就會帶來嚴重的后果。這就要求秘書人員在任何時間、任何場合，要嚴格遵守規章制度和保密守則，自覺形成保密習慣，不該問的不問，不該說的不說，不該聽的不聽，做到“有些事情只做不說”。

三、創新素質

創新素質是指人在先天遺傳素質基礎上后天通過環境影響和教育所獲得的穩定的在創新活動中必備的基本心理品質與特征。創新素質包括創新品質、創新思維和創新能力。

秘書人員面向人群的層面廣，承擔工作量大，要求標準高，并且不能出差錯。所以秘書人員要在具體工作中求新、務實，在工作方法上有所創新，在思維方式上有所突破。在做任何事情時，秘書人員要學會做有心人，將點滴事務記錄下來，提煉出自己的態度和看法，儲備起來。在對待事情上，要有自己的思想，防止人云亦云，結合工作經驗對客觀事物進行主觀分析，提煉確當的觀點，積極穩妥的處理事件。在看待具體問題方面，秘書人員必須客觀、實際的深入事實調查研究，堅持站在理性、創新的角度分析和解決問題。能從聯系的角度看待問題，從多層面對待問題，不斷尋求創新的工作方法，明察秋毫，舉一反三，這樣秘書的工作效能就會大大提高了。

四、心理素質

秘書工作是一個清高而辛苦的工作，勞心勞力又傷神，隨時面對急事、要事、難事；有些事情處理起來時間緊、任務重、要求高，處理不到位還可能會受到領導的責備；別人下班后可以任意支配自己的業余時間，秘書人員可能正在熬夜加班寫稿子；他人在節假日陪家人共享天倫之樂時，自己還在單位值班，堅守崗位。工作中秘書是無名英雄，不計個人的名利得失，不畏工作的艱難險阻，兢兢業業、任勞任怨。秘書工作性質決定了秘書人員要具備一顆平常心，寵辱不驚，泰然處之，工作做的好，領導贊賞乃分內之事，理所應當；工作有失誤，雖被領導責備，但要及時總結、調整偏差，調節好自己的心態，不要因為領導的責備而灰心喪氣，懷疑自己的能力，對工作失去信心。

五、提高秘書人員職業素養，促進文書檔案的科學管理

文書檔案的科學管理取決于專職人員的知識、素質和能力，提高秘書人員的素質是檔案管理科學化的關鍵。首先要加強業務學習，樹立質量管理意識。嚴格執行質量管理制度，學習檔案有關法律法規和管理制度，學習文書檔案的識別、鑒定、分類、歸檔的知識，不斷提高業務能力。其次要順應科學技術尤其是信息技術的發展對文書檔案工作提出的新要求，充分發揮積極性和主動性接受新知識，強化學習新業務，堅持終身教育的理念，將信息技術和現代管理等知識相結合，努力將自己打造成為技術型和管理型的綜合人才。最后是要強化服務意識。歸根到底，檔案是為學校教科研、廣大師生員工服務的，秘書人員只有正確認識到這一點才能將檔案管理作為一種事業對待，熱愛本職工作，以精湛的業務能力、極大的服務熱情投入到檔案工作中。

綜上所述，學校的秘書人員一定要以積極熱情的工作態度，誠實守信、實事求是的工作作風，刻苦鉆研業務，開拓創新，力爭為學校的發展、學校領導和師生員工提供更加專業、高效的服務。

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中圖分類號：G27

文獻標識碼：A

文章編號：1672-3198(2009)08-0037-01

1　檔案管理與文秘工作的關系

文書工作與檔案工作有著各自不同的內容和特點，文書處理工作是接著機關工作活動規律，保持文件之間的歷史聯系，再根據它們的連鎖反映來區分價值，反映歷史真實面貌，為檔案的保管和查考提供便利。檔案工作同文書處理工作是魚水關系，檔案同檔案工作不僅伴隨著文書與文書處理工作出現而出現，而且是伴隨著文書與文件處理工作的發展而發展。文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿；從檔案形成的客觀規律中可以看到檔案工作與文書檔案工作之間的關系，它們是一個社會分工不同的兩個專業，它們在工作中既相互制約又相互聯系。

2　文秘工作與檔案管理工作銜接的重要性

文秘工作的性質決定了文秘部門加強檔案管理勢在必行。極為關鍵。首先，文檔工作離不開檔案管理。文秘工作的性質在實踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時遞呈領導批閱，然后催辦、歸檔，會直接影響整個單位的工作效率；能夠使單位更好地貫徹落實好上級領導部門的精神；為設計人員提供學習進修的信息。使設計人員的技術水平不斷提高，有效地促進經濟效益。可以說，文秘工作的優質服務起著不可估量的作用。因此，以基礎檔案管理為起點，規范運作方法才能夠有效地推動文秘工作規范有序地健康發展。其次，搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學性和全面性。重大活動重要的信息來源和物質基礎直接關系到文秘工作的科學性、全面性。檔案資料科學性、準確性增強，全面性、可選性擴增。是文秘工作科學、準確、全面開展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢下對文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務。

3　做好檔案工作對文書處理工作的影響

(1)檔案的利用推動了文書處理的再生工作。

檔案管理是一門專業性很強的學科，它是解決處理問題的依據，具有指導考查、總結經驗、發展生產、積累知識、提供信息等固有特點。而在實踐工作中文書處理部門利用檔案起草公文、總結經驗、制定規章制度、為領導當參謀、準備講稿、處理糾紛、落實政策等都是相互制約、相互依賴的。因此，搞好檔案管理不但有推進文書處理作用，而且還能直接為其提供信息，提高企業經濟效益，促進改革發展發揮特有的作用。

(2)在文件立卷歸檔過程中能發現文書工作質量的高低。

立卷歸檔是銜接文書處理和檔案管理的橋梁，也是文件轉化為檔案的必經之路，所以說搞好檔案管理的重要意義即是為給檔案工作本身打基礎，而且通過它可以進一步檢查發現文書工作的水平，文件格式是否合格、名稱是否貼切、文件在閱辦中有無丟失泄密，這對改進文書處理和檔案管理工作有極大促進作用。

(3)通過檔案業務指導能促進文書處理工作的完善。

健全的歸檔制度是保證文件收集齊全完整，堵塞丟失文件和防止失泄密漏洞的關鍵。實踐證明，在文書處理文件立卷歸檔過程中，如若忽視檔案工作對他們的監督指導作用，不僅會降低對文件立卷歸檔質量標準，而且對文件鑒定價值和文件之間內部的有機聯系等都是非常不利的。因為我們文檔人員對每份文件都要經過嚴格的篩選去審定，不能有文必檔。要找出文件的六個特征，即問題、作者、名稱、時間、發文機關地區和文件形成規律等找到文件的歸宿。這個關口把握不好勢必要影響案卷的質量，最好能將文、檔兩者之間的兩項不同專業的工作能有機結合起來，健全兩者之間統一的立卷歸檔制度。共同負責。使之規范化，這對檔案的管理有著深遠的現實意義和歷史意義。

4　如何實現文秘工作與文書檔案管理工作的一體化

(1)強化“文檔一體化”意識。

雖然文書處理與檔案管理工作各有不同的工作任務，具有相對獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環節。因此，我們要強化系統思維意識，樹立“文書處理工作與檔案管理工作一體化”的指導思想，在實際工作中，把住文書處理規范化的人口關，切實做好實現檔案管理工作規范化的基礎工作。頭腦中要有“今天的文件就是明天的檔案”的觀念，要深刻理解文秘工作不僅僅為當前工作服務，更要對歷史負責，要了解文秘工作是“文檔一體化”的基礎性工作，按“文檔一體化”的要求，規范辦理好每一份公文。

(2)做好文件整理工作。