檔案全流程管理模板(10篇)

導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案全流程管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

篇1

    一、商業銀行運用內審經驗，開發計算機模型

    在該步驟主要運用的審計技術是審計重要性水平的測定（可結合PPS抽樣）和審計分析程序。運用的計算機技術主要是計算機編程。該步驟依據“持續審計”的定義來確定“相關被審計事項發生”的情況。下面結合實例進行分析。

    1.重要性模型。設計該模型主要考慮內審人員對于行內開展的各項業務重要性水平的認定，重要性水平可以設定為必審項和審計項兩類。第一類必審項重要性水平，比如內審人員認為單筆超過一千萬元的集中采購項目為重要且必須要審計，那么“集中采購子模型”就可以設定一千萬元為閾值，對于單筆集中采購項目標的超過一千萬元的，就可以自動篩選出來，持續審計流程系統將生成“及時審計任務單”，分配任務后，由內審人員全程跟蹤該集中采購項目，最后形成審計報告。第二類抽樣審計項重要性水平，可以結合風險控制重要性水平進行設計，設計后由計算機輔助進行PPS抽樣，確定具體的審計事項。比如“大額個貸重要性模型”的設計：風險控制要求，同一身份證號的客戶發生的所有個人住房貸款、消費貸款、助業貸款等，單筆或累計超過50萬元的，都需要兩個專職貸款負責人審批，且在設計“大額個貸重要性模型”時可將閾值設定為50萬元，該模型可以每周、每旬、每月運行一次，具體運行頻次由持續審計計劃決定，這樣確定的貸款可能有很多筆，因此，在設計“大額個貸重要性模型”編程時，編入計算機輔助PPS抽樣相關程序。

    2.審計經驗模型。設計該類模型的總體思想是：將銀行的案件、審計發現以及審計經驗，轉換為數據信息疑點，或者直接定位差錯。例如，疑似假個貸模型——同質子模型的設計主要是運用Match函數。不同的借款人客戶信息相同.如同一樓盤或汽車經銷商，有多個不同借款客戶為同一單位：多個客戶的聯系電話、個人貸款對賬單地址、家庭月收入、本人月收入相同；同一樓盤或汽車經銷商，三筆以上貸款連續拖欠期數相同：多名借款人是銷售商或員工；多筆貸款（不同客戶）還款來源于同一個人賬戶；多筆貸款（不同客戶）發放后轉入同一單位（非房地產公司、汽車經銷商）或個人賬戶。上述都是反常情況，有可能是假個貸.而上述情況是內審人員審計出假個貸或者是假個貸案發之后所總結出的假個貸數據特征。該子模型的設計思路是：比對客戶貸款信息，找出不同客戶的相同信息，從而找出高度同質性貸款，即疑似假個貸。

    該類模型是分析程序在內審中通過計算機程序運行實現，分析程序概念不再描述，主要是要找到“反常”數據（疑點）。分析程序還可以實現差錯的直接定位，比如“個人信貸資金流向投資市場模型”的設計思路：比對客戶發放貸款賬號與客戶本人及其密切關系人的證券、基金賬戶，在貸款發放之后兩賬戶的資金變化情況。該模型是信貸資金流向子模型，通過該模型，內審人員可以定位差錯，比如發現客戶A，發放貸款后10日內，將貸款全部轉至客戶A名下的證券賬戶。

    二、開發持續審計流程管理系統

    筆者認為持續審計流程管理系統應包括以下模塊：計算機模型及管理、任務管理模塊、電子審計工作底稿及報告模塊、質量控制復核模塊以及系統管理模塊。將持續審計流程管理系統與各業務系統、核心賬務處理系統進行對接，審計項目數據每日日結后，持續審計流程管理系統接收各業務系統、核心賬務處理系統數據，運行計算機模型，生成審計任務，任務分派后審計人員在電子審計工作底稿及報告模塊錄入相關審計證據、審計工作及審計報告，完成審計工作后，電子流任務交至質量控制系統復核。系統管理模塊主要是復雜系統的維護以及內審人員的權限配置。

    以“集中采購子模型”進行說明。計算機模型已開發出持續審計流程管理系統下的“計算機模型及管理模塊”已加載了該模型，且持續審計流程管理系統與本行的“集中采購管理系統”已對接，每日接收集中采購管理系統的數據，運行“集中采購子模型”，發現有無單筆超過一千萬元的集中采購項目。該項目的流程狀態是“立項通過”，如果符合，則將相關信息形成審計任務，內審分派崗位登錄該持續審計流程管理系統，在“任務管理模塊”下的“待分派審計項目”中可以看到，并進行分派；相應的內審人員登錄系統在“任務管理模塊”下的“待辦審計項目”中看到任務，接受該項任務，就可以在電子審計工作底稿及報告模塊錄入相關信息，完成之后按程序提交，任務將發送至內審質量控制部：質量控制工作人員登錄該系統，在“質量控制復核模塊”下的“待復核項目”中看到需復核的任務，并調閱審計工作底稿和審計報告：質量控制復核完成提交后，整個內審流程結束。

    開發持續審計流程管理系統運用的主要是流程管理理論，它通過計算機編程來實現審計業務的電子任務流程，其效果不僅使得內審的效率和質量有顯著的提高，而且也方便考核內審人員的工作效率。

    三、內審人員按照持續審計任務開展常態化及時審計

    在這個環節，內審人員登錄持續審計流程管理系統，在任務管理模塊下的“侍辦審計項目”中看到任務及其生成過程。與傳統內審不同的是，持續審計可以實現常規化及時跟蹤審計。如果商業銀行將柜面會計憑證、個人貸款檔案、公司類貸款檔案等會計憑證及資料電子化，形成電子檔案數據庫，內審人員就可以做到足不出戶進行審計。“待辦審計項目”接受任務后，持續審計流程管理系統賦予內審人員臨時權限，臨時權限用于遠程登錄電子檔案數據庫，獲取相關的資料。內審人員進行事后審計時，除非認為必須去業務經辦所在地實地查證，否則可以不下現場，從而可提高審計效率。紙質資料電子化主要是掃描等影像技術的運用、計算機輔助開發程序支持數據庫的建設以及查詢等功能的實現。

篇2

山東省檔案館在山東省數字檔案館項目的建設中，以數字檔案館建設帶動電子文件中心建設，探索出了一種電子文件中心緊密結合數字檔案館整體共建的建設模式：電子文件中心通過政務網與各機關檔案室直接連接，匯集各個部門的電子文件；電子文件的管理以傳統檔案業務管理的成熟理論、技術、方法為指導，同時認真分析電子文件的特性，制定電子文件管理的相關標準，保證電子文件管理的科學，有序。電子文件到達進館年限后移交到數字檔案館，成為電子檔案，保證了電子文件、電子檔案的延續性；電子文件中心與數字檔案館在流程、標準、技術、軟件設計、硬件配置等方面相互銜接，相互匹配，兩者緊密結合，整體共建。

標準先行，項目同步建設，走出了一條標準指導實踐，實踐完善標準的模式

標準化在信息化發展中具有舉足輕重的作用。在具體實施山東省數字檔案館項目之前，山東省首先制定了《山東省檔案目錄數據采集規范》、《山東省數字檔案館建設規程》、《山東省數字檔案室建設規程》、《山東省電子文件歸檔管理暫行辦法》等地方標準和規定。為保證項目的科學性、規范性，又制定了《山東省檔案館管理系統功能和技術要求》，《山東省檔案局網站管理辦法》、《山東省電子公文元數據標準(草稿)》等省館標準。這些標準為本項目的開展打下了堅實基礎。在項目開展以后，為做好省市檔案館、檔案館室之間的互聯工作，又制定了《基于Web Service技術檔案數據互聯互通接口標準(草稿)》。在利用標準指導實踐的同時，也在實踐中進一步完善了標準。

以科學發展觀為指導。開發具有自主知識產權的關鍵技術，實現了自主創新、自主研發的可持續發展的開發模式

本項目的目標是建立一個將電子文件、檔案業務工作流程和日常工作流程完全納入的綜合性管理系統，并結合電子政務發展的趨勢，能夠實現省市縣檔案館之間和省直館室之間的數據互聯互通，是一個集電子文件管理系統、檔案管理系統、辦公自動化和網站管理系統于一體的綜合管理系統。這一系統涉及面廣，有許多領域的關鍵技術不為我們所掌握。如果完全購買公司的技術，那么日后系統的升級、維護將依賴提供該技術的公司，并且，公司服務到期后關鍵技術方面的支持將會成為非常嚴重的問題，同時，在檔案數據的維護方面也存在安全性問題。為解決上述問題，山東省檔案局技術處和濟南澤信達科技有限公司(原山東省檔案科學技術研究所)以科學發展觀為指導，集中力量，群策群力，對關鍵技術進行了科技攻關。通過工作人員的不懈努力，最終研制出了具有自主知識產權的ZXRS搜索引擎技術，在關鍵技術方面做出了創新。同肘，又采用了數據傳輸過程中的加密技術、省市(館室)檔案數據的互聯互通技術兩種新技術，在應用方面也做出了創新。通過兩個創新――技術創新和應用創新，解決了在關鍵技術方面對公司的依賴性。系統完全自主開發，開發過程中系統研發人員與業務人員及時、充分的溝通，大大有利于系統的實施，開發出的系統完全符合檔案業務需求，并且以后系統的升級、維護完全由自己的人員進行，解除了公司到期后不服務的問題，走出了一條適合山東省檔案館發展的模式，實現了軟件開發的可持續發展。

制定省市縣(區)、館室檔案數據互聯互通標準，創造了異構結構網絡環境下互聯互通的模式。建成國內首家省域異構結構數字檔案館

依托政務網，建成在全省范圍內異構結構網絡環境下的分布式檔案數據庫，建成國內首家省域異構結構數字檔案館，是本項目的一個目標。近年來，山東省各級檔案館都在大力推進信息化建設，但總體看來，現有系統中，檔案部門之間以及檔案館和檔案室之間信息和系統銜接不緊密，各類信息系統相對獨立，信息匯總能力弱，信息孤島、重復建設、資源浪費等問題比較突出。這些問題是當前山東省檔案信息化建設中的共性問題。而檔案部門在“加強政務信息資源開發，健全政府信息資源管理和公開制度，積極開展公共信息服務”新形勢下，建立省市縣之間和館室之間數據共享的機制、建立覆蓋全省的檔案信息利用體系已經是大勢所趨，但是鑒于檔案管理軟件的這種現狀，要求各級檔案館和檔案室放棄現在使用的檔案管理軟件，使用全省統一的軟件很不現實。為此，按照科學發展觀的要求，在保證全省檔案部門以前的信息化投入，不改變全省檔案管理軟件使用現狀的情況下，我們提出在全省制定一個統一的與平臺無關、與語言無關的檔案信息共享技術標準，使基于不同平臺的檔案管理軟件實現系統之間的數據共享，在邏輯上將所有聯網單位提供的共享信息集中到了一個數據庫中，建成所有聯網單位全部共享信息的數據庫。由于各個單位所使用的數據庫不同、數據庫中的表名、表中的字段名也都不盡相同，為解決這個問題，我們考慮采用中間件的方式，由中間件負責與聯網單位的數據庫進行交互，中間件對外提供一致的接口，這樣就解決了名稱不一致的問題。基于這種思路，我們制定了《基于WebService技術檔案數據互聯互通接口標準(草稿)》，并研制開發了相應的中間件。在各個聯網單位安裝中間件后，檔案利用者只需登錄一個已經采取這種方式的聯網單位的網站，就可以查詢到全部聯網單位所提供的信息。通過這種方式，山東省檔案館已經成功實現了與市縣區檔案館、省直館室之間異構結構網絡環境下的數據共享。現在，只需要登錄山東省檔案館政務網的網站，就可以查詢到已經聯網的市縣區檔案館和機關檔案室的檔案目錄信息，基本建立了全省范圍內異構結構網絡環境下的分布式檔案數據庫，建成了國內首家省域異構結構數字檔案館。

將日常辦公和網站管理緊密結合，實現了日常工作的網絡化、

現代化和日常辦公與網站管理的一體化

目前，山東省檔案館的日常辦公還以傳統的工作模式為主，為此，我們對檔案館的辦公工作流程進行了調整，引入現代化辦公的理念和流程管理的思想，充分利用現有的網絡條件，實現了日常工作的網絡化和現代化。將日常辦公和網站的管理工作緊密結合，日常辦公的結果及時體現在網站上，實現了日常辦公與網站管理的一體化。這主要表現在以下幾個方面：

1　適應電子政務的發展。首次提出網上利用檔案的收費管理方式

紙質檔案的利用收費是目前常用的，而電子檔案的利用收費還無人涉及。而在電子政務蓬勃發展的形勢下，電子檔案的利用將要成為主流。為此我們提出了網上利用電子檔案的收費管理方式。鑒于電子檔案的特殊性，目前我們主要提供會員制的管理方式。

2　引入流程管理方式。實現查檔利用的全過程控制和利用結果的統計分析

使用流程管理的方式，將每一個利用者的個人信息、每一步的查檔過程和利用結果記錄在案，查檔接待人員能夠查看到每個利用者的當前狀態，并能對其進行必要的干預，對各類檔案的收費情況進行設置，可以方便地進行收費管理。利用結果可以進行統計分析：一是可以方便地生成接待利用情況工作量的統計結果，代替傳統的、手工的、煩瑣的工作量統計工作，即計算機自動生成某段時間的利用者、利用目的、利用率等信息的統計表；二是可以自動生成由全宗到目錄直至案卷的檔案利用情況統計表，即計算機可以自動生成某段時間的各個全宗、全宗中的各個目錄一直到各個案卷的利用次數；三是可以通過分析檔案利用情況統計表來指導今后館藏檔案的數字化工作，在以后的檔案數字化工作中可以對利用率比較高的全宗、目錄和案卷先進行數字化；四是便于利用者今后的再利用。對于今后再來進行查檔的利用者，可以方便地調出其個人的信息以及以前利用檔案的情況，便于利用者的查找。

3　充分使用先進技術。實現了辦公自動化和網站管理的一體化

篇3

中圖分類號TP39 文獻標識碼A 文章編號 1674-6708（2014）110-0207-02

隨著信息技術的飛速發展和司法改革的不斷深入，法院面臨審判業務復雜化、案件日益增多等新局面，也對法院案件管理系統提出了更高的要求，只有利用新興技術不斷完善更新案件管理系統，使其能夠更加科學、高效地服務于審判業務工作，才能適應新時期法院工作需要。

1法院案件管理系統的運行狀況

目前江蘇法院案件管理系統主要以《法院綜合信息系統》為基礎，輔助以《南京航星科技法庭系統》、《人民法院案件信息與司法統計》、《檔案信息管理系統》等軟件。通過這些軟件的使用，在案件審理過程中實現自動化與智能化，以提高法官辦案效率。但是，當前多系統運行、多標準并存的狀況造成了使用過程中的“不方便”、“不自動”、“不智能”，與預期目標之間存在較大差距，主要存在以下問題：

1）軟件設計不合理，缺乏統一規劃。《法院綜合信息系統》設計的初衷是涵蓋法院信息化工作的方方面面，片面追求“大而全”，而忽視專業性與實用性，因此許多功能設計不專業、不合理的模塊遭到棄用。同時，軟件設計時偏重于某個業務環節或某一個管理功能的信息化，注重單元技術和短期效益，“缺什么補什么”。其后果是各部門的工作無法在系統中順利銜接形成工作流，無法發揮計算機信息系統的真正優勢；

2）使用軟件眾多，缺少統一標準。目前法院使用的信息化軟件眾多，由不同的廠商開發，使各個信息系統之間的兼容性和集成性成為問題。在使用過程中，一臺機器往往要裝上多個不同的軟件，這些軟件的數據結構不盡相同，大量有效信息無法被充分利用，成為一個個物理上互聯、邏輯上卻不能互通的“數據孤島”，在實踐中表現為使用人需要在不同的軟件中反復填報案件數據，反而降低了工作效率；

3）強調部門信息化，忽略了對案件流程的管理。現行的法院管理軟件，采用的是一種“模擬手工”的建設方式，根據現有管理模式，將可以填寫的數據或表格等信息電子化，由計算機存儲，提高檢索的效率，方便的進行數據統計。在現行的軟件中，主要表現為重視業務部門的信息化管理，以審判管理部門為核心來建立整套的案件流程管理模式，而沒有把案件流程管理提到首要地位上來；

4）缺乏對信息數據的深層次處理與分析，造成數據資源浪費。現有的法院信息系統收集到大量的數據，不僅可以反映出法院系統內部管理存在的現狀和問題，同時還經包含了大量的有價值的社會信息。透過這些數據信息的分析，可以有效反映經濟社會發展的狀況，為管理決策提供依據。但從目前的使用來看，信息系統僅提供了少量數據匯總、統計功能，沒起到信息關聯和邏輯判斷作用。

2 法院案件管理系統優化方案

2.1 總體思路

1）以審判業務需求為導向，重塑法院管理業務流程。改變現有軟件重部門管理忽視案件整體流程管理的現狀，以審判工作為對象，運用信息化手段，實現對審判工作系統化、信息化管理；

2）改變傳統辦案模式，推進無紙化辦案。案件從立案時進入系統即以電子文檔、電子筆錄、電子卷宗等形式呈現，流轉時通過網絡傳送，一旦案件結案，即可形成完整的電子檔案；

3）引入業務流程管理。案件進入系統后，立案、分案、送達、開庭、合議、文書簽發、歸檔等各個環節，不再由人工推動流轉，改由系統流程推動，上一項工作完成后自動觸發激活下一流程節點，直至結案歸檔；

4）整合現有資源，集成部分原有應用系統。現有部分軟件側重于應用，對案件流程影響不大，推到重建并無必要。可以采用數據通訊標準，制定規范的數據交換接口，集成至法院案件管理系統中來，以充分利用現有資源，節約成本。

2.2優化目標

1）將辦公OA功能與案件管理功能剝離，形成以實現案件審理各環節信息化管理為目標的案件管理系統和集成了后勤管理、公文流轉、人事管理等功能的辦公OA兩大軟件平臺，前者注重專業化流程管理，后者側重于辦公自動化；

2）棄用C/S架構，改用B/S架構。使用C/S架構，需在每臺電腦上安裝客戶端程序，遇有更新、病毒、系統崩潰等問題，均要重新安裝或維護。采用B/S架構的系統，可以很好地解決以上問題，只要接入內網，安裝了瀏覽器，即可使用，還可大大減輕系統維護與升級成本；

3）建立功能強大的審判質量效率分析評估。實現包括各級法院績效評估、案件質量評查、法官業績考核、數據綜合查詢、各類統計報表等在內相關應用。案件信息實時生成，統計報表可多維度生成，考核指標、公式能靈活設置，以此為領導決策、為審判管理提供依據；

4）實現卷宗電子化，推進無紙化辦案。以現有《檔案信息管理系統》為基礎，引進先進的掃描技術和電子數據壓縮存儲技術，從立案時即通過掃描、拍照等手段將紙質卷宗以電子文件形式錄入系統，案件在系統中流動時，所有相關數據同步流向下一節點，歸檔時，與案件有關的所有電子文檔自動生成完整的電子檔案。

3 總結與展望

改進后的法院案件管理系統是在當前法院綜合信息系統及其它應用軟件的基礎上，運用先進的信息化技術進行優化完善，以提高辦案效率、降低訴訟成本、減輕法官負擔等，從而更好地服務于法院審判工作。

未來，隨著數碼技術一體化、遠程視頻、電子簽名等技術的不斷完善和發展，虛擬智能法院將逐步興起，簡易案件的審理都可以通過互聯網進行，法官、原告和被告足不出戶即可完成完整的案件審理過程，功能強大的案件管理系統將在審判工作中發揮越來越重要的作用。

參考文獻

[1]信義.法院司法審判業務系統設計與實現.北京工業大學，2012年

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歸檔流程。勘測工程從初始登記到檔案歸檔，經過了“任務受理外業作業內業處理多重質量監控工程歸檔（案卷整理）檔案質量控制檔案資源建庫更新基本地形圖數據庫檔案利用”流程。作業部門首先使用“勘測工程項目管理信息系統”初始登記，獲取任務號，納入院項目管理流程；然后使用“城市勘測電子檔案分發服務系統”，收集資料，利用已有成果，實施外業作業、內業處理，形成電子文件和紙質資料，經質量監控合格后提交用戶，同時將原始記錄等檔案資料提交檔案部門。檔案人員接收紙質資料和電子文件，驗收、鑒別資料的及時性、完整性、準確性和一致性，檢查資料是否完備、內容是否一致及文件幅面、格式是否符合標準；合格的歸檔資料進行整理和立卷，根據工程信息配賦案卷信息，屬案卷變更的任務用已有檔案號，新案卷建立新歸檔信息；對完成案卷整理的檔案實施質量控制，確保案卷和電子檔案的正確性和規范性；成品紙質檔案入庫管理，電子檔案進行數據入庫；同步進入“城市勘測電子檔案流程管理系統”，記錄整個檔案管理流程。

檔案分類。勘測工程檔案的一個鮮明特點就是借閱、利用頻率高。為提高工程檔案的檢索、使用效率，我們參照國家標準，制定了勘測工程檔案號編制規則。檔案號由分類號、年度、任務號和分卷號四部分組成，中間以“.”號隔開，分類號描述工程檔案類別，分為“E1”測繪工程檔案、“E2”巖土工程檔案和“E3”基礎地理信息檔案三大類；年度號表示任務受理年份；任務號以四位數值表示(不足四位者，前補零)；分卷號即案卷的分卷代號。如，2001年的第78個地形圖測量任務，其檔案號為“E141.2001.0078.1”。

紙質歸檔。由于城市勘測檔案的雙套制歸檔要求，紙質資料歸檔仍是重要的檔案工作之一，采用傳統手工方式進行，歸檔范圍主要包括技術設計書、利用資料、計算資料、成果表、點之記、變更記錄表和成果圖等。驗收后，按傳統方法整理、裝訂、編寫頁碼、填寫卷內文件目錄表和備考表、登記卷內目錄、編制案卷封面、裝盒入庫。同時，檔案工作人員依據不同權限在“城市勘測電子檔案流程管理系統”中同步填寫工程信息、作業信息、案卷目錄、管理信息和利用信息等元數據，當然大部分信息可以從“勘測工程項目管理信息系統”中自動遷移過來，盡量減少手工錄入工作量。

電子歸檔。電子歸檔除依紙質歸檔流程外，還有其特殊性。勘測工程電子文件歸檔的整理、驗收采用人機交互方式完成，不僅要鑒定電子文件的完整性、正確性，更要保證電子文件與紙質檔案的一致。檔案人員利用專門軟件整理電子文件，生成工程信息文件，記錄工程的任務和案卷信息，包括表示工程位置與范圍的坐標和相關文件名稱；然后將工程信息文件與工程任務文件夾整合在一起，按順序、分任務案卷刻入光盤，存入庫房，光盤的案卷編號根據刻錄的工程檔案號編制。歸檔電子文件再由專業人員導入數據庫，建立檔案資源庫，從而為“城市勘測電子檔案分發服務系統”構建資源數據，實現勘測工程電子檔案的檢索與分發利用。

歸檔質量控制

1. 歸檔常見問題

勘測工程檔案驗收和工程信息錄入受到作業人員自身操作水平、作業習慣與經驗的影響，人工操作自由度較大，都可能出現質量問題。大多質量問題是由于數據錄入不規范、不嚴謹造成的。通過質量控制的實踐和分析，現羅列出勘測工程歸檔常出現的問題：

(1)歸檔資料不完整，作業部門提交的成果有缺漏。

(2)歸檔資料內容錯誤、缺漏，如資料中必須填寫的內容沒有填寫或填寫不完整。

(3)歸檔文件內容不一致，特別是紙質資料和電子文件不一致(包括圖形)。

(4)工程屬性錯誤，主要是指整理電子文件時生成的工程信息文件中屬性錄入不合規范要求，有：①重復性錄入，如出現多條相同工程記錄；②必填屬性缺漏或空白；③格式錯誤，如工程日期、檔案總張數、坐標等出現非數字字符，檔案號未按標準格式錄入等；④邏輯性錯誤，即具有邏輯關系的屬性間發生錯誤，如工程開始日期比結束日期晚，結束日期大于歸檔日期；⑤相關聯的屬性沒有一致，主要是檔案號與任務號中的年度、類別和流水號不相同。

(5)電子文件缺漏或錯放，導致工程任務夾中電子文件與工程信息的記錄不一致，出現缺漏、文件命名不統一等情況。

2. 質量檢查機制

檔案資料中心針對上述問題，建立了一套較合理的質量檢查機制，主要包括：

(1)完整性檢查：檢查作業部門提交的紙質資料和電子文件是否完備，有無缺漏，紙質資料檢查由人工完成，電子文件采用人機交互方式。

(2)準確性檢查：檢查紙質資料和電子文件的內容是否正確、是否與工程任務相符，格式是否符合標準，檢查方式與(1)相同。

(3)一致性檢查：人機交互完成，主要是將紙質資料與電子文件進行一一比對，檢查兩者是否相同，特別是圖紙和電子圖的比較，需運用AutoCAD專業軟件。

(4)電子檔案屬性規范性檢查：檢查工程信息文件各屬性是否正確。利用“工程電子檔案質量檢查”軟件自動完成，針對上述常出現的問題，主要包括重復性檢查、格式檢查、邏輯性檢查和屬性一致性檢查等。

(5)電子文件一致性檢查：檢查相關電子文件是否和工程信息中羅列的電子文件名稱一致，從而避免工程電子文件的缺漏或錯放。同樣由“工程電子檔案質量檢查軟件”自動實現。

(6)數據庫檢查：將電子檔案導入數據庫后，利用數據庫高級語言的聚類分析、字符串處理、數學和邏輯函數查詢、統計出各種數據，從全庫整體角度檢查錯誤。這是一種高級的自動化檢查機制，需要具有一定數據庫管理基礎的檔案員完成。

3. 電子檔案質量檢查軟件的實現

針對勘測工程電子檔案的特點和檔案工作的流程，我們檔案資料中心研發了“電子檔案質量檢查軟件”，利用計算機完成電子檔案質量的自動檢查。“電子檔案質量檢查軟件”是針對工程信息文件與電子工程文件夾整合模式，在環境下開發，實現電子檔案屬性合法性和文件一致性檢查。軟件操作簡單，指定工程信息文件和存儲電子文件的工程文件夾，程序將自動讀取信息文件中各工程項目，提取屬性信息，檢索相關電子文件，并按照“重復性檢查格式規范檢查邏輯性檢查屬性一致性檢查電子文件一致性檢查”步驟檢查，同時以進度條動態顯示檢查進度。最后的檢查結果直接顯示在窗口結果欄中，也可導出保存。

該軟件已檢查了1999～2006年18000多個工程檔案，查出錯誤約200個，檢查錯誤率約為1.11％，使電子檔案的質量得到了有效保障。

結語

在規范檔案工作流程的同時，我們將檔案工作與生產管理同步規劃，初步實現了檔案的全過程管理和前端控制，并利用先進的數據庫平臺和實用的應用系統完成檔案相關工作。這些工作的開展和新技術的探索，已取得初步成效：

1. 初步形成了一套規范的勘測電子檔案的工作流程，通過基于網絡的流程管理系統規范檔案的全過程管理，并建立了獎懲機制。

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一、任職教育教學檔案管理需求分析

（一）任職教育教學檔案特點

任職教育以崗位任職能力需求為牽引，施訓對象具有明顯的層次性，施訓周期具有明顯的階段性，施訓模式具有明顯的多樣性。任職教育施訓教學形式靈活、內容豐富、方法創新，常運用案例式、研討式、想定式、啟發式、任務驅動式、理實一體化等多種創新教學方式。因此，任職教育教學檔案產生周期短、內容豐富多樣、形式種類廣、參考價值高、收集范圍大，這對教學檔案的收集和管理提出了很高的要求。

（二）任職教育教學檔案管理問題

教學檔案管理是任職教育教學工作的重要環節，各級教學單位設有檔案管理員，負責教學檔案的收集、保存、匯編、裝訂等工作，目前教學檔案管理存在的主要問題有：一是歸檔不及時、不完整、不規范。由于某些教學活動組織參與者檔案管理意識不高，教學檔案選取范圍不準確，教學檔案歸檔不及時，教學檔案內容不統一，檔案格式標準，會造成檔案遺漏、遺失、質量不高等問題，影響了檔案完整性、實時性、可信性。二是檔案管理工作任務量大、效率低。任職教育教學檔案產生的源泉多，大多院校教學檔案保存采用臨時案卷和定期案卷形式，臨時案卷主要收集平時產生教學檔案，實時的放置在文件盒內。待學期或學年結束再進行檔案選取、目錄編排、裝訂封存等工作后轉為定期案卷。檔案員進行檔案收集和整理時，持續周期時間長，檔案篩選、補交、修改工作多，部門間檔案管理協同程度低，一個檔案可能存在多種格式和重復收集等問題，給檔案提供者和管理員帶來很多費時費力工作。三是不滿足數字化建設要求。目前大多院校教學檔案存檔采用紙質版，紙質文檔在打印、排版、裝訂、保存、借閱等過程存在諸多不便，而且若在教學評價、教學監察或和各種評比競賽活動中需要提供教學檔案電子版，則需要對紙質版進行掃描、拍照、圖像處理等，過程極其繁瑣。隨著院校數字校園推廣使用與大型教學活動數字化程度普及，傳統教學紙質檔案已經不能滿足檔案數字化建設的需求。

（三）教學檔案管理系統應用現狀

傳統檔案管理模式存在種種弊端，廣大院校教學檔案管理者對教學檔案數字化管理進行了研究，提出了多種數字化檔案管理模式，開發了不同技術類型的數字化檔案管理系統，解決了教學檔案管理系統數據存儲、檔案檢索、數據處理、系統構建、網絡化應用等問題。這些檔案管理系統檔案處理流程如圖1所示，教學檔案管理中的產生、收集、錄入、篩選等工作量大的部分由人工完成，沒有融入到管理系統中，不能滿足數字化檔案管理自動化、簡潔化、系統化的要求。

二、教學檔案全壽命周期管理

（一）全壽命周期管理思想

在教學檔案管理的全壽命周期各階段，各職能部門既是獨立的，又是相互傳承的。全壽命周期管理是一條不可分割的管理鏈，各階段的管理是管理鏈中的一環，越是前端的環節，起到的決定性作用越強，它不但要管理好本環節，還要全面系統地為下一環節的管理著想，直至末端環節。而下一環節則須承襲上一環節的原則和設想，根據本環節在全壽命周期內的功能制定更有效的更符合實際的管理方案和措施。只有如此，一環扣一環地延續下去才能達到周期內管理目標的最大化。

（二）教學檔案全壽命周期系統

教學檔案全壽命管理系統是指覆蓋檔案產生、篩選、收集、編存、修改、流轉、刪除等全壽命過程，以高質量檔案內容和高效化管理模式為目標的檔案信息計算機管理系統。全壽命檔案管理系統檔案管理流程中包含了檔案全壽命周期前段的建立文檔、檔案判斷、檔案錄入等環節，這些環節在由系統引導用戶進行，也就是用戶建立文檔時就已經納入到了檔案管理流程，解決了傳統檔案管理系統教學文檔產生、收集、錄入等工作脫離系統單獨進行工作繁雜的問題。

三、教學檔案全壽命管理系統設計

（一）系統設計思想

1.全壽命管理流程優化采用全壽命流程化處理設計，對教學檔案全壽命周期中的“產生、分類、編號、傳遞、編排、借閱”等環節，基于流程管理方式進行協同優化，避免了傳統檔案管理中人為操作的工作量大、管理效率低、不協同問題，保證了檔案質量，提高檔案管理效率。2.編程易實現、操作簡單構建與實現采用B/S互聯網架構，基于SQLServer數據庫開發系統與ASP.NRT網絡設計系統編程實現，人機交互界面良好，操作方式簡單，用戶可以通過校園網登錄系統進行教學文檔的編寫、收發、查閱等基本辦公處理，檔案收集、目錄編排、數據處理等復雜環節則系統自動進行。3.數字化推廣實用性好建立了一種全面、全員、網絡化教學檔案收集、共享、傳遞途徑，滿足各部門檔案管理及使用要求。同時，教學檔案數字化管理系統也可以嵌入到數字校園系統中去，推廣實用性好。

（二）系統功能設計

教學檔案全壽命管理系統主要有文檔編寫、檔案判斷、檔案保存、檔案管理、檔案流傳五大功能。文檔編寫主要通過嵌入各類辦公應用程序應用，建立或上傳各類格式的教學文檔；檔案判斷主要是依照各部門出臺的檔案歸檔標準，對所建立、上傳、接收的文檔進行是否屬于教學檔案，如果不是則建立文檔先保存在文檔庫，如果是則需進一步判斷屬于哪類教學檔案；檔案保存主要是在建立在檔案分類后，由系統根據檔案類別和日期，依據數據庫和檢索要求進行文件編號和命名后保存到檔案數據庫；檔案管理主要是修改檔案內容、分類，生成檔案目錄，檔案管理員還可以對檔案進行刪除；檔案流傳主要是系統不同用戶之間進行檔案傳遞、接收。

（三）用戶與職能設計

系統用戶主要分為兩類：第一類是普通用戶，主要職能是進行教學檔案初步判斷，建立新檔案，編排本人檔案，接收他人檔案，查閱部門檔案等，但普通用戶沒有刪除檔案權限；第二類是檔案員用戶，檔案員用戶除了具有普通用戶所有權限與職能外，還承擔著對被普通用戶篩除掉的非檔案的文檔進行再次判斷與選取。另外，管理員具有刪除更改部門所有檔案的權限。

四、教學檔案全壽命管理流程優化

教學檔案數字化管理全壽命周期所包含工作主要有建立檔案、檔案保存、檔案編輯、檔案傳遞、檔案刪除等工作，系統采用“全員參與、協同合作、優化流程、自動處理”設計思路，根據不同用戶職責規劃系統功能模塊，優化不同功能模塊之間處理流程，保證教學檔案收集范圍大、歸檔專業強、管理自動化、使用效率高。所有教學文檔在建立時必須先進行教學檔案判定，若屬于教學檔案進行檔案編號、保存、數據生產等流程化處理，從檔案收集信息源頭上保證了教學檔案的完整性；普通用戶與檔案員雙重篩選檔案模式，從收集信息范圍上保證了教學檔案的標準性；基于數據庫管理技術、互聯網訪問技術的設計，人人可以通過校園網登錄系統進行檔案編寫、查閱、傳遞、管理，從信息使用途徑上，保證了教學檔案的利用率。系統功能框架與處理流程圖設計如圖4所示。系統進行檔案建立、檔案管理、檔案傳閱的工作流程如下

（一）檔案建立流程

系統進行檔案建立時主要進行的工作有建立文檔、檔案判斷、檔案分類、檔案編號、入庫保存。

（二）檔案管理流程

檔案管理主要進行的工作分為普通用戶和檔案員有兩種，普通用戶進行的主要工作有檔案修改、檔案查詢、目錄生成，檔案員進行的主要工作有檔案修改、檔案查詢、目錄生成，同時還有可以進行檔案刪除以及對系統普通文檔庫檔案再次檔案判斷選取。

（三）檔案傳閱流程

檔案傳閱流程主要包含檔案傳遞和檔案接收兩部分工作，

五、檔案全壽命管理系統使用制度

（一）用戶端使用控制

院校機關出臺系統使用管理規定，強制要求所有教學活動參與者必須通過該系統進行教學文檔處理。信息管理部門則對辦公計算機進行office等辦公軟件的限制使用，同時視情將該系統融入到數字校園管理系統中，培養用戶的良好使用習慣，避免脫離檔案管理系統處理教學文檔現象發生。

（二）制定檔案參考標準

院校級教學檔案管理部門，制訂出各部門教學檔案收集范圍、檔案格式等標準，為用戶在進行檔案選取和檔案編制提供指導，提高檔案質量。

（三）定期組織檔案數據評比

定期組織對各部門系統檔案系統數據進行公示與評比，重點是檔案內容、用戶使用、檔案數量、查閱次數等方面內容，配套相關獎懲制度，提高全員檔案管理規范化、自覺化意識。

參考文獻

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[4]張銳.基于B/S結構的教學檔案計算機管理系統研究[J].現代遠程教育研究2017(1).

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“傘”狀經營管理模式(以下簡稱“傘”狀模式)是筆者根據自身工作經驗所總結出來的一種經營管理模式。該模式是“貸款營銷前臺充分發散、貸款中后臺高度集中”的貸款中心模式。通過該模式可減輕營銷前臺工作量，提升營銷能力，進行集約化貸后管理，統一風險偏好提升審批效率。該模式適用于個人貸款中心及中小企業貸款中心建設與經營管理。下面主要以個人貸款中心為例進行說明。

“傘”狀模式下的機構設置及分工

依據“傘”狀模式進行機構設置，主要遵循方便客戶辦理貸款業務原則，以及流程管理的需要。商業銀行在一個地市，建立一個貸款中后臺中心(比如建行鄭州個人貸款中心，以下簡稱管理中心)和若干個人貸款營銷中心(比如鄭州二七個人貸款營銷中心、鄭汴路個人貸款營銷中心等等，以下簡稱營銷中心)，建立個人貸款營銷中心的數量需要綜合考慮業務量、區域經濟特點等等因素。設立多個營銷中心的目的就是為了方便廣大的個人客戶辦理貸款業務，營銷中心一個城市有多個，就象是“傘”面，管理中心一個城市只有一個，就象是“傘”柄。

“傘”狀模式下的機構分工，要依據個人貸款業務流程進行，商業銀行個貸業務流程為：營銷受理、貸款調查、貸款審批、貸款發放(含抵押環節)、貸后管理五大部分。營銷受理、貸款調查需要直面客戶，通常稱之為“前臺”。營銷中心只負責個人貸款“營銷受理”、“貸款調查”環節；管理中心只負責個人貸款“貸款審批”、“貸款發放”以及“貸后管理”環節；銀行信貸審批部的個人貸款專職貸款審批人進駐“管理中心”，在“管理中心”現場辦公；資產保全部門派資產保全工作人員進駐“管理中心”。

與“傘”狀機構相比，傳統模式不設置“管理中心”，各貸款中心負責除“貸款審批”環節的全部環節，專職貸款審批人只是進駐業務量大的貸款中心現場辦公。抵押是各自去辦，抵押權證、檔案也是各自存放，存放地點不符合檔案管理要求，檔案甚至抵押權證時有丟失現象，催收只能由客戶經理親自上陣，很多催收方式不能使用(比如委外催收，電話外包催收、信函催收等等，并且由于人員緊張，混崗，一人兼多個不相容崗位時有發生，甚至發生了一個人可以辦理全流程這種“一手清”嚴重違規情況。對此可以看出傳統方式存在極大的風險引患，貸后管理薄弱，難以實施“規模經濟”的集約化經營，客戶經理營銷、服務時間被大量占用等一系列的問題。下面主要說明一下該方式的優點。

中后臺集約化經營

管理中心進行中后臺業務集約化經營，可以大量節約辦理貸款時間和提升效率，減少重復性勞動，以往不能用的工具可以方便使用。

減少重復性勞動，傳統模式下，各貸款中心各自去房管理局等地辦理抵押，而在“傘”狀模式下，則是由“管理中心”抵押崗工作人員統一進行，減少重復性勞動，提高了辦理抵押的效率。而且方便與抵押有權部門進行溝通協調等事宜。

更多的管理工具應用于貸后管理工作中，貸后管理主要由貸后檢查、催收、賬單服務、檔案及抵押物保管等工作。傳統模式下，根本沒有貸后檢查，原因很簡單，沒有相應崗位，自己檢查自己是毫無意義的。而“傘”狀模式下，就有了專門貸后檢查及貸款監測人員，抽取一定比例的個人貸款進行專業檢查，通過相應的貸款監測系統，發現預警信息進行專門檢查。傳統模式下，客戶想了解自己的還款情況，只能是到各中心打印還款計劃，而“傘”狀模式下，有專門的賬單服務崗位，通過計算機程序提取數據信息，交由郵政部門進行統一郵寄。

催收方法進一步完善，傳統模式下，工作人員往往在月底，全員出動，打電話催收、上門催收，業務也不做了，否則完不成不良控制任務，催收方法單一，耗時費力。而在“傘”狀模式下，營銷中心人員就不需要參與催收了。“傘”狀模式下，由專門催收工作人員負責：①通過專門系統，對于扣款日前客戶賬戶資金不足批量發送短信提醒，對剛發生貸款拖欠客戶批量發催收短信②對于拖欠31天至60天客戶，外包電話催收或信函催收③對拖欠61天以上客戶，委托律師事務所或咨詢公司催收④對于需訴訟客戶，委托律師事務所進行訴訟。

抵押權證及檔案管理規范化、電子化。傳統模式下，抵押權證、檔案沒地方存放，大都成堆的存放在柜子中，管理混亂。而“傘”狀模式下，由“管理中心”專門的人員進行管理。所有的抵押權證、檔案全部集中存放在專門檔案中心，分門別類。存放、借閱等就變得規范有序。“傘”狀模式下，可以采用掃描檔案、權證形成電子檔案，方便二次歸檔、多次歸檔，外部檢查、內部審計可以直接調閱電子檔案，可大幅提高效率。電子檔案牽涉到影像技術應用，同時也需要開發相應的計算機程序，將電子檔案數據庫與個人貸款流程系統關聯起來，使用戶通過個人貸款流程系統查閱電子檔案。而在傳統模式下，電子檔案工作受檔案存放混亂等因素無法開展。

統一風險偏好、提升審批效率

傳統模型下，貸款審批人員難以集中，部分有業務量大的貸款中心，部分在二級分行本部審批部，逐漸的形成了不同的風險偏好以及對貸款材料要示的不同，時常出現這樣的情況，一旦貸款審批人輪換工作地點，客戶經理就要適應一段時間(比如有的審批人要求客戶提供工資存折明細，而有的不要)，貸款審批不是一次性通過，而是要補充資料的話，直接由審批環節退回至受理環節，逆流程最為費時。而“傘”狀模式可以很好的統一風險偏好，專職貸款審批人全部進駐“管理中心”，不斷的進行溝通交流、學習探討業務規章制度，定期與營銷中心進行溝通，風險偏好統一了，申請貸款需要提交的材料也會統一。

“傘”狀模式的擴展

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一、電能計量信息化管理的發展進程

電能量計量功能已成為繼SCADA、AGC功能之后電網調度自動化的又一個基本功能,并在電能作為商品走向市場的進程中發揮著重要的作用。其發展進程分2個階段:(1)電能量的采集和統計處理僅作為SCADA/RTU中的一項功能。由于受當時設備的能力限制,其采集的精度和數據均存在不少問題,只能作為SCADA系統監視電網運行工況之用。(2)國外知名廠商先后推出獨立于原SCADA/RTU系統的電能量計量系統。國內在20世紀90年代后期推出了自行研制的電能量計量系統,其特點是采用了獨立的主站系統,專門的電能量遠方終端,采用了專用通道、專用的通信規約來進行電能量的采集,計算和統計考核,以適應電力市場的商業化運作的需求。

二、如何促進電能計量信息化管理

(一)系統功能模塊設計

根據系統功能的需求,在功能上應該將系統主要劃分為5個子系統,即關口計量裝置管理、計量標準裝置管理、計量人員信息管理、計量器具質量管理、系統權限和流程管理。

(二)電能計量信息系統的各部分具體實現的功能

1.關口計量裝置管理。子系統實現關口計量裝置管理的流程化、信息化和網絡化,主要功能包括運行管理、庫存管理、流程管理、統計查詢和文件,實現從設計選型、采購、安裝、調試、運行和維護到最終報廢的全生命周期管理流程,并及時處理、傳遞和反饋關口計量監督信息,實現動態監督管理,以促進關口計量監督規范化、系統化,從而確保關口計量公平、公正、公開。

2.電能計量標準裝置器管理。電能計量裝置器包括電能表、TA、TV,及計量箱(屏)等在內的電能計量設備。該模塊應能實現電能計量器具資產的動態管理,即對各種計量器具裝置進行臺賬管理,其審批和考核都要一定的流程,對于記錄、修改、打印資產卡片、查詢、刪除都要有具體的實行功能。一是電力用戶檔案管理;二是計量點信息管理。

3.系統權限流程管理。該模塊應實現電能計量的權限和角色管理。主要是對電能計量的異動情況進行登記:(1)有功、無功及多功能電能表的輪換、新裝、拆除、倍率分界等業務,并記錄應換應校日期、工作日期、工作人員,根據計量點和電能表的情況記錄有關的總、峰、平、谷的起止碼及換表時因2次回路少計電量等信息。(2)根據計量點的具體情況最多可記錄三相TA、TV的相關業務,對計量點上的TA、TV的新裝、拆除、輪換業務的各項數據記錄。包括工作日期、數據更換等。(3)失壓計時儀的新裝、輪換、拆除等業務發生的相關數據記錄。(4)高壓計量箱的新裝、拆裝、輪換等業務,并記錄各種業務數據。(5)建立日志管理和計量故障信息管理,便于進行登錄查詢和錯誤查詢。登記用戶計量點故障發生的各項數據,如故障類型、差錯電量等;打印、查詢故障登記表、故障明細表等。

4.計量器具質量管理。(1)計量點設備現場校驗。現場校驗包括電能表的現場校驗和互感器的現場校驗。在實際工作中對高中電能計量設備的校驗是十分重要的,利于提高電能計量的服務質量。記錄電能表的現場校驗數據,包括功率因數、誤差、短路電量、UIP、自動設置二次校驗的時間等;統計電能表的校驗歷次記錄;記錄二次壓降及TA、TV的比差、角差等;計算計量點的電能表、互感器的合成誤差;查詢和打印電能表、互感器當前及歷次的校驗情況。(2)電能計量標準信息管理。標準設備資產管理用于登記所屬標準設備資產,包括各項銘牌參數和技術數據及標準設備的歷次送檢記錄等,查詢打印標準設備臺賬、清單等。(3)統計報表管理。統計報表管理主要針對電能計量器具的統計、計量標準清單、流轉登記表、電能計量器具分類賬等進行統一管理;還有很多年度、季度清單,一些工作流程計劃表,這些統計報表都可以實現信息化管理。

5.計量人員管理。在計量人員管理中包括對計量人員的培訓、考試內容、成績等的記錄和管理,還將考核結果與年終評價相結合,方便領導對計量人員做出綜合地評價。這個系統還包括授獎情況、人員基本信息、技術人員管理體系文件、登記出勤等,都可以在信息管理中體現出來。

電能計量信息化管理是一項長期而艱巨的任務,其強大的優勢是明顯的,不但實現了電能計量的流程化、信息化和網絡化,而且保證了統計數據的真實性、有效性、及時性,提高了管理效率和管理水平。隨著科技和社會的不斷發展,應該不斷的總結和完善電能計量的信息化管理,努力為保障社會和經濟的發展做出貢獻。

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煙草行業因體制的特殊（國家專賣體制）、富有“爭議”的煙草產品和被外界視為近乎“暴利”的產品收益等因素，一直以來都處于社會輿論的高度監督之中。涉及大量金額、容易引起社會公眾關注的各類采購業務，自然而然成為行業內各級單位的管理重點和焦點。

問題重重 溝通桎梏

2010年以來，煙草行業以河北煙草為試點，各省、市單位借鑒實施的方式，陸續開展了以信息化為依托的“兩項工作”，主要是建設了采購信息門戶網站或政務公開平臺，對采購信息進行公開，對采購結果進行公示。通過近幾年的摸索與建設，各地煙草單位的采購信息化工作初步實現了從無到有，從有到大，部分省市單位甚至實現了從大到全的應用。

但還有很多省市的工、商企業采購信息化建設要求還存在著以下幾方面的問題：其一，無法實現采購人、采購管理部門、集中采購機構、供應商、專家等在網上的一體化電子采購功能，也無法實現各級采購監管部門、審計、監察部門對采購全程的網上實時電子監督、效能監察功能；其二，無法實現對部分協議定點采購的二次競價采購功能；其三，無法實現從單位采購系統到預算系統最終到統一支付系統的網上對接和網上結算，以及從網上對資金流向進行有效實時監控和管理的功能；其四，無法實現各省、市單位專家庫、供應商庫和商品價格信息庫三庫資源在網上的統一共享功能；最后，現有門戶網站的欄目、功能設置還不夠完善、信息量不足、服務功能不強等。

六“化”一體 高效協同

經過研究，筆者認為煙草企業采購綜合管理信息化建設可按照“一體化設計，全程服務，實時監控”的總體思想，以“明確職責、加強規劃、嚴格程序、強化監管”的原則進行信息化平臺設計的整體規劃，分步實施。平臺的功能應覆蓋投資項目管理、采購計劃管理、招投標管理和合同管理及輔助管理，并與行業的投資管理系統、全面預算管理系統、采購管理系統、辦事公開民主管理系統等進行系統集成，實現從立項、預算、采購計劃、采購執行、合同、資金支付、數據上報及過程事務公開信息等的全流程管理。

其中，投資項目管理包括：項目計劃申請、審核、省公司批復、項目立項、項目審批、項目過程管理、項目決算、項目驗收等內容；采購計劃管理包括采購需求申請、采購計劃審核、采購計劃批復等內容；招投標管理包括招投標申請、招投標評審、招投標完成等內容；合同管理包括合同草擬、合同審批、合同復核、合同確認等內容。輔助管理包含專家庫管理、機構庫管理、會議管理等。

煙草企業采購綜合管理信息化平臺在建設過程中應注重以下關鍵點：

采購管理全程化：即實現從項目計劃申請、采購計劃申請、采購計劃上報及審批、采購過程管理、采購供應商確定及合同簽訂，到后續報銷業務的合同支付控制等整個采購活動生命周期的信息化管理；實現從計劃、過程、結果“三部曲”的管理；實現三項業務采購活動的流程規范化和辦事公開、民主管理活動的監督有效化以及這兩個環節的緊密融合。

流程管理高效化：以自定義審批流和工作流引擎作為采購管理平臺的核心，通過建立標準規范的管理流程，并將流程固化在系統中，實現流程對管理活動狀態的驅動，使得用戶使用系統的過程就是按規范操作的過程，從而積極推進企業管理流程的高效化。

過程管理可控化：實現公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價、單一來源以及其他方式的全部采購管理過程控制，環環相扣，并在每一個流程節點，都提供豐富的輔助決策查詢。

知識成果檔案化：建立采購項目及活動過程中的知識管理機制，獲取、吸收和整合各種知識，形成合同文本庫、專家庫、機構庫和合格供應商名錄等各類規范知識庫，實現知識共享，不斷提高企業管理水平，并對采購過程及合同管理形成有力的支撐。

系統集成自動化：系統集成自動化是指采購綜合管理信息化平臺應與各采購活動關聯系統如行業財務管理、報銷管理、辦事公開平臺及各企業的ERP業務系統（設備、備件、原輔料）等實現應用集成和信息共享，融合各業務系統自有的計劃、采購、合同、審計、付款及評價等一系列完整的經濟活動過程并形成閉環管理，同時通過辦事公開平臺對各環節的信息進行必要的、有效的公開和監管。

公開管理程序化：應按照行業“三項業務”項目實施過程關鍵環節同步公開的相關要求，實現采購綜合管理系統中招標評審、中標公示、招標結果公告、談判和詢價結果公告中與辦事公開信息平臺自動同步，實現關鍵采購信息如月度采購計劃、月度監督事項、月度合同簽訂情況等的定期自動。通過一系列信息化手段輔助“三項業務”相關公開事項的日常，用信息化流程固化辦事公開民主管理工作。

廈煙標桿 信息化體現

廈門煙草工業有限責任公司（以下簡稱廈煙）采購綜合管理平臺于2012年初正式啟動建設，并于同年6月投入使用。在2012年7月的國家局兩項工作現場檢查中作為工作平臺之一，供檢查組專家進行在線抽查和數據核查。該系統的“一體化設計，全程服務，實時監控”總體設計思想及實際應用實踐得到了現場檢查組專家的認可。

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中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2014）32-0248-02

0 引言

PDE軟件是專業的檔案綜合管理信息系統，開發對象主要是大規模集團化企業和政府綜合性檔案館。軟件的功能符合國家檔案局2010年頒布的《數字檔案館建設指南》對數字檔案管理系統的基本要求[1]。此軟件具有非常靈活的管理策略，提供多種檔案收集渠道，適用各種歸檔方式的檔案整理功能和強大的信息維護能力，其流程管理設計思想的提出將檔案管理行業的軟件設計提升到了新的

層次。

1 高校檔案管理應用PDE軟件的問題

1.1 軟件應用中易出現的問題

1.1.1 實際操作者對軟件性能不熟悉導致的錯誤

PDE軟件的管理流程設置規定案卷級檔案的編目應在文件級檔案的編目之后，只有將文件整理錄入目錄庫后才能組卷建立案卷級檔案。一些檔案管理人員按照自己慣有的工作方式，先把案卷級目錄信息錄入完畢，然后進入相應的卷內文件庫錄入文件信息，結果導致由公式設計自動生成的“總頁數”、“總件數”等著錄項會自動發生篡改。

PDE軟件的檢索功能是其技術優勢，可以在目錄信息內無主題詞的情況下輸入任意關鍵詞進行目錄檢索和全文檢索。關鍵詞的錄入格式必須與著錄的原始信息嚴格一致才能檢索到結果，這樣可以提高檔案的查準率，但不了解情況的檔案查詢者操作時則可能增加檔案的漏檢率。

1.1.2 軟件設計的問題 PDE軟件的數據備份與恢復功能沒有設置專門的快捷按鈕。檔案管理人員要進行檔案數據備份只能通過實施工程師在服務器上對整個數據庫專門進行備份策略設計，或者將所有的檔案庫逐個選擇數據然后分別數據打包到自己的硬盤上，這兩種方式備份操作都不是很方便的工作。

軟件的報錯提示比較機械化，一般是很長的一串既有數字又有字母的符號。這些代碼基本上只有具備軟件開發知識的人才能看得懂，普通檔案管理人員無法據此找出

對策。

1.1.3 網絡和計算機對軟件的影響 PDE軟件采用的是C/S和B/S雙重開發技術架構。C/S一般建立在專用的網絡上，小范圍里的網絡環境，局域網之間再通過專門服務器提供連接和數據交換服務。對網絡環境的要求比較高，如果高校檔案管理者沒有構建檔案館及兼職檔案員小范圍的專用局域網，而采用整校園網作為最底層網絡，則很容易受校園網不穩定的情況影響。

1.2 軟件的整體構架和實際使用的矛盾 PDE軟件客戶端包括兩套系統，一套是業務管理系統，另一套是后臺管理系統。業務管理系統既有文件管理、整理編目、檔案保管、檔案統計、檔案檢索、檔案利用、檔案鑒定等基本的常用功能模塊，又有檔案編研、檔案移交、工作管理等專用模塊。后臺管理系統既包括元數據管理、模板管理、系統表字段管理、用戶管理、日志管理等常用功能模塊，又包括系統參數管理、工作流設置等與服務器系統關聯的專用功能模塊。此外PDE軟件還具有信息門戶集成模塊、數據安全控制、數據一體化接口、庫房圖形化系統等若干產品擴展模塊。對于常用的功能模塊，使用者經過多次操作后基本能夠熟練運用，而系統管理、元數據管理、權限管理、工作流程設置等方面的專用功能模塊需要具備一定的計算機、數據庫和網絡技術知識的人員才能較好掌握。還有一些功能，如全宗管理，全宗定位，對于中南民族大學這種全宗唯一的高校檔案館可能會永遠都不會用到，而其還往往放在軟件的醒目位置，比較容易影響視覺。

1.3 軟件的維護需求與相關人才不匹配 PDE軟件屬于比較高端的檔案管理軟件，必須由具備一定計算機技術、SQL語言之類的數據庫技術和網絡技術，同時又掌握檔案學專業知識的人來擔任系統管理員。在高校檔案館中，一般檔案工作者熟悉業務不懂技術，而引進的計算機人才又對業務不熟悉，目前普遍缺乏業務與技術兼通的復合型人才。有些高校的檔案工作者屬于兼職性質，專業知識不熟悉、業務不精通，綜合素質特別是計算機水平不高，這些都會阻礙軟件功能的發揮，使得軟件的利用率不高，使用效果不理想[2]。

2 相關問題的對策

2.1 改進軟件設計，體現高校檔案管理需求 針對各高校的檔案管理通用的功能需求，如“學生成績翻譯”，“畢業生去向查詢”，“學生檔案管理”，“數據備份”等模塊，可以向軟件公司提出開發要求。高校檔案工作者應在軟件試運行期間積極與軟件公司進行溝通，并提出改進的意見。在具體實施過程中，尤其要注意，檔案管理系統基礎硬件設施一定要按照PDE軟件硬件配套要求。包括服務器性能，局域網連接，客戶端計算機的配置和使用維護必需遵照軟件公司提出的要求，這是軟件正常運行的基本保障。

2.2 了解軟件性能，規范檔案業務，適應軟件功能 一些關鍵的問題可以通過軟件升級來改進，更重要的一方面則要求使用者了解軟件的性能，按照軟件的設計來規范檔案業務，適應軟件的功能。比如前面提到的檢索功能對檢索詞的要求比較精確，則可以要求檔案目錄錄入者在錄入時，盡量做到標準化，當遇到檔案自身表述不規范時，可以在主題詞中增加幾種表述方式，以提高查全率。又比如在掛接原文時文字文件提交的格式盡量為PDF、WORD、EXCEL和TXT格式，圖像文件提交的格式盡量為JPEG、TIFF格式，視頻文件為WAV格式，音頻文件為MP3、WMA格式。歸檔文件的日期應以8位阿拉伯字表示。檔案工作者則要在使用軟件的過程中，總結經驗，互相溝通學習，要善于發現問題、提出問題，更重要的是運用專業檔案知識解決問題[3]。

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北方公司高度重視信用風險管理文化建設，提出了“全員參與，學用結合”的原則，用較短時間將風險管理的理念深植于企業的文化和員工的心中，實現了全面風險管理理念、戰略、行動的統一。

在整體管理框架中，構建嚴密的雙重信用風險管理保障機制：各部門作為信用風險管理的第一重保障，是所管業務風險的責任者；第二重保障是成立了“信用風險管理體系建設小組”和“信用風險管理決策領導小組”，分別進行日常工作的協調、推進、監督和評價。3.制定相關制度，再造業務流程（1）制定相關制度。按照寶鋼國際總部要求，建立了《交易對象授信管理規定》、《信用管理制度》、《信用總額管理辦法》等制度，包括：信用風險管理的職責、信用標準、總額管理、日常管理、客戶檔案管理、應收賬款的管理和商賬的催收等。（2）再造業務流程：縱向申報制度和橫向通報制度。對現有業務流程進行梳理和再造，實現從申請、評估、授信到監控的全流程管理。