科技檔案管理學模板(10篇)

導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇科技檔案管理學，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

篇1

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2017）16-0320-02

檔案工作是一門科學，有著自身的規律、特點，這就需自覺以科學發展觀為統領，以檔案學理論為指導，以科學的方式方法認真研究、準確把握，具有科學的態度、科學的精神。同時，檔案工作是一項事業，是維護黨和國家歷史真實面貌、服務黨和國家大局、服務社會、惠及民生的崇高事業，是為建設作貢獻、為時歷史、為文明傳薪火的重要工作，這就需腳踏實地、科學務實、真抓實干。

一、抓好檔案管理的基礎工作

（一）抓好基礎制度規范建設，嚴格做好文書檔案的收集、整理和歸檔工作。首先，我們要完善管理方法和工作程序。管理方法是管理主體根據管理目標作用于管理客體以實現管理職能的方式、原則、工具和手段。同時，由于信息網絡的發展，企業管理會更注重于員工的培訓和學習，甚至強調自學和集體學習，以確立員工的共同目標和協調員工的整體行動。因此，我們要根據企業生產和服務的要求，由企業信息部門制定企業的檔案管理辦法，并召集各部門的負責人和資料管理員參加企業檔案管理制度討論會，突出工作重點，講究方式方法，用好責任制，并在會后與企業各事業部進行深入交流和調研，完成管理辦法的起草和征求意見工作后便可頒布相關制度，并開始具體實施。其次，嚴格做好文書檔案的收集、整理和歸檔工作。這對檔案管理員提出了很高的要求。檔案管理員要按照“精之又精，慎之又慎”的原則，做好文檔整理歸檔工作。實踐證明，如果重視文件資料的平時積累，及時收集日常工作中形成的、辦理完畢的文件材料，妥善管理，既有利于歸檔文件的齊全完整，又能使年終的整理歸檔工作得十分輕松。因此，我們要把企業、部門和個人手中分散的、種類和數量繁多的文件材料，根據企業的實際需要及相關檔案管理規定進行收集、整理和歸檔。

（二）加強重點建設，提高檔案管理水準。重點根據實際情況的發展變化，突出三個方面的建設。一是改善檔案保管條件。嚴格按照“八防”的要求盡量提供條件，完善檔案保管各項設施，并及時更新專用檔案柜，盡量拓展檔案存儲空間，確保檔案室建設符合國家標準。二是突出審核審批檔案管理。為解決專員辦審核審批中產生的檔案資料歸檔問題，應專題議定審核審批檔案的歸檔范圍、整理人員、立卷原則、資料排列等具體要求，并動態跟蹤新增審核審批事項情況，及時調整歸檔內容。三是突出財政檢查檔案管理。重點是對檢查檔案的齊全性、歸檔資料的邏輯性進行復核把關，明確具體操作要求。

（三）加強隊伍建設，提高檔案管理能力。按照突出重點、整體提高的基本思路，應采取靈活多樣的方式方法，在組織全體干部普遍學習培訓的同時，重點組織各處室檔案管理人員進行多樣化、經常化的專題學習培訓。一是請進來“講”。專門邀請檔案管理方面的專家作專題講座，介紹業務檔案整理、立卷、歸檔等方面的做法與體會，積極借鑒先進經驗。二是召開現場會“評”。結合對檔案檢查情況，由檢查組對好的做法及時予以肯定推廣，對發現的問題予以通報提示，并有針對性議定整改措施。三是召開座談會“談”。采取每年召開一到兩次座談會的方式，明確年度檔案建設的目標要求，組織檔案管理人員學習檔案法規制度，交流檔案資料收集、整理的經驗，提出加強和改進檔案管理的建議。

二、加快檔案管理信息化建設

（一）加快檔案信息化進程，提高工作效率。計算機網絡是實現檔案數字化管理和網絡化利用的前提條件。因此，如何利用計算機技術對檔案進行信息存儲、檢索，進而實現網絡化管理，已經成為檔案管理工作的重要議題。同時，除文書檔案外，我們必須要堅持以民為本、以需求為導向，開設多種專題數據庫，使檔案的管理實現信息化、網絡化，并在規定相應使用權限的情況下，部分信息對部門和個人開放，建立公開、透明的檔案管理機制。實現館藏檔案資料信息的一體化管理，而且還拓寬服務功能。這樣做能增強全體職工的檔案意識，增加檔案管理工作的透明度。

（二）歸檔雙軌制，是紙質文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則。雖然電子文件大量產生和應用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質文件的地位。據專家預計，在較長的時期內，紙質文件和電子文件還會繼續并存。而且按照國家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質文件一同歸檔。

（三）檔案隊伍素質對檔案工作信息化建設的質量起著關鍵的作用。21世紀對檔案管理人員的素質要求越來越高。檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，信息化的實現不是檔案館的工作，也不是單靠幾個計算機技術人員就能實現的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，因此，檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質教育的重中之重。要實現檔案工作的基礎地位，就必須建設一支忠誠事業、機構合理、業務精良、相對穩定的檔案隊伍。另外，由于信息化是當今世界和社會發展的大趨勢，我們必須迎頭趕上，檔案館（室）只有克服困難，與其他行業同步發展，才能適應社會和時展的需要，更好地服務社會。由此可見，檔案工作如何更好地為社會主義現代化建設服務，是擺在檔案管理者面前一項重要而艱巨的任務，加強檔案人員隊伍建設，加強檔案隊伍素質至關重要。

三、實現檔案管理科學化分析

（一）檔案管理科學化工作是一項系統工程。主要包括兩方面：一是政府政策層面。積極完善和宣傳檔案法律法規，檔案行政管理部門應加強檔案執法隊伍建設，依法監督和指導檔案工作。各地政府應堅持“多宣傳、多聯絡、多接觸、多服務”的工作方法，促進檔案工作規范化建設。并與相關部門加強溝通與協調，共同督促，積極營造建檔氛圍，使機關單位檔案工作走上標準化、規范化、科學化軌道。二是機關單位自身層面。要構建科學化檔案管理機制，只要符合國家檔案法規，做到科學利用信息化手段，并實行集中統一管理原則，就會不斷有利于檔案工作開展。檔案部門要充分利用計算機數據存儲量大，檢索速度快等優勢，大力開發適用于計算機完成的檔案檢索方法和存儲模式。檔案部門要建立嚴格的管理制度，從技術與管理兩方面，確保檔案實體與載體的安全，確保網絡傳輸及檔案數據的安全。

（二）明確定位。檔案管理工作面向黨委政府、社會大眾提供專項服務。上至國家、下至公司單位，檔案管理均為涉及到全局的重要任務，為中心工作提供服務。因此，應積極主動的將檔案管理納入中心，方能做到成績斐然。在前期應做好充分準備，樹立科學發展意識，進行明確定位，貫徹我黨方針路線，把握當前形勢的不斷發展變化趨勢，重視研究國情、地區發展狀況與公司企業的現實狀況。積極的由全局視角分析謀劃，提升政治意識，全局意識以及安全責任意識。應明確著力點，在抓好常態工作的基礎上，應有效的把握并調節階段工作的核心重點，提升檔案服務管理針對性以及綜合效率。

（三）加強基礎建設，提高管理水平。對于檔案管理科學化建設的路徑之一，信息技術已成為當前檔案管理不可缺少的技術基礎，在某種程度上，信息技術應用程度的高低與檔案管理科學化水平的高低具有重要且密切的聯系。因此，提高檔案管理科學化水平，必須加強硬件及軟件基礎建設，做好硬件保障才能為有效提高檔案管理科學化水平提供技術支持；加強軟件管理，通過電子閱覽室、檔案網站、信息共享平臺等軟件系統的建立，方便用戶對信息的檢索，同時實現資源共享，提高檔案資料的利用率。合理運用各項檔案管理載體，使用現代化技術手段，不斷完善電子檔案信息內容。

加快檔案管理標準化建設進程，改變傳統檔案管理模式，加快綜合性檔案室的構建，實現信息、資料統一管理，建立、健全檔案日常管理工作制度，做到專人專責；加強檔案的移交、審批工作的流程化管理及制度化管理，確認審批權限及移交明細，使所有文件都能夠有據可查。做好檔案的動態管理，特點是資料上發生變動的，應及時加以修正，定期組織管理人員對檔案信息資料進行檢閱、規范與完善，使檔案資料與時俱進；加強對檔案管理工作的全面性考核，不斷發現并糾正管理中存在的問題，提升檔案管理的科學化水平。

（四）加強檔案的服務建設。檔案服務工作上，應積極的從以往封閉式形式發展轉變為開放型模式。當前檔案管理工作覆蓋范疇廣泛，涉及的受眾面更大，顯現為較強的全民性以及服務性。更多的公民大眾為了獲取豐富的信息資源，維護合法權益而來到圖書館，主動應用網絡系統查詢想要的資料、文獻。為此，創建方便快捷、多元化、豐富性的資源系統變成現代化檔案管理工作區別于傳統檔案工作的核心環節。新時期，檔案管理只有全面聯系社會實際，深入大眾，提供優質服務，方能拓寬發展空間，提升科學化水平。應積極的更改以往檔案信息利用率不高的狀況，通過信息公開，有序合理的呈現檔案目錄、資料卷宗，組織人性化的資料陳列展覽活動，確保各界人員更全面的了解以及有效的應用。服務管理措施應進一步優化，便于大眾應用查閱。

（五）提高事業單位檔案管理人員業務素質。要建立事業單位檔案管理人員的業務培訓體系，使事業單位檔案管理人員全員接受業務培訓和繼續教育，也可以將檔案管理的相關專家和學者請到事業單位中來，通過理論講述、實際指導、經驗傳授等方式來切實提升事業單位檔案管理人員的業務素質。

（六）加快事業單位檔案管理的更新。要對事業單位傳統的檔案加強更新管理，建立起及時收集和整理的方法與管理體系，這樣就可以對傳統類型的信息與資料進行深入加工，滿足事業單位的職能和服務等功能需要。要加強檔案數據庫建設，將各種音頻、視頻、圖像資料機制加入事業單位檔案數據庫，以達到對事業單位檔案庫的及時更新和整理。

四、注重電子檔案的發展

隨著信息化的發展，傳統的檔案管理模式已不能適應數字化檔案管理的需要，電子檔案已在檔案管理工作中得到了廣泛的應用，這種發展趨勢給檔案管理工作提出了新的挑戰。在新的機遇面前檔案管理部門必須將工作的重點放在如何把文件、圖紙、照片、錄音和錄像等原始的記錄轉化為有用的信息上，并準確、高效地提供給有關信息需求者。

（一） 轉變傳統的檔案管理模式，把實體管理變為信息管理

傳統的檔案管理，就是以紙質、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統計和提供利用等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟之繁瑣。因為存儲量大，檔案管理部門不能對已經歸檔的檔案材料，進行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費。隨著現代化管理技術和設備的引進，特別是計算機、光盤、縮微、多媒體等技術的發展為檔案管理的現代化提供了良好的的客觀環境，現代技術促使傳統的檔案管理模式面臨著新的挑戰。當前，檔案管理工作的重點也應適應數字化管理的需要，從實體檔案管理轉變為對信息資源的管理，以信息為管理對象，對形成的各種門類的檔案進行數字化加工，利用現代化技術手段對檔案信息資源進行管理。經過信息化的檔案資源是可重復、多平臺利用的信息資源，檔案資源只有通過信息化、才能真正實現檔案資源信息的價值和使用價值，它能為經濟發展、科技進步、社會繁榮等諸多領域提供更全面、更高效、更快捷的服務；它能創造最佳的社會效益和經濟效益，使之真正成為未來信息社會國 民經濟和社會發展的寶貴戰略資源。

（二）建立有效的文件檔案管理計算機信息系統，充分、合理、安全地使用電子檔案

要實現檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計算機信息系統，為此，人們要做好以下幾項工作：首先，改進和規范在應用計算機條件下文件檔案管理工作流程，使之適應檔案熔化管理的需要；其次，依據文件處理流程來進行檔案信息化系統軟件功能設計；再次，在信息系統中建立完善的內部控制制度，確保檔案的安全。另外，在電子檔案使用過程中，我們也應注意到一是電子檔案安全性問題。二是子檔案的真實性問題。在實際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少規范化和程序化管理；相當數量的草稿性電子文件處于自生自滅的狀況，多數電子檔案與其相對應的紙質檔案之間未建立統一的管理方法；儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實性。三是電子檔案的法律效力問題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應的法律認定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認定的原因。

（三）提高檔案管理人員的素質，實現檔案管理科學化

現代化的設備需要人來操作，檔案工作信息化需要人來實現。檔案管理人員必須具備多元化知識背景才能適應要求，現代化知識將成為每一位檔案工作者知識構成的要素，同時，也深刻地影響檔案工作隊伍的結構和檔案管理人員的知識結構，因此，建立一支具有現代科學技術知識和業務知識的專業隊伍是至關重要的：首先，檔案工作者必須具有多元化的知識結構，現代科學成果在檔案管理中在大量運用迫使檔案工作人員支學習和掌握理論、文化和管理等有關知識，其中尤為重要的是計算機、數學、生物學等學科的知識，它們對檔案管理實現現代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握檔案專業知識，如具備檔案學、檔案管理學、文書學、目錄學、檔案自動化管理以及檔案著錄、標引、檢索、編研、復制、修裱等有關檔案專業知識和基本技能。再次，從檔案管理現代化發展趨勢看，檔案工作人員必須具備掌握檔案管理現代化技術、進行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務與咨詢等三方面的能力。檔案管理人員必須學習、學習、再學習，上級檔案管理部門要積極創造條件，有計劃的選送檔案管理人員進行深造，進行離崗培訓，還可以采取以老帶新、以強帶弱的辦法，互幫互學等建立復合型人才群和梯隊型人才結構。另一方面也要加強對原有工作人員的培訓和知識更新，使更多的人熟悉和掌握有關現代化管理技術，科學地管理檔案。

總之，在信息化條件下電子檔案已在檔案管理工作中占有非常重要的地位。檔案部門轉變觀念，改變傳統的檔案管理模式，就能夠建立有效的文件檔案管理計算機信息系統，使檔案管理工作更好地適應信息時展的要求，為經濟建設和社會發展服務。

篇2

1 加強應急預案管理是檔案部門成功處置各種突發事件的基礎和保證

檔案的應急管理是指檔案部門通過對于自然界與社會所產生的各類突發事件的原因、經過與后果進行綜合分析，在有效整合檔案領域當中有關資源的基礎上，建立的一整套積極應對各類突發事件的事前防范、事中反應和事后處理的管理程序和手段。檔案應急管理通常具有突發性和非程序性的特點，但同時又必須滿足預見性、系統性和創新性的要求。所以應急預案也是成功處置各種突發事件的基礎和前提。

1.1 加強應急預案管理屬于檔案安全的最迫切要求。在過去，世界很多國家的珍貴檔案資料，都曾經遭受自然和人為災害的毀滅性打擊，產生了巨大的難以估量的損失。如2001年發生在美國的“9?11”恐怖襲擊事件，讓位于世貿中心的很多金融機構的計算機數據檔案瞬間被毀。而各類頻發的突發事件，不僅增加了檔案管理的難度，也為檔案安全管理敲響了警鐘。這就迫切要求各級檔案部門必須展開積極的行動，不斷加大應急預案的管理力度，以便于應對各類突發事件的發生。

1.2 應急預案管理能夠提升檔案部門的應急管理能力。實踐證明，應急預案是積極應對各類突發事件的重要手段，各級檔案部門通過制定和建立完善的應急預案體系，從而規范檔案部門對突發事件的應急處理能力，不僅有利于使各級檔案管理人員在工作過程中樹立高度的風險防范意識，而且有利于及時鑒別和處理各類檔案的安全隱患，并增強應急管理工作的能力，在針對突發事件的應急處置上，在應急預案的各個環節上，都能做到未雨綢繆，并提高應急決策的主動性、時效性與科學性要求。

1.3 應急預案管理可以增強檔案安全體系建設的保障力。2010年5月12日，國家檔案局局長兼中央檔案館館長楊冬權在全國檔案安全體系建設工作會議上提出，“要建立確保檔案安全保密的檔案安全體系”，并根據《檔案工作突發事件應急管理辦法》與《檔案館防治災害工作指南》等規定，明確要求我國各級檔案管理部門，必須重視應急預案在檔案安全管理體系中的重要位置，并明確了各級檔案管理部門完善應急預案管理標準和要求。這也表明，強化檔案應急預案的管理工作，能夠促進檔案安全體系的構建，并為提升檔案管理安全增強保障力。

2 國外應對檔案管理突發事件的有效設計

2.1 重視檔案工作人員的責任與分工。在檔案部門應急預案體系的建設過程中，國外非常重視檔案人員的分工和合作，檔案館（室）的工作人員隊伍通常非常精簡，因此，要求各工作人員在平時的檔案管理突發事件中，各項預防工作和應急處理都非常明確。如加拿大溫莎大學所制訂的檔案防災減災計劃把檔案工作人員分成三類，分別是災害預防小組和災害行動小組以及災后恢復小組，分別負責在檔案災害發生前的預警預防、災害發生時的應急救援以及災害后期的檔案修復工作，并且均依據不同的職責而有針對性地開展有關培訓工作。

2.2 加強檔案部門可能遭受的災害研究力量。在國外，檔案部門比較關注可能面臨的災害和突發事件研究，并熱衷于突發事件對檔案建筑和館藏檔案造成的危害，并高度重視各項預防策略。如美國檔案機構就非常重視自檔案館（室）建筑和應急設備以及應急人員培訓等各個方面來采取措施，以便于更好地降低對檔案機構的各種危害。在2008年舉辦的國際檔案大會上，日本某檔案學界專家曾指出，對于文件管理機構來說，預防和及時處理突發事件，是保護檔案文件資料安全的重要措施。全部文件保管設備都應當在緊急狀況時，確保檔案實體不會遭受嚴重的損壞。

3 目前檔案部門在應急預案管理工作中所存在的主要問題

3.1 檔案應急預案的嚴重缺失，管理體系不夠健全和完善。目前，很多檔案部門對于突發事件的應急重視不夠，很多還是缺乏高度的防范意識，即使制定有應急預案，在體系上還很不健全，甚至有很多的檔案管理部門，根本就沒有制定出相應的應急預案。另外，大部分的檔案部門也大都將重點放在自然災害的應急預案制定上，往往忽視了事故災難、社會不穩定事件和網絡沖擊等應急預案的制定，比如對于網絡侵入和篡改等方面的威脅甚至沒有絲毫防范意識，這就出現了檔案部門應急預案體系不夠健全和完善的狀況。

3.2 應急預案內容空洞，風險評估體系不夠合理。 現階段的各級檔案部門，在應急預案的內容方面，大多是因為僅僅注重形式而脫離實際，并且存在著相互抄襲的現象，結果造成在操作時受到很大的局限性。另外從總體范圍看，由于很多檔案部門尚沒有完善的檔案風險等級評估體系，還沒有進行檔案的安全分級管理，這就造成在各類檔案的實際存放過程中，往往忽略將珍貴、重要的檔案進行集中存放，這樣一旦出現突發事件，就會亂成一團，反而使珍貴的檔案得不到及時搶救，造成巨大損失。

3.3 沒有明確的獎罰標準，缺乏行之有效的績效考核機制。在各級檔案部門已經公布的應急預案中，很多缺乏檔案應急管理的績效考核機制，這樣就會對于考核標準的界定不夠明確，缺乏績效考核的標準和獎勵機制，檔案應急管理工作的積極性與成就感就會明顯下降。而應急預案中由于缺乏科學的懲罰機制，主管部門對于失職人員的懲罰沒有依據，無法實現績效考核的公正和公平，使各項工作難以推進。

3.4 應急預案的演練流于形式，其聯動能力缺乏協調和統一。目前，許多檔案部門還處在“紙上談兵”階段，不能夠實現應急預案的演練和應急聯動能力的密切聯系。而事實上，應急預案的演練不足，則應急聯動的能力就必然較弱，結果造成檔案應急處置中出現“不聯不動，聯而亂動”的混亂現狀。在電子檔案信息應急處理方面，往往在廣域網外部線路中斷、局域網中斷，以及檔案館業務管理系統出現了嚴重漏洞，而造成業務數據錯誤和操作失誤時表現得束手無策。這在實踐中也必然會降低應急效率與水平。

4 檔案部門應急預案管理體系的科學設計與構建

4.1 加快檔案應急預案管理的職能和組織建設。要組建應急預案的編制隊伍，具體負責應急預案的各項管理工作。要明確預案編制小組的具體職能，不僅要確定預案編制小組的人員和職責，而且對于編制應急預案的目的、類別、范圍和適用等還要做出明確闡述。至于編制小組的組成，最好邀請相關政府部門的應急管理人員參加，通過廣泛參與和相互協作，真正實現明確分工，高效運行。

4.2 提高檔案管理內在風險的監控，及時排除安全隱患。當前檔案管理中存在的潛在風險，大部分可以從自然因素與社會因素兩個方面進行評估和預測。在特殊時期，檔案信息技術部門還要加強對網站、網絡運行和信息安全突發公共事件密切相關信息的收集整理與持續的監測。同時，還要從檔案部門的自身出發，及時排除檔案管理過程中所可能存在的各類安全隱患，只有這樣，才能有效降低風險因素產生的可能。

4.3 重視檔案應急預案的編制，努力完善應急預案的管理體系。科學嚴密的應急預案，能夠讓檔案部門的各項應急管理做到有條不紊和有章可循。檔案部門在組織應急預案的編制時，應當對內容框架進行科學設置，并明確應急預案編制的目的和依據及實施的范圍，力爭所制定出的應急預案，可以應付所有的突發事件發生。同時，對于檔案信息系統可能出現的突發事件，其應急處置預案應當盡可能細化，比如，在檔案館官方網站或者微博中，出現非法言論和黑客攻擊事件以及網絡病毒感染等，都有積極的應對措施。只有這樣，才能在確保應急預案擁有完善運行體系的基礎上，充分地發揮出積極功能和作用。

篇3

一、會計檔案的概念界定

會計檔案是由會計的憑證、賬簿及報表等組成的專業的會計核算的材料，它記錄并反映了經濟業務來往的過程，并為其提供佐證。每個企事業、機關等單位在會計核算中，都無時無刻的產生著經濟的活動往來及財務的收與支的變化。經濟活動的往來與財務賬目的收支變化，都需要通過會計工作來記錄和反映，這是個由憑證到賬簿、再從賬簿到報表的連續的過程，也是一項復雜且要求細致嚴謹的工作。會計檔案是會計工作所產生的專業的材料，是由會計核算總結出的會計資料，也是單位、企業等階段的會計工作過程的客觀體現。它由會計憑證、賬簿、財務報告及其他的專業資料組成，但不包含單位的財務的預算、制度等文件材料。近年來，因為我國一直沒有確立統一的會計檔案管理制度，同時也未明確國家檔案由哪些部分構成。所以，國家財政部及檔案局在1984年聯合公布了《會計檔案的管理辦法》。這一《辦法》的制定，不僅加強了對檔案的科學化管理，還確立了統一的會計檔案管理工作制度，最終對發展社會主義經濟做出了貢獻。由于計算機不斷在會計核算中被廣泛運用，紙質記錄的方式作為重要的媒介在《辦法》里有所規定，但并未禁止采用磁帶、磁盤等其它的具有磁性的介質記錄會計檔案。

由于會計檔案的管理工作是會計工作重要的組成部分，所以必須遵循會計工作的相關管理制度。因為檔案的管理辦法是由國家統一制定的，而檔案的行政管理部門又是會計檔案的主管部門。所以應該依據《辦法》的規定，并結合當地的實際，對會計檔案實行統一領導、分級管理，并負責對各地的下級主管部門進行業務指導，同時對其進行監督和檢查。而那些持有會計檔案資料的單位，則需要對會計檔案的管理負責。通過增強對管理工作的領導，建立起對會計檔案收集、立卷、歸檔等相關的管理制度，從而做到科學化的管理。盡量做到會計檔案能被妥善的保管、有序的存放；避免其受到毀損、散失及泄密。

二、會計檔案的作用

會計檔案對發展社會主義經濟具有非常重要的作用。第一，從微觀方面，增強對基層的企事業單位內部的管理，不僅可以提升經濟水平的發展，還可為社會效益的發展提供大量的原始數據作為依據；第二，它為國家的經濟建設制定計劃及做出決策，并從宏觀上，為國民經濟的管理及監督，提供穩定真實的會計數據為依據；第三，它還為打擊各種經濟領域的不法現象提供了有力的證據，因而保護了國家財產不至于流失；第四，成為財政、經濟的發展歷史的可靠的研究史料。所以，會計檔案的管理工作好壞與否，都可能會直接影響到國民經濟的運行、公正經濟秩序的確立，甚至還會影響到各項財政政策的貫徹和實行。

三、會計檔案的管理現狀

(一)忽視收集與管理

當前，我國的會計行業開始意識到要對會計憑證、帳簿、報表等資料要進行妥善保管，因而開始依據國家相關法律規定著手建立檔案，但是像經費的申請報告、財會活動情況的分析等其他和會計工作息息相關的資料卻被忽視，得不到完善的管理。文書的管理部門通常在接到這種文件資料時，都是轉交給財務部門，而又由于財務部門認為這些只是些文書的檔案材料，忽視了對它們收集和管理，最后當領導需要調閱或利用時，卻怎么也找不到。

(二)檔案整理不規范

國家的財政部門及檔案的管理機構都明確做出這樣的規定:財務會計部門每年要依照檔案管理制度將各單位積累的會計材料完整、規范的整理分類入檔。而之前，有很多單位的會計檔案是由財務部門來管理的。所以經常出現整理的不標準、編排編號不科學等問題。而在對活頁的帳簿進行處理時，也是各行其事，處理方式不能完全統一。甚至，有的單位將會計資料用麻袋裝上捆綁好，就丟棄到一邊，常年不過問。這些都對檔案的管理與利用產生了不利的影響，更不能促進實現檔案整理的標準化及規范化。

(三)檔案管理制度不健全

一些單位不按照國家的相關規定，不結合實際建立并完善有關會計檔案管理的各項規章制度。而有些單位則制定了規章制度，卻不能嚴格的照章辦事。不移交過期的會計檔案;不按時鑒定清理到期的檔案;不對應銷毀的檔案進行報批;借閱手續不完備等等。因而造成檔案數量的與日俱增，使有利用價值和沒利用價值的檔案混淆，不僅加大了人力、物力等方面的負擔，還為查找和利用帶來了不便。

(四)財會人員缺少職業道德

會計檔案中，會計信息要以國家法律、法規為依據來進行管理，起著可以作為憑證的作用，并具有法律效力。會計的核算記錄必須真實可靠，如果核算信息不準確，也就失去了會計檔案所起到的真實憑據的作用，從而造成企業利潤的虛漲，財政收入的虛增，國民經濟則會被過度分配，最終影響到國家宏觀調控政策制定的準確性。當前，某些財務會計工作人員，不能堅守工作原則和遵循相關的制度，導致了財務的管理出現混亂。更有缺乏職業道德的從業人員，甚至采取一些不法手段，故意偽造、篡改記錄的憑證、開具假發票、建立假帳等，從中套取現金，謀取私利；也有的通過加大開支，虛列條目，達到偷稅、漏稅的目的。這不僅破壞了我國正常的經濟秩序，也使我國的經濟發展的真實面貌難以體現。

三、會計檔案的科學管理

(一)收集齊全，統一管理

會計主管部門應將與會計業務相關的會計資料收集并整理齊全，妥善保管起來，以利于工作的開展。這些財會工作的資料主要包括：方針、政策、預決算、工作總結等，在與文書部門的相互配合下，集中的對材料進行保管。除了可依據歸檔制度來收集，還可在歷任的會計那進行資料的收集，包括已經離職的人員。資料被檔案部門接收后，要將憑證、帳冊等同報表一同編目存放在指定的地方，同時要排列整齊，方便調閱。尤其要在財會檔案的數量很多的部門，更要讓專人負責保管。

(二)健全制度，加強監督

每個單位都要建立起與會計檔案管理相關的整套制度，包括了對其的收集、保管、鑒定、借閱及利用。以便讓工作人員做到有章可依。而檔案管理部門則要做到定時監查、鑒定會計檔案，銷毀去除那些超過保管期、沒有保存價值的會計檔案，對那些有價值的進行妥善保管，以保證會計檔案的完整及安全。

(三)提高業務人員素質

由于財會工作的專業性、政策性非常強，而財會人員又受到商品經濟主導的市場經濟的影響，經受了各種腐蝕和誘惑的考驗。所以，為了維護我國的經濟的正常的發展記錄的完整，會計人員及檔案管理者應該具備良好的職業道德素質。堅持履行自己的職責，堅守黨的原則，并且遵紀守法，規范的執行會計檔案工作的各項制度，做到廉潔與公正。會計人員及檔案管理者，應該不斷提高自身的修養，各級領導更要對其反復進行思想道德、紀津責任等方面的教育，還可以通過將崗位職責的考核與獎懲制度掛鉤，最終促使從業人員的政治思想素質及職業道德修養得到提升。

四、會計檔案的利用

會計檔案應該既可以為本單位所利用，也可以為上級單位所利用。但在調閱時，要嚴格遵照程序辦理相關手續。當本單位的人員調閱時，要獲得會計主管人員的同意；而外單位的人員借閱時，則要由調閱單位先開具正式的介紹信，然后注明要調閱的會計檔案的內容，最后得到單位領導及會計主管的批準后，才可辦理調閱的手續。調閱時，只能瀏覽與所調閱的內容相關的資料，而不能瀏覽與所調閱的內容無關的資料。而且，檔案的原件禁止被借出，更不能拆掉原卷（宗）冊。當外單位來調閱會計檔案時，對于其想抄錄及復制的內容，都要讓會計主管來簽署意見，最后得到本單位的領導批準同意即可。特殊情況下，只要得到本單位的負責人的批準，即可為其提供查閱及復制，并辦理登記手續。所以，各個單位應該建立起規范的有關會計檔案的查閱、復制的登記制度，從而為合理利用會計檔案提供依據。

參考文獻:

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前言

高級中學科研課題的檔案管理是學校科研課題研究的重要組成部分，也是一所學校對檔案工作重視與否的一個重要考查指標。它如實詳細地記載了學校內科研課題開展的全部過程，包括從課題的構思策劃、立項申報、過程研究到最后的結題工作。它不僅是課題成果的佐證材料和課題驗收時的重要依據，并且更是能否順利開展科研工作的有力保證，同時也是課題研究的基礎和依據，是實踐升華為理論的中介。課題材料的客觀、真實、可靠程度直接關系到課題研究的結論和成果的質量，是課題能否順利完成的重要因素和保證。因此，課題檔案的建立和管理就突顯得尤為重要。

1.加強與課題組的溝通聯系、注重檔案資料的收集與整理工作

1.1專人協助、專題負責

高級中學的學科較多，各課題組所研究的內容也非常豐富，如何加強與各課題組的溝通聯系，及時有效地將課題資料進行收集與整理是我們要認真考慮的問題。我們在實際的操作中建立了一套完整的管理制度，從課題開始的策化、立項到實際研究和結題都有專人進行跟蹤和協助，每一個課題都指定到專題專人負責，課題組的研究日程安排都要做到“心中要有數，文字、音像有記錄”，在整個課題研究過程中，及時地把各種材料和信息收錄在檔，這樣就避免了課題材料的遺漏、缺失和空洞。

1.2注重材料收集的真實性是全面性。

在學校課題研究的過程中，課題資料的占有量及資料的客觀性和真實性決定了課題研究成果的最終質量。所以全面收集整理和保存課題研究資料，是課題檔案管理的中心工作。

課題的研究資料一般包括事實資料、歷史資料和文獻資料。

課題的大量事實資料是通過在實際研究過程中逐漸積累起來的，是課題研究過程中的第一手材料，也是課題檔案的主題部分。如：教案、個案調查、觀察記錄、研究課實錄、學生心理測評資料、調查問卷、訪談記錄、考察資料，各種統計數據等都屬于事實資料。另外，如果對學生或被調查者進行了問卷調查，就需要對問卷進行認真系統的統計和分析，形成文字材料留檔保存。在課題研究的過程中還會出現一些影像和圖片、聲音資料，我們統稱為“多媒體資料”，這些資料的收集與保管也要做到及時和妥善。無論是什么資料，這里需要著重強調的是：收集事實資料必須做到原始、全面、完整和真實。而文獻資料則是課題研究的理論依據，它重點收集與課題研究相關的理論資料，比如：教育行政部門的文件、教育教學理論專著、報刊文章和會議資料等。文獻資料可以是原件，摘錄，節選，網絡下載、裁剪或文獻索引等。歷史資料則是指曾經在國內外教育史上發生過的與課題研究相關的材料，如對同類問題的觀點、認識、經驗、做法、教訓等。

我們要對收集到的資料，進行認真整理，在大量的原始資料中篩選出真實、典型、有用的資料，為課題研究得出科學結論打下良好基礎。

2.要細化課題檔案建立的范圍與類型

2.1細化課題研究的建檔范圍

對課題研究建檔的細化可以提高課題檔案管理的質量，加強和促進課題組對課題的研究工作。細化后的課題檔案應至少包括以下六個方面：

①立項選題階段（表1）、②實踐研究階段（表2）、③反思提高階段（表3）、④總結鑒定階段（表4）、⑤成果推廣階段（表5）⑥成果獲獎材料（表6）。

2.2細化課題的建檔類型

高中課題研究是屬于教育科研的一部分，課題檔案的建立具有其自身的特點，應該形成獨立的檔案體系，我校的基本做法是：

①獨立建檔，實施“一題一檔”制。學科的不同決定了課題研究的范圍和特點不同，而學校課題的建檔應與學校其它教育教學工作檔案區分開，實行獨立建檔，這是構建完整的教育課題檔案體系的基礎。

②分期建檔，體現課題研究軌跡。我們根據課題研究的不同階段，采用分期建檔的形式，分別建立前期、中期、后期檔案，便于通過課題檔案能更好地呈現出課題研究的整個軌跡。

前期檔案就是課題研究的準備階段所形成的各種檔案材料，主要包括：課題申報立項材料、開題論證材料、課題實施方案等。中期檔案是在課題研究的過程中所形成的檔案材料，它是課題研究過程中的真實材料，也是課題檔案的核心部分，主要包括：實驗記錄、實驗數據資料、教案、教學計劃、撰寫的論文、課堂實錄、中期報告等階段性成果等。后期檔案是課題研究結題驗收階段形成的檔案材料，主要包括：課題研究的總結、結題驗收材料、成果鑒定及推廣等。

③分卷建檔，形成檔案系列。在課題檔案的管理上，為了使檔案更加條理化、系統化，便于查閱和研究，我們將課題檔案應分主卷和副卷進行存檔保管。主卷是課題研究過程中的主要文件和階段性反思及總結材料，是永久保存的課題檔案。其中包括前期資料、中期資料和后期資料。副卷是課題研究過程中的形成的全部實驗資料，是形成主卷中結論、文件的原始依據，是主卷的佐證材料。如：作業、會議記錄、調查問卷、訪談紀實、備課筆記、實驗課錄像、學生試卷、考查記錄、文獻論文等等。

3.加強課題檔案管理工作、提高檔案對課題研究的促進作用

3.1課題檔案由課題負責人建立，應有專人負責收集、整理和保管

定期進行檢查，確保材料完整、準確、系統，凡歸檔的文字材料，要求格式統一，工整清晰、規范，便于保存和查閱，所有材料必須有紙質材料和電子文檔。歸檔工作要及時，一般一個階段結束后就要進行歸檔，待課題研究全部結束時，再一并綜合調整，把全部課題資料完整無缺地歸檔保管好。

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關鍵詞:計生檔案；檔案管理；細化；法制意識；約束

計生檔案，縱掛橫聯，牽扯到千家萬戶。在實施科學化微機管理的今天，加強計生檔案的細化管理工作，對于有效地進行宏觀調控與微觀操作，處理好工作中的突發問題與遺留問題，都有著重要的不可或缺的導向作用與依據作用。

計生檔案的管理工作，也經歷了由手工檔簿到微機管理的過程，即由原始的粗劣而簡單的手工報表到先進的具有科學化的電腦操作，這期間的些許酸楚與艱辛、迷惘與探索，筆者曾于二十世紀末期《中國人口報》上以《走科學化微機管理的道路》為題闡述過自己的拙見。而今，實施微機管理檔案的工作已有十個年頭，人們從茫然中走出迷惘，進行了大量的有益探索，逐漸地由不熟知、不適應變為認識到位、得心應手。各級部門領導，各個層面的工作人員也從思想的根本上認知了計生檔案工作在計劃生育中的重要性，把檔案管理工作作為一項重要的工作內容。明確專人，落實責任，加強管理，實現了計生檔案工作管理系統網絡化，有效地保證明人了工作的正常運轉。

然而，我們也不難看到，目前的計生檔案管理工作還存在著一些不盡人意的地方。諸如，在職責明化，制度細化，管理強化等方面還有不少值得探討的東西，下面就本人在幾年來的管理工作中所持的一些做法歸納幾點不成熟的見解，以與同行共同商榷與探索。

一、明確檔案管理工作的目的與任務。

確保檔案的及時性完整性與安全性，是檔案管理人員的基本職責與任務，也是檔案管理工作的主要目的。在這方面我重點抓住了“四不”“三聯”“二要”“一保證”等逐一加以落實。“四不”即確保檔案不損壞，不丟失，不零散，不混亂；“三聯”即聯絡其他鄉鎮，聯絡其他行業，聯絡村級基層組織，以防漏統漏報；“二要”即要工作經常化，持之以恒，要規范計生網絡的基本體系；“一保證”即保證計生檔案萬無一失。

二、完善工作制度，加強規范約束。

檔案管理工作，是人口計生工作的樞紐，建檔不易，管檔也十分繁雜。這就需要制定一套完善的工作制度，加以規范約束。

多年來的實踐告訴我們，要保證鎮處計生檔案的準確無誤，就要首先抓好包片計生干部與村級計生統計員等工作人員的業務素質，建立起月考季評年累積的獎懲制度，堅持常抓不懈，緊而不松，從計生檔案的收集、上報、整理、入檔存檔都要做到統一要求，統一標準，操作規范，準確及時。同時，還要建立聯絡服務制度，暢通反饋渠道，鎮村級的計生檔案管理人員要定期與計生服務對象溝通，以取得準確的第一手計生狀況資料。另外，建立收集整理建檔卡的時間制度，確保每個單位當日的資料不漏收，月報之前統計好，做到上報及時，統計準確，只有這樣，計生檔案才能完整安全。

三、樹立法制意識，強化檔案管理。

檔案管理人員須有“檔案重于泰山”、責任大于天的思想，在實際操作中，往往會出現一些個別抽檔、改檔乃至毀檔的現象，這就要求我們工作人員必須保持清醒的頭腦，從根底入手，明察暗訪，真抓實干，不徇情枉法，杜絕此類事情的發生，以保持計生檔案工作的純潔性，以達到檔案入檔、存檔的準確性，完整性與安全性。

總而言之，計生檔案的管理工作，不是件隨隨便便就可以做好的事情，來不得半點草率馬虎，只有將工作方向細而又細，認真對待每一點，每一步才會達到理想的效果。

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doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 22. 047

[中圖分類號] G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2012）22- 0085- 01

1 科技檔案管理與科技發展的關系

科技檔案是對科技活動信息的有效保存，能夠在科技發展當中提供指導性作用，而對于科技檔案進行有效管理也能夠很好地保障科技活動的可持續發展，因此兩者之間有著極為緊密的聯系。一般而言，這種聯系包括著如下幾個方面。

（1） 科技檔案管理能夠確保科學技術得以很好的保存。科學技術是一種知識形態，其必須借助于一定的載體加以保管，從而在無數次的重復運用后，對經濟社會帶來極為有效的改革。科技檔案就是保管科學技術的載體總和。人們在進行科學活動之時，最早形成的是關于科技創新的一系列理論思想，在逐步將這些思想進行實踐操作后，才能形成最終的科技成果。就抽象意義上的科技思想而言，其大多是以文字的形式被保存下來，而這些文字資料就形成了科技檔案。顯然，對于科技檔案的管理不僅能夠完整地保存科技成果形成的基石性思想理念，而且對這些科技檔案的有效分析也能夠確保人們可以對科技發展趨勢有著清晰的理解。

（2） 科技檔案管理可以保障開發的科技成果得以有效的保管。由于科學技術的發展具有逐步發展的特征，也就是不斷根據對科學技術的理解而發展，不具有突然變化的特質，因此在發展過程中就必須確保在不同時期所取得的科學技術認識能夠得到很好的保存，這是科技檔案的最主要成果。而對科技檔案進行有效的管理，則能夠保證科學技術在研發過程中能夠不斷地被積累與分析，從而對科技發展前景進行合理的預測，體現出科技檔案管理對于科技進步的促進作用。事實上，從科學研究自身的模式來看，現有的科技成果、文獻等對科技進一步發展具有直接指導作用，只有不斷對現有文獻資料進行解讀、分析，才能夠確保科學技術的不斷更新進步。

總的來說，科技檔案管理工作與科學技術進步之間的聯系是通過科學技術內容所體現。科技檔案自身具有很高的使用價值，而對于科技檔案的管理則有效地將這種價值從理論層面上升到實踐層面，帶來科學技術的不斷進步。也就是說，科技檔案是科學技術在一段時間內沉淀的產物，而科技檔案管理則是發展科學技術的有效工具，兩者的緊密結合最終帶來了科學技術的可持續發展。由于科技檔案資料自身具有客觀性，因此針對科技檔案管理工作的主觀能動性進行強化，則可以極大地提升科學技術的不斷進步水平。

2 當前科技檔案管理存在的主要問題

2.1 對科技檔案管理現代化發展的重視程度不夠

我國關于科技檔案的規定各省、地市均不統一，使科技檔案管理工作無法規范地進行，給科技檔案的管理工作帶來了一定的障礙。因為這個原因，目前有部分組織，不管是組織領導還是科技檔案管理工作人員，對于科技檔案管理的現代化都不是很重視，對科技檔案管理的投入不足。科技檔案管理現代化化必須以引進先進的科技檔案管理技術手段為前提，需要大量的資金投入。資金短缺無疑極大束縛了現代化的進展。

2.2 缺乏科技檔案更新意識

通常情況下，在組織進行科技檔案編制與管理的初期，人們對于科技檔案管理的認知十分重視，能夠保障科技檔案構建的完備性。然而，隨著工作的持續性開展，人們對于科技檔案更新的意識出現了一定的滯后狀況，這主要是因為運營方面的正常開展已經成為人們所主要關注的方面，而核心工作團隊及經濟業務的穩定發展，也使得科技檔案更新處于一個較為緩慢的過程中。這種更新意識的缺乏在企事業組織發展過程中出現危機時往往難以從科技檔案管理層面給予組織足夠的幫助。

2.3 缺乏相應的科技檔案管理高水平的人才

科技檔案管理從傳統的管理手段走向現代手段的是一個較為復雜的過程，除了必須有足夠的資金支持外，還必須有優秀的技術人才支撐。科技檔案工作在組織中屬于后勤類，工作挑戰性不強，對于職工晉升來說并不是多么必要的籌碼，因此，科技檔案管理工作難以吸引到優秀的人才。科技檔案管理水平的提升、進程需要的人才必須是同時具備科技檔案管理專業知識和現代技術知識的復合型人才。有的組織不知道購買什么樣的科技檔案管理設備，也有的組織“跟風”購買了先進設備卻缺乏熟練的操作人員，沒有起到應有的作用。

3 提升科技檔案管理水平的對策

3.1 著力提高對科技檔案管理信息化的重視程度

某些組織由于對科技檔案管理工作不重視，導致資金短缺、人才匱乏，對提高科技檔案管理水平產生不利影響。組織的領導要著力提高對這一工作重要性的認識，加強組織領導。組織領導應認識到科技檔案工作是組織必不可少的一部分，事關每個職工的切身利益。領導要充分發揮引領作用，制定科技檔案管理信息化標準和細則，制定信息化的戰略，對信息化過程進行全程掌控。與此同時，對于信息化進程的投入要予以適當增加。科技檔案管理工作的信息化需要相應的軟、硬件設施，首先就是必須充足的資金支持。

3.2 提高科技檔案管理工作的標準化和規范化水平

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二、高校學籍檔案科學管理對策

（一）提高管理人員的職業素養

高校學籍檔案實現科學管理的首要環節就是進行完善的人力資源管理，注重對學籍檔案管理人員職業素養的培訓，提高其科學管理意識，具體來說，主要有以下幾個方面：首先是在意識層面對管理人員加以培養，使管理人員認識到學籍檔案管理工作的重要意義，愿意全身心投入到學籍檔案管理工作中，為組織貢獻創新性管理方法，使學籍檔案管理更加有效率。其次是在技能層面，注重培養管理人員的專業技能，包括使用信息化工具的能力、熟悉辦公軟件等。同時也應該培養管理人員的溝通技能，使其了解到學籍檔案管理部門與其他部門的密切關聯性，在進行學籍檔案記錄時需要得到其他包括教務處在內的其他部門的支持，注重與其他部門的溝通工作。

（二）實現管理信息化

在信息化全球化的今天，學籍檔案管理也應該與時俱進，采用現代化的先進信息技術，提高辦事效率。信息化的學籍檔案管理主要體現在兩個方面，一方面是學籍檔案記錄的信息化，另一方面是學籍檔案管理的信息化。首先在學籍檔案記錄方面，以往手動的記錄方式帶來的弊端主要有記錄速度慢、更新不方便、字跡易褪色難以保存等，而利用計算機軟件對學籍檔案進行記錄，形成數據庫，則不僅提高了效率也可以克服傳統方式造成的檔案難以保存的缺陷。其次在學籍檔案管理方面，傳統的管理方式是對學籍檔案做標記，在使用時從大量檔案中手動尋找，浪費時間的同時也為加大了工作量。而利用信息系統建立學籍檔案管理平臺，在使用檔案時可以直接在平臺上搜索，利用電腦對目標檔案進行查找，節省人力的同時也實現了準確高效的管理目標。

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1科技檔案的概念

科技檔案是記述和反映本單位科學研究、技術開發、生產技術等活動的，具有保存價值并按照一定的歸檔制度作為真實的歷史記錄，集中保管起來的原始科技信息資料，科技檔案有多種信息載體，包括文字、數字、圖紙、膠片、照片、錄音帶、錄像帶、縮徽等。

科技檔案是本單位在科技活動形成的，是科技活動的真實記述。它具有永久或一定時期保存價值，是經過整理、加工，按照的格式和制度歸檔的信息資料。

科技檔案具有科學性、專業性、成套性和服務性的特征。

2藥學科技檔案管理的重要性

藥學科技檔案是進行藥學科研、技術開發和藥品生產的重要依據；是成果鑒定、新藥審批、申請專利、技術轉讓的依據；是藥學科技成果轉化為生產力的重要手段；是處理藥物方面案件的法律憑證，是處理科技工作的和成果所有權糾紛的促裁憑證；是進行藥學科技交漢；發報咨詢、技術服務的重要工具。

隨著我國經濟體制和科學體改革的開展以及《藥品管理法》的頒布實施，藥學科技工作進入了新工發展階段，新藥開發和其他科技成果必然逐年增多，對藥學科技管理的要求也更高。要求科研部門與科技檔案部門合作，照完整、準確、系統的要求，及時將本單位本系統在科技活動全過程中形成的科技文件信息歸檔保存。

3藥學科技檔案的內容

藥學科技研究活動的內容十分廣泛而復雜，作為科技檔案不可能過于繁雜瑣碎。一般來說其內容包括：選題報告，課題研究計劃書，工作方案論證，預研報告，同行評議意見，批準文件，科技合作協議書或合同；研究工作報告，年終總結報告；調查報告、實驗、分析、試制、測試、觀察的各種原即記錄、數據、圖紙；經過整理的數據、配方等；研究過程中產生的圖表、照片、錄像帶、錄音帶、電影片等；原料標準，工藝技術規范。質量控制標準；技術說明；毒理；藥理試驗報告，臨床試驗報告；階段性工作報告；最后部報告；科研論文，專著原稿及討論記錄；各種稀有實物、標本、樣品等目錄照片；成果鑒定書，推廣使用報告，取得社會效益、經濟效益的證明；成果獎勵文件，包括申請書、評議書、證書等；研究項目或課題的修定或撤銷等文件；經預算；有關來往文書。要寫明每種材料的編號、名稱、頁數。

4藥學科技檔案管理

4.1機構和人員為了搞好檔案管理工作，各級都設有檔案管理機構和檔案館、室；各部委、各廳局也都建立有檔案管理機構和檔案館。室。各企業事業單位逐步建立了檔案室或配備專人負責。檔案管理機構和檔案館。室票據其任務和發展逐步形成專業化檔案機構。科技檔案管理是檔案和要組成部分，藥學科技檔案工作在藥物研究單位、藥品生產企業和高等院校，屬于科研管理和組成部分。其中一部分按照規定由上級主管部門或有關部門歸檔保存，例如研制新藥的文件資料，在通過批準，取得新藥證書后,其檔案由衛生部藥政局收集、整理、交衛生檔案館保存。

4.2藥學科技管理工作的內容藥學科技檔案的具體業務工作，包括了科技檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計和利用等五項工作。

科技檔案的收集，就是把分散的具有保存和利用價值科技檔案接收過來。集中保存在檔案館（室）或專業檔案室，以利于有關人員利用。這是建立科技檔案基礎和起點。收集工作要嚴格科技文件材料歸檔范圍、要求和手續進行。

檔案的整理，這是把分散收集起來的科技檔案分門別類，系統排列和科學編目，便于保管和利用。

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二、以用戶需求為最終目的的醫學科技檔案管理方式的建立

為此，依據本部門的工作狀況，并結合筆者多年的科技檔案工作經驗，理解相關文獻，對以用戶為最終目的的醫學科技檔案管理方式的建議和探索提出了幾點建議。

（一）提高檔案意識

有意識才會有自覺的行為，才會有目的的行動。首先，我們需要提高相關工作人員的檔案意識，不僅需要重視檔案的保存和管理，更需要對醫學科技檔案的利用價值有明確的認識。檔案管理部門要更新服務模式，努力開發醫學科技檔案資源，并建立相應的平臺（如數據庫和網站等），為檔案利用者提供更好的服務。此外，檔案室還應積極主動地向外界宣傳館藏信息，讓更多的人了解可利用的檔案資源，以廣泛吸引潛在的檔案利用者，使檔案的利用價值發揮到最大化。

（二）完善管理體制

所有的行為必須要有規范，而管理體制就是這些規范的保證。要提高醫學科技檔案的利用效率，就必須要提高檔案管理水平。健全的管理體制，是醫學科技檔案管理水平和利用效率的有力保證。立足于檔案利用者的實際需求，建立健全檔案服務機制，豐富檔案利用服務手段和方法，為各類人群提供多樣和個性化的服務。我國各檔案室為人們提供的服務主要有檔案信息查詢、借閱以及信息加工等，相對比較單一，也不夠簡便。將信息技術應用于檔案利用服務中，可以使得檔案信息的查詢和利用更加方便，也更符合當代人們獲取信息的習慣，可以有效地吸引更多的科研人員、醫務工作人員等用戶人群，提高檔案的利用效率和服務質量。

（三）加強檔案室基礎建設

無論是保存、管理還是利用，基礎建設都很關鍵。加強檔案室基礎建設也是提高醫學科技檔案利用效率的有力措施。各檔案管理部門應采用多種手段強化基礎建設，為檔案利用者提供更便利的條件。本文認為應該從以下幾個方面加強檔案室基礎建設。

1．優化檔案室環境安靜、整潔的環境可以讓醫學檔案利用者更專注地研究檔案中的資料和信息，而寬敞明亮的場所也使檔案室可以同時為更多的用戶提供服務。在合適的地方為用戶們提供打印、復印等服務也可以為有需要的檔案利用者提供便利。

2．增加館藏資源儲量隨著醫學科技的不斷發展，一些醫療實踐中產生的醫學科技檔案資源已經遠遠不能滿足一些科研人員的需求。各檔案室應注重資源共享，引進代表國內先進水平的重要檔案資料供研究者使用。

3．充分利用現有科技，提高檔案利用效率檔案資源數字化、信息化是未來醫學科技檔案發展的必然趨勢。將信息技術應用到檔案管理中可以顯著縮短檔案利用者查詢相關信息的時間，獲取資源也變得更為簡便。通過建立專門的檔案資源網，人們可以通過網絡遠程檢索和利用檔案室內的資•395•源，而不用到檔案室，省去了不少麻煩。檔案利用效率得到了提高。

4．對檔案進行科學合理的分類科學分類可以使用戶的檢索更加準確快速。檔案室應充分了解各個檔案的內容，并從多角度對其進行分類。對于醫學科技檔案，應根據專業、學科的差別對其進行詳盡的分類，并以此為基礎，建立功能全面的檢索系統。通過這種方式，檔案利用者可以對各類檔案有初步了解，并根據自身需求，準確定位需要查詢的檔案資源，避免了無謂的時間浪費。

（四）調整檔案編研體系

提高醫學科技檔案的利用效率還需要重視檔案的編研工作。信息時代的快節奏對于醫學科技檔案的編研提出了新要求。檔案管理者需要充分發掘醫學檔案的潛在利用價值，并根據當時的醫學研究發展情況，適時提出相關編研課題。在此基礎上，通過挖掘各類檔案信息資源，編研出一系列具有高利用價值的成果。這些編研成果應具備高度的實用性，可以對醫學科研和醫療實踐進行指導。

（五）重視人才培養

信息時代的到來帶來了知識大爆炸，現代科技的發展深刻影響到人類社會的方方面面，知識型管理人才是強化醫學科技檔案管理水平，提高檔案利用效率的重要基礎。隨著檔案信息化的進程不斷加快，新形勢下的檔案管理人員需要及時了解和掌握新技術的發展狀態，不斷擴充自己的知識面，全面提升自身素質，才能應對快速變化的檔案管理局面，提高醫學科技檔案的管理水平。醫學科技檔案包含的信息量豐富，只有熟練掌握了信息技術和計算機網絡技術，才能更好地建立和利用醫學科技檔案數據庫和檢索系統，幫助科研人員迅速準確地搜索到其需要的信息，提高檔案利用效率。

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近年來，隨著計算機技術的廣泛應用和網絡技術的日益完善，高校網絡會計應運而生，彌補了計算機會計不足，成為高校會計信息化發展的新領域。網絡環境下，高校會計檔案管理面臨新的機遇和挑戰，如何科學管理好高校網絡會計檔案成為新時期我國檔案領域迫切需要研究解決的一個新課題。本文結合工作實踐，對高校網絡會計檔案的科學管理作一淺析。

一、高校網絡會計檔案的新特點

高校會計檔案是指高校在行政教學、科學研究、成果轉讓、后勤服務等經濟活動中直接形成的具有保存價值的會計憑證、會計賬簿、財務報告等會計核算專業資料，以及會計核算網絡化后的存儲軟件、會計數據儲存介質及打印出的帳、表等史料和證據。網絡環境下，高校會計檔案與傳統會計檔案相比，檔案內容有了新的內涵和外延，管理效能有了新的提升和質的飛躍，形成了獨具特色的現代會計檔案。

(一)載體多樣性

隨著電子技術的不斷發展，網絡會計電子檔案介質材料日益豐富，主要有磁介質、光介質和電介質等儲存介質，磁介質有軟磁盤和硬磁盤等，光介質有只讀光盤、一次寫光盤等，電介質有存儲芯片等。

(二)環境依賴性

傳統的會計檔案不需要計算機軟、硬件的支持，可以直接查閱到會計檔案信息，而網絡會計電子檔案是以數字編碼序列的形式存在的，肉眼不能直接看到其信息，必須由相應的計算機程序解碼，轉換成可識讀格式，顯示在屏幕上或打印在紙上。網絡會計電子檔案文件從制作、處理、傳輸到存儲都是通過IT技術來實現的，離開計算機操作系統及應用軟件，就無法對會計電子檔案文件進行寫、讀及其他管理，且隨著網絡會計管理系統的升級，還存在系統軟件兼容性問題。

(三)保管特殊性

網絡會計檔案載體的物理特性決定了保管特殊性。電子檔案載體保管環境與紙質保管環境有較大區別，磁盤、光盤等電子檔案載體的適宜保管溫度為17℃-20℃、濕度為35%-45%，且要求存放場所無有害氣體，遠離強磁場。

(四)安全隱蔽性

會計電子檔案在網絡會計信息系統中比較容易修改且不易被發現，在儲存介質中比較容易受光、電、磁等干擾而導致會計電子檔案數據失真。這些安全隱患在網絡會計工作中，非常隱蔽，難以及時發現。

(五)資源共享性

網絡技術的運用提高了會計文檔的多方位檢索速度，并能夠實現檔案信息的網上遠距離傳送，實現會計檔案共享。在會計檔案電子文件中心內部局域網內，利用者可以不受時空限制，隨時隨地訪問會計檔案電子文件中心，查閱高校網絡會計電子檔案。

(六)管理高效性

會計檔案管理人員利用網絡資源共享和計算機強大數據處理能力對會計檔案進行科學的分類、編目、保管、檢索等，協助高校管理者利用會計數據對本校經濟活動進行系統分析與比較，為高校決策者提供詳實可靠的第一手會計資料。

二、高校網絡會計檔案管理中的主要問題

網絡信息時代，高校在網絡會計建設過程中往往“重會計財務管理輕會計檔案管理”，對會計檔案工作中出現的新情況新問題不能及時研究并采取相應措施，仍以傳統保管理念和方法籠統保管紙質會計檔案和電子會計檔案，給高校網絡會計檔案管理帶來了一些新的問題。

(一)高校網絡會計檔案保管不安全

一些高校沒有按照電子文件保管要求來保管高校網絡會計檔案，給會計電子檔案帶來安全隱患。一是沒有按照電子文件載體特性來保管會計電子檔案。既沒有按照光磁介質檔案溫濕度保管環境保管會計電子檔案，也沒有考慮到電子文件載體不能接觸磁場和不能受擠壓的要求。二是沒有按照電子文件的備份要求多備份會計電子檔案。有的高校僅保存1套會計電子檔案；有的高校僅本地保存2套會計電子檔案，而沒有異地保存1套會計電子檔案。三是沒有按照電子文件定期復制的要求復制會計電子檔案。會計電子文件入庫后，沒有按照磁性載體每滿2年、光盤每滿4年轉存1次的要求進行復制。

(二)高校網絡會計檔案制度不完善

一些高校在推進會計信息化工作的同時，制定了許多會計信息化管理制度，但卻忽視了網絡會計電子檔案方面相應制度的起草與制定。主要缺少如下制度：一是沒有制定網絡會計電子文件歸檔制度；二是沒有制定網絡會計電子檔案保管制度；三是沒有制定網絡會計電子檔案利用制度等。這些會計電子檔案管理制度的缺失，容易造成網絡會計電子檔案的丟失或殘缺不全，影響整個高校會計信息化事業的又好又快發展。

(三)高校網絡會計檔案人員信息化管理水平不太高

目前，高校會計檔案管理人員主要有三種情況，第一種情況是由會計專業人員兼任會計檔案管理人員；第二種情況是由檔案專業人員任會計檔案管理人員；第三情況是由既不是檔案專業人員也不是會計專業人員任會計檔案管理人員。上述三種人員知識結構相對比較單一，在信息化專業方面是空白或知之不多，不可避免地制約著高校網絡會計檔案信息化的發展進程。

三、高校網絡會計檔案的科學管理

科學的高校網絡會計檔案管理是高校會計信息化建設工程的重要保障。新形勢下，加強網絡會計檔案載體保管、管理制度建設和人才培養是做好高校網絡會計檔案科學管理的重要舉措，對推進高校會計檔案信息化建設有重大的現實作用。

(一)加強電子檔案保管，提升高校網絡會計電子檔案保管水平

會計網絡化給高校會計工作帶來高效、便捷的同時，也產生了各種各樣的新型會計電子檔案載體。會計檔案管理人員要根據新型會計電子檔案載體的特性，采取有針對性地保管方法。會計電子檔案要與紙質檔案分開保管，并按照電子文檔的要求收集和保管會計電子檔案。一是歸檔載體應作防寫處理，不得擦、劃、觸摸記錄涂層；二是存放地點沒有強磁場和有害氣體；三是磁盤、光盤等電子載體要垂直放置，以防變形和重物擠壓；四是磁性載體每滿2年、光盤每滿4年轉存1次，原載體同進保留時間不得少于4年；五是會計電子檔案一式3份（含相關元數據及其說明材料），一份供查閱使用，一份本地封存保管，一份異地保管。

(二)加強檔案制度建設，完善高校網絡會計檔案管理制度

建立健全高校會計檔案信息化管理制度是做好高校網絡會計檔案工作的重要保障。高校應充分重視制度建設，嚴格按照《會計檔案管理辦法》和財政部《關于全面推進我國會計信息化工作的指導意見》（財會【2009】6號）的要求，完善高校網絡會計檔案內控制度，積極推進高校網絡會計檔案管理的科學化和規范化。制度建設不僅要涉及庫房里的檔案管理，還要涉及網絡中的電子檔案管理，具體內容包括：建立網絡會計檔案日常管理制度、網絡會計檔案調閱權限制度、網絡會計檔案責任追究制度、網絡會計檔案查閱制度、網絡會計檔案庫房管理制度等等。條件成熟的高校可以嘗試制定一套內容更全、措施更實、效果更好的《高校網絡會計檔案管理辦法》，甚至建設高校網絡會計檔案安全體系，為高校會計網絡化建設保駕護航。

(三)加強檔案人員系統培訓，提升高校網絡會計檔案人員業務水平

會計信息化工程建設，人才是關鍵。高校會計檔案信息化建設要求檔案管理人員不僅懂會計專業知識，還要懂檔案專業知識；不僅要懂計算機知識，還要懂網絡技術知識。就目前而言，一般高校會計檔案管理人員中不具備這樣的復合性人才，高校也沒有開設這樣的專業。為此，加強會計檔案管理人員系統培訓顯得尤為重要。這里所謂會計檔案管理人員系統培訓是指將會計知識、檔案知識和IT技術知識融合在一起，有針對性地編寫會計檔案信息化培訓教材，有計劃地對會計檔案管理人員進行全面培訓。培訓時既要注重提高檔案人員檔案管理、財務管理技能，又要引領檔案人員深入研究信息技術在會計檔案管理中的有效利用模式，不斷攀登高校網絡會計檔案信息化制高點。

參考文獻: