工程檔案資料管理模板(10篇)

導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇工程檔案資料管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

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一、管道工程檔案資料管理工作中存在的問題

1.對于檔案資料的管理意識較低

目前，一些管道施工團隊對于工程檔案資料的管理意識普遍不高。當管道工程竣工，交付驗收使用后，一段時間內，工程沒有出現什么大的質量問題，這個時候，施工團隊就認為自己的任務已經做完，做好了，于是把一些工程檔案束之高閣，再也不去過問，甚至某些企業認為存檔是多余的，便私自將其進行銷毀。人們對于“檔案資料”的重視程度不高，使得企業部門對于檔案資料的管理意識薄弱，沒有辦法對管理工作進行一定的改進革新，導致許多團隊仍然依賴于手工作業，以及采取傳統的檔案資料存儲手段，只停留于紙張之上，而沒有電子版本，使得檔案資料易受損、易丟失，讓管道工程檔案資料管理工作的現代化進程受到約束。除此之外，一些管道工程團隊往往只注重利益的最大化，就檔案資糧管理這一工作板塊，重視力度不高，沒有派遣相關的專職人員，沒有設立相關的收藏機構，導致管理工作無法系統化，檔案資料也常常出現遺失、損壞等問題，而在以后管道建設中，更無法提供相應有效的資料，讓管理效率與工程進展效率大大降低。

2.檔案資料管理的基礎工作還不到位

讓檔案資料管理工作實現標準化、規范化，是目前我們所面臨的的難題之一。究其原因，主要是基礎工作還不夠扎實。雖然科技發展迅速，但就對檔案的檢索工具來說，其仍處于落后的態勢，而一些部門在管理工作中，沒有按照國家檔案局制定的要求進行操作，這些都是導致檔案資料管理工作無法高效開展的原因。現如今，檔案資料多是文字多，圖像少，管道工程中的實際情況無法得到有效的反映，也難以讓人心服口服。而歸檔的不完整，甚至會造成管道建設中出現誤差、失真等嚴重后果，資料內容的不切實際，還會影響施工進度，施工質量也由此下降。

3.沒有足夠的檔案資料管理人才

檔案資料管理工作的順利開展，離不開人為操作。想要檔案資料管理工作更為現代化，就必須要確保管理人員對于管理知識的儲備量夠多，管理的技術手段夠高，且文化素養不能偏低。而就目前狀況來看，大多數企業以及施工團隊，其內部檔案資料管理人員普遍不夠專業，對于管理知識的把握不足，管理技能水平也有待提高，對檔案資料的認識度還不高，甚至對于國家檔案局所制定的相關管理制度不了解，導致在管理工作中經常出現紕漏、失誤等。除此之外，企業往往追求工程建設所帶來的效益，很少甚至不愿在資料管理的工作上投入資金，管理設備也較為落后，這也間接加大了人才引進的困難程度，最終出現惡性循環的不利局面。

二、提高工程檔案資料管理工作效率的具體措施

想要管道工程資料檔案管理工作得到有序地開展，就必須從管理工作的特性出發，從而了解管理檔案的意義，進而加大對工程檔案資料管理的重視力度。

1.完善相關制度，提高管理意識

隨著社會的發展，我國就檔案管理這一板塊的法律制度也被逐步完善。在《檔案法》出臺后，各省各市也緊跟腳步，制定了一些地方性的法規。這些措施的實行，給予了檔案資料管理良好的工作環境，并且也能及時服務于管理工作，為如何提高資料檔案的管理效率，提供了寶貴的，具有指導性的建議。另外，也讓管道工程檔案資料管理工作的開展，能夠有理可尋，有據可依。因此，我們要加大對這些制度的宣傳力度，從而讓有關部門意識到管理工作的重要性，嚴格要求各企業各部門按照相關法律制度對檔案資料進行管理，進而提高管理工作的高效性、準確性。

2.做好基礎工作

高樓大廈的屹立，離不開地層可靠的基石。檔案資料的管理工作也不例外。要提高檔案管理工作的規范性，在管道施工前，應進行責權劃分，便于后續工作中，資料的收集、編制、保管等工作都能有序地開展。要派遣專門的資料管理人員，在沒有紙質檔案的同時，管理人員應及時收集電子、圖像等資料，讓后續施工能夠有據可依。同時相關的資料管理人員必須確保資料的真實可靠性，要對檔案資料進行仔細保管，避免遺失，損壞等事故的發生。另外，資糧檔案的管理工作必須嚴格按照相關法律法規實行，要符合專業技術要求，確保檔案文件的書寫、用墨、繪圖等方面不出差錯。當檔案資料出現漏、缺等問題時，資料檔案的管理人員，應該及時采取措施，進行補救，從而確保檔案資料的完整性。

3.提高檔案資料管理人員的管理水平

檔案資料管理人員作為管理工作的主體，一定要具備較高的管理水平。目前，許多企業或施工團隊中的管理人員對管理工作的認識還不夠深刻，其管理水平也是參差不齊，對此，開展相關培訓課程是極其有必要的。開展培訓課程，通過各種手段，加深管理人員對于管理工作的認識，讓他們對工程項目檔案的制成材料、收集范圍等有所了解，明白檔案資料管理的基本要求，從而讓他們對檔案資料的管理水平得到提升，管理手段得到強化。并且，要監督管理人員認真學習相關管理法案，確保檔案資料的準確性、科學性，只有這樣，檔案資料的利用價值才能得到充分發揮。

三、結束語

之所以開展管道工程檔案資料的管理工作，是為了確保工程項目中，一些重要的歷史資料能夠得到妥善的保存，一旦在以后的生產、工作中，遇到問題和麻煩，便可以從這些資料檔案中尋找解決辦法。除此之外，管道工程檔案資料的管理工作還可以讓城市現代化的腳步加快，讓社會變得更為和諧、穩定，因此，管道工程檔案資料的管理工作必須得到我們的重視，要嚴格按照相關法律法規，將管理工作做好，做扎實，提高檔案管理的技術水平，讓檔案資料管理工作能夠步入正軌，其工程也因此得到了有序的開展。

參考文獻

[1]周曉敏.試述建筑工程檔案資料的管理[J].辦公室業務，2016，（16）：128.

[2]黃蔚琳.關于做好重點工程檔案管理工作的思考——從福建成品油管道一期工程檔案管理談起[J].辦公室業務，2016，（6）：60-61.

篇2

2檔案過程管理

2.1建立、健全檔案管理組織機構

工程監理中心作為工程的監理單位，圍繞監理工作范圍和內容，在工程監理過程中成立了由總監理工程師負責的檔案管理體制，領導層設立分管副總監、總工技術把關，管理層主要由綜合部負責人具體管理，其他部門負責人牽頭配合。執行層以綜合部檔案專工具體實施，各部門監理工程師配合，真正做到職責分明、層層把關，保證歸檔資料真實、齊全、完整、高質量。

2.2確定檔案整編依據

（1）《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》(D/T28-2002）；（2）《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB／T11822-2008）；（3）《技術制圖復制圖的折疊方法》（GB10609.3-89）；（4）《照片檔案管理規范》（GB/T11821-2002）；（5）《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002）；（6）《相應施工項目檔案管理辦法》文件規定及要求。

2.3建立、健全規章制度

在工程監理過程中要建立健全檔案管理工作的各項規章制度，應制定事宜本工程的《工程信息管理監理實施細則》及《工程文檔管理監理實施細則》，明確各專業負責人對監理文件資料的收集、整理、編制的職責和監理工程師在施工過中對原始資料進行控制和把關的責任，確保檔案資料的完整、準確、系統、真實。

2.4加強過程檔案資料收集、整理、保管

（1）為保證檔案資料收集齊全、完整、真實，監理應采取定期督促、檢查各施工單位的工程資料管理情況，發現問題及時糾正，專責監理工程師隨機抽查，現場監理工程師在對進度與施工質量檢查時，同時也對施工工程資料的收集、整理情況進行檢查，督促施工單位建立和實施檔案管理制度，隨工程進展加強檔案管理，做好檔案各項工作。

（2）針對工程項目的特點及施工過程中的檔案整理情況，監理應聯合業主檔案管理人員定期對各施工單位的檔案整理情況進行檢查，并進行月考核打分。督促其不斷完善和實施工程資料的管理制度，及時收集和編制工程資料，避免檔案原始材料散失，對已完成的單位工程，及時進行檔案歸檔、移交，保障工程檔案的完整性、系統性。

（3）監理應會同業主每月按時召開檔案管理專項會議，會議由監理主持，各單位匯報本月檔案完成情況、下月計劃安排、對上次會議提出問題的整改情況以及需監理業主協調事宜；監理點評各單位月計劃執行情況、通報月檢查考核得分、提出存在的問題及不足。會后形成會議紀要，督促各單位按照會議紀要要求落實相關事宜。

2.5強化監理檔案人員的業務培訓、不斷提高檔案管理水平

監理應積極參加業主組織的類似工程檔案參觀學習以及業主聘請檔案專家到現場的指導、培訓，提高了檔案人員的業務水平。定期組織監理中心內部員工進行檔案學習培訓，提高兼職檔案員業務水平。圍繞檔案歸檔監理中心以年青員工為主成立QC小組，開展QC活動，提高檔管理水平。

3監理對施工單位竣工資料及竣工圖的審查

3.1對竣工資料的主要審查內容

3.1.1往來文件方面

以監理收發文記錄為準核對文件的完整性，檢查文件處理是否閉合，文件的分類組卷是否滿足組卷要求，卷內目錄及備考表編寫是否符合要求等。

3.1.2驗收資料方面

監理工程師審查資料是否符合項目劃分要求，是否完整，驗收資料內容填寫是否符合技術規范要求（該項工作已在過程中執行），檔案專職人員審查資料歸檔方面相應內容，如是否預留裝定線，內容劃改是否符合要求，卷內目錄備考表編寫等歸檔方面是否符合要求。

3.1.3試驗資料方面

試驗監理審查種類是否齊全，確認資料的真實性，抽檢頻率是否滿足要求，同完工報告描述是否一致，檔案專工審核裝訂線、卷內目錄、備考表填寫等歸檔方面的內容。

3.1.4影像資料方面

監理工程師審查照片內容反映是否真實，是否能體現質量控制及施工過程，檔案專工審查說明填寫格式及粘貼等是否符合要求。（施工過程中各施工單位工程照片上傳基建系統，同樣遵循上述審查方式，保證了工程照片收集質量）

3.2對竣工圖紙的主要審查內容

3.2.1監理工程師審查內容

首先核對圖紙及設計更改通知單的完整性，（通過核對圖紙及設計更改通知單收發臺賬）；審查單張竣工圖更改是否真實完整（結合設計更改通知單）；審查竣工圖編制一覽表，是否同單張圖紙更改及設計更改通知單一一對應；竣工圖總說明及各專業的編制說明、竣工圖編制原則、各專業目錄及編制情況，是否真實完整。

3.2.2監理檔案人員審查內容

修改篇幅是否超過35%，修改方式是否滿足要求，布局是否合理，竣工圖章選用及填寫是否滿足要求，折疊方式是否滿足要求，卷內目錄、備考表填寫是否規范等檔案內容。

3.3對歸檔文件資料和竣工圖紙審查的程序

3.3.1施工單位建立自查體系

技術人員整理，部門負責人審核，項目相應負責領導最終把關的三級審核制度。

3.3.2監理審查程序

施工單位按相應要求編制好歸檔資料自檢合格監理工程師及部門負責人（審查資料的真實性、完整性）監理檔案專工及部門負責人（審查歸檔范圍、格式等）分管副總監或總工（技術把關）總監（落實執行情況）進入業主單位審查流程。

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1、加強政策宣傳

要做好工程檔案的管理工作,離不開各單位、各部門的支持和協作。我們在建筑工程檔案資料的收集過程中,注重運用行政、經濟等手段,多方式、多渠道、多層次地宣傳《檔案法》等法律法規,積極主動開展工作,使廣大工作人員真正認識到做好工程檔案工作的重要意義。

2、完善工作機制

首先應加強組織領導。堅持工程項目建設與工程檔案管理兩手抓,健全管理網絡。項目建設單位要將設計、施工、監理等各參建單位都納入管理網絡,建立檔案領導小組和檔案工作小組,以綜合檔案室為紐帶,開展工程檔案的監督管理和具體業務工作。理順檔案管理機構與各檔案生成單位和部門的關系,明確職責。一是部門職責。規定基建部門(工程項目部)負責項目檔案的收集、整理、匯總、歸檔工作。

勘察、設計單位負責各階段設計文件、竣工圖的移交歸檔工作。施工單位負責完成職責范圍或合同規定的工程文件和設備開箱文件的收集、整理、移交、歸檔工作;負責向設計單位提供竣工草圖及全部變更設計文件作為設計單位編制竣工圖的依據。監理單位負責收集、整理監理文件材料,向建設單位的移交歸檔;負責編制《設計變更匯總表》,審核施工單位的竣工文件、竣工圖等，并審核其完整、準確性。二是專、兼職檔案員職責。兼職檔案員負責工程管理部門工程材料的收集、整理，定期移交檔案室;專職檔案員負責各部門、單位的業務指導和質量把關,負責檔案管理、資料編研、提供利用;項目負責人負責對檔案文件材料內容的審核。

完善制度建設。建立健全工程檔案收集工作制度,將歸檔制度的有關規定細化到每項工作的標準程序中去。每項工作結束前都有一個收集整理和移交相關材料的程序,并將其列入工作質量的考核,使工程檔案收集真正成為一項日常性工作,保證工程檔案工作有章可循,有法可依,達到規范化管理的目標要求。

推進信息化建設。一方面,加快做好歷史紙質檔案的數字化整理工作;另一方面,嚴格按照國家有關電子文件歸檔及管理規范、檔案數字化技術規范等技術標準,統一系統數據庫的建設,統一檔案信息的歸檔存儲格式,確保信息技術條件下各類檔案能夠全面收集、安全保管、有效提供利用。

3、強化過程控制

前期介入。堅持從檔案材料形成的“源頭”抓起,做到前端控制。工程項目立項后,建設單位檔案管理部門對項目管理部門進行檔案交底,交底內容為項目前期和竣工驗收文件材料的收集、整理、歸檔的范圍及要求;工程項目開工后,建設單位項目管理和檔案管理部門對設計、施工、監理等參建單位進行檔案交底,檔案交底的內容主要是建設過程中文件材料的形成、積累、整理、歸檔的要求。各參建單位要以“建一流工程、創一流檔案”為目標,認真分解檔案工作目標任務。要根據規程規范要求,做好技術文件材料的形成、積累,并注重形成質量,技術文件材料的形成與工程建設同時計劃、同時布置、同時檢查、同時考核,保證其真實可靠。

中期控制。工程開工后,檔案管理部門要加強現場的檢查和指導力度,全程參與,確保工程檔案各個管理環節始終受控在控。檔案管理部門要檢查項目管理部門和各參建單位的工程技術文件的收集、整理情況,對不符合歸檔要求的文件提出意見,督促整改完成,形成閉環。在業務指導上,檔案專職人員應勤跑工地,跟蹤了解項目信息, 隨時檢查指導。

后期檢查。重大建設項目可采取階段性歸檔。項目管理部門和各參建單位在階段性工作完成后,要按照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T11822-2000)對本單位(部門)涉及到的項目文件進行整理、立卷,編寫移交目錄清單。檔案管理部門應加強督查,歸檔文件應完整、準確、系統,應真實記錄和反映項目建設過程和竣工時的實際情況,圖物相符、技術數據可靠、簽字手續完備。檢查驗收發現不符合規范要求的,堅決退回整改。在檔案接收方面,要充分利用行政程序把關,建立工程檔案初驗認可制和檔案驗收合格報送移交制,保證工程檔案的規范化、標準化,保證不出現擅自修改、偽造或事后補做的現象。參與工程建設的施工、安裝、監理、調試等單位應在竣工驗收后一個月內,向項目管理部門移交。設計單位在調研、初步設計、施工圖設計、竣工圖編制等階段性工作完成后即歸檔,竣工圖歸檔時間不得超過竣工驗收后兩個半月。竣工驗收后兩個半月內項目管理部門將項目的全部檔案向本單位檔案部門整體移交歸檔,在移交紙質檔案的同時,還應移交相應的電子文件、工程重要活動的音像材料。歸檔范圍包括建設項目前期文件、招投標文件、施工文件、監理文件及竣工驗收文件。項目管理和檔案管理部門對各參建單位提交的竣工資料進行驗收,保證歸檔文件的完整、準確。確認符合歸檔條件后,辦理交接手續。

4、提高隊伍素質

人是生產力發展的第一要素。因此，加強現有檔案員隊伍建設, 培養和造就一支具有廣博知識、精通業務和恪守職業道德的人才隊伍, 是目前和今后一段時間內一項刻不容緩的工作任務,也是提高檔案管理水平,實現檔案事業跨越發展的關鍵。

“工欲善其事, 必先利其器”,學習能提高個人素質,提升我們的道德素養。隨著檔案工作涉及的面越來越廣,社會關注程度越來越高, 工作的要求也越來越嚴,難度越來越大,對檔案員素質要求也越來越高。就專、兼職檔案員而言, 必須要做到:

第一,加強檔案工作職業道德建設,自覺樹立愛崗敬業、默默奉獻意識,從思想意識上真正熱愛檔案工作。

第二,加強工作作風建設,努力培養自身舍得吃苦、樂于為基層服務的意識,增強工作的責任感和使命感。

第三,一要主動學習黨的路線、方針政策,學習各級檔案工作的相關法律、法規,學習系統內外關于檔案工作的文件規定,做到規范管理,依法治檔。二要加強專業知識的學習。通過檔案專業業務培訓、組織外出參觀、學習交流,邀請專家舉辦講座和現場講解、開展檔案工作檢查評比等形式提高工程檔案人員的專業理論水平。

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眾所周知，任何一項建筑工程涉及到的檔案資料都非常復雜，尤其是在工程竣工驗收后所要交付給業主的檔案資料非常多。在短時間內如果沒有出現工程質量問題，則可以成功交付工程，隨即施工隊伍就結束工程，但在短時間內，沒能收集整理出全面的工程資料，這也給工程檔案管理帶來了困難。而在利用檔案時，工程檔案還需要借鑒一些竣工驗收證書或者工程決算、竣工圖等資料，其他的工程檔案就會被忽略，這就直接導致工程檔案資料的利用率降低，從而不能確保完整、系統性的檔案資料管理。

1.2建筑工程檔案資料管理質量低下。

作為建筑工程管理的重要環節，包括施工前準備階段的問卷資料和施工過程中形成的文件和竣工驗收形成的文件資料都屬于工程檔案范圍。當前，很多建筑企業對于建筑工程檔案只注重資料的數量接受和內容分析，而缺少對資料的堅定，嚴重忽視了歸檔工作，從而造成工程檔案中混入一些無保存價值的資料，進而影響對檔案的優化管理與長期利用。不僅如此，有的工程檔案資料在形成的過程中存在分量不足、保管丟失的情況，一些重要的文件和簽字等資料隨意性較強，最終導致工程檔案質量不具真實性和有效性，建筑工程檔案資料管理質量低下，嚴重影響工程檔案資料的有效利用。

1.3缺乏嚴謹的建筑工程檔案資料管理體制。

因施工企業和建筑企業的不重視，建筑工程的檔案管理意識薄弱，普遍存在“重建設輕管理”的現象。很多企業的管理人員認為，檔案管理是可有可無的，不能為企業創造更多的經濟效益，所以不會對其投入人力、財力、物力等。甚至存在認為檔案管理的不規范、不科學對于工程質量的影響不大的思想，所以很多關于建筑工程檔案資料管理的體制也只是趨于形式化。除此之外，企業還缺乏相關的建立人員對工程檔案管理進行監管。施工監理為建設方提供專業化、社會化的服務，以幫助建設單位對建筑工程的質量、進度、技術等方面進行控制，因此，監理方還要對工程檔案資料的管理負起責任。嚴把各個環節的資料收集、整理與最后的檔案形成、保管工作，全面保障工程檔案資料的完整性和有效性。

2加強建筑工程檔案資料管理的具體措施

2.1提高對建筑工程檔案資料管理的意識。

當前我國建筑工程檔案管理還存在很多的問題，其中最主要的就是建筑工程企業自身缺乏對于工程檔案管理的意識，這也是最嚴重的問題。首先，建立并加強建筑工程檔案管理必須提高有關領導的意識與認識，糾正傳統的重建設、輕檔案的思想觀念，不管是項目法人還是技術人員、工程監理人員、管理人員，亦或是檔案管理者，都應有組織、有計劃地進行檔案管理相關法律學習，使其充分掌握專業知識的情況下，進一步統一其思想、業務標準、工作要求，強調建設檔案管理的重要性。其次，將檔案工作責任落實到部門以及人，從而提高檔案工作的自覺性與責任意識，明確法人的職責，構建職責明確，科學嚴密的檔案管理體系，形成分工明確，使其在實際工程項目中發揮作用。

2.2建立并完善檔案資料管理的相關機制。

缺乏完善的檔案管理工作機制是很多建筑企業共同的問題，也是嚴重影響檔案工作開展的重要因素。首先，要求各級建領導應重視起建筑工程檔案建設工作，將工作計劃納入建筑企業的議事日程中，確保有專人負責。伴隨著建筑工程項目的步步延伸，逐漸形成工程檔案，這樣一來才能確保檔案的完整性。在實際的建筑工程施工中，必須確立負責人，并成立由建設單位、監理單位以及施工單位組成的領導小組，對工程檔案管理工作進行全方位的考慮與統籌規劃，建立相關制度并落到實處，還要保證這些工作是貫穿建筑工程全過程的。完善建筑工程檔案不僅要從建立機制開始，還必須盡快完善工程建設中的各環節的檔案收集、保管工作。不斷鼓勵與引導建筑工程檔案組織機構，根據市場的需求，建立開放、推廣、服務為一體的機制，進一步開拓企業的服務領域。

2.3明確分工，協調相關業務。

建筑工程檔案管理是一項涉及面廣、時間長且要求高的工作，檔案原件的收集、歸檔與管理工作難度相當大，這些原件又與建筑工程有著密切的關系。因此，對于建筑工程檔案管理工作必須嚴格按照國家頒布的相關規定以及一系列的文件要求。建筑工程檔案管理人員必須進行掌握與熟悉法律規定，自覺進行相關法律的學習，提高依法制黨的自覺性，才能更好地制定企業的相關工程檔案管理標準。對于形成周期較短、時間性要求高的工程檔案管理，可以通過明確劃分時間段收集的方式，避免造成混淆與遺漏。而移交工程階段，需要特別注意移交手續的完整性，明確移交的重要性，確保萬無一失。

2.4打造綜合素質較高的工程檔案資料管理團隊。

建筑工程檔案管理工作離不開人，要做好檔案管理工作必須有業務能力強，綜合素質高的檔案管理人員。由于檔案管理的多樣性與復雜性，這也給檔案管理人員的知識與能力方面提出了更高的要求。建筑企業應為檔案管理人員提供提升與鍛煉的機會，定期聘請相關專業人士進行培訓，成立相關的檔案管理工作實施獎懲措施，積極鼓勵員工進行自我提升的同時制定相關的行為規范，對檔案管理工作的標準進行規劃。

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近幾年來，建設工程項目數量和規模都在不斷增長，工程文件的復雜程度在不斷增加，面對建設工程的多樣性、廣泛性和復雜性局面，建設工程資料管理難度也同步增大，計算機技術以及電子文件在工程施工現場的廣泛使用，工程資料由傳統紙質案管理模式向電子文件與紙質文件同步歸檔、互為補充的新型工程資料管理模式。

江蘇省住房和城鄉建設廳就全省的建設工程電子檔案編報工作，于2013年2月4日專門下發了“省住房城鄉建設廳關于做好全省建設工程電子檔案編報工作的通知”（蘇建函檔（2013）81號）文件，該文件明確要求：凡2013年1月1日以后開工建設的工程，均應該建立建設工程電子檔案。全省的建設工程電子檔案編報工作具體執行江蘇省工程建設標準《房屋建筑和市政設施工程檔案資料管理規范》（DGJ32/TJ143-2012）規定（以下簡稱“本規范”）。

1 工程電子檔案編報工作存在的問題及難點

1.1 電子檔案的原始性、真實性、完整性和安全性問題

電子檔案，其內容與形式是相對獨立的，不僅內容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門在對電子檔案進行檢驗時，很難對電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性進行認定。

（1）原始性。電子檔案的原始性不易判斷，而且還存在著原始性界定問題。檔案在法律上的憑證作用基于它的原始性，電子文件生成由實態變為虛態的檔案，已完全沒有了這種“原始狀態”，其生成時的狀態與傳輸、接收中的狀態完全一致，可以說既是原始的，又是復制的。

（2）真實性。電子檔案極易失真。如將紙質檔案轉化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會導致檔案信息失實；電子檔案的真實性問題伴隨其生命的始終，維護其真實性是一個不間斷的過程，信息內容“出錯”的概率和機會遠高于傳統檔案。

（3）完整性。電子文件、電子檔案內容的完整性很難保障。電子文件經常處于流動狀態，如不及時捕獲，可能會導致信息丟失；電子文件結構復雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損。

（4）安全性。電子數據的易更改性為非法操作提供了便利，“黑客”攻擊以及用戶根據利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都會直接損害電子檔案的安全。

1.2 電子簽名的法律效力問題

簽名在交易中具有很重要的作用。從實質上說，電子簽名僅是一種電磁記錄。這種電磁記錄是否有效，是否符合法律所規定“書面形式”，我國現行法律似乎尚未明確。因而可能造成經過電子簽名的電子文件因不符合法律所規定的形式要件，而使由此所產生的法律行為無效的情況。

1.3 其他問題

（1）多年來人們已經習慣上認為紙質文件材料才是檔案，而電子文件只是作為錄入和存入電腦的方式，最終還是打印出紙質書面資料，或者只作為資料或副本保管。

（2）信息化技術需要專業人才。電子文件歸檔及電子檔案的管理，都要求工程施工資料管理人員必須具備良好的計算機知識。然而在目前施工隊伍中，多數工程管理人員非計算機專業，缺乏計算機專業的相關知識，這在客觀上制約了工程電子檔案工作現代化的進程。

2 做好工程電子檔案編報工作的思考

針對工程電子檔案編報工作中存在的一些主要問題，提出一些思考和建議：

2.1 保證電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性的對策

（1）從采集背景信息和元數據入手，在形成電子檔案的同時，采取相應的技術措施采集描述電子文件背景、內容、結構及其整個管理過程的元數據，作為檢驗電子檔案原始性、真實性、完整性和有效性的依據。

（2）加快研發簽署技術，保證簽名的真實性和唯一性。目前，在電子文件上進行簽署的技術主要有兩種：一種是光筆簽名；另一種是數字簽名。光筆簽名是簽名者使用一種專用的光筆直接在輸入板上簽名，屏幕是顯示出來的“筆跡”。

（3）使用消息認證方式，來保證所使用的信息在存儲或傳輸過程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替換過。消息認證技術可以消除使用者疑慮。

（4）設置身份驗證門檻，防止無關人員進入系統對電子文件或數據進行訪問修改。在進入檔案管理系統時需要對用戶進行身份驗證，身份驗證可使用管理員代碼驗證等。

（5）將已經完成的電子檔案文件設置為“只讀”狀態，防止非法修改。在這種狀態下，用戶只能從電子計算機上讀取信息，而不能對其做任何修改，保持電子文件的原始性、真實性，這是一種訪問控制技術。

2.2 盡快完善電子簽名的相關法律和法規

在法律上來確立數字簽名與手寫簽名相同效力已顯得越來越重要。建議擴大對“簽名”的法律定義，使之能將“電子簽名”包括進去。世界各國的數字簽名立法，如美國的《全球及國內商務電子簽名法案》、新加坡的《電子交易法案》等已出臺的法律文件，對我國的電子簽名立法會有很重要的借鑒意義。

2.3 建立統一的電子檔案接收數據格式

為了統一的電子檔案接收數據格式，應該建立以城建檔案館為中心的一套統一的電子檔案模板，同一文件類型統一一種文件格式，并把工程電子檔案模板發放到各個建設項目。然后定期舉辦培訓班，對建設單位、施工單位、設計單位、監理單位等檔案形成單位的相關人員進行統一的培訓，使他們能夠熟練運用模板和軟件。城建檔案館也應定期派專業技術人員對電子檔案的形成進行指導，形成統一數據格式的電子檔案，以方便城建檔案館的接收和管理。

2.4 加強研發，解決關鍵技術

解決建設工程電子檔案工作的關鍵技術問題，做好建設工程電子文件歸檔和管理系統軟件研發工作。建設工程電子檔案工作具有高技術含量的特點，因此，工程電子檔案具有紙質檔案不可比擬優勢，同時也決定了建設工程電子檔案工作中軟件研發完善與否成為此工作的關鍵點。研發出具有可操做性強、安全性高的建設工程電子文件歸檔和管理系統軟件將為開展好此項工作打下良好的基礎。軟件研發前期一定要考慮到與城建檔案管理系統實現對接，達到網絡申報、接收登記、自動審核、查詢利用等功能的實現。

3 結 語

（1）江蘇省住房和城鄉建設廳出臺的《房屋建筑和市政設施工程檔案資料管理規范》（DGJ32/TJ143-2012）對全省各單位收集電子文件的職責、電子文件的收集范圍、工程電子文件的質量要求作了明確的規定，該規范的出臺在江蘇省建設工程電子檔案工作中具有里程碑意義，是我省工程檔案數字化工作的重要組成部分，對建設工程電子文件和電子檔案工作的開展起到法律保障的作用，并有效推動建設工程電子檔案工作科學化的進程。

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中途分類號：F407.9 文獻標識碼：A文章編號：

水利工程技術檔案包括從工程項目的提出、可行性研究、設計、決策、招投標、施工、質檢、監理到竣工驗收、試運行等全過程中形成的、應當歸檔保存的文字、圖紙、圖表、聲像、計算材料等不同形式與載體的各種歷史記錄，它對工程建成投產后的管理、運行、養護等技術工作的決策、設計起著重要的憑證和依據作用，對其他工程也起著借鑒與參考的作用。本文在著重闡述水利技術檔案的管理重要性及其做法的同時，結合實際事例重點詳述了工程資料整理的步驟，因為只有做到整理好工程建設資料，才能更好實現水利技術檔案的正規化、標準化管理，更全面的服務于水利工程建設事業。

1 檔案工作的重要性

水利工程檔案是歷史的記錄，是水利科技檔案的重要組成部分。它來源泉于工程建設全過程，不僅在建設過程中具有重要作用( 質量評定、事故原因分析、索賠與反索賠、階段與工程竣工驗收等) 而且在工程建成后的運行、管理工作中，也是不可缺少的依據和條件。借助檔案，人們可以查尋需要了解掌握過去的資料與情況，尤其是在建立工程質量終身負責制的今天，檔案的憑證作用更為重要。如果忽視檔案管理，造成檔案資料的殘缺或不準確，將直接影響檔案資料作用的發揮。所以水利部領導曾經強調，水利工程“五不驗收”中，就包括“檔案不合格不驗收”。因此，對每一個工程項目不管是建設法人的甲方，承建項目的乙方以及設計、監理等任何一個單位，對工程設計、報批立項、建設與竣工的全過程、務須高度重視各個階段的檔案資料的原始記錄、保存與管理。加強工程檔案管理，是加強工程建設與管理工作的重要內容，同志曾題詞: “檔案工作是各項事業發展的重要基礎，這個基礎不牢固，將來我們要負歷史責任的”。主席也指出“檔案是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規律的重要依據。借助檔案，我們能夠更好地了解過去，把握現在，預見未來。檔案事業是黨和國家事業發展的一個不可缺少的方面，是一項崇高的事業”。可見檔案管理工作的重要性與肩負的神圣責任。2 如何做好水利技術檔案管理工作

水利技術檔案是水利技術管理工作的依據，是水利建設活動的憑據，也是水利技術交流的重要工作。它產生于整個基本建設全過程，包括從工程項目提出、可行性研究、設計、決策、招( 投) 標、施工、質檢、監理到竣工驗收、試運行(使用)等全過程中形成的、應當歸檔保存的文字、圖紙、圖表、聲像、計算材料等不同形式與載體的各種歷史記錄。因此實現水利工程檔案工作正規化、現代化的管理，將成為水利檔案工作者當前和今后相當長時期內面臨的重大課題，是我國工程檔案工作的發展方向和必然趨勢。水利工程技術檔案管理工作，關鍵要注意其完整性、準確性、系統性。一般來說，水利技術檔案文件歸檔應從項目的立項、可行性研究、初步設計階段、施工圖設計階段施工建設階段、竣工驗收入階段及與項目建設有關的批復文件，參考資料等方面著手。對一些中小型水利工程，可在工程結束后，一次收集整理歸檔，而對于大型水利工程，由于規模大，投資大，周期長，就應該按可研前期準備，設計、施工和竣工驗收等幾個時期進行同步歸檔整理。水利技術檔案管理過程中，要按著《中華人民共和國檔案法》和國家現行檔案法規文件精神，努力貫徹理論聯系實際的方針，力求符合思想性、科學性和實用性的要求，采取靈活多樣的方式和方法，建立健全檔案管理的各項規章制度，把水利工程技術檔案工作進行分解，責任落實到人，確保水利工程技術檔案的完整、準確、系統和規范，使水利工程技術檔案達到標準化。

2． 1 工作方法的標準化

首先應確定積累、立卷、歸檔等各環節的技術標準。其次建立標準的技術檔案工作程序圖，具體列出與各部門之間的關系及工作的周轉運行圖等等，使其達到程序化。

2． 2 管理制度標準化

從水利工程建設的批復文件及勘探、設計資料的形成、積累、分類歸檔、打印、發放、回收等到技術檔案的整理、鑒定、保管、利用及檔案人員崗位制度等都要有統一的標準，而且要形成文件，用制度固定下來。為達到標準化還必須建立獎懲制度，對水利工程技術資料形成的每個重要環節，凡是有做出突出貢獻的，組織上都應給予適應的獎勵，對確實屬于不重視檔案工作，工作馬馬虎虎，對檔案工作造成損失的，應給予必要的處分，從而在抓檔案管理工作中，樹立先進典型，起到示范帶動作用，把檔案管理工作進一步做好、做實。

2． 3 統計標準化

所謂統計標準化就是對檔案和檔案工作發展情況進行統計調查，統計分析，提供統計資料，對水利工程各階段技術檔案工作實現統計監督。具體就是統計技術檔案的收進、移出、結存、整理、鑒定、保管、利用、業務指導及其它等相關的各項內容。只有使用統一的計量單位，統一格式的報表，才能有完整可靠的技術檔案數據。

2． 4 其它方面

檔案存放的庫房管理也要達到標準化，庫房標準化管理要有一套標準的辦法，庫房的建設包括防火、防蟲、防曬、防霉、防鼠等，均有一定的標準。除此之外，還要設有良好的通風設備，保持庫房通風，濕度等項指標都要達到《檔案法》的要求。檔案庫房的設計還應有檔案柜架的平面布置圖及檔案存放位置圖，達到利用查找迅速、準確。目前檔案查找效率多半根據檔案人員對檔案的熟悉程度而定。但是隨著檔案的增多，時間的延長，人員的更替，只靠記憶是不行的，由于技術檔案專業性較強，其檔案不能像書架上的書刊那樣可直接挑選，借閱者必須借助于檢索工具，才能找到所需的技術檔案，因而檢索工具也要做到標準化，這也是檔案檔案管理考核的重要內容。

3 工程資料的整理

3． 1 工程資料整理的意義和現狀

水利工程資料是指在水利工程建設管理工作中直接形成的、有保存價值的各種表格、文字、圖紙、圖片、報告等不同形式與載體的各種記錄，是對工程項目進行稽查、審計、監督、管理、驗收及運行、維護、改造的需要依據。工程資料的整理是監理工程師對工程建設管理的重要組成部分，工程資料的整理水平體現了監理工程師對工程建設的管理水平，規范齊全的竣工資料來之于規范的建設管理和嚴格的質量控制。就墾區而言，水利工程大多地處偏僻，工地條件較差，工程建設一般要歷時半年以上，工程師在保存好原有資料的同時，還要不斷地對新資料進行整理存檔，而且各種表格、檢驗報告如果保存不好，很容易丟失、污損、造成不必要的損失。多數水利工程因工期和冬季無法施工等種種原因，工程資料整理偏后的現象普遍存在，給工程資料的完整性、準確性帶來困難。

3． 2 如何快速便捷地整理工程資料

3． 2． 1 建立合理的編碼程序

合理的編碼程度是水利工程資料建立和管理的基礎，為資料的整理與查閱帶來極大的方便，可根據不同的類別，建立相應的數據庫。

3． 2． 2 建立資料庫

根據不同的資料形式建立不同的資料庫(分類) :

1) 對工程建設中的評定表格、檢驗表格、施工日志等各種資料，可直接建立保存到相應的資料目標( 文件夾) 。

2) 對于照片、圖紙、攝像等資料可通過數碼相機、掃描儀、數碼攝像機傳入計算機，存入相應的資料庫。

3) 對于工程文件，如: 工程建設的有關單位批文、工程批復文件、征地用地批文等，用掃描儀可對文件原件進行掃描，

存入相應的文件夾中。為了做好資料的管理，首先要根據編碼程序進行資料目錄編寫，以超越鏈接方式進行分類和目錄及子目錄的查找。

3． 2． 3 資料庫的管理

首先要對當天的評定、檢驗表格等有關資料及時歸檔，分類做好登記和鏈接。對于不再修改的資料要進行寫保護或設成只讀，同時，要對資料及時備份，防止丟失，另外，要做好計算機防病毒工作，將計算機保持在實時監控狀態。

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建筑工程檔案資料的有效管理是整個建設項目工程中必不可缺的重要組成部分，對檔案資料的有效管理可以督促整個項目的每個單位、每個人都嚴格按照規定、標準進行工作。因此，建筑施工單位要對工程檔案資料的管理高度重視，進行嚴格控制。只有認真貫徹執行檔案資料的管理，才能更大程度上地提高企業施工的整體水平和安全質量的保障。

一、建筑工程檔案資料管理中存在的問題

1、 對建筑工程中檔案資料的管理不夠重視

在一些建筑行業管理者的思想中，對于檔案資料的管理沒有足夠的重視。他們一般注重工程建設的質量和速度，認為只有這些才是與工程利益直接相關的。他們的這種想法落后陳舊，是不切實際的。

2、對建筑工程中檔案資料的管理不到位

建筑工程的檔案資料包含了多方面的數據資料，其中包括管理、施工、設計、質檢等部門。各部門分工合作， 致使檔案資料完整存在相當大的難度。例如，在工程施工或竣工驗收過程中，檔案管理人員必須到現場才能對有關施工問題的檔案規整記錄，檔案資料記錄的全面性和準確度才能得到保證。如若不然，施工過程中的檔案就得不到及時整理，或者在工程竣工驗收過程中出現差錯，而且這些差錯很難被發現。

3、 建筑工程中檔案的管理制度不健全

目前，施工企業的檔案管理依據是20 世紀80年代末國家有關部門頒布的城市建設檔案管理規定，該規定對檔案資料管理的具體步驟沒作詳細規定。雖然有的地區制定了相關的制度，但是宣傳不到位，施工企業管理人員對此沒有給予足夠重視，直接導致了建筑工程檔案資料管理制度無法落實。

5、建筑工程中檔案資料管理人員的職業素質偏低

建筑工程中檔案資料管理的從業人員應該具有相應的專業基礎，接受過正規的職業訓練。但建筑工程中檔案資料管理工作起步較晚，這些從業人員根本沒有接受過對口教育，只接受過一些簡單的短期訓練，文化程度一般偏低，即使接受訓練，職業素養的形成也很緩慢。這些問題導致建筑工程中檔案資料管理從業人員的工作受阻，對于問題的掌控能力較差。甚至有的施工企業根本就沒有專業從事檔案資料管理的人員，一般由企業中其他崗位的人員兼任，導致員工無法專注于檔案資料管理的工作。有的施工企業雖然有專職的檔案資料管理從業人員，但是從事這一工作的員工更換頻率過快，不利于對建筑工程中檔案資料的高效管理。

二、加強建筑工程檔案資料管理的措施

1、 健全建筑工程檔案資料的管理制度

建立健全的檔案資料管理制度是有效管理檔案的基礎。建設單位在項目成立之初就應按照國家檔案的相關管理規定，結合工程實際，制定出一套相應的工程檔案管理規定。與此同時，要明確建設、施工、監理單位等各項負責人以及檔案在形成中所需要承擔的責任，規范工程檔案的搜集與整理，保證建筑工程與檔案管理同步進行。完整的資料可以給建設單位的合法權益提供保障性的重要依據。

2、 保證建筑工程技術資料真實性、實用性，如今，國內大多數工程技術資料與工程并非同步進行，基本都是工程施工領先于技術資料整理，此類資料并不能真實反映出建筑工程施工的具體實況，喪失了工程檔案資料的本身作用。因此，項目負責人應嚴格執行抽樣調查制度，質監部門也應加強施工項目的檢查，保質保量保同步。

3、 嚴格把好竣工驗收工程檔案資料質量關，使竣工驗收檔案可以發揮出憑證作用

建筑工程在竣工驗收時，工程檔案資料的管理人員要和工程項目管理人員一同，依照建筑工程檔案歸檔范圍規范的要求，對工程施工建設過程中形成的資料檔案進行全面審核、檢查，及早查出問題，并及時解決問題，務必使工程竣工的材料做到完整、真實，工程檔案的歸檔范圍符合規定的要求，認真切實地執行《建設工程質量管理條例》規定的相關條文，把好竣工驗收關，竣工驗收檔案的移交也是整個工程的重要環節。在移交出合格的工程檔案之后，由建設單位頒發出“建設工程檔案合格證”，反之，不滿足要求的則不發“建設工程檔案合格證”，建設單位有權按合同拒絕尾款的支付，以此確保工程檔案的準確性、完整性、系統性。

4、 加強檔案管理人員的培訓

加強工程檔案資料管理人員的培訓工作是保證工程檔案質量的有效措施，檔案管理人員需要高素質、高責任心的職業素養。不斷提高業務素質，不斷認清工程檔案資料管理的作用和意義，充分利用現代化的專業技術知識和檔案管理方法，靈活運用檔案管理的新理念。與此同時，還要掌握相關法律法規以及與此相關部門的有關規定，通過高素質檔案資料管理人員，嚴把工程檔案質量關。此外，作為一名工程檔案資料管理人員，必須具備一定的建筑工程專業的知識，所以在對檔案資料管理人員培訓的時候應加強建筑行業的基礎知識學習，并對其進行考核。只有在日常工作中多思考、多協調、多交流，并用認真的態度去學習、去落實，才能將檔案資料與工程施工同步起來，資料才能得以真實、實用。

5、 實行獎懲激勵機制

激勵產生的效應遠遠要大于管理本身，工程項目的各單位、各部門都應重視工程檔案資料的形成，充分調動各方對資料管理的積極性，落實工程資料檔案管理的獎懲制度，并每周對檔案進行例行抽樣檢查，將工作做到位、做到實的單位給予經濟上的獎勵。反之，則對其進行管理整頓，甚至處罰。

6、充分利用現代化手段進行檔案信息的統計

如今是現代化進程飛速的高科技時代，計算機媒體在發展，數據的統計也隨之越來越方便、快捷，所以我們要利用這個優勢，多層次、多角度地開辟出建筑工程資料檔案的信息資源。在搜集的過程中不僅要考慮到目前建筑工程的需要，還要有大局觀，預知觀，要考慮到未來，也就是說竣工的驗收或者下一個項目在建筑工程時的需要。此外，還要主動搜集檔案資料：建設面積、項目名稱、資金來源、設計圖紙、設計來源、施工單位、合同工期、竣工日期、檔案移交情況、質量監理、工程造價等等。設計合理的報表，為上級領導的決策提供重要的依據，也為建筑工程項目的質量和管理提供有力保障。

7、挖掘施工工程資料的潛在價值

施工工程檔案資料涉及到施工過程中的各項環節，具有重要的指導作用。因此，施工單位在進行施工工程檔案資料的管理過程中應該充分挖掘施工工程檔案資料的潛在價值。在保證施工工程檔案資料的完整的前提下，充分用資料對施工工程進行統籌考慮。通過現存的施工工程檔案資料對施工工程進行技術指導，達到節省工程資源，合理控制預算，統籌規劃布局，使工程的建設具有和諧性與統一性，保證工程的可持續發展。

綜上所述，建筑工程檔案資料管理是一項漫長而繁瑣的工作，貫穿工程的開工至竣工的各個階段，不能有絲毫的馬虎大意，必須對自己負責的項目所形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像材料和其它載體的材料，具有保存價值的文件材料，認真做好立卷歸檔工作，并確保檔案的完整性、準確性。否則，將影響到工程竣工驗收是否能順利進行。

參考文獻：

[1] 史艷春，單承瑾. 優化建筑工程檔案資料管理的對策研究[J]. 中國管理信息化. 2012（20）

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1.1 相關人員檔案意識薄弱。眾所周知，任何一項建筑工程涉及到的檔案資料都非常復雜，尤其是在工程竣工驗收后所要交付給業主的檔案資料非常多。在短時間內如果沒有出現工程質量問題，則可以成功交付工程，隨即施工隊伍就結束工程，但在短時間內，沒能收集整理出全面的工程資料，這也給工程檔案管理帶來了困難。而在利用檔案時，工程檔案還需要借鑒一些竣工驗收證書或者工程決算、竣工圖等資料，其他的工程檔案就會被忽略，這就直接導致工程檔案資料的利用率降低，從而不能確保完整、系統性的檔案資料管理。

1.2 建筑工程檔案資料管理質量低下。作為建筑工程管理的重要環節，包括施工前準備階段的問卷資料和施工過程中形成的文件和竣工驗收形成的文件資料都屬于工程檔案范圍。當前，很多建筑企業對于建筑工程檔案只注重資料的數量接受和內容分析，而缺少對資料的堅定，嚴重忽視了歸檔工作，從而造成工程檔案中混入一些無保存價值的資料，進而影響對檔案的優化管理與長期利用。不僅如此，有的工程檔案資料在形成的過程中存在分量不足、保管丟失的情況，一些重要的文件和簽字等資料隨意性較強，最終導致工程檔案質量不具真實性和有效性，建筑工程檔案資料管理質量低下，嚴重影響工程檔案資料的有效利用。

1.3 缺乏嚴謹的建筑工程檔案資料管理體制。因施工企業和建筑企業的不重視，建筑工程的檔案管理意識薄弱，普遍存在“重建設輕管理”的現象。很多企業的管理人員認為，檔案管理是可有可無的，不能為企業創造更多的經濟效益，所以不會對其投入人力、財力、物力等。甚至存在認為檔案管理的不規范、不科學對于工程質量的影響不大的思想，所以很多關于建筑工程檔案資料管理的體制也只是趨于形式化。除此之外，企業還缺乏相關的建立人員對工程檔案管理進行監管。施工監理為建設方提供專業化、社會化的服務，以幫助建設單位對建筑工程的質量、進度、技術等方面進行控制，因此，監理方還要對工程檔案資料的管理負起責任。嚴把各個環節的資料收集、整理與最后的檔案形成、保管工作，全面保障工程檔案資料的完整性和有效性。

2.加強建筑工程檔案資料管理的具體措施

2.1 提高對建筑工程檔案資料管理的意識。當前我國建筑工程檔案管理還存在很多的問題，其中最主要的就是建筑工程企業自身缺乏對于工程檔案管理的意識，這也是最嚴重的問題。首先，建立并加強建筑工程檔案管理必須提高有關領導的意識與認識，糾正傳統的重建設、輕檔案的思想觀念，不管是項目法人還是技術人員、工程監理人員、管理人員，亦或是檔案管理者，都應有組織、有計劃地進行檔案管理相關法律學習，使其充分掌握專業知識的情況下，進一步統一其思想、業務標準、工作要求，強調建設檔案管理的重要性。其次，將檔案工作責任落實到部門以及人，從而提高檔案工作的自覺性與責任意識，明確法人的職責，構建職責明確，科學嚴密的檔案管理體系，形成分工明確，使其在實際工程項目中發揮作用。

2.2 建立并完善檔案資料管理的相關機制。缺乏完善的檔案管理工作機制是很多建筑企業共同的問題，也是嚴重影響檔案工作開展的重要因素。首先，要求各級建領導應重視起建筑工程檔案建設工作，將工作計劃納入建筑企業的議事日程中，確保有專人負責。伴隨著建筑工程項目的步步延伸，逐漸形成工程檔案，這樣一來才能確保檔案的完整性。在實際的建筑工程施工中，必須確立負責人，并成立由建設單位、監理單位以及施工單位組成的領導小組，對工程檔案管理工作進行全方位的考慮與統籌規劃，建立相關制度并落到實處，還要保證這些工作是貫穿建筑工程全過程的。完善建筑工程檔案不僅要從建立機制開始，還必須盡快完善工程建設中的各環節的檔案收集、保管工作。不斷鼓勵與引導建筑工程檔案組織機構，根據市場的需求，建立開放、推廣、服務為一體的機制，進一步開拓企業的服務領域。

2.3 明確分工，協調相關業務。建筑工程檔案管理是一項涉及面廣、時間長且要求高的工作，檔案原件的收集、歸檔與管理工作難度相當大，這些原件又與建筑工程有著密切的關系。因此，對于建筑工程檔案管理工作必須嚴格按照國家頒布的相關規定以及_系列的文件要求。建筑工程檔案管理人員必須進行掌握與熟悉法律規定，自覺進行相關法律的學習，提高依法制黨的自覺性，才能更好地制定企業的相關工程檔案管理標準。對于形成周期較短、時間性要求高的工程檔案管理，可以通過明確劃分時間段收集的方式，避免造成混淆與遺漏。而移交工程階段，需要特別注意移交級管理主要包括：低保戶向鄉鎮提出申請，填寫城鄉居民最低生活保障審批表，提交居民戶口簿復印件、家庭成員證明以及贍養、撫養證明；居民身份證復印件；家庭收入證明；殘疾證明等；經街道、鎮政府民政部門進行審核，提出意見，最后報縣民政局審查做出聯審聯批決定。若審核通過，縣民政局根據低保對象花名冊、低保對象分類統計表，低保金統計表劃撥憑證等相關的低保資料進行低保金社會化發放操作，并定期對低保戶進行檢查、臨時抽查。由此可見，低保戶的審批過程經過民政部門三個層面：社區、鎮、縣級部門，由于每個部門針對管理低保檔案資料不同，在進行管理工作的同時，應該對低保檔案進行規范管理，這樣才能更好地保障檔案完整性，從而能保障低保工作順利進行。而日常管理類檔案是在分級管理工作中所形成的，是對各類檔案進行日常管理，低保對象申報材料審批后，以戶為單元建檔，實行_戶_號制度在低保戶存在期間，民政部門可根據實際情況對低保戶的低保金進行停發、增發、減發等，實施動態監管。檔案的管理人員必須對低保家庭經濟狀況變動表、收入證明、情況說明、審核材料、調查情況等資料進行歸檔，并裝訂成冊，實行有效管理。

2.4 打造綜合素質較高的工程檔案資料管理團隊。建筑工程檔案管理工作離不開人，要做好檔案管理工作必須有業務能力強，綜合素質高的檔案管理人員。由于檔案管理的多樣性與復雜性，這也給檔案管理人員的知識與能力方面提出了更高的要求。建筑企業應為檔案管理人員提供提升與鍛煉的機會，定期聘請相關專業人士進行培訓，成立相關的檔案管理工作實施獎懲措施，積極鼓勵員工進行自我提升的同時制定相關的行為規范，對檔案管理工作的標準進行規劃。

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引言

近年來，隨著我國社會主義市場經濟的持續發展，水利工程質量管理和實施工作的不斷規范，管理模式和管理手段的不斷更新，檔案管理工作也應逐步走向科學化和規范化，工程檔案管理工作質量也有了很大的提高。但部分水利工程檔案仍存一些問題需要我們改進。

一、水利工程檔案管理的重要性

水利工程科技檔案是項目建設過程中形成的文字、圖表、聲像等信息材料，是生產、科研及其建設過程中形成的原始記錄，它客觀的記述和反映了整個歷史過程和真實原貌。因而科技檔案的有效管理必然是工程建設過程中的重點，也是難點。水利工程的建設主要經過前期規劃、設計、招(投)標、施工、竣工驗收等一系列復雜的階段，內容繁多，周期較長。因此，需做好科技文件材料的日常收集、分類儲存及規范化管理的工作。科技檔案的形成自工程立項開始，與工程建設進度同步，并貫穿其各個階段。科技檔案的有效管理，有利于資料備查、后期審核，是提高項目質量、提高工作效率的有力保障，也可為以后的工程項目提供可靠的參考。另一方面，檔案管理對于企業發展也起到了重要的作用。每一個工程項目的檔案資料，是企業文化的積淀。也為積累工程經驗、吸取教訓、不斷提高企業工作質量和工作效率提供了參考。因此，做好水利工程科技檔案的有效管理工作十分重要。

二、水利工程檔案管理中存在的問題

1、檔案管理體制和制度不健全

隨著我國市場經濟體制的建立，在工程建設領域，工程招投標制度、竣工驗收備案制度、監理制度、市場稽查制度正在逐步完善。為適應政府管理職能轉變和行政審批制度改革的要求，工程建設項目檔案的內容、形式，以及各種檔案載體都發生了相應變化，但與之相對應的各種檔案管理制度、法規卻未能及時地調整和修改。目前，水利企事業單位或者是專業的檔案館普遍存在管理制度不規范的問題，主要表現在：第一，檔號不規范。第二，案卷標題不規范。第三是大部分案卷缺少卷內目錄。第四是組卷混亂現象比較嚴重。

2、缺乏高素質的檔案管理專業人才

工程項目資料管理人員大多是臨時抽調、沒有經過專業培訓的人員，且身兼數職，致使檔案管理水平普遍較差，在項目檔案管理工作上遠沒有達到標準化、制度化、規范化管理。還有許多施工企業檔案管理體制不健全，檔案規章制度形同虛設，沒有形成有效的管理和監督機制。

3、檔案管理工作的前期投入和管理不足

檔案管理工作的前期投入精力不足，往往在工程項目建設的后期，才開始著手進行檔案資料的收集、整理工作，從而造成檔案資料的復印件較多，原件很少，特種載體檔案嚴重缺失。這是因為：第一，負責工程項目的領導及工程管理人員，檔案意識淡薄，認識不到位。有的僅在口頭上說一下，并不落實在具體工作中，平時只注意抓工程質量、進度、安全等工作。第二，施工單位不注意施工過程中文件、資料的收集、整理、歸檔工作不是按照施工過程中每一個環節來產生資料，往往是工程施工快結束了，才突擊搞竣工資料。

4、檔案檢索效率不高

檔案檢索方式有手工檢索和計算機檢索。目前在水利行業，傳統的手工檢索占有很大比重。雖然部分檔案管理部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具，但也出現了求“多”不求“精”的現象，既造成了資源利用不充分，也導致檔案檢索效率不高。

5、對水利科技檔案的保密性缺乏足夠的重視

一般而言，水利工程科技檔案均屬于秘密文件，查詢或利用均需通過相關手續。但從本人的工作實踐看來，大部分水利單位在科技檔案保密性方面缺乏足夠的重視，制度不健全，責任落實不到位，在當今信息飛速發展的時代，水利科技信息安全面臨嚴峻的挑戰。

三、加強水利工程檔案管理的對策

1、提高工程檔案的歸檔意識，建立完善的檔案管理制度

檔案行政管理部門和工程建設管理部門要采取多種形式加大宣傳力度，組織參建單位領導、職工認真學習《檔案法》、《水利工程建設項目檔案管理規定》等相關的法律、法規，提高大家對水利工程檔案工作的認識。把檔案工作納入水利工程建設的總體格局之中，明確具體責任，實行統一領導，專人負責。在工程建設初期就制定本工程檔案的收集、整理、保管等一系列制度，并嚴格執行；在建設過程中建立健全涉及建設、設計、施工、監理等部門的檔案網絡管理機制，做到檔案工作各個環節都有章可循、有法可依。

2、構建科學適用的檔案管理體制

做好檔案工作要把檔案工作納入水利工程總體格局之中，實行統一領導，專人負責，部門分級配合、協調的原則。建設單位在工程建設初期根據檔案管理的有關法規、規定和技術要求，制定本工程的檔案管理辦法、實施細則，對檔案機構及其職責，材料歸檔要求、檔案的案卷質量、檔案的利用與管理等做出具體規定，使整個檔案工作從工程建設一開始就納入正常管理軌道，真正做到檔案工作的各個環節有章可循，有法可依。在工程準備與建設階段，檔案業務指導人員應及時了解工程建設項目的計劃、規模、性質、進度等，并且經常與工程資料員保持聯系，使得檔案的跟蹤收集工作從工程立項開始就與工程同步進行。提高水利工程檔案報送的質量，以及成套性和完整性。在工程建設后階段，加強對檔案的預驗收工作，以確保資料齊全、完整和準確。

3、提高水利工程檔案管理人員的綜合素質

水利檔案管理者不但要學習檔案業務知識，也要學習水利工程管理的專業知識。建設單位應定期組織相關人員參加檔案業務培訓班，幫助他們熟悉檔案理論知識和具體操作方法，使他們懂業務、懂相關規章制度。工作中提倡愛崗敬業，增強服務意識和能力。同時要學習現代化管理知識，不斷提高自身的專業技術能力，切實擔負起水利工程檔案管理的職責。

4、明確水利工程技術資料的歸檔范圍

《水利工程建設項目文件材料歸檔范圍與保管期限表》是對項目法人等相關單位應保存檔案的原則規定，劃定一定的范圍，可以規范各級管理人員收集、分類、整理、立卷、編目、鑒定等歸檔行為。以大中型水庫除險加固工程為例，大體包括以下范圍：工程建設前期文件材料：項目立項、勘測設計、可研報告、初設報批及審批文件等。工程建設管理文件：開工報告、建設征地及其申批文件；重要合同、會議紀要等。施工文件材料：組織設計；設計變更文件；各種監測、隱蔽工程記錄；施工總結等。監理文件材料。設備開箱檢驗記錄、圖紙等。工程概算、預決算、審計等文件；工程竣工驗收文件：各類工程竣工總結及報告；全部竣工圖。有關工程的照片、錄音帶、錄像帶、光盤等聲像資料。工程所獲得的榮譽資料。其它需要收集、整理的資料。

5、推進水利工程檔案管理現代化

隨著水利事業及科學技術的發展，水利工程各階段同時也產生了大量電子文件，在工程建檔時，紙質檔案與同版電子文件同時收集整理，使其互為補充，相互印證。根據新的檔案管理標準，以簡化整理、深化檢索為宗旨，實現科學化，規范化的管理。利用計算機和網絡技術，加大信息資源的存儲及加工量，實現檔案資源的數據化管理和網絡化傳遞，滿足工程建設多方面整理利用檔案的需求，不斷提高水利工程檔案管理水平。

結束語

總之，為了保證水利工程建設竣工的質量，必須做好工程檔案的管理工作，使工程檔案工作貫穿于工程建設、設計、施工、鑒定等各個環節，有效地適應并服務于各項水利工程建設，促進水利工程檔案工作沿著正確軌道健康發展，為水利建設事業的發展做好信息資源服務工作。

參考文獻

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建筑工程檔案的內涵十分豐富，不僅有綜合性文件資料，也有具體的土建工程、水、電、設備安裝施工的文件資料，還包含竣工圖資料等。具體來說，各個綜合部門的資料包含在綜合性文件資料內。這其中有政府部門的審批;地質、水文、地震、氣象等文件資料;征地、拆遷安置等上級批準文件;項目設計資料以及有關合同、戲藝術等。具體施工過程中的開工報告、圖紙的審查和設計變更、技術的交底記錄以及監理資料、材料質量證明文件、試驗報告資料、工程質量事故處理文件、施工總結等在土建工程及水、電、設備安裝工程施工文件資料中可以找到。另外，竣工圖等資料則包含了建筑工程、裝飾工程、結構工程和給排水工程的竣工圖紙等資料。

1.2建筑工程檔案的特點

首先，單一性。建筑工程的招標、施工直到竣工結束都有與之匹配，記錄其真實完整的成長過程的資料，這些資料也僅有一套。其次，真實性。建筑工程的檔案資料室不能弄虛作假的，這是見證某一建筑物從無至有的完整過程，甚至是一個城市變遷與發展的完整記錄，自詡保證其完整真實。最后，實用性。建筑工程檔案資料室建筑工程的成長記錄，也是質量監督部門進行竣工驗收的依據，并且還為今后的城市建設提供參考借鑒的價值，其實用性是顯而易見的。

2建筑工程檔案管理的重要作用

在城市快速發展的過程中，建筑施工工程也隨之增多。在高樓大廈平地而起的過程中，做好建筑工程檔案資料的歸檔管理工作對保障建筑工程的施工質量有莫大的幫助，也在改善人民生活和促進經濟發展方面起到了一定的促進作用。建筑工程檔案管理工作的重要性還不止于此，現詳細分析如下:

(1)在城市建設和規劃管理中起著重要作用

由于建筑工程檔案資料的歸檔管理工作是城市建設活動積累下來的豐富的經驗，也是城市建設技術儲備的重要手段之一，因此，建筑工程檔案資料的歸檔管理工作在城市規劃和建設管理過程中發揮著重要的作用。城市建筑物的擴展和維修以及改建工作也都要以建筑工程檔案資料為基礎，所以必須加強管理工作的進行。

(2)城市防災和災后重建的重要基礎

在預防自然災害破壞以及城市的災后重建工作中，建筑工程檔案資料有助于我們發現建筑工程的薄弱環節，也有助于我們恢復城市災前的本來面目或者為城市的改建提供參考依據。另外，由于建筑工程檔案真實記錄了城市建設的全過程以及各建筑物之間的內在聯系，因此，建筑工程后期的檢測和維修以及災后破損建筑的拆除和重建都要借鑒建筑工程檔案資料的內容，所以必須做好建筑工程檔案資料的歸檔管理工作。

(3)建筑工程的使用和管理業離不開建筑工程檔案資料的支持

建筑物的后期使用和管理業始終離不開檔案資料的支持。建筑工程使用過程中遇到問題首先用到的就是查閱建筑工程檔案資料，因此，做好建筑工程檔案資料的歸檔管理工作是必須也必要的。另外，建筑工程檔案資料對于同類工程的設計和建設也具有重要的參考和借鑒價值，是促進建筑工程科學技術發展的基石。

3改進建筑工程檔案資料管理的措施

對于建筑工程檔案資料的歸檔管理工作并不是考個人力量和以簡單完成的，這需要眾多部門的協作和配合。首先要加強檔案資料歸檔管理工作重要性的宣傳，讓參與此項工作的人員都能提高自己的認識;其次，安排專業的管理人才進行檔案資料歸檔管理工作的進行，對建筑工程檔案資料的完整性和連貫性予以保證。最后，做好建筑工程檔案資料的分類和編號處理，以便以后查閱相關資料時能快速找到相關文件的位置，同時也能避免工程檔案資料的流失。