檔案管理特點模板(10篇)

導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案管理特點，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

篇1

隨著我國城鄉統籌改革建設的發展，人民的生活水平已經得到了極大的提高。鄉鎮檔案管理的工作在各項鄉鎮基礎工作中面臨的挑戰和機遇也越來越重要。隨著信息技術的發展，我國鄉鎮檔案的管理力度雖不斷提高，但仍未達到現代信息化的管理水平。鄉鎮檔案管理工作仍需要投入更多的努力和創新。

一、鄉鎮檔案管理在基礎工作中的作用

鄉鎮檔案管理在基礎工作中的作用：

（一）保留事實。鄉鎮檔案屬于與具體工作相適應的原始記錄，因此能夠更好的維護鄉鎮原始面貌，回溯原始事實，印證過往案例、糾正工作失誤等作用，它具有其他參考資料無法比擬的參考權威性。

（二）化解矛盾。鄉鎮檔案的整理和保存相當于將鄉鎮政府機關與各村及企業之間的關聯的所有事件作了直接的記錄。在各方出現不同的矛盾和質疑時，鄉鎮檔案就能夠為解決這些矛盾和糾紛提供直接且有力的證據。

（三）撥亂反正。當前一段時間的鄉鎮工作有時可以通過借鑒歷史某個階段中的相似案件來做指導，同時在不斷的總結整理中，發現前后解決處理問題的不足之處，能夠起到積極的撥亂反正作用。

二、鄉鎮檔案管理的新特點分析

（一）全宗分類。鄉鎮機關的基礎工作中檔案管理工作需要處理的檔案一般分為全宗檔案和非全宗檔案兩大類。“全宗”的概念就是涉及一個機構的所有檔案。少數檔案的整理和保管只以類別的方式來進行，并不是全宗分類。例如鄉鎮中縣屬機關的派出機構所形成的檔案只屬于派出機關。在鄉鎮范圍內，包括鄉鎮黨委、人大、政協、紀委、團委、婦聯和各基層村委等組織都以全宗方式來整理、保管和轉移檔案。鄉鎮作為基層政府，檔案管理的對象即全部的鄉鎮機關檔案。現行的鄉鎮行政辦公室往往具有綜合功能，一個辦公室往往屬于幾個職能工作者的集合場所。一般這些資料都實行檔案一體化管理，針對全部檔案建立聯合全宗。聯合全宗在設立后，所有參建單位的檔案應該從組卷的時候就進行區分，從而完成分卷。全宗名稱應該綜合全卷內容確定。需要注意的是，有些類似土地普查、人口普查等檔案的建立和處理，應該按照非全宗的檔案對待。這些檔案是由基層集體單位分別立卷、移交鄉鎮檔案室進行統一的管理。

（二）收集整理。鄉鎮檔案的資料收集具有很多的制約因素，也充滿了不確定性，所以在具體工作上無法給出定量的標準。鄉鎮檔案工作者首要注意的就是根據鄉鎮相關文件去劃定資料的歸檔范圍。檔案的收集流程應該是首先由機關負責人員將歸檔要求分發至下屬單位和各辦事點，明確了材料收集的詳細條款。避免出現文件材料不全的現象，缺項需補項，認定范圍界限。同時積極加強對文件材料的收集后復查工作。在統計性歸檔認定書中需要表明材料的歸檔時間、范圍及當前質量及進度。鄉鎮檔案的收集工作需要得到上下機構主要領導的統一重視和支持，積極督促工作者的收集熱情，有力控制各工作環節的配套落實，這樣才能確保鄉鎮檔案的收集工作順利完成。

（三）檔案歸類。檔案歸類的內容主要在于區分鄉鎮檔案種類以及實體材料的分類。鄉鎮檔案種類根據不同的標準會有不同的表現形式，每一種表現形式具有的意義也不盡相同。按檔案內容分，可以分為文書類、會計類、科學技術類、專業文檔類等；按照檔案的收集來源可以分成機關檔案、企事業單位檔案、村委檔案等；按照檔案內容表現形式可以分為紙質、圖片、音頻信號等載體；按照檔案內資料的具體文體文種可以分為：公文、表格、圖樣、合同、證書、會議記錄、活動計劃、規模統計表、戶籍登記、賬目表、名冊錄、合作協議等；按照檔案的所有權應分成國家級、集體級、個體級等。具體到鄉鎮檔案管理，其對象就是全鄉鎮機關的聯合全宗檔案，包含了黨委、人大、政府、企業聯合會、團委等各工作部門的所有文件。想要對其分類，可以根據“工作年度-問題”區別分類。具體可以分為黨務工作類、綜合性工作類、群團工作類、人大政協類、人事管理工作類、會計檔案類、城建工作類、政法武裝工作類、農林水牧產業類、財稅貿易類、鄉鎮企業類、精神文教衛生類等。

（四）檔案存放。

1.建立鎮級檔案信息管理中心。積極將鄉鎮檔案管理納入鄉鎮中心工作規劃序列中，集中鄉鎮信息資源，創造合適的空間來存放管理檔案，以及各種已公布的現行文件、圖書資料、三農經貿信息等材料。當然，專門建立的管理中心，有可能因資金投入不足而使得設施設備較為簡單，且由于人員和技術不足而不利于檔案的長久存放。

2.由縣級檔案館統一接收。通過縣級檔案館的統一接收，有利于鄉鎮檔案的保管，由于管理人員和技術更加專業，檔案的保存期限會變得更長，也同時避免了材料的漏樣、重樣。鄉鎮檔案的選入增加了縣檔案館的庫存實力，能夠更好的促進檔案資源的共存共享。

3.綜合區域資源建立聯合檔案室。一個鄉鎮有可能因資源不足而存在鄉鎮檔案的管理不當，因此可以積極聯合在地域上或其他條件上相對靠近的區域聯合組建檔案室，對檔案室的管理應該統一領導、統一制度。

三、結語

鄉鎮檔案因其對鄉鎮整體發展的宏觀描述而顯得十分重要。鄉鎮機關應首先從領導層面加強重視，認真部署，積極統籌，正確的判定文件材料的各種分類，努力夯實檔案基礎設施建設，靈活開展鄉鎮檔案的整理、歸檔，才能更好的推動檔案管理工作的發展。

參考文獻：

篇2

1．1專業性

科技檔案與其他檔案的最根本區別在于它產生、形成于科技活動中，而科技活動是分專業進行的，具有較強的專業性，專業性的特點是實現科技檔案管理的重要依據之一［1］。林業科技檔案除了具備科技檔案的共性外，還有其自身的專業特點。以咸寧林科院為例，在對竹類、杉木、油料作物等方面的研究時，歸檔材料就含有調查記錄表、觀察記錄表、施工記錄表等大量的專業調查數據；如潛山森林公園規劃建設工程項目就包括建筑施工圖、工程預算書等歸檔材料，涉及建筑、水利等多個方面、多個專業的內容。

1．2成套性

林業科技項目在立項、審批、調查研究、規劃設計、工程施工、竣工驗收整個過程中都體現了成套性的特點，即圍繞著一個獨立的科研項目或課題形成，每一項都是相互關聯，密切聯系，記錄了完整的科研項目活動。

1．3階段性

由于有的林業科研項目周期長，可以根據項目需要，采取按階段歸檔的方法，即按照科研準備、研究試驗、總結鑒定驗收、成果和獎勵申報、推廣應用五個階段進行歸檔，每完成一個階段的工作，就可以將該階段形成的科研文件整理歸檔，補充到該科研項目檔案中去，這樣的方法既利于收集、整理，又科學、有序。

1．4保密性

林業科技檔案是廣大林業科技人員在科學試驗、生產實踐中形成的，是科技工作者辛勤付出、不懈努力的成果，反映了林業建設真實記錄，在某些方面具有專屬性和獨創性，屬于國家和單位的知識產權保護范疇，必須得到尊重和保護，要加強對科技人員和科技檔案工作人員的保密教育，定期研究和審查林業科技檔案的內容，適當調整保密范圍和密級，確保林業科技檔案與科技資源的安全。

2林業科技檔案管理存在的問題

2．1檔案管理模式傳統

林業科技檔案是林業生產活動的記錄和憑證，又是林業生產活動必要的參考和依據，在林業生產活動中具有重要作用［2］，但長期以來，由于受傳統模式的影響，林業科技檔案信息化管理不夠。從檔案保存方面看，紙質多于磁質、磁質多于光質、光質多于聲像，檔案管理現代化水平低，很多林業科技單位只是簡單地把檔案信息要素錄入計算機，在查詢、借閱、管理、利用上缺乏技術支撐，嚴重影響科技檔案管理水平。

2．2科技人員存檔意識淡薄

部分科技人員對檔案材料的收集、整理、歸檔意識淡薄，只重視科學實踐活動和科技成果論文的發表，輕視檔案資料的收集，沒有認識到林業科技檔案是林業科技項目建設工作中的重要組成部分，是項目驗收的重要依據，有的人上交檔案的積極性不高，不能夠主動配合檔案管理人員工作，往往是等到檢查驗收時臨時抱佛腳，致使檔案管理難以順利開展。

2．3管理人員專業水平不強

檔案的信息化管理給新形勢下的檔案工作提出了更高的要求，然而在部分林業科技單位，檔案管理工作人員身兼數職，沒有時間、沒有精力去學習更多專業知識或進行專門培訓以此提升自己的專業技能。特別是有的檔案管理人員沒有直接參與到科研活動或科技項目具體過程中，對科研項目本身缺乏基本了解和認知，僅憑個人經驗進行分類，導致歸檔不完整、不準確、不系統，嚴重影響了林業科技檔案收集質量。

2．4檔案管理規范化程度不高

有的林業科研單位對林業科技檔案管理認識不足，對科技檔案資源運用不夠，存在重視不夠、措施不到位、規范化建設投入少等問題，致使檔案管理水平層次低。

2．5檔案管理體系不完善

盡管很多林業單位設立了專職或兼職檔案管理人員，但管理體系不夠健全和完善，缺少專業的林業科技檔案管理制度，存在著林業檔案統一管理難、歸檔立卷難、資料查閱難“三難”問題。比如在林業科技檔案統一管理方面，由于我國還沒有建立統一的林業檔案規章制度，各類林業資料往往沒有統一由林業科技檔案管理部門或管理人員進行統一管理，造成林業科技檔案不健全、不完全、不集中問題。

3林業科技檔案管理的基本規范

3．1明確歸檔范圍

林業科技檔案管理有其自身的特點和規律，必須保證林業科技檔案整理的規范化程度，切實遵循林業科技檔案以課題成套進行歸檔的特點。一般按照科研準備、研究試驗、總結鑒定驗收、成果和獎勵申報、推廣應用五個階段組織收集資料歸檔。具體包括：科研課題審批文件、任務書、委托書、開題報告、技術考察及調研報告、課題論證報告、科研課題研究計劃和協議書、合同；各種載體的重要原始記錄；各種檢驗分析報告、實驗報告，專利申請的有關文件；設計文件、圖紙、重要的往來技術文件、課題鑒定申請書、工作總結、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術鑒定材料；科研投資情況、決算材料、科研成果和獎勵、申報材料及審批材料、獲獎證書、推廣應用經濟效益和社會效益的證明；推廣應用方案，技術轉讓合同，協議書，成果推廣應用中形成的技術文件及工作總結，成果宣傳報道等等。

3．2確定歸檔時間

歸檔時間的確定直接影響到歸檔文件的質量，決定著歸檔工作能否正常進行。歸檔時間應根據林業科技活動的規律和科技文件的形成特點來確定。對于周期較長的林業科研項目，一般采取按階段歸檔的方法，即按照科研準備、研究試驗、總結鑒定驗收、成果和獎勵申報、推廣應用五個階段進行歸檔，每完成一個階段的工作，就將該階段形成的科研文件整理歸檔，補充到該科研項目檔案中去。對于活動周期不太長的林業科研項目，可在該項目結束后進行歸檔。此外，有的林業科研項目不僅周期長，而且由若干子項目、子課題組成，這些子項目、子課題一般相對獨立，可在每個子項結束后對該子項進行歸檔。為便于記憶簡易分為：按階段歸檔；在一項科技活動結束后歸檔；按子項歸檔；按年度歸檔；隨時歸檔。

3．3劃定保管期限

林業科技檔案的保管期限一般分為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年。劃分原則為：凡是具有長遠利用價值的應該永久保存；凡是在一定時期內，具有利用價值的可以定期30年保存；凡是在較短時期內，具有利用價值的可以定期10年保存；凡是介于相鄰兩種保管期限之間的檔案，其保存期限一律從長。

3．4注重日常管理

在林業科技檔案中新技術、新品種、知識產權和種質資源都具有非常高的經濟和社會價值，作為存儲這些信息的載體—林業科技檔案的管理就顯得尤為關鍵。因此，在日常管理中要嚴格按照《中華人民共和國檔案法及其《實施辦法》等法律規章，建立健全檔案保管、保密、利用、統計、移交和檔案人員崗位責任制等等，以嚴格的制度管人管事。

4強化林業科技檔案管理的對策措施

4．1強化認識

作為林業工作部門要充分認識到林業科技檔案管理工作是林業工作的重要組成部分，是推動林業科技進步的必要資源；是發展林業經濟、創造林業效益的基礎工作。特別是基層科研單位領導，要重視檔案管理工作，將所需經費列入單位年度財政經費預算，加大資金投入，不斷加強基礎設施建設，配備必要的硬件設施設備，建立利于檔案內網在線查詢的信息化管理系統。另外，林業科技檔案工作專業性強，檔案管理人員要強化認識，與時俱進，除了學習檔案專業基礎知識外，還需要補充林業科技專業知識，不斷提高綜合管理水平。同時，有關單位應及時組織檔案管理人員參加林業專業知識的學習培訓，抓好專業技術教育。只有這樣，林業科技檔案管理才會科學、規范、有序，檔案信息化管理水平才會得到有效提高，檔案開發利用才會便捷有效。

4．2完善制度

林業科技檔案的開發利用，離不開檔案管理制度的保障，相關林業科技單位應以國家有關檔案管理制度為依據，結合本單位實際，按照林業科技檔案管理規范和社會發展需要，建立健全相關制度，從根本上提高林業科技檔案管理正規化建設水平。

4．3加強應用

林業科技檔案工作的根本目的就是盡可能地開發利用其信息資源的潛在價值，服務于現代林業建設與林業科技發展，服務于國家的經濟建設。林業科技單位要善于提高檔案信息資源的利用率、提高檔案管理科學化程度、提高工作效率。林業科研人員要主動挖掘本地區林業科技發展特點，善于利用已有的科研成果、科技檔案信息，不斷拓展服務范圍、深入開展送科技下鄉活動，將實用的致富信息送到林農手中，為林業生產提供可靠依據。檔案管理人員要根據科學研究的實際，圍繞特定課題及時地、連續地向科研人員提供對口徑的各種檔案文獻資料，直到課題完成，通過課題跟蹤服務，使研究者及時獲得攻克難關的資料，避免重復勞動，充分發揮好服務保障作用，使課題研究人員不斷充實、修正、完善自己的研究內容和方法。

4．4實現信息化管理

檔案信息化建設是目前林業科技檔案管理必須采取的重要舉措，各單位要把科技檔案信息化建設作為信息化建設的重要組成部分進行統籌規劃，使檔案信息化建設與單位信息化建設同步協調發展。檔案管理工作人員要緊跟社會發展潮流，從收集完整齊全、真實可靠的檔案信息著手，積極應用計算機技術、光盤技術、多媒體技術，將先進科學技術和設備應用到林業科技檔案管理之中，從檔案的收集、分類、編目、存貯、查詢、借閱、歸檔等環節實施一體化管理。

4．5建設相對穩定的檔案管理隊伍

林業科技檔案工作連續性強，檔案管理人員的頻繁調動，無疑將影響到檔案工作的連續性，因此，從維護檔案工作的長遠利益考慮，必須抓緊抓實做好檔案管理人員的穩定工作，增強他們的責任感，充分調動從事檔案工作的積極性、創造性。同時要根據林業科技工作的特點和需求，不斷加強人才隊伍建設，培養一批有專業知識，有專業技術的人才充實檔案隊伍，安排相對固定的人員管理林業科技檔案，以保證檔案管理工作的延續性，從而促進林業科技檔案工作的持續穩定發展。

篇3

近些年以來，隨著中國高等教育的持續發展，高職院校教育也呈現出多元化的發展趨勢，這些多元化的發展趨勢決定了其教育教學模式與管理的多樣性特點，同樣檔案管理作為高校管理工作的組成部分，也形成了其特有的發展模式與發展思路。

第一，多樣性特點。受大專院校生源范圍及教學、辦學模式多樣化的影響，很多大專院校檔案材料呈現出復雜化和多樣化的發展趨勢。同時受高校檔案資料的特殊性因素影響，比如檔案內容更多的記錄了學生的成績材料、獲獎材料、處分材料、入團入黨材料等，還包括教師及相關管理人員的學歷狀況、資歷狀況及社會經歷等內容，因此檔案管理工作呈現出一定的多樣性與復雜性特點。

第二，真實性特點。大專院校檔案材料是對學生、教職工及相關管理人員的學習、工作、實踐等內容的最原始記錄，能夠反映出其在過去某一段時期及過去所有時間段內的學習狀況、工作狀況、思想品德狀況、身體狀況、政治面貌等。這些材料均需要經過學校相關部門的審查，以保證材料內容的真實性與各種手續的完備性，需要符合規定的材料撰寫的基本要求，因此檔案材料區別于個人私自撰寫的材料，也不同于手續不全或者無頭有尾等類似的材料。

第三，實用性特點。大專院校檔案管理工作是個體總體狀況的最真實記錄，相關用人單位可以根據檔案材料有效了解個體的思想政治狀況、學習狀況、家庭狀況、在校表現及整體素質，因此具備一定的實用性特點。

第四，動態性特點。隨著高等院校擴招趨勢的發展以及學每年的畢業與擇業，使得檔案出現不斷流動的狀況，這種邊產生邊流動的狀況使得學校檔案管理出現一定的動態性特點，比如周期相對較短、穩定性相對較差等。

新形勢下，高職院校檔案管理與實際教育改革的需求之間還存在一定的差距，尤其是與高職深入開展產學研相結合的改革力度與成效相比，高職院校的檔案管理存在顯著的滯后性，主要表現如下：

第一，受高職院校學生檔案管理工作多樣性與動態性等特點的影響，很多大專院校檔案管理工作中存在檔案意識薄弱的狀況，導致檔案管理工作的邊緣化。

第二，檔案管理機制不健全。針對學生的檔案管理，包括檔案材料與信息的移交、查閱、歸檔等環節出現不科學、管理機制不健全的狀況，沒有形成統一的管理標準，很大程度上影響了檔案管理工作的深入開展。另外，很多高職院校并沒有將學生的檔案管理工作深入納入到學校的相關管理日程上，因此缺乏有效的監督檢查環節與指導考核環節，管理機制不系統。

第三，管理人員的整體素質有待進一步提高。現階段很多大專院校學生檔案管理工作主要靠一些兼職人員組成，其檔案管理的業務能力、理論框架等相對薄弱，同時高校也很少組織相應的培訓，導致檔案管理工作存在很多問題。

針對以上高職院校檔案管理存在的問題，我們應該如何有效推動大專院校檔案管理工作的開展呢？

第一，不斷加強對檔案管理知識的宣傳力度，強化檔案管理意識。從學生自身的利益及未來發展需求出發，重視檔案管理工作，采取多種形式宣傳檔案管理知識，提高檔案管理工作人員的基本業務素質，提高學生的檔案管理意識，推動檔案管理工作良好的內外部環境的形成。

篇4

數字化檔案管理不僅通過采用先進的數字化儲存技術對檔案進行了有效保管，而且通過檔案館與館之間的互借以及網絡相互聯通的方式構建了一個高速、及時，準確系統的數字化檔案管理系統。并提高了檔案信息資源管理的有效性和共享性。

一、數字化檔案管理的內涵

信息資源的有效利用和共享是信息化建設的關鍵，檔案資源因其標準化規范化的操作越來越受到人們的青睞。數字化檔案管理系統基于大規模的數據庫系統以及計算機技術，實現了對以下幾種檔案的數字化管理。如：科技、實物、文書、聲像、照片、財務和人事檔案等。數字化檔案管理對價值較高的檔案數據資料等多媒體信息進行電子存取。數字化檔案管理系統可看成是存儲數字信息的倉庫。是計算機有序組織的、可處理的信息集合，它使用數字技術對檔案進行信息資源的管理與組織，并能夠存儲大量信息，使用者可以借助于網絡資源來方便高效地檢索查詢和獲取自己想要了解的信息。并且使用者可以不受地域和時間限制的對檔案管理進行儲存和訪問。檔案作為一種重要的信息資源，在科技高速發展的今天將迎接信息技術時代的重大挑戰。為適應社會信息化發展的步伐，充分利用高科技技術對檔案信息進行管理，將信息數字化功能最大限度的發揮出來。檔案管理數字化是檔案管理發展的必然走向。

二、數字化檔案管理的特點

（1）經濟效益高。社會和經濟的快速發展使龐大的信息量和落后的辦公方式形成矛盾，之前一直使用的粗放型模式，造成了企業成本大量增加。即以增加辦公費用和辦公人員這樣一種方式來解決這一難題。而數字化檔案管理是機讀檔案，不再是傳統紙質為載體的檔案信息。這樣不僅節省了占地面積，節省了保管費用。而且方便查閱，因此也避免了重復印刷而造成的紙張浪費和不必要的增加人員的費用。（2）辦公效率高。數字化的檔案管理使信息資料能快速歸檔，并盡快使用。以人事檔案管理為例，由于管理對象的范圍，并具有很強的流動性，如工人進廠，退休，流動性等，要想準確了解統計這些情況，傳統的檔案管理方法必須“歸檔”后才能進行查詢。數字文件通過網絡計算機管理，能夠準確地反映當前情況。數據查詢通過數字化檔案管理變得十分簡單，可以真正做到讓辦公室的工作人員足不出戶便可知曉天下大事，數字文件實際上已經成為一個沒有圍墻的邊界文件，檔案保管也形成了文件實體保管基地到信息控制中心的轉變。（3）檔案利用率高。由于傳統的檔案大都以紙質為載體，通常保管在檔案館、檔案室，給使用者造成了極大的不便。數字化檔案管理使查找檔案更加方便快捷，使用者可以準確地查詢到到自己所需要的檔案。信息網絡的實現大大提高了檔案的利用效率。使用著可以不受空間和時間的限制，更加便利快捷。

三、提高檔案數字化管理的建議

（1）提高檔案信息管理的創新服務意識。單位領導的檔案管理意識對檔案管理工作的影響力頗高，所以對檔案的管理工作各級檔案管理部門還應該進一步落實加強。單位在人力、物力、財力上給予檔案數字化管理工作強有力支持。同時還要在思想層次上支持檔案數字化管理工作。在網絡信息社會條件下，檔案管理者應該充分認識到檔案數字化管理工作所面臨的嚴峻挑戰和新形勢，檔案管理工作者應該要加強自身的職業素養，加強檔案管理的主動意識，提高自身對檔案管理工作的創新意識及服務意識。（2）加強檔案管理人員數字化檔案管理水平。單位檔案管理者和部門應該提高職業技能，進一步加強對數字化檔案信息系統的操作的技巧，應當鼓勵檔案管理者積極參加以計算機信息網絡數字化技術為核心的技能學習和培訓，并給予必要的支持。檔案管理者還應熟練掌握檔案專業知識。與此同時，單位還要積極向社會各界引進網絡信息數字技術精通的專業人才，并對在職員工定期培訓，使之成為檔案數字化管理的堅強后盾。基于此，不僅可以提高檔案管理團隊的網絡信息技術現代化技能，而且為檔案管理數字化的實施創造了良好的條件。（3）推進檔案管理工作的標準化體系建設。檔案管理數字化的真正實現要依靠檔案館之間、檔案管理主管部門之間、檔案室之間的共同努力。而不是單靠某個檔案館所能獨立完成的，檔案信息數字化管理的真正實現，不僅要確保信息資源的共享，而且各級檔案管理主管部門要及時制定和更新檔案管理的標準規范，積極促進檔案數字化管理工作的有效實施，進一步加強檔案工作標準化體系的建立，實現檔案管理與時代和信息科技的同步發展。

檔案數字化管理與傳統以紙質為載體的檔案相比，其最大特點就是能夠通過網絡迅速查詢，其流動性也更快。檔案數字化管理的實現有利于檔案管理信息資源的開發。隨著數字化檔案管理的不斷深入研究、創新發展，數字化檔案管理將徹底代替傳統的檔案給管理方式。

參考文獻

[1]姜亮，張宇陽.淺談數字化檔案管理[J].云南檔案.2008（1）

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中圖分類號:G647文獻標識碼:A

文章編號:1004-4914(2010)03-118-01

近年來,隨著高校辦學規模的不斷擴大,辦學層次的不斷提升,高校得到了前所未有的發展。當前,加強高校的內涵建設,提高綜合管理水平成了高校健康、持續發展主要內容,其中,加強高校財務檔案管理是一個重要的方面。本文介紹了高校財務檔案管理的特點,當前管理中存在的問題,探討改進財務檔案管理的幾個措施。

一、高校財務檔案管理的特點

1.高校的財務檔案既是高校檔案的重要組成部分,又是記錄和反映高校經濟業務、財務狀況的重要史料和證據。財務檔案的真實性和完整性是體現高校綜合管理水平的一個重要方面。

2.財務檔案由財務部門歸集,一般是先在財務部門保存1~2年以后,才移交到學校綜合檔案室。這就涉及到財務檔案在財務部門的歸集、裝訂和保管存放,移交到檔案部門的內容、移交時間、相關的借閱手續、保管存檔時間、過期檔案的銷毀手續和程序等。

3.在高校財務實務中,財務檔案主要包括兩方面的內容:一方面是會計核算的專業材料,比如會計憑證類、會計賬簿類、財務報告類、工資津貼發放表、銀行存款對賬單及其余額調節表,以及會計檔案移交、保管、銷毀清冊等;另一方面,是財務收入票據類,比如行政事業單位非稅統一收入票據(學生學費收據)、行政事業單位往來款票據、服務業統一收據,以及校內收據等。這兩方面的財務檔案構成了高校財務日常經濟業務的收入和支出情況,完整地反映高校財務狀況。

4.隨著高校財務會計電算化的普及,會計檔案實行的是紙質檔案與磁性介質檔案并行的管理模式,歷年的會計數據不僅以打印的紙質形式保存,還以電磁信號的形式存儲在軟盤、硬盤、光盤等載體上。這就存在磁性介質檔案的保管要求和相應措施。

二、高校財務檔案管理的當前狀況

1.檔案管理意識淡薄,管理制度不完善。財務檔案是高校經濟業務發展的歷史記錄,連接當前業務,并作為未來財務預算的重要依據,是財務管理體系中的一個很重要的方面。但是,作為相關的領導和財務人員,在意識上普遍地對財務檔案管理的重要性認識不足、重視不夠,在高校財務工作人員少、工作繁雜的情況下,對財務檔案的收集、整理工作往往被忽視,缺乏相應的管理制度來規范日常系統的管理。

2.財務檔案沒有專人負責。《會計法》規定,出納人員不得兼任會計檔案管理。目前,高校財務部門普遍沒有安排專職人員管理財務檔案,一般情況下,往往是除了出納之外指定某個財務人員兼管資料檔案,分工不明確。以至于平時其他相關的財務人員手中都有檔案資料,各自為政。這對財務的內部控制的實施,防止經濟犯罪都有不利的影響。

3.財務檔案沒有專門的庫房。高校財務檔案移交到綜合檔案室之前,一般就存放在財務辦公室,有的財務資料存放零亂,有的容易潮濕、破損,本部門財務人員隨意查閱。有的財務部門因辦公條件有限,存放財務檔案的地方其他人員也可以隨意進出,與檔案庫房的防盜、防火、防高溫、防蟲、防潮、防光、防塵、防鼠等要求相差很遠,缺乏檔案資料存放的安全性,難以保證財務檔案的真實性和完整性。

三、改進高校財務檔案管理的措施

1.增強管理意識,加強財務檔案管理。高校檔案管理是提高內涵建設的重要組成部分,是衡量高校綜合管理水平的標志之一。學校領導應該提高認識,把檔案管理工作納入學校整體發展規劃,高度重視財務檔案工作,明確領導責任制,建立和完善檔案管理網絡,根據高校規模明確專(兼)職人員負責有關文書工作,處理文件的收發、整理、歸檔,并做好財務檔案的日常管理、查閱接待、登記工作。

2.建立和完善檔案管理制度。當前,高校財務部門的檔案管理人員普遍沒有接受過檔案管理知識的專業系統培訓,財務部門也沒有具體的檔案管理制度。因此,建立和健全相關的財務檔案管理制度,比如:綜合性的規章制度,立卷歸檔、檔案保管制度,檔案保密、保衛制度,開放檔案的利用制度,未開放檔案的利用制度,檔案專(兼)職人員的崗位責任制等,從根本上加強財務檔案的管理環境和制度建設,以保障財務檔案的日常管理規范、有章可循。

3.加強財務檔案的庫房建設。財務部門是高校的一個行政服務窗口,財務辦公室可以說是一個公共場所,并不適合作為檔案庫房。從檔案保密的角度來看,檔案庫房和辦公室應該盡量分開,門窗加固,以防盜竊。從檔案安全的角度來看,檔案庫房要求有防火、防潮、防塵、防熱、防磁、防凍等嚴密的措施。因此,加強財務檔案庫房建設是高校硬件建設的一個重要方面。

4.加強專職人員的配備。隨著高校規模的擴大,各種科研經費的增多,會計核算和崗位設置的規范,會計電算化系統軟件的普遍應用,相應的財務檔案資料數量日益龐大,由會計人員兼任檔案管理顯然已無法滿足檔案管理和建設的發展要求。應該安排專職人員進行管理,負責財務檔案的日常管理,會計電算化系統軟件的日常維護,以及財務部門的日常查賬工作,確保財務檔案的安全性、完整性和檔案管理活動的規范性。

5.加強會計電子檔案的管理。會計電算化的財務數據日常要進行備份保存,財務系統要進行日常維護和及時升級,年終形成會計電子檔案存儲在磁性介質或光盤上。根據這些信息載體的物理特性,在形成電子檔案時應當實行雙備份,備份時注明形成檔案的時間和操作人員的姓名,并貼上寫保護封簽,存放在兩個不同的地方,防止意外事故發生引起整個財務電算化系統的毀滅與不可恢復性。同時,保存電子檔案的位置要遠離磁場,注意防磁、防潮、防塵、防火等,定期進行檢查,定期進行復制,防止由于磁性介質的損壞而使會計檔案丟失,造成無法挽回的損失。

6.提高管理人員的業務素質。財務工作的專業性和檔案管理工作的安全保密性,要求財務檔案管理人員綜合素質高,業務能力強,并且保持人員的相對穩定。一方面,要求淡泊名利并充分認識財務檔案管理工作的重要性,具有腳踏實地、科學嚴謹的工作作風;另一方面,不僅要熟悉財務部門的職責,會計檔案的分類,以及對不同的文件材料能按照管理要求進行科學的分類、整理、編目、立卷和歸檔。還要了解和掌握時事政策、財政稅務、財務系統的電腦操作等。所以,提高財務檔案管理人員的業務素質,要進行多途徑、多形式的培訓教育,在提高理論知識的同時,注重實際工作能力的培養,多提供學習先進的機會,多提供創新實踐的平臺,以不斷地提高檔案管理水平。

總之,財務檔案管理是加強高校內涵建設不可缺少的一個方面,在高校的教學評估中越來越體現出它的重要性。所以,根據財務檔案管理的特點,改進管理現狀,才能從根本上保證財務檔案的安全和完整。

參考文獻:

1.財政部,國家檔案局.會計檔案管理辦法[Z],1998

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Key words: China highway engineering; archives management; characteristics

中圖分類號:U415 文獻標識碼文章編號

一、公路工程科技檔案資料的內容 1.綜合性文件資料 主要包括上級批準文件；計劃任務書;工程地質、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料;項目的方案及初步設計文件資料;規劃、消防、環保、衛生等政府部門的審批文件資料;工程施工、監理中標文件及有關合同、協議書;工程竣工驗收及質量鑒定文件資料;工程竣工結算及其審計報告等文件資料;工程有關的照片、錄像、錄音、光盤等。 2.公路工程及水、電、設備安裝工程施工文件資料 主要包括開/竣工報告；圖紙會審、設計變更、技術交底記錄等文件材料；項目的施工組織設計；監理規劃、監理細則、監理月報及工程例會紀要等；原材料抽檢記錄及各項試驗資料;隱蔽工程驗收記錄；工程質量檢驗及評定文件材料；工程質量事故記錄及處理的文件材料；施工技術總結等。

二、公路工程科技檔案的特點分析 1.單一獨立性。即一個單項工程竣工檔案的整體性。這是工程檔案最突出、最重要的特點。 2.真實性。工程科技檔案是該項工程實體的一面鏡子似的真實寫照,是公路工程質量監督部門進行竣工驗收的重要依據。 3.實用性。工程科技檔案是該工程最原始的記錄,通過檔案,可以全面考核工程建設工作，檢查工程是否符合設計要求。

三、公路工程科技檔案管理需要解決的問題 1.檔案材料不完整。檔案材料不完整是公路工程檔案存在的主要問題。 2.缺乏統一的管理模式。從科技檔案管理機構上看，有的單位成立了專門的檔案室，工程科技檔案管理較好。有的單位則不然，工程檔案由其他業務部門代管或由文書檔案員兼管，形成的檔案材料五花八門。 3.缺乏復合型檔案管理人員。基層單位的檔案管理人員專業素質較差，既缺乏檔案管理業務知識，又缺乏相關的業務知識，難以適應工作需要。

四、嚴格公路科技檔案管理制度 1.思想上要重視工程檔案管理工作 工程建設中普遍存在著對工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工即將交工驗收時，才開始應付整理，這給檔案整理帶來很大難度。其主要原因在于工程建設管理過程中，施工單位對公路工程科技檔案在思想上重視程度不夠。 2.建立健全科技檔案管理制度 是做好公路工程科技檔案管理的基礎。為了加強對公路工程建設各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規范，建設單位在項目建設初期(從工程立項開始)就應按照國家檔案管理的有關規定，結合公路戒備實際情況，制定相應的檔案管理制度、措施。同時要明確建設單位、勘察設計單位、招投標機構、施工單位、監理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應承擔的職責，規范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與檔案跟蹤管理同步。 3.嚴格把好竣工驗收檔案資料質量關 工程竣工驗收時，建設單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，發現問題及時解決，補缺補漏，務必使得竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔范圍符合要求，認真貫徹執行《建設工程質量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關條文，把好竣工驗收關，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環節和內容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。移交合格工程檔案的，由建設單位發給《建設工程檔案合格證》。不按規定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發給《建設工程檔案合格證》，建設單位不結清尾款，以確保下程建設檔案的完整、準確、系統。

五、加強公路科技檔案收集力度 工程施工文件一般都是按階段形成的。科技管理人員應圍繞各個施工階段的工作特點開展收集工作。 1.按施工階段分期分批收集歸檔，對一些中小型工程，可在工程結束后一次收集歸檔;大型工程可按施工階段分期分批進行收集歸檔。公路工程的施工一般要經過前期準備，設計施工和竣工驗收等幾個階段。最關鍵的是科技檔案部門要了解施工項目，完成時間，計劃安排，工作進度以及科技文件材料的形成、積累情況等，以便有計劃、有步驟地開展收集工作。 2.跟蹤進行收集。為保證科技檔案收集的完整性，檔案管理人員要與各業務科室緊密配合，掌握各業務科室的任務。在一項科技項目結束或告一段落時，要及時催促該項目負責人和負責移交的科技人員進行交接工作。移交部門要根據規定，造冊逐項登記，并由項目負責人檢查是否遺漏，防止有些資料和數據留在個人手中，占為己有或認為無保留價值而隨意棄之。

六、加強業務指導，強化公路科技檔案的利用方式 1.業務指導要到位。首先可以從提高基層信息員的認識入手，站在時代的高度，增強信息員的歷史責任感，培養信息員對歷史責任的工作作風。其次，通過業務培訓、專題講座、傳、幫、帶等形式提高信息員的業務素質。以解決信息員能力偏低的問題。此外，還可以通過典型示范，檢查評比等方法，激發科技檔案信息員不斷提高業務素質和工作能力的主動性和積極性。 2.提供閱覽，便于科技檔案的周轉。科技檔案部門在指定的場所接待用戶閱覽檔案，閱后立即歸還。閱覽的方式對于科技檔案室來說，可以分為本單位用戶閱覽和外單位用戶閱覽兩種;有條件時，閱覽室也應當分設。閱覽的方式有利于保護科技檔案的安全和提高。科技檔案的利用率，便于科技檔案的周轉，利用者調卷數量不受限制。在閱覽室為利用者提供利用，是科技檔案利用的最常見的方式;既安全、經濟又劃算，為建設公路維護、擴建、改建等提供有力的支持。 3.利用科技檔案為公路建設提供依據。高速公路建設飛躍發展，有很多新建的路段，也有很大部分是在原工程的基礎上，維護、擴建、拓展、建設施工，而原始的數據、圖紙、底圖和隱蔽部位的詳細記錄就是重要的依據和基礎。這種依據是真實的、可靠的、實用的、準確的，是其他因素無法代替的。

七、強化公路科技檔案信息化進程 1.為了保證科技檔案工作的質量，一是要切實加強科技檔案隊伍政治思想建設，建設一支政治思想過硬、政策水平強、業務素質高的科技檔案工作隊伍是非常必要的。二是要對檔案管理人員的角色重新定位。科技檔案管理人員是信息資源的管理者，不但要具備科技檔案管理專業知識，還要具備計算機信息技能，以應對數字時代信息量巨增的局面，更要掌握市場經濟，法律，電子檔案管理知識，從而適應社會對科技檔案工作越來越高的要求。三是要加強對科技檔案工作人員的愛崗敬業教育，開展科技檔案管理人員定向培訓。不斷提升科技檔案的管理水平和服務水平，使檔案管理人員有針對性地更新自己的知識結構。為公路科技檔案管理注入新的活力，為和諧社會建設做出新的更大的貢獻。 2.強化科技檔案管理的信息化進程。一是加大科技檔案信息化建設的投入力度，加強對科技檔案管理人員的計算機知識培訓，為全面推進公路科技檔案管理信息化管理創造條件。二是充分運用現代化管理手段積極開展公路科技專項檔案信息化管理系統，建立科技檔案信息庫，把科技檔案資料全部納入信息化管理范疇，特別是對現場施工記錄和后續維修記錄，盡量做到直接錄入計算機，對公路科技檔案資料進行數字化加工，為全面實現科技檔案管理數字化、信息化奠定基礎。加快實現科技檔案資料的計算機存儲和網格查詢檢索。三是建立健全公路檔案資料數據庫，充分利用現代化管理手段，不斷提高科技檔案資料的開發利用效率和水平。

八、結束語 檔案工作者無論是在業務工作方面，還是在管理服務工作方面，都要努力做到不斷創新，努力做到人無我有，人有我優，人有我新，這樣檔案工作才能有高度、有特色，才具有生機和活力，從而實現檔案工作的持續快速發展。

參考文獻 ：

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1.電算化會計檔案比傳統會計檔案具有更廣泛的內涵。它除了包括打印輸出的記賬憑證、會計賬簿、會計報表外、主要是指電算化會計系統中的所有系統軟件、會計軟件程序及其全套文檔資料。

2.電算化會計檔案較傳統會計檔案有更多的存貯形式且對存放條件要求更高。它一方面以打印輸出的紙質賬簿、報表、憑證的形式存在，另一方面主要以磁性介質或光盤的形式存在，包括存貯在計算機硬盤上系統正在使用的檔案資料和存貯在軟盤、光盤等存貯介質上作為備份使用的檔案資料。后者受存貯介質質量、存放環境和存貯有效朗等因素的影響很大，保存不當容易遭到破壞。

3.電算化會計檔案較傳統會計檔案易于修改，且不留痕跡。

4.電算化會計檔案的使用和會計軟件的版本密切相關。

5.電算化會計檔案必須借助于一定的環境才能再現在使用者的面前，且使用時具有方便、快捷、直觀，容易產生一些分析結果，可以對管理和決策提供較好的支持。

二、電算化會計檔案管理應注意的問題

鑒于電算化會計檔案具有上述區別于傳統會計檔案的特點，在電算化會計檔案的管理工作中，除了傳統會計檔案管理應注意的問題外，還應特別注意以下幾個問題：

1.要特別注意對電算化會計檔案中軟件文檔的管理。這些軟件文檔是進行會計信息系統維護必不可少的資料，它可以幫助理解別人的設計思路和編制的源程序代碼，同時一個軟件系統由于主客觀的原因不可避免地會產生一些問題，如果沒有保存完整的軟件文檔，系統的維護將非常困難，甚至不可能。

2.針對電算化會計檔案受質量、溫度濕度、磁場等因素的影響較大，易受破壞的特點。在管理時應注意如下問題：

①在選用保存會計檔案的存貯介質時，應特別注意選用質量較好、可靠性較高的介質，存貯介質的質量關系到會計檔案能否被使用，而紙張的質量只會影響到使用效果；

②對存放在存貯介質上的會計檔案應寫好保護字樣，存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場所：

③對存放往年會計檔案的介質應定期復制，如每半年復制一次且最好復制雙份存放在不同的地點；

④對使用時間較長的存貯介質應定期進行替換；

⑤對硬盤上的會計檔案應定期備份到軟盤或光盤上。

3.針對電算化會計檔案易修改且不留痕跡這一特點，在進行管理時應注意如下問題：

（1）對硬盤上的會計檔案，應具有相應的安全保密措施，防止對會計檔案進行修改。常用的安全保密措施有：

①用戶識別控制，防止非法用戶接觸會計檔案。

②操作日志管理，應由系統自動進行操作登記，建立加密的機內操作日志，監督系統操作，留下審計線索。

③數據存取權限限制，對安全保密程度不等的數據，應給不同的使用人員賦予不同的操作權限，防止越權使用。

（2）對存放在軟盤或光盤上的會計檔案應至少一式兩份分別在會計和計算機操作部門的檔案柜存放，以防止某一方面存貯介質損壞造成數據丟失或單方面修改會計數據。

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隨著新時期社會主義市場經濟的快速發展，土地管理正日益成為一種重要的國家宏觀調控手段，而土地檔案管理正是土地管理中的一項重要的基礎性工作。土地管理檔案是土地管理機關日常活動和工作成果的真實記載，也是保證全面科學高效利用土地資源的重要資本，下面著重闡述新時期土地檔案及其管理工作的特點和關鍵之處。

1 新時期土地檔案管理工作特點

首先，新時期土地檔案信息與其他類別檔案相比數量更大，種類更多。從國家到省、市、縣，再到鄉鎮基層的各級土地檔案管理部門在土地管理工作中時時刻刻都產生大量的土地管理資料，尤其是地籍管理工作，因為地籍管理工作中的土地利用現狀調查、城鎮地籍調查、登記發證等等環節涉及面廣、信息量大，關系到所有城鎮、農村的千家萬戶，這所有的檔案資料常常一個縣就多達幾千卷甚至上萬卷，且其載體的種類繁多，基本有文字、圖表、影像等等。

再者，土地檔案的時間跨度范圍廣且內容變更頻率高。土地管理工作是一項系統工程，其中相當一部分土地工作的工作周期時間比較長，這就使得記載這一系列工作活動的檔案的時間跨度變得很大。此外由于受自然和人為因素的影響，土地的數量、用途、所屬等性征也經常變化，而檔案的編輯也必須全程動態跟蹤管理，這就使其變更頻率高。

最后，土地檔案的效益明顯且其利用價值高。土地檔案提供關于土地資源的各種資料，包括土地需求預測、土地現狀分析等等，這些信息都是政府部分用來及時調整土地政策的直接和根本依據。此外這些檔案資料還可以輔助政府部門協調各用地部門之間的關系，進而制定各種用地和配置方案，知道實現科學用地，合理用地，為國民經濟穩定持續發展創造最好的環境。

2 新時期土地檔案管理工作對策

土地檔案的重要作用不可否認，那么對于土地檔案的管理工作自然也非常重要，只有不斷的學習掌握新的有效的土地管理方法，才能適應新時期快速發展的社會主義市場經濟的需要，進而更好的服務經濟、服務社會、服務人民。

首先，隨著時代的變遷和社會的發展，我們要轉變觀點，重視規范的管理制度和各項技術標準。實踐表明，在土地資源的管理工作中，土地檔案管理工作屬于一項幕后工作，因此容易引起一些部門甚至一些領導職員的輕視，最起碼是不重視，進而不愿意在檔案管理工作上多投資。但是實際上土地檔案具有相當大的價值，其價值無法用金錢來進行衡量，我們應當轉變觀念，充分意識到土地檔案管理工作是整個社會土地事業工作中的重要組成部分，要充分意識到土地檔案的重要價值所在。我們應該加大土地檔案管理工作上的投資力度，為新時期實現對土地檔案進行信息化管理創造必備的基本的軟硬件設施和條件，提高這方面工作的水平、層次和效率。這里還有一點我們要轉變并逐漸要重視的是在對土地檔案實施信息化管理時我們需要建立統一的規范和技術標準，這樣有利于管理制度更加有序和高效，但是到目前為止我們在這方面工作上做的還很少。

其次，在土地檔案管理工作中，我們需要重視提高土地檔案工作人員的業務素質的提高。這里最有效也是最直接的方法就是培養專業的土地檔案管理人才，只有提高了直接從事土地檔案管理事業的工作人員的水平層次，土地管理工作的層次才能得到大幅度的提高。若沒有高素質的專業土地檔案管理人才，先進的土地檔案管理理念和土地檔案管理技術就無法運行，那么優質的土地檔案管理服務就無法提高，也就沒有辦法保證土地檔案管理的質量。因此要充分的調動起土地檔案管理工作人員的積極性，培養出一大批專業的土地檔案管理人才，為良好的土地檔案管理工作打下堅實的基礎，更好的輔助國家土地事業的發展。

為了更好的滿足新時期的各項要求，我們在土地檔案管理工作的手段上要大力推廣使用土地檔案的信息化管理并且大力推進計算機在土地檔案管理工作中的運用。21世紀各項事業的發展都追求高效，信息化便是追求高效的有效方法之一，所以作為土地工作重要組成部分的土地檔案管理工作自然要實現信息化。具體的是當前要將土地檔案與土地信息系統結合起來，把各種土地檔案已數據庫的形式分門別類的納入到信息系統中，這其中包括地籍信息，用地信息，監察信息等等，實現土地檔案的各種載體如文本、影像、圖表的統一管理，這樣可以從根本上解決土地檔案服務的實效問題。除了大大提高土地檔案管理工作的效率外，實現土地檔案管理的信息化管理還可以從根本上杜絕工作人員在土地檔案管理工作過程中隨意涂改、修改等行為的發生，并且還可以盡可能大的延長檔案材料的保存期限。

最后，在土地檔案管理工作中，我們要穩定土地檔案員隊伍，加大土地檔案管理工作的宣傳力度，同時進一步規范檔案的交接工作。土地檔案對于整個社會的土地工作具有非常重要的作用，且各個地方，各級政府重點負責的土地工作有所不同，為了盡可能保證土地檔案管理工作的有序穩定進行，穩定的檔案員隊伍是必要的保證，這就要求我們做到盡可能穩定檔案員隊伍人員和結構。

再者，如上述中所提到的土地檔案管理工作容易受到忽視，所以我們要加大土地檔案管理工作的宣傳，尤其要加大對土地檔案的利用價值的宣傳，宣傳通過土地檔案可以解決糾紛，排除險情，解決房屋修建等實力，介紹土地檔案的重要以及土地檔案管理工作的必要性。另外，在土地檔案管理中盡量穩定檔案員隊伍的同時，我們還要做好檔案交接的規范，各級土地檔案管理部門負責人在檔案人員調動或離職時要在各方面把好關，先辦理工作交接手續，再辦理調動手續，切實把檔案交接工作列入土地檔案管理工作的單位工作制度中，列入土地檔案管理有關工作人員的崗位職責中。

只有通過對新時期土地檔案信息各種理論特點的充分全面的把握，透徹理解土地檔案的重要性和關鍵之處，并與時俱進，根據實際情況積極尋求高效、先進的管理辦法和管理理念，才能夠切實做好土地檔案管理工作。只有切實做好土地檔案管理工作，才能夠保證社會主義國土事業的穩定順利開展，保證各級政府部門工作的順利進行，保證社會經濟的持續穩定發展。

參考文獻

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一、醫學科研檔案管理工作的特點

（一）專題突出、周期長、專業性強

專題突出，衛生健康部門醫學研究以專題的形式呈現出來，每一個專題過程完整，有利于檔案的有序整理。周期長，醫學科研需要投入大量的時間和精力，涉及的科研知識內容比較多和范圍較廣，有時需要長達幾十年的時間，這就導致衛生健康部門醫學科研檔案管理工作較長的周期性過程。專業性強，醫院醫學科研管理工作最為突出的特點是需要分門別類地進行檔案的管理，進行相應的編碼，有序地進行檔案的分類和整理。

（二）醫學科研檔案管理工作量不斷地增加

隨著人們生活水平的提高，新的疾病日益侵蝕著人們的身體，使人們猝不及防。因此，需要加大醫學科研研究，既導致醫學科研檔案數量不斷地增加，又會導致醫學科研檔案管理工作者工作量增加，勢必影響其工作效率。

（三）載體形式多樣

醫學研究不僅周期長，而且過程復雜，形式多樣。不同的研究項目有不同的載體形式。醫學科研檔案管理工作載體形式多樣，記錄研究結果的材料和形式也有所不同，它既包括光盤、磁盤等硬件，也包括文字、獎狀、報紙等實物。它既包括電子，也包括紙質。雖然電子化醫學檔案已經成為歷史發展的趨勢，但由于醫學檔案的特殊性,紙質檔案還是居多。未來人們會普遍使用電子檔案。比如說，縮微醫學檔案等新形式不斷地出現，其實用性逐漸地加強。未來人們會越來越多地將其運用在醫學界。載體形式多樣化，有利于檔案的保存，為未來醫學科研的深入發展做鋪墊。

二、醫學科研檔案管理工作的發展趨勢

（一）醫學科研檔案管理體系更加健全

現代信息技術在迅速地發展，醫學科研檔案管理工作越來越信息化。在工作中逐漸地引進先進的科學技術，這是歷史發展的必然趨勢和不可阻擋地歷史潮流，有利于醫學科研檔案管理工作地順利開展，實現醫學科研檔案科學化管理，促進醫學科研檔案體系更加健全。

（二）醫學科研檔案管理日益現代化

隨著現代技術的發展，可以通過數字化檔案等方式，建立起兼具檔案信息開發和運用等功能的完整系統，逐步地實現檔案的管理現代化。醫學科研檔案管理可以利用現代技術，超越時空的局限，獲取檔案信息，實現檔案的有效管理和運用。醫學檔案管理者會越來越借助現代化手段，充分發揮網絡檔案信息的最大作用,讓人們快速地獲取一部分自己需要的科研檔案信息，讓人們了解一部分醫學前沿的動態問題。

（三）醫學科研檔案管理流程日益優化

隨著醫學科研實踐的深入發展和專家研究科研領域逐漸地擴大，醫學科研檔案管理流程日益創新，并逐漸地系統化與合理化。1.新項目建立檔案追蹤袋。通過檔案追蹤，將檔案信息加以整理，并將歸檔的要求提前告知相關的工作人員，做好相關的記錄，并定期檢查。這是醫學科研檔案管理流程的初始階段。2.歸檔。采取歸檔責任制，對于每一個課題，派專門的人員收集科研信息，并定期與檔案管理人員溝通。3.建檔。對真實的科研資料可以進行驗收之后，檔案管理部門可以建檔，在建檔之前，對科研成果進行檢查，要求科研專家和檔案管理人員共同檢查檔案的管理是否完整。

（四）管理手段日益提升

科技在進步，醫學科研管理手段日益創新。現代技術被越來越多地運用到檔案管理工作中來，使用電子信息化手段受到醫院檔案管理者的重視。醫學科研檔案管理手段日益創新，顯示出日益突出的地位。1.電子檔案效率更高。人們如果想了解自己的檔案信息，只需要相關的人員在網上進行相關的檢索，就能迅速地找到你想要的檔案信息。科研檔案一旦錄入，科研人員隨時隨地就能獲取需要的檔案信息，簡單方便、高效。2.充分地利用檔案。檔案管理人員可以通過檔案網絡平臺進行搜尋，操作簡單。通過電子檔案，可以減少傳統的紙質檔案尋找文件繁瑣的弊端，可以超越時間和地點的限制，充分地利用科研檔案。例如在華中師范大學讀研的時候，需要本科的成績單，本科是在外地讀的，這時候去華中師范大學信息門戶的一站式服務中申請檔案成績打印，十分方便快捷。醫學科研管理手段日益創新，未來可以讓機器人實現管理。

（五）管理理念日益更新

傳統檔案管理思想是檔案管理人員在進行檔案管理工作中有一種等的思想，態度消極，比較懶散，比較被動。原因是工作累，時間長，工作人員沒有那么多的耐心。檔案管理者只有等領導來視察的時候，才會比較主動，才會對年度檔案進行有序整理，并加以分類，這樣做比較倉促，沒有細致地考慮如何更好地利用科研檔案，許多檔案積滿灰塵，淹沒在歷史的塵埃里。現代科學研究日益受到重視，很多人打破傳統的檔案管理思想，在管理理念上進行創新。例如，管理者的積極性增強。科研檔案管理人員積極性日益增強，積極、主動地投入檔案管理中，具有超前管理和全程管理思想。從課題項目立項開始，全程跟蹤科研項目的進度等一系列工作，管理工作人員只需要付出較少的時間，實現最佳的管理，這樣對于檔案管理者來說，難度較低，提高了他們的積極性。

（六）醫學科研檔案管理更加公開化

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二、公園檔案管理工作的作用

公園檔案管理屬于國家檔案的一大組成部分，而其中公園人事檔案切實對職工的公園工作實際情況作了詳細的描述和記錄，能夠切實反映公園工作人員的工作經驗、工作能力、管理能力、思想素質、職業道德等等全方面的情況。這在很大程度對于公園進行人力資源的潛能發掘有著非常重要的現實意義，也可以說公園檔案管理能夠為公園制定建設規劃、人才發展計劃以及專業的發展方向提供更多的幫助和建議。公園的綠化檔案是進行日常公園業務和工作的重要依據，也是公園進行科學合理的規劃建設的主要憑證。最重要的是公園的綠化檔案本身還具有一定的經濟效益，而且十分可觀。公園的綠化工作部門想要規劃建設新項目，或者是改建擴建，都需要公園的綠化檔案提供真實可靠的資料。所以，必須加強對公園檔案管理工作的高度重視，這樣才能進一步促進我國公園工作的全面開展。

三、檔案管理人員應具備的基本素質

(一)職業道德素養。公園檔案管理工作人員必須要充分認識到檔案管理工作的重要性，才能加強自身對公園檔案管理工作的重視。而由于公園檔案管理工作過于單調且繁復，再加上是一項需要非常有耐心的工作，所以檔案管理工作人員要保持一個甘于平凡、不燥的心境，這樣才能夠把檔案管理工作做到最好。同時，檔案管理工作需要將生活中的大部分事件記錄下來，這就需要檔案管理工作人員要具備良好的職業道德素養，才能將自己崗位上的工作做好。(二)政治素養。檔案管理工作實際上是一項非常隱秘，且帶有一定政治性的管理工作。而公園的檔案管理工作涉及到公園和國家的重要機密，所以檔案管理工作的相關人員必須具有非常高的政治素養和法律素養，這樣才能保證檔案管理工作的安全進行。這就要求檔案管理工作人員要加強自身的政治學習，對國家和黨的一些相關法律法規體系做到深入學習和了解。在學習了國家的相關理論知識的基礎上，進一步提高自身的政治覺悟和政治素養，最起碼要做到能夠保證檔案管理工作的有序進行，并避免有害行為對檔案管理工作造成影響，促進公園檔案管理工作的順利開展。(三)專業素質。檔案管理工作人員不僅需要掌握扎實的專業理論知識，還要具備過硬的檔案管理經驗和能力。公園檔案管理工作對工作人員都有具體的規定和要求，在上崗之前要接受培訓，還需要將他人的檔案管理工作經驗進行總結，并學習和借鑒，以全面提升自身的專業素質。這樣才能做到在公園檔案管理工作過程中保持良好的心態，進而將檔案管理工作完成好。

四、加強公園檔案管理的對策建議

(一)建設健全的公園檔案安全保障體系。公園檔案分為電子檔案和紙質檔案兩大部分，雖然在現代化和信息化的今天，電子檔案管理具有很強大的優勢，但是與紙質檔案相比，電子檔案也存有一定的薄弱環節。因此，公園的檔案管理工作部門應該根據公園電子檔案管理的特性，對其進行具有針對性的保護，并且按照分層實施和均勻防護的原則建立公園檔案安全防護體系。建立安全防護體系不僅能夠通過為計算機安裝防火墻和殺毒軟件，進而達到安全防護的最終目的，還能夠防護電子公園檔案系統，安裝保護和加固軟件，以避免電子公園檔案受到侵害。所以說建立健全的公園檔案安全保障體系是十分有必要的，也是順利開展公園檔案管理工作的安全保障。(二)提高公園的檔案管理標準化。公園的檔案管理工作的標準化管理，主要就是指計算機系統的標準、網絡通訊和數據庫的標準，這樣的標準化管理能夠有效實現最新信息的共享，從而減輕或者是避免在公園檔案管理工作中投入大量不必要的人力和物力，節省大量的成本。而提升檔案管理的標準化和科學化水平，需要檔案切實根據實際情況制定與公園檔案管理相關的規范制度，為檔案管理工作提供更有力的保護和屏障。實際上檔案管理工作的一大主要任務就是健全檔案管理制度以及相關的機制等，以便于幫助人們充分地認識和了解檔案管理的必要性和重要性，從而為檔案管理工作的順利進行提供制度保障。(三)提高公園檔案管理員工的綜合素質。公園檔案管理人員是檔案管理工作中最重要的組成部分，所以必須重視對公園檔案管理人員的綜合素質的考察。在管理工作人員入職之前，必須對其進行嚴格的審查和考驗，對那些專業知識不足、專業能力較低、相關理論知識不精以及素質較低的應聘人員應該婉言謝絕，而是應該錄取一些高素質和高能力的檔案管理工作人才，也只有如此，公園檔案管理工作才能更快、更好地發展。對于已經在職的公園檔案管理工作人員，應該定期組織他們積極參加培訓，接受繼續教育，尤其是長時間在檔案管理部門工作的員工，應該嘗試著接受更多的新知識，接受更多的新技術，提高自身的專業技能和專業素質，全面提升公園檔案管理工作人員的綜合實力和綜合素質，以利于公園檔案管理工作的開展。

五、結語

總而言之，檔案管理工作的整體水平和質量在很大程度上取決于人，也就是檔案管理工作人員。而作為一名公園檔案管理工作人員，必須要在自己的崗位上行使自己的職責，努力完成屬于自己的工作，為公園的檔案管理工作作出最大的努力和貢獻。這就要求公園檔案管理人員做到遵守相關檔案管理的規范制度，在檔案管理工作中貢獻自己的力量，從而為我國構建和諧社會作出最大的努力。

作者:孫毓 單位:長春市勝利公園

【參考文獻】

［1］賈銳．淺談加強檔案管理促進企業發展［J］．現代經濟信息，2015，24