人事檔案數字化建設模板(10篇)

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篇1

1.1人事檔案管理軟件的開發滯后，泛用性不強人事檔案管理主要對通用性信息進行管理。但目前，人事檔案管理軟件的開發處于無政府狀態，沒有統一的規范文件，各地方自行開發的軟件的不兼容使信息不能互通，制約了數字化進程的推進。

1.2人事檔案管理的標準化、規范化程度低人事檔案管理數字化建設的前提是基礎工作內容規范化、標準化。由于歷史原因，人事檔案業務管理基礎較差，案卷保存質量不高，人事檔案管理無統一標準，當前的制度一般僅著眼于某一地區、部門，使數字化建設的全面實施困難重重。1.3人事檔案管理的方式落后人事檔案管理的技術標準、工作程序標準依舊是人工工作時期制定的，尚未從信息技術的特點和發展方面進行考慮。目前，越來越多的文件資料是以信息存儲設備形式出現，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能適應人事檔案數字化的要求。

1.4人事檔案管理人員的素質不高數字化的信息系統管理需要有較高知識層次和掌握了一定技術水平的人員。目前，許多單位和部門缺乏高素質人才，既掌握檔案管理知識，又精通信息技術的復合型人才奇缺。

2人事檔案管理數字化建設的目標

既然人事檔案管理數字化是時代的需要，那么要想通過其充分利用現有設備實現信息資源共享，提高工作效率，就必須建立現代化的數字化信息管理網絡系統，系統具體要求如下。

2.1日常業務管理實現日常人事檔案工作中對檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統計和查閱等業務內容，應主要由四大功能組成：檔案案卷管理、檔案材料管理、檔案審核及系統維護。

2.2數字化檔案采集數字化檔案采集系統應主要負責對紙質檔案材料的數字化采集處理，提供目錄整理、信息采集、數據審核3大功能，并可利用現化代網絡技術實現多人多客戶端的對多本檔案、不同材料的同時采集，實現高效、快捷的檔案數字化采集。

2.3數字化檔案網上查閱數字化檔案查閱系統是以專用資源網為網絡基礎，采用B/S(瀏覽器/服務器)模式架構，在組織系統內部實現本地及遠程查檔、閱檔功能。在系統安全方面，有如下三點設計：

（1）可按日期、時間或長期有效等多種方式完成閱檔授權。

（2）對閱檔過程進行詳細的日志記錄。

（3）信息采用加密信道傳輸等多種方式，使系統運行更加安全可靠。

3檔案管理數字化信息系統建設應注意的問題

3.1應用軟件應統一應選用中央組織部推行的，建立在《信息結構體系》基礎上的系統軟件，避免造成數據結構混亂和上下級數據無法溝通與共享。制定文本、照片、聲像等資料的相關采集標準，統一文件格式。同時，對系統所涉及到的其他應用項目，也要制定統一標準，確保信息共享的兼容性。

3.2應使用先進技術構建數字化系統建立數字化信息系統會使用到數據庫技術、多媒體技術、網絡技術等。在建立數據庫時，應采用分布式多媒體數據庫，克服圖像和視頻數據容量大引起的調用速度慢等問題，以便在信息數據大量增加情況下，保證信息的調用、管理、更新和存儲。應注重數據源采集和后期制作的質量控制，宜采用高清掃描儀、數字杜比和DVD技術錄入照片、音頻、視頻，確保信息資源的質量。要預先考慮利用互聯網與上級組織人事部門連接，滿足應用軟件實時升級的需要。

3.3數字化信息系統建設的計劃與完善要根據系統建設的迫切程度、資金、網絡規模等情況制定工作計劃和建設目標。

（1）擬定數字化信息系統的基本框架，選定或開發系統應用軟件。

（2）進行資料數據的采集與錄入，建立規范化的信息報送、錄入制度，豐富信息資源庫。

（3）在試運行的基礎上完善、改進和提高，收集整理出現的問題，召開專家研討會，集思廣益，提出改進方案。

（4）加大資金投入，在條件成熟的基礎上，推廣成功經驗，提高覆蓋率。

3.4突出多部門、多方位聯動，加強上下級和相關部門間的協調外部檔案信息涉及到上級主管部門、基層單位、橫向部門；內部則涉及多個管理職能部門，信息內容包括班子建設、管理、任免、檔案、教育、統計、考核和考察進而黨員統計等方面。因此，數字化信息系統建設必須突出多部門協作、多方位聯動的特點，制定高效合理的信息采集、維護和使用制度，明確界定各級、各部門的責任、權限和義務，形成規范、有序、統一的運行機制。

篇2

本文通過網站調查、郵箱、電話等調研方式，調查分析了廣東省62所本科院校的高校檔案機構、人事檔案歸屬、檔案管理系統建設、檔案網站建設四個方面的內容。62所本科院校包括37所公立本科院校，占59.7%；25所民辦本科院校，占40.3%，其中16所獨立學院，2所中外合作辦學的高校。

1.高校檔案機構

高校檔案機構包括檔案館和綜合檔案室。本次調查的62所本科院校中，如表1所示，20所（32.3%）高校設立了獨立的檔案機構，其中2所是民辦高校，分別是是廣東理工學院和中山大學南方學院；2所高校的檔案機構掛靠其他部門，廣東海洋大學檔案館掛靠校長辦公室，韓山師范學院綜合檔案室掛靠圖書館。這些獨立的檔案機構命名各有不同：廣東理工學院、中山大學南方學院是檔案室，韓山師范學院、廣州體育學院是綜合檔案室，佛山科學技術學院是檔案管理中心，其他高校獨立的檔案機構都是檔案館。

另外，42所（67.7%）高校未設立獨立的檔案機構，其中公辦高校19所、民辦高校23所。這些非獨立的檔案機構設在高校的學校/院辦公室或黨委辦公室。中外合作辦學的民辦高校又有不同，北京師范大學-香港浸會大聯合國際學院由秘書處負責公文審批的信息化管理和立卷歸檔工作，香港中文大學各個機構形成的檔案一般都保存在各個學校機構手里，無專門的學校檔案保管機構。

2.干部人事檔案歸屬

從以上調查結果可知，除了中外合作辦學的民辦高校，廣東省的本科院校都已設立高校檔案機構，接近1/3的本科院校設立了獨立的檔案機構。高校人事檔案有兩種管理模式：一是歸入獨立的檔案機構統一管理，一是歸入人事部門管理。

此次調查的62所本科院校中，僅有6所（9.7%）高校的人事檔案歸入獨立的檔案機構管理。41所（66.1%）高校的人事檔案歸入人事部門管理，其中公辦高校31所，民辦高校10所，如表2所示。另外，有13所民辦高校的人事檔案掛靠在人才市場。北京師范大學-香港浸會大學聯合國際學院、香港中文大學（深圳）的員工并無人事檔案，但對于受聘的員工，人力資源部門在聘期收集其相關的個人信息資料并建立僅供內部使用的個人檔案。

人事檔案歸入獨立的檔案機構管理的六所高校，分別是中山大學、廣東工業大學、華南農業大學、廣東外語外貿大學、廣東技術師范學院、佛山科學技術學院。這六所高校的教工人事檔案并入獨立的檔案機構之前也都是由人事組織部門管理，中山大學檔案館是最早并入人事檔案的，其次是華南農業大學，其他四所學校都是最近幾年才將人事檔案移交檔案館。

3.檔案管理系統建設

檔案管理系統是檔案館數字化、自動化管理的主要應用軟件。人事檔案管理系統是專門針對干部人事檔案的現代化檔案管理系統，能夠提高人事檔案管理的效率與準確性，有利于實現人事檔案管理的現代化。國內許多高校采用南大之星檔案管理系統，廣東省采用該系統的高校有華南師范大學、華南農業大學、廣東技術師范學院、韶關學院等，部分高校的檔案管理系統是自主研發，如暨南大學（獨立開發），還有一些高校的系統開發外包，如廣東工業大學、中山大學。

本次調查的62所高校中，24所高校建有檔案管理系統，其中公辦高校22所，民辦高校2所是中山大學南方學院、廣東技術師范學院天河學院；有獨立的檔案機構的高校中僅15所有檔案管理系統。人事檔案歸屬檔案館的6所高校中，中山大學、廣東工業大學、華南農業大學、廣東技術師范學院5所高校建有檔案管理系統，其中中山大學、廣東工業大學建有教工人事檔案系統，廣東技術師范學院正在建設人事檔案管理系統。

4.檔案網站建設

檔案網站是檔案信息資源共享的網絡平臺，能把數字化加工整合之后的檔案資源，通過檔案網站以各種形式和展示出來。62所高校中，24所高校通過檔案網站提供了網絡平臺，既有獨立檔案機構的高校，又有非獨立檔案機構的高校。20所有獨立檔案機構的高校中，18所高校建有檔案網站，其中2所民辦高校是廣東理工學院、中山大W南方學院。非獨立的檔案機構的5所高校，五邑大學、仲愷農業工程學院、廣州醫科大學、廣州工商學院、東莞理工學院城市學院在所屬的院辦、檔案網站上設置了獨立的檔案管理、檔案工作或檔案業務欄目，廣東財經大學綜合檔案室隸屬學院辦公室，建有獨立的檔案網站；其他非獨立的檔案機構在所屬部門的檔案網站上則只有零星的簡介。

24所高校建有檔案管理系統，24所高校建有檔案網站，19所高校既建有檔案網站又建有檔案系統，5所高校建有檔案系統但無檔案網站，5所高校建有檔案網站但無檔案系統。20所高校的檔案管理系統在檔案網站上提供登錄鏈接或登錄平臺，其中包括廣州中醫藥大學、廣東技術師范學院天河學院的檔案系統掛在學校網站主頁。建有人事檔案管理系統的3所高校中，中山大學、廣東技術師范學院提供人事檔案管理系統登錄鏈接，廣東工業大學檔案網站未提供人事檔案管理系統入口。

二、人事檔案信息化建設中存在的問題

從調查分析可以看到，廣東省高校人事檔案信息化建設剛剛起步，獨立的高校檔案機構建設、人事檔案歸屬、人事檔案系統建設、檔案網站建設都存在諸多問題。

1.人事檔案分散管理問題嚴重

人事檔案是專門檔案的一種，專門檔案的管理仍然按照全宗原則實行集中統一管理。許多省份的高校的人事檔案納入到了獨立的檔案機構，如四川、湖北、重慶、江蘇、上海、陜西、山西、浙江的高校。從廣東省高校檔案機構調查情況可知，廣東省獨立的高校檔案機構的建設比例（32.3%）低，而且大都是公辦高校，只有兩所是民辦高校。其中，54.1%的公辦本科高校有獨立的檔案機構，6%的民辦高校有獨立的檔案機構。從人事檔案歸屬的調查情況可知，6所公辦高校人事檔案歸屬獨立的檔案機構，占廣東省本科院校總數的9.7%、占廣東省公辦本科院校總數的16.2%；而52%民辦高校的人事檔案掛靠在人才市場，超過半數的民辦高校的人事檔案掛靠在校外。從整體情況來看，廣東省獨立的高校檔案機構偏少，而且只有少數幾所本科高校人事檔案歸屬檔案機構，民辦本科高校的獨立的高校檔案機構極少，人事檔案管理更加分散。

無論人事檔案歸入人事部門還是人才市場管理，檔案都得不到統一保管，檔案工作投入偏少，整理不規范，專業化建設滯后。這種低水平重復的分散管理，不利于人事檔案規范化、信息化的管理。獨立的高校檔案機構才能承擔起歸屬人事檔案的能力，獨立的高校檔案機構建設比例低，是干部人事檔案分散管理嚴重的原因之一。

2.人事檔案管理系統建設滯后

目前廣東省大部分高校仍沒有啟用檔案管理系統，62所高校中只有24所高校有檔案管理系統，保管的檔案主體仍然是紙質檔案。大部分（75%）有獨立的檔案機構的高校已建有檔案管理系統，檔案管理系統主要實現目錄的數字化，有些高校已掃描部分綜合檔案，能進行全文檢索，如華南理工大學、中山大學，廣東技術師范學院、廣東工業大學等。中山大學已完成全部館藏黨政類檔案的數字化掃描和掛接。廣東技術師范學院完成了部分教學類檔案原件的數字化掃描、著錄、校驗和掛接等工作，基本實現了部分行政、黨群檔案與學生學籍檔案的全文檢索。

廣東省高校的人事檔案的數字化工作還限于人事檔案的檢索和檔案目錄的數字化，絕大多數高校檔案館至今還沒有人事檔案管理系統，只憑借 Excel或 Word等常用辦公軟件進行人事檔案目錄管理。人事檔案已歸屬獨立的檔案機構的高校，83.3%的高校建有檔案管理系統。建有教工人事檔案系統的3所高校中，中山大學的人事檔案管理系統已投入使用，但只是目錄的數字化，廣東工業大學的人事檔案系統正在完善，并且正在進行人事檔案內容的數字化掃描工作。總的來說廣東省的本科高校還沒有針對檔案目錄和內容數字化的成熟的人事檔案管理系統，而綜合檔案則已部分實現全文檢索，人事檔案管理系統的建設遠遠滯后于其他綜合檔案。

3.人事檔案信息化建設與檔案網站建設脫節

人事檔案信息化，是利用檔案管理系統將紙質型檔案轉換成電子型檔案，并通過一定的網絡平臺提供利用。人事檔案信息化不僅要建設檔案管理系統，而且要通過檔案網站這個網絡平臺提供利用。

調查發現，62所高校中，38.7%的高校建有檔案網站，這些高校中83.3%的高校檔案網站提供檔案管理系統入口；建有獨立檔案網站的有19所高校（30.6%），既建有檔案網站又建有檔案系統的比例30.6%，有獨立的檔案機構的高校檔案網站建設的比例90%；民辦高校檔案網站建設比例（16%）低。從調查可知，廣東省本科高校檔案館 （室 ）獨立的檔案網站建設比例還不足1/3，而獨立的檔案機構已普遍建立了專門的網站，且大都已啟用檔案管理系統。

僅3.2%的高校人事檔案管理系統掛接到檔案網站，人事檔案信息化的數據不能通過檔案網站對外提供利用，也不能提供全文檢索。即使已開展人事數字掃描工作的高校也未能及時將人事檔案管理系統掛接到檔案網站。

三、推進人事檔案信息化建設的建議

人事檔案信息化的進程刻不容緩，推進人事檔案信息化建設，應從加快制度建設以及軟件硬件建設等方面著手。

1.加快制度建設，推進規范化管理

高校人事檔案信息化滯后，是由于硬件條件差，檔案人員業務不精、檔案不受重視等各種原因引起的，關鍵是制度的缺失。因此，必須自上而下建立人事檔案規范化管理制度，包括人事檔案信息化建設制度、材料收集歸檔制度、人事檔案審核制度、人事檔案歸屬制度、檔案管理人員進修培訓制度等。

首先，人事檔案要實現信息化管理，需建立人事檔案管理系統，把所完整的檔案信息錄入系統，必須建立嚴密的材料收集歸檔制度，審核收集的散件，查看是否缺少簽名、公章、時間，復印件未蓋與原件相符的章等，增加電子歸檔，收集電子目錄、建立規范化的電子檔案、紙質檔案收集渠道。定期審核檔案，查漏補缺，防止檔案造假。

其次，人事檔案歸屬高校檔案機構是人事檔案信息化的基礎，有條件的高校應加快推進獨立檔案機構的建設，高校干部人事檔案歸入獨立的檔案機構有利于提高人事檔案的利用率，提高人事檔案工作者的業務能力，能有效利用人員和設備，節約經費，并且有利于干部人事檔案管理的專業化、規范化、數字化建設，更快實現人事檔案的信息化管理、檔案工作的整體協調發展。從近幾年高校獨立檔案機構成立的時間、人事檔案并入獨立的檔案機構的時間來看，獨立的檔案機構統一管理的模式是高校人事檔案管理的發展方向。由獨立的檔案機構管理人事檔案更加科學合理，也是大勢所趨。

再次，人事檔案管理人員的業務水平不高，信息化人才短缺，制約著人事檔案信息化建設的發展。規范化的管理離不開專業化的人才，應配備具備檔案和計算機相關知識的人事檔案管理人員，定期培訓，加強交流學習，學習先進的檔案管理理念。

只有建立完善的制度，人事檔案信息化建設才有保障，推進人事檔案歸屬合并的進程，加快啟動人事檔案信息化建設。

2.加快人事檔案內容的數字化建設

人事檔案的信息化建設包括人事檔案目錄和內容的數字化，數字化的檔案目錄和內容還能通過網絡平臺提供利用。廣東省干部檔案目錄管理系統2005年就已投入使用，人事檔案目錄的數字化工作有了一定的基礎，而內容的數字化建設還處于零基礎的起步階段。人事檔案內容的數字化是將檔案材料逐一掃描后，掛接到人事檔案管理系統，掃描進入系統的檔案才能進行全文檢索，全文檢索實現了利用者對檔案信息快速檢索和方便利用，有利于檔案的永久保存。

人事檔案內容數字化建設的缺失是人事檔案信息化建設的主要問題，也是制約人事檔案全文檢索的重要因素，應加快人事檔案內容的數字化建設，確保人事檔案整體信息化建設工作的順利進行。

篇3

一、人事檔案管理信息數字化建設的重要意義

數字時代檔案管理工作已從過去紙質、人工管理模式逐步轉變為數字化、電子化處理模式，以歸檔環節為例，在結合信息數字化處理模式進行檔案分類、資料歸檔時，可按不同類型將規劃業務檔案分為不同信息模塊，并按照各自時間線進行排序。即，對于某一年度之前生成的檔案，可用檔案管理軟件進行相關數據的錄入后，以傳統案卷方式整理歸檔，并注明“傳統處理”字樣；而對此后年份生成的檔案，則可根據國家及省市相關部門對檔案管理的規定，統一轉化為“按件”模式處理，同樣在用檔案管理軟件進行相關數據錄入后，備注“簡化處理”字樣，由此極大程度簡化了歸檔流程，也為日后調檔借閱流程奠定了“一鍵完成”模式的基礎。此外，通過運用這種數字化檔案處理模式，單位檔案系統內每新增一個卷宗，卷內文件目錄便可自動生成，檔案管理人員只需掛接對應原文，系統便能自動檢測原文是否漏掛。由此，不僅能夠保證檔案的完整性，有效節省整理、錄入和歸檔時間，同時這種分門別類、高速檢索的處理模式還能有效改善檔案利用效率，有益于單位檔案管理工作質量的整體提高。但要注意的是，檔案數字化建設必須根據單位業務檔案卷宗相對固定、對象不同等特點，綜合考慮是否應用卷宗整理“自動化模式”。

二、推動單位人事檔案數字化建設的可行路徑

人事檔案管理必須確保內容的絕對真實與全面，這就要求在建檔初期，不僅要強化檔案信息錄入，在原有基礎上認真清查、核對信息，及時剔除無效、虛假信息，清除虛假材料，同時還要擴展存檔范圍，將個人可公開信息分類儲存，建立與需求對口的人才數據庫，為社會企業及相關單位提供最全面、準確的信息憑據。而實踐中，如何有效推動并實施檔案數字化建設，筆者總結工作經驗，提出了以下幾點思路：（1）強化檔案數字化管理意識，夯實管理人員專業基礎。這就要求人事檔案管理人員在夯實檔案管理專業知識的基礎上，還要全面學習并掌握當下信息數字技術，樹立數字化管理意識，積極參加檔案管理學術交流，將檔案管理理論知識運用到實際檔案管理工作中，以科學化的管理技術知識指導檔案收集、整理、鑒定、編目、保管、檢索、統計、編研、利用等系列工作的開展。同時，要基于數字化建設的工作實際，設定明確、可行的人事檔案崗位職責，健全人事檔案資料安全管理權責機制和檔案資料安全個人責任制，以確保檔案資料的安全儲存。此外，還要端正單位各職能部門對人事檔案管理工作重要性的認識，強化行政、后勤等職能部門相關人員的檔案意識，以保障檔案管理工作自上而下地有序開展，落到實處。（2）健全檔案管理流程標準，提高內部調檔查閱的效率。人事檔案數據來源非常廣泛，推行跨系統查詢操作，能夠極大程度提高檢索效率。對此，工作實踐中可結合單位實際，建立與之相匹配的綜合業務檔案數據庫，以實現人事檔案的動態、實時更新與維護。比如，可將各類數據進行綜合歸檔管理，保障跨系統電子數據的全要素綜合查詢的暢通；同時，合理設置人員權限，健全檔案管理借（查）閱登記制，以保障實體借閱、電子借閱、下載打印等多種形式、多重級別的同步操作，在提高內部檔案使用效率的同時，亦進一步完善人事檔案規范管理，提高單位整體的行政服務效能。（3）以實際需求為導向，加大數字化設施投入。人事檔案數字化建設離不開先進的信息錄入系統和管理系統，也離不開穩定、齊全的工作設備。這就要求各單位要結合實際發展需求，及時配置相應的信息錄入設備，購置檔案柜、檔案盒、切紙打孔機、碎紙機、掃描儀、保險箱、高內存電腦、雙面打印機等，以保障數字化建設工作開展擁有完備的硬件支撐。同時，以檔案利用實際和單位業務主導為依據設計人性化、科學化的檔案數字管理系統，充分發揮數字技術的智能、高速等特性，以實現人事檔案管理的現代化、自動化、網絡化和文檔一體化目標，從被動接收檔案逐步過渡為主動開發檔案價值。

三、結語

普及信息數字化管理是社會各企業及單位檔案管理實現自動化、高效化目標的有力手段和有效工具。在這一發展形勢下，人事檔案管理應進一步加強信息數字化建設力度，與時俱進，同期開展一系列革新舉措，以適應市場大規模的人才需求，助力社會經濟蓬勃發展。但要注意的是，信息技術雖為工作帶來了快捷與高效，但同時也存在檔案信息外泄、個人隱私被公開等潛在風險。因此，在數字化建設工作開展過程中，各單位及檔案管理人員應增強安全管理意識，強化對數字信息技術安全的定位，及時發現并解決網絡系統共享、信息資源公開等程序上的缺漏，以保障人事檔案規范化、制度化等管理目標的實現。

參考文獻

[1]韓春紅.基于干部人事檔案數字化有關問題的探究[J].濟南職業學院學報，2015，（1）：119-121.

[2]肖欣玲.人事檔案信息數字化保存問題研究[J].科技展望，2015，（14）：125.

篇4

一、實行檔案網絡化管理的必要性

簡單的說，人事檔案網絡化管理就是通過將人事檔案信息數字化，建立分屬于各級人事檔案管理中心的數據庫，然后將孤立的數據庫連接成網絡，為社會提供網絡化的調檔查檔等服務。人事檔案網絡化管理是建立在信息科學技術和社會經濟發展基礎的，實行檔案網絡化管理十分必要。

（一）實行人事檔案網絡化管理是優化人才資源配置和實現人才強國戰略的客觀要求。以馬克思關于生產力和人的發展理論為基礎，人才強國戰略具有以人為本的重要特點。人才資源在社會的各種資源中是最寶貴的資源，也是經濟社會發展的動力源泉。人才資源的開發是其他一切資源開發的前提條件。當前我國高等教育已基本實現了由精英教育向大眾化的轉變。據預計，十二五期間，應屆高校畢業生年均規模將達到近700萬人，人才流動性也明顯加快。要實現人才強國戰略，就要建立科學的人才選拔機制，保證選撥程序的公平公正、真實可信，杜絕檔案信息失真的現象。要促進人才的合理流動，引導各類人才向農村、基層、邊遠地區和艱苦行業流動，促進人才在城鄉、區域、行業間的合理流動和優化配置，離不開檔案的網絡化。人事檔案網絡化管理，利用集中管理的制度優勢和網絡技術優勢，通過數據挖掘技術，將符合要求的人事檔案信息以多媒體的形式匯集，借助于計算機統計分析，為人才選撥提供科學的建議，同時為制定教育、就業等宏觀調控政策提供及時有效的政策支持。

（二）實行人事檔案網絡化管理是打牢檔案信息化建設基礎和推動信息化戰略的重要一環。人事檔案信息化就是充分利用信息技術，開發利用檔案信息資源，促進檔案信息交流和人才資源優化配置，推動經濟社會發展轉型的歷史進程。全國檔案信息化建設實施綱要中強調，把檔案信息化納入國家信息化建設的總格局，以檔案網絡建設為基礎，加快推進檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的進程，促進檔案事業持續快速健康發展，為改革開放和現代化建設服務。當前，以“數字校園”和電子政務為代表的數字化建設浪潮在高校和政府部門方興未艾。部分高校更是將檔案信息化納入了“數字校園”的建設格局，在實際工作中取得了很好的效果，在局域網建設方面積累了大量經驗，走在了檔案信息化建設的前列。清華大學檔案館自2002年以來在原單機人事檔案Foxpro數據庫管理的基礎上，研發了網絡版的人事檔案管理信息系統THPA-MIS。該系統是在清華大學檔案館人事檔案部內部建立了計算機局域網應用環境，借助計算機和數據庫管理技術，實現人事檔案目錄信息的計算機化和網絡化管理[1]。 在高等教育大眾化時代，高校做為人事檔案形成的搖籃，在人事檔案信息化建設中的地位舉足輕重。雖然在數字化建設中取得了一些成效，但是問題更不容忽視。由于各個高校自身條件不同，數字化建設快慢不一，其內部數據庫和局域網沒有統一標準。如果等到數字化建設全部完成再去推行網絡化建設，勢必會因標準不一致無法有效共享數據庫資源而導致重復建設，浪費大量人力、物力和財力。因此應抓住數字化建設的契機，及時建立統一標準，使人事檔案信息數字化和網絡化建設同步推行，用網絡化推動標準化。

（三）實行人事檔案網絡化管理是提高人事檔案優質服務的最佳選擇。近年來，我國事業單位改革步伐加快， 2011年全國已經基本實現了事業單位聘用制度的全覆蓋。聘用合同制的推行，突破了傳統的事業單位鐵飯碗體制，使能者盡其才。事業單位改革是人事管理機制的進步，為人才合理流動提供了制度保障，同時也使流動人員的隊伍進一步擴大，也要求人事檔案能夠更加靈活的流轉，更加詳實的反映人才各個方面的能力，對傳統的人事檔案服務體制提出了嚴峻的挑戰。只有利用網絡信息技術，通過人事檔案網絡化管理，才能提高效率，為社會提供優質的服務，滿足社會需求。

篇5

數字化技術的不斷發展推動了醫院人事檔案管理工作的進展，并為醫院人事檔案管理工作提供了良好的催化劑，促進醫院人事檔案管理工作與社會發展的同步對接。下面，筆者就針對醫院人事檔案管理對數字化信息的應用情況發談一談自己的體會。

一、現階段醫院人事檔案管理的情況

1.人工操作效率低下

醫院的人事檔案主要用于對醫院工作者的基本情況進行記錄，能夠真實全面地反應醫院工作人員在學習、工作以及生活等方面的真實情況。在人事檔案管理的人工操作模式當中，必不可少進行轉抄操作，而人為失誤是不可控制的一種風險，一旦在轉抄過程中出現錯誤，后續就需要通過多個復雜的程序來進行修復或補償，這樣又降低了管理效率。此外紙質檔案具有易損壞性，對人事檔案管理的規范化、系統化具有極大的不利影響。

2.對人事檔案管理資料的利用率較低

大部分醫院并沒有真正意識到人事檔案管理的重要性，雖然對其進行妥善保管，但是卻沒有真正利用起來，而紙質人事檔案的管理需要巨大的場地空間，這就在很大程度上提高了醫院的管理成本。再加上醫院需要定期對檔案進行整理或清理，這也會對紙質化人事檔案產生損害。

3.檔案管理信息化水平不高

縱觀我國醫院人事檔案管理情況來看，大部分醫院并不具備完善的基礎設施以及軟件資源，相對于臨床科室來說，檔案科在硬件以及軟件方面的設施情況都更為落后。信息基礎也不夠牢固，無法與現代化技術的發展步伐相適應，因此手工操作也逐漸成為了阻礙醫院人事檔案管理工作發展的一大要因。

二、如何基于數字化信息技術完善醫院人事檔案管理工作

1.提高醫院數字化人事檔案管理意識

醫院必須保持全院上下員工思想上的統一性，提高人事檔案數字化管理的意識，構建并完善醫院人事檔案管理機制，在醫院內部推行三層管理模式，從根本上調動起醫院人事檔案管理的積極性以及靈活性。

2.充分運用數字化信息技術促進認識檔案管理工作的完善

數字化信息技術中所涉及的一切技術都是基于信息科學理論以及方法而實現的，是一種對人類信息處理功能進行拓展而形成的功能。醫院在進行信息化建設的過程中充分運用人力資源，可以刺激服務能力的提升，從而提升醫院人事資源技術應用方面的可操作性。

3.創新醫院服務模式

對于檔案管理工作來說，對所管理的檔案資料進行利用是其最終的目的。醫院在開展人事檔案管理的過程中不僅需要覆蓋檔案查詢、檔案調取等服務，還應在堅持保密原則的基礎上登錄相關網站完善檔案數據信息，并進一步提升人事檔案信息的共享性。

4.加大隊伍建設力度

醫院的人事檔案管理工作始終都無法脫離高質量人才隊伍的支撐作用。醫院應定期組織人力資源科進行業務相關學習、培訓以及實踐等活動，以此來提高他們的理論水平以及實踐能力；此外，還應優先分配一些熟練掌握計算機操作技能、具備高度工作責任感的員工從事人事檔案管理工作。在此過程中還應關注的是，醫院應控制人事檔案管理人員的流動率，確保該崗位工作人員的穩定性，不要輕易變更崗位。

三、數字化信息對醫院人事檔案管理的重要意義

1.提升醫院工作效率

電子檔案能夠實現實時更新、修改以及作廢，改變傳統紙質檔案管理過程中無人問津的尷尬局面，賦予醫院人事檔案資料更高的時效性，提升醫院整體的工作效率。

2.保存難度降低

傳統的紙質人事檔案在保存上存在極大的難度，隨著時間推移很容易出現損壞、遺失等現象，而數字化電子檔案能夠通過電子文檔的模式儲存在計算機系統當中，保存時間極長，且不容易被損壞。

3.信息儲存內容覆蓋面更廣

電子儲存媒介具有空間大的特點，因此醫院在儲存人事檔案信息時不必再因為儲存場所不足而出現選擇性保存的現象，所保存的人事檔案信息可以包含員工在工作、學習以及生活的方方面面，極大地提升了信息儲存的全面性。

4.促進醫院考核的公平公正性

紙質檔案在閱讀的過程中需要耗費極大的經歷，因此在閱讀考核內容時往往不會進行全面閱讀。數字化電子檔案具有公開、透明的特征，任何與員工考核有關的評價結果都是通過數據形式來呈現的，可以讓查詢者一目了然，從而促進了員工考核工作的公平公正性，使人事檔案信息變得更加真實、可靠。

5.信息獲取速度加快

在紙質人事檔案管理模式下，人事檔案的調取需要花費較多的時間，而數字化技術的應用則有效地解決了這一問題，使這些辣手的問題得到了充分解決。在電子人事檔案系統中，系統會根據所儲存的人事檔案自動生成查詢目錄，查詢者只需要點擊相應的按鈕便可以很快地獲取自己需要的檔案信息。

四、在醫院人事檔案管理中應用數字化信息技術需要注意的安全防范對策

1.提高檔案管理工作人員的安全防范意識

數字化人事檔案管理模式雖然具有很大的優勢，但是在安全上面也存在一些漏洞，尤其是在現代化計算機信息技術的不斷發展下，各種病毒木馬日益猖獗，檔案管理工作人員在日常管理過程中應加大防范力度，提高此方面的嗅覺能力。醫院也應加大相關網絡安全的培訓力度，要求員工具有高度的保密意識，對于一些機密性檔案文件必須加大保護力度，定期進行系統殺毒，確保數字化人事檔案管理系統的正常運行。

2.完善人事檔案管理制度

要想全面確保數字化人事檔案管理系統實現安全、穩定的運行，就必須制定完善的規章制度用于約束，具體可完善人事檔案管理制度中的責任制，明確每一名工作人員的職責與義務，將具體責任落實到個人。此外，還應定期對系統進行維護及升級處理，對于其中一些關鍵數據做好備份工作。

參考文獻

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當前醫院正在高速發展，隨著而來的大量的人員流動與調動問題需要解決。傳統的人工操作已經無法滿足大多數醫院的人事檔案管理要求，通過建設數字化信息檔案資料管理系統，使得人事檔案管理走向科學化、規范化、標準化，這也是所有醫院未來發展的趨勢。

1、 醫院人事檔案管理簡介

1.1 傳統醫院人事檔案管理概況

作為醫院行政管理中的重要環節，人事檔案的管理在整合人力資源、促進醫院整體發展等方面發揮了巨大的作用。對于一家醫院來說，人事檔案是醫院人才隊伍建設的重要依據，也是制訂醫院人才的培養及引進計劃，保證醫院的可持續發展的基礎。據不完全統計，當前國內仍有很大一部分的醫院使用傳統的方法進行人事檔案管理，對歷史性的記錄比較注重，注重對靜態性紙質資料的描述，但帶來的直接問題是工作過程繁瑣、工作量大、效率低下。隨著時代的不斷發展，傳統的人事檔案管理模式，已經無法滿足時展對醫院行政管理提出的要求，在很大程度上阻礙了醫院的發展。

1.2 數字化人事檔案管理建設的意義

現代化的發展使醫院的管理越來越科學化和規范化，醫院人事檔案的信息化管理已經成為醫院現代化管理的重要內容之一。目前，各大醫院的規模在不斷擴大，人員組成也更加復雜，既包括專業的醫務人員，也包括管理、財務、后勤等行政人員，這就給人事檔案的管理帶來了更大的挑戰。因此應該把建立醫院人事檔案管理系統的數字化服務作為醫院人事管理工作的發展目標，從而彌補傳統醫院人事檔案管理的不足，而且還可以使醫院管理更加全面、快捷。對醫院的人事調整以及未來發展都有重大的意義。

2、 傳統人事管理中出現的不足

2.1 檔案管理沒有引起重視，管理意識薄弱

很長時間以來，檔案管理工作因不能產生直接的經濟收益，給檔案管理人員造成了該項工作可有可無的錯誤觀念，其隱性的對于組織的幫助又不容易被察覺，因此人事檔案管理崗位總是備受冷落，單位對于管理意識是薄弱、落后的。對檔案管理的不重視直接導致醫院人事檔案管理者對檔案管理的重要性認識不足，再加上沒有受過專業知識和專業技能的培訓，造成大部分相關人員管理意識淡薄，知識更新不夠，業務素質不高。

2.2 管理制度不完善，管理人員素質較低

目前我國醫院人事管理系統中存在的首要問題就是缺乏完善的人事檔案管理制度。由于醫院的工作重心往往放在服務社會、治病救人上，領導對人事管理工作沒有提起足夠的重視，導致現行的管理制度老舊、不完善，無法應對一定的人動帶來的影響。除了制度不完善，管理員素質低也是造成人事管理工作不足的重要因素之一。醫院對于人事檔案管理的忽略直接導致人事檔案管理人員積極性不高，工作思想散漫，在新型人事檔案管理方法出現時很少主動學習。檔案管理人員素質整體偏低，不具有嚴格的經過專業訓練的業務素質，思想落后，不能夠與時俱進，使檔案管理工作的效率和質量受到了嚴重的影響。

2.3 檔案資料單一，正確率不高

由于大多數醫院的人事管理檔案管理工作是由醫院內部的專門人員來擔任的，檔案內容相對來說過于單一，僅僅局限于人員的姓名、年齡、學歷、工作部門等基本方面。對于員工的其他相關工作經驗、重大獎罰等信息缺少記錄，在進行人事調動以及崗位調換時，無法得到足夠的相關人員的參考資料。很難對人才的綜合素質做出中肯的評價。很多的人事檔案大多由人工操作，不僅費時費力，而且最終檔案的準確性也無法得到保證。如年度考核、晉升工資、學習進修等需要不斷更新或增加，就會出現許多材料需要一起歸檔的現象，這樣難免會有錯誤的歸檔，此時就要重新整理上千卷的檔案，在此過程中又難免會對檔案造成損壞、丟失，從而導致影響檔案資料的安全性。

3 、數字化人事檔案管理建設的好處

3.1 檔案信息整合，實現了信息共享

傳統的人事檔案管理會因為要求的不同進行記錄，這是紙質檔案管理的缺點，這使得信息的共享和傳遞受到限制。數字化人事檔案可以充分利用自己的技術優勢自動對人事檔案的各類電子信息進行歸類和總結，同時利用數字技術的輸入、編程、輸出等手段提高對人事檔案的分類效率和管理水平。數字化操作可以對醫院人員的人事調動進行記錄，并可以建立明確的醫院人事管理工作流程，將醫院人事管理與醫院其他部門工作結合起來，提高醫院管理工作的效率，加強醫院信息資源的整合。另外數字化管理系統也為醫院的行政管理提供了一種高效的共享機制，促進了醫院各部門之間的有機結合，增強了醫院的整體凝聚力，提升了醫院的工作效率。

3.2 人事檔案管理效率提高

將數字化管理模式引入到醫院人事檔案管理中，使得檔案管理的工作效率有了明顯的改善，與傳統的信息管理手段相比，計算機的運算速度快、信息存儲量大、計算精度高，通過快速查找、編輯等操作，可以及時提供出準確、時效的人事資料及相關數據。必要時還可以從系統中下載有關信息以便在他處使用，從而避免了人工翻閱紙質檔案帶來的不便和手工抄錄帶來的人為因素的影響，最大限度地保證了數據信息的完整性和正確性。除此之外，電子信息化的人事檔案管理系統還提供多種字段結合的檢索方法，相比于手工檢索方法，電子檔案精確檢索、效率更高，無需再到檔案室翻閱原件，大大節省人力、物力、降低了成本，促進了醫院的高效發展。

3.3 檔案信息的保存以及安全性得到有效保障

醫院人事檔案管理系統的數字化實現，也是提高醫院人事檔案管理安全的客觀要求。傳統的紙質化檔案由于材質不宜長時間保存，因而一些時間比較久遠的人事檔案難免會出現破損、損壞、丟失以及字跡不清的問題，不利于醫院的長久化發展。信息化管理人事檔案材料，使得因重復使用紙質檔案堆原始資料產生的不可逆性損壞能夠很好地避免了，能夠完整準確地保存各類原始數據和資料，使人事檔案的使用期更長久。同時數字化系統的建設還可以為用戶提供專屬的賬號和密碼，并為相關管理人員提供訪問權限設置，保證了醫院管理系統的安全性。

4、 結語

隨著科學技術的飛速發展，社會經濟和發展離不開數字化、信息化手段。醫院人事檔案管理的信息化建設是時展的趨勢，利用數字網絡技術不僅可以解決傳統管理上的諸多問題，還可以提高管理的整體效率以證檔案信息的保存期限。因此醫院的數字信息化人事檔案管理建設需要得到足夠重視，跟緊信息時展的步伐。

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【中圖分類號】C270【文獻標識碼】A【文章編號】1672-5158（2013）07-0452-01

0.引言

人事檔案作為組織人才信息的重要載體，它不僅是組織對一個人進行全面考察和了解的重要參考依據，也是記載一個人經歷的準確完整信息。隨著現代信息技術的廣泛應用，使人事檔案信息數字化管理得到了極大的便利條件的同時，也提出了諸多問題和挑戰。

一、人事檔案數字化管理面臨的問題

1.人事檔案信息安全性容易受到威脅

在信息化條件下，雖然人事檔案信息管理便利性得到了較為明顯的體現，但是其信息安全性同時受到了一定的威脅。第一，人事檔案信息管理人員自身素質不高，其安全意識和保密意識較弱，特別是對于一些向公眾進行的信息缺少嚴格審查和管理，在缺少計算機安全知識和網絡安全知識的情況下，操作人員的信息管理操作程序不規范，數據備份不及時；第二，由于在現代網絡技術中，電腦病毒橫行，或者是一些黑客對信息管理系統的惡意攻擊。

2.人事檔案信息保管環境較為嚴格

在傳統人事檔案信息保管過程中，主要是以紙質材料的保管為主，隨著現代科學技術的發展，紙質檔案材料保管技術也越來越成熟，其保管環境已經得到突破性的發展。但是，由于數字化人事檔案信息主要是光盤或U 盤，而人事檔案信息保存和使用的壽命也主要是取決于信息保存載體壽命的長短。

隨著現代信息技術的快速發展，人事檔案保管信息載體的更新換代速度也在不斷加快，同時也帶來了使用和保管不穩定的問題。而且，人事檔案信息數字化保管中使用的光盤和 U 盤，其保存條件更為苛刻，保存環境要求更高，容易受到外來磁場、有害氣體、灰塵、濕度、光線等外界干擾因素的影響，造成信息丟失等問題。

3.人事檔案信息數字化管理所依賴的計算機軟件技術更新換代較快

人事檔案信息數字化管理的重要基礎是其所依賴的配套設備、應用軟件對數字信息轉換程序、操作系統等，這也是人事檔案數字化信息在讀出和檢索等方面的技術基礎。但是，隨著現代科學技術更新換代速度的不斷加快，計算機升級速度也隨之提高，造成計算機軟件和硬件系統之間可能出現不匹配的問題，可能產生存儲在光盤和 U 盤上的信息出現無法讀出，以及新的操作軟件和原有操作軟件無法有效轉換等問題。

4.人事檔案信息管理人員素質較低

在傳統人事檔案管理中，人員需要具備專業性的檔案管理技術，即可勝任檔案管理工作的要求，但是在現代信息技術條件下，人事檔案信息數字化管理技術的發展對人事檔案信息管理人員的素質提出了一個更高的要求。他們不僅僅是要具備一些專門的人事檔案管理知識，而且還要具備掌握網絡信息技術的技能，對一些專門的操作系統軟件要求熟練掌握。

雖然我國有許多組織人事檔案管理部門已經看到這種發展趨勢，而且也補充了一些信息技術專業人才進入檔案管理人員隊伍。但是，從總體上來看，我國人事檔案信息數字化管理的專業技術人才較為缺乏，特別是對于那些既懂得人事檔案管理專業知識，又懂得計算機網絡技術和通訊技術的專業復合人才尤為缺乏。

5.人事檔案信息真實性維護較為困難

人事檔案信息數字化管理技術的發展對于人事檔案管理來說，既帶來了極大的便利，也對信息真實性的確認造成了極大的影響。因為傳統人事檔案信息的修改和復制都會留下較為明顯的痕跡，容易進行辨認。然而，在信息化管理條件下，人事檔案信息的修改、移動、復制和重新編輯等程序，都不容易留下痕跡，從而造成人事數字化檔案在真實性方面難以得到有效體現和保持。

二、人事檔案信息數字化管理完善對策

針對人事檔案信息數字化管理中所面臨的五個方面的問題，可以從以下幾個方面采取措施，加以完善。

1. 選擇適合人事檔案信息數字化管理的操作系統

操作系統作為現代人事檔案信息數字化管理的軟件基礎，需要和硬件相互匹配。針軟對件技術和操作系統的這個特征，在對人事檔案信息數字化管理操作系統進行選擇的時候，一定要注意該系統在技術方面是否符合要求以及是否具有前瞻性。該系統相關信息和數據在進行轉移的過程中，是否具有安全性；該系統在進行更新的時候，必須要安全可靠。操作系統在進行技術更新換代的時候會因為新的操作系統存在安全隱患而造成數據被竊取的可能；該系統必須具有系統仿真安全性。人事檔案信息在進行數字化復制或者是保存的時候，要求具有較高的軟件基礎，避免使人事檔案信息被輕易所復制，從而確保該系統具有系統仿真性。

2. 合理選擇人事檔案信息數字化管理的載體

載體作為人事檔案信息數字化管理的硬件基礎，其在人事檔案信息數字化管理中具有直接影響作用，所以要能夠在與傳統人事檔案管理載體相結合的基礎上，合理選擇人事檔案數字化管理載體。在對載體進行選擇的過程中，首先需要考慮的第一要素是人事檔案信息相關數據是否具有安全性和不可更改性，以及載體壽命長短的問題，這與許多組織所考慮的速度和便捷因素是有較大不同的。

3.加強人事檔案信息數字化管理的安全性

在市場經濟條件下，我國人事檔案管理部門的職能已經越來越多向服務方向開始進行轉變，人事檔案信息管理部門必須要能夠盡可能多地進行人事檔案共享系統的建設，盡可能多地對人事檔案信息進行公開，從而實現人事檔案信息的共享。所以說，在市場經濟條件下，人事檔案信息的共享性和安全性是一對難以調和的矛盾。

在這樣的條件下，我國人事檔案管理部門一方面要能夠以法律為依據，主要是以計算機病毒防治管理辦法、保密法、檔案法等相關法律法規為基礎，重點建設人事檔案信息計算機網絡管理安全保障體系。其次，人事檔案信息數字化管理部門要能夠加強安全性教育，要能夠把人事檔案信息安全性教育作為一項長效機制來抓。再次，人事檔案信息管理部門一定要能夠采用正版殺毒軟件，定期對本組織人事檔案管理系統進行防毒和殺毒，從而確保人事檔案信息的安全性。最后，要能夠對傳統人事檔案信息保管方法和現代人事檔案信息管理方法進行有效結合，對于一些非保密信息可以采取數字化方式進行保存，但是對于在一定級別以上的人事檔案則采取傳統方式進行保存，從而實現人事檔案信息管理的效率和安全的有效統一。

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人事檔案管理工作復雜繁瑣，必須按照相關的規章制度來辦事，否則就會無章可循，無所適從。根據國家檔案局、國資委關于檔案工作的新規范和新要求，結合企業實際工作和社會現實需要，要進一步健全人事檔案管理體系和工作責任制，規范業務環節，推進檔案工作標準化、規范化管理，使人事檔案案卷的整理更加全面、科學、完整，為任用考察干部提供準確、實用的信息。

2.加強建檔業務指導

結合企業全面深化改革的實際，及時指導合并重組單位、職能調整單位和新成立單位開展人事檔案業務，做好合并重組后被撤銷業務或單位的人事檔案處置工作。及時收集管理改革中新形成的人事檔案，對檔案材料認真整理，進行有效細致的鑒別，去偽存真、查缺補漏，確保材料齊全完整，手續完備。3.扎實做好人事檔案歸檔工作完善人事檔案歸檔范圍，做到確認依據齊全、充分，使人事檔案內容充實，更全面地反映一個人的情況。做好人事檔案歸檔與檔案收集工作，建立人事檔案材料收集網絡，保證人事檔案“應歸盡歸”，減少重復歸檔和重復保存，推動檔案資源科學配置和共享利用，保證人事檔案的權威性、準確性和真實性。

二、加快檔案數字化建設進程

1.進一步完善人事檔案管理系統應用

做好人事檔案管理系統升級工作，熟練應用檔案管理系統，提高應用范圍，實現計算機輔助管理。以實現全文數據庫建設為目標，落實“增量電子化”要求，保證電子檔案同步歸檔，做到收集齊全、命名科學、整理有序、元數據合理有效、格式規范、歸檔及時。

2.加快推進人事檔案數字化、信息化

按照國家相關要求，加快“存量數字化”步伐，盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，使文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，加強數據質量管理，嚴把數據質量關，加強審核力度，確保進入系統的數據符合要求。

3.開展檔案資源數字化、網絡化服務

做好人事檔案數字化成果的權限設定和掛接工作，搭建聲像檔案展現平臺，實現人事檔案資源的在線閱覽與網絡利用，實現人事檔案紙質與數據格式并存，以此推動檔案服務方式的變革。

4.加大檔案安全保管力度

嚴格執行人事檔案保密管理相關規定，制定切實可行的安全預案，做好人事檔案保管與利用過程中的保密工作，確保檔案實體和信息安全。嚴格遵守人事檔案借閱審批程序和檔案管理系統檔案查閱權限，明確人事檔案利用的方式和方法。

三、推進檔案開發利用工作

1.創新檔案服務方式

要創新思維、善于謀劃，找準結合點，主動利用檔案資源服務領導決策和企業發展。積極提供人事檔案利用服務，為企業全面深化改革提供檔案信息資源保障；結合人事檔案利用需求，加強檔案信息分類管理，提供多樣化、個性化、常態化的檔案服務。

2.加強人事檔案文化產品開發

對人事檔案中的內容進行篩選、提煉、加工、編撰，把人事檔案轉化為文化產品，推出一些有特色、有影響力的佳作。以檔案資料為主舉辦各種展覽、制作電視節目或音像制品等，使檔案從庫房中“走出來”，更精彩。

3.做好人事檔案的宣傳和研究工作

圍繞“國際檔案日”宣傳主題深入宣傳檔案工作服務企業改革發展的作用和成果，提高全員檔案意識。深入宣傳人事檔案部門在服務改革發展中的新舉措、新成果和典型案例，把檔案變成現實的延伸、背景和參照。另外，要加強對檔案工作重點難點和關鍵問題的研究，及時總結好的做法和利用案例，引領檔案工作的創新發展。

四、落實相關保障措施

1.加強檔案隊伍建設

充分利用國家組織的專業培訓、遠程教育等方式，制定培訓規劃，優化和豐富培訓內容，做好各類檔案人員的崗位培訓，提高全員業務素質。務必使檔案管理人員熟悉人事檔案工作的各個環節，明確鑒別、分類的內容和歸檔的要求，更好地掌握科學管理人事檔案的方法和原則，以便提高工作效率和檔案質量。

2.深入推進檔案評價工作

企業人事部門要堅持和完善檔案工作評價機制，定期抽檢人事檔案，評分排名，對于出現的問題，要積極認真及時地整改。以評價為抓手推動各項管理要求的落實，提升檔案工作整體水平，使人事檔案工作更加科學實用，為人事資源管理工作提供幫助。

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二、實現人事檔案數字信息化建設的途徑

（一）加大科學規劃投入力度

各單位要加大對人事檔案信息化建設的資金投入，加大基礎設施建設的投資力度，全面推動人事檔案的現代化發展。加強基礎設施的建設；構建完善的安全防御體系；引進最新的軟件系統，開發符合自身發展需要的專門檔案管理軟件；構建人事檔案信息檢索體系，充分發揮人事檔案在職稱評審、人員聘用以及調動升遷等方面的重要作用，為實現本單位人事檔案的可持續發展創造優越條件。

（二）加大數據庫建設力度

首先，加快目錄數據庫建設。以每個人名分設一個人事檔案條目，條目承載內容具體包括姓名、性別、職稱和檔號等。目錄數據庫的建設是實現人事檔案管理信息化的起點，姓名和檔號是最基本的數據信息，將其存入電子媒介，以此來建立目錄數據庫，可為檔案查閱創造便利。其次，加快全文數據庫建設。人事檔案數字信息化建設是個漫長的過程，要循序漸進，逐步開展。要建立人事檔案全文數據庫，在進行重點科室檔案全文數字化的基礎上，逐步實現全單位的檔案全文數字化建設。以電子掃描的形式，依照人事檔案十大類別順序，逐步將數據信息存入電子媒介，實現人事檔案全文數據全面入庫。再次，加快基本內容信息庫建設。依據人事檔案十大類別的信息內容加以信息整理，將每個目錄的基本信息加以歸納。采用專門的人事檔案管理軟件，按照目錄逐一添加基本信息，以此建立人事檔案基本內容信息庫，不斷拓展檔案查閱和開發利用的功能作用。最后，加快人事專題信息庫建設。將副高以上職稱的人員基本信息進行匯總，建立專門信息庫；將榮獲省市級殊榮人員的基本信息進行匯總，建立獲獎人員信息庫；將工作人員的學術成果目錄進行匯總，建立學術成果目錄信息庫，并逐步將其完善為學術成果內容數據庫。

（三）加大人才培養力度

人事檔案管理信息化建設的關鍵是培養一支德才兼備的專業人員隊伍，以實現人事檔案工作人員需要長時期的知識積累和現代化技術培訓。目前檔案管理人員隊伍存在素質較低和極不穩定的現狀，勢必會影響人事檔案管理工作的持續性。所以，要站在長遠角度來考慮問題，確保人事檔案管理隊伍的穩定性。加強同人事檔案干部的交流與互動，及時解決他們工作和生活中遇到的問題，讓他們安心工作，全力推進人事檔案管理數字信息化建設的可持續發展。

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1．思維觀念脫節長期以來，社會上普遍認為人力資源管理重“事”不重“人”，檔案管理極少對外界宣傳，加上單位忽視了對檔案人員的培訓與教育，致使其檔案意識不強，檔案管理水平不高。思想與態度決定行動，觀念與時代的脫節帶來的是行動短板。進入信息化社會以來，環境與市場需求發生了巨大變化，多元化的用人機制在高校開啟了探索之路，服務與競爭意識成為市場制勝的法寶，因此，轉變思路、更新觀念、適應形勢的要求成為必然。

2．知識結構單一受知識水平和技術能力的影響，檔案管理人員工作只會進行簡單的抄寫、編排和裝訂，無法勝任知識經濟時代的發展要求。高校普遍存在檔案管理水平低、手工操作及效率低下的問題，專業人員知識老化、結構單一、學歷水平虛高及性別結構失調等導致檔案管理人才缺乏，他們駕馭信息的能力僅停留于信息收集、鑒別、整理的初級階段，精通人事管理又擅長信息技術的人員匱乏。

(二)改進路徑

1．更新觀念，提高服務質量認清形勢，更新觀念，樹立人力資源新觀念，樹立用戶至上的理念。高校必須自覺增強檔案意識和強化服務的理念，用高標準的服務水平、高起點的服務意識和高層次的服務質量，全心全意為人民服務。主動適應動態服務，拓展利用服務渠道，開發人才信息資源，化被動服務為主動服務、靜態服務為動態服務。創新服務水平，提升服務質量，實現資源共享。加強高校人事檔案管理人員的憂患意識、競爭意識、科技化意識、網絡管理和法律意識，使其站在更高層次的角度，從繁瑣的手工查檔向數字化查檔服務轉變，堅持科學發展觀，強化標準化意識，服務現實社會。

2．樹立人本理念，發揮最佳效能樹立人本理念，注重機制創新，從控制向服務轉變;注重規范管理，從感性向理性轉變;樹立法治理念，提高管理成效，切忌簡單而為和感情用事;注重整體效應，樹立績效理念;注重對人才的開發和利用，做到人盡其才，發揮最佳效能。堅持以人為本，努力實現個人的自身價值。打造人文化管理機制，創新人事管理改革和建設思路，建立科學的考核評價機制和有效的激勵與競爭機制，實現傳統向現代人力資源管理的轉變。

3．創新思維，提升素質首先要在觀念上創新，檔案信息資源的創新，關鍵在于人才，必須建立一支政治素養強、專業化水平高的檔案管理隊伍。這就必須要強化三種素質，即政治理論素質、業務知識素質和科學文化素質，努力提高人事檔案管理人員的政治思想水平，提高人事檔案管理者的業務素質。高校人事檔案管理者除了具備檔案管理的專業水平，還要具備相關的計算機及互聯網操作技能，提高檔案管理人員的預測能力，為領導實行科學決策提供強有力的依據。組織定期和不定期、系統和專項的崗位業務培訓，進一步提高人事檔案管理人員的綜合素質，包括理論知識素質、心理素質、業務素質，在信息化條件下，要提高檔案管理的水平，必須提高管理人員的專業技術水平，不斷加深、拓展專業知識的廣度和深度，掌握現代信息技術，熟練運用計算機技術，掌握分析處理技術，編制有關軟件。高校應加大高層次統計人才的培養力度，造就一批既熟悉業務知識又懂得計算機管理技術的復合型人才，以適應新時期對高校人事檔案管理的新要求。

二、管理機制急需科學發展

應盡可能滿足用戶對信息的需求，建立以崗位管理為核心的管理體系，實行人事檔案的社會化開放式管理，積極實行人性化的柔性管理。由“以工作為中心”的剛性管理向“以人為中心”的柔性管理轉變，是高校人事檔案管理行業的一場革命，要實施柔性管理，就要把提高素質作為柔性管理的必備條件，從而達到柔性與剛性管理有機結合、寬嚴相濟。

(一)存在問題

1．管理意識滯后人事檔案管理制度相對落后，人事檔案管理方式和手段相對落后，對管理信息化的重要性認識不足，尤其對于信息化管理的重要性認識不足，這就導致了高校開發管理信息系統的技術相對落后，大多是重管理，輕服務，管理水平不高。

2．信息資源管理分散目前，各高校人事檔案信息系統之間交叉少，還處于各自為戰的狀態，難以形成合力，加上人才流動日趨頻繁，影響人事檔案的完整性，人事檔案信息難以實現資源共享，無法有效實行人力資源優化配置。

(二)改進路徑

1．創新服務，轉換角色需求決定服務。實現高校人事檔案管理的標準化、規范化，建立科學的考核評價機制，就必須轉變高校人力資源檔案管理理念，從守門員向知識導航員與信息咨詢專家轉換，從信息文獻提供者向信息組織管理專家轉換，檔案管理員應教授和訓練用戶如何在信息高速公路上辨別方向，適應對人事檔案信息的各項需求，將傳統的管理模式與現代的信息技術相結合，建立人事檔案信息數字化，充分發揮人事檔案信息的利用價值，實現資源共享，為高校檔案管理現代化提供強有力的服務支撐。

2．剛柔相濟，科學發展柔性管理的本質是一種“以人為中心”的管理，采用非強制方式和手段，在人們心目中產生一種潛在的說服力，從而把組織意志轉變為人們的自覺行動，它強調的是在尊重人、重視人、理解人的基礎上用好人、管好人，因此，它更多的是對管理對象信賴的一種管理。柔性管理并非是對剛性管理的否定，柔性管理是在剛性管理的基礎上的發展與升華，二者之間存在著繼承與發展的內在聯系，沒有剛性管理的檔案行業必然遭致混亂，柔性管理不虛無，它需要真正的柔性制度與其配套實施，實施柔性管理，必須堅持剛柔相濟，才能相得益彰、相互促進。人事檔案管理工作是一種奉獻性很強的服務性工作，這就要求管理者必須具有強烈的事業心和責任感，以平易近人的服務態度對待用戶，并與之進行友好溝通，體現服務至上的理念，保證檔案服務更具針對性、特色性、實用性。統計有助于實現高校人事檔案管理的專業化，為學校人事決策提供科學保障和依據，保證“存儲數字化、管理自動化、利用網絡化”的發展方向，加快推動檔案工作方式和手段實現信息化，加快信息化建設步伐，實現人事信息的共享。對人事信息數據庫進行完善，利用現代化設備和數字化技術，對檔案信息進行動態管理和維護，加強開發人事信息資源，提高利用率，實現檔案管理科學發展。

三、環境服務有待完善創新

經濟基礎決定上層建筑，沒有一個堅實的、先進的設備硬環境，就不可能打造出現代化的數字管理平臺，營造符合人性化服務環境，來適應網絡時代要求，進而滿足多元化用戶的個性化需求。

(一)存在問題

1．基礎投入不足隨著信息數字化的來臨，高校人事檔案建設相形見絀，資金投入出現了不足，硬件配備不足。目前，高校人事檔案基礎設施建設滯后，檔案室面積狹小、設備簡陋，多數達不到人事檔案庫房、閱覽室、辦公室分開的要求，有的是檔案庫房、辦公室、閱覽室擠在一間小的辦公室內，有的僅有木柜存放人事檔案。管理人員數量不夠，許多檔案管理人員缺乏專業知識，影響了高校人事檔案管理科學化、現代化。

2．技術裝備落后在人事檔案管理信息化過程中，出現了技術與體制上的障礙，這就延緩了信息化的進程，也激化了檔案信息的供需矛盾。為此，高校應升級人事檔案的信息存儲與檢索系統，購買電腦、空調等，增設檔案庫房，引進先進技術設備及管理軟件，及時建立防火、防盜監控系統，實現人事檔案管理資源的優化配置，以利于檔案信息化管理。

(二)改進路徑

1．加大信息化建設投入力度物質基礎是項目建設的前提，高校要想提高人事管理信息化水平，就需要加大投入。信息網絡建設作為基礎設施建設的中心環節，需要建立完整而準確的人事檔案信息數據庫，配備先進的計算機等硬件設備，改善高校人事檔案管理硬件條件。學校要加強對信息化管理基建的重視，完善計算機的硬件與軟件設施，構建高標準、現代化的人事信息系統，按照檔案管理基礎設施建設的嚴格要求，啟用標準配備，確保人事檔案管理步入可持續發展的良性軌道。

2．打造現代管理數字平臺面對電子技術、互聯網、高科技的沖擊，人事檔案管理這塊傳統意義上的凈土，也難以獨善其身。檔案管理數字化平臺意味著縝密、高效、快捷，為確保人事檔案信息的安全與保密，就要從制度層面杜絕數據丟失或泄密的可能性，嚴格管理權限，認真維護數據庫。為此，應依托現有校園網絡平臺，構建網絡化平臺，建立人事管理信息化基礎數據庫，實現從手工檢索到計算機檢索的轉變，實現人事檔案管理的微機化、網絡化，實現統計數據資源共享。在數字化平臺發展進程中，由于對技術因素的過度強調，也出現了人文關懷失落的問題，因此，構建信息化管理高效平臺應掌握好技術因素和人文因素的平衡點，把握好保密性與開放性的尺度，相互借重，不可偏廢。