時間:2023-07-31 16:40:47
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溝通既是一門科學,也是一門藝術,并在現代企業管理中發揮著重要的作用。美國著名未來學家約翰?奈斯比特曾說:“未來的競爭將是管理的競爭,競爭的焦點在于每個社會組織內部成員之間及其與外部組織的有效溝通。”可見,溝通已成為包括審計工作在內的各項管理工作的核心。
一、正確認識溝通在審計工作中的重要性
審計項目的成功有三個不可低估的重要因素:被審計單位的積極參與、明確的需求表達、領導的大力支持,而這三個要素全部依賴于良好的審計溝通。審計溝通,是指審計機構與被審計單位就審計有關事項、依據、結論、決定或建議進行積極有效探討和交流的過程。審計人員在執行審計業務時,從接受委托到出具報告,在審計計劃、審計實施和審計報告各個階段都需要與被審計單位進行溝通。審計溝通是內部審計工作中必不可少工作方式和工作途徑,是貫穿于整個審計過程的一項重要內容,也是提高內部審計工作質量和效率的重要保證。
二、熟練掌握審計工作中常用的溝通技巧
在審計工作的過程中,與被審計單位溝通交流是一項技巧性較強的工作,而溝通的方式和效果將直接決定和影響被審計單位對審計行為的認可程度,也直接決定和影響審計作用的發揮效果。要實現與被審計單位友好型的溝通,審計人員不僅要注重語言表達和人際交往能力,還應當深入學習溝通技巧,掌握不同的溝通方式方法。
(一)溝通前要籌劃
做好審計溝通,首先是要提前了解被審計單位,即溝通對象的基本情況。《孫子?謀攻篇》中說,“知己知彼,百戰不殆;不知彼而知己,一勝一負;不知彼不知己,每戰必殆。”意思是說,在軍事行動中,即了解敵人,又了解自己,百戰百勝;不了解敵人而至了解自己,勝敗可能性各半;既不了解敵人,又不了解自己,那只會每戰必敗。對于審計溝通亦是如此,一個對被審計單位一無所知的審計人員是不可能與對方進行良好溝通的。
1、進行審前調查。審計人員在開展工作前應對被審計單位進行充分的審前調查,盡可能多的了解被審計單位的經營規模、經營范圍、經營管理方式、基本財務狀況、內部控制制度情況、以往年度審計情況、企業的歷史沿革、存在的主要風險等情況,這樣做不但可以使自己的工作更具有方向性和針對性,而且在審計溝通中很容易拉近與被審計對象的距離,從而達到事半功倍的效果。
2、選擇溝通方式。審計溝通通常使用的溝通方式主要有口頭溝通、書面溝通、非語言溝通和電子媒介溝通等,這些溝通方式各有優缺點,分別適用不同的溝通對象、環境和范圍。
口頭溝通,是審計人員利用口頭語言進行信息交流的方式,包括詢問、會談、調查、討論、會議、征求意見等。例如:通過詢問被審計單位職能部門來了解組織的相關情況;與被審計單位負責人或高層管理者進行會談,反映工作中發現的問題;對被審計單位人員進行調查取得口頭證據,在出具審計報告前征求被審計單位負責人意見;處理對方提出的各種異議,給出令人信服的回答等等。這種溝通方式靈活方便,簡便易行,容易達到溝通的目的。尤其是面對面的口頭溝通,溝通雙方可以很好的把握對方的立場和態度,有利于充分的協商,加快溝通過程中的各種信息傳遞和交流。但是這種方式使信息保留的時間較短,且在傳遞中經過層次越多,信息失真越嚴重,核實越困難。
書面溝通,是審計人員利用書面語言進行信息交流的方式,包括審計通知書、問卷調查、審計工作底稿、審計報告和管理建議書等。例如:對被審計單位下達審計通知書;對被審計單位提出各種意見和建議書;向組織負責人和高層管理者提交審計報告和管理建議書;如有必要還可就審計中發現的重要事項向組織負責人、高層管理者和被審計單位提供中期報告,以便采取迅速而有效的行動糾正失誤等等。書面溝通比較正式,可以長期保存,便于反復研究,更為慎重和準確。但是這種方式對客觀情況變化的適應性差、效率低,所溝通的信息內容對語言文字的依賴性很強。
非語言溝通,是審計人員通過調整身體動作、體態、語氣語調、空間距離等方式進行溝通的過程。審計人員可以通過目光接觸、身置、音調調換等行為來控制語言交流的方向和氛圍。例如:當對方欲言又止時,可以用目光給予鼓勵;當對方表現冷漠或抵觸時,可以靠近對方贏得好感;當雙方發生爭執時,可以使用微笑的方式和調侃的語調使氣氛有所緩解和放松。非語言溝通信息意義十分明確,內涵豐富,含義隱含靈活,在很多情況下可以表達比有聲語言更強烈的信息。 但是這種方式傳遞距離有限,界限模糊,只能會意,不能言傳。
電子媒介溝通,是審計人員通過傳真、閉路電視、計算機網絡、電子郵件等方式交流信息的過程。電子媒介溝通信息傳遞快,信息容量大,一份信息可同時傳遞給多人。但是這種方式對溝通環境和硬件要求條件高。
3、確定溝通內容。審計人員要對提問什么問題進行必要準備,充分了解被審計單位的業務流程、控制環節等細節,必要時準備一個提問提綱以便提高溝通的效能。
(二)溝通中要傾聽
傾聽是審計溝通中的關鍵環節,善于傾聽的審計人員可以給對方留下良好印象,激勵他們暢所欲言,這樣不僅可以讓審計人員獲得重要的信息,更有助于審計人員做出正確的判斷。同時,對于缺乏經驗的審計人員來說,傾聽可以增長知識和經驗,減少或避免因為不了解情況而出現的失誤。在溝通過程中,造成溝通效率低下的最大原因在于傾聽者本身,因此審計人員在傾聽時應注意克服以下幾個主觀因素:
1、自我為中心。人們習慣關注自我,總認為自己才是對的。審計人員在傾聽過程中,容易過于注意自己的觀點,喜歡聽與自己觀點一致的意見,對于不同的意見往往是置若罔聞,這樣就會錯過傾聽對方觀點的機會。
2、先入為主的偏見。先入為主具有巨大的影響力。審計工作涉及面廣、專業性強,對審計中發現的疑點,審計人員容易主觀臆斷,定性時戴上了“有色眼鏡”。
3、急于表達自己的觀點。在審計溝通時,許多審計人員認為只有說話才是表白自己,說服對方的唯一有效方式。在這種思維習慣下,審計人員容易在他人還未說完的時候,就迫不及待的打斷對方。
4、心不在焉,轉移話題。在審計溝通時,如果審計人員注意力不集中,就會偏離話題,終止對方談話的思路。
(三)溝通后要反饋
審計溝通結束后,審計人員應在審計報告正式提交之前就報告中的審計概況、審計依據、審計結論、審計決定等與被審計單位進行認真充分的交流反饋,同時要求被審計單位對審計結果提出書面意見,以此保證審計結果的客觀、公正,并取得被審計單位的理解。
三、進一步提高審計人員的溝通效能
溝通能力是內部審計人員必備的素質要求。《內部審計實務標準》指出:“內部審計師應具有進行口頭和書面交流的技能,以便能清楚地和有效地傳達諸如審計目的、評價、結論和建議等事項。”因此,審計人員要深入學習溝通技能,熟悉溝通基本原則,掌握不同的溝通方法,注意溝通技巧,運用溝通于審計工作中。
(一)必須要有良好的職業道德。審計人員為人要正直,要出于公心。這是對審計人員最基本的要求,不具備這種素質,審計工作就會跑偏。一要有一個平和的心態,平和的心態是審計人員與被審計單位溝通交流的首要前提,而溝通交流的前提又是建立在相互尊重、相互信任和相互理解的基礎上,需要平和的心態和高尚的人格素質作支撐。特別是在觀點不同時,更需要相互尊重、相互信任和相互理解,,從而達成共識。二要堅持原則,堅持原則是審計人員與被審計單位溝通交流的工作底線。審計人員要依法行政,廉潔從審,堅持原則,防微杜漸,搞好自我監督,管好自己的嘴、自己的手,不吃、不拿,不授人以柄,保證審計的獨立性、公正性。
(二)必須要有扎實的業務水平。扎實的業務水平是審計人員贏得尊重,實現有效溝通的基礎。內部審計人員既要有審計業務知識,又要具備行業知識和經驗,特別是對自己負責的審計單元的審計依據、操作流程和風險控制關鍵點,要充分的學習、研究和掌握。這樣在審計溝通時,一是可以不說外行話,不會提膚淺的問題,不給被審單位人員造成因不懂業務而輕視的感覺。二是可以找準談話的切入點,直截了當地提出存在的問題,提出需要配合和提供的情況及資料,提高工作效率。三是可以準確判斷風險程度,不糾纏于枝節和細節,不出現評價差錯和失誤,避免被審對象的誤會和反感,確保審計工作的順利進行。
關鍵詞:審計溝通;審計質量;研究
一、審計溝通的相關概述
審計溝通作為審計過程中的一個重要環節,是由相關單位就審計中的發現和問題展開的交流和探索工作。審計溝通就是要做到發現問題、解決問題,運用溝通技巧將審計活動更全面的、細致的展開和結束,達到知其所以然。
審計溝通的一般形式包括口頭和書面兩種。口頭方式,就是當面詢問或探討,這種方式最直接、最普遍,有利于一些基本問題的解決。但是,對于一些比較正式和性質嚴重的審計事項,一般會采用書面形式。
二、我國審計溝通現狀分析
(一)內部審計機構獨立性不夠
現實工作中,首先內審機構的相對獨立性不夠。內部審計機構自身的獨立性決定了它存在的權威性。獨立性不夠就意味著內審機構缺乏應有的保障。導致這一問題的原因主要是因為內部審計機構的管理層級別較低。目前來看,很多的單位的內審機構由財務相關的負責人分管,甚至兼管。這就嚴重影響了審計的獨立性,審計溝通得不到有效實施,內審的真實可靠性也得不到全面發揮。其次,很多單位將業務置于首位,往往忽視審計的重要性,認為審計就是服務于業務。這就使得審計機構得不到應有的地位保障,缺乏權威性,審計環境就會受限,更不利于審計溝通的開展。
(二)內審人員綜合業務能力不強
首先是,內審人員專業知識不夠硬。內審人員大多不是專業的審計出身,是由相關崗位轉型過來。這就導致審計業務不熟練,知識層次較低,缺乏相關專業知識。在分析問題時候認識不夠全面規范,最終的審計方案也就自然缺乏可靠性。再加上,這些人員對溝通的地位認識不到位,在審計過程中所采用的方法技巧,乃至態度都有所欠缺。這也就導致在溝通中存在業務能力上的障礙,不利于溝通的順利展開。
其次,審計人員的情緒和態度嚴重影響著審計溝通的開展。審計人員自身的工作性質要求審計人員在言語的表達上面要嚴謹、客觀。審計的成功與否,很大一部分在于審計人員有沒有進行有效的溝通。審計人員自身的不良情緒和態度,很容易造成被審計單位的逆反心理,不配合,從而使得溝通難以繼續下去,審計質量無從保障。同時,審計人員只有保持客觀理性的態度才能確保審計的真實可靠,審計人員一旦過于情緒化,有失理智,那么審計質量就無客觀性而言了。
最后,溝通過程中,溝通記錄存在不充分現象。一份完備詳實的審計溝通記錄可以被作為工作底稿,成為審計工作中的重要證據。但是,從現實工作來看,內部審計人員對溝通記錄的重視程度不夠,在記錄過程中缺乏規范性、完整性,導致工作底稿的作用不能夠完全發揮。尤其是在面對溝通分歧時,相關的記錄不僅要包括問題本身,還應該針對分歧的處理和最終意見進行詳細記錄。
(三)單位內部相關職能部門協調性不夠
審計工作的順利進行,既需要內部審計機構的盡職盡責,也同樣離不開相關部門的協助。在現實審計工作中,出現了職責分離的現象。組織部門根據單位人事任免情況只管提出審計需要,內審部門根據組織部門的審計需要只管實施審計出具審計報告。但是,針對整個審計活動是否安排的合理、審計報告是否公允、最后的結果建議是否可行等,相關部門之間缺乏溝通交流,出現了“審”與“用”脫離的現象。而且,一些單位并沒有建立系統的審計成果運行機制,審計過程中的相關溝通協調的缺失最終會阻礙審計活動的正常進行。
(四)被審計單位的配合不力
內部審計工作的最終目標是服務于單位。但是,它所采用的途徑就是發現單位發展過程中的問題所在,進而對癥下藥進行解決。但是,一些被審計對象對內部審計沒有能夠清楚認識。將內部審計定義為查找自己工作中的問題披露。很多單位因為懼怕問題曝光自己受牽連,因此對內部審計存在逃避和敷衍的態度,對于發現的問題提出的審計建議也缺乏積極主動性去改進。這就大大的增加了內審人員的溝通障礙。
三、創建和諧審計溝通環境,提高審計質量
(一)加強與管理層的溝通,保障審計獨立性
內審人員是在管理層的委托下開展的審計活動,因此,審計活動需要得到管理層的配合和支持,因此,內部審計機構需要加強和管理層的交流,維持融洽的工作關系。在實際工作中,內審部門人員應定期將審計工作的相關事項與領導層及時溝通和匯報,尤其是審計活動的進展、重大的審計發現、審計建議的提出等,這些都需要和管理層進行溝通,考慮領導層的相關建議和解決措施。進而得到管理層的支持認可,還可以避免審計工作的偏差,進而保證內部審計活動的獨立性。
(二)加強與職能部門的溝通,促進協調性
審計活動是一個系統的過程,需要各個部門的相互配合。因此,內審部門應主動加強和相關職能部門的溝通交流,使內部審計的工作性質、目標、流程等得到兄弟部門的理解和支持。審計活動開展前,可以從相關部門掌握被審計對象的相關資料,這就有利于減少審計工作量,節約審計資源;在審計過程中,關于審計發現,通過溝通可以得到相關部門的建議,更有利于審計決策的合理性;在審計建議的貫徹過程中,通過相關部門的監督配合,可以提高審計成果的利用效率。
(三)加強與被審計單位的溝通,構建融洽的審計關系
要構建與被審計單位的和諧關系,首先要尊重對方,使得審計對象理解配合審計工作。審計過程中,要注意態度和措辭的使用,適當聆聽對方的意見,拉近心理距離;其次,要保持內部審計的客觀公正,內審人員做事要實事求是,溝通中及時聆聽對方的建議,溝通審計意見力求擺事實、講道理,做到客觀公正,堅持原則又不失靈活。
(四)加強與內部審計人員的溝通,構建和諧的團隊協作關系
每一個內審人員都各有所長,各有所短。因此,為了保證審計工作的更好的開展,應該因人而異的安排審計任務,積極地發揮每個員工的主動性,利用有限的審計資源最大限度的解決審計任務,加強審計團隊合理協助、構建和諧的工作氛圍,優質完成各項審計任務。(作者單位:蘭州財經大學)
參考文獻:
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[2]周冉.審計人員談判咨詢、客戶談判知識與審計談判判斷[J].審計研究,2010,(6).
一、內部審計溝通障礙
我國當前企業內部審計溝通障礙主要表現在四個方面:內部審計人員知識結構單一,溝通交流缺乏全面性、內部審計宣傳力度相對薄弱、內部審計部門與企業決策層存在隔閡以及級別不對等溝通困難。
1、內部審計人員知識結構單一,溝通交流缺乏全面性
基于我國現行大多數企業尚未形成合理的內部審計隊伍專業結構,再加上,其內部審計人員從業素質普遍低下,導致其知識單一,溝通交流嚴重缺乏全面性,一方面是現行企業內部審計人員大都來源于會計崗位,其雖較為熟知會計知識,但缺乏企業營銷管理知識和工程管理知識,以至于其現行擁有知識不能夠滿足內部審計的需求;另一方面是現行企業內部審計人員綜合業務能力較為薄弱,造成其開展內部審計工作時不能夠完全把握生產管理及營銷作業流程,進而,使得其各項審計工作僅僅局限于查賬、發現問題、處理處罰等方面,難以充分發揮其內部審計應有的職能。
2、內部審計宣傳力度相對薄弱
近年來,我國各企業雖不斷加大內部審計建設,但截至現階段,企業中仍有相當一部分人員尚未充分認識到內部審計工作的重要性,以至于不能夠積極的置身于內部審計建設中,究其原因主要在于企業內部審計宣傳力度薄弱,即宣傳手段單一,沒有充分利用現行各媒體、多種形式進行內部審計宣傳,同時,部分審計部門對其宣傳存在著抵觸心理,綜合上,使得我國企業內部審計宣傳力度較為薄弱。
3、內部審計部門與企業決策層存在隔閡
企業決策層對內部審計部門順利開展各項審計工作發揮著不容忽視的作用。伴隨著企業的突飛猛進發展,給內部審計工作帶來了較大的工作負擔,再加上,現行企業決策層加強內部審計工作不夠重視,認識上存在著片面性。同時,企業內部審計人員也對企業決策層存在著一定的偏見,導致二者之間矛盾日益突出,在很大程度上影響到了企業內部審計的高效性,久而久之,勢必將對企業產生不可估量的損失。
4、級別不對等溝通困難
對于審計部門和被審計單位負責人而言,其職級相對等,而在內部審計實施過程中,內部審計負責人往往起著指揮的作用,派遣內部審計基層人員對被審計單位負責人進行相關審計,因此,這就造成了審計基層人員與被審計負責人的級別不對等,若是部分被審計負責人利用職權,干擾審計工作,將給審計工作帶來很大的困難。
二、加強內部審計溝通的有效對策
加強內部審計溝通的有效對策主要表現在以下四個方面:加強內部審計部門內部溝通與交流、和諧內部審計上下級關系、構建與被審計單位的新型關系以及加強語言溝通技巧應用,構建橫向的和諧關系。
1、加強內部審計部門內部溝通與交流
營造良好的工作環境是加強企業內部審計部門內部溝通與交流的前提條件,第一,不斷完善內部審計部門內部管理制度。通過開展內部審計項目負責制,明確各審計人員的職責,同時,不斷加強規章制度建設,切實保障規章制度的科學性、合理性,并且,嚴格按照各項規章制度進行實施;第二,加強內部審計部門內部人際關系建設。由于企業內部審計人員之間具有不同的知識、不同的思想以及不同的資歷,因此,對統一工作往往會形成不同的認識,所以,應不斷加強彼此之間的溝通與交流,統一思想,實現優勢互補,使其形成合力;第三,培養復合型知識內部審計人才。打破內部審計人員的單一專業知識結構,鼓勵和呼吁注重多種知識結構的組合,并適當提高內部審計人員選拔難度,切實構建一支高素質、高水平的內部審計隊伍。
2、和諧內部審計上下級關系
首先要提高審計工作質量,以工作成效改變企業決策層對審計工作的認識。審計工作中,要把涉及到企業利益和職工關注的問題作為審計監督的重點.,審計結論和處理、處罰意見力求做到客觀公正,實事求是,真正發揮內審工作對企業的“促進、提高”的作用,體現內審工作價值,使企業決策層充分了解內審工作為企業帶來的增值作用,進而支持開展內審工作。
二是要加強內部審計部門與企業決策層之間的溝通與交流,建立二者之間暢通的溝通渠道。一方面,要定期的向企業決策層匯報審計工作狀況,并針對各項管理提出相關可行性建議,對有關問題應及時做好請示和匯報;另一方面,應加強內部審計部門與企業決策層之間的溝通與交流,確保二者之間能夠了解各自的職責,盡可能的減少內部審計部門與企業決策層之間的沖突與矛盾。
3、構建構建新型的審計與被審計關系
首先是保證內部審計的客觀性、公正性以及獨立性。對那些極少數問題嚴重、屢查不改的被審計單位,應該充分運用內審制度等手段予以處理,堅決維護企業利益與審計的權威性。同時應在原則和各項規章的允許范圍之內,運用內部審計制度等手段,針對于緩解內部審計和被審計的矛盾問題,切實保障審計結論和過程的客觀性、公正性、合理性;其次是通過審計“服務”,增進理解,構建與被審計單位的良好關系。內部審計工作除要對部門、單位的經營活動進行監督,促使其合法合規外,還要對部門、單位的領導負責,促進企業經營管理狀況的改善和經濟效益的提高,因此,審計人員在實施審計過程中,要充分體現為企業服務的一面,通過審計,查找企業經營管理方面的薄弱環節,并積極友善提出改進意見,使企業得到改善和提高,真正達到審與背審目的的一致性,從而改變被審計單位對內部審計的片面看法,構建和完善雙方良好的的信息交流與溝通平臺。
4、加強語言溝通技巧應用
良好的語言溝通是緩解內部審計溝通障礙的最有效方式。良好的語言溝通技巧應立足于以下三個方面,一方面是傾聽。傾聽是加強語言溝通技巧的關鍵性環節,只有保障傾聽的更準確性,才能夠進行良好的語言溝通,因此,傾聽時,應抓重點信息,即中心思想和主要觀點,在對方講述過程中,應在較短的時間內將對方的中心思想對自身掌握的知識結合起來,為進行與對方的溝通奠定基礎;另一方面是說話。說話時避免語言內容空洞繁瑣,其將述內容應有針對性,切實做到“一針見血”,同時,盡可能將嚴肅的問題輕松化、復雜的問題簡單化;最后是談話。談話是傾聽與說話的雙向過程,進行談話過程中,內部審計人員的語言應具有中立性、客觀性、目的性、明確性、公平性、啟發性以及平衡性,學會運用幽默的言語化解彼此之間的種種不愉快,進而,確保內部審計人員與被審計人員溝通與交流的順利有序開展。
5、構建橫向的和諧關系
內部審計工作涉及方方面面,需要企業相關職能部門的大力支持與配合。內審部門應與財務、營銷、生產、人力資源等部門形成良好的溝通和人際關系,在審計活動中更好地相互合作并取得更多的支持,聯合推動內部審計工作。如:開展審計活動時需要從其他職能部門了解企業相關情況;審計中發現問題時,獲得其他職能部門的意見有助于尋找更優的解決方案;在審計意見的落實和事后監督等方面都需要與其他職能部門相互協作支持,才能實現審計成果的高效利用。
參考文獻:
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隨著醫院體制改革進程的逐步深入,醫院管理中,一種得到干部職工普遍認可、能夠適應時代需求的人際關系,將對促進醫院發展起到凝聚力和催化劑的作用,對內部審計活動亦是如此。內部審計是由單位內設的審計機構從內部對其財政收支、財務收支、經營活動的真實性、合法性和效益性進行監督,具有典型的內向服務特點,由此可以看出,內部審計的工作性質,決定了醫院內審人員在工作中不可避免地要遇到人際沖突和矛盾。內部審計人員處理人際關系時主要采用人員溝通和組織溝通。因此,筆者就如何加強溝通,建立醫院內部良好的內審活動人際關系,談幾點粗淺的認識和看法。
一、與單位負責人進行有效縱向溝通是搞好內審工作的關鍵
組織負責人對內審機構計劃的批準、工作的授權、權限的界定、審計建議的采納與實施、與被審計部門矛盾沖突的解決與協調等起著至關重要的作用,甚至是決定性的影響。內部審計的獨立性,與國家審計、社會審計相比,在地位上存在較大的差異,加上醫院屬于財政差額撥款單位,絕大部分工資、費用支出還是依靠自行經營所得,這些在根本上制約了內部審計獨立性的有效實施。內審人員主要按照醫院總體工作思路,根據單位負責人的意志開展審計工作。因此,內部審計工作的順利開展需要單位負責人的授權和支持。內部審計機構應通過積極、主動的方式與醫院管理層進行適當的溝通,根據醫院發展規劃和工作重點開展審計項目,并將審計結果以審計報告、審計建議書的形式向負責人報告,定期或不定期地向組織負責人進行請示、匯報、交流。通過溝通,獲得領導的理解、支持,明確審計目標和方向,糾正工作中的錯誤,保證審計工作的正常開展和審計意見的具體落實。
二、與被審計部門或人員的適當溝通是搞好內審工作的基礎
內部審計在于協助醫院管理機構監督、評估內部控制制度,適時提供改進建議,以求內部控制制度得以健全和完善,其主要目的是監督和評價醫院控制,本質上是為了使醫院達到一定目標所采取的一系列行動和過程,不是以審查和評價部門或個人的差錯為根本目標。因此,內審機構應加強審計溝通,在審計目的、審計程序、審計人員的指派等方面與被審計部門或個人達成共識,消除審計過程引起的誤解,以提高審計效率和效果。例如,首先,在審計醫院物資管理情況時,向科主任送達審計通知書,就審計目的、審計時間、需要該部門協助的內容等事項進行告知,取得被審計部門的支持;其次,在出具正式報告前,對審計發現的管理制度不健全、盤盈物資的數量和金額等問題與科室進行適當溝通,征求其意見;最后,與科室協調配合,搞好審計建議的落實與執行。這樣,在不違背原則性和獨立性的前提下,既合理地完成了審計工作,又恰當地處理好了人際關系。
三、與相關職能部門加強橫向溝通是搞好內審工作的前提
內審工作具備一定的獨立性,但其工作方式不是孤立的。在開展內部審計工作中,內審部門需要從其他職能部門獲取被審計部門的經營數據、人員構成等相關情況;在提出審計意見或建議時,需要其他職能部門協助尋求最佳方案;在審計建議的落實和執行過程中,更需要其他職能部門予以協作支持。例如,在對某醫技科室進行成本核算審計工作中,信息科、財務科提供了可比期間大量的有關經營收入、材料支出、人員費用等數據資料。同時,內部審計人員根據已有資料結合周邊醫院相同科室的經營情況,確定了具有可操作性的審計計劃和目的,最后三部門共同制定了針對該醫技科室行之有效的成本考量體系。
四、與外部機構建立良好的斜向溝通是搞好內審工作的重點
內部審計工作需要從外部機構獲取充分、可靠、相關的審計證據,例如,從藥品和衛生材料經銷商函證取得可靠的往來賬目資料;對某些更加專業的領域,尋求外部專家的幫助;獲取審計機構和社會中介機構對內審人員的后續職業教育培訓等。因此,內審部門要順利有效地開展各項工作,離不開外部機構的支持和協助。
五、增進審計機構成員之間的溝通是搞好內審工作的保證
內審人員隊伍現狀及要求
內審人員隊伍目前的現狀是:大多數審計人員的知識結構不合理,知識面窄,且經過專業訓練的人員較少。許多來自于財務人員,這主要是以前年度審計基本是對財務方面進行審計,主要以查錯防弊、堵塞漏洞為目的,而且基本都是事后審計。但隨著企業業務范圍不斷擴大,管理者風險意識不斷加強,管理水平不斷提高的同時,要求內審人員的審計領域不斷擴大,涉及的業務范圍也是方方面面,逐漸從財務審計延伸到采購、工程項目管理審計、效益審計、內控審計、風險管理審計等;從事后審計逐步向以預防為主的事前、事中審計轉變;從財務審計的就事論事到從制度、從根本上解決問題的審計方式轉變,力求把企業風險降到最低。那么對內部審計人員的要求也不可同日而語,這需要內審人員除了具備財務及各專業領域的相關知識外,同時還應具備審計人員特有的職業敏感度、豐富的審計經驗和熟練掌握審計技巧、能獨立處理業務及良好的溝通能力如公正、客觀等等,很顯然,目前的隊伍狀況不能滿足要求。
如何提高內審質量
(一)內審人員要有良好的職業道德和素養
中國內部審計協會出臺并于2003年6月1日起施行的《內部審計人員職業道德規范》,明確了內審人員應具備的職業道德,要求內審人員要做到獨立、客觀、正直、勤勉,要保持和提高專業勝任能力等,為內部審計人員履行職責提供指導。上面摘錄的《內部審計質量評估辦法》中的第十一條內部審計質量評估內容中,把對職業道德規范遵循情況放在第一條,它的重要性可見一斑。所以,審計人員要把遵循職業道德規范放在首位,不得憑個人感情用事,要秉公辦事,不患得患失,不謀取私利。
(二)內審隊伍的專業多樣化
由于審計領域的不斷擴大,對審計人員的專業勝任能力提出了更高的要求。但不可能要求每個審計人員對各專業都精通,那么,就需要優化審計隊伍的專業知識結構,使內審隊伍的專業多樣化,可以相互取長補短。工作之余,內部人員之間可以將自己的專長部分拿出來和大家分享,建立互相交流的好平臺。另外,建立內審專家庫,必要時聘請專家參與審計,發揮專家在專業領域的優勢。之所以是專家,是因為專家在其所在領域積累了豐富的經驗。內部審計可以借鑒這些經驗,來幫助審計人員提高效率,達到事半功倍、提高審計質量的目的。
(三)注重審計前調查,編制切實可行的實施方案,加強實施工作
通過審計前調查,掌握了被審計單位的相關情況,這樣在實施審計時就能夠有的放矢,抓住重點,直奔主題,從而減少盲目性。編制切實可行的實施方案。審計方案是對審計實施的全面規劃,是整個審計實施工作的行動指南,一個好的審計實施方案是提高審計質量的靈魂,是指導審計人員現場作業的“路線圖”,它對實施審計起著全面控制作用。因此,在審計工作實施前,要在認真搞好審計前調查研究的基礎上,認真編制審計實施方案。在審計實施過程中,要嚴格執行審計程序,并根據審計過程中的實際情況,及時對審計重點做出調整,確保審計項目質量。
(四)加強理論知識學習,不斷提高自身綜合素質
社會在不斷發展,企業涉及的新領域、新問題不斷出現。作為一名審計人員,對審計出的問題要做到有憑有據,切中要害,不可憑主觀臆斷;提出的審計建議要切實可行,具有可操作性;這樣才能對提升企業管理水平具有一定的意義,才能起到防微杜漸的作用。如果審計人員缺少各方面的知識,對問題定性不準,或是對存在的問題沒有查出來,這將大大影響審計工作質量。所以,要求審計人員不斷更新自己的知識,努力完善和充實自己,才有可能做到跑到問題的前面,起到預防和控制的作用。那么獲取這些知識的渠道除了內審人員自主學習的同時,也要多參加涉及本專業及其它相關專業的培訓,努力豐富、優化自己的知識結構,提高綜合能力,提升專業勝任能力。
(五)加強審計人員的溝通能力
《內部審計人員職業道德的規范》中對審計人員的溝通能力十分具體的規定出來:“內部審計人員應具有較強的人際交往技能,妥善處理好與組織內外相關機構和人士的關系”,也就是審計人員在具備專業能力外,還應具備溝通能力。審計工作能否順利進行,與審計人員的溝通能力密不可分。
首先,要加強溝通與合作。審計人員不僅要與管理層進行溝通,同時還應對審計業務以及相關人員進行了解,使審計工作獲得更多的合作,對審計提出的問題及風險進行有效的溝通,達成共識,并以易于理解的方式準確地傳達給被審計單位相關人員。其次,突出重點。審計人員通過特有的審計程序及審計方法,耗費了大量的精力,也獲取了相關問題存在的事實依據,但是不可能將所有問題都羅列到報告中,需要突出重點。
所以,審計人員首先要整理所收集的信息,歸集相關的審計發現,權衡每一問題的重要性,刪除不必要的內容。因為如果信息過多,會出現抓不住重點的情形。應該找到因足夠重要而值得向管理層提出的問題,充分與管理者進行溝通交流,就審計出的重點問題達成共識,并用簡潔、清晰的語言陳述事實,找出問題存在的原因,并提出有針對性的切實可行的建議,達到審計的最終目的。也就是通過引起管理層的關注而達到提高管理水平的目的。
(六)提出切實可行的改進建議
與外部審計相比,內部審計不能只滿足于指出問題所在,更重要的是找出問題存在的原因,并提出有針對性地改進建議。因此,內部審計是要把觀察到的風險以清晰明了的因果關系與改進建議緊密聯系起來,把該風險可能導致的后果明確指出,同時要提出富有建設性的、能夠引起管理層積極反映的改進建議,達到提高管理水平的目的。
(七)加強監督與復核
加強監督與復核是提高審計質量的重要手段,避免由于個別人由于客觀原因造成偏差。中國內部審計協會的準則委員會在《中國內部審計實務指南第3號—審計報告》中也明確內部審計機構應當建立審計報告的三級復核制度,審核的重要性可見一斑。
風險無處不在,也無時不在,尤其是經濟全球化發展的今天,風險問題已經影響并制約了眾多企業戰略目標的實施。隨著風險管理、內部控制等體系的建立,結合監管部門法律、法規的出臺,已經在很大程度上實現了風險控制。國有企業內部審計同樣受風險問題影響,在風險導向下,國有企業內部審計的不足成為亟待解決的重點問題。
一、國有企業內部審計存在不足
1.審計質量不高
從設置內部審計范圍上看,部分國有企業內審方案主要是針對財務賬項審計,在領導干部離任時對其基本經濟建設審計、經濟責任審計、工程審計、違規專項審計等方面的重視程度不足,造成審計質量不高;從開展內部審計準備工作看,部分國有企業在設計審計方案前,因人員配置不足,多數采取的是同級互審方式,這種方式執行過程受人情、裙帶關系、背景等方面的影響,前期調查成為“走過場”,最終審計質量不高;從內部審計方法與技術上看,部分國企財務管理采取了信息化、集約化,但內審方面做得遠遠不足,甚至很多仍然依照事后審計、現場詢問等方式進行,缺乏先進性,審計質量得不到保證。
2.審計人員素質有待提升
國有企業內部審計人員的總體業務水平、敬業精神、道德標準及個人修養都影響審計工作的質量。很多國有企業中,由于工作性質的不同,采取的用人制度不一樣,比如編制內正式員工、非全日制人員、外聘人員等,而作為內部審計的工作者,基本都是編制內員工,部分員工認為國企較為穩定,沒有失業風險,造成員工消極怠工,安于現狀,內部審計成為“走過場”。這類問題的出現,多是內部審計人員綜合素養低下的表現,敬業精神和責任意識不強,嚴重影響內部審計的質量。同時,這類問題的出現,也與企業內部審計崗位員工的培訓不到位存在必然聯系。雖然部分企業存在對這一特定崗位員工的培訓,但培訓內容跟不上形勢、培訓中缺乏對敬業精神與執業素質的引導,再加之員工參與培訓時學習態度不端正等因素,導致審計人員素質偏低,有待提升。
3.部門之間缺乏溝通配合意識
國有企業中,多數內部審計部門與被審計部門屬于平級關系,如財務部門、銷售部門、人力資源部門等,各部門權力平等,相互之間缺乏溝通,各司其職。在展開內部審計工作時,前期現場調查、索要數據資料時,其他部門不能積極配合,甚至存在問題隱而不報的現象。此外,內部審計主要針對的是內部同事,部分人員認為開展審計容易“得罪人”,這一思想導致內部審計時畏首畏尾,溝通不暢,無法深入探究審計的結果的真實情況,影響審計質量。
二、風險導向下國有企業開展內部審計的有效措施
現代社會經濟信息化、自動化,新生事物層出不窮,造成國有企業內部管理的多元化性和復雜性,導致內部審計風險凸顯。而部分國有企業風險防范意識不足,往往缺乏風險控制措施,內部審計風險因素嚴重影響國有企業審計質量。只有在風險導向下采取有效措施,才能從根本上解決國有企業內部審計方面存在的不足,保證審計質量。
1.不斷提升審計工作質量
為了保證國有企業內部審計質量,需要從國有企業風險控制出發,做好風險識別、分析、評估及控制等工作。充分認識風險因素對企業內部審計質量的影響,提升企業對內部審計的重視程度,在風險導向下認真做好內部審計工作的前期準備,重視進場前的風險調查,識別出關鍵風險控制點,細化至審計方案中,避免出現重大風險遺漏。同時,不斷改進加強內部審計方法,迎合企業信息化、自動化、集約化發展方向,主動從改變“事后審計、現場詢問”方式入手,結合新的審計手段,提升內部審計質量。
2.強化內部審計人員的素質和責任意識
國有企業內部審計人員的素質直接影響審計工作質量,在L險導向下,充分認識內部審計風險因素,明確審計工作職責,考慮內審人員素質與責任對內部審計工作和審計質量帶來的干擾,充分發揮主觀能動性,積極從提升內審人員職業道德、個人素質、執業責任等角度解決人員綜合素質給內部審計質量帶來的影響。要合理設置內部審計崗位,從專業技能水平、崗位從事年限、學歷層次等多方面選拔內部審計人員。同時,需要加強內部審計人員的崗位培訓及道德教育,在精神層面給予內審人員“正能量”,在能力上跟緊時代步伐,不斷更新知識架構,持續提高技能水平,從而提升內部審計的完成質量。
3.加強部門之間的溝通與配合
風險導向下,國有企業內部審計人員應當充分考慮溝通與配合不暢給內審工作帶來的影響,充分認識到溝通與配合的重要性,并主動尋求加強溝通、配合的重要措施。首先,可通過提升國企整體溝通與配合重要性的認識程度,在管理層到員工的思想上形成配合意識。其次,需要溝通與配合的不僅是內部職能部門,也包括外部審計與內部審計相互溝通、配合,外部審計接觸行業問題復雜,可給內部審計提供更多的借鑒。因此,在審計范圍、審計報告的應用、審計工作底稿應用、審計程序設計、審計技術方法等方面,需要積極溝通,完善并提升審計過程和方法,改善審計效果。
三、總結
內部審計工作對于完善國有企業內部控制,規范經營管理行為,保障國有資產增值保值具有重要意義,但目前國有企業內部審計工作還存在一定的不足,在風險導向下,要通過提升審計質量、強化人才培養、加強溝通配合等,防范審計風險,不斷提高國企內審工作的質量,從而充分發揮出內部審計工作的作用,為促進國有企業健康、持續發展作出應有的貢獻。
隨著全球信息網絡化的發展,計算機網絡技術被廣泛應用于企業經營和內部管理的全過程。面對審計資料無紙化、審計數據海量化的新挑戰,內部審計對業務的監督逐步由現場手工查證的傳統方式過渡到利用計算機進行遠程監控與現場核實結合的新方式,內部審計人員與審計對象的溝通方式也隨之發生了一些新變化。
一、計算機輔助審計發展情況簡述
計算機輔助審計是指審計機構、審計人員在審計過程和審計管理活動中,以計算機為工具,推廣應用信息技術,深入開發利用信息資源,改進審計作業和管理手段,全面、及時、有效地檢查和監督經營管理信息,維護資產安全,更經濟、有效地履行審計職能的活動過程。
計算機輔助審計的推廣有賴于企業內部網絡化和計算機軟、硬件投入程度的加大。近年來,一些大型國有企業、金融機構以及稅務、財政部門都不同程度地創建完善了財務收支和各種內部管理的網絡系統。這些機構的內審部門也基本實現了與內部其他相關部門的網絡互聯,為實現信息交換網絡化開辟了快速通道,為開展網絡審計、實現實時監控打下了基礎。與此同時,這些較大行業和系統積極推動計算機輔助審計建設,硬件投入和更新較為及時,軟件開發也初見成效,使內部審計工作邁上了新的臺階。
二、計算機輔助審計引起溝通的主要變化
溝通貫穿于審計工作的全過程,是審計人員必備的專業技能。中國內部審計協會的《內部審計具體準則第10號――內部審計與外部審計的溝通》、《內部審計具體準則第11 號――結果溝通》、《內部審計具體準則第20號――人際關系》,以及國際內部審計專業實務框架等,均給出內部審計活動如何進行溝通的指引。審計溝通的技巧對于建立良好的人際關系、創造和諧的工作氣氛、實現有效的信息交流、保證審計工作的順利開展具有十分重要的作用。
與傳統審計方式對比,計算機輔助審計中的溝通主要有以下變化。
(一)增加了與業務主管部門和一線業務人員的日常溝通。近十年來,各種業務電算化建設速度非常迅速,業務處理大集中模式已經成為主要的發展方向。面對著繁多的平臺模塊、各不相同的數據表定義,內部審計師不可能具備業務主管部門和一線人員所具有的相關系統知識和技能。為深入了解和研究各類業務系統功能模塊的具體用途和數據關系,有針對性地使用審計軟件創建審計模型、查找審計疑點,內部審計師必須加強與業務主管部門和一線業務人員的日常溝通。
(二)增加了與審計軟件開發人員的溝通環節。傳統審計以現場作業為主,審計人員主要面向業務經辦的一線業務人員及其管理者,通過審閱、核對、復算、盤點、觀察、鑒定、分析性復核等方法進行取證。在計算機輔助審計方式下,對審計軟件應用的需求逐步加大,開發適用的審計軟件對提高審計效率和保證審計質量起到重要的作用。參與設計審計軟件的內部審計人員必須與技術開發人員進行良好溝通,才能將成熟的審計方法和技巧融入審計軟件中,建立適用的查證疑點模型,有效建立業務系統與審計系統之間的關聯,提高查找疑點的準確性。
(三)增加了遠程溝通審計業務疑點的機會。受審計資源的限制,傳統審計是在本系統內部選取某幾個分支機構作為具體抽樣對象開展現場審計,內部審計人員主要在審計對象的工作場所內進行查證。在計算機輔助審計方式下,借助審計軟件,運行適當的審計模型,可以廣泛地發現系統內存在的重大風險以及普遍性問題,不受地理范圍的限制,真正實現以風險為導向的審計模式。審計軟件的運行,可以得到幾十條、幾百條、甚至上萬條需要核實的疑點,除少數存在重大風險的疑點需要內部審計人員到現場進行重點核實外,對中等風險的疑點可以通過系統追查業務的具體流向以確定問題所在,其他大部分低風險的疑點可以通過遠程溝通方式進行核實:如通過郵件、電話等方式詢問疑點的情況,移交被審計單位的上級主管協助核實,對風險輕微的可以移交審計對象自查。由于遠程溝通并非面對面的溝通方式,審計對象可能會由于不了解審計工作而抗拒配合對問題的核實,又或是隨便應付了事,因此,遠程溝通需要審計人員更多的溝通技巧。
三、如何實現計算機輔助審計中的有效溝通
(一)加強與管理人員和一線業務人員溝通,加深對業務系統的熟悉程度
在信息化時代,內部審計人員只有熟悉審計對象業務系統、了解審計客體信息的構造和特點,才能有針對性地采取專用技術,實現應有的監督作用。首先,內部審計部門應以制度形式,制定與駐地審計對象的日常工作聯系制度,要求審計對象定期將業務系統的發展狀況、功能擴展、優化更新情況,以及新業務流程等文件報送審計機構。其次,日常工作中,內部審計人員應關注業務系統發展的新動態,可以根據專業方向定期與業務管理人員聯系討論業務發展的新動態,參加業務主管部門的培訓班,保持業務知識的更新。再次,內部審計人員可以短期跟班工作等方式加深對系統實際操作的了解,實地向一線業務人員了解具體業務流程,更好地理論聯系實踐。通過不斷的知識更新與深入研究,內部審計人員才能盡快深入了解業務動態及相關系統功能,為有針對性地將審計技巧融入審計軟件打好基礎。
(二)加強與軟件開發人員溝通,實現審計技巧與審計軟件開發的有機結合
內部審計信息化建設的關鍵,是組成審計專家和計算機專家結合的研發小組,開發合適的計算機輔助審計軟件。首先,需要高級管理層重視,以內部審計章程的形式,要求所有業務系統的開發必須留有審計系統的數據接口,為獲取完整的業務數據提供條件。其次,內部審計專家應從審計實務出發,將審計原理和內部審計程序轉變為流程圖的形式,以便開發人員理解審計作業流程,編譯出符合審計規范的軟件。再次,內部審計專家應針對本機構業務系統的具體特點,研發各類查證和分析技巧,并與開發人員一同選用適當的統計工具和常用的審計函數,使軟件開發人員開發出簡明易懂、符合審計人員工作習慣的軟件。
(三)增強遠程溝通的公開性與透明度,順利獲得審計對象對內部審計工作的幫助和支持
在進行遠程溝通時,首先要取得溝通對象的信任,內部審計人員應該注意將審計目的、測試的范圍、疑點核實的反饋方法等具體事項向每個審計對象進行詳細說明,并取得審計對象上級管理部門與審計對象機構負責人的配合,以消除雙方的誤解,提高溝通的層次。其次,必須與審計對象聲明審計工作的嚴肅性,明確核實工作中的審計聯系人和提供核實材料的責任人,避免審計對象敷衍了事、避重就輕、無端否認事實等情況。再次,必須要保證遠程溝通過程的信息交流通暢,內部審計應公開查證人員名單、聯系方式,定期公布審計工作進度,讓審計對象理解和自覺配合審計工作,及時提供完整、真實的信息。
(四)重視內部審計軟件應用的培訓,提高計算機輔助審計工作效率和效果
目前,大多數內部審計人員依然秉承傳統的審計技術,只會使用審計對象的管理系統進行簡單查詢,對審計軟件的使用也只是處于查詢、編制工作底稿的初級水平,遠未達到掌握數據庫和靈活使用審計軟件進行模型編制、多緯度分析的高級水平。內部審計機構應注重加強對審計軟件的培訓,使所有內部審計人員熟練掌握操作知識與技巧,培養一批既精通審計業務,又了解掌握計算機技術的復合型內部審計人才,提高計算機輔助審計工作效率和效果。一是制定經常性的培訓計劃,編制從基礎級到提高級的各等級培訓教材,鼓勵員工參與培訓,逐步提高應用水平;二是推行應用水平等級考試,將考核成績納入內部審計職業準入的條件之一,并結合激勵措施引導學習和應用的自覺性;三是要注重對業務查詢、模型編制、疑點核實等使用經驗的總結和提升,不斷提高和加深對審計軟件的應用水平。
參考文獻:
二、以通用審計程序為重點,加強內部審計程序控制體系建設
1.以審計資源為控制中心,針對審計計劃、資源整合、現場調控、后續跟蹤等審計全過程的審計人員行為,設計內部審計管理程序,合理配置有限的審計資源,提高使用效率,既要避免低風險領域審計過量和控制過量,又要防止高風險領域的審計不足和控制不足。2.以風險識別和分析判斷為中心,針對審前調查、綜合判斷、分析取證、形成報告等審計全過程的技術與方法,設計內部審計業務程序,準確把握被審計單位或事項的內在發展規律,識別存在重大風險的領域,確定重點精確延伸。
三、加強內部審計責任控制體系建設,確保審計控制標準和審計程序得以貫徹和執行
1.建立健全內部審計質量責任制,明確審計各個階段、所有參與人員各自應承擔責任的條件和責任,增強審計人員質量意識和責任感。2.建立健全內部審計報告質量檢查制度,規范檢查程序和檢查方法,通過對內部審計報告質量的日常檢查和定期檢查,考核與獎勵優秀審計報告,督促不合格審計報告的及時修改,增加審計人員的自我約束與審計風險意識。3.建立健全內部審計責任追究制度,對內部審計人員在實施審計過程中,由于個人主觀故意或重大過失、不作為或過度作為導致被審計單位或本單位乃至國家利益遭受損失,嚴重影響審計形象的審計質量問題的相關責任人進行責任追究和黨紀政紀處分。
四、加強內部審計項目關鍵環節質量控制
1.加強對審計實施方案的審核,提高方案的有效性和可操作性,做到審前調查到位、審計目標清晰、重要性水平分配科學合理、審計重點明確,審計技術方法選用適當。2.切實執行審計復核制度,由審計組組長、業務骨干、審計部門負責人對內部審計報告并同審計工作底稿、取證資料及原始材料進行逐級復核,重點復核報告內容是否真實完整、審計證據是否充分適當、審計判斷和有關依據是否充分、審計結論是否恰如其分、措辭表達是否恰當、審計建議是否實用和可操作。要特別重視現場復核和業務督導,發現問題及時指出糾正。3.形成審計業務會常態機制,在審計實施方案的確定、審計過程中重大發現、疑難問題討論、審計意見出現分歧、審計報告定稿等關鍵環節,應經審計組業務會或審計機構業務會集體討論確定。4.重視并主動與被審計單位的溝通。審計過程中,經常性地就管理狀況、法律法規、政策執行情況和特殊事項與被審計單位充分溝通;審計報告編制初期,應與被審單位就報告編制與披露方面存在的不同意見進行必要溝通;審計報告初稿形成時,書面征求被審計單位(對象)的意見,對被審計單位(對象)提出的不同意見,要將審計采納情況,特別是不予采納的理由及時反饋給被審計單位(對象),以使審計報告更符合客觀實際,能被其接受。同時,應就審計意見或建議整改落實的必要性,與其被審計單位相關人員、尤其是領導加強溝通,促使其積極主動整改。
(一) 編制科學的審計方案。把現場管理的關口前移至審前調查階段,重視審前調查,編制科學的審計方案。加強審計現場管理,必須從審計現場管理的源頭抓起,加強審前調查,并在此基礎上形成科學的審計實施方案,在審計現場工作開始前,召開業務會對審計實施方案進行討論,集思廣益,對未成熟的方案要重新修改直至通過。讓實施方案具有指導性、針對性和可操作性,在審計工作中,依據方案,結合實際,對被審計單位進行真正調查研究,避免審計過程中審計重點與工作方向出現偏差。
(二) 嚴格現場取證程序。審計證據是影響和決定審計質量的重要因素,審計證據的質量控制是審計現場質量控制的核心。審計證據質量主要體現在客觀性、充分性、合法性、相關性、目標性五個方面。在審計證據的質量控制中要注意以下幾點:一是明確審計取證的范圍。審計證據要足以支持審計報告和審計結論中揭示的問題,其資料的簡繁要依據信息含量和價值大小處理,在保證證據質量的前提下,突出對重要事項的取證,有針對性的收集、歸檔與審計事項相關的審計證據;二是規范審計取證的方法。為保證審計證據的充分性、相關性和可靠性,在采用審核、觀察、監盤等審計方法時,由于取證的要求不同,所收集的審計證據也不相同,應分別加以明確規定,以規范審計取證行為;三是恰當處理和評價審計證據。應要求證據的提供者進行簽名或蓋章,無法獲取簽名蓋章的證據,要了解原因,并在底稿中注明原因和日期。在評價審計證據時,應考慮證據間的相互印證及證據來源的可靠程度。
(三) 做好審計組人員的分工及現場調度,加強審計現場組織管理。根據總體審計目標,把所有審計事項進行合理的分解組合,充分考慮審計組每個成員的特長,分配其適當的審計任務。對重要審計事項能夠迅速集合處于分散狀態的個體共同開展審計工作,對不再作為重點審計的事項,及時分配審計人員到其他崗位,達到及時協同、分工合作、相互協調開展審計業務的目的。這一過程主要在于審計組長的領導,審計組長要切實做好組織領導,布置工作,督促落實,指導其他審計組成員審計檢查、收集證據、溝通協調等工作:用更多的時間和精力,思考如何實現審計目標,提高審計質量,實現審計成果,以及如何調動審計組成員的積極性和創造性。
(四) 強化審計工作底稿的規范化管理。審計人員應根據審計項目的具體情況進行判斷,以保證審計質量為目標,確定審計工作底稿的內容。編制工作底稿時,應遵循審計工作底稿的質量要求,做到內容完整、記錄清晰、結論明確,客觀反映項目計劃與審計方案的制定及實施情況,并包括與形成審計結論和建議有關的所有重要事項。
(五) 強化審計現場溝通管理。審計現場的溝通主要包括兩方面。一方面,是審計組內部成員之間的溝通。現代化審計現場每個審計人員的工作按照各自分工進行審計是相對獨立的,但他們又組成一個審計組作為一個整體進行審計活動,某個審計人員發現的線索對于另外一個審計人員的工作也許至關重要,有些事項的審查本身又需要相關事項的審查結果進行印證。這就要求在審計現場有一個信息交流系統和氛圍,并有一個組織者來確保這些有用的信息得到溝通,定期召開審計組現場業務例會和審計組與分管領導碰頭業務會議是解決信息傳遞與溝通的有效途徑。例如,陜西省審計廳每月第四周召開審計業務會議,由廳主管領導、辦公室、法制處、計劃統計處、審理稽核處、審計業務處、監察室主要負責人和審計組長組成的會議成員,遵循簡明、效率和重要性原則,定期對審計過程中存在的重要問題事項詳細匯報和研究,這一制度保證了審計信息的溝通交流。另一方面,審計組與被審計單位之間的溝通。審計人員在遵守職業道德原則的前提下,注意與被審計單位相關部門人員的溝通協調。溝通可以采取詢問、座談等不同方式,要避免生硬的態度和不文明的語言,學習換位思考,站在被審計單位的角度,盡可能的使其了解并配合我們的工作,避免被審計單位出現某些抵制審計的情緒。在審計交換意見階段,審計人員要認真研究被審計單位提出的反饋意見。
(六) 加強審計現場信息管理。一是加強對審計信息認識的管理,重視審計信息對國民經濟宏觀決策的作用;二是加強對獲取與開發審計信息的能力與效率的管理,按照專業標準、綜合會計電算化、計算機等技術快速準確獲取審計信息;三是加強儲存與處理審計信息管理,把審計信息的儲存與處理的技術、方法作為重點內容進行管理;四是加強反饋審計信息管理,突出審計信息反饋的能力與效率,使審計信息能有效的為社會各方面服務;五是加強審計信息載體的管理,要求對審計現場全過程的各種工作進行記錄記載,包括審計計劃、審計通知、審計工作方案、工作底稿、審計證據、審計結論、審計建議、審計報告等文件資料按照檔案管理的要求進行分類保管,為評價審計工作質量、總結審計工作和日后的年度審計提供使用依據。
(七) 做好審計現場考核管理。注意審計現場的學習和審計人員的培訓管理。加強審計現場考核,這主要包括四個方面:一是對審計人員執法行為的考核;二是對審計組階段工作的考核:三是對項目審計進度的考核;四是對項目審計工作質量的考核。開展現場審計考核管理可以采用定量考核和定性考核兩種方式,將考核成果錄入成果考核登記表,與年度目標責任掛鉤。
二、強化審計現場管理的機制保障
(一) “人”的保障:加大審計人員教育培訓力度。大力開展對審計人員的教育培訓,提高審計人員素質。培養精通審計業務、掌握審計發展規律、熟練運用現代審計技術方法的高層次、高技能審計人才。培養的審計人員不僅要有扎實的專業基礎、豐富的行業知識、專業的判斷能力及執業經驗,還要有較高的風險識別和風險評估能力。審計機關要以職業能力建設為目標,堅持實務培訓與理論培訓相結合,專業職稱與提高學歷教育相結合,參審實踐鍛煉與脫產培訓學習相結合,辦班培訓與聯網培訓相結合,著力完善學習培訓教育的扶持、激勵機制。進一步加大開展各種業務學習培訓和研討活動的力度,重點加強財政、投資(工程)、績效、經濟責任和計算機審計等專業培訓。同時,注重審前學習培訓,做好開展審計現場一L:作前的知識準備,了解被審計單位的行業(領域)背景、市場狀況、經營規模、行業法規、組織結構、財務管理及會計核算體系,以及績效狀況等。
內部審計質量高低是內審工作的生命線,而內部審計質量的提升無疑則是保持這條生命線并不斷發展的必要手段。《內部審計基本準則》第2306號明確指出:內部審計質量控制是指內部審計機構為保證其審計質量符合內部審計準則的要求而制定和執行的制度、程序和方法;原則是保證內部審計活動的效率和效果達到既定要求,能夠增加組織的價值,促進組織實現目標。近年來,隨著人民銀行內審轉型的進一步固化和完善,內審工作取得了豐碩的成果,審計項目質量得到很大提高。但同時內部審計項目管理中仍存在一些困難和問題,如何進一步提高內審質量,最大限度的彰顯內審價值,這是需要我們持續探討和思考的問題。
一、目前人民銀行內審項目質量管理中存在的一些困難和問題
第一,部分審計項目審前準備不夠充分,審前調查缺乏深入的分析研究。對于有具體審計方案的項目,實行“拿來主義”,沒有根據審計對象的具體實際加以分析,造成審計結果偏離個體的審計目標。對于創新項目沒有針對熱點、難點、焦點進行深入全面的審前調查,造成方案設計不合理,無法保證審計目標的實現。
第二,審計實施的深度、廣度不到位。部分項目仍然停留在“是與否”的評價判斷上,僅關注賬項的準確性、業務的合規性,審計發現不深不透,審計建議缺乏針對性和前瞻性,審計工作的增殖、確認職能未得到充分發揮。
第三,審計報告的高度和建議不到位,審計綜合分析缺乏戰略高度,審計人員與被審計單位的交流溝通不充分,審計成果的利用不充分。審計項目質量評價制度有待進一步完善。
第四,內部審計人員素質不均衡,部分內部審計機構人員數量質量都無法滿足工作需要。大多數基層行內審人員知識結構單一,專業特長搭配不盡合理,審計經驗不足。
二、提高內部審計項目質量的幾種方法和途徑
(一)強化審前的調查分析,是筑牢審計項目質量的基礎
一是要增強對相關數據和基本情況的掌握,改變傳統審前調查方式,采用信息化條件下的數據搜集、分析和整理,力求全面掌握被審計對象的基本資料和風險環節。二是因地制宜,有針對性的開展審前分析。其一是不同審計項目的審計重心和要點各不相同,審前分析要緊緊扣住審計項目目標這個中心。如履職離任審計和專項審計的目標和重點完全不同,審前分析也就有很大區別,一個突出經濟責任,講求的是全面性,而另一個突出業務風險,講求的是專業性。其二是審前調查分析要緊密結合被審計單位的實際情況。根據不同專業、不同單位和部門的不同情況進行,即使是同樣的審計項目,對于不同的被審計單位的審計調查分析也很可能大相徑庭。其三是審前調查要結合審計人員的基本素質和業務專長進行安排,做到統籌兼顧、循序漸進,不能脫離審計人員的能力和項目總體目標來進行,不能單純強調現代化的審計手段、審計方法的應用,而忽略現有審計團隊的審計操作、分析管理水平是否能夠達成目標。
(二)規范項目實施的現場管理,是把握審計質量的核心
一是注重綜合交叉對比各類信息。在審計實踐中,同一項目涉及的不同部門、不同人員的相關信息,具有一定程度的邏輯性、同質性、關聯性和一致性,審計人員要通過對這些不同來源的數據、資料進行綜合分析和交叉比對,進一步驗證數據資料的真實性和嚴重性,從中發現問題線索。二是頂尖叫真,要有“抓住青山不放松”的精神,項目實施過程中發現苗頭性審計線索,要緊緊抓住線索背后可能存在的問題,從表象向深層次進行挖掘,從一個線索到一連串審計發現,最終形成完整的審計事件,實現從點、到線、成面的審計發現過程。三是規范審計實施標準,明確審計人員的責任。要嚴格按照《內部審計基本準則》、《分支機構內部控制指引》、《領導干部離任審計制度》等操作制度和規程進行,規范審計底稿、事實確認、初步意見等格式化文本,優化審計報告的建議,對統一的審計項目,應制定統一的審計標準,特別是審計發現中的定性和定量要做到標準一致、表述一致、依據一致,減少因審計人員能力差異而導致審計結果偏離目標。
(三)加強溝通、換位思考,努力提高被審計單位對審計結果的認可度,是審計質量管理的重要目標
一是在審計過程中,要與被審計單位進行充分溝通,尊重被審計單位的合法權益,獲得他們的信任,得到他們的理解和支持,從而提高審計效率。二是將及時溝通貫穿于整個審計實施過程。在審前準備階段通過溝通了解被審計單位的有關情況,確定審計重點、審計手段和方式;通過談話溝通來對被審計單位總體情況、被談話人員的專業能力、精神狀態和可能存在的問題進行評估、初步評判并從中找尋新的審計線索;在證據搜集過程中進行溝通,促使被審計單位人員配合提供相關輔助證據,同時也使他們更加認可審計發現。在審計報告階段加強溝通有利于審計雙方對審計結果達成共識,幫助被審計方認清現狀,意識存在的風險;因為審計的最終目標是發現問題并找到解決的途徑,而最終整改落實的還是被審計單位,而換位思考、及時溝通更能保障審計目標的最終實現。
(四)建立完善的評價制度,是不斷提高審計質量的重要抓手
對審計項目評價應包括對整個審計項目評價和對審計人員評價,對項目評價包括審計實施方案制定和執行情況、目標完成情況、審計重大發現情況、審計證據的完整性和有效性、預期審計發現問題和現場審計結果的差異以及審計小組的整體組織、配合、協調的評價;對審計人員的評價應包括專業勝任能力和工作效率、工作態度、工作技巧和下一步的努力方向等情況。最終通過建立審計項目后評價制度,從制度層面將審計項目質量控制落實到實處。同時也便于審計人員相互交流、總結、反思和提高業務能力。
(五)現代化、信息化的審計方法是提高審計項目質量的發展方向