檔案一體化管理模板(10篇)

導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案一體化管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

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一、文件管理與檔案管理一體化

（一）文件、檔案一體化的概念。文件管理與檔案管理一體化主要是指實現文件、檔案生成的一體化、管理的一體化和利用的一體化。文件、檔案一體化主要從文書管理和檔案管理的角度出發，實現文件生成、辦理以及檔案歸檔的全過程的管理。實現文檔一體化，從而保證文件內容的完整性和數據結構的一致性。

（二）文件管理與檔案管理的關系。目前國內外對文件、檔案管理一體化還沒有一個明確統一的概念，但是文件管理與檔案管理間存在的互相依存、密不可分的關系卻顯而易見，這種關系主要表現在以下幾個方面：1.文件管理與檔案管理相輔相成。一方面檔案是由文件發展而來的，文件的質量直接影響檔案的質量，另一方面檔案管理是文件管理的延伸和發展，目前文件管理和檔案管理已經成為一個不可分割的系統管理工程；2.檔案部門必須有專職文件管理人員的參與，這是保證文檔一體化管理質量的前提條件。目前國外一些重要的機關部門，已經普遍實現檔案人員參與文件管理，國內多數機關和企事業單位則都沒有設置機關檔案室等專職文件管理機構，現行的文件大多交由制作人員或者承辦人員自行妥善保管，文件中心大多作為檔案系統的分支機構，往往保管一些企業或機關的半現行的文件。檔案部門應設置專門的文件管理機構，配備專職的文件管理人員，為機關檔案科學化管理的實現奠定基礎。

（三）文件管理與檔案管理密不可分，文件管理人員和檔案管理人員之間也存在相互依存、相互促進的關系。在國外大部分的檔案管理部門和人員都會參與文件的管理工作，但是檔案管理人員并不能完全取代文件管理人員，文件管理人員只有和檔案管理人員相互溝通、密切配合，才能實現檔案管理和文件管理的有效配置，保障文件管理的質量，更好的為檔案管理服務。

二、文件管理與檔案管理一體化現狀

80年代之前，我國一直沿用傳統的文件與檔案分開管理的工作體制，隨著經濟社會的發展，傳統的工作體制已經不能滿足社會的發展需求，其弊端也逐漸顯露出來。為了提高工作效率，適應社會經濟的發展，文件管理與檔案管理一體化的思想逐漸被提出，然而由于傳統思想的束縛和環境的局限性，這種科學的管理體制在一定的時期內并未真正實現。

當前，在我國企業檔案管理大致可以分為兩種形式，一種是沿用傳統的卷為單位的管理，實行部門立卷制度，各部門在每年的6月把整理好的上一年度相關文件轉移到檔案室，再由檔案室負責整理和編目保存。另一種則是實行文件、檔案的一體化管理模式，具體實施則是由各部門的檔案負責人通過檔案管理系統進行文件案卷以及卷內文件的著錄，通過插入附件的方式實現對檔案全文的管理，使用這種方式對檔案文件的著錄使電子文件原文在檔案管理系統中有了相應的目錄，同時，還可以在服務器上為原文留有單獨的空間，提高工作效率，降低錯誤發生的幾率。

三、實現文件檔案管理一體化的意義

目前，我國各個領域已經普遍推行辦公自動化，并逐步實現文件檔案管理一體化，文檔一體化管理可更加科學合理，有利于樹立更合理科學的文檔管理體制和管理理念。文件和檔案一體化管理在文書處理的過程中科學利用管理系統，形成完整的數據信息，避免重復工作，使文件管理的收發、登記、運轉等工作完整有序，從而使文件管理各項工作達到精細化，完成案卷達到系統化和查找利用的標準化。

四、加快文件管理與檔案管理一體化實現的措施

在信息技術高速發展的今天，文檔管理一體化的發展已經具備了一定的理論和實踐基礎，文檔管理一體化的建設是一個龐大的系統工程，所涉及的文件信息的面積較為廣泛，要求我們必須認真對待，具體要求我們從以下幾個方面做起：

（一）立足檔案管理現狀，完善檔案管理體系。在現有的檔案管理機構組織體系的基礎之上，建立健全文檔管理的組織體系，由于我國受傳統體制的影響較深，至今沒有全面打破傳統的管理模式，文檔管理一體化并沒有真正實現，因此我們必須在現有的基礎之上，建立健全文檔管理機構組織體系，降低文檔管理一體化體系變革的風險。

（二）結合我國現有的國情，建立具有中國特色的文檔管理一體化理論。我國的檔案管理一體化與其他國家相比存在一定的差別，所以要創建具有中國特色的文檔管理一體化就必須立足于我國的國情。我國有國家規模的檔案事業，有“集中統一”的管理原則，有延伸到文書工作前沿的檔案管理觸角――檔案室，有保存永久性檔案的各級檔案館，并形成了嚴密的網絡，這就是我國的“檔情”。從理論上看，它符合文件生命周期理論和前端控制思想，從實踐的角度看，它更有利于文件的全程控制，更有利于文檔管理一體化。當我們用文件生命周期理論來考察文書檔案工作，對我們現存的檔案室（或檔案館）應當積極保護并發展，它實際上已經承擔了管理處于中間性、過渡性階段的文件的任務，這是中國特色的基本國情所決定的。

五、結語

文件管理和檔案管理一體化是現代辦公自動化的主要發展趨勢，只有不斷增強對文檔一體化管理的認識，才能使檔案管理適應新時期的發展潮流，只有將文檔一體化的科學理念實踐于當前文檔管理工作中，才能把文件管理和檔案管理有效結合，實現前編控制和全程管理，更好的適應信息時代的發展和需求，服務于現代化的信息建設。

參考文獻：

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[2]余然：社會轉型期檔案信息倫理建設研究[D]安徽大學；2006年

[3]趙雪群：“微機文檔一體化管理系統”開發中幾個問題的認識[J]檔案學通訊；1994年01期

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關鍵詞：檔案圖書一體化；信息資源整合；現狀問題

中圖分類號：G25

1 引言

我國圖書情報檔案實施一體化管理不僅具有理論上的依據，而且具有現實的客觀需求和可供借鑒的管理模式。我們必須從戰略高度看圖書、情報、檔案的一體化管理。圖書、檔案一體化管理是把圖書與檔案、圖書處理工作與檔案工作從管理體制到工作程序視為一個有機整體，以確定實施辦法的最優化，求得最高效率。由檔案、圖書在學科和專業上的相近內核，提出實現檔案、圖書新型管理的必要性和必然性，并對構建檔案、圖書一體化管理模式進行新的探索。當前階段我們應當建立和完善圖、情、檔一體化用戶監督、一體化政策法規以及一體化評估等動力機制。通過對他們的一體化管理，可以使其形成綜合性信息網絡，為我國社會、經濟以及祖國的建設服務。

有鑒于此，如何為充分利用既有科研檔案的信息，增加技術發展的機會，探索圖書、情報、檔案一體化，加快科學研究過程中的科研檔案信息的集成化管理已經成為我國理論界和實務界必須面對的一個新課題和新挑戰。實行統一管理保證文獻信息獲取、加工、儲存、傳遞等渠道的暢通合理控制信息流量，對文獻信息進行科學的分類和處理要將重點放在研究文獻信息系統的有效管理問題上，控制管理所必需的信息數量，提高文獻信息傳遞效率、吸收能力和利用率深化文獻信息開發層次，，圖書檔案信息員制度代表著圖書檔案服務理念由資源主導向用戶主導轉變的發展方向。

2 圖書管理的基本內容

目前所通用的圖書管理系統，主要包括以下幾個方面：第一是圖書管理；第二是信息查詢；第三是流通作業；第四是系統維護。這四大模塊是圖書管理系統的構成部分。其中圖書管理系統實現了圖書的征訂工作、新書的登記、圖書的編目等功能，把圖書進庫工作合理的建造成一個系統；流通作業包括預借、借書、還書作業，從根本上減少了三種工作的工作量；信息查詢實現在各種條件下，對于館藏書查詢、統計等工作；系統維護實現了對于本系統的合理運用，并針對隨時出現的問題進行快速、有效的解決。系統支持條型碼掃描，在實際的使用過程中，掃描槍對圖書ISBN編碼掃描時，就會自動從Internet上下載圖書相關信息，如作者、書名、出版社、簡介等信息，把錄入人員的工作量降到了最低，成為信息化建設強有力的幫手。建立完善的管理體系是實現檔案、圖書、情報資料管理一體化的基本，雖然圖書情報資料檔案在工作內容和管理模式上存在諸多共性，但畢竟分屬各個行業，這就需要建立統一的信息管理機構，從整體構想宏觀調控上，以科學發展觀為指導制訂出一整套合理、全面、長期的發展規劃。

3 信息化管理有利于圖書資源的整合和共享

隨著科學技術的不斷更新和進步，信息技術日新月異的發展，無論是一個人還是一個社會要想發展都離不開知識。通過進行系統的信息化管理，使得圖書資料檔案的信息具備了有效性和共享性，進一步擴大了這些檔案資源的使用范圍可擴大原始檔案的應用程度和應用范圍保持隨機存取。在網絡平臺上的檔案電子文件比原件更易于導航有利于工作人員按需瀏覽也方便了使用者快速瀏覽所需要的信息極大的提高了檔案原件的利用率，最大限度地實現圖書資料檔案信息的資源整合和共享。檔案人員要管好檔案，就要提前介入到電子文件和管理工作中，提前以管理檔案的形式管理電子文件等有用信息，使信息發揮最大的效益。

4 圖書、檔案一體化管理的可行性

在當今網絡時代的信息社會中，檔案、圖書實行一體化管理，建立“二位一體”的文獻、信息中心，現代圖書已承擔一部分情報工作實現部門之間的橫向聯系和協作，最大限度、最大范圍地發揮信息資源的作用，是檔案、圖書事業發展的必然趨勢檔案的公開化、社會化方向發展，從而走向檔案、圖書、情報三者一體化管理。

隨著科學技術的發展和社會更廣泛、更迫切的需求，對圖書、情報、檔案的利用越來越要求公開化、社會化信息資源體系事實上也無法使圖書館與情報所、檔案館相區別各種情報技術，如縮微、復制、機檢等技術生產廣泛應用于圖書館，圖書館學、檔案學是知識信息管理的二大學科，它們之間有著共同的認識論、基礎理論和方法論有些地區實際上已經實現了二者機構的完全統一。圖書、情報管理以特定對象的服務內容，主要是對部門機構內部服務二者在現代社會本身沒有太大區別使得圖書與情報的界限已變得模糊，圖書、檔案的同源性決定了檔案機構與圖書館、情報所服務對象的相似性，所不同的是檔案機構公眾服務性不如圖書館、情報部門強。

5 職業道德素質

圖書檔案管理人員必須具備良好的職業道德和高尚的情操，要忠于本職工作，對工作極端負責，要勇于探索，不斷創新，作風正派，清正廉潔，處事公道。要胸懷寬廣，謙虛謹慎，團結同志，互相尊重，愛崗敬業，牢固樹立為圖書檔案工作無私奉獻、奮斗終身的思想。圖書檔案工作是一項承載著知識寶庫收藏和記錄使命的工作，要求其管理人員必須具有強烈的事業心和高度的責任感。特別在新時期、在市場經濟條件下，應從情感的角度培養自己敬業、樂業、創業精神，從而樹立起圖書檔案管理人員的職業使命感和榮譽感，自覺向社會奉獻、為人民服務，把工作當作實現自身價值的需要，要全身心地投入自己為之奮斗的事業中。

信息時代的圖書館管理人員，不能埋在資料堆里，必須要有宏觀思維，做到從積累資料入手，從大處著眼，收集積累細小的信息；注意信息的旁系性，善于從某些信息資料中分析推斷出有用的微觀信息，開展立體思考，通過點滴資料的積累去揭示未來的發展。

只有全面優化不斷提升圖書檔案管理人員的綜合素質和管理水平真正發揮圖書檔案在現代圖書情報檔案發展中的支柱作用，強化積極主動的服務意識為可持續發展提供永不干涸的動力之源。

6 結束語

圖書館服務是為了使讀者獲得文化知識，提高公民的自身修養，滿足讀者的需求，實現讀者人生的價值。圖書館服務賦予圖書館人員以崇高的職責、奉獻的欣慰和清苦的價值。圖書與檔案雖然屬于不同的文獻資源，有自身的特點，有各自的理論體系，呈現出不同的價值形態，但是作為客觀存在，它們不僅載體相同、相似，而且服務性質、管理方法、管理手段都是高度一致的。檔案服務層次的需要，是信息社會發展的必然趨勢。作為圖書管理將如何充分利用現代信息技術，發揮檔案、圖書、情報資料在信息領域中的綜合效能，提高信息報業服務的能力和水平，是當今社會發展的必然趨勢和實現報業可持續發展的有效途徑。信息技術的發展為一體化提供了良好的條件，一體化建設是長期、艱巨、復雜的任務，需要政府及相關部門共同的努力，包括培養專業的人才，才可能實現一體化的發展。

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一、圖書檔案一體化管理的優點與可操作性

（一）一體化管理的優點。經過傳統醫療機構的改革變遷，使醫院的管理工作中將圖書管理與檔案管理區分開來，形成兩個相互獨立的體系進行管理，而其中缺乏良性互動，導致嚴重的資源和信息浪費，而在管理層面，又因為兩者之間的密切聯系，使之經常出現管理交叉和重復管理的現象。在醫院的圖書檔案信息，應服務于醫院的各級醫療人員和管理人員進行實時查閱，并確保信息的準確性和全面性。但相對獨立的管理使其在實際工作中無法滿足對信息查閱的需求。因此，對圖書檔案的一體化管理，能真正增強兩者之間的良性溝通，將醫院的相關信息管理形成網狀數據庫，使其涵蓋醫院工作的全局內容，實現醫院內部的實時資源共享。比如，在醫院中進行的醫療科研項目中，申請課題、堅定立項、開發到結尾中的相關工作，都可依賴醫院的圖書檔案信息進行。不僅如此，課題研究后對相關材料進行的整理歸檔工作，能為今后的相關課題研究提供方便，形成科研材料于信息的良性循環利用與保管。

（二）一體化管理的可操作性。科技的不斷發展為人們的生活和工作帶來了更多選擇，特別是在信息化技術的幫助下，信息化管理能真正滿足社會工作中對信息的及時性、廣泛性需求，醫院管理中的信息管理亦是如此。作為信息管理中兩個重要組成學科，圖書館學與檔案學不論是基礎知識理論、認識論和方法論上都存在著很大程度的相同，甚至一些研究領域已逐漸實現了認知上的統一。因此，在醫院的管理中，將圖書檔案進行一體化的管理能幫助醫院形成涵蓋更加全面信息網絡，從而為醫院各項醫療和科研提供服務。

二、醫院圖書檔案一體化管理工作的展開

（一）提升信息資源有效利用率。圖書和檔案，其真正價值在于被使用，為醫院的相關工作提供參考。由此可見，在醫院圖書檔案一體化管理中，信息數據的優化尤為重要。網絡信息技術的接入能改變醫院館藏結構上的單一、彌補數據信息上的缺失、提升整個信息處理和調取速度。一體化管理能確保數據信息資源的最大化利用，提升其有效利用率，服務于醫院的相關醫療活動與項目。

（二）在圖書檔案管理的各自體系中獲取改革靈感。在傳統管理辦法的影響下，一體化管理在開展之初難免受到非議。要想將一體化管理的優點進行傳播，讓更多人理解，就要對圖書和檔案管理體系的特點進行不斷整合，進而推動管理工作的發展。對醫院的檔案來說，大多數的館藏檔案內容相對時間較為久遠，其珍貴程度也相對較高，而相對來講，圖書與資料的信息數據則相對較為新穎，在實踐層面，兩者都具有不可替代的參考價值。檔案管理主要為醫院的各級部門管理人員、維修人員和財務人員服務，而圖書管理則針對醫療、研究、醫護、技術人員。由此可見，兩者都具備相對獨立的特點，但在一體化管理下并無實際沖突，反而因其管理范圍涵蓋面較廣，成為一體化管理的改革基礎。在一體化改革中，圖書和檔案是數據信息的主要來源，需要進行整體上的分類、整合與管理，才能對信息數據進行深刻的了解和運用，真正發揮圖書和檔案的使用價值。

（三）提升配套服務工作質量。對數據信息進行利用的過程，就是根據圖書或檔案資料的幫助，進行相關研究產生新數據信息的過程，在醫院的研究和建設中，這種新數據具備更高的使用價值，這種本質也體現了知識經濟時代的數據信息管理特點。在醫院簡稱圖書檔案館后，工作人員應注重配套服務工作的完善與優化。比如，創辦醫院內部的《醫學快訊》，介紹醫療上相關方面的最新指示，帶領醫院各個科室主任參加座談會或交流會等，針對醫院圖書檔案館的管理與臨床醫療運用之間聯系的加強進行了解與溝通，幫助院方實習醫生更加便捷的獲取館藏資源中的信息數據進行論文的撰寫和創作。

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自20世紀70年代國外檔案學家提出圖書、情報、檔案一體化管理設想以來，國內許多理論和實際工作者也從不同方面對這一問題進行了建設性探討。時至今日，隨著社會、經濟、文化特別是網絡技術的飛速發展，一體化構想也不斷獲得專家的親睞和論證。本文在回顧圖書、情報、檔案一體化管理觀點的基礎上，從對象、目的、功能、屬性、管理成本和協調發展等六個方面提出了質疑和看法，以助于人們對這一問題具有更加科學、理性的認識。

1.一體化主張的簡要回顧

圖書、情報、檔案一體化管理支持者的理論依據主要有以下幾個方面。

1.1屬性同源。認為圖書、情報、檔案同出一源，都屬于文獻信息的范疇，它們不僅載體相同、相似，而且服務性質、管理方法、管理手段都是高度一致的，共同的淵源和廣泛的共性為實現一體化管理提供了良好的基礎[1]。一般而言，屬性同源說者并不否認圖書、情報、檔案三者之間也存在一定的差別，不過他們普遍認為，差異不是一體化的主要障礙，相反，一體化有利于它們之間的優勢互補。

1.2 資源互補。認為在文獻資源建設方面，圖書館、檔案館還存在著一個明顯的和相當重要的互補作用。就是，檔案作為事件發生的原始記錄，是唯一的文獻，一旦丟失或發生意外（火災、水災）等情況，就無法彌補，就會出現斷檔現象。在這種情況下，圖書資料就尤為重要，可靠性和復本量大，收藏地域寬，各大圖書館都可能查到，就有可能把斷檔的檔案和不足彌補起來，體現了圖書和檔案的相互依存、遺漏補缺的互補作用。

1.3 資源共享。資源共享可以帶來超值利益，其理論根據是奧地利生物學家貝塔郎菲提出的著名定律：整體的屬性與功能大于各孤立部分的總和。提出一體化可以實現資源共享的觀點認為，當前我國圖書、情報、檔案存在嚴重的“信息孤島”現象，圖書、情報、檔案一體化系統有利于文獻信息由分立到整合，從而產生1＋1＋1>3的效果。

1.4 網絡條件。認為目前我國各級網絡化建設已逐步完善，為圖書、情報、檔案一體化管理提供了一個網絡化技術平臺，只要建立強有力的組織領導機構，制定相關的法律、法規，解決數據庫格式、用戶接口以及聯機采訪、聯合編目等標準化、規范化問題，就一定能夠完成一體化的構想。

2.實現圖書、情報、檔案一體化管理的六大質疑

在對肯定性觀點做簡要回顧之后，提出一些否定的看法或許可以使人們對這一問題會有更理性的認識。筆者認為影響圖書、情報、檔案一體化管理的原因，正是它們之間的差異即質的區別。那么圖書、情報、檔案它們本質的東西是什么？是文獻的內容和范圍。因為，它們都是利用文獻為人類社會提供服務，離開了文獻它們就失去了存在的基礎，下面以圖書和檔案為例，就它們所收集文獻的內容、范圍、使用目的以及一體化對三學科的管理和服務方面加以分析，以說明實現圖書、情報、檔案一體化管理是不可行的。

2.1 圖書館、檔案館雖然都是以文獻為自己的工作對象，但所收集文獻的內容和范圍卻截然不同。圖書館所收集的文獻是以人類知識整體為對象，文獻的知識信息數量大，學科門類齊全，內容學術性、理論性強。論文格式，情報。而檔案館所收集的文獻是以立檔單位為對象，是立檔單位各項實踐活動的原始記錄，是對客觀事務的直接反映，突出其本源性、可靠性，具有歷史憑證作用。

2.2 從文獻利用的目的和對象看，圖書館文獻主要是為社會廣大讀者的不同需求服務，使用者利用圖書館文獻是為了更加便利快捷地獲取自己所需的信息和知識。而檔案機構公共服務性不如圖書館、情報部門強，它以特定對象確定自己的服務內容，主要是對部門、機構內部的管理需要服務，使用者利用文獻主要為了解決管理中遇到的問題。

2.3 從圖書館和檔案館屬性來分析，圖書館強調的是其服務性，而檔案館則是保存性。圖書館所收集的文獻主要是為了讀者使用，所有文獻都向讀者開放，文獻在館內允許有一個自然損耗。論文格式，情報。而檔案館所收集的文獻主要是為保存，以備查用，在使用方面受一定的權限限制，許多文獻的保存期都是永久，在保存期內任何文獻都不能遺失。

2.4 圖書館的文獻具有互補性和可代替性，檔案館文獻具有唯一性和不可代替性。隨著科學技術的不斷發展，作為記錄人類知識的文獻不斷增加。圖書館為了滿足不同用戶的需求，要收集齊所有文獻是不可能的（也沒有必要），所以必須實行多館聯合采購，共同建立一個文獻資源保障體系，以實現文獻資源共享。此外，一個圖書館的文獻如果一旦全部毀壞，還可以通過其它圖書館的文獻來代替，這是由圖書出版的多復本量決定的。而檔案館的文獻資源建設只能依靠本館自身力量來完成，文獻具有唯一性，一旦損失無法彌補。

2.5 一體化所追求的資源共享難以帶來管理和服務成本的。大家知道，美國是市場經濟高度發達的國家之一，市場經濟的一個顯著特征就是注重資源利用效率。為了使文獻信息資源利用達到或接近帕累托最優，美國曾于1948年開始實施旨在實現文獻信息資源共享的法明頓計劃。論文格式，情報。為此，聯邦政府與圖書館界投入了大量資金、付出了巨大努力，但十幾年后，美國人發現這一計劃的實施，并沒有在降低成本上顯現出他們所期望的優越性，相反，它給美國政府和各成員館帶來了巨大的經濟負擔，無論是人員配備還是資金消耗都已超出了成員館的承受能力。論文格式，情報。本著對文獻信息資源共享的堅定信念，1966年美國以“全國采購和編目計劃”（NPAC）全面替代了法明頓計劃，但隨后的事實表明，它同樣沒有給美國人帶來預期的利益，該計劃于八十年代初由于預算、資金枯竭而宣告結束。論文格式，情報。我國圖書館文獻信息資源共享始于1957年，其標志是1957年國務院頒布的《全國圖書協調方案》。論文格式，情報。30年后即1987年，由文化部、國家科委、國家教委、中國科學院等15個部委聯合成立了全國部際圖書情報工作協調委員會，成功地組織了全國文獻資源調查與布局的研究工作，但是在文獻信息資源共享方面，始終未取得令人滿意的進展。上述事例表明，在圖書館或圖書情報界自身資源共享問題尚未有效解決之前，圖書、情報、檔案一體化必將面臨很大的經濟風險，另外一體化所需要的管理平臺、技術平臺和法規平臺的搭建也需要付出巨大的社會成本，盲目實施一體化極有可能與它所追求的目標產生背離。

2.6 一體化難以促進圖、情、檔三學科管理和服務的協調發展。從根本上講，一體化所追求的目標在于最大限度滿足用戶需求、提高資源利用率，它對三學科在科學管理和服務方面的固有特性以及自身發展模式、要求考慮的并不十分周全。又以檔案和圖書為例：很多檔案其內容要么涉及到國家或企事業單位的機密，要么涉及到個人隱私或不公開信息，根據國家檔案法規定，檔案的歸檔、保存、查閱、解密、銷毀都有嚴格的法定程序。相比而言，一般的圖書資料其搜集、加工、利用只需遵循具體的業務規程，并沒有系統的法律規定或什么特殊要求，即使將來出臺圖書館專門法，也與檔案法在立法目的、調整范圍及法律內容上有很大不同，對檔案和圖書實施“一體化”管理顯然是相當困難的。再以知識產權保護為例：大多數涉及到專利法的知識產權是通過檔案的形式予以保護的；涉及到著作權法的知識產權通常又與圖書密切相關；而情報――特別是商業情報，又受到了反不正當競爭法的保護，按照該法第三款的規定，這樣的情報是指“不為公眾所知悉，能為權力人帶來經濟利益，具有實用性并經權力人采取保密措施的技術信息和經營信息”。顯然，將受反不正當競爭法保護的情報、受專利法保護的檔案與一般的圖書資料實行“一體化”管理會帶來利用和知識產權保護上的混亂。

3.結語

對一體化管理的否定性看法并不是對一體化構想的全面否定。無論如何，一體化構想都是對圖書、情報、檔案未來發展趨勢的一種具有積極意義的預測或探索，只不過這種預測需要有更為全面的眼光和更加科學的方法。正如一個項目的風險評估是可行性分析的有機組成部分一樣，否定性意見具有防止決策失誤、減少風險、避免資源浪費的積極作用。

參考文獻

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眾所周知，文書工作是檔案工作的基礎，檔案工作是文書工作的延伸和發展，兩者有機地結為一體，才能實現文書運轉的高效率和檔案管理的高質量。由于文檔一體化有共同之特點，一是信息上的連續性，二是公文上的相關性。無論是現行文件還是非現行文件，他們的源頭、戶頭都是一致性，都可以用統一標準進行管理，做到即輸進庫。基于二者之間的關系，開展文檔一體化將公文處理與檔案管理相結合，充分利用文書處理過程中形成的數據信息，避免檔案部門的重復勞動，使文書工作中文件的收發、登記、運轉、承辦、催辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔等工作與檔案管理和提供利用形成一個有序的整體，為檔案工作與辦公自動化聯網打下良好的基礎。通過文檔一體化管理完全可以統一公文登記內容和檔案著錄項目使著錄目錄涵蓋公文標題、密級、發文字號、發文機關、成文日期、收發文日期等(見下圖)。這就為檔案部門今后管理不再重復進行著錄奠定了基礎。

二、文檔一體化管理的必要性

近幾年來，隨著辦公自動化程度的提高，出現了大量各種形式的信息文件，紙質文件逐步被電子文件所替代，紙制檔案逐步向電子檔案過渡，這給傳統的檔案管理工作帶來了新的挑戰。文件作為人們進行信息交流和貯存的一種工具，有其相對穩定的物質載體。文件包含有信息、意識、知識內容的一種物質形態，它與其他物質一樣是運動的。文件從其形成后的運轉，承辦和現行、半現行直到轉為檔案后的管理和利用，經歷了一個完整的過程，檔案管理理論界稱之為文件的生命階段或文件周期，它將文件形成和存在過程劃分為四個階段，即制作階段、現實使用階段、暫時保存階段、永久保存階段。通常后兩個階段的文件即是檔案。企業單位檔案室主要保存第三個階段的文件，其特點是：1文件形成部門剛剛使用完畢，留待以后繼續存查和利用，所以說在一段時間內，仍離不開這些文件，具有檔案的第一價值；2保密性較強，處于封閉狀態；3文件對形成單位依附性大；4有相當部門文件只有一定時期內有利用價值；5具有永久保存價值的文件，一般必須通過這一階段的保存和利用。

三、文檔一體化管理的可行性

為適應市場發展的需要，機構整合，就意味著管理體系、管理模式的整合，就要重新建立新的管理結構、規章制度、利益保障體系，并盡快使各項工作正常運轉。“文檔一體化管理”工作模式隨著新機構的成立而開始了，原文書管理和檔案管理這兩個程序綜合為一人管理。打破了以往文書工作和檔案工作使用兩套人馬的工作模式，文件的收發、登記、傳閱、收集、整理、分類、鑒定、檢索、保護、利用、信息統計等環節均由文檔管理專職統一跟蹤管理，中間過程量大而雜，要真正做到有條不紊可真不容易。為了防止文書管理和檔案管理脫節，充分發揮“文檔一體化”管理的職能，更好地為企業的生產經營服務，通過競聘考核聘用了經驗豐富、綜合素質高的文檔管理專職來擔任此項工作。文檔管理專職上崗后，認真總結經驗，根據文書管理與檔案管理的特點，從企業自身特點出發，制訂有效的工作方法，制訂出文書、檔案管理的各種管理制度、辦法，充分利用這些規章制度、文件辦理程序來制定管理框架，規范檔案管理，明確管理職責；同時充分地利用現代化管理手段，利用電子文件收發處理，對歸檔文件進行著錄管理，使文書處理和檔案管理這兩個工作流程很好地整合起來完成。文檔管理專職對文件的收發、公文處理、文件歸檔等過程清清楚楚，利用文書與檔案共同的著錄信息，既減少交叉登記、重復勞動的現象，更不會再像以往那樣出現“兩個和尚挑水喝”甚至于“三個和尚沒水喝”尷尬現象，大大提高了企業的辦公效率。

結語

綜上所述，在辦公自動化的條件下，實行文檔一體化管理體制的好處有三：一是提高效率，信息共享；二是規范管理，統一標準；三是科學合理利用人力、物力等寶貴資源，減少浪費。

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首先，就讓我們從基本理論層面，對“文件生命周期理論”的相關理論概念進行初步了解。“文件生命周期理論”中的“文件”概念是一種廣義概念，較之常規意義的“文件”概念要寬泛得多。“文件生命周期理論”把文件視為“文件的集合體”，認為“檔案”（非現行文件）的形成只是廣義文件運動的最終結果，一切的文件運動形態，都只是“廣義文件運動過程中某一特定階段的代稱，都是廣義文件的組成部分”[1]。

由此，“文件生命周期理論”以“文件集合體”的形式，合理的維護了文件各階段的整體統一性，進而將文件運動以整體的形式，跨越了從形成直至銷毀或永久保存的各階段，并且能讓管理者以一個完整、清晰的視角，觀察、界定文件運動的整體過程。實際上，基于這一完整過程，可以明確文件價值的階段性變化，以及在廣義文件運動過程中文件價值形態與管理形式、保管場所、服務對象之間的對應關系。而在文件價值形態轉化的同時，從階段性的廣義文件運動視角出發，可將廣義文件依次劃分為現行文件、半現行文件與非現行文件。此三種廣義文件的劃分，同樣適用于我國的文件檔案運動過程。

二、中西方文檔保管機構的差異、我國文檔工作的融合以及推動實現文檔工作一體化

實際上，我國的文件檔案保管機構同國外存在較為明顯的差異。這種差異體現在：我國的半現行文件是存放在本單位檔案室或檔案館，而國外的半現行文件則送交文件中心保管。實際上，這種差異顯著。根據聯合國教科文組織對文件中心的定義：文件中心是在檔案行政管理機關管理之下的，對各不同行政機構的半現行文件進行經濟地保管與提供利用，并在這些文件被銷毀或移交檔案館之前進行系統處置的保管機構。文件中心是獨立于文件形成機關和檔案館的，又處于文件形成機關與檔案館之間的過渡性機構。

顯而易見，國外建立的“文件中心”，作為半先行文件的儲存、管理機構，及其文件價值鑒定、銷毀、移交機構，既節省了文件來源單位的空間、人力、財務資源，又避免了因單位不同，所導致的文件整理標準各異，以及鑒定、銷毀程序的不統一、不規范。再者，又提高了文件管理的整體效率，減少了移交過程中不必要的時間浪費，極大的提升了文件管理的科學性、規范性與效益性。

此外，文件中心與形成機關檔案室存在顯著差異。其一，文件中心有的歸屬于檔案行政管理機構，有的是獨立運營的商業機構，而檔案室則明確歸屬于文件形成機關。其二，二者的保管對象存在差異。文件中心保管的對象是半現行文件， 而機關檔案室保管的對象包括半現行文件、乃至非現行文件。其三，二者的職能存在明顯差異。文件中心承擔文件的保管、鑒定以及提供利用的職責， 而機關檔案室則主要承擔本機關文件的收集、利用和保管工作[2]。

實際上，相較于西方的文件管理中心，我國各機關檔案室的文檔管理工作，往往存在著文檔管理質量良莠不齊、管理效率偏低、執行標準不統一等諸多問題。而要解決這些問題，則必須要明確文件工作、檔案工作的統一性和整體性，統一制定與執行文檔工作的管理流程與標準規范，并正確處理好兩者之間的有效融合和順暢銜接的問題，以此真正實現我國文件管理與檔案管理的一體化，推動我國整體的文檔管理工作實現質的跨越。此外，筆者認為，在符合我國文檔工作自身需求、特點的基礎上，參照西方文件中心的管理模式、功能設置，對我國眾多的機關檔案室進行有針對性的改造，是解決文檔管理工作現存問題的關鍵一環。具體來講，就是要科學、合理的調整我國機關內部的檔案機構設置與體系，將本機關辦公室的文件管理工作與檔案室的檔案管理工作實現合并，統一文件檔案管理工作與職能；聯合不同機構部門的檔案室，實現共同辦公與集中布局，低成本、高效率的實現文件、檔案的一體化管理，并制定和執行統一的文件檔案管理業務標準與操作規范，做到文檔管理的統一、標準與有序。

此外，基于文件生命周期理論的內在要求，參考西方國家的文檔工作體制，總體來看，應將我國的機關公務文書處理工作與檔案管理工作緊密聯系起來，并從業務體制上將兩者建立緊密的聯系，把文書處理與檔案管理融為一體，將檔案室工作與檔案館工作緊密結合起來，形成文書處理部門、檔案室、檔案館密切相聯的一體化業務體制[3]。實際上，基于文件生命周期理論“連續統一”的思想內涵，參考相關西方國家，如法國、意大利、瑞典等國家所建立的集中式檔案管理體制及其特點[4]，結合我國檔案工作集中、一體化管理的現實情況與發展要求，筆者認為該建議的理由有如下幾點：其一 ，“文件生命周期理論”根本上強調的文件運動的整體性，應該體現到文書與檔案的一致性上。將文書處理與檔案管理融為一體，可以深刻體現文書形成的主觀意圖，從而更加明確文件檔案的長遠價值，有利于文件檔案價值的鑒定工作的進行以及文件檔案潛在價值的挖掘與實現。其二，實現文書處理與檔案管理的融合，可以使文書處理工作統一于國家的相關業務標準。并且，在緊密聯系文件檔案管理部門之間關系的同時，防止了管理銜接上的疏漏與責任推諉，做到協同配合、有的放矢、權責明確。其三，該措施不僅能降低成本、精簡機構，而且能提高文書立卷、歸檔移交的質量與效率，同時保持文件檔案管理的連續性與一致性。

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中圖分類號：G271；TP39 文獻標識碼：A文章編號：1006-4311（2012）04-0129-010引言

所謂一體化的管理，就是把文件工作和檔案工作整合為一個工作系統，進行統一控制和管理。其實質就是將檔案管理的若干功能提前，實現文件、檔案的前端控制和全程管理。文件與檔案是同一事物的不同存在階段，它們在物質形態、社會本質及其所含信息的本源性上是完全同一的，兩者只有運動階段的區別而無本質的不同。傳統檔案理論把文件的歸檔作為文件與檔案的分界線，對其進行分別管理，這種作法在手工操作時期可能具有一定的合理性。但電子文件的產生，使兩者之間的界限模糊了。電子文件的全程管理和前端控制，都是孕育和植根于這種一體化管理模式的管理策略。對電子文件的全程管理中，計算機軟硬件的配置、網絡和節點的規劃、文件格式和數據庫結構的確定以及索引的編制都需要從文件形成階段開始統籌設計，電子文件的歸檔、整理、鑒定、著錄、生成元數據等大量的檔案管理性工作也需要在文件的形成階段或運轉階段進行。因此，電子檔案的管理必須選擇文件、檔案一體化管理模式。

1文檔一體化模式下電子檔案管理步驟

檔案管理工作是指在整個文件生命周期中一系列有聯系的管理活動，包括鑒定、歸檔、整理、保護、檢索（著錄和查詢）、提供利用等多項業務內容。與紙質檔案等傳統檔案相比，電子檔案管理工作正在發生著顯著的變化，很多為檔案學者和檔案工作者所熟知的經典管理環節正在經歷多方位的改變。具體來講，檔案管理工作環節的變革主要表現在以下幾個方面：

1.1 積累與收集工作電子檔案的收集和積累可以由計算機網絡系統自動完成，電子檔案的積累與收集根據計算機工作模式可以分為兩種類型：一種是對于計算機網絡上形成的電子檔案，信息的復制和傳輸可以通過電子信號的形式在網上進行，這種系統一般都設計有自動記錄的功能；另一種是對于單機形成的電子檔案，其工作的措施和方法與紙質檔案大致相似，表現為存儲載體的積累與收集。

1.2 整理工作首先將載體上的電子檔案信息輸入計算機內，然后再計算機上對電子檔案進行整理，使之有序化，然后將有序化的電子檔案脫機保存在載體上。在整個整理過程中，傳統案卷的概念（包括形式和內涵）已經消亡，取而代之的是“邏輯卷”的概念。最終的整理結果是對全部檔案形成一個“邏輯目錄樹”。

1.3 保管工作電子檔案不同于傳統的紙質檔案，它們對檔案庫房的防塵、防有害氣體和防光條件也有更高的要求。目前最常見的方法就是通過異地保管的方法進行存儲，由于分布式數據庫技術的運用，使得這一種技術手段得以實現。

1.4 編目和編研工作隨著分布式數據庫技術的普遍應用，有些檔案館甚至可以不保存電子檔案的載體，只需接收在線歸檔的電子檔案即可。這樣，檔案館的工作中心就轉移到搞好編目和編研工作，更好地為利用者提供檔案信息服務上來。

2文檔一體化模式下電子檔案管理的注意事項

2.1 統計工作隨著計算機技術的廣泛發展，它被逐漸應用于檔案管理工作之中，這樣既減輕了管理人員的工作負擔，又可以保證統計的準確性。電子檔案管理系統功能的日益完善，自動化程度也將越來越高。

2.2 鑒定工作由于電子文件極易篡改、偽造，而且不留痕跡，因而鑒定工作存在很大困難，需要從內容和技術兩個方面進行鑒定。其中內容鑒定與傳統檔案鑒定的含義大體相同，即審閱檔案的內容，甄別其科學的、歷史的和現實的價值，進而確定其保管期限。

2.3 保密工作由于電子檔案與傳統檔案的利用方式不同，因此保密工作也不同于傳統檔案的保密工作，電子檔案的保密與傳統檔案保密的含義完全相同，但是其泄密的途徑和渠道也更加多樣化，存在著更多的安全隱患。電子檔案的保密工作主要包括兩方面。

2.3.1 存儲在聯網計算機中的檔案的保密因特網針對不同的利用者提供不同級別的服務，網上數字化檔案館站點的檔案信息非常容易泄露。因此，數字化檔案館站點必須將保密檔案和公開檔案分級保存。因特網是一個完全開放的網絡，為了防止計算機“黑客”竊取和合法用戶越權利用帶有密級的檔案信息，我們要做好網計算機中的檔案的保密工作。

2.3.2 傳輸中的檔案的保密目前，許多因特網站點都為自己增設安全保護機制，以防未授權的用戶看到這些站點發送和接收的信息。這些站點通常稱為“安全島”。當然，僅僅采用這一保密措施是遠遠不夠的，加密方法有兩種，一種是硬件加密；另一種是軟件加密。硬件加密的速度要快于軟件加密。

參考文獻：

[1]石桂華．淺析信息時代電子檔案管理[J].行政管理，2011，（5）：153-154.

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圖書、檔案、情報三者之間相互交叉，相互滲透，在一定條件下可以相互轉化。檔案與圖書、情報之間的轉化具有“單向性”的特點，即檔案可以直接轉化為圖書、情報等文獻信息，而這些文獻信息卻不能直接轉化為檔案。如：檔案文件匯編成書出版可直接轉化為圖書，而圖書卻無法轉化為檔案。圖書、檔案、情報工作，在社會發展進程中經過獨立發展階段形成了各自不同的特點。在社會主義市場經濟發展的大潮中，由于社會對各種信息的需求日益增大，如果它們各自獨立地縱向發展，缺乏橫向聯系，不但束縛其自身的發展，而且也不能適應未來社會的需求，其結果勢必造成圖書、檔案、情報的信息資源渠道不暢。當前三者存在的共同問題：一是服務方式墨守成規。圖書、檔案、情報工作本質上是一項服務性工作，因而在提供服務時，應體現主動性和多樣性，以滿足利用者的各類需求。二是投入不足，手段落后。以一些單位為例，圖書經費僅限于工具書，參考書多年來沒購進幾冊。檔案、情報設備陳舊，空間擁擠，管理手段落后。這樣的工作環境限制了圖書、檔案、情報工作的現代化進程。

二、圖書、檔案、情報一體化管理的可行性

第一，一體化知識流動與共享的本質是整體性知識轉化。

知識轉化，指不同形態的知識之間的演變和轉換，其過程形式主要有知識的擴散、分配、傳遞、融合、吸收與利用。基于顯性知識和隱性知識的劃分，知識轉化具有四種形式：隱性知識向隱性知識轉化的社會；隱性知識向顯性知識轉化的外部化，顯性知識與顯性知識之間綜合的聯合化，顯性知識過渡為隱性知識的內在化。一體化基于三者整合性的知識資源基礎，以超越三者原先分立狀態的更強功能和更好優勢，為員工用戶提供嶄新而出色的知識服務。這種服務是一種知識集成范疇內的綜合，即圖書、情報、檔案知識以一體化的形式，在員工用戶的合理性范圍內進行最大化、最優化的流動與共享。一體化知識流動與共享便是將圖書、情報、檔案這三者的知識，集中、統一式地配置、轉移給各用戶，從而釋放出它們最強大的信息能量與知識價值。由此看出，這種知識流動與共享實質上是一種整體性知識轉化，三者資源連鎖互動、共同轉移。

第二，圖書、檔案、情報工作的標準化是一體化管理的基礎。

計算機、縮微和光盤等現代技術的高度發展和廣泛應用，使人們對科技信息工作有了新的認識，使信息一體化管理的實現成為可能。由于圖書、檔案、情報都是以承載和傳遞知識信息為基本職能，都含有收集、加工、存儲和輸出信息工作的內容，管理方法和手段又基本相似，所以采用現代化技術亦趨于一致，使用的現代化設備也大致相同。社會主義市場經濟體制的建立和完善，為圖書、檔案、情報一體化管理提供了時機。在事業單位轉為企業逐步走向市場的過程中，在一定程度上要求圖書、檔案、情報部門不斷地收集本行業及相關行業的最新成果，提供給企業的工程技術人員，而這正是企業資料室工作發展的需要。

三、怎樣實現圖書、檔案、情報一體化管理

實現圖書、檔案、情報一體化管理，意味著把三者串聯起來，將三者的管理建成一個綜合型的一體化管理信息中心，統一開發、統一管理，讓企業各類信息直接有效地、及時地為企業生產、科學研究服務。所以圖書、情報、檔案一體化這樣一個企業的主要知識服務部門，其知識管理系統直接歸屬企業整體知識管理系統的核心管理與集中控制，強調與其他子知識管理系統橫向協作、相互兼容、共同維持企業知識管理系統的整體運行。

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文書和檔案工作存在的原因是因為它能夠為人們提供需要的資料。目前，文書和檔案管理工作還不能夠適應當今社會的需要，而且文書和檔案管理工作是兩個流程，各自為政，分而治之。因此，文書工作和檔案管理工作必須做到一體化。所謂文書工作和檔案管理工作的一體化，就是要把文書工作和檔案管理工作整合在一起，二者互補互足，相互協調工作，實現統一管理，改變以往傳統的工作方式。

一、文書工作、檔案管理工作的概述

文書，作為一種歷史信息的承載物，是社會發展的產物。在人類的溝通活動中，為了記錄、溝通的需求，就用文字或者圖像的方式在某些物體上作標記，于是就產生了文書。檔案作為文書的產物，具有比文書更強的政治性、保密性。在歷史上，文書和檔案幾乎是同時出現的。在我國古代，對文書工作和檔案工作的稱呼是沒有區分的，在很長的一段時間里，文書和檔案工作是密不可分的，由同一人員管理。例如在西周朝，文書是宰相處理，具體負責檔案和文書工作的是史官和大士。到了唐宋時期，文書工作和檔案工作才出現各自的部門，形成了不同的制度，才把文書工作和檔案管理工作區分開，成為了兩種不同的工作。檔案工作的基礎和前提是文書工作，文書工作的發展是檔案工作，兩者相互制約，相互聯系。檔案和文書是出自一源，形式和內容也相差無幾，這就需要把檔案工作和文書工作聯系到一起，對工作人員相關要求的差異也較小，只是因為二者工作機構形成的時間不同，再加上工作時間差異，才產生了不同。

二、文書工作和檔案管理工作一體化的可行性

當今社會正處于高速發展的階段，在這個時候信息就顯得極為重要，無論是管理還是決策，缺乏信息都不行。文書和檔案作為信息的載體，文書記錄的是當今的信息，檔案記錄的是過去的信息，將二者統一起來，變成一個整體，使其能更好地為人們提供服務。從古代到現代社會，文書工作和檔案工作經歷了分分合合，分分合合并不是一種簡單的循環。“分”令二者形成了兩個獨立的工作系統，完善了各自的制度、工作內容，“合”不是簡單的將兩個系統加在一起，而是把兩個系統合起來發揮出1+1>2的效果。經歷過“分”，才能認清兩個工作的區別，采取不同的管理方式；“合”使二者相互協調，取長補短，為二者的一體化奠定堅實的基礎。

三、文書工作、檔案管理在工作中存在的問題

（1）從當前實行文書檔案工作一體化的單位來看，較為突出的就是人的問題。業務人員水平低，文書檔案管理一體化思路不明確，為實現一體化管理制度增加了難度。（2）長期以來，文書工作和檔案管理工作獨立運行，各自發展，缺乏聯系，束縛了二者的發展，難以適應現代化的管理需求。（3）思想觀念障礙。文書工作和檔案管理工作一體化沒有取得理想的效果，辦公室使用計算機現代化管理必然會影響現有的手工處理方式，工作人員已習慣手工處理文件的方式，想要去改變原來的工作習慣和工作方式，需要提前做好宣傳工作，打好預防針。（4）紙張類型的文件規格不同，記事本、手冊、便簽和賬簿，隨著計算機、復印機等現代化設備的運用，紙張的大小不同，就出現了各種文件參差不齊的情況。文件書寫紙張和復印紙的選擇不注意，將會出現紙張老化、字跡模糊不清等問題，不利于檔案的保存。（5）隨著工作人員的流失，文件丟失的情況時有發生。文書工作在單位中，往往都是安排給兼職或者專職人員，工作人員身兼多職，人員流動量大，工作調動頻繁，文件的丟失給后續的工作帶來種種問題，文書與檔案管理工作一體化是改變現有問題的有效途徑。

四、對文書工作、檔案管理工作的一些建議

（1）要端正工作態度，杜絕“事不關己高高掛起”的思想，互相幫助、相互配合、協調工作，把文書工作和檔案工作融合在一起。只有做到這些，才能真正實現文書工作和檔案管理工作的一體化，最大限度提升工作質量，減少工作失誤。（2）樹立認真負責，從我做起的工作態度，要明白檔案工作的重要性質，記錄無差別的歷史，發揮出檔案管理工作的價值。引入計算機技術和通訊技術，為文書檔案一體化提供技術支撐，幫助文書書寫人員和檔案管理人員從傳統的手工書寫中解放出來，實現文書和檔案管理工作的自動化。（3）合并文書機構和檔案管理機構，使管理工作更加靈活、更具有科學性，減少不必要的時間浪費，方便查閱人查找文件，也為工作人員減少了工作流程，減少了重復的工作環節，保證文件質量，更好地做到文書工作和檔案工作的標準化、規范化。（4）建立相應的管理制度，以保證文書與檔案管理工作一體化的實施，書寫紙張的選用，嚴格按照制度來書寫、管理文件，確保所寫文件的真實性，保證工作人員的專業性，避免濫竽充數，拉低單位實力。（5）統一領導，改變以往分散的人員管理制度，要做到兩個機關單位相互協作，相互幫助，提供濃厚的工作氛圍，統一管理，節省人力、物力、財力，通過文書與檔案管理一體化的管理，監督文件產生的過程，統一兩個單位之間的工作流程，取消在工作中重疊的工作環節，使二者成為文件工作中既獨立又相輔相成的兩個單位，協調合作，缺一不可，明確各個部門的職責。同時，要給某個部門全新的權力，確保每個工作環節都在控制中。工作人員要在工作中總結經驗，跟上社會發展的腳步，不斷提高自身的工作能力，將文書工作做到更好。

五、結語

任何事物都會隨著社會的發展而不斷改變，這是現代社會的發展規律。文書檔案管理工作的一體化，是必然的趨勢。做好文書工作和檔案管理工作，需要每一個工作人員的不懈努力，為社會各界提供更好更全面的服務，滿足當今社會的需求。

作者:蔡任萍 單位:福建省高速公路經營開發有限公司

參考文獻：

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引言

檔案管理工作的基礎是文秘工作的開展效果，二者密不可分，互有聯系。應時展需求，完善文秘與檔案管理一體化建設，不僅可以提高文件管理、利用的規范性，同時也可以提高辦事效率等。

1.文秘工作和檔案管理一體化的重要現實意義

文秘-檔案一體化建設是社會發展的必然選擇。一體化的含義為基于公文處理和檔案管理連續及整體性角度出發，和互聯網、計算機等技術以相關標準為規范建立的綜合檔案管理系統，這樣將實現對公文檔案的全過程管理，提高文秘與檔案管理工作的整體性。另外，文秘工作與檔案管理一體化建設意義非凡。它使檔案事業的關注焦點從文件實體轉向文件形成過程；從注重分散的個別文件的性質和特征，轉向關注導致文件產生的業務職能、活動、任務、事物處理和工作流程；從根據文件內在價值或研究價值進行鑒定，轉向宏觀鑒定形成者的主要職能、計劃和活動，挑選出反映其主要工作活動的文件加以保存；通過文秘工作與檔案管理的一體化建設，有助于提高文秘及檔案管理工作的效率及質量，這對信息的有效管理與利用起到了積極的影響作用。

2.國內文秘工作和檔案管理一體化銜接時的問題

首先，缺乏原稿文件，編號不規范。文秘及檔案工作雖然有明確的辦事流程，不過在歸檔時卻是修改整理完成后的稿件，缺乏原稿與修改稿，這就使得一些領導的重要批示無從顯現；另外，還有部分歸檔的重要材料在沒有復印存檔的情況下進行存檔，這就導致原稿字跡容易被模糊等，降低稿件利用效果。

其次，缺乏完整的版面記錄和規范的附件。在實施檔案管理的過程中，多數實施歸檔的文件缺乏印發部門、抄送單位、發放時間、主題選擇等重要信息，這就提高了文件歸檔后進行案卷標題確定的難度。

最后，應用了錯誤文種，辦理程序缺乏規范性。在應用文種時經常發生“意見”和“決定”不區分情況，同時“通告”、“通知”亂用現象嚴重，這就降低了文種應用的規范性，給公文受理單位的辦公帶來了阻礙，降低了工作的實際作用。另外，在公文辦理中，也將長出現違規、不按照程序辦事的現象，很多單位都存在越級行文、不登記印發等違規現象，這位后續的檔案管理帶來了負面影響。

3.文秘工作和檔案管理一體化建設的對策

首先，應實現案卷質量管理標準化、規范化建設。①實施安全全面普查。一般企事業單位沒有精力對綜合檔案室進行定點檢查，并且不同部門之間的檔案保管期限也存在差異，因此檔案室內會遺留大量沒有利用價值的文件；所以，可以運用案卷普查的方式將僵尸文件移除，提高文秘及檔案管理工作的效率與效果。②改善公文質量，奠定文秘-檔案管理一體化基礎。企事業單位檔案的原身為公文，所以工作的制作質量對之后的檔案管理質量、效果由直接影響，進而也會對檔案管理的規范化、標準化建設產生影響。因此要提高公文的質量，要用幅面尺寸規格統一、標準、質量好的公文用紙，采用橫寫橫排、左側裝訂的排版形式；認真檢查制發公文履行簽發手續的情況，是否與審批權限相符，公文標題、主送單位及抄送單位的準確性，落款、日期等；在書寫公文時要保證書面干凈、字跡清晰、使用不易褪色紙張，從而確保長期保存的效果。另外，要科學選擇文種，做好格式、行文等的規范操作。③完善電子文件管理工作。電子文件比傳統紙質文件管理更具優勢，但是電子文件收到文件形式、儲存條件等影響，一定要做好文件儲存介質的選擇才行。

其次，要完善全過程的管理工作。①要在企事業內部建立質量管理意識，為文秘工作與檔案管理工作人員樹立全過程質量管理意識，通過推行個人責任制的方式，提高全過程管理質量。②建立健全管理體制。文秘及檔案工作的分而治之形式影響了文檔一體化建設，所以要調整基礎機構，建立健全規章制度。因此要建立專業部門同意處理文書、檔案管理問題，對文書及檔案整理、收集工作的銜接進行監督，為文檔管理部門提供橫縱聯系、協商渠道，奠定文檔一體化管理模式基礎。另外，要做好文秘及檔案管理員工培訓工作，為其提供外出學習的機會，提高員工的綜合專業業務素質，改善文檔提提化管理隊伍整體質量。并且要完善管理制度，嚴格落實公文新聞規定，嚴格審核公文減法制度，確保發文文件在規定權利范圍之內。③要加強文檔一體化管理模式硬件建設工作，積極的選購性能、品質過關的設備與工具，通過培訓提高員工操作的熟練度和規范性等。

最后，要完善文秘部門的文書立卷工作。文書立卷中的文書處理時不可或缺的環節，同時文書處理可以提高檔案管理的有效性、安全性、系y性、條理性。而文書立卷屬于文秘工作的最終步驟，同時為檔案管理的第一步，也就是文秘與檔案工作的連接處。所以，各部門的文件材料應交由文秘人員進行統一管理，并基于立卷原則和方法實施文書立卷，讓文件立卷常態化。除此之外，必須重視文書立卷的日常管理工作，要完善文書的分門別類管理，為日后的查找與立卷提供便利。

結束語：

綜上所述，文秘及檔案管理工作的一體化建設已經成為社會發展的必然選擇。因此，企事業單位要積極攻克文檔一體化建設中遇到的問題，早日完善文檔一體化建設工作，提高公文文件管理及利用效率。

參考文獻：