電子合同歸檔管理模板(10篇)

導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇電子合同歸檔管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

篇1

【分類號】U231.3；G271

0 引言

地鐵工程建設周期長、參建單位眾多、專業復雜，地鐵工程圓滿順利地建成，合同的作用功不可滅。建設單位是通過合同制約、管理和監督各參建單位，參建單位依據合同完成各自工程項目。合同在中間是一個橋梁作用。而一旦發生糾紛，雙方可以及時運用合同檔案記載的內容依法維護各自的合法權益，合同又起到了一個憑據作用。另外，通過對合同檔案信息地提煉，把死檔案變成活信息。管理好合同檔案的意義就可見一斑。本文結合地鐵工程合同的特點及類別，針對合同管理過程中出現的問題，對地鐵工程合同檔案管理進行了探討，從而規范合同檔案管理，提高合同檔案管理水平。

1 地鐵工程合同特點及類別

地鐵工程合同檔案具有檔案和合同的共性，又因地鐵工程的特殊性和復雜性決定了合同檔案還具有以下特點為：專業性強，合同數量大，種類多。合同按內容可分為工程建設類合同、運營管理類合同、資源開發類合同、公司人事及行政事務管理類合同及綜合類合同。工程建設類合同分為勘察、設計、監理、咨詢、建筑承包、安裝承包、裝修承包、物資設備采購、工程、技術咨詢和專題研究合同、工程征地、拆遷、借地等與建設有關的其他合同、地鐵建設工程其他資金來源的合同等。合同按檔案類別又可分為管理類合同、基建合同、科研合同、設備合同、勞動人事合同等；

2合同檔案管理現狀

2.1.合同文件材料不符合歸檔要求：合同支撐性材料有些原件缺失，有些為復印件，附件不齊全等。公司合同管理實行的是承辦部門與相關部門審查會簽相結合的制度，每份合同都應產生合同審批簽發單、律師意見書、財務意見、各相關業務部門意見及其修改稿件和會議紀要等等合同支撐性文件材料，但是這些附件材料總是不齊，時有時無。

2.2部分合同未能及時向檔案室移交歸檔。目前除合約部主管的建設工程類合同定期向檔案室移交歸檔外，其它部門及下屬公司的合同很多還留存在各自手上。如運營公司在運營期間產生的國產化、科研技改合同；實業公司的物業租賃、廣告發包承包、合同、房地產開發、物資采購等合同；辦公室汽車采購、維修合同、辦公用品采購、其他行政管理合同；

2.3移交歸檔的合同文件材料散亂未經整理，合同整理組卷困難。因檔案人員對合同評審過程不了解，在對合同進行整理組卷時，常常對一些看似與合同無關的材料拿不準、傷腦筋，對于過程中反復修改的合同稿順序更是迷惑，而且因合同附件材料很雜亂，合同附件材料是否齊全、簽章手續是否完善也很難把握

2.4合同整理組卷工作積壓嚴重。地鐵工程合同量大，平時合同都是批量移交，批量簽收。每逢合同利用時或是突擊組卷或只能提供散份合同文件。未裝訂合同借出可能有合同附件遺失風險。

2.5合同電子文件目前尚未歸檔。

2.6合同檔案管理還停留在初級的合同整理、歸檔階段，尚未著手合同的編研，合同檔案資源價值尚待開發利用。

3合同檔案管理思路

3.1建立合同檔案網絡管理體系，推行部門立卷制。

由公司檔案室負責統籌、協調、組織、整理、保管公司所有合同檔案，并負責指導、監督、檢查和培訓合約部門及各下屬公司的合同檔案管理工作。合約部門及各下屬公司應分別確定一名合同檔案管理人員，負責合同及其相關文件材料的組卷歸檔工作。企業檔案管理規范明確指出誰產生誰收集，誰負責誰組卷。因為每份合同具體有哪些附件材料，材料之間相互關系只有承辦人員是最清楚的。讓具體承辦人預立卷，各部門下屬公司合同檔案管理人員組卷，實施部門立卷制才能保證合同檔案齊全、完整、系統，又能避免合同組卷工作大量積壓。

3.2制定合同檔案管理制度。用制度固化合同管理各部門的職責。

合同檔案管理制度是合同管理制度的一部分，通過建設合同檔案管理制度，規范合同檔案管理，提高合同管理水平，完整保存合同及其相關憑據材料。通過合同檔案管理制度明確合同檔案管理部門職責，合同歸檔具體要求及合同的利用。通過制度界定各部門各責任人的整理組卷的義務責任。通過歸檔制度明確合同及其相關文件材料的歸檔范圍及保管期限、歸檔時間、歸檔程序、歸檔質量要求以及歸檔控制措施。用歸檔范圍指導哪些文件材料應歸檔范圍。例如有關修改合同的文書、圖表、傳真件及合同成果性資料等均應為合同的組成部分，而一些跟簽發合同并無直接關系的審計材料、其它行政收發文及聯系單就不應歸入合同。通過歸檔要求固化合同移交清單，明確合同移交附件的準確頁數。通過合同利用制度明確合同正本原件無特殊情況不外借，避免合同借出遺失風險。各分公司、各部門員工確因工作需要須借出，須經分公司、分管領導簽字同意。合同還應每年清理一次。發現損毀、遺失，要查明原因及時處理，并追究相關人員責任。單份合同文本達二頁以上的須加蓋騎縫章，這些均需在合同歸檔要求中明確。

3.3 開展公司合同管理人員內部培訓，提升合同管理水平。

在公司內部開展法制宣傳，增強公司各部門合同管理人員法律觀念，增強合同歸檔意識。講解合同管理辦法及歸檔要求，明確合同整理細則，如何鑒定歸檔文件，如何排序，提高預立卷的案卷質量。同時可通過培訓對合同管理人員日常的合同副本文件的接收、借閱、發放管理等進行規范。進一步提升合同管理質理和水平。通過內部溝通交流，為下步實現合同電子文件的移交歸檔做好準備。

4.4加快合同檔案信息化建設

公司目前已開發運用合同管理系統用以對合同執行情況進行跟蹤。但是合同管理系統與檔案管理系統還不能對接。檔案管理系統的合同信息完全還完全依套手工錄制目錄和掛接電子文件目錄。如果把兩者對接起來，就能避免大批量的合同文件電子目錄掛接工作量，減少人為失誤。實現以后同步合同電子目錄與電子文件同步傳輸，即便于合同檔案管理，又方便合同查詢利用利用。

3.5開展合同檔案編研工作，加強合同檔案資源開發。

篇2

隨著市場主體法制觀念的不斷增強，市場交易行為日趨規范，合同檔案數量與日俱增，在不同領域發揮的作用日益凸顯。筆者所在單位每年新增合同近3萬件，累計已達26萬余件，在合同檔案管理的探索中積累了一些有益的經驗，也存在一些需要探討的細節問題。下面以中國聯通河南省分公司為例，從三個方面對合同檔案管理的做法進行梳理、探討。

1 合同檔案的收集

1.1 收集時間：合同檔案有其自身的形成和運動規律，有的合同在幾天或幾周內即可履行完約定事項，比如辦公用品的采購合同，有的合同履行時間較長，需要幾年甚至更長的時間，比如重大建設項目類合同等，這些特點決定了合同檔案的收集時間宜根據具體情況靈活掌握，不能等合同全部履行完畢再歸檔。為確保一個歸檔年度內的合同檔案齊全完整，且不影響合同的正常履行，筆者所在單位采取了以下三種形式：一是每季度的第一個月定期收集上季度履行完畢的合同；二是根據合同履行進度，分階段收集履行周期較長的重要合同，將合同原件在合同簽訂年度及時歸檔，提供復制件作為履行合同的依據；三是隨時收集在簽約儀式上簽訂的合同以及承辦合同量較小的部門簽訂的合同，避免丟失損毀。

1.2 收集內容：合同檔案的內容應包括合同審批、招投標、簽訂、履行、變更、終止、爭議解決等與合同有關的文件材料，不能局限于合同本身，應做到齊全完整、不重不漏。[1]具體包括以下三個方面：

1.2.1 合同審批階段的文件材料：包括與合同有關的技術背景資料、可行性論證、技術評價報告、招投標文件、審批文件、審簽單等。[2]

1.2.2 合同簽訂階段的文件材料：包括法人授權委托書、簽字儀式聲像材料、廉潔自律承諾書、公證書、合同書等。由于合同正本和副本在內容一致的情況下法律效力相同，但合同正本的簽字、蓋章必須是原件，合同副本則不一定，因此，合同歸檔時應以正本為準，只有在正本因某種原因缺失的情況下可以將副本歸檔，不應當將正本和副本同時歸檔保存。

1.2.3 合同履行階段的文件材料：包括合同變更、補充協議、爭議解決、法律訴訟、備忘錄、項目驗收等。

1.3 收集方式：合同檔案的收集方式由合同檔案的內容、性質、管理模式等所決定，但應從源頭、過程進行管控，確保合同的收集齊全、完整。[3]

1.3.1 系統內合同的收集：對于通過合同管理系統進行審簽的合同，筆者所在單位為確保合同及時歸檔，在合同審簽流程中增加了檔案部門管控環節，沒有檔案人員的歸檔確認信息，合同無法進入履行環節和合同款的結算，為合同檔案的齊全完整提供了切實有效的管控手段。

1.3.2 系統外合同的收集：對于通過傳統方式簽訂的系統外合同，在合同簽字蓋章環節由負責合同印章管理的人員牽頭收集，如果本單位先加蓋合同章，經辦人應登記合同信息，并簽字承諾待合同他方簽字蓋章后負責移交歸檔；如果本單位后蓋章，直接在加蓋合同章時留存一份歸檔。

2 合同檔案的整理

2.1 合同檔案的分類。現行檔案分類方案沒有將合同檔案作為一個單獨的一級類目進行管理，但不同規模、不同性質的單位在合同檔案分類方面的做法卻千差萬別，有的將合同檔案作為一個單獨門類，并在檔案管理系統中設置了合同檔案模塊，有的將合同檔案歸入不同的類目中。筆者認為，合同檔案管理應遵循現行檔案分類大綱，按問題或機構將其歸入不同的類目，不宜單獨作為一個獨立門類進行管理，以維護現有分類方案的嚴整性，避免出現“平行類目交叉、上下類目互不從屬”[4]的現象。同時，為便于合同檔案的日常管理和開發利用工作，可借鑒文書檔案中的發文匯集管理模式，將合同及其相關文件材料按所屬類別歸檔，并將合同正本（或副本）按照合同流水號排列，進行獨立管理。這樣既不改變現行檔案分類體系，又便于合同檔案的日常管理、統計和利用，同時保證了工程、科研、設備等檔案的完整性和成套性。

2.2 合同檔案保管期限的劃分。確定合同檔案保管期限的基本原則是以合同本身的價值為依據，并兼顧其他因素。首先，屬于不同檔案類型的合同保管期限劃分標準不同，比如文書檔案是永久、30年、15年，科技檔案是永久、長期、短期。其次，合同的履行期限是重要參考指標，合同條款規定的合同有效期是劃分合同檔案保管期限的重要依據之一。再次，合同標的涉及設備、土地等使用年限應作為考量因素。最后，考慮合同續簽優惠條件等因素，根據設備的更新換代情況適當延長合同檔案的保管期限。比如，再次采購同類型設備或其升級換代產品，可給予合同總價15%的優惠。避免片面夸大合同的重要性，將合同不分主次一律列為永久保管，也不應當有完全按照合同履行期限，履行期滿即銷毀的極端做法。可見，盡管鑒定合同價值并無具體標準可循，但只要善于綜合各方面信息，運用全面的、辯證的、動態的觀點看問題，就有助于合同檔案保管期限的劃分趨于準確合理。

2.3 合同檔案的排序。合同檔案整理時，無論按機構還是按問題分類，無論歸入哪種檔案類型和類目，合同檔案的排序應遵循下列原則：首先，將與合同訂立、變更、履行、終止等相關的文件材料集中排列，不宜分散到不同的案卷或件進行整理。其次，按照結論性文件在前，依據性文件在后的原則排序，不宜簡單機械地按文件形成時間先后順序排列。最后，合同審簽單上記載的信息反映了合同的起草、修改、審核等形成過程，相當于正式公文的定稿，應將其附在合同的后面，而不是合同的前面。遵循上述原則以確保合同檔案之間的有機聯系、主次分明、條理清晰。

2.4 變更、續簽合同的歸屬。合同變更指有效成立的合同在尚未履行或未履行完畢時，由于一定法律事實的出現而使合同內容發生改變。文書檔案中合同歸檔時一般以年度為單位，對于跨年度簽訂合同變更或補充協議不宜集中存放。原因如下：一是跨年度混放不便于檔案的統計；二是原有檔案有統一的編號，插入文件時將造成編號的混亂；三是增加新歸檔合同需要調整檔案盒甚至檔案柜的位置；四是不便于合同檔案的檢索利用，例如，在2012年簽訂的補充協議，如果放到2009年度歸檔，可能造成檢索失誤。但按年度似乎又割裂了合同間的必然聯系，正確處理方法是在合同備考表中注明相互關聯合同檔號及存放位置。

2.5 合同檔案歸檔文件目錄的填寫

2.5.1 文件編號。不同單位的合同簽訂都有自己獨立的合同審批流程和合同號的編制規則，填寫文件編號時，應以本單位的合同號為準，而不是合同他方編制的合同號。

2.5.2 責任者。因合同的訂立方為雙方或多方，所以合同檔案的法定責任者為兩個或以上，且必有一方是本單位，歸檔工作中為了目錄格式的美觀和檢索方便，合同檔案的責任者應填寫合同他方，便于查詢和管理。

2.5.3 成文日期。合同成文日期的確定類似于聯合行文，以最后一個合法簽訂人簽署的日期為準，因為只有合同各方全部簽字蓋章后合同才能正式生效。

3. 合同檔案的信息化建設

3.1 合同管理系統中電子印章的技術處理方法。一些合同量較大的單位都建設了合同管理系統，通過系統審簽合同有利于嚴格控制流程，公開、透明、提高效率，但由于合同簽訂各方可能一方沒有使用系統，也可能使用不同的系統，不太可能使用同一系統進行同一合同的審簽，合同簽署環節加蓋雙方電子印章在目前管理格局下難以實現，應通過不同方式履行完合同各方的審批流程后手工加蓋合同章，將簽字蓋章頁掃描后插入合同管理系統中的電子合同正本中，完成電子合同的簽署流程，并形成完整的電子合同版本。

3.2 檔案管理系統中合同檔案的模塊設置。根據前面分析，盡管我們不贊成將合同作為單獨門類進行管理，但在檔案管理系統中設置獨立的合同檔案模塊便于合同檔案管理。因為文書、科技等類型檔案的著錄項目不能完全涵蓋合同檔案的著錄和檢索信息，如，合同金額、合同類型、授權簽約代表、合同對方等。但在編制檔號時，仍然按照所歸入的門類正常編號，并在備考表注明參見號。

3.3 合同檔案的數字化管理。合同檔案的數字化管理即利用OCR、存儲、數據庫等技術手段，通過數據交換、轉存、掃描等方式，將不同載體形式的合同轉化為數字化的檔案信息，形成一個有序結構的檔案信息庫，實現資源共享的工作機制。主要途徑如下：

3.3.1 搭建系統橋梁。信息化水平較高、合同量較大的單位，一般都建設了網絡版合同系統和檔案管理系統，通過建立聯網的系統間數據交換接口，實現已辦結合同數據自動轉換、存儲到檔案管理系統，直接實現合同檔案的數字化管理。

3.3.2 下載轉存數據。對于因經濟、技術等原因無法建立系統間數據交換接口的情況，可以將電子合同下載后，通過原文管理的方式轉存到檔案管理系統，以實現合同檔案的數字化管理。

3.3.3 掃描掛接數據。通過掃描、拍攝等方式，將紙質載體的合同轉化為電子合同，并進行技術加工和處理，通過批量數據掛接方式，實現合同檔案的數字化管理。

結語：SOX（薩班斯）內控檢查和內部審計越來越嚴格，對境內外上市企業合同檔案的管理提出了更高的要求，探索、研究合同檔案管理模式，強化合同檔案規范化管理，有助于提升企業基礎管理水平。

參考文獻：

[1]袁俊玲.關于合同檔案管理的若干思考[J].山東檔案，2000（4）：4～5.

[2]張耘.合同檔案的特點及其管理[J].山西檔案，2000（4）：23～25.

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二、檔案應有專人統一管理，維護其完整、準確、系統、安全，并便于集團內共享和方便使用。

三、經營公司行政辦為檔案的業務主管單位，對檔案形成部門進行業務指導和監督檢查。

四、處理部門在文件材料辦理完畢后，應及時將具有保存價值的文件材料整理、組卷，并向單位檔案部門移交。

五、文件材料的歸檔實行隨辦隨歸的辦法。

六、 檔案的保管期限規定為永久、定期兩種。凡是反映單位主要職能活動，有長遠利用價值的檔案，列為永久保存。

七、電子版文件形成后，應制成相應的紙質文件與電子文件一同歸檔，并保證兩者內容、形式的一致。

八、經營公司行政辦對營業執照、組織代碼證、稅務登記證、貸款卡等正副本原件及電子版必須統一存檔管理，建立借閱登記和張貼存放登記制度。

九、經營公司行政辦對員工個人檔案必須統一存檔管理，如身份證復印件，戶口本復印件，最高學歷復印件，駕照復印件，獲得的各類證書復印件，在公司工作期間獲得的各類獎勵等。新員工入職時進行現場復印，每月15日-20日將新員工檔案提交集團綜合管理部;員工花名冊電子版(基礎信息，培訓信息，養老醫保信息)每月的15日-20日將電子版發集團綜合管理部(利于保險等增減變動);員工調動時原單位將員工檔案交集團綜合管理部，由集團綜合管理部登記后轉移給新單位行政辦。

十、為了便捷工作，公司章程、股東會決議、驗資報告、審計報告、房租合同等要求同時備份電子版存檔。

十一 、公司簽收的政府職能部門的批復文件，建設過程中的規劃、圖紙資料，公司下發的文件等必須由行政辦保存原件，并完善借閱手續。

十二、集團存檔管理內容：

1、營業執照辦理或變更;

2、每年的審計報告存檔;

3、公司建設過程中政府職能部門或工廠紅頭文件、批復、圖紙等等(原件);

4、各公司的營業執照、組織代碼證、稅務登記證、貸款卡等電子版;

5、員工個人檔案：身份證復印件，戶口本復印件，最高學歷復印件，駕照復印件，獲得的各類證書復印件，在公司工作期間獲得的工廠公司各類獎勵證書等。

6、員工花名冊電子版(基礎信息，培訓信息，養老醫保信息)

十三、經營公司行政辦檔案管理內容：

1、營業執照、組織代碼證、稅務登記證、貸款卡等正副本原件統一存檔管理，必須建立借閱登記和張貼存放登記;

2、員工檔案存檔(復印件)

3、營業執照、組織代碼證、稅務登記證、貸款卡等正副本原件，電子版存檔;

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隨著科技的進步，計算機技術、網絡技術的發展，電子計算機和信息網絡技術已經進入人們工作、生活的各個領域。電子文件做為計算機技術與辦公自動化技術及結合與發展體也走入我們行政管理日常工作之中，已成為人們完成各種行政管理工作的重要工具，逐步被普及和確認并被廣泛應用。今天，人們坐在舒適的辦公室里，利用計算機鍵盤、鼠標、網絡，將行政管理決策、指令、行動方案、合同等電子文件發出（或接收），即可履行職責、完成業務活動。現代信息技術完全徹底地改變文件寫作、傳輸、接收、存儲、搜索、獲取、拷貝、加工、控制等各項工作，使我們傳統的工作方式等諸多方面產生了革命性的變革。然而電子文件的管理并不是一項簡單的工作，在人類發展的歷史長河中，從最初的“結繩記事”到電子文件出現前的各類型載體檔案，沒有什么像電子文件能給行政工作中的檔案管理帶來深刻的震撼與變革。電子文件歸檔后即形成電子檔案，作為一種新的信息集合體已經進入檔案管理的范圍。電子檔案管理是一項極其復雜的技術工程，從這個意義上說，也可把電子檔案管理稱為“電子檔案技術工程”。經過幾年的探索，目前各國檔案界對電子文件有了初步統一的認識，并對電子文件管理有了一定的實踐經驗，在信息化飛速發展的今天，檔案已不再局限于傳統意義上的紙質檔案，電子檔案"檔案數字化"檔案信息網絡化延伸了傳統檔案的內涵! 人們在行政管理日常工作中對電子文件和電子檔案的管理問題越來越關注，電子文件歸檔工作的推行大大方便了文書檔案的利用，提高了檔案管理工作的現代化水平，同時也引出諸多值得思考的問題。

一 電子文件的定義及特點

電子文件的定義

電子文件是人們為了某一目的，在計算機上，用一定的格式和處理方式生成的信息的組合，使人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料，依賴計算機系統閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等。電子文件的某些特性與紙質文件存在著很大的區別。要利用和管理好電子文件，就必須了解其特性及特點。

電子文件的特點

1．應用發展的階段性。

辦公自動化的應用是不斷發展變化的過程。設備的規模不斷擴大，例如一些單位的計算機網絡，就是分別由幾前的十幾臺終端的小局域網，發展到現在的數百臺終端的大型網絡，甚至連接成國際網，處理的業務也由點發展到面，幾乎覆蓋了辦公業務的全部流程。在不同的應用發展階段，電子文件的作用也不同，它們分別是草稿性電子文件（計算機只起打字機作用）、輔電子文件（紙質文件為主，電子文件為輔），正式電子文件（電子文件為主，紙質文件為輔），無紙電子文件（使用中完全取消紙質形式的電子文件）。

2．設備依賴性。

離開了計算機及相應的軟件，電子文件就無法生成、傳遞、識別，決定其設備依賴性的因素有：數字編碼因素、硬件因素、軟件因素、設備更新因素、加密因素等。僅設備更新因素，就會給電子文件的長久保管帶來很大困難。一般的計算機幾年后就可能被更新，而一些耐久性的光盤等電子文件載體也許可以保存幾十年甚至100年。若干年后很可能出現雖然有保存完好的光盤，但是已找不到讀取設備了。

3．電子文件信息與載體的相分離性。

電子文件可以在不同的計算機之間傳遞，也可以在不同的載體之間相互復制，而信息形態無任何變化。于是很難象紙質文件那樣確定哪個是“原件”。這個性質直接影響到如何才能保證電子文件的真實性、可靠性和完整性。 

4．電子文件的易更改性。

電子文件在其生成、運轉、歸檔過程中文件內容極易被修改，并且修改更改能做到不留任何痕跡，所以為保證其安全及原始性，需要解決很多的技術難題。電子文件的多媒體集成性，文字、圖形、聲音、影像等多種媒體信息均可以單獨或相互搭配構成電子文件的內容，使得其組成和結構要比紙質文件復雜得多，甚至會造成同一份電子文件的信息存在不同的載體上，給保管帶來很多問題。 

5．電子文件非實體歸檔的可能性。

不論電子文件實際存在什么位置，都可以做到在不改變其物理存儲位置的情況下進行邏輯歸檔。也就是說，人們認為是“集中”歸檔保存的電子文件，實際上可能分布在計算機網絡的各個角落，甚至相距十萬八千里。由此而來的問題是一旦網絡毀壞，電子文件就可能永遠丟失了。

 6．電于文件對背景信息和元數據的依賴性。

背景信息是指伴隨著電子文件的生成和運作過程產生的人員和機構等方面的信息，對于普通紙質文件來說，一般的原件上或附帶的表格中直接記錄了單位交接，報批簽署等背景性內容，也就是說文件本身已包含了背景信息，電子文件則不同，背景信息與文件內容信息常常被分離保存，如果背景信息丟失，會直接影響電子文件的憑證作用或價值。元數據是指構成電子文件數據的數據，系統平臺和軟件資料等一切與生成和恢復電子文件有關的數據。元數據由于具有隱含性而使人往往忽視了它的存在，可是一旦元數據被丟失或破壞，電子文件原始的形態就會改變，甚至會失去可讀性，可見保證背景信息和元數據的完整與正確是至關重要的。值得重視的電子文件特性還有不少，例如信息共享性、非直讀性、標準化依賴性等，制定電子文件歸檔管理辦法的標準時，必須針對上述性質采取措施。

二、電子文件的發展趨勢

辦公自動化、無紙化等事務的出現，使檔案的生成方式發生很大的變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀性是以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統的提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機的提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。

三、電子文件在歸檔管理上存在的問題

電子文件的形成、收集積累貫穿于行政公務、科技等工作的始終，電子文件的形成者或承辦者最熟悉電子文件內容和電子文件之間的關系，由他們收集積累并整理歸檔，才能保證電子檔案的質量。電子文件的形成、收集積累、整理和歸檔工作，應由形成者或承辦者按照歸檔要求將形成的電子文件收集積累下來，進行整理歸檔，向檔案部門移交。 電子文件的歸檔，應按歸檔工作程序和步驟進行，這樣才能有效地保證歸檔的電子文件的真實性、完整性；有利于歸檔工作的全過程管理；在電子文件形成階段就要做好收集積累工作，建立必要的記錄和登記。要求歸檔的電子文件必須真實、完整，要系統地反映工作的過程和結果，電子文件的歸檔應由形成者進行整理并編制歸檔說明，經有關領導審批后向檔案部門移交。歸檔前，檔案部門應協助電子文件形成者或承辦者進行整理，同時對歸檔的電子文件進行檢查、檢測、驗收。歸檔工作是由文件管理轉換為檔案管理的基礎，它的質量關系到整個檔案管理水平，因此必須有質量控制措施，以保證這項工作的正常進行。要嚴格電子文件歸檔的檢查、檢測程序和制度等。

據了解，在很多辦公自動化系統設計時沒有檔案工作者參與，或者因檔案工作者缺乏相關知識無法參與意見，使得電子文件從生成到歸檔存在著不少問題。已經發現，一些部門的電于文件管理不嚴密，存在被刪改的可能；還有的單位由于存儲器的容量問題，使新產生的電子文件可以不斷地覆蓋舊的電子文件，造成電子文件的不完整；有的存儲過于分散，未實現集中脫機保管，計算機系統如出現問題，電子文件可能丟失；還有的單位未考慮電子文件與紙質文件共同歸檔管理的適當辦法；甚至一些單位采用了“無紙”辦公方式，由于對電子文件管理存在隱患，可能造成更為嚴重的后果。以上問題，如果在電子文件歸檔時才考慮就已經無法挽回了，下面對一些主要問題進行分析介紹。

（一）網絡是電子文件的生存基礎也是引起管理問題的根源

電子文件之所以涉及范圍迅速擴展、數量急劇增加，最主要的原因就是計算機網絡化的快速發展。計算機網絡的發展在短短幾年中就深入到世界的各個角落，可以想象，網上的信息量無疑是天文數字，何況互聯網絡還正在高速發展過程之中。我國政府上網工程也已經啟動，1999年各個部委開始在互聯網絡中建立正式站點和主頁。一些較大部委符合開放條件的電子文件將會陸續進入互聯網絡，網絡化帶來的突出問題是，多數辦公自動化網絡的建設沒有檔案部門參加，而多數檔案工作者又對計算機網絡了解甚少，缺少參與的能力。

可以想見，這樣建成的網絡中，對電子文件的歸檔管理不可能完全符合檔案管理的要求，存在的問題不會少，例如從安全方面看，據計算機安全專家的調查，約有10％的局域網在新建立過程中就受到過病毒感染，運行3年后從未發現過病毒的網絡只剩約10％；而接入互聯網所遇到的非法訪問則難以計數，現有的“防火墻”等技術對“黑客”高手往往防不勝防。如果一些網絡只設計了電子文件的邏輯歸檔功能，而沒有考慮對其進行物理歸檔，一旦網絡毀壞，電子文件的丟失將難以避免。

（二）技術發展和更新過快，造成電子文件長久保管的困難

日新月異的多媒體技術使電子文件的技術環境及存儲結構更加復雜。如果只限于單純的文字處理范圍，電子文件信息處理的標準化程度還比較高，而且技術環境的復雜程度也有限，但是伴隨著多媒體化，電子文件就成了很復雜的多種信息的混合物。例如，為適應辦公習慣，在文字處理文本上，可以簽署具有圖形屬性的手跡批示，甚至聲音批示，使同一份文件的不同信息存放在不同地點或不同的數據庫中。又由于技術更新太快，非標準信息必然增多，使電子文件離開了特殊環境就失去了可讀性。

（三）電子文件的真實性。

實際工作中，影響電子文件真實性的因素有很多，從電子文件的生成到歸檔缺少規范的程序化管理；收集電子文件時，忽略采集背景信息和元數據；一些草稿性電子文件處于自生自滅的狀況；多數電子文件與其相對應的紙質文件之間未建立統一的管理方法；還有部分電子文件已實現無紙化，只對其進行了邏輯歸檔；存儲電子文件選用的載體不耐久；保證電子文件真實性的技術過于復雜，難以采用等。 

（四）電子文件的法律效力尚不明確

通常文件的法律效力都是與其載體相關來確定的，例如紙質文件、文件的縮微品等。電子文件由于沒有固定的載體。制定相應的法律認定條文就遇到很大困難。這也就是光盤、磁盤，磁帶及其他多種新型材料為載體的電子文件未能及時制定法律認定條文的原因。  

針對電子文件在歸檔管理上存在的問題的對策

面對大量的電子文件，檔案工作者不能消極等待，而必須積極行動，針對電子文件管理中的問題采取措施。以下是國內外對電子文件管理所采取的一些主要措施的歸納和介紹。

（一）檔案管理工作提前介入電子文件的運作和管理

各國的檔案管理工作一般都是與文件管理工作分開進行的。鑒于電子文件的特點，一些國家已開始采取措施，使檔案管理的要求向前延伸到文件管理工作中。例如，加拿大等國，按檔案工作要求制定的“文件保管期限表”，可以說就是考慮了檔案管理的要求從文件生成起建立起的文件檔案，并且編制了通用軟件包，實現了電子文件與紙質文件的統一管理。

我國檔案工作主管部門也在積極尋求對策，其設計中對策的主要目的是把目前的公文辦理和檔案保管的分段管理狀況，從對電子文件連續管理的角度統一起來，并提出符合檔案管理的原則要求，包括從電子文件的形成，運行到歸檔管理，應當由主管部門或負責人統一協調，指定專門機構或人員負責；在電子文件的形成，積累、歸檔、保管過程中，應及時登記設備環境，相關數據等，以保證電子文件歸檔的質量；生成電子文件的專用軟件必須一同歸檔；對已歸檔的電子文件的管理，應有嚴格的制度和有效的技術措施確保其信息的原始性、真實性和完整性；作為檔案長期保管的電子文件應與相同內容的紙質文件或硬拷貝一同歸檔；為確保歸檔電子文件的完整性和有效性，應當從電子文件形成起，就進行妥善的管理；定期把符合歸檔條件的電子文件信息聯機傳送，在計算機網絡上集中，并按檔案管理要求的格式存儲到可長期保存的脫機載體上；具有保密要求的電子文件，上網時必須符合國家或部門的規定，要有必要的安全保密措施。電子文件嚴禁上開放的網絡。

（二）相關標準的制定

由于電子文件涉及的技術環境較復雜，采用標準化的方法進行管理會更細致、周全、易于操作。我國也正在抓緊制定“CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求”和“電子文件歸檔及電子檔案管理方法”兩項標準，前者主要是對CAD電子文件的光盤存儲和保管進行規范。后者則是對公文類電子文件和電子檔案，從收集、積累、整理、歸檔、移交、保管、利用、統計等方面作出較細致的規定。 

（三）電子文件的分布式管理 

由于電子文件具有的特性，如果按傳統方法集中到一個檔案館，會產生許多難以解決的問題，如頻繁的設備更新耗費大量的資金使檔案館難以承受，而一旦設備落伍，將危及電子文件和電子檔案的有效性，再如網絡上可以實時進行電子文件的歸檔工作，而向檔案館的集中則必須定期進行，會降低效率、增加成本和產生一些漏洞，所以澳大利亞等國家在檔案法中規定“對于具有持久價值的電子文件，檔案館不要求部門將電子文件的載體送交檔案館保存。但當電子文件保留在產生它的部門時，應由檔案館對這些電子文件進行登記，并加以控制。”此方法被稱為“電子文件的分布式保管”。

目前我國對電子文件和電子檔案的分布式管理尚未認可，但在一些分布式的辦公自動化網絡中，對電子文件的實時歸檔方面也采取了類似的方式。

（四）使電子文件歸檔時改變結構，脫離原來的軟、硬件環境，以便長久保管

 針對電子文件的設備依賴性，一些國家采取了相應措施，使電子文件脫離了原來的軟、硬件環境，以利于長久的保管要求。例如，挪威承擔了北歐國家共同的“電子文件管理工具（TEAM）”項目的開發。該工具軟件包將數據庫文件以展開方式存儲，由于去掉了原數據庫復雜的索引結構，使電子文件保管時不再受原數據庫的條件限制，在日后需要使用這些電子文件時，可通過查詢語言檢索，只是效率較低，不過通過查詢語言檢索還可重建原始數據庫的邏輯結構。 

我國目前還未發現采用此類方法的嘗試，原因可能是我國幅員遼闊，情況較復雜，用一個軟件包對多種數據庫的電子文件進行展開處理非常困難。另外，被展開存儲的電子文件，能否不改變地恢復成原來的模樣，尚存在問題。 

（五）對電子文件法律效力問題的解決

目前對電子文件的法律效力問題還未有很明確的解決方法。但是，鑒于電子文件已經大量產生，不少國家對此問題作了規定，一般是以嚴格的管理程序保證電子文件的憑證作用。例如加拿大等國家規定，符合國家規定的管理程序產生的電子文件具有憑證作用。不過在實際案例的操作中，并不是所有的法庭都認可電子文件的憑證作用。 

目前我國對電子文件的憑證作用，還沒有很明確的規定。實際上是把這個問題包含在計算機信息系統的整體法律認定上，例如，具有法人資格部門的計算機系統產生的電子文件記錄應當對該部門的活動具有憑證作用。很多國家當前也是采用了這種對策。看來，這個問題的解決除了行政辦法外，還要依靠更加嚴格的技術措施才行。 

（六）對電子文件真實性問題的解決

由于電子文件可以隨時變換載體，或被不留痕跡地改動，所以為保證電子文件的真實性要采取專門技術措施。電子文件的形成、處理、收集、積累、整理、歸檔、保管和利用等各個環節，都有信息更改、丟失的可能性，建立并執行一整套科學、合理、嚴密的管理制度，從每一個環節堵塞信息失真的隱患，對于維護電子文件的原始性、真實性十分重要。例如，有的辦公軟件用電子印章或電子簽名的方法對電子文件進行簽發處理，還有的辦公自動化網絡中，可自動對每份電子文件的修改，存取，傳輸等任何操作都進行實時登記，以密碼形式存儲并有防刪改措施，從而為隨時印證該電子文件的來龍去脈提供完整、細致的查考信息。

五、結論

檔案的電子化管理，檔案信息數字化，是檔案工作中的一個新課題，它面臨一些不可回避的新問題，它是在檔案工作初步實踐中的一個新生物，雖然還存在一些有待解決的問題，但我們不能不承認，電子檔案的管理，在檔案現代化管理中不僅減輕了勞動程度，而且極大地提高了工作效率，隨著現化化進程的不斷深入，檔案管理軟件系統的不斷開發，電子文件檔案的管理將在現代的檔案管理工作中發揮出它應有的作用。

  總之，對電子文件和電子檔案的管理問題已經引起了很多檔案工作者的重視，有關的研究工作正在逐步深入進行，相信將會有更多的經驗產生。

   

參考文獻：

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[2] 《電子文件管理教程》人民大學出版社（馮惠玲主編）

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[6]《電子文件管理基礎》，丁海斌：中國檔案出版社，

出版時間：2002年版。

篇5

合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議。住房公積金管理中心（以下簡稱“公積金中心”）作為獨立的事業單位法人，在住房公積金的管理運作中往往需要以民事主體的身份對外簽訂各類合同。住房公積金合同管理是指公積金中心對以自身為當事人的合同依法進行訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止以及審查、監督、控制等一系列行為的總稱。

（二）住房公積金合同管理中存在的問題

1.各地公積金中心合同管理部門設置不統一

法治意識較強的管理中心設置了專門的法規部門，有專門的法規管理人員從事合同管理相關工作；有的雖然不設置法規部門但設立了法規崗位，崗位職責中包括合同管理，但同時還疲于應付大量行政工作，無法集中、專注地從事法律事務工作；有的甚至不設法規崗位，僅由一般工作人員負責合同的具體簽訂工作。

2.住房公積金行業尚未形成法律人才庫

目前全國各地公積金中心幾乎都有法律專業人員，但目前尚未對這股法律力量進行整合，也并未搭建一個培訓交流的平臺。一些公積金中心疏于對這些人員的法律知識培訓，這些人員由于平時的工作、生活與法律專業知識交集不多，導致原有法律知識的生疏，或出現知識老化、滯后的情況，從而實戰能力匱乏，難以適應住房公積金合同管理中不斷出現的法律問題。

3.法規管理人員和法律顧問尚未形成良性互動

目前的狀況是，法規管理人員的專業素養和實踐經驗比不上法律顧問，但法律顧問又不熟悉住房公積金管理業務。所以一個操作性強、工作效能高的合同管理法律風險管理體系，應該由住房公積金內部法規管理人員與外聘法律顧問共同組成。

4.合同管理缺乏系統性

合同管理較規范的公積金中心制定了專門的合同管理制度和相應操作規程來對合同進行管理，但很多的公積金中心缺少真正的合同管理，其管理僅停留在合同的起草和簽訂方面，一旦合同簽署后就疏于后續的管理評價，為以后產生嚴重的合同糾紛埋下了隱患。真正完整、系統的合同管理，應該是涵蓋合同準備階段、合同簽署階段、合同履行階段、合同后續管理階段，自始至終地關注并及時處理所有的相關法律問題，使法律風險損失降低至最小化的全過程、系統性的管理。

二、住房公積金合同管理中法律風險管理體系的建立

（一）形成合同管理工作機制

一是設置法規部門專門負責處理公積金管理中法律法規相關工作，不從事其他行政事務工作，保證工作的專一性。明確法規崗位的具體職責為依法行政、合同管理以及其他法律事務工作等。相關人員上崗條件需要有法律相關背景。

二是定期或不定期組織合同管理人員參加相關培訓。通過建立合同管理培訓長效機制來提高合同管理人員的業務技能，提升住房公積金合同管理水平，降低或避免可能發生的風險。

三是形成法規管理人員和法律顧問的良性互動。公積金中心要在選定律師時重在針對性強、能夠有效解決問題，而不是僅僅看律師是否大牌。法律顧問需要通過與法規管理人員的溝通和交流，了解公積金業務發展的情況和需要解決的問題。

（二）建立健全合同管理制度

合同管理制度中主要應包括以下幾個方面。

1.合同分類

根據公積金中心管理運作的實際情況，對住房公積金管理過程中對外簽訂的合同進行分類，以便有針對性的對各類合同進行管理。

2.分設部門

同時本著規范管理和權力制衡的原則，明確合同管理的部門及相應職責。可將合同管理部門分為承辦部門、審核部門、用印及歸檔部門、資金收支部門及監督部門。

（1）承辦部門是經濟合同的主要責任部門，對合同中涉及本部門的專業內容負責，主要職責包括：對合同項目進行可行性分析或論證；調查相對方主體資格、資信、履約能力和標的物信息；在授權范圍內參加合同談判；擬訂及修改合同，辦理合同簽署的相關手續；按約定的時間、地點和標準履行合同；保管合同及相關資料、建立相關臺賬和移交合同檔案。

（2）審核部門是法規處，主要職責包括：參與合同相對方的調查、合同談判；書面審查擬簽合同條款的合法合規性；合同的履行中涉及法律糾紛的，及時與法律顧問取得聯系并妥善處理；組織合同評價管理。

（3）用印及歸檔部門是辦公室，主要職責包括：對完成審核、審批流程的合同按相關規定用印；負責對蓋章后的合同設立臺賬進行管理并歸檔。

（4）資金收支部門是財務部門，主要職責包括：對合同中的資金收支條款進行審核并按合同約定和住房公積金財務管理相關制度進行相應操作。

（5）監督部門是監察部門，主要職責包括：對合同履行過程進行監督；對合同管理中出現的違紀、違規、違法問題進行調查處理并提出處理建議。

3.明確合同管理流程

可以將合同管理具體劃分為四個階段：合同準備階段，包括合同前期調查、談判、起草、審核等程序；合同簽署階段，包括合同簽訂、歸檔等程序；合同履行階段，包括合同履行、變更或轉讓、終止、處理糾紛等程序；合同履行后管理階段，包括合同監督、合同執行情況評價等程序。

4.制定合同管理操作規程

根據合同管理制度制定相應操作規程，明確各階段的具體操作步驟和關鍵風險點，同時創新合同管理模式，將合同管理分階段、全程采用電子化管理模式，充分利用信息系統對合同管理各個環節進行控制，規范合同管理，提高合同管理效率。

（三）提高合同管理水平

除了形成合同管理工作機制、建立健全合同管理制度，還要提高合同管理水平，具體到實踐操作中就是要注意合同管理各階段的法律風險防范。

1.合同生效前的法律風險防范

（1）合同策劃風險

指在合同策劃階段存在的不能滿足住房公積金管理目標的可行性風險。對于合同策劃風險的主要控制方法：一是對合同項目進行可行性分析或論證；二是合同審核人員及時掌握本市政府采購目錄及標準，以便在進行合同審核時進行比對檢查；三是在合同管理制度中明確規定為了回避政府采購，將金額較大的合同拆分為金額較小合同的責任追究。

（2）合同調查風險

指在合同調查過程中對被調查對象做出不當評價的風險。要控制這類風險，一是要提高合同管理人員的專業素質和責任心，在充分收集相關證據的基礎上做出恰當的判斷；二是充分調查合同對象的履約能力和商業信譽。

（3）合同談判風險

指在合同談判過程中忽略了重大問題或在重大問題上做出不當讓步的風險以及談判策略泄密的風險。控制合同談判風險的主要方法：一是組建一支結構合理的談判團隊，談判團隊中除了有經驗豐富的業務人員外，必要時還應當有相應的財務、審計、法律等方面的人員參與談判；二是盡可能地爭取后履行義務，從而為交易安全提供更多的保障；三是在整個過程中，強調并做好保密工作。

（4）合同審核風險

指在合同審核過程中沒有發現或糾正合同不當內容和條款的風險。控制此類風險的主要方法：一是提高合同審核人員的專業素質，注重此類人員的崗前培訓和知識更新培訓；二是制定合同審核操作規程；三是實施合同管理責任追究制度等，劃分合同承辦部門和審核部門的責任。

（5）合同簽署風險

指正式簽署合同過程中存在不當行為的風險。控制此類風險的主要方法：一是每年進行法人授權，嚴格劃分合同的簽署權限，嚴禁超越權限簽署合同；二是加強對相對方人權限的審查，比如查看對方有無委托授權書，確定人的權限是否合法有效；三是明確合同印章管理部門和責任，確保只為符合合同審批流程的合同文本加蓋合同印章；四是采取恰當措施，防止已簽署的合同被篡改，如在合同各頁碼之間加蓋騎縫章等。

2.合同生效后的法律風險防范

（1）合同履行過程中的風險

指在合同履行過程中存在的風險，主要表現為違約風險，即沒有按照合同的約定履行義務。控制違約風險的主要方法：一是在合同中明確并細化違約責任；二是合理使用抗辯權分散風險、降低損害程度；三是通過對合同所涉及的各類法律規范依據的運用以及保留足夠證據控制違約風險；四是通過合理運用繼續履行、采取補救措施或者賠償損失的替代責任，將合同損失降到最低。

（2）合同變更或轉讓風險

指在合同變更或轉讓過程中存在的風險。控制此類風險的主要方法：一是通過制定合同管理制度明確規定合同變更或轉讓的審批流程；二是合同變更或轉讓的內容和條款必須與當事人協商一致且進行書面變更；三是注重對合同變更或轉讓過程中相關證據的保存。

（3）合同終止風險

指在辦理合同終止手續過程中存在不當行為的風險。控制此類風險的主要方法一是在合同中明確提前解除或終止權；二是通過制定合同管理制度明確規定合同終止的相應審批流程。

（4）合同糾紛處理不當的風險

指在處理合同糾紛過程中存在不當行為的風險。控制此類風險的主要方法：一是通過制定合同管理制度明確規定合同糾紛的處理辦法和相應審批流程明確各類合同管理人員在合同糾紛處理中的責任；二是充分收集對方違約的證據，尤其在主動解除合同的情形下，要避免因處理不當，反而被證據顯示成為自己一方違約；三是在違約責任與侵權責任競合的情形下，合理地選擇訴權予以適用，以更好地保護自身合法權益。

（5）合同后續管理中的風險

指在合同履行完畢或終止后管理過程中存在的風險，主要包括以下幾種情況。

合同歸檔保管的風險是指在合同歸檔保管過程中存在的風險。這種風險主要包括合同丟失；合同被泄漏等。控制此類風險的主要方法：一是通過制定合同管理制度明確規定合同歸檔管理人員及相應責任；二是對合同保管情況實施定期和不定期的監督檢查。

合同執行情況評價風險是指在合同執行情況評價中存在的風險。這種風險主要包括：合同簽署后疏于后續的管理評價；合同評價范圍和標準不科學，導致評價過程未能突出重點，評價流于形式等。控制此類風險的主要方法：一是制定合同執行情況的評價制度；二是建立合同執行情況評價的操作規程。

篇6

總則

1.1

根據股份公司現行制度，結合酒店公司特點，制定工程成本類合同管理制度。

1.2

適用范圍：本節經濟合同管理規定適用于工程承包合同、貨物采購合同和技術服務合同。本規定不適用于：酒店管理公司管理合同、各酒店外租區租賃合同、開辦費涉及的所有合同、人力資源涉及到的所有合同，這些合同或協議按特定的程序申報。

1.2.1

工程承包合同包括：工程承包、工程技術服務、酒店翻新改造之工程承包、各酒店項目部或各酒店項目公司辦公用房房屋裝修、新建及拆改等。

1.2.2

貨物采購合同包括：工程材料設備采購、酒店翻新改造之材料設備采購。

1.2.3

技術服務合同包括：可研分析、勘察設計、規劃設計、室內設計、造價咨詢等顧問類，檢測、面積測繪、宣傳推廣、模型制作等服務類。

2

合同辦理

2.1

合同起草

2.1.1

金額在2萬元以上的業務事項應事先簽訂合同，直接委托合同由直接委托辦理部門負責起草，經招標確定合作方的合同由招標經辦部門負責起草。

2.1.2

金額在2萬元以下（含）的業務事項可不用簽訂合同，但應參照股份公司管理制度中零星采購和緊急采購程序處理。

2.2

合同談判

所有經濟合同的談判，至少有二個部門的二名以上經辦人員參與談判。成本控制部必須參與所有經濟合同的談判。

3

合同審批及簽訂

3.1

合同簽訂的主體：

3.1.1

工程承包、貨物采購合同由酒店項目部或酒店項目公司工程部辦理。

3.1.2

技術服務合同由酒店公司設計部辦理。

3.1.3

造價服務合同由酒店公司成本控制部辦理。

3.2

合同資料的報備：

3.2.1

合同簽訂后，由合同經辦人員將合同簽訂相關檔案（包括申請單、審批單、報價單、合同文本及各審批人審批意見的電子版原件等）的完整資料上報酒店公司成本控制部。

3.3

未成立酒店項目部或酒店項目公司的合同由酒店公司本部相應部門代為辦理，股份公司法務部代為審批法律意見。

3.4

審批程序

3.4.1

股份公司經辦的酒店第一類招標（采購）合同按股份公司管理制度執行。

3.4.2

酒店公司經辦的第二類招標（采購）、地方類招標（采購）及直接委托合同，逐級報酒店公司總經理審批執行。

4

經濟合同的履行

4.1

合同管理責任部門：

4.1.1

工程承包、貨物采購、監理合同：所屬酒店項目部或項目公司。

4.1.2

造價咨詢合同：酒店公司成本控制部。

4.1.3

各項目設計服務類及酒店技術服務類合同：酒店公司設計部。

4.1.4

酒店項目施工圖設計服務類合同：酒店項目部及酒店項目公司設計部。

4.1.5

合同管理責任部門的負責人是負責合同履行的主要責任人。

4.2

合同臺帳建立：

4.2.1

工程承包、貨物采購、造價咨詢及監理合同臺帳：所述酒店項目部或酒店項目公司成本控制部負責建立。

4.2.2

設計服務類及酒店技術服務類合同臺帳：酒店公司設計部負責建立。

4.2.3上述合同臺帳每月25日報酒店公司成本控制部審核后、由后者統一報股份公司成本控制部備案。

4.3

股份公司所屬項目公司財務部負責建立非前述合同臺帳，跟蹤監督非前述合同執行情況，并于每月月底將該臺帳電子版通過企業OA系統提交給酒店公司成本控制部存檔備案；各業務經辦部門應配合收集、整理和及時提交非前述合同執行的相關資料。

4.4

前述合同執行過程中、以及完畢后，合同管理責任部門應依據《供方履約評估指引》的規定進行合同執行評估，經酒店公司成本控制部審核后報股份公司成本控制部備案。

5

合同檔案管理

5.1

合同簽訂后，股份公司所屬項目公司財務部、酒店公司成本控制部、酒店公司檔案管理部門（即含各酒店項目部和各酒店項目公司行政部檔案員，下同）必須留存一份原件（正本或副本），其他部門需要留存合同的，由酒店公司檔案管理部門提供復印件。

5.2

篇7

二、基層央行合同管理中存在問題的原因分析

篇8

一、研究意義

生產檔案作為基層研究所產品科研生產過程中的真實記錄，不僅代表著產品生產過程的歷史，也代表著我們單位生產運營的歷史過程，更是促進我們單位事業持續有效發展的重要依據。生產檔案管理工作已成為基層研究所基礎性管理工作不可或缺的一部分，做好基層研究所生產檔案管理工作意義非凡。

二、檔案相關定義與分類

（一）定義

檔案是指企業在研發、生產、經營和管理等活動中形成的具有保存價值的各種形式的文件。

檔案是指反映企業在研發、生產、服務、經營、管理等各項活動和基本歷史面貌的，對本企業各項活動、國家建設、社會發展和歷史研究具有利用價值的文件材料。

本文所指的檔案是橡膠與密封研究所批量或小批量生產密封劑、橡膠膠料和橡膠制品以及非金屬試驗室檢測過程中形成的、具有保存價值的合同、原材料質量證明、生產流程卡、生產記錄、檢測記錄等具有保存價值的文件材料。

（二）分類

目前基層研究所涉及檔案按檔案性質分，可分為科研生產檔案和產品生產檔案；按體系劃分，可分為質量體系檔案、宇航體系檔案、實驗室體系檔案，本文研究的是產品生產檔案和非金屬試驗室檢測記錄。

三、目前基層研究所檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案意識薄弱

生產檔案管理作為基礎性管理工作往往引不起高度重視。一般情況下，基層研究所大部分人員致力于科研、生產的發展工作，生產檔案工作最為基礎性管理工作，往往不受重視，認為檔案管理工作可有可無，這樣容易導致歸檔不及時甚至檔案缺失的問題。

（二）檔案管理缺乏有效培訓體系

目前基層研究所從事檔案管理工作的均是兼職人員，絕大部分沒有專業的檔案管理知識背景，且人員流動性較大，而歸檔任務繁重，往往都是進行簡單的檔案管理過程培訓，沒有統一的檔案管理相關知識培訓，對于檔案收集人員往往存在檔案收集不全、整理不到位的問題，對于檔案管理人員容易存在歸檔資料檢查不全面、歸檔流程不清晰的問題。

（三）信息不對稱

基層研究所目前歸檔范圍主要包括生產檔案和試驗室檢驗檔案，生產檔案一般依據合同歸檔，兼職檔案管理人員對實際應歸檔數量和合同履行率情況不了解，缺乏統一的信息檢索平臺，只能電話或郵件實時告知及時歸檔，對于實際應完成情況無法考核，這樣容易導致部分合同未歸檔的情況。

四、如何做好基層研究所檔案管理工作

（一）加強領導和員工重視程度

要想持續做好產品檔案管理工作，必須提高領導和員工意識，領導的重視程度直接決定了檔案管理工作的地位。首先，可以成立基層研究所檔案管理小組，由研究所領導為組長，兼職檔案員和各班組長為組員；其次，檔案管理小組對每年檔案管理工作進行部署，年初有計劃、年底有總結，每季度各班組根據實際合同任務進行檔案管理工作總結，并根據獎懲制度進行考核，提高檔案管理工作的重要性；第三，定期組織各班組歸檔人員的溝通交流會，讓從事檔案管理工作的人員感受到該項工作的重要性和價值性，同時也能就實際檔案管理工作中遇到的問題進行交流，切實提高檔案管理從事人員的工作積極性和工作熱情；第四，落實檔案管理工作相關考核激勵制度。通過考核激勵，不僅能夠起到約束作用，同時也能有效調動員工的主動性，提高工作成就感。

（二）建立檔案管理工作培訓體系

基層研究所檔案工作細致、繁瑣，檔案管理工作人員的素質和業務水平在很大程度上決定了檔案管理工作的質量和效率，針對目前基層研究所檔案管理工作人員的設置情況，建立一個有效的培訓體系至關重要。首先，加強崗前培訓。基礎研究所人員流動性大，但交接工作未必做到及時有效和全面，因此對于從事檔案管理工作的人員必須進行崗前培訓，讓其熟悉檔案業務流程。第二，加強檔案管理知識（業務）培訓。這個不僅要針對兼職檔案人員，也要對全員進行宣貫，檔案主管部門可以定期對基層研究所兼職人員進行相關知識培訓，拓展兼職檔案管理員的理論知識和業務水平，同時由兼職檔案人員對其研究所各部門兼職歸檔人員進行知識宣貫，分層逐級提高全員檔案管理意識。第三，不定期組織向外單位先進檔案管理部門學習，了解先進檔案管理經驗和做法，并結合自身工作思考借鑒之處。

篇9

【關鍵詞】

公文歸檔；制度；范圍；時間；質量；要求；歸檔

歸檔是檔案的主要來源，也是機關文書工作的最后一步，同時是檔案工作的起點，為了保證歸檔文件的完整，制定了相應的歸檔制度。有很多法規性文件均對歸檔制度做了明確規定，所有立檔單位必須遵照執行。文件的歸檔工作包括歸檔的時間、范圍和歸檔文件的質量要求。

1 公文的歸檔范圍

歸檔范圍是指已辦理完畢的文件材料應歸檔及不應歸檔的范圍，一般來說，文件反映本單位工作活動，有一定保存價值的文件材料都應該在歸檔范圍內。根據相關文件規定，機關的文件材料主要指的是機關在自己工作中形成的各種文字記錄，一個機關需要歸檔的文件材料，是由以下四個部分組成的：（1）機關在工作活動中主要體現機關主要職能的，反映機關歷史面貌的，對本機關以后發展及生存具有研究價值和利用價值的文字材料；（2）機關在本職工作中對國家、集體和人民的權益有一定促進意義的憑證類的文字材料，這類材料歸檔后具有影響作用。（3）機關在工作活動中體現出是在執行上級規定的文件材料，以及同級和下級報送的重要文件的執行情況的文件材料，為以后工作提供依據。（4）除上述文件材料外，還有一些材料對于本機關以后的工作具有查考價值的文件材料也在歸檔范圍之內。

確定好文件材料歸檔范圍后，所有需要歸檔的文件材料，要依據相關的規定向檔案部門進行移交，做到有價值的文件材料進行集中統一管理，適時進行歸檔。在檔案歸檔過程中，個人沒有權力把檔案歸為已有，也沒有權力拒絕應歸檔的文件材料進行歸檔。

為做好文件歸檔工作，各歸檔單位要遵照以上的規定，根據本機關的實際情況，確定本機關的文件材料歸的范圍和歸檔文件的保管年限，并通過檔案管理的審查后嚴格執行。

機關在確定歸檔范圍時還應注意以下幾點：（1）在電子文件進行歸檔的時候要把電子文件的元數據、背景信息等一些相關資料都要做到相應歸檔。（2）在紙質材料歸檔的過程中，一些文件的發文稿紙以及文件處理單要和正式文件一起進行歸檔。（3）多個機關聯合行文或聯合召開會議時形成的文件材料應由主辦單位歸檔文件的原件，其它單位歸檔形成文件材料的復印件。（4）有關刊物、簡報、圖書等一般性參考資料原則上不立卷歸檔，而應單獨存放。（5）一個部門的文書檔案和科技檔案應分別歸檔。

2 公文的歸檔時間

歸檔時間是指文書處理部門和業務部門將需要歸檔的公文向檔案部門移交的時間。按照1983年4月中央辦公廳和國務院辦公廳的《機關檔案工作條例》規定：“機關文書部門或業務部門一般應在第二年上半年向檔案部門移交檔案，交接雙方根據移交目錄清點核對，并履行簽字手續。”對于某些文件、特殊文件、保密文件或分散的單位文件，為了便于實際工作的查考利用，也可適當延長歸檔時間。另外，電子文檔的歸檔時間較為靈活，如果采用邏輯歸檔的方式，應實時進行，如果采用物理歸檔方式，則可以按照紙質文件的歸檔時間定期完成。

因此，歸檔時間的確定，應以各種文件材料的形成特點及規律為依據。正確規定歸檔時間，對維護檔案完整及業務部門和檔案室工作的順利進行都有重要的意義。歸檔時間規定過短會影響文件在機關日常工作中的使用及檔案室其他工作的開展；反之，定得過長容易導致文件散失和損壞，會增加業務部門的負擔。

3 歸檔案卷或文件的質量要求

根據《機關檔案工作條例》、《歸檔文件整理規則》等有關文件的規定，檔案室一般不接收未經整理的零散文件材料。對歸檔案卷或文件的總的質量要求是：在歸檔文件材料中要保持各文件之間的聯系，同時不能破壞文件材料形成的特點和規律，不同價值的文件要區別歸檔，方便檔案部門的利用和保管。在實際工作中應做到以下幾點：

（1）歸檔文件必須齊全、完整。凡是在職能活動中形成的對今后有查考利用價值的文件材料，均應收集歸檔。歸檔文件的種類、份數及每份文件，均應齊全完整。

（2）遵循文件的形成規律和特點，層次分明。在立卷時應當將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件分別組在一起，不得分開；一個項目的材料，要把項目從立項到結束形成的材料組在一起，準確地反映企業生產、科研、基建和經營管理等各項活動的真實內容和過程，盡量做到一事一卷。

（3）區分不同價值的文件，分別組卷。在組卷過程中盡量歸檔文件不同的保管期限分別組卷，以便初步劃定保管期限，日后向檔案館移交，防止拆卷重組問題的產生。

（4）卷內文件材料應保持彼此之間的有機聯系，系統排列。有相關聯系的文件要按照順序排列在一起，如正件在前，附件在后；批復在前，請示在后；涉及會議的材料要按照時間順序進行排列；會議文件按文件的重要程度排列；一般工作形成的材料，結論性的文件在前，依據性的文件在后；產品銷售合同應按問題單獨組卷，再按供貨時間依序排列；上級政策性規定的普發文件按問題單獨組卷，卷內文件依其重要程度排列。科技文件的排列按照國家標準GB/T11822-2000《科學技術檔案案卷構成的一般要求》執行。

（5）對于跨年度文件材料的組卷和排列。除產品、項目、設備、儀表、基建項目檔案外，不同年度的文件不能放在一起立卷。跨年度的請示與批復，放在批復年度立卷；沒有批復的放在請示年度立卷；跨年度的規劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議放在會議開幕年度立卷。

篇10

世界首座“懸索+塔樓”景觀橋揚州萬福大橋位于市區新萬福路上，是揚州市區首座雙層大橋，橋寬22米，上層行車為機動車道，下層供非機動車和行人通行，實現人車分離。建造過程中，本項目租賃了汽車吊、塔吊、浮吊、半掛車等眾多起重設備和運輸設備。機械管理部門經深思熟慮，決定以機械租賃合同管理為抓手，超前、規范、嚴謹的開展各項工作。

1合同簽訂環節

1.1熟悉資料，仔細調研

首先進場后應第一時間熟悉施組、施工調查報告、營銷交底、項目管理策劃書等重要資料，對整個項目過程需求設備的規格型號、數量做到有的放矢。其次多方調查資源，確定設備來源，或內租或外租或自購或分包隊伍自帶。最后編制《項目總體性機械需求計劃及成本預算表》。

1.2合作伙伴，優先考慮

經過眾多項目的篩選，公司機械管理部門建立了《合格租賃供應商名單》。首先應與名單中的合適單位取得聯系，優先使用，其好處有三：（1）大大減少了尋找租賃資源的時間，提高了效率；（2）長期合作伙伴，有過合作經歷，對項目各項工作的適應性強；（3）可降低使用成本，減少資金支付比例。例如萬福橋租賃了浙江永安工程機械有限公司的振動錘，在項目需要時隨時進場，無需提前支付押金；租賃了陽新縣榮興信息咨詢服務部的平板駁，價格即合理又能保證24小時作業；租賃了之前合作過的25T汽車吊，月租單價為2.6萬（2個司機）。建議在公司層面，按地理區域劃分，壯大合作伙伴隊伍，及時更新《合格租賃供應商名單》。

1.3集中租賃，效益凸顯

萬福橋前期棧橋、水中墩施工共使用2臺50T履帶吊、2臺80T履帶吊，是首個在公司試行機械設備集中租賃的項目，通過公司集中招標確定供應商和租賃單價、項目簽訂合同和日常管理的集中租賃模式，使50T履帶吊月租單價控制在3.8萬（市場價4.5萬）、80T履帶吊月租單價控制在6萬（市場價6.5萬）的價格水平，以預計使用5個月計算，節省租費12萬，還不包括操作司機集中管理、資金支付、管理協調方面的收益。

1.4外拓資源，降低成本

萬福橋受廖家溝內河橋梁凈空的限制，全回轉浮吊無法進入施工水域。經項目部和公司機械管理部積極溝通，經多方尋找資源和租賃比選，租賃了一臺50T浮吊和80T浮吊，前者月租單價7.4萬（包括振動錘、發電機組），后者月租單價12萬，均為局指導價的一半，大大降低了機械租賃成本。

1.5合同范本，積極采用

公司范本合同，內容全面，雙方權利義務清晰，違約條款明確，因此我項目所有租賃合同均采用了公司范本合同，有效的規避了合同風險。

1.6公司授權，規范齊全

根據公司規定，本項目需兩級評審的合同均按要求進行了項目部評審和公司評審，經公司職能部門審核，單項授權后簽訂合同。通過層層合同把關，努力做到合同內容的完整性。

2合同履行環節

2.1重視租賃單價

嚴格控制機械租賃單價，通過多種途徑、多種方式，從源頭上做到低于局指導價和市場價格。

2.2重視租賃期限

因有些設備租賃期限較長，甚至超過1年或2年。在期限未知的情況下，應在合同中明確相應單價的租賃期限。如萬福橋80T浮吊合同中規定“租賃期限6個月內，租賃單價：壹拾貳萬元/月(￥：120000元/月)；超過6個月，從第7個月起租賃單價壹拾壹萬元/月(￥：110000元/月)。”

2.3重視司機數量

根據以往經驗，較多設備均要配備2名操作司機，滿足24小時作業的要求。在工程前期，確實也需要2名司機上崗，但在項目中后期隨著項目工作強度降低、工作時間減少，配備1名司機也可滿足施工要求，但仍按2個司機的費用支付租費。因此，萬福橋租賃的13m貨車在合同中就明確了1個司機和2個司機兩種租賃單價。

2.4重視資金支付比例

根據本項目施工合同“季度結算、過程支付比例為55%”的資金支付情況，首個向出租方提出了“結算后次月90日內支付上月結算金額的60%”的相應條款，經過耐心溝通，本著“長期合作、互惠共贏”原則，出租方均同意了此條款，這樣大大降低了項目的資金壓力，從合同上保持了機械租賃隊伍的穩定。

2.5重視發票

以往租賃合同中僅明確了含稅價多少或者規定出租方提供等額發票。至于提供什么種類的發票，是增值稅發票還是普通發票，是租賃發票還是運輸發票，很模糊。因發票的種類和稅點不同，就會出現出租方隨意開具發票，或者和當初簽訂的合同當事人名稱不一致，或者發票種類錯誤，對以后的付款、審計帶來系列問題。因此，在合同談判中，應和財務部門積極溝通，在合同中明確發票種類。

2.6重視安全環保

萬福橋靠近水源保護區，避免油污污染一直是業主擔心的問題。因此在合同中明確了船舶出租方需配備垃圾筒、吸油氈、木屑、棉紗及相應的違約條款等。

2.7重視燃油管理

萬福橋對通用機械設備（如履帶吊）合同范本作了補充條款：“乙方必須嚴格遵守甲方的燃油使用規定，如甲方發現乙方人員有盜賣甲方燃油或其它材料，甲方有權要求乙方賠償損失并承擔2倍月租金的違約金，且有權向司法機關舉報。”

2.8重視日常管理

萬福橋對通用機械設備（如履帶吊）合同范本作了補充條款：“乙方操作司機應認真、及時填寫《機械運轉手冊》和日常工作簽單，甲方機管人員在每月檢查中如發現上述記錄不規范或不及時，可在每月結算中扣除500元。”和“因甲方工期緊張，乙方除必要的休息時間和維修時間外，應滿足24小時工作制。”

3合同歸檔環節

3.1合同存檔應規范有序

無論是兩級評審的合同還是項目部單獨評審的合同，均應有合同編號。編號應不斷號、不重號，按合同編號有序排放，并建立合同臺賬。

3.2合同原件需妥善保存