電子合同檔案管理模板(10篇)

導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇電子合同檔案管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

篇1

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-09-00-01

當下正處于信息化時代，檔案管理工作突破了傳統形式的管理模式，即拋棄紙質管理方式應用信息化管理。雖然采用電子檔案管理方式具有一定的優勢，能夠有效地提高管理的效率，滿足現展的需求，但是其也存在著一些弊端，例如在安全上得不到充分的保障。由于現在越來越多的檔案數據被建立起來，電子檔案管理會被更加廣泛的應用于管理工作中，所以對電子檔案管理的安全加強重視具有重要的意義。

一、電子檔案管理同傳統檔案管理的比較

電子檔案管理充分的體現了現代化元素的應用，例如應用電子信息技術等形式對數據進行存儲以及管理。在應用電子檔案的過程中，不會再涉及到紙質檔案資料的處理環節，可以利用網絡系統和一些專門的管理軟件進行數字化管理。電子檔案管理同傳統形式的檔案管理相比，具有諸多方面的差異。

（一）歸檔時間不同。電子檔案管理和傳統檔案管理具有歸檔時間的差異性。電子檔案具有靈活的歸檔時間，可以隨時隨地進行歸檔工作，沒有束縛。在此期間，文件的建立部門能夠應用網絡把文件向檔案的管理部門進行傳輸，再利用電子數碼簽名認證，為文件的歸類等一系列工作都提供了便捷，提高了工作的效率。對于傳統形式的紙質檔案管理，主要是通過檔案管理部門進行統一方式資料收集以及做檔案表格等工作提供給相關部門，這些工作都是具有周期性質的，必須要在實施前做好具有標準性的表格等材料，以方便各部門之間的發放工作以及回收。

（二）管理方式不同。電子檔案管理應用電子編碼的技術，將各個不同的檔案文件貼上不同的標簽進行專門歸檔，所以造成在程序上具有較復雜的特點。與電子檔案管理方式不同，傳統檔案管理因為在進行歸檔中只要具有有效的證明就可以，所以具有便捷的歸檔程序。

（三）保存方式不同。電子檔案的保存主要是以電子文件為主要載體，雖然保存較方便，但是利用電子文件的方式很容易發生老化以及變質的現象，一旦發生這些狀況就會造成檔案的可讀性受到一定的影響。目前防止出現以上問題的主要措施就是應用安全備份等方式，并且聯合形成專門的文件管理部門，轉換文件的格式，將文件的格式統一轉換后進行存儲。而傳統檔案管理存儲只需要保持紙質的完整性，令其不受破損即可，但是對于保護環境卻提出了較高的要求。所以，傳統檔案管理對于檔案的保存更具有困難性。

（四）查詢方式不同。對于電子檔案的查詢，需要一定的條件，只有滿足條件方可進行正常的查詢。例如，查詢者只有經過申請注冊的方式，正式的成為檔案館或者一些電子中心的會員，才能被允許登陸查詢自己想獲得的各類信息。而傳統檔案管理要先向有關的檔案管理部門提出申請，再由專門的管理人員查找所需的信息，所以工作效率較低。

二、電子檔案管理的利與弊

（一）電子檔案管理的優勢。電子檔案管理具有諸多的優勢。首先，應用電子檔案管理可以有效提高管理檔案的效率。因為在歸檔的時間以及歸檔的方式都節省了大量的時間，并且提高了檔案的保存以及查詢的效率。通過應用現代科學技術，例如應用數據傳輸技術，減少了文件打印、傳輸以及張貼的大量時間，采用專門的軟件對檔案的數據做好歸類管理，具有一定的便捷性。其次，采用電子檔案管理的方式有效減少了對紙張的利用，所以在環保工作中具有突出的貢獻。由于減少了對紙張的使用，不僅能夠減少資金的投入，還能夠減少對樹木的砍伐，有效地保護了森林資源，具有更加重要的意義。同時，采用電子檔案管理的方式能夠降低對訂書釘、印刷和筆墨等材料的應用。

（二）電子檔案管理的弊端。采用電子檔案管理，雖然應用了科學技術增添了現代的元素，提高了檔案管理的效率，給檔案管理工作帶來一定的便捷。但是，不能忽略掉電子檔案管理工作中的一些弊端。首先，目前我國雖然對于電子文件管理工作制訂了有關的法律法規進行約束其工作行為，但是以現有的法律規定而言，并沒有得到健全和完善，還存在較多的漏洞。所以，當下電子檔案管理在法律規定上還有待得到全方位的保障，怎樣令電子檔案真正受到法律的保障，是目前應該深入的研究的內容。其次，電子檔案管理具有的最嚴重的弊端就是文件載體容易老化以及變質。因為如果在長期使用的情況下其很可能會造成無法讀取的狀況。一旦發生這種現象，就會引發文件丟失等問題，給檔案管理工作帶來一定的麻煩。所以，當下有關的電子檔案管理部門正在尋求各種方式的保護措施，防止或者避免文件載體發生老化或變質，造成無法讀取的現象。例如應用安全備份或云技術等方式，獲得了良好的保護效果。再次，電子檔案數據在進行傳輸的過程中或在實施共享的時候，對于數據的安全保護問題也是一項要考慮的問題。當下信息技術正在高速發展，給數據信息的傳送帶來便利的同時，也產生了黑客以及各種病毒等不利的因素。在傳輸數據過程中很容易對其安全性產生威脅，所以應該引起有關的管理人員的重視，并且加強防范，例如應用加密措施或者防火墻等方式，保證電子檔案的安全。最后，應用電子檔案管理對于工作人員提出了較高的要求。因為在歸檔程序中具有較復雜的程序環節，并且工作繁瑣，對于技術水平的要求較高，所以需要具備高素質能力的工作人員。

參考文獻：

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[3]孫麗梅.電子檔案與傳統檔案管理工作芻議[J].勞動保障世界（理論版），2012（01）.

[4]董利紅.試析電子檔案和傳統檔案管理的異同點[J].陜西檔案，2015（02）.

篇2

【分類號】U231.3；G271

0 引言

地鐵工程建設周期長、參建單位眾多、專業復雜，地鐵工程圓滿順利地建成，合同的作用功不可滅。建設單位是通過合同制約、管理和監督各參建單位，參建單位依據合同完成各自工程項目。合同在中間是一個橋梁作用。而一旦發生糾紛，雙方可以及時運用合同檔案記載的內容依法維護各自的合法權益，合同又起到了一個憑據作用。另外，通過對合同檔案信息地提煉，把死檔案變成活信息。管理好合同檔案的意義就可見一斑。本文結合地鐵工程合同的特點及類別，針對合同管理過程中出現的問題，對地鐵工程合同檔案管理進行了探討，從而規范合同檔案管理，提高合同檔案管理水平。

1 地鐵工程合同特點及類別

地鐵工程合同檔案具有檔案和合同的共性，又因地鐵工程的特殊性和復雜性決定了合同檔案還具有以下特點為：專業性強，合同數量大，種類多。合同按內容可分為工程建設類合同、運營管理類合同、資源開發類合同、公司人事及行政事務管理類合同及綜合類合同。工程建設類合同分為勘察、設計、監理、咨詢、建筑承包、安裝承包、裝修承包、物資設備采購、工程、技術咨詢和專題研究合同、工程征地、拆遷、借地等與建設有關的其他合同、地鐵建設工程其他資金來源的合同等。合同按檔案類別又可分為管理類合同、基建合同、科研合同、設備合同、勞動人事合同等；

2合同檔案管理現狀

2.1.合同文件材料不符合歸檔要求：合同支撐性材料有些原件缺失，有些為復印件，附件不齊全等。公司合同管理實行的是承辦部門與相關部門審查會簽相結合的制度，每份合同都應產生合同審批簽發單、律師意見書、財務意見、各相關業務部門意見及其修改稿件和會議紀要等等合同支撐性文件材料，但是這些附件材料總是不齊，時有時無。

2.2部分合同未能及時向檔案室移交歸檔。目前除合約部主管的建設工程類合同定期向檔案室移交歸檔外，其它部門及下屬公司的合同很多還留存在各自手上。如運營公司在運營期間產生的國產化、科研技改合同；實業公司的物業租賃、廣告發包承包、合同、房地產開發、物資采購等合同；辦公室汽車采購、維修合同、辦公用品采購、其他行政管理合同；

2.3移交歸檔的合同文件材料散亂未經整理，合同整理組卷困難。因檔案人員對合同評審過程不了解，在對合同進行整理組卷時，常常對一些看似與合同無關的材料拿不準、傷腦筋，對于過程中反復修改的合同稿順序更是迷惑，而且因合同附件材料很雜亂，合同附件材料是否齊全、簽章手續是否完善也很難把握

2.4合同整理組卷工作積壓嚴重。地鐵工程合同量大，平時合同都是批量移交，批量簽收。每逢合同利用時或是突擊組卷或只能提供散份合同文件。未裝訂合同借出可能有合同附件遺失風險。

2.5合同電子文件目前尚未歸檔。

2.6合同檔案管理還停留在初級的合同整理、歸檔階段，尚未著手合同的編研，合同檔案資源價值尚待開發利用。

3合同檔案管理思路

3.1建立合同檔案網絡管理體系，推行部門立卷制。

由公司檔案室負責統籌、協調、組織、整理、保管公司所有合同檔案，并負責指導、監督、檢查和培訓合約部門及各下屬公司的合同檔案管理工作。合約部門及各下屬公司應分別確定一名合同檔案管理人員，負責合同及其相關文件材料的組卷歸檔工作。企業檔案管理規范明確指出誰產生誰收集，誰負責誰組卷。因為每份合同具體有哪些附件材料，材料之間相互關系只有承辦人員是最清楚的。讓具體承辦人預立卷，各部門下屬公司合同檔案管理人員組卷，實施部門立卷制才能保證合同檔案齊全、完整、系統，又能避免合同組卷工作大量積壓。

3.2制定合同檔案管理制度。用制度固化合同管理各部門的職責。

合同檔案管理制度是合同管理制度的一部分，通過建設合同檔案管理制度，規范合同檔案管理，提高合同管理水平，完整保存合同及其相關憑據材料。通過合同檔案管理制度明確合同檔案管理部門職責，合同歸檔具體要求及合同的利用。通過制度界定各部門各責任人的整理組卷的義務責任。通過歸檔制度明確合同及其相關文件材料的歸檔范圍及保管期限、歸檔時間、歸檔程序、歸檔質量要求以及歸檔控制措施。用歸檔范圍指導哪些文件材料應歸檔范圍。例如有關修改合同的文書、圖表、傳真件及合同成果性資料等均應為合同的組成部分，而一些跟簽發合同并無直接關系的審計材料、其它行政收發文及聯系單就不應歸入合同。通過歸檔要求固化合同移交清單，明確合同移交附件的準確頁數。通過合同利用制度明確合同正本原件無特殊情況不外借，避免合同借出遺失風險。各分公司、各部門員工確因工作需要須借出，須經分公司、分管領導簽字同意。合同還應每年清理一次。發現損毀、遺失，要查明原因及時處理，并追究相關人員責任。單份合同文本達二頁以上的須加蓋騎縫章，這些均需在合同歸檔要求中明確。

3.3 開展公司合同管理人員內部培訓，提升合同管理水平。

在公司內部開展法制宣傳，增強公司各部門合同管理人員法律觀念，增強合同歸檔意識。講解合同管理辦法及歸檔要求，明確合同整理細則，如何鑒定歸檔文件，如何排序，提高預立卷的案卷質量。同時可通過培訓對合同管理人員日常的合同副本文件的接收、借閱、發放管理等進行規范。進一步提升合同管理質理和水平。通過內部溝通交流，為下步實現合同電子文件的移交歸檔做好準備。

4.4加快合同檔案信息化建設

公司目前已開發運用合同管理系統用以對合同執行情況進行跟蹤。但是合同管理系統與檔案管理系統還不能對接。檔案管理系統的合同信息完全還完全依套手工錄制目錄和掛接電子文件目錄。如果把兩者對接起來，就能避免大批量的合同文件電子目錄掛接工作量，減少人為失誤。實現以后同步合同電子目錄與電子文件同步傳輸，即便于合同檔案管理，又方便合同查詢利用利用。

3.5開展合同檔案編研工作，加強合同檔案資源開發。

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DOI：10.16640/ki.37-1222/t.2017.01.105

0 引言

本文主要通過業務系統開發招投標及合同檔案歸檔接口，基于檔案管理系統開辟專項管理平臺，進行招投標及合同檔案統一管理和利用。招投標及合同檔案存儲在非結構化平臺，基于非結構化平臺的大數據研究成果，開展適合招投標及合同檔案的智能查詢、自動分類、特征建模等應用建設，及提供可視化的文檔分析管理工具，提升檔案管理及利用水平。

1 應用開發的基本目標

（1）梳理ERP系統及電子商務系統中的招投標文件及合同檔案數據，研發基于檔案管理系統的批量數據歸檔傳輸接口，存儲于非結構化平臺，利用數據分析、挖掘技術，研究各階段招投標資料及合同檔案非結構化數據的自動歸檔、提取、分類、聚類及語義關聯。為招投標資料及合同檔案利用奠定基礎。（2）開發歷史招投標檔案及合同檔案遷移工具，開展歷史數據的遷移工作，并對遷移后的數據進行驗證，保證數據遷移的完整性和準確性。（3）基于非結構化數據管理平臺，提供招投標及合同檔案的信息統計分析功能，構建公司全量招投標檔案及合同檔案數據一站式搜索服務，實現對不同類型的招投標檔案及合同檔案數據的集中檢索，解決跨系統、跨業務的多源信息分散搜索問題，實現一對一的精確檢索。實現圖譜化的招投標檔案及合同檔案數據動態關聯檢索、實現基于用戶興趣域的非結構化數據自動推送；（4）研發可視化分析技術，提供智能交互界面，實現招投標檔案及合同檔案的可視化分析、挖掘。最終達成招投標檔案及合同檔案資料在非結構化數據平臺上的統一存儲及智能、快速、準確的利用。（5）開展招投標及合同檔案權限控制研發，用戶的根據當前職位、當前崗位、工作歷程、參與的事項，建立用戶權限模型及實現檔案查詢、管理及利用的統一權限控制。

2 技術方案

2.1 系統架構

本文研究主要要求通過技術手段從數據平臺中發現并歸集招投標及合同檔案，具體則指通過設計的自動分類、聚類等規則實現招投標及合同的整理歸類，自動篩選。總體架構如圖1：

招投標及合同檔案專項管理應用，基于檔案管理系統提供的統一標準歸檔接口，從ERP、電子商務等系統采集招投標及合同檔案數據，并通過非結構化數據管理平臺進行數據存儲等。實現招投標及合同檔案專項業務管理水平提升。

2.2 架構遵從

本文在概要設計、詳細設計中均遵照前期項目中的業務架構、應用架構、數據架構、技術架構進項細化。

2.3 技術架構

應用展示層：主要包括綜合檢索、關聯檢索、自動推薦和可視化展現功能。采用JSP、Flex、Html等關鍵技術確保數據可視化效果和瀏覽器兼容性，增強用戶體驗。接口層：采用JAVA API、WebService和Http RestFull方式預留統一的標準接口，提供系統集成使用。服務層：主要包括基礎公共服務、業務建模及算法解析組件服務、分布式調度任務、搜索引擎服務和數據可視化組件，采用“微服務”形式隔離各個服務，為系統提供柔性支撐能力，并支撐應用層實現。存儲層：主要包含非結構化數據存儲、索引數據存儲和關系數據庫。數據集成：通過統一的集成接口實現平臺、業務系統的多源異構系統數據的集成。

3 研究成果

非結構化平臺的智能招投標檔案管理系統的建設成功徹底避免了紙質檔案批量大，查詢不方便的問題，并且信息檢索按照檢索內容的廣度、深度、關聯度以及智能化程度不同，檢索的結果也不盡相同。結合檔案管理系統實現非結構化數據的自動歸集，為跨業務關聯使用檔案數據奠定基礎。以及開發了可視化工具，可以直觀、迅速地揭示數據趨勢和外露層。按目的，可視化技術又可分為三類：探索型、驗證型、表示型。總之，各項技術的完成都是一次重大的進步，都是順應大數據信息時代下的潮流方向，接下來需要更加多元化的探尋非結構化平臺的研究方向，為推動信息時代進一步發展做出應有的貢獻。

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【關鍵詞】合同檔案管理；風險；措施

【Keywords】contract file management； risk ；measures

【中圖分類號】G271 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）05-0106-02

1 引言

我國市場經濟的持續發展，讓以企業為主體的市場化經營成為了中國經濟活動的新常態。而在市場化經營過程中產生的各類合同和檔案，是保護和證明這些經營活動合法性的依據，因此顯得更加重要。然而，由于長期的計劃經濟體制和經營習慣的影響，使許多企業經營者對于合同檔案管理工作采取了漠視的態度，由此也提高了合同檔案在管理和使用上的風險等級。越來越多的經驗教訓表明：只有研究和制定出切實有效的檔案管理辦法，才能從根本上規避這些風險，保證企業的健康發展和有序經營。

2 合同檔案管理風險的主要類型

根據對多個企業合同檔案管理工作進行的綜合研究可以看出，目前合同檔案管理方面的風險已經越來越多，這些風險基本上可歸為以下幾類。

2.1 管理不善導致的風險

上文講過，長期計劃經濟思維和傳統經I理念的桎梏造成了合同檔案管理工作的嚴重漏洞和缺位，這一類的風險是目前為止最多的。具體而言，一般表現為以下幾條：

①合同格式錯誤與內容缺失

雖然說中國的市場化進程已經進行多年，但是相關的法制意識還沒有跟上。許多企業的合同經手人沒有相關的法制觀念，對《合同法》的內容知之甚少，以至于其在擬訂合同的過程中常常出現合同格式的錯誤或者必要合同內容的漏填，從而使合同在使用時常常處于被動地位。

②合同檔案整理方法不符合要求

在電子化辦公模式引入商業領域之后，傳統的紙質合同已經逐漸淡出人們的視野，越來越多的合同檔案采用電腦填寫和印刷的模式制定。雖然這樣給人們帶來了方便，但也給合同檔案管理帶來了一些問題：合同原件對于企業來說十分重要，但很多企業檔案管理者卻只是索要和保留了傳真或者復印件這樣的合同形式，這樣既不符合合同檔案管理的要求，也容易帶來合同隱患。

③只簽不存造成的混亂

在很多企業經營者眼中都有著一個固有的觀念，即“只要簽了字、蓋了章就完事，存不存無所謂”，因此在簽訂合同時為了圖省事或者出于隨意性考慮，企業經營者往往只管簽字畫押，卻并沒有告知合同檔案管理人員及時將合同檔案存檔，這就使得檔案管理工作產生了嚴重的混亂，例如遺失，調包等等。這樣不僅會影響使用，還會產生一定的法律困境。

④“人治”取代合同檔案

中國社會講究人情世故，在商業活動中更是如此，這就讓許多企業管理者在與別人訂立契約關系時一味依賴口頭或者人情關系，而并不是落于紙面的白紙黑字。這樣一來就使得檔案管理人員陷入“查無此事”的困境。

2.2 必要或者不必要的違約風險

一般而言，合同檔案都是作為證明一段時間內經營活動存在的憑證，只要在規定的時間內都會具有法律效力和約束力。但是必須說明的是，企業經營活動中遇到的情況是隨時在變化的，因此違約風險在合同檔案使用過程中也是不可忽略的風險類型，必須引起足夠的重視。然而現在很多企業經營者法制觀念淡漠，契約觀念十分滯后，在經營過程中經常出現隨意毀約、違約的現象。再加上上文提到的幾條風險的共同作用，往往使得企業在違約之后面臨嚴重的法律問題甚至刑事懲罰，這從客觀上直接延緩甚至阻礙了企業的正常發展。

2.3 保存過程中的安全風險

合同檔案的妥善保存，對于其被正常使用并在關鍵時刻發揮法律效力是十分重要的，然而，現在很多企業的檔案管理者對這一塊的責任落實情況令人堪憂。不管是以往的紙質合同檔案還是現代化的網絡電子檔案，安全問題一直都不容忽視。傳統紙質合同檔案保存管理過程中的防火防盜問題自不用說，在電子化檔案時代，網絡被攻擊、電腦被侵入造成的安全風險也是十分嚴重的，所以，不論何種條件下做好、做細合同檔案的安全保存工作都是不可忽視的。

3 合同檔案管理中規避風險的具體措施

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一份經濟合同從簽定到付款完結，會涉及到業務、紀檢、法務、行政、財務等多部門，需要逐級審批。顯而易見，在傳統合同管理模式下，部門間審批流轉的效率很低。

(二)部門間流轉的規范性控制不夠

在紙質合同流轉過程中，原先需要多部門審批的，由于管理不到位，存在該審批未審批的情況，加大了合同支付風險。

(三)合同的分類、檢索以及信息匯總功能較弱

由于醫院合同數量多、類型雜以及執行周期長等諸多原因，導致傳統合同管理模式下，普遍存在文檔管理較散亂、不統一，合同信息匯總困難等問題，特點是分期付款或后期質保金支付類的長周期合同，合同檢索都會遇到困難。

二、電子化合同管理流程模型

(一)合同文本模版的規范性

根據合同的類型，由法務人員擬定不同的合同文本模版，[1]從條款應用的完備性、內容周嚴性、規定具體性進行把握，可以加快合同簽訂的效率，保證合同的嚴謹。

(二)各部門審核通過的強制性

作為一項突出優勢，電子化合同從程序上對審核流程進行限定，即只有所有部門審核通過后才能夠進入付款程序，這樣有效避免了未規范化審核的合同直接進行了付款，大大降低了支付風險。下圖是財務部門的合同管理操作界面，只有完成所有審核的合同才能進入財務人員的操作界面。

(三)建立電子化合同臺帳，合同流轉清晰明了

合同電子化臺帳是對合同基礎信息的逐項錄入，生成合同基本信息數據表。根據合同名稱、編號，可以查詢到所需的信息，這樣合同的當前流轉環節、合同進度以及付款期限一目了然，大大提高了財務付款環節的準確性。

(四)建立起規范的電子化檔案管理模式

通過全過程封閉式電子化管理，對合同執行科室，合同主體資格相關內容，合同期限，合同金額，付款計劃等內容進行電子登記，存入合同電子稿，確保合同檔案內容齊全，增強合同行為可追溯性，合同檔案內容可以實時追蹤，隨著合同種類、數量大幅度增加，電子化檔案管理具有傳統合同檔案管理無可比擬的優勢。

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（一）議“專業性”與“實用性”的關系

檔案管理是一門專業學科，這已是共識。既然是學科，就需要專業人才進行管理。以我們公司為例，每年經營管理中產生的檔案數量級并不大，種類也遠算不上“繁多”，調閱使用的頻次更是稀疏，因此無論是數量還是難度都無需匹配專業科班人員。由于專業領域較為狹窄，往往造成“專業性”與“實用性”的矛盾。

說到實用性，檔案的價值真諦即在于實用。如何能快速、準確的調閱到想要的檔案是我們最實用的需求。因此檔案的管理與索引從實用角度來說，無需用上所謂專業復雜的分類索引，而是找出檔案專業知識與本企業特點相結合的方法即可，即“適度專業、因地制宜”，將專業性與實用性結合起來。

（二）議檔案管理“標準”與“素質”的關系

檔案管理在于標準，但更在于培養素質。標準是從穩定的業務形態中提煉出的共性指標。建立標準就要有兩個必要條件，一是穩定的業務形態，二是提煉歸納。那么在標準出臺之前，如何確保秩序呢？我想這就要培養素質了。這也符合人類社會的發展邏輯，如：人類也是先有人心向善的素質，后有匡扶正義的法律。當然，法律反過來也會促進素質的提升，這是辯證關系。

當然，不可否認，盡快出臺統一標準也是改善目前現狀的必要策略，但在此仍要呼吁大家主動培養檔案意識和素質，讓標準和素質彼此結合起來，雙向發揮其辯證作用。

（三）議檔案“集中”管理與“分級”管理的關系

檔案是集中管，還是分級管，公司團隊中多年來都有不同的認知。由行政部門集中管理，優勢在于標準統一、責任明確；但其劣勢也很多，比如集中保存風險、容納場地較大、業務差異造成的分類不合理、不科學等等。綜合來看，集中管理更適用于規模小、數量少、業務種類單一、規模穩定的企業；而對于業務種類多元、處于擴展階段的企業來說，檔案的集中管理與分級管理相結合勢在必行。既然是集中管理與分級管理相結合，那么就不是完全割裂、各管一段，而是總體統一、相互協同，專業區分，彼此勾稽：

（四）議“編碼”勾稽與“物理”勾稽的關系

在電腦系統的數據庫設計中，為避免無效冗余，節省存儲空間，應盡量減少同一信息在不同維度或區域的重復存儲。同理，在檔案管理中，這也是一種高境界的追求。

現實中，在規范的編碼規則體系建立之前，如何能夠有效的勾稽各類檔案呢，就產生了一個略顯“笨拙”的辦法――物理勾稽，即：就是將同一檔案進行復印，將復印件物理連接于勾稽對象上，從而避免了夸板塊查詢。但是，物理勾稽的缺點也顯而易見，它將同一信息在多地重復存儲，即浪費空間，也無法有效使查詢者“止步”于某層信息，由于所有信息物理的連接在一起，查詢者可以不分權限的“一覽無余”。為此，編碼勾稽必不可少。

編碼勾稽就是將不同檔案通過編碼字段連接在一起，這些相關聯的檔案平日里根據其屬性各存于不同的區域，只有在需要的時候才會通過編碼“聚首”，當然這就要求在檔案上準確注明勾稽對象的編碼。

本人認為，揚長避短，相互結合的發揮兩種方式的優點是明智選擇。即，編碼、物理相結合，篇幅適度、關聯緊密或屬同一項目的檔案除用編碼方式外同時用物理方式；篇幅較長的及常規檔案用編碼方式：

例如：以某市場調研項目為例，檔案形成的主要步驟如下：

1.項目立項及過程中的請示報告、會議紀要、簡報等走公司公文簽批流程，最后納入綜合部文書檔案管理，綜合部對其編文書檔案編號，同時項目主控部門留存復印件作為項目檔案專項保存；

2.項目具體的調查研究方案以及執行過程中的數據分析、圖紙影音、文書表格、實驗記錄及其他各類業務過程記錄等納入項目檔案，項目主控部門自行保存；

3.項目過程中的對外合作合同，納入合同檔案保存，由合同主控部門（審計監察部）編合同檔案編號，同時注明與其關聯的請示文書的檔案編號，使其與文書檔案形成勾稽；合同復印件由項目主控部門作為項目檔案自行保存；

4.項目經費支出將形成會計檔案，會計檔案由財務部編碼，但應同時注明對應的合同檔案編號，使其與合同檔案形成勾稽；

5.項目調研結論及結項總結應以報告形式經公司公文流程正式上報，最終由綜合部編文書檔案編號存檔，項目主控部門留存復印件納入項目檔案。

至此，該示例中的各個角色手中應有的檔案如表1：

（五）議“電子”檔案與“紙質”檔案的關系

公司辦公區每個人每天都在產生電子檔案，尤其隨著OA系統的上線及使用的深化，電子檔案已占檔案的很大比重。但是，電子檔案保存分散，易于修改，給管理帶來了很大難度，也不可能取代紙質檔案，紙質檔案仍具有不可替代性。因此，僅僅保存郵件、短信記錄、聊天記錄以及個人電腦中的資料是遠遠不夠的。電子檔案與紙質檔案共同保存，“紙質為本，電子備查”可作為處理電子檔案與紙質檔案之間關系的原則。

電子檔案方面：

1.可以逐漸推進個人辦公“云存儲”，即每個人的電子檔案存于公司機房的服務器中，便于實現操作日志的追蹤追溯，也提升了信息的安全性。

2.如OA系統上的電子審批能夠替代紙質審批后，電子流轉的單據、憑證、公文應定期打印，形成紙質檔案另行存儲，即系統上的電子審批記錄與打印出來的紙質審批記錄同時保存。

3.如上文所述，?y一電子文件名的命名規則，同時各部門經理要把關所轄員工的電子檔案分類方式，即每年確定一次所轄崗位電腦中各級文件夾的邏輯結構，員工只需將所產生的電子文檔按照規范的文件名進行命名，并存入已經確定好的文件夾中即可。

紙質檔案方面：

部門負責人應在年初參照上述電子文件夾的層級結構為每個崗位建檔，比如參照上述文件夾結構，實際配置各類大小文件盒，產生電子文檔后，除在電腦中存入對應文件夾外，還應將最終版打印出來放入對應盒中，各類無電子版的紙質文檔（如檢查記錄、收到的紙質文檔等）也同樣及時對號入座，存入既定文件盒中，這樣確保紙質文檔大于電子文檔（最終版），實現紙質、電子同步存檔，也為“四標”體系審核打好基礎。

二、加強企業檔案管理的新思路

上述文字林林總總散議了檔案管理中個人認為較為重要的關系，總結起來要義如表2：

（一）在檔案團隊建設上

1.以實用為目標，結合檔案知識，總部設立專職文檔管理員，負責文檔簽批流轉和整體檔案的組織管理；各事業部、業務板塊設立專（兼）職文檔管理人員，負責本板塊的檔案管理，并配合總部檔案工作。

2.加強團隊檔案素質培養，強化培訓，強調檔案工作人人有責，人人參與的理念，尤其強調部門負責人要切實履行職責，檔案工作重在平時。

（二）在檔案管控機制上

1.綜合部牽頭建立檔案相關標準，尤其是編碼標準、命名標準、立卷裝訂標準，建立監管機制，對事業部和板塊進行檢查。

篇7

1. 工商檔案涵義

 

工商檔案是一種專門的獨立的檔案， 它是工商管理機關對市場經濟活動依法進行計劃經濟管理的重要依據和憑證。

 

2. 工商檔案的特點

 

2.1工商檔案主要種類

 

工商檔案主要的種類有：企業登記檔案、個體工商業戶登記檔案、商標檔案、經濟合同檔案和經濟案件檢查檔案五個門類。工商檔案的類型有很多，并且每個類別都有自己的體系， 檔案的 ，都有自己特別的形式。管理工商檔案有一般適用的方法，也有自己獨特的形式[1]。

 

2.2工商檔案特點

 

2.2.1 工商檔案的靜態性

 

靜態性主要是指工商檔案管理呈現一種靜止的狀態，主要有經濟糾紛案件檔案和經濟合同檔案。經濟案件檢查檔案是工商管理部門對各種違法違章經濟活動進行查處形成的材料， 包括發案材料調查取證材料、筆錄材料、結案材料等。這些材料一旦形成，所記載和反映的事物就不再變更。事后調查的主要是原始的材料。這類檔案的用處主要是便于調查原有的資料。

 

2.2.2工商檔案的動態性

 

這是指檔案材料形成以后， 材料的數字和內容帶要經常變更， 呈現一種動態的變換。這類檔案包括企業登記檔案、個體工商業戶登記檔案和商標檔案，這屬于檔案的動態性。以企業登記檔案為例， 一個企業從開業到結束需要的材料有企業籌建、開業、資質驗證、年檢換照、名稱變更、經營機制轉變等方面的材料。在營業期間， 無論是企業法人和企業性質的變更， 還是經營范圍和經營地址的變更等等， 職能部門都必須依據原有的檔案隨時辦理和記載其變更情況， 離開了這些檔案， 職能部門就無法正常開展工作[2]。這類檔案的利用體現為現行機關從事本職工作提供必備的依據上。

 

3.對工商檔案管理形式的探討

 

因為工商檔案具有靜態性和動態性兩個特征，所以管理的時候不能搞一般化，而應該具體問題具體分析，采取“ 統分結合， 以統為主” 的綜合化管理形式。

 

對于第一種類型的檔案， 因其相同于一般專門檔案， 具有靜態性的特征， 可以納入綜合檔案室集中統一保管。即： 經檢檔案按“ 一案一卷” ， 經濟合同檔案按“ 一事一卷” 的原則， 由職能部門整理立卷，逐年度向綜合檔案室移交。綜合檔案室根據全宗內全部檔案的情況， 統一分類、排列、編號、統計、編目、提供利用等綜合管理。

 

對于第二種類型的檔案， 因其是職能部門日常工作必備的依據， 則應由職能部門設專人專柜保管。文件材料整理立卷， 檔案的編號編目， 日常提供利用均由職能部門進行， 綜合檔案室對其進行目錄管理，并負責檔案統計及其它業務的監督指導。如企業登記檔案， 按誰發照誰立卷的原則， 由企業登記部門分籌建企業、企業法人登記、無企業法人的營業登記和歇業企業登記四種類型分別立卷、編號， 建立登記臺帳。編制案卷目錄， 然后根據企業的性質， 分別不同類型， 建立企業分類卡片。企業在生產經營活動中，企業登記檔案呈動態， 應由企業登記部門設專人專柜延續保管使用。案卷目錄交綜合檔案室保存一份，以便綜合檔案室對其進行監督管理。

 

企業歇業后， 檔案材料由動態轉化為靜態， 其保管形式應按靜態檔案處理， 即將歇業企業原有的檔案抽出組卷， 按歇業登記時間先后。

 

對兩種管理形式的思考由于主管部門對工商檔案管理形式尚沒有統一的規范， 其管理形式往往各行其是， 有的強調集中統一管理， 搞一刀切， 要求把機關全部檔案集中于檔案室保管， 其結果， 因有些材料變動頻繁， 給檔案的管理和機關的日常工作造成不便;有的強調使用方便，將檔案材料分散到各個職能部門保管， 使綜合檔案室徒有虛名， 其結果， 違背了綜合管理的原則， 破壞了全宗內檔案的完整性。這兩種管理形式， 都具有一定的片面性，對于工商檔案的管理都是不可取的。

 

4.工商檔案管理該如何發揮作用

 

4.1 完善制度，強化管理

 

制定工商檔案管理的詳細制度，加強對各個檔案的管理機，分類建立檔案管理室。此外可以建立電子檔案管理，促進工商檔案管理電子化，建立企業登記電子化的工商管理檔案數據庫，完善工商信息。

 

4.2 提高工商行政管理系統監管執法和消費維權整體水平

 

提升服務經濟社會發展效能通過企業信用分類監管檔案、個體工商戶分層類監管檔案、商品交易市場分類監管檔案的綜合利用，完善12315信息系統、打擊傳銷規范直銷系統、公平交易執法辦案系統，建立上下聯動、快速反應的綜合指揮調度平臺，形成信息互通、業務聯動的市場主體監管機制，提升監管執法、消費維權的整體水平和服務效能[3]。

 

4.3 轉變管理觀念和方式，將檔案進行系統化分類

 

轉變我國對于工商檔案管理的管理觀念。經濟的發展帶來了互聯網的變化，以前紙質的檔案已經不能滿足時代的需要電子化的管理已經逐步成為主要的管理方式。此外為各級政府提供輔助決策依據，引進檔案管理專業人才，建立一個強大的完善的電子數據庫供于查閱，建立市場主體現狀、市場發展預測、市場監管趨勢等分析模型，建設工商行政管理數據分析輔助決策系統， 為各級領導提供輔助決策依據， 為社會公眾提供市場預測和消費預測服務。

 

4.4 完善電子系統及其信息資源，提高服務效率

 

加強對于工商檔案的管理利用，發揮檔案的作用，服務社會的經濟發展。可以通過檔案的掃描、排序、系統用戶認證等功能，完善電子檔案查詢系統，提高查詢服務效率，是企業方便查閱，提供工作效率，完善系統信息資源。

 

5. 結語

 

篇8

一、合同管理制度動態化

沒有規矩不成方圓。任何一個機構都要有自己的管理制度。制度的建立是基礎，制度的執行是關鍵。制度的建立不是一件一勞永逸的事情，項目管理機構建立之初的制度隨著管理工作的推進，管理范圍和形勢的變化，很多制度已經成為工作的制約和瓶頸。所謂不破不立，對原有制度的修訂和改進是一個永遠都沒有止境的工作。比如項目管理機構建立之初的合同內審制度一般是比較粗糙的，審核部門少，在合同執行過程中出現很多人不知情，對合同的順利履行有一定的影響，于是內部審批制度就改成所有部門負責人都參與的人人皆知的制度，但在這一制度的執行過程中又發現這樣的內審制度有著主次不清的毛病。目前內審制度經過調整已經變得主次分明、合理有效了。舉這樣一個例子，只是說明合同管理制度化，不只是包含對既有制度的執行，還應該包含對制度的修正。即合同管理制度動態化。

二、合同分類清晰化

項目管理機構管理的項目種類多，既有地方項目，又有更新改造項目又有國家鐵路建設項目，還有保密項目。這給合同管理工作帶來一定的挑戰。經手的各類合同既要符合國家的法律、地方法規、行業的規章，又要符合鐵道部和鐵路局相關規定，這就需要吃透大量法規和路局文件，才能做到拿到一個合同就知道從哪里下手辦理。項目管理機構須針對本項目常見的合同整理出一套細化的合同辦理思路，拿到任何一個合同，就把它放到這個框架中，也就是對合同進行分類，按類辦理。

對合同的清晰分類看似是合同管理中不值得一提的小事，但卻直接關系到合同處理的方法，如果處理不好，會為以后的合同審計等工作帶來壞的影響，必須引起足夠重視。

三、合同成本目標化

項目管理機構投資控制的任務很重。由于工期長、經濟形勢變化快，鑒修概算批復期的物價指數、人工成本等影響合同成本的因素在項目中相關合同實際簽訂時會有較大的變化，當然這種變化有時是對成本控制有利的，但大多數時候是不利的。這就對合同簽訂的成本控制提出了較高的要求：不超概算為基本目標，能有所降造、合同成本最小化是最終目標。為了實現這一目標，項目管理機構在合同管理中以合同簽訂流程清晰化、簽訂過程主管化、成本控制層次化為原則，為這一目標的實現提供了很好的保證。

四、合同簽訂流程清晰化、簽訂過程主管化、成本控制層次化

項目管理機構須形成較為合理的合同簽訂過程管理程序。由于項目管理機構簽訂的合同大多數具有較多的專業元素，這就決定了專業工程師（包括物資）在合同簽訂中的主導地位，這并不是說專業工程師就是萬能的，由于合同主管和財務主管部門人員位于合同簽訂過程的下游，在多年的工作中積累了大量經驗，因此，合同簽訂前的合同洽商，由承辦人與合同相對方進行聯絡、溝通、洽商，計財部等其他部門在概預算情況、類似合同文本提供等方面配合合同承辦部門的工作。如需要組織洽商會議的，由經辦人組織。洽商前由合同經辦人將合同概況、合同談判進展、談判難點、擬談判內容、談判原則等告知主管領導和相關參加洽商人員，洽商后由合同經辦人將合同談判內容和進展、結果形成合同談判登記記錄，作為合同檔案的一部分。

這樣的機制保證了合同一直處于有人主管的狀態中，因為合同后期的履行和監管主要是由主管工程師負責的，由于各相關部門人員都參與了合同的簽訂洽商，熟知合同的技術要求、驗工、付款等條款，從而使合同執行過程各部門之間的磨合和協調過程提前，從而最大程度減少了合同執行成本。

這樣的機制又保證了合同成本的可控。所謂三個臭皮匠頂一個諸葛亮。主管工程師在技術上是有優勢的，對合同涉及的工作量有很好的把握，也能吃透相關價格依據，但在價格談判上可能缺少相應技巧，因此項目管理機構的價格談判就分為三個層次：主管工程師層次；合同洽商會議層次；項目負責人層次。一個合同經過這樣三個層次的把控，經過多幾個人的慧眼識別，就能很好發現對方報價中隱藏的陷阱，才能從根本上降低成本，最大限度實現合同成本控制目標。

五、合同檔案管理部門化、過程化、常態化

毫無疑問，合同簽訂過程至關重要，但中國人常說蓋棺定論，可見結局也同樣不可小視。法律工作尤其重視證據，而合同管理中的檔案管理工作就是一個收集證據的過程。項目管理機構要非常重視合同檔案的歸集、整理工作。合同承辦人按項目管理機構合同管理部門要求跟蹤合同履行結束前相關情況，并圍繞合同收集、管理和保管合同簽訂前、合同簽訂、合同履行和合同結束各個環節形成的合同相關資料。原則上在合同履行結束后十日內將上述資料歸檔、裝訂成冊并形成資料清單送交合同管理員；合同管理員在合同簽訂履行過程中也及時收集合同審查、簽訂過程中散落在各處的相關資料、如果參加合同洽商，也要及時協助經辦人做好會議記錄登記整理工作，一邊形成完備的合同檔案。

合同檔案管理不能等到合同履行完畢了再去收集資料，那時已經為時過晚，所以檔案管理的過程化、常態化非常重要，洽商記錄不過夜，合同簽訂登記表填制不過夜。

另外，項目管理機構還要對已經簽訂的合同建立合同檔案路徑管理目錄。在檔案路徑管理目錄的指引下，就能順藤摸瓜，找到存放在綜合部、物資、工程、安質、財務部門的批準文件、相關招投標資料、圖紙、驗工計價、財務付款憑證等資料。

對于比較重要的合同文件資料，可建立掃描版的電子檔案，以便于使用。

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總則

1.1

根據股份公司現行制度，結合酒店公司特點，制定工程成本類合同管理制度。

1.2

適用范圍：本節經濟合同管理規定適用于工程承包合同、貨物采購合同和技術服務合同。本規定不適用于：酒店管理公司管理合同、各酒店外租區租賃合同、開辦費涉及的所有合同、人力資源涉及到的所有合同，這些合同或協議按特定的程序申報。

1.2.1

工程承包合同包括：工程承包、工程技術服務、酒店翻新改造之工程承包、各酒店項目部或各酒店項目公司辦公用房房屋裝修、新建及拆改等。

1.2.2

貨物采購合同包括：工程材料設備采購、酒店翻新改造之材料設備采購。

1.2.3

技術服務合同包括：可研分析、勘察設計、規劃設計、室內設計、造價咨詢等顧問類，檢測、面積測繪、宣傳推廣、模型制作等服務類。

2

合同辦理

2.1

合同起草

2.1.1

金額在2萬元以上的業務事項應事先簽訂合同，直接委托合同由直接委托辦理部門負責起草，經招標確定合作方的合同由招標經辦部門負責起草。

2.1.2

金額在2萬元以下（含）的業務事項可不用簽訂合同，但應參照股份公司管理制度中零星采購和緊急采購程序處理。

2.2

合同談判

所有經濟合同的談判，至少有二個部門的二名以上經辦人員參與談判。成本控制部必須參與所有經濟合同的談判。

3

合同審批及簽訂

3.1

合同簽訂的主體：

3.1.1

工程承包、貨物采購合同由酒店項目部或酒店項目公司工程部辦理。

3.1.2

技術服務合同由酒店公司設計部辦理。

3.1.3

造價服務合同由酒店公司成本控制部辦理。

3.2

合同資料的報備：

3.2.1

合同簽訂后，由合同經辦人員將合同簽訂相關檔案（包括申請單、審批單、報價單、合同文本及各審批人審批意見的電子版原件等）的完整資料上報酒店公司成本控制部。

3.3

未成立酒店項目部或酒店項目公司的合同由酒店公司本部相應部門代為辦理，股份公司法務部代為審批法律意見。

3.4

審批程序

3.4.1

股份公司經辦的酒店第一類招標（采購）合同按股份公司管理制度執行。

3.4.2

酒店公司經辦的第二類招標（采購）、地方類招標（采購）及直接委托合同，逐級報酒店公司總經理審批執行。

4

經濟合同的履行

4.1

合同管理責任部門：

4.1.1

工程承包、貨物采購、監理合同：所屬酒店項目部或項目公司。

4.1.2

造價咨詢合同：酒店公司成本控制部。

4.1.3

各項目設計服務類及酒店技術服務類合同：酒店公司設計部。

4.1.4

酒店項目施工圖設計服務類合同：酒店項目部及酒店項目公司設計部。

4.1.5

合同管理責任部門的負責人是負責合同履行的主要責任人。

4.2

合同臺帳建立：

4.2.1

工程承包、貨物采購、造價咨詢及監理合同臺帳：所述酒店項目部或酒店項目公司成本控制部負責建立。

4.2.2

設計服務類及酒店技術服務類合同臺帳：酒店公司設計部負責建立。

4.2.3上述合同臺帳每月25日報酒店公司成本控制部審核后、由后者統一報股份公司成本控制部備案。

4.3

股份公司所屬項目公司財務部負責建立非前述合同臺帳，跟蹤監督非前述合同執行情況，并于每月月底將該臺帳電子版通過企業OA系統提交給酒店公司成本控制部存檔備案；各業務經辦部門應配合收集、整理和及時提交非前述合同執行的相關資料。

4.4

前述合同執行過程中、以及完畢后，合同管理責任部門應依據《供方履約評估指引》的規定進行合同執行評估，經酒店公司成本控制部審核后報股份公司成本控制部備案。

5

合同檔案管理

5.1

合同簽訂后，股份公司所屬項目公司財務部、酒店公司成本控制部、酒店公司檔案管理部門（即含各酒店項目部和各酒店項目公司行政部檔案員，下同）必須留存一份原件（正本或副本），其他部門需要留存合同的，由酒店公司檔案管理部門提供復印件。

5.2

篇10

米脂縣電力公司根據自身工作實際，在國家電網公司檔案管理信息平臺的基礎上，采用B/S多層應用體系結構，應用SOA、J2EE等先進技術對軟件應用系統進行深度開發，建成符合陜西電力檔案業務工作要求的功能模塊和界面處理，實現了電子文件與電子檔案全程管理。

檔案管理信息平臺主要應用模塊包括應知應會、企業知識、部門知識、個人知識、你問我答。其中數字化檔案存放在企業知識模塊中，按照檔案屬性分類為：文書檔案、合同檔案、生產檔案、科研檔案、基建檔案、設備檔案、會技檔案、聲像檔案、實物檔案、招標檔案。檔案檢索條件包含：題名、文號、責任者、起止日期、機構、文件類型、主題詞、關聯詞、分類號等。檔案管理信息平臺以確保文件的真實性、可靠性、完整性和可用性四個特性為基礎目標，確定了十大功能：確定需要捕獲的檔案，確定檔案的保存時間，檔案捕獲，登記，分類，存儲和保管，利用，跟蹤，處置計劃的實施，對檔案管理過程的記錄。

二、檔案管理信息平臺深化應用的實施步驟

第一步：引入文件連續體模型。文件連續體（Records Continuum）模型注重文件運動過程與文件管理過程的整體性、連續性與集成性，提倡檔案人員提前參與文件管理，直到文件被銷毀或永久保存，要求將文件管理與業務流程相結合。為此，必須做到以下幾點：第一，新開發的各種業務系統必須滿足文件歸檔與檔案管理的功能需求；第二，對于已有的各種業務系統，建立其與檔案管理信息平臺的接口，使系統能自動獲取歸檔電子文件并捕獲元數據，盡可能地將檔案管理監控職責向前延伸；第三，對于文件檔案，明確各業務部門歸檔范圍和責任，提供檔案收集、整編及業務系統接口，實現對歸檔文件的前端控制和全程管理；第四，對于基建、設備檔案，在工程項目立項之初就同步確定項目歸檔范圍、整理規則、歸檔責任，最小化人為因素，使歸檔工作與工程建設同步、有序進行。

第二步：引入知識管理理論。知識管理（Knowledge Management）是企業管理的新范式，也是指導檔案管理創新的新理念，即將文件檔案視為企業重要的知識資源，將檔案管理的關注點從文件檔案實體轉向文件、檔案所蘊涵的知識，應用先進的知識管理技術方法，創新、拓展文件檔案的收集、整理、鑒定和服務等各項活動。因此系統應突出以下功能：

第一，數據資源全覆蓋，對于沒有納入傳統文件檔案收集范圍，但具有知識價值的資料、數據、信息進行管理，以實現企業內所有顯性知識資源的整合與共享。

第二，服務手段多元化，如信息推送、信息訂閱、收藏夾、嵌入式服務等。信息推送即在其他應用系統中主動提供需要的檔案信息，使用戶在需要的時候即可享有檔案資源；信息訂閱即用戶在系統中可以訂閱自己感興趣的專題，以便檔案管理信息平臺中一旦出現相關信息可以主動發送郵件通知用戶；收藏夾類似于專題，即把相關的主題內容統一地聚集在子文件夾中；嵌入式服務即將平臺的查詢窗口嵌入到各應用系統中，用戶可以在多種應用系統中便利、快速地查詢檔案信息。

第三，服務技術智能化，在基本的數據采集后，檔案管理信息平臺對各類檔案資源進行整合、挖掘、分析，構建資源內容平臺，為搜索引擎系統提供應用基礎。