信貸檔案管理模板(10篇)

導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇信貸檔案管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

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信貸檔案管理是一項相當基礎的工作，它貫穿了借貸的整個過程，如果信貸檔案管理進行得好，那么就能夠有效地起到風險防控的作用，因此信貸檔案管理工作是一項不容忽視的重要工作。有了健全的信貸檔案之后，金融機構就能夠通過信貸檔案中所收集到的關于貸款客戶經營情況、盈利能力等的相關資料來進行分析，掌握信貸風險的情況，能夠起到一定的預警作用。如果根據貸款人的資料顯示其信譽和資產方面存在問題，那么就能夠更快速地做出反應，做好風險防控。健全的信貸檔案也有助于依法收貸，有助于幫助金融機構及時發現不良貸款，并且在依法進行訴訟的時候能提供具體而詳盡的資料數據。

一、信貸檔案管理的現狀

信貸檔案對于金融機構來說可以說是不可缺少的，但是信貸檔案管理工作的現狀卻令人擔憂，雖然說各金融機構對于信貸檔案重要性的認識逐年提高，對于信貸檔案管理辦法的貫徹也越來越好，但是不容否認的是在其中還是存在一些認識不夠或者管理不到位的問題。

（一）相關人員認識不夠。一些金融機構的信貸檔案管理人員對于信貸檔案重要性的認識不夠，認為只要貸款能夠發得出去，收得回來，那就已經足夠了，信貸檔案管理工作并不是那么重要的。更有些金融機構對于信貸業務的發展十分看重，但是對于信貸檔案管理就相對比較輕視了。在實際工作中，一些相關人員沒有做到妥善管理，不講究工作效率，造成工作拖沓甚至是錯漏的現象，在面對檢查工作的時候抱著一種得過且過的態度。由于他們對信貸檔案重要性的認識不夠，缺乏風險防控意識，因此導致信貸檔案的資料收集不夠完整，不夠嚴謹，同時在移交、歸檔等方面的手續不夠齊全，大大地影響了信貸檔案管理工作、

（二）資料搜集不夠完整。信貸檔案對于分析貸款人資料，進行風險防控預警相當重要，但是要讓它起到更有效的作用，還必須建立在信貸檔案資料收集完整、齊全，文本資料嚴謹的基礎上。但是有的金融機構對信貸檔案資料的搜集往往不夠重視，并出現了很多的問題。一部分問題體現在材料的多收、漏收和重收上，有些工作人員由于自己業務不夠精通，所以不知道哪些資料是必須要收集的，所以就導致了遺漏一些重要的資料，但是卻將一些不必要的資料收集了起來。比如說在土地類貸款項目中，環保評測是一份很重要的資料，有必要搜集，但是有的工作人員缺乏相關的認識，所以就導致這方面資料的缺收。又例如在房貸等貸款中，由于貸款時間很長，所以導致這方面的日常工作沒有能夠很好地完成，缺少了諸如貸款催收通知書等內容，殊不知這些資料是相當重要的，當貸款發生問題需要進行訴訟的時候，就會因為沒有貸款催收通知書而在訴訟時效等方面產生不必要的麻煩。也有一部分問題體現在資料搜集不夠嚴謹上，有的工作人員由于工作態度不夠認真或者是缺乏相關經驗，所以雖然搜集了某些資料，但是卻沒有進行認真地檢查，有的時候沒有給資料進行編碼，有的時候甚至連還沒有簽字蓋章的資料都搜集了起來。由于缺乏信貸檔案資料的嚴謹搜集，很容易導致信貸檔案缺乏連續性，也會給日后的信貸檔案調用產生不利的影響，當發生貸款風險的時候，在訴訟的時候就會導致處于相對不利的境況，產生不必要的損失。

（三）管理移交不夠規范。除了信貸檔案資料的搜集，信貸檔案的管理和維護也是相當重要的，若是信貸檔案的移交不夠及時，就會導致檔案的目錄和它實際的內容之間對不上號，以后需要查找信貸檔案的時候就會因此而受到影響。如果情況嚴重的話，還很有可能會因為信貸檔案移交不夠及時而造成重要的資料被非法篡改等現象，還可能會產生資產不良的情況，后果相當嚴重。除了移交方面外，信貸檔案還有其他管理方面的工作也是需要不斷規范化的，例如檔案的保存，這就十分重要。信貸檔案檔案有一定的保存期限，在這個期限中要確保檔案得到很好的保存。有些檔案室的環境相對比較差，出現潮濕，多蟲患等情況，這就會導致一些重要的信貸檔案遭到破壞，當需要調用這些資料的時候就會發現因為信貸檔案的保管不當而造成了不必要的風險損失。

二、加強信貸檔案管理的途徑

要完善信貸檔案管理，樹立風險防控意識，必須采取一些必要的手段，要強化隊伍建設，通過培訓和必要的考評機制來幫助所有相關的工作人員提高綜合素質，明確責任，同時還要規范信貸檔案管理工作的每一個步驟，讓信貸檔案資料的搜集更加完整有效。

（一）明確責任，統一認識。由于信貸檔案的主要責任人是信貸員，所以要規范每一個相關工作人員的行為，明確責任，統一認識，對所有的信貸員加強組織領導。信貸檔案相關工作領導要注意敦促每一個工作人員及時移交重要的信貸檔案，要加強他們對信貸檔案重要性的認識，杜絕遺漏、拖延、泄密等違規行為的出現，只有在思想上統一了認識，樹立了風險防范的意識，才能夠更好地做好信貸檔案管理工作。

（二）加強培訓，提高素質。對于工作人員來說，有了工作的責任感還不夠，還必須提高業務水平，所以金融機構要做好對工作人員的培訓工作，培養出一個高素質的信貸檔案隊伍。相關工作人員要認真學習《檔案法》等相關法令法規，并必須熟悉信貸檔案管理中的各項規章制度。為了促進工作人員樹立更高的風險防范意識，并不斷提高業務水平，可以對相關工作人員進行日常業務考核，并設立適當的獎懲措施，對于一些工作態度差，業務能力不強的員工要提出警示和教育，并采取“傳幫帶”等方式，讓他們更快地提高業務水平。

（三）嚴格管理，規范步驟。各金融機構要規范每一個工作步驟，及時收集和登記相關數據，尤其是在核實客戶真實身份等方面，更要嚴格按照規定的步驟執行，只有這樣才能夠更有效地進行風險防控。由于傳統的信貸檔案管理模式存在各種問題，所以金融機構可以逐步改變傳統的信貸檔案管理模式，采用信息聯網等高科技的手段，建立更加完善的信貸檔案管理系統，進行電子化管理可以有效地提高工作效率，同時也能通過設置各種權限，建立多重保密措施等方法，讓檔案資料更具有安全性。

三、結論

加強信貸檔案管理，樹立員工的風險防控意識，這對于金融機構來說是十分重要的，相關工作人員應該端正自己的工作態度，明確責任，并通過不斷地學習和技能評測來不斷提高自己的業務水平。同時信貸檔案管理工作也應該與時俱進，可以采用電子化管理等手段提高工作效率，并更好地進行風險防控，維護金融穩定，促進可持續的發展。

參考文獻：

[1]張曉莉.談信貸檔案管理[J].陜西檔案，2002（1）：21～22.

[2]翁陸平.談市場經濟時期的信貸檔案管理[J].浙江檔案，2000（4）：24～25.

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在當前迅猛發展的信息社會下，檔案信息化和檔案管理現代化已經成為檔案事業應對迅猛發展的信息社會的必然選擇。應該說，檔案信息化和檔案管理現代化已經成為檔案信息服務社會的最佳技術手段和實現途徑。傳統的檔案實體管理體制已經開始徹底改變，檔案信息化和檔案管理現代化勢在必行。

一、信息化與檔案的關系

1．檔案信息是一種重要的信息資源。檔案信息是人類知識的結晶，是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規律的重要依據，是一種特殊的信息產品。隨著信息時代的到來，檔案作為原生信息源，越來越社會重視和利用。事實上，檔案的收集、整理、存儲就是為檔案開發利用作準備，信息的生產、加工、傳播和利用的過程，已構成一個完整的信息產業體系。

2．信息化是知識經濟時代主線。信息是知識經濟的主導和支柱。信息技術的發展最終將人類聯貫在一起，構成一個全球化的信息共同體。在這種社會形態下的檔案工作，檔案的信息化建設當然是貫穿全局的發展主線。

3．信息資源開發利用要服務于客觀發展需求。從信息化發展的進程上來講，信息系統總是由滿足業務處理、運行需要開始，信息資源的開發利用遵循著數據—信息一知識的過程。機構層面的信息資源開發利用總是從系統集成、數據集成開始，在整合的數據倉庫基礎上進行數據的挖掘和滿足不同需要的數據應用。這實際上類似于我們傳統的檔案管理利用流程，應當把它納入到信息化條件下的檔案管理內容范疇。在信息化建設發展的過程中，社會各信息部門擔負著掌握、存儲、加工和傳播信息的職責，有權利和義務對社會信息消費的需求作出反應，提供社會發展和人們生活所需要的各種信息。這是時代賦予包括檔案部門在內的社會信息部門的使命，是經濟發展途徑變革的要求，是生產力進步方式轉變的要求。

4．信息化建設是檔案工作改革的動力。信息社會的特點是信息生產量大，信息內容豐富，信息需求量激增，信息效益不均。社會信息消費需求主要來源于兩方面：一方面是生產需求，另一方面是生活需求。隨著信息化建設，現階段社會龐大的信息消費需求以及將來信息化程度加大時的潛在信息消費需求，也是檔案工作改革的直接動力。隨著人們生活水平和文化水平的提高，人們的文化需求也越來越高，檔案本身的作用隨著社會的進步和人們思想觀念的解放而不斷擴大，不僅停留在查找和借閱上，而且可以和文化教育、社會休閑等方面結合，不斷滿足人們的文化需求。

二、準確把握檔案信息化建設水平促進檔案管理現代化

1．從提高現代化管理手段，實行資源共享，管理方式從傳統的管理轉向現代化管理。檔案工作要圍繞部門的工作重點、關注的熱點來組織信息，提供信息。隨著當前信息技術高速發展，已形成了網絡化、數據化的時代。檔案系統如何認識“網絡化管理”和“數據化檔案”，實現信息共享、共建的目的。對此，開展現代化管理工作，必須做到檔案管理軟件的選擇，推廣要慎重。選擇的軟件需具備規范化、通用化，并有很強的包容性。

2．文檔一體化，是檔案信息化建設的前提。這就要求把檔案信息化納入到辦公自動化的總格局之中，與辦公自動化融為一體，同步進行。同時，也要求檔案人員積極介入此項工作中，提出檔案管理和電子文件歸檔方面切實可行的需求。

3．歸檔雙軌制，是紙質文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則。雖然電子文件大量產生和應用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質文件的地位。據專家預計，在較長的時期內，紙質文件和電子文件還會繼續并存。而且按照國家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質文件一同歸檔。

4．檔案信息化建設與檔案管理現代化還應該堅持以下四項原則。

(1)前瞻性：檔案信息化建設的終極目標是建立數字化檔案館，將檔案資源和檔案各項管理通過信息系統加工和計算機網絡的傳輸，實現檔案信息的合理配置與開發利用，最大限度地實現信息資源的社會共享。它需要分階段、分層次、分步驟地有序進行，是一項耗資巨大、復雜的系統工程。建設所需的各類硬件及網絡設施、軟件開發以及進行數字化的投入，都需要高昂的費用。因此，在信息化實施過程中，作為企業內部的檔案館(室)在極其有限的財力前提下，一定要審時度勢，深入調查，科學論證，努力保證軟硬件配置、軟件開發標準和網絡結構等在各實施階段的一致性，將有限的財力用在信息化建設的關鍵部位，保證軟硬件資源的可繼承性，使其既能適應當前信息業的特點和要求，還能符合今后發展和應用的趨勢，盡可能避免資源的浪費。

(2)協作性：檔案信息化建設包括基礎設施、管理規范、數據庫等方面的建設，在資金、技術、設備、人才等方面都有很高的要求。對于人力、財力有限的企業內部的檔案館(室)來說，獨立完成這些項目存在相當大的難度，這也是制約檔案信息資源建設的一大難題。因此，只有堅持協作的原則，加強與企業內各個部門的溝通、協調與配合，主動爭取各級領導的支持和各部門的配合。才能保證這項工作在各階段的順利實施。

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首先我們談一下第一種純粹的政府主管模式，該種模式的典型例子是中國人民銀行牽頭成立的“建立個人征信體系專題工作小組”它主要負責實現各商業銀行間有關個人信用檔案的共享工作，同時負責系統的管理和運行并制定征信業務規范和標準，采集個人信用檔案和提供利用服務。中國人民銀行是我國銀行的“銀行”也是國家的職能部門，所以它對我國個人信用檔案各環節的管理就屬于政府管理行為。

第二種模式是政府牽頭并按企業機制運營、按理事會模式管理的模式。該模式的典型代表城市是上海市。它主要是由第三方中介管理機構一一上海資信有限公司按企業機制運營、理事會模式來管理。該資信機構也是上海市政府批準建立并由中國人民銀行核準的專門從上海市個人信用檔案管理的非金融服務機構。理事會由巧家商業銀行、上海資信有限公司、中國人民銀行上海分行等單位組成，隨后稅務、司法、社保、工商等部門也加入其中。這也標志著上海資信有限公司的征信范圍已經不僅僅局限于銀行與金融機構的信用信息，它已經把征信范圍擴展到了社會的各個領域與部門。

2 個人信用檔案管理模式存在問題分析

隨著社會的發展，特別是在快速發展的中國社會，“信用”顯得尤為重要。它既是一種無形的資產，也是每個公民、城市、機構、企業、甚至一個政府的另一張“身份證”。良好的個人信用體系建立能夠提高交易效率，促進資源優化配置。既是經濟順利發展的重要紐帶，也是誠信體系的重要組成部分。個人信用行為約束機制的缺失，使得坑蒙拐騙、合同違約、借貸不還等現象很普遍的存在在中國。在中國目前還沒有一個健全完善的個人信用制度，這是造成上述現象的主要原因，滯后的個人信用制度已經成為嚴重制約我國社會發展的重要原因。我們可以從以下幾點來分析我國個人信用檔案發展滯后的原因：

（1）具有局限性

中國人民銀行是我國銀行的“銀行”，在我國每個轄區都有支行同時也是我國的職能部門。從表面看選擇中國人民銀行作為我國個人信用檔案管理的牽頭機構似乎符合情理。但是深入分析，它的管理是具有局限性的。這種局限性主要表現在兩個方面，第一個方面是業務上的局限性，第二個方面是征信范圍的局限性。

首先我們來談業務方面的局限性，中國人民銀行的主要職能是起草有關金融機構運行的法律法規、制定和實施貨幣政策、維護國家金融穩定、發行人民幣并管理人民幣流通等的。它對于管理我國金融有關方面的事情是行家，但是對于管理專門檔案的個人信用檔案的確是外行。作為牽頭或管理機構，該機構應該負責制定個人信用檔案的管理標準、相關法律法規和征信范圍等規定。顯然選擇中國人民銀行是具有局限性的，我們應該選擇一個對管理檔案比較在行的行家來作為我國個人信用檔案的牽頭或管理機構。

其次我們來談征信范圍的局限性，在早期中國人民銀行就開始我國“銀行信貸登記系統”的建立，系統以各城市支行信貸數據庫的信息為基礎而建立，在當時該系統主要局限于銀行五大類信貸業務方面個人信用信息。顯然在當時中國人民銀行建立該系統的本意是為本機構或商業銀行等金融機構服務的。它所征集的有關個人信用檔案的內容只局限于信貸或金融相關信息。根本沒有涉及例如司法、稅務、通信等社會各個領域，雖然在隨后的幾年里中國人民銀行把例如通信、稅務、司法等領域逐漸納入它的征信范圍，但是從數量上來講也明顯少于信貸檔案。中國人民銀行作為管理國家金融行業的職能部門來管理個人信用檔案，這勢必將具有征信范圍的偏向性。所以從征信范圍的角度來考慮，中國人民銀行也不能成為我國個人信用檔案的牽頭或管理機構。

（2）缺乏對個人信用檔案的宏觀管理

我們可以把我國個人信用檔案的管理分為宏觀管理和微觀管理，宏觀管理是指為了維護個人信用檔案的完整與安全，使其充分發揮作用而對個人信用檔案工作進行指導、決策、監管、制定統一標準的過程。微觀管理是指對個人信用檔案的具體管理，例如征集、整理、鑒定、保管、統計、數據庫的建立與數據更新等具體管理過程。我國現有的兩種管理模式，第一種模式是純粹的政府主管模式，另一種是政府牽頭并按企業機制運營、按理事會模式管理的模式。這兩種管理模式對個人信用檔案都缺乏宏觀角度上的管理，中國人民銀行成立的“建立個人征信體系專題工作小組”它主要負責實現各商業銀行間有關個人信用檔案的共享工作，它沒有從宏觀的角度來對全國個人信用檔案工作進行指導、決策、監管、制定統一標準。同時中國人民銀行是一個管理專門檔案的外行部門，即使對個人信用檔案有宏觀上的管理，該管理也是不專業不科學的。另一種是政府牽頭并按企業機制運營、按理事會模式管理的模式，該管理模式本身就缺少一個對個人信用檔案宏觀管理的部門，上海資信有限公司只是能完成對個人信用檔案的微觀管理工作，對個人信用檔案的宏觀管理應該由政府的某個職能部門來負責。所以綜上所述，我國現有對個人信用檔案的管理模式缺乏宏觀上的管理。

（3）缺乏網絡技術支持

個人信用檔案資料的分散性使得征集環節要借助網絡技術來支撐，網絡是個人信用管理模式建立的技術載體，傳統的匯總或登記式辦法已經不能及時準確地征集檔案了，和發達國家比，我國網絡技術的還相對落后。網絡建設基本集中在大中城市中，上網用戶有限、許多中小城市網絡建設還處于剛剛起步階段，在我國公民的社會保障號、證券開戶賬號、身份證號等賬號之間沒有沒有內在聯系，個人信用檔案共享系統要創立，必須將這些賬號統一起來，這樣才方面利用者查詢，這就對網絡技術提出挑戰。落后的網絡技術已經對我國建立個人信用檔案造成障礙。

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一、引言

檔案管理是一項復雜的管理工作，其內涵了文件資料、歷史文獻、數據資源等多項管理與服務內容，是企事業單位數據資源價值的核心所在，當前，隨著現代信息技術的發展與進步，電子文件、視聽資料、信息化資源等新型檔案管理內容不斷涌現，自動化、智能化管理手段更新發展，這給傳統檔案管理模式帶來了巨大的沖擊，尤其是對機構龐大、下屬單位分散的企業，其檔案管理內容、形式多樣、管理手段存在較大差異，存在的檔案管理問題更多，面對此種形勢，如何緊跟信息時代的步伐，緊抓機遇、攻克難關成為檔案管理創新發展的關鍵所在，具體而言，其應該重塑檔案管理理念，加速信息化建設、提升管理人員素養、創新管理模式，以此抓住信息化時代的發展機遇，將檔案管理工作推向更高層級。

二、信息時代下傳統檔案管理面臨的新挑戰

1.管理理念落后，尚未充分認識到檔案管理工作的重要性。檔案管理主要是對文獻資料、數據資源及信息資源等多項內容進行收集、歸整、分類，從而為檔案內容的共享和查詢提供便利，這是檔案管理工作的根本價值體現，其內容作為企業數字資源價值的集成體，能夠為企業優化發展提供有效借鑒和參考，但是傳統的檔案管理狀態較為混亂，管理層對于檔案管理工作的重要性和實用價值認識不足，存在嚴重偏差，認為其只是文字材料的歷史記錄，缺乏統一的規劃設計，管理體制不健全、尚未形成系統的、規范的管理體制，致使管理分散、效率低下，使得檔案管理工作流于形式，極大的削弱了檔案管理效益，制約了管理效能的有效發揮，并成為阻礙企業發展的最大障礙。2.信息化建設相對落后，嚴重制約了檔案管理手段的更新發展。檔案管理是一項復雜、系統的管理過程，其管理內容、形式多樣，這增加了管理的難度性，傳統的檔案管理模式中多采用手工形式對文獻資料、數據信息等內容進行搜集、分類、整合、歸檔，對于勞動力的依賴性較高，管理及維護成本較高，這在很大程度上降低了管理的經濟效益，更影響了檔案內容精準、快速查詢，而且，紙質檔案內容很容易被篡改、損毀，增加了加檔案內容鑒定困難性、縮短了檔案文件的生命周期，為此，加速檔案管理手段的創新發展是當前的迫切之需，但是因為管理理念、資金、設備等條件的限制，檔案管理的信息化建設一直較為落后，尚未跟上信息技術發展的步伐，并成為影響管理創新的主要瓶頸。3.管理體制缺失，影響了檔案管理的規范化發展。檔案管理是企業運行發展的關鍵支撐，其內容與企業的經營管理理念、經營策略、人事管理等存在較大關聯性，規范、系統的內容管理能夠為企業運營管理的創新發展提供有效借鑒和參考，但是這必須以標準、統一的管理體制為基礎和前提，但是從目前檔案管理現狀來看，其尚處于一個無序管理狀態，管理制度建設的滯后性，使得檔案管理工作無章可循，管理秩序混亂、管理人員素質低下、管理方法不規范，致使檔案管理彈性較大、漏洞百出，降低了管理效能，而且檔案管理作為一個動態發展過程，其范圍和規模均在不斷擴展、延伸中，這就增加了管理的難度性，加之沒有系統、規范的管理制度作為有效依據，使得檔案管理難上加難，無法實現規范化發展。

三、信息時代下檔案管理工作的新路徑

1.重塑管理理念，強化對檔案管理重要性的認知。檔案管理內容是企業信息資源的核心所在，其集成了企業運營發展的管理理念、行為規范、價值取向等內容，是企業提升管理效率，增強核心競爭力的關鍵支撐，正是基于檔案的這種效用價值，使其成為企業管理工作的主要著力點，但是鑒于傳統管理理念的局限性，人們尚未認識到檔案管理的重要性和根本價值，致使管理效能低下，未發揮檔案管理的真正價值，而隨著信息技術的進步和發展，新型檔案管理內容和管理手段不斷涌現，這給傳統管理帶來了前所未有的沖擊，而管理人員作為檔案管理的直接接觸者，也面臨著諸多挑戰，尤其是其管理理念的落后性成為制約管理模式創新發展的根源所在，為此，信息時代下，要實現檔案管理手段的創新、管理效率的提升，首要的任務就是重塑管理理念，深化思想認知，通過管理培訓、新理念引入等方式，突破傳統管理理念的束縛性，強化對管理理念的延伸教育，讓管理人員從思想認識上高度重視檔案管理工作，進一步增強管理、服務意識，從而緊跟信息時展變化，創新管理模式，并根據主體的不同需求，提供有針對性的、規范化的服務，真正發揮檔案管理工作的價值。2.創新管理模式，推進檔案管理效能的提升。當前，信息時代下，檔案管理的內涵和外延都發生了根本性的變化，傳統的管理模式逐漸凸顯其自身弊端性，已經無法適應新時期的管理要求，而且國家“十二五”規劃早已經將管理模式的信息化發展作為工作的重點，在此政策引導下，未來檔案管理的主要著力點管理模式的創新發展，首先，要加速推進檔案管理機制的完善發展，要制定一個系統性的管理制度，將檔案內容的收集、分類、整合及歸檔等都納入細節規劃，制定統一的規章制度及流程，明確管理人員的職責分工和工作要求，由此，便能將檔案管理推行規范化、統一化管理方向；其次，強化信息化建設，傳統檔案管理模式多采用紙質載體，在遭遇不可抗力或人為篡改時，檔案內容的完整性和生命周期都容易受到威脅，而采用現代信息化手段，將其內容通過電子掃描、視頻拍攝、數字存儲等融入到信息化管理系統中，不僅能夠確保檔案原始數據文件的完整性和安全性，而且便捷了檔案內容的快速、精準查詢，降低了管理成本、提升了管理效率，是檔案管理效能充分發揮的必要前提。3.提升檔案安全管理意識，促進檔案管理安全機制的完善。檔案管理內容與企業運行機制、管理理念、商業機密等存在多種關聯性，為此，其管理的安全性對于企業的生存發展至關重要要，當前，隨著計算機及網絡信息技術的發展，其便捷性、共享性、即時性及高效性給檔案管理帶來了諸多便利，對于管理手段的創新發展和管理效率的提升都有積極的影響，為檔案管理帶來了新的發展思路，但是也伴隨著一些負面效應，一些投機分子，借助檔案管理系統的漏洞，利用木馬程序、病毒及黑客手段攻破系統防護，非法侵入系統進行破壞性操作或遠程操控，竊取檔案管理內容，這給企業造成了極大的威脅和損害，針對此種問題，管理人員要樹立網絡安全防范意識，強化檔案管理系統的操作技能，加強系統的防護功能，對重要數據內容進行加密、備份，以避免遭受不必要的損失，同時，要加速推進安全管理機制的建設，強化安全管理教育，建立安全監管部門，明確其監管范圍和職責內容，并制定安全預警機制，在發現安全隱患時及時報警、采取防范措施，將安全風險控制在最小范圍內，從而為檔案管理工作營造健康可持續的發展環境。

四、結語

當前，現代信息技術已經滲透到社會生活的各個方面，而檔案管理作為企業運行發展的重要內容之一，自然也面臨著信息技術帶來的沖擊和機遇，而且我國“十二五”期間，已經將檔案管理的信息化發展列為主要工作內容予以重點推進，為此，為了使得檔案管理工作更加科學、規范，并確保其安全性和有效性，需要結合其現存問題，利用信息技術創新管理手段、轉變管理觀念、完善管理機制，從而充分發揮檔案管理工作的根本效用。

作者:吳明清 單位:欽州市國土資源局

參考文獻：

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2、管理和利用好電子檔案的途徑

因電子檔案具有多種多樣的技術依賴性以及提供利用方式，使得利用工作比較復雜。所以，對于電子檔案來講，加強其利用管理非常重要，要求必須從多個角度出發，通過多方面的密切配合開展工作。2.1為了使重要信息的完整性得以保證，建立“雙套制”模式“雙套制”模式就是指一起提交保存歸檔電子檔案和紙質檔案。對檔案工作者來講“雙套制”管理模式是一項新的挑戰，要求檔案人員必須與時俱進，與時代步伐同步，掌握現代信息技術，對電腦及現代通訊技術要熟練運用，不然就難以開展文檔形成和保管工作。另外，在實施“雙套制”的過程中還有一個問題需要面對，這就是“雙套制”檔案的實行應該具備哪些條件，什么情況下不需要實行“雙套制”檔案。電子檔案的管理手段應依據各個檔案的內容及特點開展，對“雙套制”管理有選擇性地實行，從而在人力、財力、物力上才不會造成浪費，使重要信息的完整性得以保證。2.2安全保障機制要建立健全。依托于電子網絡平臺的檔案信息化建設，最重要的一點就是對安全風險進行防范。安全保障機制建設必須加強，引起檔案人員的充分重視，提到其警惕性，從源頭解決黑客對信息系統的威脅，安全防護手段可以通過數據備份、身份認證、防火墻等手段實施。2.3電子檔案歸檔制度建設應不斷加強。各檔案管理單位在電子檔案管理規范的要求下，必須結合于本單位的實際情況，相應的建立一套有效的電子檔案管理制度，對產生、收集、歸檔以及檢查鑒定電子文件的過程加以規范，具有行之有效的作用,從而在工作中能夠有章可循。2.4加強檔案管理人員的保護意識，提高工作人員素質電子檔案因其具有多種多樣的提供利用方式及多重的技術依賴性，使得利用工作開展比較復雜。所以，檔案管理工作人員的素質必須提高，加強對其管理，從思想上對檔案管理工作的重要性要有充分的認識，從技術上對檔案管理工作的安全性加以保證，實現最大限度的對電子檔案信息進行利用，并能夠可靠、安全、有效的保護這些信息資源。總之，需要具有強烈責任心的人員實施電子文件的制作和管理，必須提高工作人員的素質，培養他們忠于職守、認真負責、精益求精的理念，從而加強電子文件真實性、有效性、原始性的有效措施。

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檔案管理信息化是現代社會發展下的產物，其使檔案管理部門的工作走向現代化的領域，在檔案管理信息化的影響下，檔案管理工作更加高效、便捷。目前在檔案管理信息化條件下，現代化轉變是其在未來的發展趨勢，因此在檔案管理工作中需要根據實際的需求，對檔案管理工作進行完善，依靠信息技術及管理內容等方面提高檔案管理質量及水平，從而實現檔案管理的現代化。

1 改革傳統檔案的管理模式

為了實現信息化條件下檔案管理現代化需要從以下幾個方面對傳統的檔案管理內容進行改革。

1.1 將傳統的紙質檔案信息轉變為電子信息

傳統的檔案管理工作主要是對實質的檔案進行管理，主要保管內容包括紙質、圖片、錄像等形式的資料，對這些資料的整理、收集、記錄、分類等都需要由人工進行，越來越多的檔案資料使管理人員的工作內容更加繁瑣，并且這些實質資料還會占據一部分空間，影響檔案管理人員的工作效率。

因此需要將原有的實質檔案資料進行數字化轉換，檔案的數據化、電子化可以有效減輕管理人員的工作負擔，提高其工作效率，并且電子存儲的方式更利于對檔案的存儲及查閱，促使檔案管理工作向著高效的方向發展。

1.2 實現檔案存儲方式的轉變

新科技的不斷進步，也改變了檔案存儲的方式。傳統的檔案在進行存儲管理中，需要花費較多的人力和時間，而且還需要有場地的支持。新的存儲方式的出現，使檔案資源能夠在較小的空間內實現對較多內容的存儲，對于檔案資源的高效管理具有重要意義。隨著數字化管理的不斷深入，檔案資源也需要實現數字化的轉換。將電子信息資源進行數字化的管理，不僅可以提高檔案管理人員的工作效率，還有效的實現了資源的合理配置與優化，進而對于實現檔案資源的現代化管理。

2 建立現代化的檔案信息管理系統

檔案信息管理系統是檔案管理信息化中的重要組成部分，為了實現現代化檔案管理，檔案部門需要建立完善的檔案管理信息平臺，通過信息管理系統的使用，提高檔案管理工作信息化及現代化的程度，在建立現代化的檔案信息管理系統中需要注意以下內容。

2.1 建立科學的管理程序

計算機管理程序的設定，對于未來檔案管理工作的開展具有重要意義，因此相關管理設計人員在進行該模塊工作時，需要結合檔案管理工作的特點，以及檔案館的實際情況進行設計，保證檔案管理人員能夠迅速掌握，推動工作的順利開展。

2.2 建立健全的安全防護系統

檔案中包含著許多機密資料及數據，一旦泄露所產生的影響非常大，因此需要建立完善的安全防護系統，并對其進行定期的檢查，做好日常的信息平臺維護工作，防止系統漏洞造成數據泄露，保證檔案資料的機密性。

3 完善檔案管理體制

在檔案管理信息化條件下，原有的檔案管理體制已經無法滿足檔案管理現代化的需求，因此需要依據現代化管理手段對原有的檔案管理體制進行改革，其可以從以下兩個方面進行管理體制的完善。

3.1 強化檔案管理體制的作用

相關部門要根據當前發展的現狀以及檔案管理的實際情況，將現代化信息技術體現在當前的檔案管理原則以及條例之中，進而使檔案管理人員在開展工作時具有可遵循的依據，從而保證工作的有序開展，保證檔案管理工作的水平和質量。

3.2 加強各檔案館對數字化、現代化管理的重視

當前一些檔案管理部門雖然引進了相關的技術設備，但卻仍將人工操作作為主要的管理方式，從而導致資源的浪費。因此需要相關部門加強對檔案管理工作現代化的重視，積極將現代化的管理模式應用到檔案管理之中，從而避免造成資源的浪費，提升其檔案管理的水平。

4 提高檔案管理人員的自身素質

信息化條件下檔案管理的現代化的實現主要依靠的力量就是檔案管理人員，但當前的檔案管理人員在現代化的管理方面仍存在一定的欠缺，因此需要相關部門加強對該方面內容的管理，從而推動檔案管理現代化的實現。為此，需要檔案管理的相關部門從以下幾個方面著手進行：

4.1 加強檔案管理人員的專業知識積累

現代化的檔案管理也需要現代化的檔案管理人員，需要檔案管理人員具備多元化的知識結構，從而更好的推進工作的開展。為此，要求相關部門通過培訓等方式，為檔案管理人員學習先進的管理理念，豐富自身的專業知識創造條件。同時，要求檔案管理人員要自覺的對當前新的知識與內容進行了解與掌握，從而實現對自身素質的完善。

4.2 加強檔案管理人員專業技能的學習

檔案管理信息化需要管理人員具備一定的計算機水平并且可以使用相關的技術與設備，因此需要對其管理技術及專業技能進行培訓，根據管理人員自身的素質水平及檔案管理工作中的需要進行相關的培訓，從而使其可以更有效的開展檔案管理工作。

4.3 增強檔案管理人員的安全意識

由于檔案管理工作的特殊性，需要保證檔案管理人員對檔案管理有一定的安全意識。首先，通過對檔案管理人員職業道德素養的培訓與安全意識的教育，提高其在檔案管理工作中的安全意識。并且通過與檔案管理人員簽訂保密協議的方式，利用法律效力來約束其行為，從而達到保證檔案管理工作安全性的目的。

結束語

綜上所述，為了實現在檔案管理信息化條件下的檔案管理現代化，需要從改革管理模式、建立管理系統、完善管理體制、加強人員素質幾個方面入手，通過對傳統管理模式的改進與完善，使檔案管理工作形成一套新的管理體系，在信息化檔案管理的基礎上，使檔案管理工作走向現代化。在信息化時代，檔案管理工作只有走向信息化與現代化才符合時展的要求，因此需要協調好二者之間的關系，從而保證檔案管理工作的有效展開。

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［中圖分類號］G271［文獻標識碼］A［文章編號］1009－5349（2010）11－0063－01

檔案是在國家機關、社會團體及個人社會活動中形成的，是記錄歷史真實狀況的重要資料。檔案可以是文字、圖表、聲像以及電子文檔等不同形式的歷史記錄。檔案管理是一門社會科學，對社會發展經濟建設具有十分重要的意義。因此，如何搞好檔案的現代化管理是當前一個迫切需要解決的問題。

一、解放思想，更新觀念，適應社會總體發展

（一）徹底地從封閉半封閉的思想意識中轉變到適應世界的總體發展觀念

檔案管理要從思想意識上更加開放，思路放寬，提高整個社會的檔案意識，逐步與世界整體發展相適應。通過得到社會的支持和關注，得到社會各界的認可，才有利于檔案工作的開展，有利于檔案質量提高。促進檔案管理現代化，只有提高檔案工作的現代化程度，才能與世界經濟貿易的各種現代化的檔案管理相銜接。因此，現代化的檔案管理與世界經濟貿易密不可分。要提高整個社會的檔案意識，包括機構體系建設和檔案工作者隊伍建設非常重要。首先要在機構體制上創新，改變以往的思維方式和工作運行機制。檔案工作者要樹立起社會意識、世界意識、責任意識，從長期封閉半封閉的工作環境中徹底解放出來。雖然普遍具有勤勤懇懇、任勞任怨、默默奉獻的敬業精神，但有相當一些人墨守陳規，觀念老化，思想保守，與社會接觸少，更談不上了解世界經濟貿易。他們先進的現代化管理手段不會應用，致使社會協調能力和社會活動能力較弱。因此要改變檔案工作默默無聞的封閉局面，要開闊視野，破除傳統的用人機制，提高工作人員的素質；調動檔案管理人員積極性，激發檔案管理人員的創造性，把檔案管理的作用充分發掘出來；想千方設百計擴大服務范圍，拓展服務領域，擴大對外檔案工作資源范圍。只有這樣才能開創檔案管理工作的新思路、新局面，推動檔案管理事業的健康發展。

（二）要不斷強化培訓意識

加強檔案管理工作基礎知識教育，通過各種理論培訓、檔案專業知識教育、世界貿易組織及相關知識的培訓，培養一支堅強過硬的檔案隊伍，讓優秀人才充實到領導崗位和其他重要崗位上，使這些人才不僅具有較高的政治理論水平和業務素質，而且還具備相當的世界經濟知識，以及較強的開拓意識、創新精神。只有這樣才能提高檔案工作者的社會責任、全局觀念，更好地為檔案管理工作服務。

二、檔案管理現代化離不開融入世界經濟貿易，離不開現代化

發展離不開經濟投入。實現檔案管理的現代化同樣需要資金、人才、機制等注入。沒有資金、設備，應想盡辦法，根據現在的條件和可能，配備先進設備；如果沒有資金投入，不能創造條件，不注重培養管理人才，檔案管理事業就不能健康發展。因此，要積極培訓，不斷選拔高素質的專業人才充實檔案管理隊伍，把現代化檔案管理工作納入單位工作計劃，列入本單位的考核內容進行考核，機制不活的話可以改變現有的工作模式和運行辦法，各級領導尤其是主管檔案工作的領導要經常過問此項工作，實行例會制度、督促檢查制度以及培訓制度。各個基層單位要經常研究檔案管理工作的重大事項、重大動向、重要問題，聽取檔案管理工作人員工作匯報，了解本單位檔案管理工作狀況，提出新要求，下達新任務；不斷指導本單位檔案管理部門依法開展管理工作，幫助本單位檔案管理部門解決工作中實際存在的困難和問題；還要有宏觀指導總體戰略、總體思路，實現檔案管理發展戰略上的創新，具體工作環節當中管理內涵和技術手段的創新。做好檔案現代化管理，對促進我國在國際經濟貿易中的融合與發展都有著長遠和現實的意義。

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1 檔案信息化的概念及其對檔案管理的意義

檔案信息化是在檔案管理活動中充分利用現代化的信息收集和處理技術，對檔案信息資源進行處理、管理和分析。實質上就是將檔案管理模式由傳統的實物保管為重點，轉化為檔案的數字化存儲與分析處理，并為社會提供服務。檔案信息化的意義在于推動檔案管理模式，以滿足社會對檔案資源的需求，實現檔案資源的信息共享和有效利用，深層次挖掘檔案信息資源中的價值。

2 檔案信息化對檔案管理帶來的挑戰

2.1 對檔案管理理念帶來的挑戰

檔案信息化對傳統檔案管理模式帶來的諸多挑戰中，最為激烈的當屬對檔案管理理念的挑戰。檔案管理理念是檔案工作者開展工作的基礎和指引。但是新時代和新形勢下的檔案信息化工作，需要打破原有的理念，例如檔案“來源原則”講究不同來源的檔案不能相互混淆。但是信息時代，檔案信息來源和類屬增加幅度巨大，難以準確分辨歸屬。同時對檔案的“周期原則”也存在挑戰，實物檔案的保存周期與電子檔案的生命周期是完全不同的，那么也應該重新劃分管理周期。

2.2 對檔案管理制度帶來的挑戰

檔案信息化對檔案管理制度帶來的挑戰主要存在于實物檔案與電子檔案的各自不同的特點上。相對于實物檔案，電子檔案有著“流動性、易改性、易逝性”等特點。在檔案信息化過程中，電子檔案的管理數量和比例都顯著提升，以往的管理流程并不能完全適用于電子檔案。例如電子檔案在歸檔、鑒定以及著錄環節都提前了。著錄貫穿在電子檔案的編制、處理、歸檔、遷移、利用等整個文件的生命周期中。而且電子檔案由于分析利用等不同需求，在管理過程中還會存在大量的數據遷移和格式轉換工作，如何在這個過程中包裝檔案的正確性、連續性和可讀性也需要在管理制度上進行變革。

2.3 對檔案服務模式帶來的挑戰

傳統的檔案服務模式有兩個顯著的特點，即單向的和被動的。所謂單向的是指檔案服務工作只是對上不對下，普通社會公眾和一般組織無法獲取檔案信息。而被動的特點則是指檔案部門只是被動的接受檔案信息的查詢服務。但是信息化時代對檔案管理提出了新的要求：社會需要開放的、便捷的檔案信息服務。而市場經濟也賦予社會行為主體更多的多元化與個性化的自由。服務對象的變更讓檔案管理工作的服務理念不斷拓寬和轉變。

2.4 對檔案安全帶來的挑戰

檔案信息化在不斷提高檔案信息資源的公開程度和利用率的同時，也為數字化檔案的安全管理問題帶來了新的挑戰。電子檔案與實體檔案最大的不同就是易改性。實物檔案的修改需要較高的技術要求，而且容易進行鑒定。但是電子檔案容易修改，且修改后鑒定困難。這就要求加強對檔案的安全管理工作，保證檔案真實性。另外檔案信息管理系統也容易遭受來自技術層面的挑戰，例如電腦病毒、黑客攻擊等等，讓檔案信息安全遭受威脅。

3 檔案信息化對檔案管理帶來的機遇

3.1 檔案信息化提高了檔案的更新與共享

經濟全球化和信息化是社會發展的總趨勢，作為衡量一個國家和地區綜合實力的重要標志，信息化水平成為國家戰略發展的重要組織部分。在檔案管理范圍內，要進一步推進檔案管理工作的信息化水平。傳統檔案管理一方面讓檔案管理部門處于“信息孤島”模式，造成信息資源的擱置浪費，另一方面又處于“信息匱乏”模式。在大數據時代，高效率的信息資源共享和傳輸體系正在逐漸成為主流。檔案用戶渴望得到全方位的信息服務。而檔案部門借助信息技術，整合本部門的檔案資源，一方面節約用戶的查找信息的時間和精力，另一方面提升資源的利用效率。而且整合以后的信息資源能夠形成規模化的信息集合，有利于信息資源的開發和預測，而預測正是大數據的精髓。

3.2 檔案信息化更新了檔案管理的理念和制度

檔案信息化對傳統檔案管理的理念和制度提出挑戰，但是這種挑戰也為檔案管理工作更新管理模式，創建適合信息化社會的管理制度提供了良好的機遇。借助檔案系統的信息化進程，構建與完善科學有效的檔案管理工作體系，有效提升信息化檔案管理的效率。在管理理念和制度方案要加強數字化電子文件的監控與管理，提升電子檔案的比例。同時要針對新的檔案管理模式，完善相關的檔案法律法規制度。盡可能地建立合理的管理和分配機制，開展檔案信息的管理工作。

3.3 檔案信息化創造了檔案服務新模式，提高了檔案利用率

傳統的檔案信息的管理理念在于“重保管輕利用”，但是信息化社會則有著更高的要求。檔案管理人員要把傳統的檔案服務進行拓展，由定時或限時的服務轉變為檔案用戶的隨時自助服務。利用電子檔案可與載體分離的特點以及資源的可復制性和共享性等特點，由傳統的提供實體檔案到電子數據和實體檔案并用服務，由平面的服務轉化為與網絡空間結合的立體化服務。這種服務模式的創新進一步推動了檔案資源的主動性、針對性、廣泛性和開放性，樹立了以檔案用戶為核心的服務理念，為用戶提供信息咨詢與分析一體化的服務。

3.4 檔案信息化挖掘了檔案信息的深層次數據

檔案的信息化建設不僅讓傳統檔案資料進行信息化存儲，還增加了網頁檔案、圖片資料、聲像資料、多媒體資料等內容。而現代的數據挖掘技術可以把大量的、不完全的、有噪聲的、模糊的、隨機的數據中，提取隱含在其中的、人們事先不知道的但又是潛在有用的信息和知識。這些數據可以是數據庫中結構化的數據，也可以是分布在網絡上的零散數據。檔案管理部門拓展自身數據挖掘能力并對檔案數據進行維護，開展數據的關聯分析，發現一個檔案與其他檔案間的相互關聯性或相互依賴性。數據挖掘自動在大型數據庫中進行分類和預測，尋找預測性信息，自動地提出描述重要數據類的模型，或者是預測未來數據的發展趨勢。這些數據挖掘行為大大地開發了現有檔案資料的價值，為用戶提供更多選擇和可能。

4 檔案信息化管理實現流程

4.1 檔案管理業務流程再造

傳統的檔案管理業務流程已經不能適應檔案信息化管理的需求，急需要對現有的檔案管理業務流程進行再造。在信息化社會的背景下，檔案管理部門與其他組織機構及檔案信息提供部門之間的聯系和工作銜接變得更加緊密。業務流程出現在移交部門與檔案部門之間、檔案管理工作實施之間、檔案部門與檔案利用者之間。這些業務流程要適應檔案信息化管理就必須進行重構。首先是優化業務流程，理清并記錄下數據產生的環節、數據產生并存儲的地址、數據長期保存的方式方法、數據流轉的途徑和接口標準等。其次要建立標準和制度，制定數字檔案接收標準，才能保證檔案信息即時、長久、有效地保存。

4.2 檔案信息資源的整合

檔案資源的質量直接影響了信息化檔案管理與提供的數據服務的效果。目前各級政府部門和組織應用了各式各樣的信息化系統，包括辦公自動化系統、財務系統、電子政務系統等。這些信息化系統為檔案數字化提供了必要的信息員，同時大部分檔案信息也來自于這些數據應用系統。要建立一體化的檔案信息化管理系統，就必須將檔案部門的信息管理系統納入整個政府和各級組織的信息化整體布局中，讓檔案部門的信息化建設和社會信息化建設同步對接。完成政府和各級組織實體檔案數字化以及存量信息資源的整合，建立同步性有效的數據備份。

4.3 檔案服務能力與范圍拓展

在市場經濟的大環境下，組織與部門要想快速發展，就必須有自身的核心業務和核心競爭力。而檔案管理部門的價值就在于為有需要的用戶提供準確、充足的檔案信息。傳統的檔案管理部門還滿足于檔案的借閱模式，如檔案原件、檔案復印件、檔案檢索等。但是這些服務已經不能滿足信息化社會的需求。一是要拓展服務功能，利用檔案信息的整理、組織和開發創造更好的信息資源服務條件，充分發揮數據挖掘技術、信息集成技術、全文檢索技術等信息技術，極大地提升檔案檢索能力、檢索速度、查全查準率。二是要拓展服務范圍。將傳統的查閱服務向知識服務轉化，提供更加精準的專業化和個性化的服務，研究用戶的信息需求，分析他們利用數據解決問題的方法以及查詢問題的特點和要求，來拓展服務范圍。

4.4 檔案管理人力資源建設

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1.強化檔案是基礎的觀念。

企業檔案客觀地記錄了本企業的歷史情況，是最可靠、最為直接的信息，是企業各職能部門在經營、生產、管理等活動中直接形成的，而非編造和加工的，是第一手信息。從檔案的本形態來看，它保留著最真實的歷史痕跡，為后人提供了重要的依據。就說文書檔案在按件裝訂、分類、編號、編目、裝盒排架等基礎工作中，每一份批示單、正本、附件、發文稿、有關人員修改的手稿等等都是構成元素的原貌，是最基礎的，也是最重要的，同時也是后人的參照物。這些檔案收集的工作是企業生產、經營、科研等活動中的真實記錄，是企業信息產業的組成部分，相當于樹的“根”，房屋的“地基”，在現代化企業管理的過程中起到至關重要的助推作用。正因為檔案是根基、是參照物，這更要求管理者要有很強的管理意識和責任感。只有這樣才能保證資料的原始性，以及復核的準確性和查證的正確性。嚴格按照《檔案法》的相關規定執行，根據國家檔案局的相關管理辦法及其他有關檔案管理工作的規定，結合企業實際進行歸檔工作。檔案管理是現代化企業的管理基礎工作的重要組成部分，是促進企業各項事業科學發展和維護企業及職工根本利益的一項十分重要的工作。

2.強化檔案是企業資產的觀念。

在現代化企業中，無論是文書檔案、科技檔案還是專門檔案，都是全體成員從事生產、經營、管理等活動的勞動累積和智慧結晶，是企業發展歷程中的真實憑據。日積月累的檔案一旦丟失，后期就會動用許多人力、物力、財力去尋找或補救相關事宜。從經濟觀的角度來看，這些時間成本和經濟成本都是非常重要的，所以檔案是企業的財富、是非常重要的資產。只有認識到這點，我們才會更認真的去收集、整理、保護、利用這些資產，才會用心做好檔案管理工作。

3.強化檔案在現代企業建設中具有唯一性的觀念。

企業檔案真實地記錄著企業從事生產經營管理、科技創新和企業文化建設的全部情況，映證了企業成長的歷程。企業檔案從企業的創建開始產生，通過真實的記錄、收集（有缺陷的盡快修訂），耐心的整理，精心的鑒別、安全的保存，才達到有效的利用。這些是獨一無二的，唯一性的原始記錄為今天的企業建設起到更好的憑證支撐和信息支撐作用。假如不收集、不整理、不防火、不防盜、不防潮、不保密等，任其流失在市場中，那企業的損失是無法估測的，又何談建設、發展？

4.強化檔案具有實用效益的觀念。

每份檔案都是有價值的，只有精心整理好檔案資源，才能更好地利用。只有認真的“收”、科學的“管”才能有效的“用”。曾經有人說檔案是真金白銀，我覺得很有道理，因為從中查找的某一個數據可以為企業節約很多資金，減少很多不必要的環節……因為它的存在，就避免再投資大量的時間和資金等，無形中高效的參與了企業新的建設，其實用性更體現其經濟效益。

二、體制創新，才能適應現代企業的高速發展

只有對企業檔案管理工作的機構、制度和機制更新才能適應現代企業的發展。

1.擴大企業檔案工作內涵深化外延。

企業要發展，檔案工作就的調整思路，加快步伐跟上節奏。檔案資源的建設和整合工作需要開拓新思路。必須加快落實最新的國家檔案局10號令，明確歸檔范圍和期限，以及對照片、光盤等實物的歸檔……爭取達到與時俱進，在實體整合的基礎上向信息整合轉變。整合不同的資源、資料、信息等等，采用現代化的管理手段，使檔案能靈活的、高效的利用。

2.制定完善企業檔案管理制度、創新機制。

企業要發展，就需要建立和完善適合本企業的檔案管理制度。集中保管檔案，明確管理職責。制定檔案工作流程，使其操作規范和安全。有了相關的制度的規范和約束，才能健康而有序的發展。明確檔案管理的職能部門和管理人員，制定企業文件材料歸檔的基本要求、歸檔范圍、歸檔期限、歸檔時間等，并依據制度對其他部門進行指導和監督，以達到對檔案目錄匯集和使用調控。充分調動大家的工作積極性，這樣有利于提高職工的檔案責任意識和義務意識，確保檔案的完整、準確和安全。促使辦公有序化、以便于文件材料的形成、積累、管理、歸檔良性運行，才能給企業創造最大的經濟效益。

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1.1檔案管理機制的全面協調性創新

在信息化時代，工作機制創新應該是信息化時代對檔案管理工作提出的首要要求。這要求我們必須積極探索和掌握信息化時代檔案工作的基本要求與基本方針，要求機關單位建設有利于檔案開發和利用的運行機制與監管機制。由于信息化時代檔案信息量與以前相比內容更加豐富，傳統的檔案工作方法很難全面、及時、準確地收集對數據進行有效收集整理，所以必須全面協調地調動相關單位力量，形成檔案管理工作的有效互動機制。

1.2檔案管理理論與模式的服務性創新

理論對于實踐有重要的指導作用，在工作機制創新的同時，對于檔案管理工作的理論建設與管理模式的創新研究這項工作的重要內容。現代科技的廣泛應用，顛覆了以往傳統的檔案管理理論與管理模式，檔案工作面臨著新的挑戰，這就要求機關單位要切實加強檔案管理理論的研究與模式創新的研究。以創新的理論指導實踐，用檔案工作的理論創新促進檔案管理工作的有力開展，使檔案工作向更高的層級邁進。

1.3檔案管理技術平臺創新

要提高信息化時代檔案管理的工作效率與服務水平，還要在技術層面進行建設。以檔案信息資源共享為目標的檔案管理工作建設是一個有效途徑。不但要對現有的電子檔案管理系統進行技術與理論方面的建設，還要積極推進檔案管理網絡的建設，以提供一個開放式、全天候、交互性的檔案服務平臺為最終目的，這也是信息時代對檔案管理工作提出的技術要求。檔案平臺的建設真正實現了資源的共享，簡化了工作流程。這也是實現檔案事業的跨越式發展重要途徑。

2創新檔案管理的策略

雖然信息時代的到來大大改變了檔案管理工作的工作方式與工作模式，但信息時代的特性都對檔案管理工作提出了新的要求與挑戰。所以，檔案管理工作人員在應用信息技術發展傳統檔案管理工作的同時，要以安全性、標準化、服務性作為信息時代檔案管理工作的基本準則。在信息化的沖擊下，檔案管理工作思想、內容和服務方式都產生了巨大變革，所以檔案管理工作者要對常規的檔案管理運作方式進行改進，在探索和掌握一套適應信息技術的新工作程序和方法積極尋找檔案管理工作的新路徑。

2.1切實轉變檔案管理工作方式

長期以來，受傳統觀念影響，檔案管理工作行政色彩濃厚。但在信息化時代與深化改革的轉型之中，檔案管理工作由“管理”向“服務”轉變是的要求愈發迫切。這首先要求檔案管理工作要積極拓展服務領域：檔案管理部門除了要面向對檔案有剛性需求的單位與個人外，還要將服務受眾細化，更多更好地提供個性化的服務；其次，檔案管理工作要對服務方式進行創新，這表現在：通過網絡技術，將檔案上線，從而簡化檔案管理與查閱步驟。檔案管理部門要積極組織上網數據和信息，實現檔案信息的網上檢索。實現數據在線收集并有效開展在線服務，以最大限度地縮短數據的收集與周期。

2.2創新檔案管理工作流程