城建檔案數字化管理模板(10篇)

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篇1

中圖分類號：G275 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）02-0178-01

前 言：在我國城市化建設水平不斷提高的當下，城建工作所涉及的道路橋梁、地下管線、房屋建筑和基礎設施等工程項目的數量也越來越多，給城建檔案管理工作到來了一定的挑戰。城建檔案作為城市發展進程研究的重要依據，傳統的紙質檔案管理方式已經無法適應現代化的發展需求，特別是在以互聯網為代表的信息時代中，無法滿足人們對信息實現傳遞和共享的實際要求，且存在調閱困難、占用空間大、管理效率較低等缺點，如何以計算機技術為依托，大力推進城建檔案管理數字化建設已經成為城市發展中的重要內容，因此必須要亟待解決的實際問題。

一、 檔案管理數字化概述

檔案管理數字化的實現是通過掃描儀、數碼相機等圖像采集設備，對原始紙質檔案信息進行完整的采集，進而形成能夠被計算機系統所識別的文件類型，最后存儲到磁帶、光盤等信息載體之中，以提高對檔案的管理效率，實現資源共享。檔案管理的數字化建設是一項復雜且系統的工作，主要涉及到了資料整理、數據備份、設備選擇、存儲與建庫、掃描錄入等多方面的工作內容，在科學技術水平不斷發展的現階段主要呈現出以下兩方面的的態勢：一是在全社會范圍內都開展了檔案管理數字化建設工作，在高校、城建、企業等各個行業領域中都嘗試了檔案管理方式的轉變；二是初步形成較為合理的管理體系，雖然紙質檔案仍是主要的保存方式，但數字化建設已經成為檔案管理的必然發展趨勢。

二、 城建檔案管理數字化建設的意義

（一） 符合時展的需要

在城市現代化發展的過程當中，推進城建檔案管理數字化建設，創新傳統管理模式，是是到發展的必然趨勢。依托計算機信息技術，在城建各部門中建立起檔案管理的數字化平臺，一方面徹底改變了以往分散式管理的模式，使得檔案的查詢統計等工作的效率實現了提高，另一方面又為檔案資料信息的共享提供了實現的可能。

（二） 利于城建檔案管理的規范化

推行城建檔案管理的數字化建設，將城市建設中的所有工程項目都納入到數字化管理的體系當中，通過網絡和數據操作技術等，按照統一的標準對城建檔案進行管理，確保了其工作的安全、準確和高效，使得檔案管理各項工作的開展都更加的規范化，從而為城市建設提供更好的基礎服務。

（三） 利于城建檔案的開發

城建檔案管理數字化建設，對于城建檔案的開發產生了極大的促進作用。城建檔案管理數字化建設為用戶構建了信息資料查詢的平臺，用戶只需要直接登錄到城市基礎設施建設信息服務平臺，就可以進行相關的信息搜集和業務申請，并與社會其他行業領域之間形成合作，進而形成了集成化管理的運行模式，實現了數字化資源的整合。

三、 城建檔案管理數字化建設的內容

城建檔案管理數字化建設是城市實現現代化規劃和建設的重要參考，對于城市的可持續發展具有著十分重要的現實意義，開展和完善城建檔案管理數字化建設的工作，應該對原有的思維定式進行突破，并從以下幾方面內容進行著手：

（一） 規范城建檔案管理數字化的指標和要求

規范城建檔案管理數字化的指標和要求是推動其工作開展的前提條件和主要方式，特別是對檔案資料信息的收集、整理、加工和存儲等一系列工作而言，進而實現對城建檔案管理的規范化和標準化控制。在參考國家和行業標準的基礎之上，對以下工作要求進行明確：①城建檔案信息資源的數據格式要保持一致，以保證信息傳遞的有效性，消除交流障礙；②城建檔案業務處理的要求要實現各部門的統一，特別是檔案數據統計口徑的統一設計，以保證檔案數據的實用性；③對檔案管理工作者的行為進行規范性指標的要求，盡可能的避免因人為原因而出現的工作漏洞，以保證城建檔案的安全性和真實性。

（二） 合理設計檔案信息數據庫存儲功能系統

城建檔案管理系統通常是由專業的軟件開發企業來承擔建設的，但是為了保證系統建設的科學合理性，其檔案管理部門的工作人員也應積極參與到前期的方案設計工作當中，使得管理系統的網絡建設中的硬件平臺和軟件平臺都具有穩定性和可靠性；其次，要對數據庫進行合理的設計，主要涉及到文檔庫、空間庫和影像庫三方面，且三者之間存在相互聯系，對其進行資料編碼，以保證用戶能夠準確的調取所需要的內容；再次要創建高效的檢索系統，利用多媒體技術對不同載體的檔案信息進行高效整合，實現對檔案資源的多層次開發，以保證檔案數據信息的安全性。

（三） 加大城建數字化檔案館建設的力度

城建檔案館的建設是實現城建檔案管理數字化建設工作中的重要環節，其是對城建檔案進行集中管理的主要場所，是社會資源消費的系統之一。數字城建檔案館的建設應該以信息資源的高效利用為最終目的，以數字信息系統平臺為途徑，以面向館內的“統一管理平臺”和面向館外的“統一門戶網站”為核心，實現信息服務從“被動”向“主動”模式的轉化。加大城建數字化檔案館的建設力度，實際上就是在城市中建立較為完善的信息化網絡，將城市建設項目、發展規劃等多方面實現綜合，在城市建設部門、審批部門和管理部門等實現資源共享和協調配合，實現城市科學合理化的未來發展。

（四） 發展城建檔案數字化管理的人才隊伍

檔案管理工作人員的自身素質和水平能力是影響其管理工作質量和效率的直接因素，因此為了保證城建檔案管理數字化建設的有序性，必須要建立檔案數字化管理的專業人才隊伍。一方面要通過開展多種渠道和形式的業務培訓活動，使得工作人員能夠熟練的掌握現代化信息技術，提高其運用計算機網絡平臺的技能；一方面要通過開展多種形式的教學教研活動，向其介紹最新的科技動態的應用現狀，以提高城建檔案管理人員的素質；另一方面還要對領導層人員的知識結構和領域進行更新，確保城建檔案管理數字化建設具備優秀的領路人。

結束語：綜上所述，城建檔案管理數字化建設是一項系統且復雜的工程，要想切實發揮出城建檔案管理的重要功能，提高城建檔案管理工作的效率和水平，就必須要轉變工作人員陳舊的管理理念，打破傳統紙質檔案管理的模式，從發展信息化人才隊伍、完善檔案管理制度體系、設計數據庫存儲系統等方面來實現城建檔案管理的數字化建設；當然，由于城建檔案管理數字化仍然處于一個探索的階段，還需要工作人員對其進行不斷的深入研究，以推動城市經濟的可持續發展。

參考文獻

[1]韓雙. 城建檔案數字信息化建設管理探討[J]. 信息系統工程，2014，12：62.

[2]賴宇凌. 信息化新時代對于城建檔案電子化的思考[J]. 辦公室業務，2014，23：71-72.

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關鍵詞 城建檔案；數字化；管理

一、城建檔案管理數字化的作用

城建檔案中記錄著一切與城市設施建設、格局規劃、綠地興建等方面相關的活動，是城市發展史的客觀記錄者，需要被完整妥善、長期地保存下來。城建檔案的管理工作一直為相關部門所重視，由于檔案數量眾多、種類繁雜，所以檔案的管理工作會給相關工作人員帶來很大的勞動負擔。電子文件檔案保存作為紙質檔案的輔助記錄工具，開始出現在各級檔案管理辦公室當中。與紙質檔案并存的電子檔案在很大程度上克服了紙質品不易保存、查詢困難的問題，通過將數據、文字、圖像等資料上傳至互聯網，建立相關信息的記錄網頁來實現資料的長期保存與快捷查詢。

數字化管理作為一種新型的檔案管理方式，實現了傳統紙質檔案與電子檔案的合二為一，它在節約人力資源的同時也實現了財力、物力方面的節約，降低了城建檔案管理所需的成本，進而推動檔案管理的快捷化與智能化，使城建過程中發生的每件事都能被完整長期地記錄下來，并給今后開展的相關建設工作提供了充足的信息資源。數字化技術的應用是信息技術水平發展的側面證明，從某種程度來說，數字化管理方式促使管理技術提高并取代高強度的人力操作，進而讓聲音、影像、圖片、文字等城建資料得以以數字化形式保存下來。通過掌握相關技術的人才完成資源的收集、整理和排列，使相關內容的管理更具條理性和規律性，能使城建檔案真正發揮出其應有的價值。在對城市建設進行具體規劃時，數字化檔案能使其發展方向和建設方法更加清晰直觀，幫助抉擇者完成整體的規劃，避免出現建設方向上的失誤。

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就以往來說，城建檔案主要是利用人工紙質的方法進行保存管理，其成套性的特點決定了城建檔案存儲占用面積大，且案卷之間密不可分的有機聯系會使查閱檔案時調卷量大，因而常常出現要查閱某個問題時需要調閱幾卷甚至幾十卷檔案，且所需要的信息還要經過人工的方式再進行甄選，致使調閱耗時長，工作效率低下。其次，城建檔案是在城市規劃、建設、管理活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，反過來又為城市規劃、管理及新建、改擴建工程提供依據。隨著城市建設的不斷發展，城建檔案調閱次數的遞增會使紙質檔案造成不同程度的破壞，尤其是比較久遠的檔案材料，其損壞幾率會大大增加。再次，傳統紙質檔案材料有時因保管條件的限制，會導致字跡模糊；紙張發黃變脆，而一旦遭遇自然災害(水災、火災等)侵襲，便會毀于一旦。最后，傳統檔案管理在廣度及深度上存在一定的缺陷，只能實現館室間的調閱查看，無法實現遠程調閱，資源共享性及交換性較差。這一系列問題的存在使得城建檔案的管理工作面臨嚴重阻礙，城建檔案存儲量的不斷增加，各級城建檔案館都面臨著庫房面積的不足、查找利用效率低下、紙質材料容易磨損等問題。但城建檔案數字化既節省了檔案存儲空間又方便查找、利用，從而保護檔案資料，提高檔案管理工作的效率。

二、數字化在城建檔案管理中存在的問題

就目前來看，數字化在城建檔案管理中仍然存在一定的問題，其中最為嚴峻的問題便是檔案的長期存取。傳統紙質檔案資料的存儲載體及保存期限較佳，具有較高的可靠性。相比之下，數字化城建檔案信息存儲時間受物質載體性能的影響，其性能的優劣會對存儲時間產生直接的影響，因而要對存儲載體的使用性能以及穩定性能進行合理確定，避免出現數字檔案無法正常使用的情況。其次，數字化城建檔案信息完整性及安全性偏低，這是因為傳統的檔案管理借助紙質材料實現，紙張作為城建檔案信息的重要載體，其信息完整性、安全性較高，因而具有較強的法律效益。相對而言，數字化信息管理的安全性和完整性較差，原始檔案信息的保存風險較大，易受多種因素影響，因而其法律價值需要一段時間才會體現。數字化的檔案管理需要實現資源的共享，因而需要制定統一的規范、標準對資源共享問題進行約束和規范，提高檔案信息的安全性。但就目前來看，我國的數字化城建檔案信息管理的相關約束規范還不健全，這在一定程度上對信息資源的交換和共享造成了一定的阻礙。另外，由于城建檔案具有成套性的特點，決定了每套工程檔案中有部分資料的利用率極低，可以說是只有工程不出現大的質量問題，在長長的保管期限內基本上處于休眠狀態，這部分檔案資料從數字化的成本和社會效益來看明顯不匹配，因此從事城建檔案數字化還應該從成本和社會效益兩方面進行考慮。

三、提高數字化在城建檔案管理中作用的舉措

(一)落實檔案前期準備工作

要想強化數字化城建檔案管理的作用，首先應重視檔案的前期規劃準備工作，即將以往使用的紙質材料全部轉化為數字材料，因而工作量較大，且存在一定的信息改變風險。因此，在使用數字化管理城建檔案時，應先了解檔案館的館藏，通過調查分析，實現對檔案的歸檔及數字化的規劃。在進行城建檔案規劃工作時，應嚴格按照相關的規范流程，捋順工作重心，落實檔案前期準備工作，奠定數字化的應用基礎，強化其在城建檔案管理中的重要作用。其次，還應根據數字文檔資源共享的特點制定相關的規范標準，完善規范體系，一般包含：數字化檔案規范管理體系、信息化標準規范體系等等。通過系列標準體系的建立實現對檔案信息的采集、提取、整理以及安全維護，確保其安全完整性。最后，根據各工程項目的實際出發，對查找、利用率高的檔案如：項目前期準備階段及竣工驗收文件、竣工圖紙應及時進行數字化加工，對利用率極低、基本處于休眠狀態的檔案應考慮小部分或完全不進行數字化，以此來控制城建檔案數字化成本。

(二)有效建立數字檔案館

城建數字檔案館對于推動數字化檔案管理進程具有重要意義。檔案信息存在的地方便是檔案館，有效建立檔案館能夠推動數字化在檔案管理中的應用。在城建檔案管理過程中，數字化的應用能夠從一定程度上轉換檔案管理模式，使其由以往的被動管理模式逐漸轉化為主動的信息管理模式。為實現檔案信息合理利用以及資源的共享，城建檔案館的建立具有極其重要的意義。以我國信息化建設要求來看，城建檔案管理部門是較為重要的社會資源外在反映部分，因而應充分利用檔案館的信息共享平臺，為信息資源提供展示場地，全面推動數字化城建檔案管理工作的正常有序開展。

(三)提升相關檔案管理人員素質

受以往檔案管理模式的影響，部分檔案管理人員對數字化檔案管理模式的應用還存在認識上的不足，急需培養新型的檔案管理專業人才。實際人才培養過程中，不僅要注重對檔案管理人員業務素質的培養，還應注重現代化技術應用人才的培養，優化管理隊伍結構，并及時更新領導階層的管理知識，改變其知識結構，從而領導員工做好數字化檔案管理工作。結合信息開發，實現數字化在城建檔案管理中的重要作用。

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城建檔案是城市規劃以及建設的重要的支持和保證，并且能夠促進城市的建設和社會的發展。目前我國正逐步呈現城市化，城建檔案的信息量也隨之攀升，為此，檔案管理所負擔的壓力也越來越大。那么更換新的檔案管理模式是我們所能想到的最好的檔案管理方法，也是當前形勢下所必須要做的。數字化管理能夠全面記錄城建信息，并且與科技掛鉤，更能夠與時俱進。除此之外，它的服務質量也是傳統的管理模式所不能媲美的。

一、使用數字化城建檔案管理的意義

過去的城建檔案大部分是依靠人力進行信息的分類和管理，并且以紙質的形式儲存的，存儲起來需要很大的空間，保存很不方便。此外，大量的城建檔案都是僅僅建立了檔案的分類目錄以及全部的宗卷目錄，在查看時需要找人來進行搜查，進而導致調檔的速度很慢，效率很低。最重要的是，由于檔案儲存的比較分散，要查詢一些信息時，必須要靠一大批人來進行查詢和整理；紙質的檔案也比較容易損壞，經過多次的翻閱，有可能會損失很多重要的信息，尤其是年代久遠的一些檔案；如果有大的自然災害或者是人為的意外發生，也會導致檔案的損壞；城建檔案是在規定的館內分類存儲的，所以只能本地閱讀，不能遠程查看，很難實現資源共享以及信息的交換；城建檔案信息的系統性以及完整性不夠好，因此在廣度和深度上不夠完善。上述一系列問題的存在，使得城建檔案的管理面臨很大的困難，相反，數字化的管理就能很好的解決這些問題。主要是因為首先它是基于數字技術，其次又是根據計算機網絡和它的儲存技術等。在結合現代信息技術的基礎上實現了分享資源，也使得檔案信息很好的發揮它的查詢以及使用的作用。

二、目前城建檔案管理所面臨的一些問題

檔案管理最注重的是它的時效性，因此在進行城建檔案管理時，我們首先要考慮的也是最關鍵的問題就是時效性。此外，直接影響它的因素有科學技術的進步、計算機的軟件以及計算機的硬件等問題。數字化的城建檔案信息是在物質載體的基礎上進行的，也就意味著物質載體的性能決定著存儲時間的長短。因此在進行存儲載體的選擇時一定要選擇穩定性高和使用時間長的載體。城建檔案自身的性質使得它具有一定的法律價值。由于數字化比紙質存儲更容易改變，所以在法律價值上，數字化的城建檔案的法律價值遠遠不及傳統化的城建檔案。要想實現資源的共享，就需要有一個統一的標準，可是現在我們的數字化城建檔案并沒有能夠找到一個統一的方式，進而會對資源的共享帶來一定的影響，也使得資源交換的難度上升到另一個階段。與傳統的紙質版的城建檔案相比，數字化的穩定儲存需要更高的要求，比如：良好的技術設備，嚴格的環境條件以及穩定性高的存儲載體等。

三、基于數字化城建檔案的幾點思考

1.規劃

前期的規劃對于城建檔案的數字化建設來說是一個非常重要的環節，我們可以想象將全部的紙質檔案轉化為數字化的檔案是多么大的一項工程。只有對本館的館藏檔案有一定程度的了解以及徹底的調查才能很好的進行數字化規劃。在這一過程中，執行人員需要特別認真、謹慎，找出工作的重點，按程序辦事，遵守各項規章制度，為城建檔案的數字化做好鋪墊。

2.建設標準化

數字化的城建檔案之所以要特別強調標準化，是因為它具有資源共享的性質，而這一特質的發揮對標準化的要求是很高的。所以，在數字化建設過程中就需要我們制定一個完整的制度，主要涵蓋以下內容：標準規范體系的信息化以及管理標準。所謂前者是指在使用數字化對信息進行收集、整理以及分類時要嚴格按照數字檔案所規定的格式，還要依照網站的各種相關規定。后者則是指標準的接收以及細目的管理。加強這方面的建設能夠為它的一系列的操作提供科學的依據。

3.信息建設

總的來說，城建檔案的管理還是以計算機為主，首先是創建一個管理系統（需要相應的設備和軟件），之后建立一個網絡平臺，協助檔案的管理以及資源的共享。此處，最需要的說明的是信息系統的安全性問題，需要對使用者在進入系統時進行身份的識別。避免重要信息被盜走或者非法使用，進而保證信息的安全。

4.資源庫的建設

信息資源庫的建立是城建檔案中必不可少的一個元素，是城建檔案的支柱。主要做的包括目錄數據、全文數據庫、多媒體數據庫以及目錄中心等的建設。為了凸顯數字檔案更專業，我們將會把重心放在特色資源庫的建設上，即將不同專業、不同類型的信息建立專門的數據庫，使得數據庫的管理更方便，也有利于檔案管理工作的順利進行。

5.提高檔案使用率

城建檔案作為相關資料的存儲者，除了要記錄一些信息外，還應該為使用者提供查詢、使用的功能，為社會建設奉獻自己的力量。數字化的城建檔案更要能夠滿足不同部門對相關檔案的需求，進而提高城建檔案的使用率。

四、總結

城建檔案的數字化是現代社會發展的產物，是不可避免要出現的新生事物，它對于城市的建設所發揮的價值是不可估量的。要做好城建檔案的數字化就需要檔案管理者在這方面多用一些精力，更加認真一點，只有他們這一流程能夠保質保量，才使得數字化的城建檔案具有現實的意義。與此同時，需要管理者在檔案建設過程中重視檔案信息是否安全，確保系統的穩定性是否合格，關注數據庫的建設是否完善等等。這樣才能使得數字化的使用效益大大提高，才能使得檔案管理的工作順利發展，進而為社會的快速發展提供更高效的信息服務。

參考文獻：

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[2]袁志海.城建檔案管理數字化建設問題的思考[J].城建檔案，2010，01：35-36.

[3]江旭.城建檔案管理數字化建設問題的思考[J].黑龍江檔案，2011，01：55.

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中圖分類號：G275文獻標識碼： A

引言

隨著科學技術的發展，數字化信息技術極大地影響、促進了檔案管理工作，但從另一方面來說，檔案管理的數字化建設也為信息技術的發展提出新的要求和改革方向。為了更好地實現信息管理和服務功能，必須加快檔案管理的數字化建設，從而滿足城建的需要。

一、城建檔案管理數字化建設的意義

傳統的城建檔案主要是利用人工進行管理和檢索的紙質檔案，存儲時占據很大的面積，而且大多數的城建檔案信息只建立了檔案的分類目錄和全宗目錄，調閱時必須依靠人工查找，致使調閱的速度較慢，效率也不高。另外，由于檔案存放的分散性，使得信息資源只能借助人工進行查找和整合; 并且傳統的紙質檔案很容易在掉調閱時損壞，特別是年代較久的檔案被損壞的可能性更大; 一旦有火災或者水災發生，這些檔案就會受到滅頂之災; 城建檔案信息缺乏一定的系統性和完整性，在深度、廣度上也存在著局限性; 城建檔案信息是在各個館室內完成調閱以及保管，無法進行遠程調閱，因此不能實現資源共享，無法達到信息的交換。由于以上問題的存在，使得城建檔案的應用有了很大障礙，而且一些資源需要重復保存，這樣就會浪費很多存儲空間。而數字化檔案信息有效的避免了這些問題，它是在數字技術的基礎上，根據計算機網絡及存儲技術，能夠實現資源共享，使檔案信息能夠充分的發揮其查詢和使用的功能。

二、城建檔案數字化建設的步驟

1、建立城建檔案數據庫。第一步，將文件級目錄輸入。在建立數據庫的時候，可邊輸入邊打印，一方面將卷內文件目錄補齊，另一方面對輸入的正確性進行檢驗，以保證城建檔案數據庫的真實性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數碼相機等設備，實現原文件信息數字化。

2、加強電子文件的收集與積累。電子文件有電子文件內容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機軟硬件平臺的組合，是未來數字城建檔案的主要來源。為保證所形成的電子文件不會丟失，確保電子文件是可存取、可利用、可理解的，一定要對所形成的電子文件及時收集積累。電子文件的收集積累，不但能確保電子文件的真實性，還維護了它的系統性、完整性，并且也防止了信息內容的載體在個人手中丟失、損壞的現象，很好地保護了電子文件的安全，為電子文件的歸檔奠定基礎。

電子文件的收集積累范圍，應按國家有關規定嚴格執行。用載體傳遞的電子文件，要按規定登記、簽署，需要更改的，要填寫更改單，按更改審批手續進行，并存有備份件，以防有差錯。

3、城建檔案數字化與上網利用同步。城建檔案數字化及管理流程重組是一個管理思想不斷地變化的過程，城建檔案數字化與上網利用同步即是新技術和新理念相互融合的表現。

數字化城建檔案分開放與不開放兩種，開放城建檔案即上互聯網，建立城建檔案資料網站，實施資源共享，在互聯網上向政府和社會提供城建檔案信息查閱。

三、城建檔案管理數字化建設中存在的問題

對于城建檔案來說，最重要的問題就是長期存取。隨著我國科學、技術的不斷進步，計算機的軟件、硬件技術不斷的更新，直接影響城建檔案信息的長期存取。數字城建檔案信息的需要在物質載體上進行記錄，物質載體的性能越好，存儲的時間越長，反之，物質載體的性能越差，存儲的時間越短。所以檔案信息存儲物質載體能夠直接決定數字信息的存取期限，在進行存儲載體的選擇時要注意載體的穩定性和使用壽命。

基于城建檔案的特殊性質，使得城建檔案信息具有一定的法律價值。在傳統的非信息化的檔案，即紙質檔案中，檔案信息存儲的載體是紙張，不容易被改變，所以能夠保證信息的完好，其在法律上小的效力也很強。但是在電子檔案中，一些檔案信息很容易被更改，不能完好的、保存原始檔案信息，其法律價值也需要一定的時間才能得到認可。

數字檔案需要進行資源共享，信息資源共享的前提就是數字檔案應具有一個統一標準，標準的格式和規范，以實現各檔案館的檔案信息共享。但是當前，檔案館中對于數字檔案的相關規范和建設缺乏統一，一定程度上影響日后的資源共享，更不能實現信息資源的交換。

傳統的紙質檔案的存儲穩定性和保存的時間期限都比較好，所以、傳統的紙質檔案具有一定的可靠性。而信息數字化的檔案的存儲載體主要靠技術設備，又比較高的環境條件限制，缺乏穩定性，如果技術設備或者存儲載體出現問題，數字檔案就無法使用。

四、城建檔案管理數字化建設的策略

（一）大力推進數字城建檔案館建設

大力推進數字城建檔案館建設是城建檔案管理數字化建設的重要環節。城建檔案館是集中管理城建檔案的地方，應加大對數字城建檔案館的建設力度，大力推進數字城建檔案館建設。在城建檔案管理中，通過數字化建設，可以實現信息服務模式由被動“轉化”為“主動”。數字城建檔案館建設應以城建檔案信息資源利用為目的，實現檔案信息資源共享的數字信息系統。在大力推進數字化城建檔案館建設中，城建檔案部門是社會資源消費的一個系統，數字化城建檔案管理系統建設，將實施數字化檔案館建設列為重點內容，應以面向館外的“統一門戶”和面向館內的“管理統一平臺”為核心，以城建檔案信息資源利用為目的，加快數字城建檔案館建設。

（二）加大硬件投入，擴大軟件推廣

目前數字化檔案管理工作存在硬件建設低下、軟件重復開發的問題。具體體現在大部分單位的還停留在低水平的建設上，機房、網絡設備和安全設施存在諸多問題，檔案網絡建設滯后；許多單位為了率先實現數字化管理，紛紛與軟件開發公司定制檔案管理系統，導致檔案管理系統質量參差不齊，數據類型不一致，數據庫之間不能轉換，信息共享受限，浪費資源。因此，必須有計劃有步驟地進行微機硬件配置、網絡設備更新和安全設施添置，盡可能取得財政支持，營造最大限度的檔案硬件環境；隨著信息時代的到來，檔案管理數字化已成為時展的必然趨勢，因此軟件選擇是檔案管理數字化中尤為重要的一點。好的檔案管理軟件，不僅可以提高經濟效益，而且還可以大大提高辦公效率。因此在軟件開發方面，建議盡快建立一套檔案數字化管理方面的軟件設計方案，迫使粗制濫造、不符合實際的軟件退出市場，并將優質的、符合現實需求的軟件推廣出去，建設一個相對統一的軟件環境。

（三）規范數字化建設，制定統一標準

檔案工作的標準化、規范化是實現數字化的必要前提和基礎，但目前我國電子檔案的標準化、規范化程度卻不高。首先，沒有形成統一的硬件環境，具體體現在計算機的型號各異、檔次參差不齊；軟件方面，其開發也缺乏整體規劃性，嚴重降低軟件使用的廣泛性和實用性。其次，檔案信息本身也沒有形成一個完善、統一的分類編碼，降低了信息的規范性。最后，在技術方面，仍然沒有形成一個完整的集網絡技術和系統管理為一體的技術支持系統，進而導致業務性、管理性和技術性標準不統一。這些標準的不統一在不同程度和范圍內影響著信息交流的質量，阻礙著檔案管理數字化建設的步伐。因此，必須規范數字化建設，制定統一標準。具體做法是檔案管理部門必須遵循標準化原則，嚴格按照統一的標準，規范收集、編目及檢索等基礎性工作。此外，國家還要加強立法工作，出臺系列相關標準，為檔案管理數字化的標準化提供法律依據。

（四）提高人員素質，增強業務水平

提高人員素質，增強業務水平要從兩個方面努力。一方面是加強組織領導。具體措施是成立以主要領導為核心的工作領導小組，增強決策落實力度；明確分工，落實任務和責任；銳意進取，不斷開拓，凝聚各部門合力，從而提高科學決策、處理問題的能力，從而確保任務完成。另一個方面是加強人才隊伍建設。人才隊伍的建設分兩個方面，一是給組織內具有扎實專業知識功底和發展潛力的人才提供施展才華的舞臺，并對已經確定的重點培養人才加強培訓，促進其業務素質的提高；其二是根據檔案管理數字化的需要，組織還要積極引進具有技術專長并熟悉檔案管理的工作人才，為辦公室的檔案管理輸入“新鮮血液”。

結束語

城建檔案作為城市規劃、建設管理的信息資源，其重要性正日益凸顯出來，因此我們必須首先從整體上著眼，從宏觀上把握，在具體的工作中，力求分步實施，突出重點，講求實效，持續發展，從而為建立一套完備的數字化城建檔案管理系統奠定堅實的基礎。

參考文獻：

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城建檔案是指在城市規劃、建設及其管理活動中形成的應歸檔的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料。它是城市規劃、建設、管理工作的真實紀錄,是城市建設和發展的重要依據和必要條件,是國家的寶貴財富。

1 城建檔案信息化管理方案

1.1 加快和加強城建檔案管理的數字化建設

數字城建檔案管是城建檔案管理技術、網絡技術、計算機技術以及多媒體技術等多種現代化技術相互結合的產物，同時也是城建檔案管理信息化的一種表現形式，在一定程度上象征著城建檔案事業未來的發展方向。2001年，數字城建檔案管這一概念正式被提出，先后一些列的標準規范也相繼出臺。因而，各個地方理應該加強和加快積累數字城建檔案信息的工作，同時不斷促進數字化檔案信息利用程度的有效提升。而加快和加強城建檔案管理的數字化建設可以從以下兩個方面著手：

第一，城建檔案館應該實事求是，堅持從實際的經濟能力和需要出發，結合全部管藏檔案信息管理信息數字化、珍貴檔案現代數字化、重點選擇某類檔案信息數字化以及高頻率使用檔案數字化等等途徑，將現在擁有的實體檔案資源轉變為數字信息化的形式，實事求是、積極主動地不斷推進城建檔案管館藏檔案的數字化工作。具體要做到兩點：首先要充分而且要積極開展和利用電子檔案接受、利用以及保管的技術方案，制定出規范、合理的電子城建檔案信息管理的方案；其次就是要不斷加強和加快電子文件的歸類、歸檔整理，也就是要加大對電子城建檔案信息的接收、利用管理力度，爭取從源頭上促進城建檔案信息數字化管理問題的解決，借助于電子城建檔案信息管理的絕對優勢將城建檔案轉化為信息，完善利用服務。

第二，城建檔案信息資源數據庫的建立和建設應該借助GIS電腦軟件，建立數據庫，從而將城市地上建筑、地下管線和設施等等相關的各種信息的空間分布特征真實、完整、全面的反映出來，這是源于對城建檔案自身特征的特殊性和差異性的考慮。再就是，根據GIS軟件所建立的數據庫還方便于信息數據的管理、檢索、查詢、進一步提取數據以及數據的進一步加工和輸出。信息資源數據庫的信息主體同時還得包括城建資料的內容信息、城建檔案以及二次信息，而且和建設項目空間位置可以連接組成一個不斷的空間數據庫。背景數據庫作為城市基本比例尺地形圖，有利于在一定程度上確保其和城市以及其它系統用一樣的地理位置定位系統。數據的種類十分廣泛和負責，包括城市建筑、城市規劃、地下綜合管線、市政公用設施、環保、城市園林綠化以及地名等等。

1.2 進一步加強和完善城建檔案信息化管理的規劃和領導工作

換句話說就是城建檔案信息管理工作還需要工作主管部門的不懈努力，進一步加強和完善城建檔案信息化管理的規劃和領導，對有關城建檔案基本工作標準、規范貫徹執行，加以落實的信息化予以一定的監督，從而在一定程度上確保城建檔案信息化工作建立于扎實、統一的基礎平臺的上面。此外，工作主管部分還應該不斷建立和健全工作體制的信息化，確定專職的部門來負責和管理信息化建設的協調和組織工作，向組織城建檔案信息化建設的總體目標進軍，完善城建檔案信息的生成、傳播以及利用等等服務工作。

1.3 加快和加強城建檔案信息的網絡化建設

伴隨著《全國城建檔案信息化建設規劃與實施綱要》的頒布，各地城建檔案網站也進入了不斷建設和完善的狀態，為社會各界提供了越來越多的城建檔案信息資料，因而幫助他們解決了不少實際難題，而城建檔案資源共享的局面也因此而得到了一定的拓展和開闊。現階段，為了進一步加強和促進城建檔案信息的網絡化建設，還應該將其逐步納入政府電子政務建設的整體框架體系中，力求和電子政務建設同步，加快公文、城建檔案管理的一體化和標準規范化。再就是要充分發揮電子政務平臺的作用，促進城建檔案信息網上查詢服務的積極開展以及城建檔案利用服務質量和利用效率的全面提高，從而做大限度地滿足社會各界對其的利用需求。具體做法有以下三點：第一，要積極爭取相關方面來加大對其經費上的投入，促進城建檔案館信息化基礎設施的建設能夠和政府政務網同步，實現一體化，進一步推動其信息管理化建設的跨越式前進、發展；第二，不斷建設和完善城建檔案信息網，熟悉社會需求、分析新趨勢、研究新課題、開放新動態，迅速將經過整合后的信息在網上予以，實現資源的共享，從而促進城建檔案信息網絡化建設的穩定化前進；第三就是要主動學習和借鑒其它的有關檔案館信息化管理的經驗，將城建檔案信息化建設事項提到議事日程中來，尤其是重視城建檔案信息化管理的建設和政府電子政務建設的統一、同步協調向前發展，從而促進自身的進步。

2 總結

總的來說，為了促進信息管理服務功能的早日實現，響應城市建設發展的現實需求，應該而且必須要進一步加強和加快城建檔案信息化管理建設的速度，以確保城建檔案現代化、信息化、科學化、規范化目標的進一步實現。

參考文獻

[1]鄧紅.城建檔案信息化給力幸福檔案——談規劃管理檔案信息化在城市規劃管理工作中的作用[J].廣東檔案.2011(03)

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一、引言

城建檔案是城市規劃、建設及其管理活動中形成的極具保存價值的文字、圖表、音像等不同格式的文件資料，在我國城市建設中起著不可替代的作用[1]。而現如今，傳統的城建檔案管理模式正逐漸被信息化以及數字化管理模式所取代，因此，相關部門十分有必要加強對這方面的研究實踐，以應對未來城建檔案信息化管理工作中可能遇到的各種問題。

二、當前實行城市建設檔案信息化與數字化建設管理的現實意義

（一）有助于滿足當前城建檔案管理需求

現如今，城市化進程的快速推進，產生了大量的城市建設檔案，而以往傳統的城建檔案管理模式卻難以與當前城市建設形勢相匹配，使得城建檔案管理工作中總是暴露出一些問題，比如工作效率低或者信息共享困難等。所以，現在的城建檔案管理必須要與時俱進，積極引進以及使用信息化結合數字化管理的方式，以妥善處理城建檔案中紙質檔案積壓等問題。

（二）有助于提高城建檔案管理效率

在過去，城建檔案的存儲媒介為紙張，在檔案保存與管理過程中，受客觀因素影響很大，為了保存這些紙質檔案，相關部門還需要在存儲環境以及檔案維護等方面投入大量Y本。盡管如此，紙質檔案在管理過程中依然會因反復調閱而產生破損、字跡模糊或者丟失等問題。這些都會嚴重影響到城建檔案管理效率。而在信息時代，隨著信息技術以及數字技術的靈活運用，檔案管理人員可以將城建檔案管理從傳統模式解脫出來，將紙質檔案轉化為電子檔案，在優化城建檔案管理方式的前提下，實現城建檔案管理的規范化以及標準化，以發揮其應有作用。

三、新時期強化城市建設檔案信息化與數字化建設管理的有效措施

（一）加強基礎設施建設，推進城建檔案信息的網絡化建設

想要實現城市建設檔案的信息化與數字化管理，首先就要將檔案信息轉化為有生命力、流動的資源，即數字化信息。相關部門需要配備統一化的信息設備，完成檔案部門計算機管理系統全覆蓋，為機關、企業配備全、快、準的檔案信息。與此同時，對現有的計算機檔案管理系統進行改進以及優化，就檔案信息進行自動全文存儲、檢索、自動標引以及文檔信息系統的一體化管理等[2]。另外，城建檔案信息的存儲應采取高容量載體，包括計算機的磁盤存儲系統以及光盤存儲系統等。以上述方式來應對和解決檔案信息存儲難的問題，同時還能幫助相關管理人員提高工作效率，減輕工作強度。最后，各檔案管理部門需要主動學習和借鑒其他檔案館信息化管理成功經驗，將城建檔案信息化建設納入到議事日程中來，特別是要注重城建檔案信息化管理的建設與政府電子政務建設的和諧統一向前發展，以帶動自身進步。

（二）做好電子檔案的保存工作

目前，存儲電子文件的媒介大多為化學磁性材料，從理論上講，這種材料是可以長期保存的。但是由于電子文件的發展形成過程相對較短，實施貯存中的驗證還比較缺乏，因此，在讀取光盤時會頻頻發生磨損現象，進而影響到光盤內電子文件的完整性，嚴重時還可能造成電子文件丟失等問題。基于此，一些需要長久保存且極具價值的電子文件，需要相關人員定期復制、檢查。

（三）加強人員培訓，提高管理工作效率

相關部門必須要將提高檔案管理人員自身素質以及工作能力作為重點，給予其足夠的學習以及深造機會，通過不斷的學習來提高其知識水平以及理解水平。與此同時，還需要定期組織檔案管理人員學習最新的知識與技術，緊跟時展步伐，用科學的知識以及工作方式武裝自己，從而在工作崗位上發揮自己的優勢。另外，在平時的城建檔案管理工作中，還需要定期對人員的能力及素質進行考核，加深其對知識的理解與掌握，不斷強化自身城建檔案信息化與數字化管理水平，以此來形成一個合理的、科學的信息化檔案管理平臺。

四、結語

總之，城市建設檔案的信息化與數字化建設管理，不僅可以實現城市建設檔案管理的歷史性跨越以及質的突破，同時也能促進我國檔案業的良性發展。對此，相關部門或機構需要加強基礎設施建設，推進城建檔案信息的網絡化建設，做好電子檔案的保存工作，加強人員培訓，提高管理工作效率，從而充分發揮城建檔案在城市建設中的關鍵性作用。

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Abstract: digital urban management files inheritance city is a carrier of human civilization, is the whole process of construction projects original, truly record, completes the digital urban management files management work is key, and give full play to the potential of the people, so that it can better for the digital city archives management service. 

Keywords: digital urban management files; Management; People-oriented; Digital archive building 



中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：

一、數字化城市管理檔案管理的意義

數字化城市管理檔案是指在城市規劃、建設及管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。它是傳承城市人類文明的載體，是建設項目全過程的原始、真實記錄，是寶貴的信息資源，是一座豐富的知識寶庫，是城市建設的一種潛在的生產力，在城市建設各項活動中起著非常重要的作用。 1.1數字化城市管理檔案是積累城市建設經驗，進行城市建設技術儲備的手段，是城市建設活動的產物。城市建設活動的成果不外乎兩個方面：一是建筑物實體，一是數字化城市管理檔案。數字化城市管理檔案真實地記錄了建設生產活動的全過程，記載了人們的工程思想、技術、經濟。因此它是儲備工程技術、工程經驗的工具和手段。對一個城市、一個地區來說，如果它擁有質量較高、數量較多的數字化城市管理檔案資料，就在一定程度上標志著它有比較雄厚的工程技術基礎。反之，它的城市建設就會遇到很多困難。

1.2數字化城市管理檔案是進行城市規劃工作的基礎。城市規劃就是對城市或城市中各種要素，根據城市的現狀、條件和基礎、特色、各方面的動態變化因素進行全面的、綜合的、科學的、長遠的預測和設想。通過論證、編制規劃方案付諸實施。《中華人民共和國城市規劃法》明確規定，城市規劃的編制，應當依據國民經濟和社會發展計劃以及當地的自然環境、資源條件、歷史情況、現狀特點統籌兼顧，綜合布置。在城市規劃中不僅形成了大量的數字化城市管理檔案，而且數字化城市管理檔案又是城市規劃的重要基礎。

1.3數字化城市管理檔案是城市建設和管理的重要依據。現代化城市是一個綜合的、整體的概念，它包括的內容很廣泛、很復雜。由于經濟和社會的發展，現在的小城鎮，幾年、十幾年后將建設成為初具規劃的城市，甚至成為舉世矚目的大都市。隨著城市現代化進程的加快，各種矛盾也將呈現出來，為了解決諸多的矛盾，城市立體化程度越來越高，地下、地上空間利用率越來越高，除現有的各種管線外，地下建筑物、構筑物等各種隱蔽工程越來越多，而對這些工程的維護、管理、改建、擴建，單靠所謂的活檔案——人的記憶是不行的。人會變化，要調動、要衰老，記憶力要衰退、要死亡，而數字化城市管理檔案則是城市建設科學資源儲備的寶庫，是各種隱蔽工程的眼睛。只有以數字化城市管理檔案為依據，才能進行科學的規劃、建設和管理，才能克服盲目性，避免浪費和損失。

二、 如何做好數字化城市管理檔案的管理

數字化城市管理檔案的重要性要求我們必須做好數字化城市管理檔案管理工作。做好管理工作首先要從管理本身的四個基本特征出發：即管理的載體是組織，管理的主體是管理者，管理的任務是設計和維持一種環境，管理的核心是處理好人際關系，而人是管理的第一要素。

“以人為本”，充分發揮人的主觀能動性，做好數字化城市管理檔案的管理工作。一是加強對數字化城市管理檔案法律、法規、標準的宣傳工作，提高全社會的檔案意識和法律意識。信息社會對信息傳播也是迅捷的，我們要充分利用報刊、廣播、電視等各種宣傳渠道及時將數字化城市管理檔案的有關信息傳播出去，特別是建立網絡信息共享平臺——數字化城市管理檔案專業網站，明確相關的法律、法規以及各自的職責，讓大家都來了解它、關注它、重視它，熟悉并能很好地掌握它，并通過人機互通，實現網絡交流，及時溝通信息，完善數字化城市管理檔案的管理工作。二是以人為本，培養一支高素質的檔案管理專業隊伍。現代化的城市建設離不開現代化的人才，高水平的數字化城市管理檔案管理也離不開具有綜合素質的管理人員。這就要求對內，數字化城市管理檔案管理人員要定期參加專業理論學習，懂技術、會管理、業務精，并取得相應的管理資質、持證上崗；對外，定期舉辦數字化城市管理檔案管理的集中業務培訓，及時做好各種文件、標準的講解、培訓工作。實踐證明，集中業務培訓是做好數字化城市管理檔案管理工作的重要途徑和有效措施，它時間短、見效快、針對性強、覆蓋面廣，能大大提高建設單位和施工技術人員的業務素質和對數字化城市管理檔案的管理能力，對數字化城市管理檔案的標準化、規范化起到了積極的促進作用。三是深入現場，做好對重點工程項目檔案的服務工作。重點工程建設項目是城市經濟發展和社會進步的重要基礎設施，也是發揮城市多功能作用的關鍵，它關系到國計民生，又體現著城市的現代化水平。在主動做好對重點工程業務指導、現場跟蹤服務、檔案接收工作的同時，還要對登記在冊的重點工程項目進行清查、摸底，分析研究，積極探索，創出新路子。四是注重對數字化城市管理檔案信息的反饋。城市建設日新月異，對數字化城市管理檔案的管理也必須與城市建設相配套，要想做好這方面的銜接，就要深入工作實際，了解工程狀況，及時掌握最新動態，即新的項目采用了哪些新技術、新方式，減少了哪些工作環節，同時又改進了哪些工藝，增加了哪些程序，形成了哪些與之配套的新的表格資料，及時將相關的信息從基層反饋到管理層，并通過匯總、提煉再補充到相應的規范中，進一步做好對數字化城市管理檔案的管理。

三、做好數字化檔案建設。

檔案界對電子政務建設的積極回應也已進入了項目規劃階段。列入檔案事業發展“十一五”規劃的三大重大項目之一的“國家數字檔案建設與服務工程”建設的總體目標是：“以3127個國家綜合檔案館為建設對象，以分布式檔案數據庫建設為核心，重點建設涵蓋全部館藏檔案的全國性、超大型、分布式、規范化、可共享的檔案目錄數據庫、紙質檔案全文數據庫和多媒體檔案數據庫；建立適應國家經濟建設和社會發展需要的檔案信息資源共享體系；建立適應各級黨委政府電子政務建設需要的電子文件歸檔管理和電子檔案接收管理系統。”“數字化檔案信息開放利用原則”的及時提出和確立能夠為檔案部門融入電子政務信息建設和服務提供指導性意見。

未來利用需求的趨勢分析和積極應對。 “檔案工作一直把用戶的需求放在第一位，但主要是到閱覽室進行利用的用戶。”“在線用戶可能永遠也不會造訪檔案館”，“親自到檔案館的用戶只是用戶的一種，而且在我們的用戶中所占比例將越來越小。”英國曼徹斯特大學的檔案同仁對于檔案用戶類型和需求趨勢變化的論述也正好揭示了我國檔案信息利用者的未來需求走向：越來越多的檔案利用者可能是檔案網站的在線用戶，越來越多的檔案信息服務將通過數字化、網絡化、智能化的形式從實體檔案館搬到了數字檔案館。

綜上所述，做好數字化城市管理檔案的管理工作關鍵在于人，充分發揮人的潛力，使之能更好地為數字化城市管理檔案事業服務。通過對數字化城市管理檔案的管理、編研、開發和利用，必將轉化為直接的生產力，推動城市建設發展，為社會創造更多的財富。

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在城市建設檔案工作中利用數字化管理，主要是通過對多媒體技術、計算機技術進行融合和利用，協調處理傳統紙質介質的檔案資料，將其轉化成數字信息，從而使所有館藏的城市建設檔案信息都用數字化的形式來存儲。城市建設檔案數字化管理的利用具備明顯的實效性，工作效率大大提升，這是城市建設檔案館實現檔案工作數字化最核心的基本點。

（二）城市建設檔案管理現代化。

城市建設檔案的數字化管理不僅涵蓋了一切傳統檔案館的效能，還新增了檔案編碼目錄、檔案信息檢索自動化、檔案資料安全存儲以及計算機輔助管理檔案業務工作、輔助檔案信息立卷、檔案館實現辦公自動化、檔案自動化標引、安全保護技術現代化、檔案數據庫的建立、輔助檔案館庫房管理等各方面的功能，這是城市建設檔案工作有效利用數字化管理的另一個基本點。

（三）檔案資源的利用共享化。

當下，城市建設的步伐越來越快，各種城市建設檔案資料依然以紙質文字的形式存在于城市建設檔案的信息空間當中。為改變這一傳統的方式，以實現資源共享，數字化管理是唯一行之有效的手段。具體地，城市建設檔案館充分利用信息網絡，直接將資料信息傳遞給每一個用戶，從而實現城市建設檔案資源的利用共享化，完成城市建設檔案為社會服務的根本目的。

二、實現城市建設檔案數字化管理的組織保障

（一）建立集中的城市建設檔案管理模式。

我國檔案管理主要有兩種模式，即分散制、集中制，城市建設檔案管理也一樣。城市建設檔案的分散管理模式具體是指檔案館內各個不同的部門采取不同的方式管理檔案資料，而集中管理模式具體是指城市建設檔案館對檔案實行集中管理，具體體現在兩個方面：一方面，對館內的所有城市建設檔案進行集中管理或相對集中管理。另一方面，統一建立城市建設檔案管理制度。較分散管理模式而言，城市建設檔案集中管理模式的優勢在于：對檔案管理進行整體規劃，避免在對新型檔案或跨類別檔案的管理上出現交叉、空白，能促進統一檔案發展規劃的形成，同時對城市建設檔案的利用和安全也更有利。城市建設檔案數字化管理不僅涵蓋了館內所有的檔案類別，還需要數字信息技術的支持，更離不開其他專業部門的配合——它不是一個專業、一個部門就能獨立完成的。在集中管理模式下，城市建設檔案數字化管理能得到更有效、更全面的組織和實施，且能構建統一的檔案信息資源利用平臺，以順利開展城市建設檔案服務工作。

（二）檔案館領導要給予足夠的重視，并提供支持。

城市建設檔案數字化管理的實現涉及到各方面的工作，不管是部門協調、人員組織，還是業務推廣、資金保障等，我們要想做好檔案工作及檔案的數字化管理，得到領導足夠的重視和支持是最重要的前提。從實踐結果來看，我國大多數檔案館的數字化管理進程較慢的主要原因是得不到必要的技術支持、資金支持等。因此，檔案館領導應積極將城市建設檔案數字化管理提上工作日程，如針對檔案工作時間節點緊張、錄入目錄的工作量巨大等問題，為工作人員配備一定數量的短期外協工，專門協助檔案館工作人員完成數字化加工、錄入目錄、整理資料等工作，確保城市建設檔案數字化管理按期順利實現。

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國家財政撥款是不少地方城建檔案管理資金的主要來源，不同的地方撥款金額不一樣，但撥款不足是很多地方存在的普遍現象。城建檔案的數字化管理必須要有計算機以及其它輔助設備，而資金的投入不足導致計算機輔助設備缺少，無法為城建檔案數字化管理提供更多的幫助。

（二）數字化利用沒有形成氣候。

城建檔案數字化管理中，政府相關部門是城建檔案利用的主要服務對象，比如勘察單位、建設單位、施工單位、設計單位等等，但這些單位在城建檔案數字化應用方面存在利用水平低的問題，很多習慣于利用紙質圖文檔案，在實際的城建工作中對數字化檔案利用不夠。應該改變這種現狀，以過去的紙質圖文利用服務方式為依據，加強數字化利用服務，讓城建檔案數字化利用環境更加成熟，這才是當務之急。

（三）數字化管理人才急缺。

城建檔案數字化管理是一個比較復雜的過程，這個過程需要管理人員具有多專業、跨學科的知識與技能，要涉獵廣泛。在計算機設備知識數字化管理中，高素質的檔案業務人才、熟悉計算機信息技術的復合型人才將是管理中的關鍵。縱觀現實，一些地區的城建檔案管理者學歷不高、專業知識技能缺失，極大地影響了城建檔案數字化管理的發展。

二、城建檔案數字化管理方法

城建檔案數字化管理一定要有科學的目標和方法，必須從城建檔案管理工作實際出發，并符合社會對城建檔案數字化的需求。所以，城建檔案數字化管理的方法要包括三個方面的內容，即規范的管理體系、完善的基礎設施、高素質復合型人才。

（一）打造規范的管理體系。

在建設城建檔案數字化管理過程中，一開始就應該重視信息化標準體系的建設，以三個方面的標準去規范管理，即管理、技術、業務，然后認真地落實這些標準，將具體的管理責任明確到每個管理崗位、每個責任人，讓城建檔案數字化管理更加科學、合理。也可以通過管理條例制定城建檔案數字化管理措施，以技術保障細則、經費保障法規等促進城建檔案數字化管理制度更加規范有效。

（二）加強基礎設施建設。

城建數字檔案館必須通過空間數據集成設施、網絡基礎設施改造，打造空間數據庫、形成應用服務系統，以便于為城市的發展和建設提供有力的支持。硬件環境、網絡環境、系統軟件是三個重要的基礎設施建設內容。硬件基礎設施涵蓋了服務器、網絡通訊設備、檔案數字化處理設備；網絡環境是指檔案館內部局域網，和政府網、互聯網有鏈接的公眾網，將內部和外部網站辦公聯系起來，加強城建檔案館和相關單位及主管部門的辦公聯系，運用數字化加工、數字資源管理、電子檔案信息收集、信息處理、開發利用等技術，全面實現城建檔案的數字化管理；軟件系統則是按照城建工作實際，開發、建設數據庫管理系統、操作系統、系統軟件平臺，以促進城建檔案數字化管理服務工作順利開展，并通過和數據庫系統的聯系，讓數據錄入、數據傳輸過程實現全程應用。城建檔案館數字化建設的前提是網絡建設，而網絡環境又包括了館內局域網、政務網、公眾網等基礎設施，這些是城建檔案數字化管理的后推力，我們必須要高度重視。