電子檔案管理模板(10篇)

導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇電子檔案管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

篇1

前言

隨著我國科學技術不斷進步發展，教育領域逐漸普及了信息技術。高職學校的檔案管理方式逐漸趨于多樣化。例如，利用Excel以及Word等相關的辦公軟件來對高職學校學生的檔案實行文字輸入以及數據處理。因此，高職學校需要構建多個含有各種功能作用的數據儲存庫，通過這個數據儲存庫來記錄存儲學校中教職工以及學生的檔案信息。由于電子檔案具有一定的收集數據能力、統計數據能力以及整理數據能力，在高職學校的檔案管理工作中，大部分學校都使用電子檔案管理來替代了傳統的紙質檔案管理，通過這樣的方式來簡化檔案管理工作，從而提高學校檔案管理的效率。為了達到新時代背景下對教育事業的標準要求，各個高職學校應當根據自身的實際情況來對電子檔案管理的有效方法進行深入探索，促進高職學校的良好發展。

一、電子檔案的優點

（一）將工作效率提升在使用傳統的紙質檔案管理的時候，如果要修訂一些檔案信息，必須要先在數量龐大、信息繁雜的檔案信息內容中逐一尋找所要修改的學生檔案，修改完成之后再放回原本的位置中。這樣的查找方式不僅過于繁瑣，而且極其復雜，同時，在反復翻找的過程中，紙質檔案材料極易受到損壞。然而電子檔案管理方式與之相比起來就簡單方便得多，只在搜索框中輸入所要尋找檔案學生的名字，就能馬上找到該學生的檔案文件，對檔案的信息的更改以及處理也極其快速、簡便，只要確保計算機的網絡環境足夠安全就能完成一系列的相關操作，最終使檔案管理人員的管理工作效率得到極大提升。

（二）符合當今時代的發展從現階段我國的社會經濟以及科學技術的發展情況為角度進行分析，可以發現，計算機網絡信息技術地飛速發展是社會進步發展的一個必然趨勢，計算機網絡信息技術也逐漸應用于高職學校的教育以及管理中。例如，常見的電化教學以及多媒體技術教學，教師的辦公室也逐漸實現了自動化、信息化。在這樣的形勢下，為了緊跟時展腳步，使高校的檔案管理符合當今時代的發展，高職學校應當積極在檔案管理工作中應用電子檔案，從而使高職學校的檔案管理工作能夠和學校中的現代化教學技術維持在同一水平上，通過這樣的方式來加快高職學校一體化教學及管理的形成速度。

（三）提高檔案管理的質量以及水平傳統的紙質檔案管理無法實現永久保存，但是這一目標隨著電子檔案管理的到來得以實現。在高校過去的檔案管理方式中，通常情況下的檔案管理方式均為紙質管理，使用紙質管理來歸類以及儲存學生的檔案，由于受到外部環境中的各種因素影響。例如，溫度、濕度等，無論是儲存環境濕度過高還是溫度過高，都會在一定程度上損壞紙質檔案，從而導致檔案管理人員不得不定期將檔案轉移到其他地方。然而，這樣的情況在電子檔案管理中卻得以避免，電子檔案管理通過計算機就能實現快速存檔，并且沒有外部環境因素的限制，檔案管理人員只要確保計算機網絡的安全性，就能將快速存放檔案以及管理檔案實現，并且能夠使學生的檔案信息完整性在檔案管理的過程中得到有效保障，從而將高職學校的檔案管理質量提高。除此之外，由于社會的快速發展，國家越來越注重職業教育領域的發展，從而將高職學校招收學生的人數擴大。因此，高職學校中的學生數量呈現一個逐年攀升的趨勢。學生的數量增加，在一定程度上增加了對學生信息進行記錄的檔案管理所需的紙張數量。在這樣的形勢下，檔案管理工作中的建立檔案的成本以及儲存檔案的成本均隨之大幅度提高。這也促使高職學校在檔案管理的工作中應用電子檔案。當電子檔案管理的方式逐漸在高職學校的檔案管理工作中展開以后，使紙質檔案管理工作中存在的管理難度以及儲存難度得到了有效降低，同時，使用電子檔案管理的方式來對高職學校學生的檔案信息進行管理還可以節能環保，縮小檔案管理所占的物理空間，并且在一定程度上節省了紙張資源，與我國當前提倡的綠色發展理念相符。最重要的一點，電子檔案管理的方式使紙質檔案管理中潛在的濕度影響以及溫度影響均被有效地消除，繼而使高職學校的檔案管理保存以及儲存的穩定性和安全性得到一定程度的保障。

二、高職學校檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理制度不夠健全在傳統的紙質檔案管理模式轉變為電子檔案管理模式的過程中，高職學校應當加快完善自身檔案管理制度的速度，及時對其進行科學、合理的調整，積極建立一個屬于本校的電子檔案管理系統，并且采取相應的措施來確保這套系統具有一定的完整性以及有效性，從而構建出高職學校的電子檔案管理制度。但是，觀察現階段中的高職學校檔案管理工作可以發現，在高職學校的檔案管理系統以及制度中依然存在很多不足，相關制度不夠健全。例如，檔案定位準確度不高，相關管理人員的權限以及責任分配明確性不足。在大部分高職學校中，其所具有的電子檔案管理制度均與電子檔案管理系統不匹配，假如在檔案管理的工作中發生檔案被篡改、被竊取以及檔案遺失等相關不利狀況時，由于檔案管理制度不夠健全，導致相關工作人員無法對以上情況進行及時有效的處理，最終對高職學校造成較為嚴重的損失。在一定程度上降低了高職學校的檔案管理工作效率以及質量。

（二）電子檔案對計算機設備的依賴性比較強因為電子檔案是基于計算機網絡技術來實現對學生檔案的輸入以及編制的，因此在檢索相關檔案信息的時候，必須使用一些計算機硬件以及軟件使達到讀取目的，例如，在對一些程序類的檔案進行檢索時，必須使用到一些類似于Matlab以及CAD的軟件以及程序。因此，在對檔案進行建立、儲存以及備份的過程中極易被軟件系統的網絡環境以及運行狀況所影響，在這個過程中，一旦計算機的硬件或者軟件的系統出現故障，將會對檔案的建立、儲存、備份以及保存造成不利的影響。

三、電子檔案管理在高職學校檔案管理中的實踐策略

（一）重視電子檔案管理隨著社會的進步發展，電子檔案逐漸在各大高職學校的檔案管理工作中普及應用，相關的檔案管理人員也開始重視電子檔案。為了使電子檔案的應用得到落實，從而使高職學校的檔案管理工作的質量以及效率得到一定程度的提升，高職學校的領導以及相關管理人員需要發揮自身的帶頭作用，先在自身的理念中形成具有一定正確性的電子檔案管理理念，對電子檔案在高職學校的檔案管理工作中發揮的作用具有一定的認知以及了解。除此之外，高職學校的領導以及相關管理人員必須使電子檔案在自身的檔案管理工作中得到有效的落實以及應用，加大對高職學校檔案管理人員的培訓力度，使高職學校的檔案管理人員能夠對檔案管理工作的重點內容以及管理精神有正確的了解以及認知。同時，高職學校還應當加大對檔案管理工作人員的監督管控力度，提高對檔案管理工作的要求以及標準，通過這樣的方式來提升高職學校檔案管理人員對高職學校檔案管理工作的積極性以及規范性，繼而使在高職學校的檔案管理工作中應用電子檔案管理的順利開展得到有效保障。

（二）提高職工對電子檔案的認知作為信息知識以及人才高度匯集的地方，高職學校應當積極向所有教師職工宣傳電子檔案的相關知識以及好處，將教職工對電子檔案的理解以及認知進一步提升[1]，繼而愿意主動配合高職學校完成電子檔案的實踐工作。第一，高職學校的相關負責人應當將自身具備的帶頭作用發揮出來，積極了解電子檔案的相關理論知識以及技能知識，并且主動參加相關的培訓，繼而使其他教職工對電子檔案管理引起高度重視；第二，高職學校必須將電子檔案在學校內部的宣傳力度加大，讓學校的教職工能夠對電子檔案管理有一個正確的認識，繼而積極配合檔案管理人員的檔案管理工作，在一定程度上將學校的檔案管理工作質量以及效率提升。

（三）加強安全管理對檔案進行安全管理是電子檔案管理中尤為關鍵的一個環節，但是，由于互聯網具有開放性較強的特點，而電子檔案管理是基于互聯網的一項信息技術，從而也將面臨著黑客技術以及計算機網絡病毒的威脅。因此，高職學校必須高度重視學校電子檔案管理的相關安全管理工作，使檔案內容的可靠性以及安全性得到有效保障。在具體實施的時候，首先高職學校的檔案管理人員應當在建設電子檔案的過程中，對計算網絡的安全性進行檢查[2]，在確保計算機不存在病毒的情況下才能進行建檔。其次，高職學校一定要安裝正版的、具有極強防護功能的殺毒軟件，實時監測計算機的安全性，及時找出存在的安全隱患并且處理，及時更新計算機的硬件設施以及軟件程序。最后，高職學校應當積極安裝防火墻，避免發生黑客攻擊或者是病毒侵入的情況，確保電子檔案不會被盜取或者是丟失。此外，為了做好應對各種突況的準備，檔案管理人員應當定時對電子檔案進行備份。通過以上的方式來加強對檔案的安全管理，有效防止電子檔案出現問題。對自身的電子檔案設備開展定期的檢查以及維護工作，使設施中存在的隱患以及故障得到及時的發現以及解決。同時，必須要求高職學校檔案管理中負責電子檔案技術的工作人員對電子檔案管理系統中的隱患以及漏洞引起高度重視，積極學習相關技術，提高自身的技術水平，從而對電子檔案管理系統中存在的漏洞開展真正的修復工作，最終使電子檔案管理系統的風險得到一定程度的降低。除此之外，相關的電子檔案管理人員應當對電子檔案的相關管理軟件進行及時的維護、升級以及更新，使電子檔案的應用能夠更加符合高職學校的需求。高職學校應當積極對電子檔案管理的硬件設施進行及時的更新以及升級，將那些老化或者破損嚴重的設施淘汰，積極購入與現階段信息技術發展相符合的新型設施，使電子檔案管理的設施能夠達到電子檔案運行系統的標準，繼而實現電子檔案管理在高職學校檔案管理工作中的實施應用。

（四）健全檔案管理機制對于高職學校的發展而言，做好檔案管理工作是促進學校高效發展的一項至關重要的環節，為了能夠將電子檔案的管理工作做好，高職學校的檔案管理人員必須結合電子檔案的相關特點來健全電子檔案的相關管理機制，從而使電子檔案的管理質量以及管理效率得到進一步的提升[3]。第一，高職學校應當規定，每過一個特定時間就要對電子檔案進行歸檔，同時還要對電子檔案的質量進行嚴格的審查檢驗，一旦發現存在問題應當立即進行解決處理，使檔案能夠及時歸檔；第二，高職學校必須提升檔案管理人員對于電子檔案的理解以及認知，從而有效地制定規范的電子檔案管理機制以及相關的操作方法，使檔案整理、檔案鑒別以及檔案歸檔等工作更具專業性；第三，高職學校必須嚴格地監督電子檔案的編號分類工作，使人為失誤的概率得到有效控制，繼而有序開展高職學校的電子檔案管理工作。

篇2

電子檔案管理，就是通過計算機等手段來記錄文件內容并且保存管理。記錄過程簡單易操作，不會用到筆墨等辦公用品，并通過網絡進行永久保存。與傳統的檔案管理方式相比，電子檔案管理有如下特點：

1.1 在時間上

電子檔案管理和紙質檔案管理存在著一定的差異，體現在采用電子檔案管理的方式可以做到在記錄的同時歸檔，或者在一定的時間和范圍內，在滿足檔案管理部門要求的情況下，可以通過網絡把文件發送給管理的機構并進行歸檔，這一點，可以節省送檔案，打印檔案等不必要的時間，為人們的工作生活提供了很多便利。傳統的紙質檔案管理方式略顯麻煩，它需要提前設定計劃或者安排時間，以便相關部門把文件資料集中歸檔，并且需要特定部門進行回收和處理。這一過程既浪費時間，又浪費人力物力。

1.2 在方式上

二者的歸檔方式具有一些差異。電子檔案的管理，需要掌握一定的信息技術操作的能力，并且會操作相關的軟件。操作過程為：工作人員通過相關的管理軟件，在各個檔案上粘貼標簽，每一份檔案都有單獨的編號，以便歸檔。這樣的過程操作起來比較繁瑣。而紙質檔案管理比較簡單，開證明就可以辦理。

1.3 在存儲方面

電子存儲方式和紙質的管理方式也存在差異。電子檔案是在計算機或者網絡上存儲，但計算機或者網絡易出現故障，或者電子數據會出現紕漏，不利于檔案的保存。因此，現在的電子檔案管理有所改進，一般情況下要進行備份，還要對文件的具體格式進行轉換，操作完成后才進行統一的保存。而傳統的紙質檔案管理只需要保存好紙質的資料，使之不受損壞即可，但是對環境的要求會比較高，需要干燥安全的環境，因此更加困難。

1.4 在管理的方法方面

電子檔案管理的方式比較復雜，需要對待管理的檔案進行分類，并需要對資料進行編目，在接受文件的第一時間，工作人員需要給每一份檔案一個唯一的編號，同時還有給出相應的類別號、檔案號、文件號，以便在使用時能夠方便查找。這樣，在查找使用時，就可以通過專業的檢索工具進行電腦檢索。

1.5 在查詢使用方面

電子檔案管理和傳統的檔案管理也存在一定的差異。電子檔案管理可以在計算機上操作，無需固定地點和時間，但需要注冊用戶的個人信息，在使用時通過個人帳號和密碼才能夠登陸查詢或使用所需檔案文件。而傳統的檔案管理則需要向相關部門進行申請，并且有工作人員幫忙查找才能使用檔案，這個過程效率比較低，浪費時間。

2 電子檔案管理的優點和缺點

2.1 電子檔案管理的優點

用計算機或網絡進行電子檔案管理這種方式，最大的優點就是可以大大提高工作效率，無論是在保存方式上，還是在查詢使用方面，都節省了寶貴的時間，尤其是在傳輸方面，電子檔案管理通過網絡進行傳輸，省去了打印，發送等步驟，節省了時間，同時省去了不必要的花費，現如今隨著專業管理軟件的開發和不斷完善，使電子檔案的管理變得更加方便和規范。

采取計算機信息技術這種形式進行檔案管理，不僅提高效率，也對環境保護作出了一些貢獻。首先就是采用網絡的形式進行檔案管理，節省了紙張，這一點不僅節省了資金，同時也減少了對樹木的砍伐，保護了樹木和環境，其次是這種方式可以減少筆墨和辦公用品的使用，再一次節省開支，避免了不必要的浪費。

2.2 電子檔案管理的缺點

使用這種方式進行檔案管理，除了以上我們例舉的幾個優點之外，還存在著一些不足，主要有以下幾點：

1.立法不夠完善，雖然我國法律部門已經制定了一些關于檔案管理方面的法律章程，但不健全的法律實施環境也給電子檔案管理帶來了許多挑戰，受法律保護范圍不夠明確，法律實施困難，破壞性大等問題仍然存在，這需要我們在此領域進行進一步的研究和完善。

2.計算機等電子信息技術的不安全性也給電子檔案管理帶來了不安全性，這體現在計算機易出現漏洞或中毒的情況，一旦計算機發生硬盤損壞現象則不利于檔案的保存。因此，這需要我們在技術上進一步的完善，我們需要加強電子備份，運用云技術等新興技術手段進行保存，并且還要通過加設密碼，定期清理消毒，安裝殺毒軟件等方式進行維護。

3.用于管理電子檔案的存儲設備容易發生過期、老化或亟待更新等問題，長時間保存或許會出現無法讀取等嚴重后果。這就需要相關的工作人員定期維修更新，并且備份保存。

4.對于工作人員的技能要求較高，因為電子檔案管理需要工作人員具有熟練的操作技能，這就需要工作人員有專業的技術儲備以及長期的工作經驗。因此需要長期鍛煉或進行技術培訓。

3 可采取的措施

（1）根據電子檔案的存儲特點和方式，進行科學的計劃安排，確定傳輸時間，并在年內進行信息匯總處理，及時增加新的信息。

（2）由于電子檔案的信息處理都是通過計算機等設備完成的，所以應招募合格的信息操作人員，并及時進行培訓。

（3）保管時應注意環境條件，電子檔案的保存需要適度的環境，保存檔案的設備需要防塵，防磁，防劃。工作人員也應對存儲設備維修更新技術有一定的了解，以便能夠及時處理設備的突發狀況，保證檔案的安全。

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正如同志所說：“檔案是人類活動的真實記錄，是黨和國家事業發展不可缺少的方面，是人們認識和把握客觀規律的重要依據，電子商務檔案管理智能化事業是一項典型的功在當代利在千秋的可持續性發展的事業”。目前電子商務檔案管理朝著智能化發展的過程中存在著或多或少的問題，這會直接導致企業的發展受到阻礙。由此可見可見，在新形勢下加強電子商務檔案管理工作十分重要，隨著我國科學技術水平的不斷提高，電子商務檔案管理工作也需要逐步的完善，因此加強電子商務檔案智能化管理工作是我們當前所面臨的一項緊迫任務。

2目前電子商務檔案智能化管理的特征

首先，與傳統的檔案管理相比較，電子商務檔案管理具有自身的特征，其不是可以直觀看見的，都是以光盤、U盤、硬盤等方法進行存儲的，因此其網絡性、虛擬性程度較高，電子商務的活動中信息存儲和檔案管理相同，都是虛擬的，例如：支付寶、網銀、淘寶等廣泛應用，都不需要開出具體的紙質的票據。換言之，電子商務中檔案文本的管理都具有智能化、虛擬化的特征。其次，由于電子商務檔案管理并不能夠通過肉眼來定位，也不需要管理人員對檔案進行管理和抄寫，都是通過人工計算機智能模式來完成的，因此其存儲形式、信息數字化程度都不同，這就導致了電子商務檔案管理具有繁瑣性、復雜性。最后，電子商務檔案管理具有集體性、系統性。電子商務檔案管理的數據信息不僅集中于一種文字或者數字上，而是能夠實現全方位的信息儲存，例如音頻、音效、圖表、視頻、錄音等。

3提高電子商務檔案管理智能化水平的有效策略

一方面，電子商務檔案管理工作應該嚴格按照國家下發的相關文件進行合理有效的歸檔，電子商務行業必須重視檔案管理工作的重要性，尤其是要把電子商務檔案管理工作作為行業發展重中之重，這樣不但能提高電子商務檔案管理工作水平，同時還能確保其朝著智能化趨勢發展。因此在企業進行電子商務的過程中，電子商務行業要為企業與客戶建立一種新型的溝通模式，讓企業通過智能化管理方法，提高檔案管理的質量和水平。從而提高企業的競爭力，實現經濟效益和社會效益的最大化。另一方面，當前改革開放政策不斷深入，這就要求電子商務檔案管理也要與時代接軌，改變過去單一老化的檔案管理模式，做到與時俱進。在實踐的基礎上創新，在創新的基礎上實踐，朝著智能化趨勢發展。電子行業必須及時變革電子商務檔案管理方式，轉變管理模式建立完善科學有效的管理體系，促進電子商務檔案管理的建設。運用智能化存儲數據，滿足不同的客戶要求，將電子商務檔案所帶來的社會效益和潛在的經濟效益發揮到最大化，從根本上完善電子商務檔案管理制度。在新時期下電子商務檔案管理工作是電子商務行業重要組成部分，它對今后企業和行業發展具有十分深遠的影響。因此電子商務行業要加快進行電子商務檔案管理工作的改革、重視提高電子商務檔案管理工作的水平和效率、提升工作人員的計算機水平和整體服務素質，使電子商務檔案管理工作，真正發揮積極作用。

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隨著電子信息時代的高速發展，醫療技術及醫療相關信息技術也日新月異，醫院檔案的管理范圍也從以往的傳統的文書文檔發展為多層次，多形式的檔案模式，電子文檔管理是醫院檔案管理中的新內容及新要求，如何提高醫院的電子文檔檔案管理質量，是醫院檔案管理中亟待解決的問題。通過對電子文件管理存在問題及對策進行探討，推進電子檔案的管理。

1、醫院電子檔案管理中存在的問題

1.1檔案管理職責不明確，管理線條多

醫院檔案管理一般由設在行政辦公室的綜合檔案室負責，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等，由于醫院歷史的原因及醫院行業管理的要求，醫院的醫療病歷檔案由專門的病案室管理，而臨床的一些X線檔案、病理切片檔案、檢驗檢查檔案、各種影像檢查圖文檔案及一些日常網絡辦公產生的電子資料檔案分屬于各個業務科室自己管理，電子病歷及一些醫療電子網絡信息則由信息科管理，在一個單位內形成了多部門管理的現狀，導致檔案管理職責不明確，管理線條多，管理不到位的現象。

1.2醫院電子檔案管理的意識和制度不健全

有些醫院雖然建立了檔案管理，但實際運行效果不夠理想，不少部門人員檔案意識較淡薄，一些人員經常把檔案材料隨意存在自己的辦公室，不能及時歸檔，導致檔案材料丟失或欠缺。平時單位組織的學習多與專業技術有關，很少組織檔案管理方面的學習，檔案管理的宣傳力度及認識均不夠。同時，由于對醫院電子檔案管理的標準及范疇還不夠明確，導致醫院電子檔案管理的制度建設相對落后，跟不上檔案管理的需求。

1.3電子檔案管理不規范，缺失、損壞現象較普遍

由于醫院的電子檔案多頭管理的原因。目前很多電子檔案材料多由科室自行保管，缺乏統一和規范的管理，同時由于電子檔案需要依賴計算機貯存，科室在日常計算機管理時對網絡安全、病毒防范、權限管理、資料存貯和保管等方面均存在不到位現象，同時如何對電子檔案進行規范地收集、整理、鑒定、歸檔及檔案管理的具體要求等知識均十分匱乏，導致了電子檔案的缺失和損壞現象較普遍。

1.4檔案管理人員素質有待提高

由于醫療是一門專業性很強的專業，目前醫院的檔案管理人員在文化程度、醫療技術知識、醫療管理流程、電子信息技術、檔案專業知識等方面均有待提高，在醫療人才培養中，多重視醫療技術人員素質方面的提高，對檔案管理人員的素質提高的意識不夠，投入不足，導致許多檔案管理人員的思想觀念、管理水平跟不上時代的發展，直接影響了檔案管理水平的進一步提高。

1.5需要大量資金投入

醫院電子檔案的建設需要整體規劃,包括整個硬件平臺和網絡基礎設置,如需要投入的設備就有計算機、掃描儀、數碼相機、刻錄機、縮微設備、打印機、復印機等,還需要進行信息的安全防護,這些都需要很大的經費投入。另外,這些電子產品更新換代速度快,生命周短,其后續的維修、更換、升級等也在一定程度上制約了檔案信息化工作的開展。

2、提高醫院電子檔案管理的對策

2.1建立完善醫院的檔案管理網絡

醫院檔案信息量大、類別多，可采取相應的高科技手段，為數據庫無紙化創造契機。建立健全醫院檔案管理的醫院、檔案室、科室三級管理網絡是醫院檔案管理的重要保證，通過三級檔案管理網絡的建立，明確醫院電子檔案管理的職責、線條及要求，這種管理模式有利于統一領導、統一機構、統一制度、統一操作、統一保管，有利于組織監督各相關部門的檔案管理工作；有利于明確各部門的職責；有利于電子檔案保管的安全、完整和規范，同時有利于通過網絡實現多元化信息資源的共享及權限的統一規劃。

醫院的電子檔案管理可以實行檔案管理與其他信息管理分開的方式，這種方式主要由信息科和綜合檔案室兩部分組成，信息科負責醫院病案統計管理、圖書管理和計算機管理，綜合檔案室主要對各種門類、載體的檔案進行統一管理，并對本單位的檔案工作進行監督、指導和檢查。二個部門職責明確，互相配合，共同協作。

2.2制定相應的電子檔案管理制度

要做好醫療電子檔案的管理工作，制度建設的重要環節，醫院建立相應的電子檔案管理制度的內容應包括建立電子檔案收集和歸檔制度，電子檔案的利用、保管制度，制訂電子檔案的保管期限、歸檔范圍等規定，并將這些制度和規定納入醫院的崗位責任制和考核辦法中去，建立健全醫療電子檔案的動態管理制度，使醫院的電子檔案管理按規范化的流程進行管理。

2.3加強培訓，提高認識

檔案管理人員應當學習和了解醫療活動的規律、工作流程、信息技術應用、網絡安全、醫學管理等知識。特別是對于數字化醫療信息手段、數字化設備、數字化醫療管理、網絡管理安全等技術的應用，需要檔案管理人員需要及時更新自己的知識才能有效地參與到醫院電子檔案管理的工作中去。要提高科研人員對電子檔案的認識,要有科研人員在一絨的自覺收集保存才能使電子檔案完整。相關人員應當學習檔案管理的法律法規、規章制度及本單位的檔案管理規定，提高對檔案管理知識的認識及理解。

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1引言

在互聯網技術及數字化技術的影響下，我國企業逐漸朝著自動化、智能化和機械化的方向發展。電子檔案在企業內部管理中的應用對企業發展有著重要意義。隨著現代化企業的發展，電子檔案被廣泛應用到各個行業，企業的檔案信息化管理水平也得到了提升。但是，由于我國對電子檔案的管理還不完善，需要企業加大對電子檔案的研究力度，不斷完善電子檔案管理技術，保證電子檔案管理的高效性和安全性。

2電子檔案概述

電子檔案又可以稱為虛擬檔案，其主要是利用計算機磁盤等信息化技術設備進行儲存的，將電子圖像等文件進行集合并以案卷為單位的一類檔案。目前，在電子檔案儲存過程中，利用磁盤或光盤的儲存方式較為常見，在云計算時代的發展過程中，一些信息化技術水平較高的企業則采用云端網絡空間進行儲存。

2.1電子檔案的優勢

電子檔案的應用具有以下幾點優勢：第一，電子檔案的信息具有非人工識讀性，這樣的功能優勢能夠降低人工篩選檔案所耗費的時間，即節約了人力，同時又提高了檔案篩選、整理的工作效率，降低了檔案分類管理的成本投入。第二，電子檔案的信息儲存具有高密度性，隨著信息化技術和計算機網絡技術的不斷發展，云技術和數字化技術在企業中的應用越來越廣泛，計算機網絡有著較大的儲存空間，電子檔案對企業信息的儲存密度較高，能夠容納較多的信息，因此，電子檔案的信息儲存具有較高的密度性。第三，信息與載體之間是互相獨立的，具有可分離性，企業在利用云技術和數字化技術對檔案信息進行儲存的過程中，信息與云平臺之間是相互獨立的，電子檔案的儲存只是暫時性的借用云空間而已，企業隨時隨地都可以將電子檔案進行轉移，方便企業對檔案進行統籌管理。

2.2電子檔案管理工作的重要性

通過對電子檔案的優勢進行分析，可以清楚地發現，電子檔案在企業中具有較高的應用價值，可以實現資源利用的最大化，同時，也節約了企業在檔案管理中投入的人力和物力。此外，電子檔案與傳統紙質檔案相比，還有著其他應用優勢：首先，相對于紙質檔案保存來講，電子檔案省去了保存所占用的地理空間，不會出現檔案資料不全、模糊不清或丟失損壞等現象，給企業檔案管理工作的開展帶來了方便；其次，在信息化時展過程中，電子檔案管理的發展與應用，是企業與時俱進的標志，企業在查詢檔案時，利用電子檔案能夠節省人工查找的時間，且通過計算機備份技術，若電子檔案因設備故障而丟失，企業工作人員也可以通過備份進行找回，保證了檔案使用的安全性。

3企業電子檔案管理存在的問題

3.1電子檔案管理軟件通用性不足

我國企業在發展過程中，大都是采用傳統的紙質檔案管理方式對企業信息進行管理的。隨著信息化時代的發展，雖然一部分企業開始了檔案的信息化建設，但是對與電子檔案的應用管理還存在一些不足之處。如，由于對電子檔案的了解不全面，企業電子檔案管理軟件的通用性不足，使得電子檔案無法與企業內的其他型號電腦進行共享，無法實現檔案資源的共享，給信息化檔案管理工作地有序開展產生了不利影響[1]。

3.2檔案管理的保密性與安全性不高

當前，在大數據時代的影響下，人們上網信息的安全性受到威脅，雖然我國大部分行業的信息化安保水平較高，但是，電子檔案作為企業內部管理的一項工作，很多企業在工作中都不重視電子檔案的保密工作，認為電子檔案不會被泄露出去，就降低了對電子檔案的安保力度，使得一些不法分子進入到系統中，惡意篡改與仿造原始檔案資料，降低了檔案資料使用的安全性，導致信息數據失真。此外，企業的電子檔案信息本身就有結構復雜、儲存信息多樣的特點，若計算機或電子檔案被攻擊、篡改，則可能會發生商業糾紛，使得企業遭受巨大經濟損失[2]。

3.3缺乏專業的技術人才

在企業電子檔案建設過程中，人才是其電子檔案管理工作的基礎。但是，在當前社會環境下，越來越多的人加大了對計算機網絡、通信技術的研究力度，但是，對于電子檔案這些信息化系統的維護管理工作缺乏一定的興趣，使得企業電子檔案管理招不到優秀的技術人才，影響了電子檔案管理工作，降低了其管理水平。

4信息化時代下企業電子檔案管理的完善措施

4.1進行動態管理

企業每天都在發展，也在不斷產生各種各樣的交易信息，為了保證電子檔案信息的準確性和及時性，企業需要對電子檔案進行實時動態管理，保證電子檔案管理的完整性。因此，企業需劃定綜合檔案室、具體業務部門員工的崗位責任，制定相應的管理制度，明確管理責任，保證電子檔案管理工作的有序開展。為了保證電子檔案信息的完整性，企業在電子檔案搜集及整理過程中，要對不同類別的檔案進行分類管理，并及時歸檔，保證檔案信息的更新速度。此外，對于歸檔信息還應做好電子掃描處理，依照行業特征、檔案類別做好分類整理，確保原始檔案信息始終與電子檔案信息全面一致[3]。

4.2劃分多級權限

為了保證企業電子檔案管理水平，提高電子檔案的安全性，企業在檔案管理過程中應做好安保工作，劃分多級權限，提高電子檔案信息的保密等級。如，檔案管理人員可以依據企業所屬行業的特征，檔案信息保密等級，設定必要的查閱權限；通過檔案信息管理軟件系統按憑證調整修改以及查詢應用權限。同時，企業在電子檔案查詢過程中，應嚴格界定瀏覽器應用權限，依照檔案信息保密程度確立可否進行查詢、資料下載以及打印，從而保證電子檔案信息的安全，此外，企業還需要對電子檔案管理系統進行高級別的加密處理，嚴禁外部人員瀏覽，進而保證企業檔案信息的安全、完整、高度機密以及方便瀏覽應用[4,5]。

4.3提高管理人員技術水平

在企業電子檔案管理過程中，因人才技術水平低，管理意識薄弱，導致企業電子檔案管理水平低的現象時有發生。因此，為了保證企業電子檔案的管理水平，企業需要加強對電子檔案管理人員的培訓力度，不斷提高其管理技術水平，滿足檔案信息化發展的需求。此外，企業人資部門還需要不斷引進先進的技術人才，給電子檔案管理部門注入新鮮血液，提升企業電子檔案管理隊伍的整體素質和技術水平。

5結語

總而言之，電子檔案在企業中的應用，能夠有效降低企業的檔案成本投入，提高檔案管理的效率和水平，促進企業的現代化發展。因此，在信息化社會發展過程中，企業需緊跟時代腳步，不斷引進先進的技術人才，提高電子檔案管理隊伍水平，劃分多級權限，做好檔案的安保工作，并進行實時動態管理，保證電子檔案管理的可靠性。

【參考文獻】

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在信息技術不斷發展的背景下，對各個企業和事業單位的會計檔案管理工作提出了更高的要求，會計電算化逐漸代替了會計手工操作，這樣大大減少了財務人員的工作量，并且會計檔案管理的工作效率得到了提升。傳統的會計管理體系不能適應社會發展的要求。為此，各個企業和事業單位需要對傳統的會計管理體系進行不斷的改革和創新，此項工作成為現階段企業和事業單位重要任務之一。

一、電子會計檔案的定義

會計檔案在我國檔案中占據著重要的位置，同時也是各個企業和事業單位重要的檔案資料。電子會計檔案主要指使用磁性介質的形式進行存儲的會計核算的專業材料，電子會計檔案對經濟業務進行及時的記錄，是反映經濟業務的重要資料依據。電子會計檔案主要有電子憑證、電子賬簿、電子報表、電子文件、會計操作說明和軟件以及一些電子會計核算資料。電子化會計檔案具有以磁性介質進行存儲、依賴計算機硬件環境、對安全保密管理工作要求比較高、信息處理方便快捷以及兼容性的特點。

二、電子會計檔案管理現狀分析

第一，沒有健全的電子會計檔案管理制度。因為電子會計檔案對我國企業和事業單位檔案管理人員而言是一個比較新鮮的事物，檔案管理人員對其沒有足夠的認識和了解，仍然使用傳統的管理制度對電子會計檔案進行管理，這樣的情況使電子會計檔案管理不能發揮其真正的意義和價值，在管理效率和管理水平上沒有任何的突破，有的甚至降低了管理的效率。為此，建立健全的電子會計檔案管理制度是企業和事業單位重要的任務。

第二，電子會計檔案資料缺乏完整性和正確性。現階段，我國多數企業和事業單位已經完成了檔案信息化建設，并且在建設完成后將財務會計軟件系統進行了升級操作。但是，檔案管理人員不能將以往的會計材料和文檔進行總結和整理，一些會計資料和文檔不能盡快的進行歸檔，從而導致電子會計檔案資料缺乏完整性和正確性。

第三，電子會計檔案管理人員的專業技術和素質有待提高。目前會計電算化在企業的事業單位使用的時間尚短，一些企業和事業單位的領導對會計電算化沒有足夠的認識和重視，在安排電子會計檔案管理人員時只是進行簡單的篩選，這樣的情況導致電子檔案管理人員的專業技術和素質存在一定的問題，甚至有的管理人員對會計電算化的工作流程和使用的技術等沒有深入的了解，這樣使電子會計檔案管理工作不能順利的進行，工作效率非常低，與此同時，企業和事業單位不能定期的對管理人員進行培訓，管理人員只能一直沿用傳統的管理方法進行管理，不能滿足社會發展對電子會計檔案管理的要求。

第四，電子會計檔案的材料和文檔存在一定的安全隱患。電子會計檔案的材料和文檔多數被記錄在磁盤和光盤等介質中，如果管理人員對磁盤和光盤沒有進行合理的保管，磁盤和光盤非常容易出現損壞的現象，從而導致電子會計檔案的資料和文檔全部或者部分丟失，對企業和事業單位帶來了一定的負面作用。除此之外，如果電子檔案管理人員對會計檔案沒有采取任何安全措施或者沒有及時的進行備份，存儲在電腦上的會計檔案的材料和文檔容易被一些黑客盜取，這種情況使企業和事業單位蒙受了一定的經濟損失。

三、提高電子會計檔案管理的措施

第一，建立完整的電子會計檔案管理制度。其一，建立完整的電子會計檔案歸檔立卷制度，根據我國相關規定的要求對企業和事業單位的相關賬簿、會計報表、記賬憑證、現金記賬和銀行存款記賬等書面材料進行打印并且進行立卷歸檔。其二，對電子會計檔案保存管理機制進行完善，建立科學的電子會計檔案保存管理機制，選擇質量較好的磁盤介質對電子會計檔案進行備份，同時需要保證備用磁盤和存儲盤獨立保存，對電子會計檔案的存儲介質采取一些防塵、防潮、防盜和防腐蝕的措施，對電子會計檔案材料進行分類和編號；其三，對現有的電子會計檔案借用制度進行完善，工作人員如果需要查閱電子會計檔案時需要經過財務部門領導的批準，辦理相應的借用手續。

第二，對電子會計檔案的特征進行明確。如果想要最大程度的做好電子檔案管理工作，管理人員需要對電子會計檔案的特征有足夠的認識，電子會計檔案具有易變性的特征，具體體現在如下方面：其一，電腦系統中的會計檔案信息具有一定的獨立性，工作人員可以隨時對其進行刪除或者增加操作，并且在更改后沒有任何的痕跡，這種情況使電子會計檔案容易出現自動更新和修改的危險；其二，電子會計檔案的載體具有不穩定性，因為其具有不穩定性的特點導致會計檔案信息可能會發生一些改變；其三，當一些新技術應用到電子會計檔案管理中時，信息會出現丟失和變化的可能。以上原因增加了電子會計檔案管理工作的難度，為了最大程度減少上述情況的出現，管理人員需要對電子會計檔案管理的特征進行明確，并且對各個特征可能出現的問題進行分析，采取相應的措施對其進行防范，從而讓電子檔案管理工作可以順利的進行，并且取得較好的效果。

第三，對電子會計檔案的內容進行明確。對電子會計檔案的內容進行明確是保證電子會計檔案管理工作順利進行的重要前提。隨著會計電算化的應用出現了一套新式的會計資料檔案，新式的會計資料檔案主要有：存儲在電腦硬盤中的會計數據、磁性介質和光盤中存儲的會計數據以及電腦打印的書面會計數據，會計數據主要有記賬憑證、會計賬簿、會計報表等等，與此同時需要將通用會計軟件、定點開發會計軟件、通用和定點開發軟件相結合會計軟件的整套開發文檔資料和會計軟件程序等作為會計檔案進行保管和管理，從而使電子會計檔案具有一定的完整性和準確性，除此之外，我國相關法律規定電子會計檔案資料的來源必須真實可靠，為了保證其真實性和可靠性，管理人員需要對電子會計檔案的來源進行嚴格的把關，并且對電子會計檔案材料的形成、管理和使用過程進行全面的記錄，確保電子會計檔案完整、準確。

第四，配備專業管理人員，增強電子會計檔案風險意識。電子會計檔案具有一定的動態性和可操作性，電子會計檔案材料在歸檔完成和后期管理時，會出現意外刪除和感染病毒等風險，所以必須要引進和培養專業的管理人才。會計電算化產生后傳統的會計核算被計算機取代，電子會計檔案的材料會存儲在計算機的磁盤中，如果發生火災和竊取的情況，電子會計檔案的材料非常容易丟失，為了減少上述現象發生，我國企業和事業單位需要強化電子會計檔案風險管理意識，對可能出現的風險進行防范。主要包括如下內容：其一，對電子會計檔案的數據采取一定的保護措施。電子會計檔案管理人員應該對數據材料進行及時的備份，在進行備份時需要對光盤的質量進行檢查，保證其質量不會出現任何問題，根據所有的電子會計檔案歸檔的時間對其進行編號，在每年的年末對本年的電子會計檔案的數據進行整理和分類，并且需要明確標明數據的內容和時間；其二，做好電子會計檔案的保存工作，電子檔案室需要滿足防塵、防磁、防水、防潮和防震的要求，在條件允許的情況下，企業和事業單位可以在電子會計檔案室內安裝監控設備和防盜設備，如果出現任何異常時在第一時間發出提示。

四、結束語

上述文章對電子會計檔案管理工作的現狀進行了說明，并且對提高電子會計檔案管理提出了一些措施，希望對我國企業和事業單位的電子會計檔案管理工作提供一定的建議。

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（二）強化電子檔案管理，能夠有效的提高檔案服務的質量檔案的電子化，其目的就是為人們提供簡單快捷的檔案管理服務。電子檔案的特點就是信息化程度高，所有的原始檔案都通過數字化的信息形式儲存在計算機中，并且經過互聯網的傳播，方便世界各地網絡在線的用戶查閱和篩選自己需要的信息。所以，強化對電子檔案的管理，不斷的利用新技術，完善電子檔案的管理模式和途徑。隨著時代的發展，許多的檔案使用者對電子檔案的要求越來越高，他們不但要求電子檔案提供原始的文字檔案，甚至有的還需要查看原始檔案的圖像以及相關的視頻資料等，由于傳統檔案的種種限制，導致是在電子檔案迅速發展的今天，已經遠遠的不能滿足人類的需求。電子檔案因為其自身的特殊性，能夠為人們提供更全面的信息服務，隨著檔案需求的多樣性與社會科學的不斷發展，檔案管理工作的服務對象以及檔案的管理方法都在不斷的變化中。但是電子檔案因為其動態、全面的服務特點，在很大程度上能夠滿足人們逐漸多樣化的需求。

二、加強電子檔案管理的方法

（一）利用風險管理方法，提升電子檔案管理的水平

電子檔案管理由于利用的計算計算機網絡平臺，致使其在存儲的過程中具有很大的危險，所以采用風險管理的方法，對電子檔案的存儲中可能遇到的危險進行分別、估計、防護并且采取相應的措施進行應對，通過這些手段的應用，將電子檔案的管理風險降低到用戶可接受的范圍內，進一步的達到電子檔案管理的安全系數。

（二）規范電子檔案管理的操作流程

傳統的檔案管理在歸檔前與歸檔后的管理部門的分工是不同的，這就在一定程度上對文檔保存的連續性造成了破壞。電子檔案是建立在計算機網絡上的虛擬信息，通過網絡這一特殊途徑，將文檔通過一定的管理流暢，順暢的將電子文檔進行歸檔和存儲，文件的生成和保存是在一個完整的環節中實現的。電子檔案的生成到永久性的保存以及銷毀是一個不可分割的過程，因此對電子檔案生成的流程應該按照不同的管理要求和流程，建立專門的管理部門進行控制，將電子檔案的操作流程系統而安全的管理起來。

（三）強化工作人員的管理，建立完善的管理體制

電子檔案作為一種新興的事物，其發展是比較晚的，因此一套完整的管理體制對電子檔案的管理工作是相當重要的。在建立完善的管理機制的基礎上，還應該通過績效考核歸納到電子檔案的管理內容中，以此來激勵管理人員的工作積極性。同時還應該投入一定的資金，在硬件設備上提供一定的支持，保證管理機制高速、有效的運行。

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與傳統檔案相比，電子檔案具有如下特點：

1.依賴性和不可識別性

電子檔案要依賴于計算機軟、硬件和數據庫與網絡系統，和傳統的檔案在載體質量上是根本不同的。紙質檔案都是采用人工可識讀的記錄符號，人可以直接讀出；而使用磁介質和光介質的電子檔案采用的是數字代碼，只有借助計算機解碼，才能轉換成人可識讀記錄。

2.信息存儲的高密度性

無論是磁盤、磁帶還是光盤，其存儲量大大高于過去的各種信息介質，特別是光盤，有“海量存儲”之稱，這種信息存儲的高密度性可減少檔案的存儲空間，便于存放。

（3）載體的多樣性

傳統的檔案，記錄信息的載體是紙，變化的是紙張規格的大小，但電子檔案載體有磁盤、磁帶、光盤等，呈現多樣性。

4.信息共享性

傳統檔案由于受原件的約束，在同一時間只能有一個用戶利用一卷檔案，且要身到現場；但電子檔案可以人在異地，在同一時間，多人不受空間的限制，同時共享同一信息，在實現了局域網和上了因特網后，人們在辦公室、家中就可以利用檔案信息了。

5.信息與載體之間的可分離性

電子檔案的信息不具有固定的物理位置，可以以非實體進行加工和管理，這種可分離性造成了電子檔案信息易于更改，不留痕跡，易于復制、傳輸、便于異地調閱或形成文件。

從電子檔案的特性可以看出，電子檔案的利用雖然快捷方便，并且可以登上“信息高速公路”，實現異地遠程調閱，給人類、經濟、科技、文化教育等方面帶來巨大的好處，然而它也帶來了一些新問題，如：（1）數據的易消失性；（2）信息的不安全性；（3）信息的易改動性；（4）信息的易出錯性；由于這些特性，給原有的檔案工作的基本理論和原則提出了新的挑戰，決定了電子檔案在收集、鑒定、編目、檢索等方面與傳統的紙質檔案有本質的不同。

二、做好電子檔案管理的措施

1.要完善體制，建立統一的電子文件管理標準

首先，應實行文件管理與檔案管理統一領導和規劃，使二者同步發展；其次，要將文件管理的前期指導與控制納入檔案部門的工作職責，確保從文件的形成歸檔到查閱利用等各環節都在檔案部門的統一監督指導下進行；再次，要制定科學、合理、統一的電子文件歸檔管理標準；最后，檔案部門在接收電子文件時，要對歸檔電子文件信息內容的原始性、真實性進行鑒定。

2.要嚴格控制電子檔案的可轉換性以保證電子檔案的安全

由于電子文件可以根據需要在不同的載體上同時存在，也可以互相轉換，包括文件的字體、簽名、印章等，通過計算機基本的復制、粘貼功能就能達到完全一致，這使得電子文件只能保證真實性而無法確定原始性。盡管如此，但我們可以利用計算機的更高功能對電子文件和電子資料加以保護。如將文檔設為只讀模式，或對部分電子文件加密，從而做到對電子文件進行特定的保護。由于計算機系統中信息的相對獨立性以及計算機環境本身的特點，使得對系統中信息的增刪、更改變得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改動的痕跡。在此情況下，如果未做備份，數據一旦被修改，原來的文檔就蕩然無存、毫無痕跡。因此，檔案室必須要將形成的第一手電子文件和電子資料及時備份存檔，確保今后的利用準確。

3.做好電子檔案使用中的控制與管理

首先要進行使用權限的審核。應根據各種人員設置利用級別，進行利用權限的認定，并依此向利用系統注冊登錄。其次，要做好拷貝的提供與回收管理。應依據使用者的需求，對其利用權限進行確認后，再進行拷貝制作，并應盡量避免把載體上存儲的信息全部拷貝，應采取技術手段防止所提供拷貝的資料再復制。第三，要加強電子檔案使用中的安全措施。對電子檔案的信息內容，應根據密級層次進行有效管理。系統要對利用的全過程進行有效的跟蹤監控，并自動生成相關記錄，以作為日后查證的依據。

4.對一些重要的電子文件，要有相應的紙質文件

由于電子文件檔案的虛擬性和依賴性，假如發生意外或特殊情況（如戰爭、長時間停電、病毒感染等），致使電子文件賴以存在的計算機系統無法正常工作，那時我們對存在光盤等載體上的電子檔案將是束手無策。因此在文件檔案管理中有適當的紙質文件備份也是非常必要的。

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大數據是繼云計算、物聯網之后又一次顛覆性技術革命，在短短的時間內廣泛地影響甚至顛覆著各行各業。麥肯錫全球研究所將大數據定義為一種大規模的數據集合，具有海量的數據規模、快速的數據流轉、多樣的數據類型和價值密度低四大特征。由于大數據有極高的使用價值，使人們開始意識到大數據的重要性，有意愿主動地去學習、運用這一新技術和理念，并將其運用到各類管理中。大數據時代已經來臨，改變了人們傳統的生活工作模式，給各個行業、產業都帶來了巨大挑戰，同樣也給檔案事業的現代化發展帶來勃勃生機。本質上，檔案是對文字、圖片、影像等原始性符號的記錄方式。檔案數據信息資源在不停地增長中，因此，檔案足以稱之為大數據。在進入大數據時代之后，數字的存儲方式也在不斷發展及完善，減少了數據信息資源保管的成本。近幾年的檔案資源較多以數字化的方式存儲，更方便于保管與維護。因此，本文基于大數據時代背景下，對檔案管理工作進行分析，順應了時代的發展要求。

一、大數據時代對檔案管理的要求

（一）保證企業檔案存放與保存的完備性。大數據背景下的檔案管理與傳統檔案的管理的要求大有不同。從存放上來看，傳統的檔案大多是紙質的、膠片的，種類單一，保管起來比較容易，而大數據往往帶來多樣化的信息載體形式，豐富了檔案的類型，包括音像、光盤、電子軟硬盤到數碼縮微檔案等。這些電子類檔案除了對基本保存的條件和場所有了更高的要求外，音像檔案要遠離磁場，光盤要防磨損，硬盤要防震，電腦要保持電源穩定，同時還要引入專用的設備來保護類型各異檔案的安全。從收集上看，大數據背景下的檔案材料種類較為復雜，各檔案資源的價值也參差不齊，給收集工作帶來了較大的困難。大數據時代的電子文件、數字檔案都面臨著因載體、格式、計算機技術的滯后以及保存標準規范不完善等帶來的潛在威脅。而大數據材料更新速度快，內容和技術復雜這些特點為檔案管理人員在收集、歸檔上提出更高的要求，大大增加了檔案館館員的工作強度和工作難度。

（二）保證企業檔案的信息內容安全性。檔案信息內容安全是指防止檔案數據信息資源被非法的泄漏、篡改甚至破壞，給檔案管理的工作帶來了較大的挑戰。在大數據背景下，往往產生很多數字化的檔案，數據越多，共享程度越高，就越難以保障信息的安全。企業檔案大部分保存在計算機中，計算機網絡系統中可能出現的計算機病毒、黑客攻擊、誤操作、信息失真等因素都會造成檔案信息丟失，這些信息安全隱患可能使企業檔案信息化為烏有，從而帶來難以估量的損失。根據有關安全管理的專家所稱，近百分之十的局域網遭遇到非法訪問的情況，目前的防火墻技術十分有限，難以阻擋黑客的入侵。假若某一局域網只是在邏輯上對檔案進行歸檔，并未充分考慮到物理歸檔的重要性，假若這一網絡遭遇到破壞時，將對檔案管理的工作遭遇巨大的威脅。因此，在大數據時代背景下，保障對檔案保管的完備性、安全性、保密性是未來檔案管理的重中之重。

（三）數字化檔案管理的技術水準。在大數據檔案管理中，技術作為檔案管理的基石，使檔案管理工作的重心發生了轉移。在傳統的檔案管理工作推進時，由于存在著技術上的限制，使檔案管理工作偏重于檔案的保管，未能充分利用各類資源的檔案。隨著大數據時代的到來，可通過利用云計算技術對檔案數據信息資源進行加工，對其進行再次開發利用，加大對檔案數據信息資源的利用。以各類數據庫為代表的大數據云服務器，能夠為檔案管理帶來較為強勁的索引及導航服務，加大了關系數據庫的運用，促進檔案管理將重心放在索引的優化、非結構化檔案數據信息資源的開放等方面。

二、大數據環境下檔案管理所面臨的挑戰

（一）大數據時代檔案管理的思維轉變過慢。與傳統的檔案管理相比，大數據時代對檔案數據信息資源的完備性、安全性、保密性提出了更高的要求，這需要檔案管理工作人員提升這種思維意識。檔案管理存在的重心應當及時從保管到利用轉移，即利用大數據技術對原始檔案數據信息資源及時進行開發、再次利用，注重檔案數據信息資源潛在價值的開發與利用。因此，對于檔案管理人員來說，應當及時改變思維模式，努力挖掘檔案數據信息資源所蘊藏的重要價值，從原先的粗放式信息保管向精確管理進行轉變。

（二）數字化檔案歸檔和存檔存在著問題。隨著大數據時代的到來，數字化檔案數據信息資源的技術提出了更高的要求，存檔歸檔問題也更加復雜。伴隨著多媒體設備的運用，檔案資源不僅以文字、圖片等形式存在，還包括了語音等其他非標準化信息的方式存在。數字化的檔案資源如果離開了一定的特殊環境就失去了可讀性，增加了檔案數據信息資源的歸檔和存檔的難度。

（三）檔案數字化管理未有統一的執行標準。由于各檔案館以及企業檔案管理部門的數據庫及管理軟件參差不一，無法進行有效的信息共享，形成了一個個的信息孤島。對于大數據時代的到來，無法進行檔案數據信息資源的共享就無法發揮出檔案數據信息資源的最大效用。目前，不少檔案系統應用軟件未能有地的按照國際標準進行執行，檔案管理功能較為單一，標準化水平較低、數據信息資源不盡完善。若這種情況繼續持續下去，必將會對檔案數據信息資源的共享帶來更多的不確定性。

三、大數據環境下的企業檔案管理模式

（一）建設大數據資源信息平臺，實現檔案數據信息資源的共建共享。在大數據時代，檔案管理的信息化需要各檔案管理部門實現檔案數據信息資源聯網，實現資源的互通互用。為使其發揮最大效用，應當構建以省為單位的檔案數據信息資源的檢索服務。通過這種數據庫的檢索，涵蓋了省內各檔案管理部門的檔案數據信息資源，向各級機構提供服務，最大程度上提升檢索的效率。此外，此檢索中心的建成，也會有利于避免檔案數據信息資源的重復構建，節省了大量的人力、財力及物力。各檔案管理部門通過這種檢索中心能夠借閱、審批及利用檔案資源，這些部門只需要按照標準化要求對檔案數據信息資源進行歸檔即可。

（二）提高檔案管理人員綜合素質。隨著大數據的進一步應用，傳統的檔案管理模式已不再能夠適應社會時代的發展要求，亟待與時俱進，不斷提高檔案管理人員的綜合素質。檔案管理人員的提升可從以下兩個方面著手進行改進：第一個，檔案管理人員應當保持著與時俱進的時代意識，不斷更新自己的知識及技術水平，適應大數據時代的發展要求；其次，檔案管理人員應當熟悉大數據技術，能夠充分利用先進的技術手段實現檔案數據信息資源的開發及利用，擴大檔案數據信息資源的利用范圍。

（三）健全及完善大數據時代背景下檔案數據信息資源的安全性。大數據時代的檔案管理，應當充分發揮平臺優勢，構建有利于檔案管理人員及檔案數據信息資源提交人員的操作軟件平臺。可從以下三個方面進行著手：第一，需要不斷改進及完善檔案管理單位的信息化水平，使其能夠擁有大數據平臺；第二，應當充分發揮大數據平臺的優勢，將檔案管理的相關業務與其進行深入整合，不斷改進檔案管理工作的流程；第三，在不斷提升大數據時代背景下，檔案數據信息資源的安全性，嚴控檔案管理部門的內部制度，保障檔案管理部門的安全性。

四、小結

大數據時代的來臨，勢必會對檔案管理工作帶來巨大的挑戰。然而挑戰與機遇之間是并存關系，檔案管理人員應當不斷努力，抓住機遇，積極學數據的理論與技術知識。大數據時代的檔案管理將會不斷獲得新的突破，使其蘊含的巨大價值得以有效開發及利用。

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電子檔案不同于傳統的紙質檔案和實物檔案，它有自己的獨特特征：（1）電子檔案的不穩定性，其主要是存儲在磁介質上，主要有磁盤、光盤、磁帶等。這種介質容易受到震動、磁信號的影響，載體結構稍微變化，就有可能造成數據的丟失和破壞，這對電子檔案保存的環境有嚴格的要求。（2）電子檔案的非直讀性，電子檔案的閱讀需要借助一定的設備來進行，需要相關的軟硬件設備來進行閱讀，這就要求檔案館在保存電子檔案的同時還要保存其專門的閱讀設備。（3）電子檔案的易更改性，電子檔案的更改過程不容易被察覺，更改后不會留下任何痕跡，電子檔案在傳遞或更換其他載體時，容易被更改。電子檔案的增加、刪除、修改都非常方便，給檔案的真實性鑒定和保密性帶來一定的困難。（4）電子檔案對設備和技術的依賴性，檔案信息的加工、組織都需要借助一定的設備和軟件，還需要統一標準，標準不健全、不統一，容易出現在其他設備和環境下不能讀取、不兼容的情況，檔案資源不容易進行載體互換。

2 電子檔案管理的難點

2.1 檔案數據的不兼容性。數字檔案產生的途徑很多，有辦公檔案、數據檔案、照片、文本、視頻、聲音等各種形式的檔案資源，并且產生這些檔案的管理系統和應用程序也不一樣。這樣產生的各種各樣的非結構化數據在兼容性上就不好把握。不同類型的檔案需要不同的軟件才能打開，即使同一種文件在軟件升級后也有可能不兼容或者丟失數據。這種不兼容性給數字檔案的保存和使用帶來很大的困難。

2.2 檔案信息冗余。由于不是完整的數據庫文件，各種各樣的數字檔案資源容易出現重復，數字文件的易復制性決定了其文檔備份較多，并且因工作需要可能會不定期地修改，這樣就會造成備份的不統一，尤其是手工備份文檔，更容易造成數據的冗余，不利于數據的長期維護，容易造成數據不統一。

2.3 數字檔案信息之間的聯系弱。很多數字檔案是相對孤立的，缺少相對的聯系，導致系統沒有辦法識別兩份電子檔案的聯系和區別。在保證電子檔案安全的同時，強化檔案關聯共享。這種數字檔案的獨立性容易產生大量的數據孤島，如果文件的擴展名被修改或者丟失，該文件所關聯的程序則會失效，這種情況給電子檔案歸檔帶來不少的麻煩。

3 電子檔案管理技術研究

電子檔案的管理技術主要分為原生電子檔案歸檔技術和數字化檔案歸檔技術兩種。

3.1 原生電子檔案歸檔技術。原生電子檔案主要是指在生活和工作中，直接產生的電子文件，又具有一定的保存價值，形成原生電子檔案。原生電子檔案歸檔技術主要有：在線數據收割技術、網絡數字資源鏡像、白色檔案轉換技術、fedora檔案存貯系統等。

（1）在線數據收割技術：利用開源的原理，采用自動收割技術下載整個網絡空間，對其進行抽取和標引，并組織成檢索庫供用戶使用。奧地利國家圖書館和維也納科技大學聯合開發和使用該項技術，目前已經應用到奧地利數字圖書館和網絡學習空間。（2）網絡數字資源鏡像技術：這種技術主要運用主題和事件的方式對網絡資源進行選擇，并形成檔案資源的元數據，包括對多媒體和超文本的采集、標引、存貯并使用，最后運用人工編目的方式，為每份檔案創建一條目錄。美國國會圖書館開展的MINERVA項目采用的就是這種方式。（3）白色檔案轉換技術：這種技術主要為了盡量提高檔案的利用效率，并且又不破壞數字檔案的結構而采用的方法，即對原生的電子檔案逐步地仿真和轉化，由黑色檔案（原始檔案）經過保密加工和災難恢復等工作，轉換成灰色檔案，最后再經過訪問的限定和遷移變成白色檔案，供用戶使用，既保證了檔案的安全，也提高了檔案的利用效率。（4） fedora檔案存貯系統：這是一套基于linux操作系統的管理軟件。其允許數據的錄入、刪除和修改，通過這個系統可以實現原生數字檔案館藏資源建設，主要由弗吉尼亞大學、赫爾大學、斯坦福大學、耶魯大學和英國赫爾歷史中心共同參與完成，可以通過系統實現電子檔案的評價和初審，可以實現檔案的病毒檢測、自動生成檔案清單和信息包，并形成相關的檔案訪問權限。同時fedora還有數字對象存儲庫，并配有數字檔案的采集和標引系統，主要由英國惠康圖書館開發，包含對不同標準的元數據重新創建、整理和組織，并開發了元數據自動提取和實施方案。

3.2 數字化檔案歸檔技術。數字化檔案主要是指將紙質檔案數字化后形成的檔案，這種檔案的優點是使用的過程中不會對檔案本體造成損壞，并且方便多人同時使用。主要有頁面自動分析技術、檔案數字化技術、多媒體數字檔案技術、3D激光掃描技術。

（1）頁面自動分析技術，即在數字化的過程中，自動對檔案的信息資源進行采集和標引，該技術首先對圖像進行預處理，然后提取圖片的信息，包括圖片的線、背景線、特殊符號、標題和文本等，最后進行文字的識別和重建。希臘國家信息與電子通信研究中心正在研究使用這種技術。（2）檔案數字化技術，主要包括紙質檔案的初始轉換，數據的管理和訪問，采用文章逐條、逐頁的數據加載方式，自動創建頁面級，手動創建文章即元數據的方式，采用SGML DTD（標記通用語言――文件形態定義）來反映，英國的曼徹斯特大學學者正在開發這種模式的歸檔技術。（3）多媒體數字檔案技術，這種技術主要研究了音頻檔案信號轉換的波段分析和恢復、信號提取、副本保存等關鍵技術，采用半自動的方式從視頻和音頻中提取元數據以供檢索使用。通過檢索相似性和曲線對比來對數字資源進行識別，這樣減少了數字化抽取過程中的信息丟失，意大利的帕多瓦大學在對這項技術進行深入研究，歐洲的很多國家都是使用這種技術。（4）3D激光掃描技術，這樣技術對實物檔案數字化有很大的意義，主要是通過三維掃描和模擬，將其存儲和開放使用，目前研究這項技術的主要有斯坦福大學、加州大學和中國科技大學，已經取得了初步的成果。