標準化檔案管理模板(10篇)

導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇標準化檔案管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

篇1

檔案工作標準化是以檔案工作領域中的重復性的事物和概念為對象而制訂或修訂的各種標準的總稱，它是檔案工作中有關單位和個人應當遵守的共同準則和依據。

為了使檔案工作的標準化、規范化，我認為應該采取以下措施：

一、建立健全的檔案管理制度

測繪檔案種類繁多，形式各異，有初始檔案、預售檔案、轉移檔案等，要實行檔案的規范化管理，就要建立健全的檔案管理制度。首先要加強檔案硬件的建設，檔案存放的庫房要設有專柜，做到查找方便、快捷。庫房要經常通風，做到防火、防盜、防潮、防鼠蟲、防塵、防光，以確保安全和延長檔案的壽命。其次，應指定專人管理檔案，檔案管理人員應深入各科室，了解各科室業務，以便對各科業務作出統一的立卷要求。最后要嚴格有關的檔案借閱手續，杜絕檔案亂接亂發，防止檔案流失。

二、實施立卷歸檔原則

篇2

農場發展建設期間會產生大量的信息資料，將資料錄入到檔案中進行統一管理，可以作為農產管理任務開展的參照標準，農場建設要引入創新理念。檔案管理也要考慮信息技術的引入，進行標準化管理，檔案信息的安全性得到了保障，使用期間也不會出現資料丟失的現象。檔案標注化管理對農場的建設也起到了促進作用，下面將針對工作任務開展期間有效的管理措施進行探討，幫助提行工作任務完成質量。

1農場實施檔案管理標準化的必要性

當前，我國農場的發展方向為現代新農場，除去傳統農場建設要滿足的種植與養殖需求以外，現代新農場建設還需要滿足人們的休閑、度假需求。所以在現代農場建設中，大部分農場都會將農家樂這一休閑會所納入其中，達到完善農場功能，提高農場經濟的目的。農產的標注化管理對發展農村經濟有很大的幫助，社會各行業不斷的發展變化，在如此激烈的競爭環境下，農場管理人員要掌握好實際變化局勢，從基礎工作進行改進，促進管理體系的完善。傳統檔案管理方法只是針對紙質檔案來進行的，長時間使用很容易造成檔案內部資料損壞，對查看使用造成了影響。通過標準化管理能夠形成有效的監管體系，在工作期間也能夠與基層群眾增強溝通，解決農產發展所遇到的問題。這一系類優點是傳統管理理念中所不具備的，并且傳統的管理體系中，并沒有應用信息技術，資料共享會浪費大量的時間，工作任務完成情況也不理想。在現代新農場建設中，如果想要徹底解決農場管理混亂、管理效率不高這一問題，就必須從管理制度入手，以農場檔案管理制度的建立作突破口，規范化、標準化農場檔案管理，約束管理行為，盡量維持好農場檔案管理和建設管理的秩序。相關調查發現，現代新農場建設對農場的經營管理要求很高，只有全面提高了農場的經營管理能力，做好了農場各方面工作的管理，才能從真正意義上實現現代新農場的建設。而實施農場檔案管理標準化正好是完善農場管理工作的一種方式，所以說，在現代新農場建設中，農場檔案管理標準化的實施是極具必要性的。

2農場檔案管理標準化實施中遇到的困難與解決對策

標注化管理理念被提出后，落實階段遇到了一些問題，工作人員已經對傳統的管理體系產生喜歡，并且不具備信息化管理系統的操作能力，系統中出現問題更不能及時解決，最終造成了嚴重的質量安全隱患。因不規范操作造成的信心資料丟失也常常會發生，不利于農場標準化管理體系的建設與發展。了解現存問題后需要深入的探討引發原因，這樣才能夠確定所制定的解決方案具有可行性，不會與標準化管理落實出現沖突。

2.1存在的問題。

信息化技術應用缺乏先進的基礎設備，檔案管理并不能全面實現數字化，管理效率自然得不到保障。檔案產生形式比較復雜，由于標注化管理落實程度不足，導致部分信息丟失的現象，原始資料一旦丟失是無法進行彌補的，此類問題在農場發展建設中真實存在，應當得到管理人員的高度重視。使管理制度在基層中得到高效落實。標準化管理應用落實時間比較短，在經驗方面還存在很多的不足，工作期間遇到的突發現象會造成檔案管理任務中斷，解決也會浪費大量的時間。就國內目前的農場檔案管理工作來說，盡管在政策上已經提出了要實施檔案管理標準化，但并沒有全面落實到具體工作上。也就是說，農場檔案管理標準化的實踐經驗很少，正式實施時因為沒有相應的范例參考、制度約束，所以就只能沿用傳統的農場檔案管理制度來作為標準化檔案管理的制度，從而導致檔案管理標準化實施不生效，增大檔案管理人員的工作量，給農場檔案管理制造更多的麻煩與困難。

2.2解決措施。

1）根據農場的實際建設情況來建立一套完整的檔案管理標準化體系。

這一措施主要針對農場檔案管理中制度照搬、管理行為照抄問題而言，目的是解決農場檔案管理標準化實施中的制度缺乏問題。檔案管理機構盡快加大對現代農場實際情況的了解、評估力度，并在了解了農場實際情況之后，依據評估所得的數據結果來建立一套行之有效的檔案管理標準化體系，并以該套體系為基礎，將體系規定貫徹落實到具體的工作中，促使并保證農場檔案管理標準化目標的實現。農場檔案管理標準化體系的建立應該以實際情況為參考，結合財務檔案管理的方法，完善和健全檔案管理標準化管理內容，圍繞適用性和針對性這兩個中心，切實建立一套全面的、能夠滿足現代農場建設需求的檔案管理標準化體系，促進農場檔案標準化目標的實現。

2）加強檔案管理人才隊伍建設，提高農場檔案管理水平。

人才是農場檔案管理中不可缺少的一項資源，是決定檔案管理質量的關鍵性因素。針對現代農場建設中所出現的檔案管理人才素質偏低問題，筆者認為最好的解決措施是加大人才培養力度，盡量打造一支高素質、高能力的農場檔案管理隊伍，提高檔案管理人才的綜合素質。通過人才引進、人才培養等一系列工作促進檔案管理隊伍的建設，以此為基礎促進農場檔案管理標準化的實施。在檔案管理隊伍建設中，除注重檔案管理知識、現代數字化檔案管理方法以及檔案管理標準化制度的培訓外，還應針對檔案管理人員接觸農場檔案機密這一特點強化檔案管理人員職業道德的培養。以檔案管理人員職業道德培養為中心、以專業知識為輔助促進現代新農場建設中的檔案管理標準化實施。

3）以農場財務檔案標準化為中心，實現農場檔案管理標準化目標。

在現代農場財務管理體制改革背景下，財務檔案的管理標準化成為了影響財務管理效果、影響農場經濟活動的重要內容。而且，作為農場檔案管理的核心，農場財務檔案管理工作對農機檔案、固定資產檔案、經營檔案都有著重要的影響。針對財務檔案管理的核心地位，現代農場檔案管理標準化實施中應以農場財務檔案標準化為中心，通過管理制度的完善、相關人員素養的培養、檔案管理標準化的執行等工作確保現代農場檔案管理標準化目標的實現。通過財務檔案管理標準化實施中的帶頭作用，促進其他檔案內容標準化的實施。

4）建立數字化檔案管理體系，促進農場檔案管理標準實施目標的實現。

在現代檔案管理數字化的今天，農場檔案管理標準化實施中還應針對數字化檔案管理的特點與優勢加快數字化進程，在原有紙質文件檔案的分類整理、標準化執行基礎上，建立數字化檔案管理體系，并借鑒財務數字化檔案管理方法實現農場數字檔案管理標準化。針對農場經營內容種植、養殖、娛樂經營等內容，以分類方式及條碼技術、數據庫技術等建立數字化檔案管理體系，并在農場經營的各個環節中強化標準化管理制度的執行。以標準化執行為基礎、以數字化檔案優勢為輔助，促進現代農場檔案管理能力的提升。綜上所述，檔案管理現代農場建設管理工作中的一項重要內容，并且現代農場檔案管理標準化對農場經營發展有著重要的影響。針對農場檔案管理標準化現狀及存在的問題，應通過管理體系的完善、人員的培訓、現代檔案管理方法的運用以及有效的執行監督實現檔案管理標準化目標，促進農場綜合管理能力及管理水平的提高。

參考文獻

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二、文明單位創建檔案管理標準化研究

（一）創建檔案管理標準化研究現狀

文明單位創建活動經過多年努力，形成了較完善的管理制度。中央文明辦和各地文明辦均出臺相應的精神文明創建活動管理辦法，為文明單位創建活動健康發展提供了規范性文件依據。各單位主要依據當地的此類規范性文件所附考評體系，按照本單位成文或不成文的“標準”來整理創建檔案，有些檔案部門由于自身是文明單位，對創建檔案格外重視，檔案整理科學規范。

（二）創建檔案管理模式系統解決方案

1.檔案運行“四心質量環”模式

一是用心策劃。年初根據創建主管部門和上級有關創建要求，結合本單位實際制訂文明創建檔案工作計劃。對于臨時增加的創建工作要求，應及時吸納到檔案工作計劃中。二是專心實施。單位應創造條件讓專（兼）職文明創建檔案工作人員能專心從事檔案工作，檔案工作人員在檔案收集與整理過程中應用心思考，善于總結經驗。文明單位間可開展檔案工作交流活動，以共同提高檔案管理水平。三是細心檢查。單位創建領導機構負責人應對創建檔案工作開展情況的檢查工作進行部署，負責檢查的部門應對照考評體系和上級有關要求，對文明創建檔案進行認真細致的審核，有建立質量管理體系的單位可將文明創建檔案工作的檢查納入內部審核和管理評審，檢查是否符合計劃的預期效果，重在查找問題，識別改進機會。四是精心改進。對于第三環節發現的好的經驗做法加以總結，對查找出來的問題應逐條糾正并提出預防措施，以保持檔案管理工作有序運轉。

2.檔案整理標準化模式

一是紙質模式的標準化。根據統一、簡化、協調、優化的標準化原則，對檔案裝具及其索引標簽、卷內材料目錄，材料分類與編號規則等制定相關標準予以規范。二是電子模式的標準化。在電子模式下，各種文件、證書、照片、音像資料均應形成電子文檔。按標準化原則，對應考評體系各級指標建立層次分明的文件夾及其子文件夾，文件夾名稱按各級指標名稱命名，并按級別嵌套，將電子文檔存放到對應的文件夾或子文件夾中。每一份電子文檔并規范文件名的命名規則，對諸如編號、年份代號、標題名稱等予以標準化，以便電子查考檢索。文檔名稱按“兩位數序號：文檔主題”命名，如“01：創建領導小組文件”，宜在正文頁腳插入文檔名稱（居右），在瀏覽時可起到提示作用。采用電子模式，不僅節約紙張消耗，降低辦公成本，而且減少紙質檔案進而節約有限的實體空間，堪稱綠色創建。

3.檔案管理網絡化模式

各地文明創建主管部門可考慮實行電子化考核，在文明單位中推廣檔案管理的電子模式，在此基礎上，建立文明創建的網絡平臺,向管轄范圍內的文明單位開放，通過在線指導、審核文明單位按時上傳日常創建檔案資料實現檔案管理網絡化，從而實現文明創建常態化。在功能設計上，可以讓文明單位自身的工作人員或領導通過登錄專門的賬號，查閱本單位的創建檔案。各地文明創建主管部門也可及時發現檔案工作的好做法好經驗，通過這個平臺予以推廣，促進文明創建水平的整體提升。檔案管理的網絡化也有利于考評工作更加公開透明、公平公正，為考評工作的標準化打下扎實的基礎。

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一、前言

眾所周知，檔案管理的現代化是包括管理思想的現代化、業務規范的標準化、管理人員的專業化以及信息服務的高效化等四個方面的內容，其中最為重要的就是要保證各類的實體檔案信息得到最為妥善的保管和存儲，以求能夠發揮其最大的價值和作用。在信息爆炸的當今時代，各類信息的存儲顯得越來越重要，需要整理的檔案數量也極速增長，各類行業、各個單位都將檔案的搜集、整理和存儲擺在更加重要的關鍵位置。根據相關的數據顯示，就目前情況而言，我國各類檔案館以及市級以上的需要保存的檔案已經遠遠超過3億卷，并且這個數字還在持續的攀升。此外，隨著檔案的載體和記錄方式的日益豐富，檔案的形式和存儲的方法也日益多樣化，所有這一切需要現代化的檔案管理模式來與之匹配，檔案管理工作的標準化和規范化就顯得尤為迫切。

二、當前檔案管理工作存在的問題與不足

近年來，隨著我國檔案管理事業的不斷發展、人們搜集、整理和存儲信息和資料的意識明顯增強以及現代化的設備和專業化人才的不斷投入，我國檔案管理的現代化建設確實取得了許多驕人的成績。然而，細究之下仍然可以發現許多的問題和不足，具體而言，主要包括以下幾個方面：

1.檔案管理的重要性認識不夠。雖然現在的檔案管理意識相較于之前已經有了很大程度的增強，但是與西方發達國家相比，我們實際工作中對其重要性的認識仍然不足，許多單位對檔案的整理和存儲也陷入一種程式化、機械化的模式當中，只片面的注重實體資料的整理，相關的電子信息的存儲非常不到位，工作方法也遲遲沒有更新。更為重要的是，許多單位的檔案室面積狹小無法滿足日益高漲的存儲需求，相關的基礎設施也亟待更新，現代化的設施配備不足，多媒體的技術沒有得到最大程度的利用和最大價值的發揮，所有這一切都可以歸咎于其對檔案管理的現代化重要性認識不足，意識不強。

2.檔案管理的專業化人才匱乏。毋庸置疑，人力資源是各類行業、各個單位最為活躍和最能創造價值的資源，檔案管理工作自然也不會例外。然而，就目前情況而言，許多單位從事檔案管理工作的人員都不是正規的科班出身，沒有接受過這方面系統完善的教育，齊專業化素質以及相關的學科理論知識和素養已經越來越無法滿足當前檔案管理工作的需求。更為重要的是，由于單位對檔案管理工作規范化和標準化的認識不足、落實不到位，其檔案管理的工作人員并沒有得到專業化和系統化的入職培訓，定期的學習和職業技能的提升更是無從談起，這也是導致目前檔案管理工作遭遇瓶頸期的重要原因。

三、推動檔案管理規范化和標準化的相關對策

檔案管理工作因其具有信息量大、操作復雜、耗時長等特點，需要一整套的規范化和標準化的工作流程以及高效邊界的管理制度和原則，從小處入手、從細節抓起，全方位多角度地展開工作，保證檔案數據資料的價值不會有一絲一毫的受損，及時進行檔案卷宗的監督和管理，如此才能將檔案管理的標準化和規范化推向新的發展高度。具體而言，可從以下幾個方面入手：

1.嚴格細化公文制發的各項標準。所謂檔案，通俗來講就是各類公文資料的統稱。因此，檔案管理的標準化和規范化首先需要做到的就是要嚴格細化公文執法的各項標準，將其納入統一化、規范化的軌道之中。首先，要保證公文制作和發出的高效率，這也是衡量檔案管理質量的重要指標，因此在進行公文的制作之前，要對紙張、尺寸、排版形式、裝訂方式等進行細化的規定；其次，在不違背國家相關標準和原則的基礎上，制定符合本單位發展情況的公文簽發制度，保證其從標題到內容再到各項格式的正確無誤；最后，文體的選用、書寫的規范以及擬制的形式等都要確保無誤，這可以交由具體的相關簽發人員負責。

2.推動文檔一體化建設。在實際的檔案管理工作中，若能保證各類文檔的一體化那將不僅會提高檔案管理的高效和便捷，更為重要的是可以將整個單位的文書整理、文件歸檔和存儲納入統一化的管理之中，最大程度地減少中間重復環節，改變當前各個部門就檔案的管理各自為政的現象，M行各類檔案的同步管理，以求能夠將錯誤歸檔、遺漏歸檔以及重復歸檔的可能性降到最低，提升檔案管理工作的現代化水平，保證其規范化、標準化、高效化、精確化的實現。

3.杜絕重復立卷和無序歸檔現象。眾所周知，在檔案管理工作中重復立卷和無序歸檔的現象歷來層出不窮，這也往往被視為是推動檔案管理標準化和規范化向著縱深方向發展的重要掣肘，因此，為了確保檔案管理的精確性和安全性，必須全方位多角度的采取措施杜絕這種現象，近年來也不斷有研究者提出“以我為主、立卷歸檔”的標準化操作流程，筆者認為在市級的檔案管理工作中可以將其視為一種整理和存儲的指導原則，這就需要我們做好以下幾個方面的工作：

首先，在對各個部門的各項工作進行檔案的搜集和整理時，一定要能夠確保所歸檔的文件資料能夠體現出本階段本單位各項工作的完成情況和實施細節，如此來保證相關文書資料的時效性，也可方便日后備查。其次，檔案整理過程中，要注意分門別類，區分不同內容、不同工作、不同形式、不同結果的文件資料，突出重點和核心，降低相關資料的重復操作和整理，保證各項工作的高效性、便利性和有效性。最后，在確立檔案整理的重點的同時，還要注意區分主次，在保證檔案存儲完整性的同時，也要有所側重，既要防止檔案管理中內容和形式的遺漏和缺失，也要突出立卷歸檔工作的核心，形成一套系統完整的全面性、重點幸兼而有之的現代化的檔案管理系統。

四、結語

在實際的檔案管理工作中，標準化和規范化歷來是我們不變的追求，在具體的操作過程中從公文制發到文檔的一體化再到立卷歸檔的指導原則和具體的操作方法，這其中無一不需要我們對文件資料進行質量的審核以及形式的審查，既要保證檔案的完整和全面，也要明確重點核心，唯有如此，才能真正實現檔案管理工作的現代化、標準化和規范化。

參考文獻：

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對案卷進行全面的普查是實現檔案標準化和規范化管理的首要工作。主要原因是多年來相關管理部門大對案卷的普查工作做的比較少，移交給檔案保管部門的檔案的保管期限的劃分并不是很清晰，加之，有的案卷的格式和內容存在缺陷和不足，存在標題不規范的現象，嚴重的話，還存在未標注標題的問題，目錄的排列和案卷的組卷存在混亂的情況，因此案卷存在一定的重復率，在其中還存在相當大一部分不具有保存價值的文件材料，因此需要進行普查工作，首先將無用的和不具有保存價值的文件材料剔除，留精去糟，避免存在重復的情況，避免影響計算機管理的工作效率。

2 重新組合案卷

對存在缺陷和不足的案卷進行重組工作，尤其是那些內容較為復雜和沒有保存價值的案卷。將存在聯系的案卷盡可能的聯系到一起是重組案卷過程中需要秉持的原則。而對于沒有標題和目錄，或者是標題較為模糊和無頁碼的案卷需要進行重新審查和加工處理，從而使案卷呈現標準和規范的狀態，這樣一來，可以使館藏得到優化，同時能夠實現檔案的科學保管，計算機管理檔案后的利用率能夠得到有效的提高。

3 用“關鍵詞”替代“主題詞”

用“關鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率，即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內容的詞匯、關鍵詞，進行標識，待錄入計算機后利用計算機批量處理的功能進行處理。例如：擬寫關于廠房基礎建設事一事的關鍵詞有人寫“基本建設”，有人寫“基建”，有人寫“廠房建設”在進行計算機后控時統一規范為“基建”。還可利用計算機“活動增加”的功能把一些不規范的詞與主題詞中詞義相同的合并，這種做法不僅解決了手工標引速度慢，計算機自動標引不準確的缺點，而且解決了主題詞的詞義含量問題。最后調查檔案全宗的保管狀況。這項工作主要是摸清家底，了解目前館藏的庫房條件：包括庫房裝具數量、長度，庫房面積及其它保管條件等；以及將來的發展趨勢：比如設備的增添、面積的擴建等，為全宗的科學排放做好“硬件”規劃。

4 實施“以我為主”的歸檔原則

“以我為主”的歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化，乃至現代化的一個重要原則。它要求我們要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂；二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果；三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。

5 提高案卷質量是推進檔案工作規范化、標準化的可靠保證

不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案工作規范化、標準化質量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規范化、標準化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利于檔案規范化管理。

6 檔案管理人員素質的提高

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一、全面普查案卷

這是實現檔案管理規范化、標準化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館多年來大多未做全面的清查，有移交單位劃分保管期限不準確，有案卷標題不規范或無標題，有缺少卷內目錄，組卷混亂，不可避免地存在許多重份現象，也有相當一部分無查考價值的文件充數其中。首先要剔除這些無用的文件，去糟取精，以防計算機管理時出現重復與低效率的情況。

二、重新組合案卷

將那些組卷過厚內容混雜、魚目混珠的案卷進行重新組卷。重組原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題模糊不清的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。這不但可以優化館藏、科學保管而且可以提高實行計算機管理檔案后的利用率。

三、注意有效的維護全宗的完整性

在堅持貫徹“以我為主”的歸檔原則的前提下，要注意有效的維護全宗的完整性。“以我為主”的歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止歸檔文件的散失。分別是在立卷中，要把具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。

四、用“關鍵詞”替代“主題詞”

用“關鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率，即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內容的詞匯、關鍵詞，進行標識，待錄入計算機后利用計算機批量處理的功能進行處理。例如：擬寫關于廠房基礎建設事一事的關鍵詞有人寫“基本建設”，有人寫“基建”，有人寫“廠房建設”在進行計算機后控時統一規范為“基建”。還可利用計算機“活動增加”的功能把一些不規范的詞與主題詞中詞義相同的合并，這種做法不僅解決了手工標引速度慢，計算機自動標引不準確的缺點，而且解決了主題詞的詞義含量問題。最后調查檔案全宗的保管狀況。這項工作主要是摸清家底，了解目前館藏的庫房條件：包括庫房裝具數量、長度，庫房面積及其它保管條件等；以及將來的發展趨勢：比如設備的增添、面積的擴建等，為全宗的科學排放做好“硬件”規劃。

五、實施“以我為主”的歸檔原則

“以我為主”的歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是我們文書立卷歸檔工作實踐中形成并長期堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化、乃至現代化的一個重要原則。它要求我們實際工作中，在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件歸檔的時機，只有完成現行階段任務的文件才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是要明確文件歸檔的重點和進行合理的分工，即要在“以我為主”原則指導下確立文件歸檔的重點，在實際工作中注意區分文件與資料，特別是要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗檔案的入口關，使不該歸檔的文件不致混入，同時又要注意防止應歸檔文件的散失。

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1.1 水利水電檔案管理的特征體現

從當前的水利水電檔案管理的實際情況來看，作為水利水電企業重要的管理內容，也影響著管理工作的質量。水利水電的科學技術檔案的數量比較多，在當前水利水電事業的迅速發展下，水利水電的經濟地位在逐步的提升，人們對檔案資料的積累以及收集工作就愈來愈重視，尤其是一些高新技術的應用需求比較大，對檔案資源的整理開發也就愈來愈迫切。

多種專業形成的檔案內容比較多。在水利水電的工程實施中，就會涉及到諸多領域的工種，這就會產生不同行業的資料信息，最終會以檔案的形式存在[1]。在對工程的進度控制以及計量等方面形成的資料都要歸到檔案管理機構中去，這些材料所組成的文件材料就成為檔案管理中的重要組成。

1.2 水利水電檔案管理價值體現

隨著近些年的水利水電科學技術的進步，在這一領域的工程建設的速度也比較快，在對水利水電工程的科學利用下，就能有效促進經濟的發展。水利水電工程的立項以及建設等過程中會產生大量資料，而這些資料將會以檔案的形式存儲。對這些檔案信息資料的原理就比較有助于為水利水電企業做出決策提供有效依據，對工程的驗收以及質量評定也有著積極作用，檔案在這一過程中就成為重要的參考依據[2]。在水利水電工程的事故發生，檔案資料則成為對事故性質確定和對事故原因查明的重要憑證。由于水利水電工程是比較重要性的基礎設施建設，也是永久性的工程建筑，所以質量有著不確定性，在檔案資料的收集下，對水利水電工程檔案的科學性和真實性的保證，就能發揮其積極作用，為日后的水利水電工程的維護服務提供了有效依據。

2 水利水電檔案管理工作問題和標準化管理措施

2.1 水利水電檔案管理工作問題分析

水利水電檔案管理工作實施中還存在著諸多問題有待解決，其中在管理的體制上表現的比較突出。從當前水利水電檔案管理的實際情況來看，還沒有形成系統化的以及全面性的檔案管理體系，造成了實際檔案管理執法力度比較薄弱。由于檔案管理部門之間的關系不清，在責權利方面沒有明確化，這就為實際檔案管理工作的標準化帶來了很大阻力[3]。從水利水電檔案管理機構的設置上的來看，沒有注重檔案管理機構科學化設置，從而影響了檔案管理的實際質量。

面對新的社會發展階段，在科學技術的迅速發展過程中，加強檔案管理的創新意識就比較重要。通過對信息技術的科學應用，對提高水利水電檔案管理的整體效率就有著積極促進作用。但是在實際檔案管理工作中，并沒有注重對新技術的應用，這就大大影響了檔案管理的現代化程度，對檔案管理信息化建設發展有著很大阻礙。

另外，水利水電檔案管理工作的標準化目標實現，需要有專業化人才的支持。但是從實際的發展情況來看，在專業的檔案管理人才的數量以及專業素質方面還有待加強。一些檔案管理人員對基礎的檔案管理理念沒有具備，檔案管理實踐操作的能力比較薄弱，沒有注重對新技術的應用等，這些就會對檔案管理工作的實施帶來很大阻力，尤其是專業人才的缺乏對檔案管理工作的標準化目標實現有著很大影響。

2.2 水利水電檔案標準化管理措施

加強對水利水電檔案標準化管理，就要能從實際出發。在水利水電檔案管理質量的提高方面，首先在標準化管理工作實施環節加強重視，要結合實際的檔案管理情況，制定統一化以及科學化的檔案管理的標準，保障檔案管理的日常化管理以及質量檢查等[4]。通過標準化檔案管理制度的制定，對施工企業文件資料控制中，區分受控以及非受控的文件，保障檔案管理的整體質量，這就能為具體的管理操作提供良好條件。

注重檔案管理的標準化和達標升級有機聯系。水利水電檔案管理的標準化目標實現，就要注重對標準化工作目標明確化，注重檔案管理工作的達標升級。要能和當前的時展要求相契合，注重檔案管理的信息化建設，不斷的完善檔案管理的體系，對檔案信息資源的共享以及市場化的目標加以實現，發揮檔案信息資源的最大化價值，適應時展的需求。

進一步加快水利水電檔案管理的進程。在隨著信息網絡技術的廣泛影響，水利水電企業也要充分重視新技術的應用，將其和檔案管理工作有機融合，促進檔案管理的信息化建設，以及實現網絡化的檔案信息管理，這對提高檔案管理的整體效率就有著技術保障。在實現了網絡化的檔案管理工作的時候，對標準化的檔案管理目標就能實現，能有效提高檔案的信息資源的利用效率。要能從多方面對科技檔案數據庫進行完善化，將計算機技術作為水利水電檔案管理的中心，對檔案內容的查詢效率要加以促進，實現檔案信息管理的數字化目標。

加強對水利水電檔案管理的制度完善建設。保障檔案管理工作的順利實施，就要從多方面加強重視，在管理制度的建設上要注重完善化，按照相關的行業規定標準，構建和水利水電工程相適應的檔案管理制度。在對檔案管理人員的工作制度的建立上是重點，以及對檔案資料信息的收集整理制度的建立方面也比較關鍵，總之，完善的檔案管理制度建設就能保障管理工作的規范化以及標準化的實施[5]。在管理層面通過檔案管理領導責任制的實施，對檔案管理工作的責任加以明確，在職責方面能清晰化，這些都有助于檔案工作順利實施。

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所謂檔案全面質量管理就是單位領導檔案工作全體人員參加的，以科學方法為手段，充分發揮科學管理和專業技術的作用，建立一套貫穿于檔案形成全過程的質量保障體系從而保證高質量的檔案。其核心是強調提高檔案工作水平，以保證檔案的高質量。中專學校檔案管理具有以下幾個特點：

（一）教育性

通過檔案管理工作分析學生在學習過程中的變化，及時引導學生揚長避短，克服不足，促使師生積極努力，奮發向上實現教育目標。

（二）業務性

通過對檔案的記載，采取有效措施保證教學工作的順利開展。

（三）參與性

檔案全面質量管理要求檔案形成過程中的所有人員，如各學校各部門負責人、文件起草人員、定稿人員、檔案員等等人員的密切配合，嚴格按照有關標準和要求共同完成公文處理和文件的歸檔及檔案管理工作。充分調動了各部門、各崗位人員相互配合、積極協作，對發揚團隊精神起到了積極作用。

（四）控制性

從公文的起草、審核、印制、傳遞、執行到檔案的收集、整理、歸檔、編研、開發利用的整個過程都實行質量管理。

（五）研究性

通過對檔案中數據記載和分析，為探索、總結和研究教育活動提供了有效的依據和資料。對改進教育教學方法，提高教育教學水平起到了非常重要的作用。

二、中專檔案的收集整理

（一）收集內容

從性質來看有兩個方面：一是上級來文;二是本校產生的文件資料。本校產生的資料，一是反映學校整體情況，二是反映學校成員個人情況，三是反映學校教學情況。

（二）收集方法

事前收集學校的各種活動，上報材料，事先做好收集歸檔工作準備，必要時復制多份，以備歸檔利用。平時收集制定學校各種立卷材料類目表，在日常工作中形成的凡是能當做檔案資料用的材料要及時收集、整理、加強檢查、年度收集，每個學年度集中收集各種資料，并做好資料的查找、補漏、核實等工作。從檔案的以上收集來看，存在著如下困難，一是檔案管理工作沒有充分得到單位領導的重視和支持，有些單位領導甚至覺得檔案管理就是把一些檔案和文字類材料憑證管好就行了，不需要太多的專業知識，因此，缺乏對檔案管理人員的專業知識培訓。二是對檔案管理的硬件、軟件配備不齊全，平時不注意文件資料的收集，制度不完善，到檔案利用時才知道檔案的重要性，以及影響檔案材料的質量。

（三）檔案整理

1.分類

按照檔案的來源、時間、內容、形式的不同進行分類，按年度問題分類，分為文書檔案、教學檔案、會計檔案。

（1）文書檔案：文書檔案是反映黨務、行政管理等活動的檔案。它記錄了一個社會組織所從事的各類管理活動，如黨群管理、財務管理、人事管理、業務管理等。文書檔案通常是由辦理完畢的有保存價值的文書轉化而成，文件是法定機關、團體、企業事業單位和個人在各種活動中，為互相聯系和處理事務等實際需要，用文字、圖表等方式直接記錄下來的具有完整體式和處理程序的信息材料。學校文書檔案分為黨群、行政、總務類。

黨群類：是上級黨委、團委針對本單位的批復決定等，本校黨、團計劃總結。

行政類：上級主管機關針對本單位的通知、決定、本校行政會記錄。

總務類：本校固定資產統計表，基建圖紙。

（2）教學檔案：教學檔案是教學管理和教學活動過程中直接形成的，以文字、圖表、錄音、影像等形式存在，具有保存價值的教學文件材料總稱。教學檔案管理工作是學校管理的重要組成部分。教學檔案管理的好壞是衡量學校教學管理水平的重要標志，也是反映學校教育發展與改革的歷史進程的主要依據之一。學校教學檔案分為教學、學籍、學績、其它類。

教學類：校歷、班務日志、教學計劃。

學績類：各科成績統計表、運動會秩序冊。

學籍類：學生花名冊、錄取簡明登記表。

其它類：攝制教學工作的錄像帶、教學課件。

（3）會計檔案：會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表以及其他會計資料等會計核算的專業材料，它是記錄和反映經濟業務的重要歷史資料和證據。學校會計檔案分為報表、賬簿、憑證類。

報表類：季度、年度報表。

賬簿類：總賬、明細賬。

憑證類：記賬憑證。

2.立卷

按照材料的自然形成規律，保證材料之間的歷史聯系，按照材料的價值，正確劃定保管期限。卷內文件排列。卷內材料的排列要系統化，以反映材料之間的聯系，便于利用和保管，具體可按時間、問題、作者、重要程度等排列，也可靈活掌握，結合適用。編目上架。編制卷內目錄，案卷目錄和標題是揭示卷內文件的成分與內容，為查找利用提供線索。

三、中專學校檔案的保管與質量管理的要求

檔案的價值是保管的依據，檔案參考作用的大小來鑒定檔案的存放價值，但檔案質量的提高與工作人員的質量意識有著密切的關系。其中領導的檔案質量意識最為關鍵，必須提高認識，轉變觀念，認清檔案管理的重要性，牢固樹立檔案質量意識，用較高的工作質量來促進檔案質量。

學校的文書檔案、教學檔案、會計檔案應編制移交清冊，在學校機關綜合檔案存放，以先文書后教學再會計的順序給檔案柜統一編號。lO年以上的永久檔案移交，上級檔案館統一保管，本校保存移交清冊，對再無保存價值的檔案造冊銷毀，領導簽字后方能銷毀。

為了解決不斷增長的大量檔案與利用者對檔案特定需要之間的矛盾，充分發揮檔案的作用，必須編制各種檢索性目錄，如檔案目錄，分類目錄等。建立檔案借閱登記，利用效果登記簿，并認真填寫，搞好檔案的保密工作。

在做好以上工作的同時，單位領導要給從事檔案工作的人員創造業務學習和培訓的機會，持續提高檔案管理人員專業知識水平，并完善各項檔案管理設施。檔案管理的必備硬件如檔案室、檔案柜、微機、檔案管理軟件等都應該配備齊全。

四、解決和改進檔案質量問題的步驟

現階段，檔案管理工作確實有很多不如人意的方面。主要表現在有些領導對檔案管理工作重視程度不夠，對檔案管理人員業務培訓不夠、檔案管理設施不足、檔案人員業務水平不高、資料的收集、整理;檔案制度不完善等。如何切實解決和改進檔案質量問題要從如下方面開展好工作。

（一）分析現狀，查找問題

檔案管理人員要自覺樹立檔案質量管理意識，從公文的起草、審核、印制、傳遞、執行到檔案的收集、整理、歸檔、編研等各環節都要不定期進行檢查和自查。分析產生檔案質量問題的主要原因，及時找出影響和制約檔案質量的因素。

（二）制定計劃，組織實施

對于在檢查和自查中發現的問題，不管是遺留下來的還是新出現的，都要從第一步開始，結合本單位實際情況，及時制定改進計劃，并切實將計劃貫徹落實，不讓同樣的錯誤再次出現。

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檔案是開展業務活動的原始記錄，目前，在一些企、事業單位普遍存在管理不規范的問題，如案卷缺少卷內目錄、案卷標題及檔號不規范、組卷混亂，而且檔案利用利低、資源整合能力弱。針對這些薄弱環節，我們首先做到加強工作力度，認真梳理管理存在的問題，認真編研材料編撰，、突出全宗卷完善、計算機輸入三個重點，花大力氣進行認真整改。編研材料無論在數量上還是內容上都得到了不斷充實；其次，制定達標方案，落實責任人，我們要在對照檢查的基礎上，對需要改進和完善之處，逐條以書面形式列表分解，落實責任人員，并確定了完成期限；第三要重視建章立制，促進長效管理。我們要建立一系列檔案管理制度，涉及歸檔范圍、立卷要求、分類標準，移交手續、借閱、記錄、統計等各個方面，形成了一整套比較完整的檔案管理制度，同時，檔案員加強對達標方案落實情況的檢查，督促有關科室及時完成達標方案布置的工作。

二、加快數據準備推進檔案現代化管理進程

首先，要分清輕重緩急，循序漸進。檔案管理的重要目的是為社會所有，而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。檔案作為一個企業、一個部門特有的信息資源，具有獨特的應用價值。同時，綜合性檔案館在推行計算機管理的過程中，應先根據各全宗的重要程度，是否開放的情況對所有全宗進行排隊，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機的進程和提高社會利用率。其次，對于那些建館時間比較藏案卷多，不僅著錄工作量大而且復雜，如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法，會使計算機因數據準備不足而無法使用，甚至直接影響檔案管理工作現在花的進展速度。第三，分門別類，充分利用檔案原有基礎對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案。如“房檔” “案件”等則可用計算機程序將人名.地址.時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節，大大提高著錄速度。

三、高標準強化檔案管理工作

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關鍵詞：

學校檔案工作；規范化；標準化；管理

一、檔案工作規范化、標準化管理的重要性

高校檔案管理工作是反映學校管理水平和教學、科研質量的一個重要標志，是提高學校各項工作水平的重要保障，是實現學校管理現代化的重要環節。日前，很多高校的檔案管理方式還停留在最基礎的階段，其管理能力的低下導致教學質量水平的落后，檔案管理工作的方式還不能得到很好的提高。高校的管理人員應該要明確了解檔案工作的規范化、標準化對教學質量的提高以及將管理系統邏輯化的重要性。

二、檔案管理標準化、規范化的特點

(一)系統存儲量大、查閱方便

隨著計算機信息技術的不斷發展以及在教學中的廣泛應用，現代‘辦公無紙化’已經滲透在學校教育的各個方面。現代化管理系統多應用電腦辦公，采用文字處理軟件，WPS表格以及圖形展示的方式對教學管理做相應的處理并組成學校的檔案管理系統能夠方便查詢、閱讀、以及存儲管理過程中的大量信息。

(二)管理成本較低

檔案管理的整理、分類、收集、錄入等環節都需要管理人員認真的態度去處理，各部門的檔案管理人員隨意、松散的檔案整理態度會給檔案整理增加很多不必要的用材、空間。而現代化檔案管理相比從前的管理方式多了許多存儲容量，可以存儲所有學生的相關信息以及教師的教學和日常信息，雖然信息量多且繁雜可是將管理系統規范化、標準化之后就只需要少量人力來清查檔案管理。因此，在檔案整理的過程中要求規范化、標準化可以有效地節約成本，并且在再次查看時節約了尋找檔案資料的時間。

(三)具備科學、合理的歸檔標準

眾所周知，檔案的種類多，涉及的方面廣，保存的時間長短不統一，因此，將檔案管理規范化、標準化使其具備科學、合理的歸檔標準有著重要作用。檔案館的資料齊全，而后要大量涌入不同的地方區域，雜亂無章的檔案整理顯然不能適應檔案管理的這個特征。要把檔案質量和類型都做到規范整理就要具備科學、合理的歸檔標準，而將檔案管理規范化、標準化就能將管理持續有效地進行。

三、促進檔案工作的規范化、標準化管理的措施

(一)做好檔案管理基礎工作

在檔案管理工作開展中，公文制發是促進檔案管理工作規范化與標準化的基礎和前提，同樣，做好文書處理與公文制發也是保證檔案管理工作規范化與標準化的基礎工作部分。許多檔案管理人員因為在收集文書工作方面的繁瑣事宜而有偷工減料的嫌疑，使得檔案管理工作在收集與制作方面有所缺漏。公文制發的質量直接影響著管理工作的進行，因此，在檔案的收集錄入過程中，應注意對于公文制發的規范化以與標準化保證檔案管理的規范化與標準化。其次，應在公文制發的檔案收錄管理中進行檢查，保證內容合理，格式規范，避免不規范的字，以方便檔案管理過程中的便利性。

(二)及時清理檔案案卷，保證檔案時效性

在檔案管理的開展中，及時清理失去價值意義的檔案信息對于檔案管理有重要作用。及時清理檔案案卷，保證檔案案卷的時效性可以有有效空出部分空間讓其他檔案合理利用。通常情況下，檔案管理工作人員都會在一定的時間內檢查檔案的時效性，若檔案在一定時間之后失去了其價值，則能夠將其清理銷毀，若檔案具有永久時效性，則需要對其永久管理并保存，這也在一定程度上保證了檔案的安全性，給檔案管理帶來了方便。

(三)提高檔案管理工作人員的綜合素質

檔案管理工作人員作為檔案管理工作開展的重要組成部分，檔案管理工作人員進行檔案管理保護操作的規范性與標準性也有著很大的直接作用影響。管理工作人員掌握著所有的資料信息，事檔案管理安全性能的直接影響者，這就要求管理人員對檔案有著絕密的保護性。特別是在人員調動時，管理人員交接檔案信息的可靠性是檔案能被完整保護的關鍵。目前國家也有相關法律條例禁止檔案管理人員將檔案信息泄露給無關人員。以此看來，檔案管理人員的綜合素質要求也是檔案管理的必備條件。

四、結語

學校檔案管理關系著全校師生的重要信息，將其規范化、標準化對教學有著不可忽略的積極作用。要做好學校檔案管理工作，就要切實把檔案管理放在重要的位置，統一思想認知，調動全員積極性完善學校檔案管理工作。當然，影響教學質量的因素不止檔案管理，可是，檔案管理在一定程度上影響著學校發展是不可否認的事實。學校檔案管理規范化、標準化能夠有效地在學校進一步發展進程中起到關鍵作用。

作者：李香峰 單位：東北電力大學人事處

參考文獻：