人事檔案數字化管理模板(10篇)

導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇人事檔案數字化管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

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（一）管理載體傳統老舊

“無紙化辦公”的新風已在強調節約公司成本和追求現代科學管理的現代公司的擁護下發展良好，但作為事業性質的醫療機構，尤其是屬于國家事業單位的公辦醫院，財政支持使其對于辦公用紙這類“小事”覺得不值一提。當前還有很多醫院的人事檔案管理材料為紙質材料。紙質材料的制造成本和使用成本都很高，且不易保存，多年之后質量會大打折扣。

（二）管理路徑不夠通暢

檔案管理涉及各行各業，尤其是人事檔案設計的范圍更廣，在電子技術飛速發展的時代，檔案熟悉花管理也成為必然。由于紙質材料的信息傳遞單一性，紙質材料的信息只能通過人工轉移、物物交接甚至需要親自抄寫的傳統方式傳遞，因而其管理路徑不夠通暢。

（三）管理意識稍顯薄弱

人事檔案管理中的重要一環便是管理意識，由于人事檔案管理不具有直接產生經濟效益的作用，其隱性的對于組織的幫助又不容易被察覺，因此人事檔案管理崗位總是備受冷落，單位對于管理意識是薄弱、落后且不易進步的。

（四）管理人員素質較低

首先，醫院的人事檔案管理人員在聘用上屬于能力較弱型，扮演著“文件袋保管員”的角色，工作能力、工作效率較低；其次，醫院對于人事檔案管理的忽略直接導致人事檔案管理人員積極性不高，工作思想散漫，在新型人事檔案管理方法出現時很少主動學習。

（五）管理效率嚴重低下

綜合以上幾點，當前大部分醫院的人事檔案管理還處在“人—紙”階段，絕大多數工作都是人工操作，傳遞性差，準確性低。查詢、轉移、歸類、審核的過程中經常出現“一步錯步步錯”的情況，甚至造成人事檔案損壞，嚴重影響人事檔案管理效率。

二、醫院人事檔案數字化管理的基本要求

21世紀是數字化信息時代，利用數字化信息開展醫院人事檔案管理工作可以在傳統人事檔案管理出現的嚴重病癥上補一劑良藥。數字化信息開展工作既要求被管理物的數字化，更要求管理者的數字化，因此，利用數字化信息開展醫院人事檔案管理工作對人事檔案管理的雙方主體都提出了更高的要求。

（一）醫院人事檔案管理者的數字化

俗話說“事在人為”。倘若配備先進的管理設備而沒有先進的管理人才同樣達不到預期效果，因此要先將醫院人事檔案管理者數字化。目前我國醫院人事檔案管理者老齡化嚴重，計算機水平普遍較低，很多尚處于只會開機、打開文件夾和網頁的階段，因此要及時更新換代，培養、儲備檔案管理和計算機水平都較高的復合型人才。

（二）醫院人事檔案設備的數字化

與醫院人事檔案管理者的數字化相比，設備的現代化要求看似比較容易，其實不然。科學的管理系統、管理軟件的重要性眾所周知。要積極引進先進的管理設備，只有提高人事檔案管理的客觀條件方能提高水平。

（三）醫院人事檔案與管理者二者的數字化信息標準統一化

數字化信息的有效利用一定要建立在標準統一的基礎上。比如數據庫標準統一化有利于醫院科室之間、部門之間、院所之間的數據體系更完整；應用技術標準統一化有利于整個醫院人事檔案技術處理可以做到無縫銜接；管理標準統一化有利于醫療體系人事管理系統之間的相互交流；信息統計標準統一化有利于進一步提高醫院人事檔案管理效率。

三、醫院人事檔案數字化管理的實現路徑

（一）打開思想，改變思路，高度重視

當前醫院人事檔案管理工作的傳統老舊很大程度上歸結于醫院對于人事檔案管理工作的不重視，忽視了人事檔案管理工作對于一個組織的隱性能量，故而對其軟硬件、人工的水平和素質要求偏低。改變這種情況必須要從思想抓起，人事檔案是醫院的寶貴財富，提高醫院人事檔案管理工作的思想重視程度，對于其工作的需求提供必要的條件。

（二）新老交接，提高標準，培養人才

老一輩醫院人事檔案工作者的確在之前多年的工作中貢獻過卓著力量，對他們給予充分肯定的基礎上也要看到時代在發展，科技在進步，長江后浪推前浪的現象已經逼迫醫院的人事檔案管理水平需要高水平、高素質、專業化的管理人員為我們的管理工作添磚加瓦。要對醫院人事檔案管理工作崗位提出更高的工作要求，提高醫院人事檔案管理工作人員的綜合素質。可通過專業人事檔案管理培訓來提高人事檔案管理人員的專業素養，包括新時期人事檔案管理的專業知識、計算機操作、業務技能和信息安全學習，其中計算機操作即使最基礎的要求也是最關鍵的技術手段核心，努力培養合適的新型人才。

（三）兩件更新，兩手都抓，兩手都硬

硬件和軟件的科技含量和技術含量直接關系醫院人事檔案管理工作的水平高低。人事檔案信息數字化管理對計算機核心技術的依賴性較高，硬件設備和軟件系統的匹配同樣不容忽視。首先，要加強對人事檔案信息的環境管理，信息技術和計算機軟件對外部環境有一定要求；其次，科學技術更新換代的速度非常快，計算機軟件必將經常更新。然而軟件技術的更新卻有可能與硬件設施不匹配，從而導致原有數據的流失，不利于人事檔案管理。

（四）隊伍建設，注重安全，注意穩定

建設一支高水平、高素質、專業化的醫院數字化信息人事檔案管理工作團隊實屬不易。隊伍建設前應確保數字化信息崗位人員的安全意識是否滿足崗位要求，數字化工作是一項充滿安全保密性的工作，需要團隊的整體性和安全性；其次，由于醫院屬性較為特殊，人事檔案管理隊伍建成之后盡量確保管理人員的相對穩定，在不必要換崗和流動的前提下盡可能保證醫院人事檔案人員的相對穩定，既有利于熟悉業務，又有利于隊伍的穩定性。

四、實現醫院人事檔案數字化管理需要創新

現代化人事檔案管理需要新的人事檔案管理模式.基于建立國家人事檔案管理中心的構想,本文提出了未來人事檔案管理“三位一體”模式,即國家人事檔案管理中心集中進行傳統人事檔案管理、數字化人事檔案管理和人事檔案網絡共享管理。

（一）建立醫院人事檔案數字化管理云數據庫

《關于改變傳統人事檔案管理制度的建議》早在07年就被提出，阿里巴巴公司提出的“云數據”技術也已應用多年，但是至今這些先進的管理理念和數據處理技術都沒能在醫院人事檔案管理工作中體現出應有的作用。建立醫院人事檔案數字化管理云數據庫已成為利用數字化信息開展醫院人事檔案管理工作創新的首要創新點。

（二）建立醫院人事檔案網格化交叉體系

以傳統的醫院人事檔案母系統為基礎，建立涵蓋醫療人員戶籍、社保、成長、信用等方面的子系統，并完成網格化信息交叉。體系的完善既幫助醫院人事信息的全面匯總，又可幫助醫院內部人才的選拔和干部的任用。

（三）學習利用新技術新方法

信息技術發展雖然迅猛，但由于信息技術引入人事檔案管理領域起步較晚，各項工作的信息化進程并沒有借成熟的信息與電子技術而加快。我們應當吸取經驗教訓，努力學習其他領域或者其他國家的先進技術，用在我國醫院人事檔案數字化工作中。軟件上可使用大區域通用的高級別人事檔案管理系統，數據標準統一，數據轉換流暢，提高醫院人事檔案工作效率。硬件上可依據實際需求和工作環境情況選擇配置相應的數碼產品幫助人事檔案數據信息電子化。技術上引進先進技術，如射頻、芯片、磁條等數據存儲、讀取技術，既可以幫助大量電子信息的處理又可以保障信息的安全性和存儲的長期性。

五、利用數字化信息開展醫院人事檔案管理工作需注意的問題

（一）與時俱進，不斷進步

利用數字化信息開展醫院人事檔案管理工作具有長期性、延伸性、進步性。需要長期不斷的與時俱進、跟進學習，同時要勇于超越現有技術，愿意摸索，敢于突破。要緊緊盯住時代最前沿的數字化信息技術發展成果，將其運用到醫院人事檔案管理實踐之中。這其中既是一個環境更新、人員學習的復雜過程，也需要醫院對于此項工作的政策支持和財力幫助。

篇2

1引言

在信息數字化時代，企事業人事檔案記錄著員工在職時工作、學習以及生活的整個過程，其與企事業職工的個人經歷、綜合素質、績效考核以及人事任免等多項工作有著密切聯系。因此，基于大數據的人事檔案數字化管理系統，能夠有效革新傳統人事檔案的管理模式，實現人事檔案管理的標準化以及服務便利化，極大地提高人事檔案管理的水平[1]。基于大數據的數字化管理系統，主要是通過采集所需數據，并對其進行清洗、過濾，以及歸并后放入數據庫，方便未來工作時的信息數據提取以及深度分析，實現數據價值效應化[2]。因此，在大數據環境下，對企事業人事檔案進行數字化管理，這不僅能夠促使人事檔案管理工作具有規范性、整體性，還能夠共享人事檔案信息數據，充分提高利用率。在傳統人事檔案管理模式下，查詢人事檔案需要企事業單位各級職能部門相互協調，在增加人力成本以及時間成本的同時，還影響了后續工作的時效性[3]。基于大數據的人事檔案管理，主要是將企事業員工的各類信息進行技術處理，實現人事檔案相關信息的數字化。與此同時，在大數據環境下，人事檔案會存入特定的數據庫，盡可能保證人事檔案管理的安全性、可靠性。基于大數據的人事檔案數字化管理模式，通過對人數檔案數據信息進行篩選、挖掘以及預配置，來簡化工作流程。一定程度上，既避免了人力資源的閑置與浪費；也能夠通過利用數字化技術手段，提升人事檔案存儲安全等級。此外，為了保障基于大數據的人事檔案數字化管理的質量，需要配備適宜的軟硬件設施。

2當前人事檔案數字化管理現狀

2.1人事檔案利用率低

由于部分企事業單位的人事檔案管理人員責任感以及參與度都比較低，影響了人事檔案管理相關崗位的員工對其工作職責的認知度，無形中增加了人事檔案泄密的概率。在實際的人事檔案管理相關工作中，提供查閱作為日常的利用方式[4]，在查閱檔案之前，仍需要查檔人員填寫查檔審批表格，其過程繁瑣，本質上并沒有為人事檔案的使用服務提供便利。人事檔案管理以及使用過程中缺少便利性，不僅影響了各部門之間后續工作的時效性；還由于逐級上報、審批的過程，花費了更多的人力、物力。當前，人事檔案的相關管理、使用工作只服務于特定對象，并沒有在企事業單位內部形成公共服務的意識，直接導致人事檔案的數據資源利用率不足。傳統的人事檔案管理還是以人工輸入以及紙質歸檔的方式為主，僅靠個人經驗甄別的人事檔案資料，很難保證其真實性以及完整性[5]。此外，部分人事檔案數字化管理平臺，無法對輸入數據的真實性進行判斷。因此，無論是人為工作的疏忽，還是數字化管理平臺遭受網絡病毒攻擊后，導致人事檔案的失真，都會對人事檔案數據信息的利用率產生直接影響。

2.2管理模式陳舊

人事檔案相關管理工作還是以人事檔案管理以及檔案庫房管理為主，在沒有實現人事檔案數字化管理的情況下，工作量是非常大的。因此，在對人事檔案錄入與打印的過程中，傳統的數字化管理模式并沒有提高人事檔案相關管理工作的效率。由于當前人事檔案數字化管理平臺的相應設置并不完善，在進行人事檔案變更管理權限時，只能夠通過手動輸入的方式完成更新。企事業單位的人事檔案庫房面積大，在采用傳統的數字化管理模式時，僅能通過招聘更多相關管理人員的方式保證工作效率[6]。這不僅沒有改善管理弊端，還提高了企事業單位的人工成本。在傳統的人事檔案數字化管理模式中，主要途徑就是提供檔案查閱，并不能對人事檔案中的信息進行分析以及預測評估。此外，紙質歸檔與數字檔案結合的傳統人事檔案管理模式，判斷檔案材料真實性的方式，僅能通過人事檔案管理人員的工作經驗肉眼識別。一定程度上，既無法保證在數字檔案轉換過程中的數據一致性，也無法保證每一個管理環節的真實性。

2.3數字化建設重視程度不足

部分企事業單位對人事檔案數字化管理缺乏充分認知，不愿意投入資金以及專職人事檔案管理人員，直接導致人事檔案不能體現其真正的服務價值[7]。人事檔案數字化管理模式受傳統管理觀念的影響，各類人事檔案數字化的整理、修改以及存儲都得不到制度的支持，導致人事檔案數字化管理困難重重。由于企事業單位的人事檔案數量非常多，不僅需要數字化管理平臺的存儲容量大，還需要大量人力、物力。當前人事檔案數字化管理已有制作數字檔案的規定，但由于管理平臺的軟硬件配置達不到要求，還不具備對人事檔案相關數據的真實性進行查驗的條件。在一定程度上，傳統的人事檔案數字化管理模式限制了其信息化的發展，甚至引發人事檔案相關數據信息的保密問題。當前，人事檔案數字化管理平臺，只支持人事檔案部門內部單機使用。因此，在開放部分人事檔案數據權限共享的過程中，各層級部門未能實現信息共享，無法進一步提高溝通效率。根據當前人事檔案數字化管理現狀，可以通過引入大數據技術，在保證人事檔案相關信息可靠性的基礎上，實現人事檔案相關數據的共享[8]。

3基于大數據的數字化管理系統設計

隨著大數據技術的快速發展，企事業單位的人事檔案數字化管理，不僅包括數字、符號等結構式人事檔案數據，還可以包括人事檔案的半結構式數據。創建基于大數據技術的人事檔案數字化管理系統，不僅能夠彌補人為管理人事檔案的不足，還能夠為人事檔案數字化管理提供分析以及評估，構建管理系統框架見圖1。

3.1系統硬件設計

檔案數字化管理系統選用Mysql數據庫，具有較高的便捷性，并運用Linux操作系統環境器，可兼容Firefox瀏覽器和Windows10瀏覽器，CPU應I5以上，硬盤500G，內存8G，可實現5臺PC服務器同時運作，每臺服務器包含兩個CPU，虛擬服務器4核。

3.2系統軟件設計

3.2.1管理權限模塊基于大數據的人事檔案數字化管理，為了規范人事檔案數據共享的權利及義務，需要明確數字化人事檔案的共享權限及范圍，進而確定數字化人事檔案相關數據的共享層級。通過分析企事業內部不同的數字化人事檔案級別，以及不同的人事檔案操作權限，從而確定檔案可查閱等級。通常情況下，在不可越級查閱數字化人事檔案的前提下，只有經過相關管理部門的審批，才能夠提供人事檔案的查閱服務。這不僅有效防止企事業單位內部人事檔案的信息泄露，還能從源頭禁止訪問者拷貝人事檔案的相關信息。在大數據技術環境下，形成局域網連接，確保了在人事檔案共享的情況下，數據的可靠性，權限設置頁面見圖2。圖2權限設置頁面此外，企事業單位內部的人事檔案具有保密性，不能將企事業單位的內部信息直接放在公共網絡。因此，在數字化管理人事檔案過程中，可以建立私有云計算模式，進而保證該管理模式的私密性以及可控性。3.2.2檔案分類模塊在基于大數據的人事檔案數字化管理過程中，通過大數據的先進手段，完善人事檔案的查閱方式，對檔案進行精準分類。大數據技術的引入，需要配備專職人事檔案管理人員。創新后的管理模式，人事檔案管理人員的工作職責具體包括：定期更新管理平臺相關軟件、協助數字化查閱保密協議的簽訂、保證人事檔案數字化存儲的安全性。

4結語

基于大數據的人事檔案數字化管理系統，改變了原有管理模式的落后性，并通過利用大數據、信息互聯網以及云計算等相關技術，實現人事檔案管理框架化、數字化，縮短人事檔案查閱時間以及提高后續相關工作效率，是人事檔案數字化管理的關鍵。此外，由于企事業人事檔案自身存在特殊性，為盡可能地避免泄密情況的頻繁發生，需要在人事檔案相關電子文件傳閱過程中，建立信息專用傳輸通道，確保操作者的嚴謹性、保密性。

【參考文獻】

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[6]肖理婷，鄭斯予.數字化背景下干部人事檔案管理思考與探析[J].辦公室業務，2020(22):160-161.

篇3

關鍵詞：

人事檔案信息；數字化管理；

人事檔案記載著人的生平，包括學習經歷、工作經歷、政治面貌等，對人事檔案進行合理管理可以有效保證信息資料的完整性。傳統的人事檔案管理方式為手工管理，為了做好一份人事檔案資料，管理人員常常需要花費大量時間進行資料收集，期間還要做好各種記錄工作。這樣的人事檔案管理工作效率較低，且不利于紙質資料的保存。現代化科學技術的發展為人事檔案管理提供了新的管理方式，即人事檔案信息數字化管理。人事檔案信息數字化管理是以信息技術為核心的檔案管理，對于提高人事檔案管理的工作效率有著重要意義。然而，目前我國的人事檔案信息數字化管理仍然面臨不少問題，阻礙了我國人事檔案的進程。

一、人事檔案信息數字化管理面臨的問題

1.計算機環境和技術問題。

人事檔案信息數字化管理對計算機核心技術的依賴性較高。首先，要加強對人事檔案信息的環境管理。信息技術和計算機軟件對外部環境有一定要求。如空氣濕度不能太過，否則易產生漏電現象，拷貝資料用的U盤容易受灰塵等影響，有可能造成無法讀取數據的后果等。其次，科學技術更新換代的速度非常快，計算機軟件必將經常更新。然而軟件技術的更新卻有可能與硬件設施不匹配，從而導致原有數據的流失，不利于人事檔案管理。

2.信息安全性問題。

信息技術的安全性問題一直存在于發展中。自科學技術不斷發展以來，衍生出了各種安全問題，如網絡黑客、計算機病毒、惡性插件等。這些計算機技術問題都會使計算機上的數據信息泄露或被竊取，不利于保障人事檔案資料的保密性。當然，人事檔案信息數字化管理中的信息安全問題與人員的安全管理意識也相關。人事檔案管理人員只看到數字化管理對工作效率的提高，卻忽略了對信息管理的重視，導致人事檔案信息數字化未得到妥善的信息安全管理。

3.檔案信息數字化管理人員的素質低。

人事檔案信息數字化管理對管理人員有三方面的要求：專業知識、業務技能以及計算機操作技能。與傳統的人事檔案管理相比，第三項要求是現在的管理人員普遍缺乏的技能，而新時期人事檔案的管理工作相關的業務技能和專業知識也產生了相應變化。然而，就總體情況而言，管理人員的素質并未隨著新型管理方式的發展而提高，我國現階段的人事檔案信息數字化管理人員的素質仍然有待提高。

二、人事檔案信息數字化管理對策

1.建立適當的人事檔案信息數字化管理操作系統。

人事檔案信息數字化管理的操作系統由計算機硬件設施和軟件組成，硬件和軟件的匹配度高才能促使操作系統更加完整。因此，在對人事檔案信息數字化管理的操作系統進行選擇時要充分考慮到各方面因素，主要包括以下幾點。第一，選擇該操作系統時，計算機中原有的數據和信息是否會被刪除。計算機操作系統的不同很有可能改變信息的格式等，使數據無法讀出或者缺損。為防止這類情況發生，必須充分考慮數據是否會缺失等問題。第二，該操作系統本身是否具有安全性，是否有自帶的惡意插件或病毒以及對信息的保密程度如何等。對存有安全隱患的軟件和系統堅決不予考慮，否則將會導致本計算機數據的流失，且選擇的操作系統應該對信息具有較強的保密性，使人事檔案信息不易被復制和盜用。

2.提高人事檔案信息數字化管理人員的整體素質。

有關部門應該通過加強培訓的方式提高管理人員的專業素質。首先，培訓內容包括新時期人事檔案管理的專業知識、業務技能以及計算機操作技能。計算機技能培訓應該是培訓的重中之重，要求管理人員必須通過培訓切實掌握扎實的應用計算機的能力。為提高培訓的效果，相關部門可以采用實踐操作的方式對信息管理人員進行考核。有效的培訓活動能夠為人事檔案信息數字化管理培養出優秀的人才隊伍。其次，培訓過程中要著重提高人事檔案信息數字化管理人員對信息安全的重視，使人事檔案信息數字化管理人員認識到信息安全對人事檔案管理工作的重要性，要求管理人員在實際操作中能夠自覺防范網絡病毒，保障信息管理的安全。

三、結語

人事檔案信息數字化管理目前存在的主要問題為計算機環境要求更加嚴密，計算機軟件和硬件更新換代的速度快、信息安全收到威脅以及管理人員素質有待提高。人事檔案信息數字化管理能夠有效減少人事檔案管理工作的時間，提高檔案管理的質量，必須予以重視，選取適當的人事檔案信息數字化管理操作系統并通過培訓提高管理人員的綜合素質，為人事檔案信息數字化管理提供優秀的人才隊伍，促進人事檔案管理工作的發展。

作者：黃金勇 單位：國家新聞出版廣電總局七〇五五甲臺

參考文獻

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1.1人事檔案管理軟件的開發滯后，泛用性不強人事檔案管理主要對通用性信息進行管理。但目前，人事檔案管理軟件的開發處于無政府狀態，沒有統一的規范文件，各地方自行開發的軟件的不兼容使信息不能互通，制約了數字化進程的推進。

1.2人事檔案管理的標準化、規范化程度低人事檔案管理數字化建設的前提是基礎工作內容規范化、標準化。由于歷史原因，人事檔案業務管理基礎較差，案卷保存質量不高，人事檔案管理無統一標準，當前的制度一般僅著眼于某一地區、部門，使數字化建設的全面實施困難重重。1.3人事檔案管理的方式落后人事檔案管理的技術標準、工作程序標準依舊是人工工作時期制定的，尚未從信息技術的特點和發展方面進行考慮。目前，越來越多的文件資料是以信息存儲設備形式出現，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能適應人事檔案數字化的要求。

1.4人事檔案管理人員的素質不高數字化的信息系統管理需要有較高知識層次和掌握了一定技術水平的人員。目前，許多單位和部門缺乏高素質人才，既掌握檔案管理知識，又精通信息技術的復合型人才奇缺。

2人事檔案管理數字化建設的目標

既然人事檔案管理數字化是時代的需要，那么要想通過其充分利用現有設備實現信息資源共享，提高工作效率，就必須建立現代化的數字化信息管理網絡系統，系統具體要求如下。

2.1日常業務管理實現日常人事檔案工作中對檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統計和查閱等業務內容，應主要由四大功能組成：檔案案卷管理、檔案材料管理、檔案審核及系統維護。

2.2數字化檔案采集數字化檔案采集系統應主要負責對紙質檔案材料的數字化采集處理，提供目錄整理、信息采集、數據審核3大功能，并可利用現化代網絡技術實現多人多客戶端的對多本檔案、不同材料的同時采集，實現高效、快捷的檔案數字化采集。

2.3數字化檔案網上查閱數字化檔案查閱系統是以專用資源網為網絡基礎，采用B/S(瀏覽器/服務器)模式架構，在組織系統內部實現本地及遠程查檔、閱檔功能。在系統安全方面，有如下三點設計：

（1）可按日期、時間或長期有效等多種方式完成閱檔授權。

（2）對閱檔過程進行詳細的日志記錄。

（3）信息采用加密信道傳輸等多種方式，使系統運行更加安全可靠。

3檔案管理數字化信息系統建設應注意的問題

3.1應用軟件應統一應選用中央組織部推行的，建立在《信息結構體系》基礎上的系統軟件，避免造成數據結構混亂和上下級數據無法溝通與共享。制定文本、照片、聲像等資料的相關采集標準，統一文件格式。同時，對系統所涉及到的其他應用項目，也要制定統一標準，確保信息共享的兼容性。

3.2應使用先進技術構建數字化系統建立數字化信息系統會使用到數據庫技術、多媒體技術、網絡技術等。在建立數據庫時，應采用分布式多媒體數據庫，克服圖像和視頻數據容量大引起的調用速度慢等問題，以便在信息數據大量增加情況下，保證信息的調用、管理、更新和存儲。應注重數據源采集和后期制作的質量控制，宜采用高清掃描儀、數字杜比和DVD技術錄入照片、音頻、視頻，確保信息資源的質量。要預先考慮利用互聯網與上級組織人事部門連接，滿足應用軟件實時升級的需要。

3.3數字化信息系統建設的計劃與完善要根據系統建設的迫切程度、資金、網絡規模等情況制定工作計劃和建設目標。

（1）擬定數字化信息系統的基本框架，選定或開發系統應用軟件。

（2）進行資料數據的采集與錄入，建立規范化的信息報送、錄入制度，豐富信息資源庫。

（3）在試運行的基礎上完善、改進和提高，收集整理出現的問題，召開專家研討會，集思廣益，提出改進方案。

（4）加大資金投入，在條件成熟的基礎上，推廣成功經驗，提高覆蓋率。

3.4突出多部門、多方位聯動，加強上下級和相關部門間的協調外部檔案信息涉及到上級主管部門、基層單位、橫向部門；內部則涉及多個管理職能部門，信息內容包括班子建設、管理、任免、檔案、教育、統計、考核和考察進而黨員統計等方面。因此，數字化信息系統建設必須突出多部門協作、多方位聯動的特點，制定高效合理的信息采集、維護和使用制度，明確界定各級、各部門的責任、權限和義務，形成規范、有序、統一的運行機制。

篇5

檔案管理數字化在實現的過程中具有較強的技術性特點，其中包含了計算機技術、信息技術、多媒體技術、網絡技術、安全技術等多種類型的新型技術。因此，技術的不斷發展與完善是檔案管理數字化的重要基礎條件，這些技術的發展、普及及研發力度在一定程度上決定著檔案管理數字化的進程。

1檔案管理數字化的可行性分析

1.1檔案管理的現狀分析

1.1.1管理制度的調查與分析

實現檔案管理數字化需要建立數字化建設組織保證，建立數字化建設科學管理體系與規則制度，建立數字化建設規范，建立相關人員職責明細等，檔案部門應該對這些情況進行明確與了解。

1.1.2硬件方而的調查與分析

檔案管理數字化的實現需要建立在一定的物質基礎上，主要包括數字化工作硬件條件與硬件設施，例如計算機等附屬設施配置、網絡設施建設等。

1.1.3技術方而的調查與分析

檔案管理數字化的實現需要一定的技術保證，數字化工作具有較強的技術性特點，需要計算機技術、網絡技術、信息技術等多種高新科技的支持。檔案部門應該對自身的實際情況進行調查與了解，依據自身的技術力量制定數字化實施方案。

1.1.4人才方而的調查與分析

檔案管理數字化實際上是一項大文化工程，在對其進行建設的過程中一方而需要高素質的管理人才，另一方而需要計算機等專業技術人才、法律人才等。檔案部門要對當前的檔案管理水平進行評估，全而的了解自身的數字化建設能力。

1.2檔案管理數字化的實施目標

通過對檔案管理數字化可行性的分析，具備了實現檔案管理數字化建設的檔案部門應該成立數字化建設領導小組，對數字化的實施目標進行制定，提出建設的長遠目標與階段性目標。在實施目標制定的過程中，要將檔案管理的現狀與未來的發展趨勢作為依據，既要與實際情況相結合，又要高屋建瓴，與未來的發展趨勢相協調。

1.3檔案管理數字化的實施要素

在檔案管理數字化的實施目標確定之后，要依據實施目標實現實時要素的確定。在整個的數字化實施方案中，實施要素屬于主體部分，明確了檔案管理數字化建設中的重點發展項目與領域，例如檔案目標數字化建設項目、數字化檔案信息局域網與廣域網服務項目等。不同的實施要素在評估方法方而也存在差異，需要依據實際情況選擇適合的評估方法，例如指標體系方法、概述性描述方法等。

1.4檔案管理數字化建設的保障系統

檔案管理數字化建設的保障系統指的是數字化實施過程中的管理體制、運行體制與投入保障體制三個方而。保障系統為檔案管理數值化的實施提供了組織機構、規章制度、物質基礎、技術支持等方而的保障。檔案管理數字化建設保障系統的建立為數字化方案的實施提供了有利的保障。

2傳統人事檔案管理的缺點討論

2.1檔案更改時出現的文件轉移、收集等出現的問題

我國人事檔案管理系統存在的歷史較為悠久，一份簡單的人事檔案轉變能夠涉及到許多的方面，要進行多個不同部門之間的信息更替。但是，現階段的我國，由于長久以來的檔案封閉管理方式，且眾多的上級人員沒有真正的意識到檔案的特殊性，進而長期忽略對人事檔案的管理，造成收集的人事檔案存在較大的不完整性，進一步增大了我國事業單位檔案管理的難度。另外，在工作人員出現人事轉移命令時，由于不同企業單位或者工作部門之間的工作存在著較大的差異性，兩者的檔案交接需要較長的時間和長期的傳輸過程，會有丟失、損壞、被盜等風險。

2.2對人事檔案的內容進行更新、修改時出現的問題

現階段我國的事業單位編制制度，使我國的事業單位工作人員大多是由具有較高學歷的優秀人才組成。但我國現如今的人事檔案管理卻不能體現每個工作人員的科研情況。在每個工作人員的人事檔案中，大多數的檔案內容均為較為簡單的學歷、家庭信息，對參加工作已久的人員的工作情況卻沒有較大的體現。因此，現階段的人事檔案內容更新時，應當多增加關于工作人員參與工作時體現出來的，關于工作能力以及對待工作態度等情況的詳細介紹，幫助后期參閱人員獲得更好的關于工作人員的信息。另外，在現階段的人事檔案管理中，由于多是使用紙質文件進行管理。在進行文件轉移的途中，容易被有心人士調換、修改人事檔案內容來進行犯罪活動，給人事檔案管理帶來不便。

2.3對認識檔案進行歸檔收集時出現的問題

過去傳統的人事檔案在進行歸檔手機任務時，由于工作人員較少，人事部門的管理人員能夠較好的根據檔案管理的同一規定對檔案材料進行收集，如使用統一大小、材料、厚度的紙張進行檔案的書寫等；但現如今，由于每年都有著大量的優秀人才需求，事業單位年年新增大量的工作人員，這種情況使人事管理人員的工作量大大提高，最后沒有多余的精力再進行同一標準的檔案分類收集。這樣看來，過去較為傳統的通過紙質文件進行檔案管理的方式已經不適應現代社會的發展了，我們亟需改變這種方式，減少人事管理人員的工作強度。

3人事檔案管理問題的應對策略

3.1對傳統的人事檔案管理制度進行改革

我們已經知道，過去傳統的人事檔案管理制度已經不適應現代社會的快速發展，我們應當對傳統人事檔案管理制度進行一個全新的更新，推陳出新。例如：在收集人事檔案的期間，檔案收集人員應該對需要收集的數據內容有著明確的了解，清晰的確定檔案數據來源的真偽及來源途徑的可靠性。另外，在甄別檔案的內容時，要確保取用的內容是有用的而舍棄掉沒用的信息。其他部門調閱檔案時，我們應當對調閱人的權力進行嚴謹的考核，避免檔案內容的意外泄漏。

3.2盡快轉變人事檔案內容管理的方式

由于現階段的人事檔案管理方式，檔案內容并不能進行聯網更新，因此，許多人就利用這個漏洞進行不法的行為。這樣使人事檔案的管理失去了它本來的意義，也不存在可靠性了。比如：某些人員為了獲取更高的職位或者薪水，私自更改自己參與工作的時間，或者提高了自己的受教育程度，這些不法行為很難得到證實，也導致了越來越多的人員利用這種行為獲取不法利益。所以，要想更好的管理好人事檔案的內容，就要加強管理人員的甄別能力，定期對人事部門的檔案進行多部門的取證，另外，一旦發現不合格的檔案，立即對有關人員進行檢查并及時銷毀。

4提高對人事檔案信息資源的整合

社會的發展離不開科學技術的不斷發展，而科學技術的發展在很大程度上依賴于專業人才的綜合素質，對于現代社會來說，人力資源的開發與應用是現階段人事管理部門的主要任務之一。一個單位中就是該是科技人才薈萃，是專業技術人員是推動一個單位發展的重要表現。因此，對于人力資源管理起著非常重要作用的人事檔案亟需通過改革創新來改造自己。對事業單位的人事檔案管理信息資源進行開發利用，為企業發展服務是十分現階段的首要發展任務。（1）人事部門應該主動積極向企業中的各部門提供工作人員的信息數據。要更好的發展一個部門，離不開各個員工的積極努力，但是，如何獲得每個員工的專業能力程度是一個需要解決的問題。在現階段的工作中，人事檔案管理部門應當積極主動的將每個工作人員的信息數據以及相應的變更提供給其他部門，以便部門更好的安排每個員工的工作崗位，獲得更近一步的發展。通過這樣的努力，每個工作人員才能都參與到企業單位的發展中，為其做出更好的貢獻。（2）人事檔案部門應該改變自身意識，從管理部門向服務部門轉變。對于傳統的事業單位來說，人事檔案管理部門原先是作為一個行政管理部門存在于其中，行使的是管理職責而非服務職責，但是這不利于事業單位idea發展。現階段，人事檔案管理部門的相關人員應當盡快轉變自身的意識，認識到自己的服務職責，端正自己的態度，為其他部門提供更好的人事信息。（3）提高團結合作的意識，和其他部門共同發展事業單位。在現代社會中，知識的儲量極大的影響經濟的收入。事業單位是一個整體，由不同的部門來組成，每個部門之間都有著聯系。人事檔案管理部門最為管理全部人事檔案的部門，更需要加強自身與其他的聯系，為事業單位的進一步發展做出貢獻。

5結束語

隨著科技的不斷發展，人們對檔案的需求、期望以及檔案信息白身性質都發生了重大的改變，檔案管理而臨著重大的發展機遇與挑戰。面對這種新的情況，檔案管理人員應該明確檔案管理的發展趨勢，通過檔案管理數字化的實現來應對新形勢的變化，適應檔案事業發展的需求。檔案管理數字化是檔案管理發展的必由之路，在實現的過程中必須對其可行性進行重點分析，在可行性分析的基礎上制定實施目標與實施方案，確保數字化的順利實現。

作者:孫艷艷 單位:煙臺市環境衛生管理處

參考文獻：

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[中圖分類號] TP391 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）06- 0076- 02

該系統是針對我院人事檔案管理而開發的一套系統。我院目前的人事檔案管理是以電子表格（XLS 文檔）形式保存教師基本資料信息，以傳統的紙質為載體保存教師的檔案資料（如年度考核表），人事檔案的管理主要由人工進行管理，既浪費人力也浪費物力，制約了我院信息化建設的發展。數字化人事檔案管理系統項目在啟動之初，通過廣泛調研，制訂了詳細的功能目標和框架，力求使得學院的數字化人事檔案管理平臺更上一個臺階。本系統將人事檔案數字化后將有助于學院信息化建設的發展，打造高職高專骨干院校品牌，提升我院的整體形象，實現學院的跨越式發展。

1 數字化人事檔案管理系統功能描述

數字化人事檔案管理系統主要用于對學院人事檔案進行管理，提供管理員、用戶登錄，平臺信息管理，平臺用戶管理，人事檔案增加、查詢和修改等模塊，提高學院的人事檔案管理水平，提高學院的辦公效率。系統用戶類型分為：普通用戶、管理員。權限定義如表1所示。

整個系統分為 Web 模塊和后臺數據庫服務器模塊（見圖1）。

本文檔描述后臺數據庫設計和前臺Web 部分的功能規范。

通過 B/S（瀏覽器/服務器）結構實現的Web 部分系統除數據庫模塊外所有模塊都以 Web 模式供普通用戶和管理員使用。

通過 SQL Server 2005 企業版實現的后臺數據庫服務器模塊。

數據庫中存儲了數字化人事檔案管理系統中所有的信息和數據，為保證穩定性和良好的并發訪問能力，采用SQL Server 2005 企業版來實現。

2 數字化人事檔案管理系統功能設計流程

2.1 數據庫設計

數字化人事檔案管理系統按照不同的功能和層次劃分為一個個功能簡單、明確且獨立的組成部分。共劃分為用戶信息表、部門分類信息表、部門信息表、學科門類信息表、專業信息表、干部職務信息表、任職情況表、用戶權限表、教職工基本信息表、學歷學位信息表、職稱信息表、考核結果表、表彰情況表、干部任免情況表等15個模塊。

2.2 登錄

客戶端輸入系統域名：http：//localhost：8080/hrms/index.jsp，進入系統登錄界面，如圖2所示。登錄時，需要輸入用戶名及密碼，選擇用戶類型，并單擊“登錄”按鈕，完成登錄過程。

3 數字化人事檔案管理系統功能定義

3.1 后臺管理

3.1.1 添加數據

單擊后臺管理主界面左側“添加”標簽，進入后臺管理添加數據模塊，該模塊可完成添加部門信息、干部職務信息、學科專業信息、用戶權限、教職工基本信息、教職工學歷信息、教職工職稱信息、教職工考核結果、教職工表彰情況、教職工懲處情況、干部任免信息等功能。

以下是以如何添加學科專業信息為例進行功能定義，其他數據的添加以此類推，功能說明與此相類似。添加學科專業信息功能說明：

輸入學科門類代碼，輸入學科門類名稱；單擊“提交”按鈕，完成學科門類信息添加；單擊“清除”按鈕，取消學科門類信息添加；選擇學科門類名稱必選；輸入專業代碼，代碼長度須為6 位，輸入專業名稱，單擊“提交”按鈕，完成專業信息添加；單擊“清除”按鈕，取消專業信息添加。添加成功后，系統將跳轉至瀏覽專業信息界面。

3.1.2 修改數據

單擊后臺管理主界面左側“修改”標簽，進入后臺管理修改數據模塊，該模塊可完成修改管理員密碼、教職工基本信息、教職工學歷信息、教職工職稱信息、教職工考核結果、教職工表彰情況、教職工懲處情況、干部任免信息等功能。

以下是以如何修改教職工學歷學位信息為例進行功能定義，其他數據修改以此類推，功能大致相同。修改教職工學歷信息功能說明：

選擇教工號，修改學歷編號，修改學歷名稱，修改學歷獲得日期，修改所學專業，修改學習形式，修改畢業時間，修改畢業學校，修改學位名稱，修改學位獲得日期，修改學位授予單位，單擊“修改”按鈕，完成教職工學歷學位信息修改；單擊“清除”按鈕，取消教職工學歷學位修改。修改成功后，系統將跳轉至瀏覽教職工學歷學位信息界面。

3.1.3 瀏覽數據

單擊后臺管理主界面左側“瀏覽”標簽，進入后臺管理瀏覽數據模塊，該模塊可完成瀏覽部門信息、干部職務信息、學科專業信息、用戶權限、教職工基本信息、教職工學歷信息、教職工職稱信息、教職工考核結果、教職工表彰情況、教職工懲處情況、干部任免信息等功能。

分頁瀏覽教職工基本信息，分頁瀏覽指定教工號的教職工基本信息，分頁瀏覽指定姓名的教職工基本信息，分頁瀏覽指定部門的教職工基本信息，分頁瀏覽指定任職情況的教職工基本信息。

3.2 前臺管理

3.2.1 修改普通用戶密碼

單擊前臺主界面左側“修改”標簽，進入普通用戶修改密碼模塊，該模塊可完成修改普通用戶密碼功能。功能說明如下：

輸入原密碼，輸入新密碼，確認新密碼； 單擊“提交”按鈕，完成用戶密碼修改；單擊“取消”按鈕，取消用戶密碼修改。

3.2.2 瀏覽數據

單擊前臺主界面左側“瀏覽”標簽，進入前臺瀏覽數據模塊，該模塊可完成瀏覽教職工基本信息、教職工學歷信息、教職工職稱信息、教職工考核結果、教職工表彰情況、教職工懲處情況、干部任免信息等功能。

以下是以如何瀏覽教職式職稱信息為例進行功能定義，其他數據瀏覽以此類推，功能大致相同。瀏覽教職式職稱信息功能說明：

分頁瀏覽教職工職稱信息，分頁瀏覽指定教工號的教職工職稱信息，若后臺管理員沒有賦予該用戶瀏覽教職工職稱信息的權限，本頁面中部將顯示“管理員未為您設置瀏覽教職工職稱信息的權限！”在單行文本框中輸入頁數，單擊“GO”按鈕跳轉至指定頁。

本系統于2011年12月投入實際操作，從設計、開發上來看可實現人事檔案管理數據的微機化管理，完成人事檔案信息的錄入、計算、匯總等功能，便于查詢、打印輸出，數據不易丟失，且功能比EXL文檔操作齊全，大大提高了工作的管理水平和效率。實現了人事檔案管理工作的規范化、信息化，使人事檔案管理駛入科學化、制度化的軌道，對學校人事檔案管理工作具有重大意義。

今后我們將繼續探索數字化在人事檔案管理工作中的應用，把紙質人事檔案材料的掃描件融入該系統，實現人事檔案計算機管理，把人事檔案管理的信息化推廣上一臺階。

篇7

1.減少查詢時間，提高工作效率

傳統的干部檔案查閱，基本上都是先根據姓名查看檔案號，再根據檔案號調出檔案，然后手工翻閱，如果要查詢一本比較厚的干部檔案，查閱人員需要花費很長時間。而數字化電子檔案只需要在計算機的人事系統上輸入姓名直接查詢并按所需查閱內容點擊查閱，只需要幾秒鐘就能調閱一本檔案。實現了快速查詢和檢索，使干部檔案得到了充分的開發與利用。

2.節約干部檔案的管理成本

過去，要提高檔案的利用率，通常都是用增加檔案人員和辦公費來實現，導致檔案的管理成本大幅增加。而數字化電子檔案管理使傳統的以紙質為載體的檔案信息轉為機讀檔案，不僅節省了紙質檔案信息在保護或修復過程中所需的人力、設備與耗材的費用，避免了人員的浪費，也節省了庫房硬件環境所需的費用，極大地降低了檔案的管理成本。

3.有利于對檔案原件的保護

將紙質檔案轉變為電子檔案信息，既方便了利用，也減少了翻閱對紙質檔案的傷害，保護了檔案的原件，避免紙張發黃變脆、字跡褪色等現象，使檔案能長期或永久保存，有效地保證了檔案的完整和安全，延長了檔案材料的壽命。

二、醫院人事檔案數字化管理的途徑

1.通過醫院網上招聘系統，建立完善的干部信息網絡基礎數據收集流程管理。

一是統一字段的設置。求職者在填報求職信息的過程中，通過系統設置的列表框、復選框等方式，對字符類較統一的項目作屬性限制，避免錄入過程中出現差錯，如身份證號碼、出生年月、性別、籍貫、簡歷時間等，同時也通過眾多的數據驗證程序，驗證輸入數據的合法性，數據庫表字段的設置也會設置一些限制，如果誤差太大，也一樣會在提交過程中提示無法執行，從而促使求職者檢驗并更正數據。提高數據精確度。

二是細化個人信息模塊。在個人信息模塊設置上，根據干部檔案的十大類的分類要求進行設置，求職者在錄入信息時，特別在個人履歷、資格證書、獲獎情況、科研成果、學術論文、在校學生工作任職情況、家庭情況、證書圖片上傳中必須進行細化填寫，以便于入職后的人事檔案系統的豐富與建立。

三是多媒體技術的運用。計算機的多媒體技術為招聘工作提供了豐富多彩，效用優良的媒質，以多媒體記錄招聘人員信息，以其信息量大、高密度存儲、便于使用等諸多優點，成為我院招聘工作中一大亮點，為醫院選拔人才提供了可視、可讀的信息，擺脫了以往記錄個人材料單一的紙質文字記載，利用多媒體信息技術生動全面記錄各專業考生網上視頻面試信息、考場面試視頻信息和音頻信息，面試官評語及評分，臨床科室考核情況、心理測試分析、專業理論及英語考核、體檢情況、招聘考核小組意見及錄用批示等材料，針對檔案實體情況，制定合適的處理方案，如紙質、照片等材料，通過高速掃描儀進行數據的采集、壓縮、儲存等數字化處理，成為各錄用人員統一的數字化檔案信息，最大限度地將檔案實體上所負載的信息保留下來，準確、完整、真實記載各類人才原始的檔案資料。

四是整合人員數據，醫院網上招聘系統與人事檔案管理系統實行無縫對接，建立入職人員電子檔案。

2.建立審查監督機制

在干部電子檔案收集的過程中，注意把好“三關”：一是審查關，人事科和人事檔案室嚴格履行審查手續，從電子檔案材料形成開始就把真實性、合法性和實用性作為人事電子檔案材料鑒定和取舍的標準。二是程序關，人事電子檔案形成涉及多個部門和環節，既有組織形成的材料，也有個人提供的材料，嚴格遵守個人上傳證件材料與個人檔案記錄一致的原則，忠于真實，杜絕弄虛作假。建立個人誠信記錄及職業信用記錄，使之成為個人職業生涯的信用資本。三是處罰關，嚴肅處理檔案材料中弄虛作假或故意不作為兩種極端行為，對偽造檔案，篡改檔案等行為給予嚴厲的制裁。

三、醫院人事檔案數字化管理的成效

1.為“知人”“善任”提供全面的材料

由于電子檔案中記錄的是干部的個人履歷情況、誠信狀況、干部在錄用、考核、專業技能、專業資格、科研成果、晉升、培訓教育、獎懲情況、工資福利、健康狀況等方面情況的記錄，改變了以往人事檔案內容單一的模式，注重反映一個人的個性特征，通過對入職人員績效以及信譽做出的評估，建立員工翔實的個人職業信用檔案，為單位選拔人才提供詳盡的材料，為個人職業生涯規劃的設計、穩定干部隊伍提供有效的數據分析。

2.個別材料向個人公開增加透明度

通過人事檔案管理信息服務平臺，輸入職工姓名及工號和密碼，實現人事檔案遠程化查找和利用。把人事檔案信息數據庫中除一些組織考察材料、群眾意見匯總等涉及保密的檔案仍要繼續保密外其他一些非保密信息向個人開放，如履歷表、年度考核表等自己填寫的表格，對這些信息個人只有查閱權利而沒有修改權利。在一定范圍內開放檔案，保證職工對檔案的知情權，便于檔案的利用，促進檔案的完整、真實和透明。人事檔案信息部分向個人開放，不僅方便了職工對檔案的利用，而且增強了公眾的檔案意識，對人事檔案工作也起到了監督的作用，使人事檔案更好地為公眾服務。

3.減少對紙質檔案的傷害

通過掃描儀把紙質的原始檔案中利用頻率高、利用價值高的檔案材料傳輸到計算機中，形成個人檔案信息基礎數據，有效保護紙張載體和字跡，利用部門或上級領導可根據需要進行查閱、打印、摘錄，避免反復調用原件，更好地保護實體檔案。

4.數據共享，達到資源的有效利用

通過建立人事檔案管理信息基礎數據庫，實現多個平臺進行訪問，為不同部門提供各類人員基本信息的共享。數據庫的建設，不僅可以支持人事管理部門的管理，為綜合研究分析本單位人員信息，開展高層次的檔案信息服務和人才選拔工作提供幫助，為人事部門科學的決策提供準確信息，更方便領導調閱，為領導和相關部門提供全方位的人員信息，有利于人才的挑選，通過實時服務，提高人事檔案管理效率和人事檔案利用效率。

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一、建設數字化國土檔案應注意的主要問題

國土資源檔案信息是國土資源部門在工作開展過程中逐漸形成的形態不同的歷史資料，例如，各種圖片、文本、實物和視頻等，其在國土資源部門后續工作開展中發揮著非常重要的積極作用。

隨著改革的不斷深入，我國國土資源的管理模式和管理體制產生了很大的變化，對征地用地的實施、土地資源的保護和開發的要求越來越高。尤其是自實施農村土地使用權流轉、土地資產登記等工作以來，國土資源部分的檔案信息內容越來越豐富，數量也越來越多，當前有限的國土資源人力資源很難應對檔案管理發展的實際要求。因此，我們必須對國土檔案數字化的內容和覆蓋范圍進行科學、合理的界定，根據具體情況和時展的實際要求進行檔案管理數字建設，否則不僅會徒增人力、物力耗損，還會因工作量的增加影響國土檔案信息的管理效率。

國土檔案管理數字花實現需要推行數字化國土檔案內容和建立檔案目錄數據庫。為了保證電子檔案與紙質檔案的一致性，為檔案信息的精準、快速查詢提供便利，國土資源檔案管理機構需在歸檔、立卷紙質檔案以后，將檔案信息的類別、生成時間、內容目錄、檔案名稱、檔案編號和檔案責任人等錄入檔案管理系統，并掃描、銜接那些需要連接入庫的紙質檔案原文。

國土檔案管理數字化的推行是一種非常行之有效的檔案管理創新模式，也應對社會轉型的重要舉措。數字化的檔案管理模式具有管理規范、查閱簡便、時空限制少等的特點，這是傳統的檔案管理模式所無法具有的優勢，但有優勢的同時，數字化檔案管理模式也存在著自身的問題。與傳統的檔案管理模式相比，數字化檔案管理模式的管理人員相對較為“復雜”，程序要求相對較高，這必然會在很大程度上增加管理和維護檔案系統的難度。國土資源檔案信息的內容非常繁雜、設計范圍相對較大，既有機密級的檔案信息，也有公開的檔案信息。檔案管理查詢、數據錄入和系統維護中任何一方人員責任意識的缺乏、保密意識的欠缺都有可能導致檔案資源的泄密和破損，進而造成國家、個人和社會的重大損失。

二、推行數字化國土檔案管理的建議策略

2.1數字化檔案內容進行科學合理的界定

檔案管理數字化的推行需要首先將紙質檔案信息轉變為數字檔案信息。由于國土檔案信息資源數量過于龐大，而且還有很多秘密級的信息，完全用數字檔案取代紙質檔案是非常困難的，也是沒有必要的。因此，我們應該國土資源部門的實際工作情況出發，解放思想、用于創新，本著適用的原則，從提升檔案利用、查閱效率的角度出發，合理科學的進行數字化檔案內容和范圍界定，切勿為了數字化而盲目數字化。檔案管理的數字化一方面需要滿足實際工作需要，優先對那些具有較高使用頻率和社會關注度的檔案信息進行數字化，以使檔案的查閱和利用價值獲得充分發揮，滿足人民群眾對檔案資源的實際需求。另一方面要從國土事業持續發展的角度，對那些相對比較珍貴的、具有史料價值作用的稀有檔案信息進行優先數字化，以使檔案信息的憑證作用獲得有效發揮。

2.2對檔案信息數字化的過程進行嚴格的管理

建立數字化檔案的關鍵和基礎在于數據的處理，同時，這也是數字化檔案建設能否成功的必要因素，因此，必須對數據處理標準和處理流程進行嚴格的控制，通過數字化檔案操作流程和制度的建立與完善，對數字化處理的所有環節進行嚴密的監管和審查，以確保高標準的進行檔案數據處理。檔案數據數字化的處理一方面需要對處理的過程進行嚴格的規范，讓大家都明確認識到自己的責任，數據處理必須嚴格遵守統一連接、統一掃描、統一錄入、統一檢索和統一著錄的要求，盡最大程度的確保所有環節的規范化操作。另一方面，要建立完善的數字化檔案處理加工制度。讓檔案原文銜接、掃描工作人員與數據錄入工作人員簽訂協議，明確雙方在數字加工處理過程中的責任和義務，并對他們的處理過程進行督促和監控，以避免各種失誤和錯誤的產生，確保檔案信息處理的準確性和完整性。

2.3嚴明工作紀律

要根據檔案管理的相關法律規定和保密制度，嚴格要求檔案信息管理人員，以確保檔案信息和檔案原件的絕對安全。在維護和維修檔案管理軟硬件時，必須在保密機制的監控下邀請具有維修、保養保密信息資格的專業人員前來維護、維修，并做好必要的保密工作。同時，要對檔案信息管理的各個流程、各個環節進行嚴格管理，對檔案的查閱和利用情況嚴格進行登記，準確記錄檔案的查閱和流向，盡可能的降低檔案管理的風險系數。

結語：國土資源檔案數字化的推行有利于檔案數據查閱、利用效率的提升，有助于國土資源部分工作效能的提升。因此，我們必須在充分認識數字化檔案管理規律的基礎上，對數字化檔案內容進行科學合理的界定，嚴格管理檔案數字化處理加工過程，并嚴明檔案管理紀律，最大限度的降低檔案查閱、利用的風險系數。

參考文獻

[1] 唐立. 淺談如何提高國土資源檔案管理[J]. 中國外資. 2011（23）

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1 概述

高校人事檔案是高校教職員工在科研、教學、行政等日常工作中形成的真實的反映教職工的主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料。對于個人而言，是人一生真實軌跡的描述；對于組織而言，是考察、了解職工品德和素質的重要憑證。因此人事檔案的保存、保護、管理對于個人和組織而言都具有重要的意義。在我國大部分高校檔案館，人事檔案的管理方式相對滯后，主要存在是傳統手工的借閱與保存，而這種傳統的借閱與保存最大的弊端就是檔案人員頻繁的接觸原始檔案造成的人為有意無意的破壞，甚至泄露職工的人事檔案，很不適應現代人事檔案工作的需要。

2 高校人事檔案管理現狀

2.1 改進傳統管理方式，提高工作效率

現階段高校人事檔案的提供、利用還是以原始紙質檔案為主體。檔案管理人員的管理重心只是放在對原始檔案能夠不丟失、不遺漏。特別是有些人事的檔案裝訂還采取老式的線裝方式，這就不可避免的造成了人事檔案在遞增和使用過程中被迫頻繁拆裝檔案的行為，直接造成了對檔案原本的人為傷害，降低了工作效率。

2.2 加強人事檔案數據庫系統的應用性

目前各個高校在構建人事檔案數字化平臺的過程中，著重發力點都限于對人事檔案中關鍵信息的提取、包括檔案人庫、借閱、在庫、出庫的電子記錄。而真正能做到將檔案原件以電子副本的形式完成的保存在數據庫中，少之又少。一方面是由于這是一項極其龐大的數據工程，另一方面在這個過程中產生的風險性對于高校的人事檔案館是一個不小的挑戰。高校人事檔案管理模式一直沿用傳統的人工管理方式，由于原始紙質的人事檔案擁有高度的機密性，涉及到各位教師的切實利益，因此為防止原始檔案在借閱，查詢過程中，出現經常接觸原件可能造成原件的破損，或者有可能蓄意修改，每次均是由工作人員頻頻往返于閱檔室與庫房之間為使用者找出檔案，利用完以后再將檔案歸入原位，這種查檔方式費時費力，效率極其低下。因次，迫切需要對紙質原始檔案材料進行數字化和信息化管理，有必要搭建學院人事檔案數字化平臺。而數字化平臺中的數據庫副本利用，有效的阻止了傳統查詢紙質檔案中發生的篡改、丟失、破壞的現象的發生，而且電子副本的存在，在原始檔案遭到可能性的破壞也是很好的留存依據，所以建立數字檔案迫在眉睫。

3 我院建立人事檔案管理數字化平臺的意義

長春職業技術學院目前現有在庫教師人事檔案全部為紙質材料。管理模式一直沿用傳統的人工管理方式，由于原始紙質的人事檔案擁有高度的機密性，涉及到我院各位教師的切實利益，因此為防止原始檔案在借閱，查詢過程中，出現經常接觸原件可能造成原件的破損，或者有可能蓄意修改，每次均是由工作人員頻頻往返于閱檔室與庫房之間為使用者找出檔案，利用完以后再將檔案歸入原位，這種查檔方式費時費力，效率極其低下。

3.1 數字化管理平臺的建立是實現了從手工檢索到計算機檢索的轉變，有助于提高人事檔案工作的效率和水平。

人事檔案數字化平臺建立之后，借閱檔案人員登錄數字化平臺，向管理員發出申請，檔案人員同意授權后，根據檢索式查詢所需的人事檔案的電子副本，減少了對原始紙質檔案的接觸頻率，有利于紙質檔案的保護，按照原始查詢查閱人事檔案的程序和流程，查詢一份人事檔案需要經過領導授權――下庫查詢――檔案復印――領導審核，大約20分鐘時間。我院人事處辦公地點將于現在A樓變遷新樓，而檔案室還依然保留在A樓，兩樓地理往返步行約15分鐘，這樣查詢一份檔案的時間最快也在35分鐘左右，如果沒有設有人事檔案數字庫，在此基礎上浪費的人員精力和管理物力將無法估計。而人事檔案數字化平臺的建立使得檔案管理人員只需在平臺后臺通過系統處理并發線程的檔案查閱請求，大大解放了人工，實現了一人多處理線程的可能。

3.2 數字化管理平臺的建立能夠“師”盡其才。

數字化管理平臺中記錄的真實信息，方便對高校教職工進行統計分析，為學院的評優、評職提供了快速、高效的查詢方式和現代化的渠道。為配合高校建設，人事檔案管理除了秉承原有的原則外，還要加上優化效能，因此人事檔案電子化的趨勢不可阻擋。作為人事處數字化，信息化建設工程的一部分，配合未來申請的在職教師職工信息庫，兩庫融合，使得人事處從新進教師的入職入庫，到在職教師的晉職評聘，到退休教職工的信息保障成為了完整的一條數字化信息鏈。

3.3 數字化管理平臺的建立適合高校無紙化辦公發展的要求，使高校人事管理各項事務日臻科學化和規范化。

該數字化平臺將集全校教職員工檔案數字化管理（數字化收集、整理、保管人員檔案資料）、員工信息查詢統計管理（統計、檢索人員有關信息）、文件檔案管理（起草有關人事、工資文件，收集、整理、保管有關文件）、薪酬分配（根據國家單位有關政策和規定核算人員工資）、為管理領導提供所需的有關文件、統計信息、人員情況、參考意見為一體，根據學院人才成長的規律和學校的任務，對學院各級各類人員個性化和職業化的進行規劃與組織。

3.4 我院建立人事檔案數字化平臺可行性分析

我院人事檔案數字化平臺的項目從得到了院里領導的大力重視，保證在人力、物力給予最大的支持。項目組組長是具有多年人事工作經驗及其項目領導經驗的中青年領導，能夠保證項目運行和實施，并且有能力解決項目過程中困難和風險。項目組成員的配置以青年教師為主，集中了計算機類專家、檔案類人員、及其本院人事處有豐富的業務經驗的行政人員。項目立項前，項目組成員進行了反復的論證和實踐考察及其專家咨詢，指定了科學的、詳實的可行性分析及其項目實施方案。并對項目實施過程中可能預見的風險做出了解決的預案。對項目組的成員進行專業化的培訓，使得整個項目能過效率專業的進行。

人事檔案數字化平臺中的師資信息化平臺的基礎模塊設計已經完成，并且在人事處工作中正常運行了一年，在此次項目過程的工作是對模塊接口的升級。在已經開展兩個月項目運行中，呈現出極佳的運行狀態。數字化檔案信息系統已經進入系統設計程度。

參考文獻：

[1]王魯等.高校師資信息管理系統.云南省教委信息中心，1996.

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一、全面推行人事檔案數字化管理模式面臨的問題

1.缺乏全國統一技術標準的人事檔案數字化軟件

人事檔案的數字化就是把紙質檔案材料，按照國家規定的分類標準先進行分類、編碼，掃描后以電子版形式儲存在各種介質載體上并能被計算機識別，通過技術手段，人們可以通過網絡閱讀到電子版人事檔案的內容。由于我國的人事檔案數字化起步較晚，在實際工作中還存在諸多問題，諸如目前全國尚無一個統一標準的軟件或權威部門來統籌規劃協調管理人事檔案數字化、網絡化建設及資源共享等工作。很多單位為了使用方便，自己開發軟件或服務外包，由于所采用的技術與方法不同，致使人事檔案數字化信息標準不統一，格式不盡相同，相互獨立，各自為政，人事檔案信息資源處于孤立、分散的狀態之中，形成信息壁壘，資源無法共享，將來很難納入國家統一的信息化、數字化、網絡化的“大數據”平臺的管理之中。

2.專業管理人員匱乏

長期以來人事檔案總是處于被邊緣化的狀態，正如人們常說的“檔案工作用起來重要，用罷忘掉”的尷尬境地，很多單位領導并不重視此項工作。人事檔案工作是我國檔案工作的重要組成部分，是國家重要的信息資源，但只停留在了口頭上。由于受編制、資金的限制，專職、專業管理人員少之又少。人事檔案數字化具有涉及的信息量大、涉密程度高等特點，根據《涉及國家秘密的信息系統分級保護管理規范》的有關規定，實行人事檔案數字化，檔案部門應同時設置系統管理員、安全保密員、安全審計員，實現涉密應用系統“三員分離”。目前許多單位一下無法配備這么多的專業人員，只能是一種構想。

3.耗時費力，重復建設

由于人事檔案具有動態性的特征，每年都有大量諸如年度考核表、聘期滿考核表、工資表、專業技術職務呈報表、干部任免材料、學籍材料等散材料入檔。首先，檔案管理人員要仔細甄別，去偽存真，要做到取之有章、拒之有據，確保人事檔案的權威性、真實性和準確性。其次，為了保證整卷檔案內容的完整性，還要對散件進行分類編號、編注頁碼，然后才能進行掃描。

在進行數據掃描時，為保證掃描圖像的質量，真實再現檔案原件的內容，確保檔案數字化工作基礎數據的質量，一方面要求電子文檔里面文字、表格、公章圖像等必須完整清晰，沒有黑邊，留白適當，杜絕頁面歪斜、尺寸失真、曝光過度的圖像進入數據庫，紙質檔案和數字檔案同步共存，相互印證；另一方面，由于檔案材料形成于不同時代，紙質良莠不齊，老舊脆弱易碎。檔案材料用紙改版前，紙型大小不一，材料格式不規范統一。如20世紀90年代前，許多高校的成績表，就是一本小冊子，這讓工作量無形中倍增，筆者的單位員工學歷高、職稱高，每卷檔案人均掃描350頁。加之以前檔案整理裝訂為了美觀要求四邊齊，幾乎所有的檔案材料都被剪切和裱糊過，掃描時只能小心翼翼地剝離裱糊紙。因此，耗時費力，工作量大。

掃描只是人事檔案數字化發展邁出的第一步，為了能早日實現人事檔案的數字化、網絡化，各單位還需要投資開發軟件、架設局域網以及系統運行維護等，需要投入大量的資金和技術。

二、推進人事檔案數字化建議

1.建立國家級的大數字平臺

國家應有計劃、有步驟、有重點地盡快制定人事檔案數字化、信息化建設的總體規劃及各種標準規范。研發統一技術標準軟件，對網絡環境中數據庫格式、人事檔案信息的存貯和著錄格式、網絡體系結構和信息處理界面等工作都要有明確的要求并在全國推行。例如美國國家人事檔案部門就開發了先進的人事檔案管理自動化系統軟件進行管理，采用先進的縮微技術來存儲每個公民的人事檔案信息，從而節約了大量儲存空間。借鑒國外文件中心等先進經驗，建立起國家級的人事檔案大數據庫平臺，設立專門機構負責日常管理和維護。各單位設專職聯絡員，周掃描、月上報每名員工近期形成的檔案信息材料，逐步將各地分散的檔案信息數據連接起來，既可避免各地因重復建設造成人財物的浪費，又可以實現全國人事檔案信息共享。國家通過公民身份證代碼和人事檔案號，使數據庫里的檔案數據與每一個人信息關聯，從而無論人員如何流動，都會處于國家數據平臺的監控和管理之中，使得數字化、網絡化的人事檔案具有無與倫比的“記錄性”和“追溯性”，真正實現“單位人”向“社會人”的轉變，從而有效地遏制“人檔分離”的現狀。

2.領導重視，加大投入

實現人事檔案數字化、信息化建設目標，領導重視是關鍵。實現干部人事檔案數字化，無論是檔案材料電子信息積累，還是軟件的開發、系統平臺的運行搭建，工作量大，任務繁重，不可能一次性成形，需要投入大量的人員、技術和資金。要把人事檔案數字化建設列入單位整體發展規劃，充分認識到現代檔案信息化管理的重要意義，分步驟、有重點地推進實施，才能實現人事檔案數字化、信息化、網絡化管理的“大數據夢”。

3.培養和造就一支適應人事檔案數字化發展需要的高素質的人才隊伍

檔案信息化建設亟須具有綜合職業能力和全面素質的人才，以滿足檔案信息化建設的全方位要求。面對新形勢、新要求，管理人員要轉變檔案“你送我裝，你來我查”的“守攤式閑人”的陳舊觀念，建立健全科學合理的檔案人才引進和培養體系，新引進人才要注重其專業背景，諸如力爭引進具有檔案和計算機專業知識背景的人才。引育結合，對現有的非專業背景的員工，要加大專業技能培訓，使檔案管理人員不但精通人事檔案業務知識，而且還熟知計算機網絡技術知識，不斷提升專業知識水平，改善知識結構，拓寬服務視野，更好地為新時期組織人事工作服務。