檔案數字化論文模板(10篇)

導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案數字化論文，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

篇1

城建檔案數字化不只是將城建檔案信息從傳統載體轉化為數字化載體那么簡單。數字化后形成的城建檔案信息與傳統載體的城建檔案信息內容雖然相同,但畢竟載體形式完全不同,造成管理方式、保管模式和利用手段都不相同。數字化后的城建檔案信息在計算機環境下,通過數據庫管理系統和網絡通信技術等現代化數字信息管理手段進行管理,能夠給城建檔案信息資源帶來更高的管理效率和更大的利用價值。如果對城建檔案數字化建設認識不全面,對計算機信息管理相關功能缺乏清楚的認識;不能按照計算機信息管理系統建設的要求進行規劃,就會造成建設初期因缺乏規劃,無法充分發揮作用。事后還要進行再次建設,從而使投入資源嚴重浪費。

(二)基礎條件限制,對城建檔案數字化水平和質量產生根本的影響

城建檔案數字化工作是一項復雜的系統工程,需要一定的基礎條件作為保證,如人員、技術、設備和經費等。由于受到單位幵展城建檔案數字化工作基礎條件的限制,城建檔案數字化工作的水平必然會受到一定的影響。

(三)城建檔案數字化標準和規范有待細化

在城建檔案工作中,建立城建檔案行業的法律法規及標準規范一直是城建檔案管理的重要工作之一。有關檔案數字化的國家標準目前只有由國家檔案局于2005年4月的《紙質檔案數字化技術規范》和2009年11日的《縮微膠片檔案數字化技術規范》是直接針對檔案數字化工作的。這兩個標準都屬于行業標準,對檔案數字化工作提出了原則性規定,具有一定的指導意義。但是,在實際工作中,僅僅依靠這兩個標準是不夠的。還需要制定符合實際情況的具體標準和規范。比如有關城建檔案數字化工作實施的細則、有關城建檔案數字化的流程及工作要點和質量管理辦法等。以便強化數字化工作中的技術要求和安全保障,這樣才有助于城建檔案數字化工作質量的控制。

(四)城建檔案數字化人員素質有待提高

在城建檔案數字化建設中需要各類專業人員的參與,人員素質的高低直接影響著城建檔案數字化的質量。其中主要的是城建檔案管理人員和城建檔案數字化加工人員的素質對城建檔案數字化工作的影響最大。

(五)安全問題直接影響

城建檔案數字化的質量城建檔案數字化工作中存在著安全問題主要來源于兩個方面,其一是加工過程中對實體城建檔案的安全問題,其二是計算機及網絡安全對城建檔案信息資源安全的影響。在城建檔案數字化加工過程中,很多環節都需要直接接觸城建檔案原件。安全工作不僅在于城建檔案原件的物理安全,也包括城建檔案信息內容的安全,也就是不能泄密。城建檔案數字化加工成果是存儲在計算機數據庫中的,成果的管理和利用需要在計算機系統中和網絡環境下進行,這就涉及到計算機及網絡安全問題。包括:系統的安全、病毒的防范、非法入侵的預防等。

二、城建檔案數字化質量控制中問題的對策

(一)采取措施保障

城建檔案數字化的基礎條件城建檔案數字化離不幵相關基礎條件的保障。沒有良好基礎條件作保障,城建檔案數字化的質量難以提高。基礎條件提高的主要方法是通過城建檔案部門依據國家制定的相關法律法規,積極幵展城建檔案工作,加強城建檔案工作宣傳,獲得社會用戶和各級領導部門支持。目前國家對城建檔案工作十分重視,制定了大量有關城建檔案工作的法律法規。例如《重大建設項目城建檔案驗收辦法》中規定,“項目城建檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分,未經城建檔案驗收或城建檔案驗收不合格的項目,不得進行或通過項目竣工驗收”。《中華人民共和國行業標準科學技術研究課題城建檔案管理規范》規定“科技管理部門在下達科研計劃時,同時向課題組下達建檔任務。城建檔案部門負責對建檔工作進行監督、指導”。這些要求使得各級領導對城建檔案工作的重視程度加大。

(二)做好城建檔案數字化建設前期調研與組織規劃

1.開展館藏城建檔案情況調研

館藏城建檔案信息調查是開展城建檔案數字化的前期工作之一。主要是對實體館藏城建檔案的管理情況進行洋細調研。進行城建檔案數字化的一個重要目的就是為用戶提供更加方面快捷、高質量的城建檔案信息服務。

2.正確選擇數字化軟件選擇

城建檔案數字化管理軟件是城建檔案數字化工作的一項重要環節。也是城建檔案數字化建設之后,城建檔案部門開展城建檔案管理和服務的基礎。因此,應當根據單位或部門對城建檔案數字化所需要達到的目標,結合各個城建檔案管理軟件開發部門開發的城建檔案管理軟件的技術特性正確選擇。一般應選擇市場上較為成熟的管理軟件。因為這些管理軟件代表了城建檔案數字化管理的最新技術。適合于今后對城建檔案數據資源的遷移和通過網絡進行交換。另外,還應考慮到城建檔案管理部門的規模。在選擇城建檔案管理系統時就應當選擇功能各自獨立,操作時只顯示相關功能界面的軟件。這樣也符合在城建檔案管理和利用時加強城建檔案信息的安全保密的要求。

3.正確確定城建檔案數字化加工范圍

城建檔案數字化建設工作量大,投入資金多。必須按照一定的原則劃定城建檔案數字化加工的范圍。《中華人民共和國行業標準紙質城建檔案數字化技術規范》對城建檔案數字化對象的確定原則是“應當對所要進行數字化的對象按照一定的原則和方法進行確認,只有符合一定要求的紙質城建檔案文獻才能進行數字化。”其中的原則包括:符合國家法律法規的原則、價值性原則。價值原則主要指“應永久或長期保存的、社會利用價值高的城建檔案可列入數字化加工的范圍制定合理的城建檔案數字化加工方案城建檔案數字化加工工作開展之前應該制定合理的加工方案。使參與加工工作的人員了解整個加工工作有哪些階段;明確每一階段要完成的任務、完成每一項任務所需要的設備和質量要求;以及達到要求應采取的措施。加工流程的制定應當根據前期調研所了解的館藏城建檔案情況、城建檔案數字化加工的方式、設備和人員等情況制定。

4.依據國家制定的標準

結合實際設定相應加工標準和參數依據國家制定的標準,結合實際設定符合本單位實際需要的標準和相應參數,建立規章制度是城建檔案數字化質量控制的又一關鍵。目前,國家制定的檔案數字化標準有《紙質檔案數字化技術規范》和《縮微膠片檔案數字化技術規范》。在實際工作中應以國家標準為依據,制定符合本單位實際的城建檔案數字化具體標準和規范以及相應參數。標準和參數的設定應充分考慮到本單位工作情況、數字化管理軟件的功能等。但是,現在的計算機技術已經有了巨大發展,計算機存儲容量發展到T時代;用戶對數字化后的城建檔案原件的利用要求也會有所提高。如果仍然按最低標準參數的設置進行掃描,有可能不利于今后的管理和利用。應當根據城建檔案部門城建檔案數字化基礎條件,用戶需求的情況,對具體城建檔案掃描參數做適當調整。以滿足管理和利用需求為基礎。

5.加強城建檔案從業人員的培訓

提高業務素質城建檔案數字化工作中人員素質的高低直接影響數字化建設的質量。為保證數字化工作能高質量完成。必須在開展工作之前對從業人員進行一定的培訓。參與城建檔案數字化工作的人員一般包括兩部分。一是城建檔案管理人員,二是城建檔案加工人員。針對不同人員應采取不同的培訓內容。對從事城建檔案管理工作多年,特別是對于傳統載體城建檔案的管理,具有一定的管理基礎的城建檔案管理人員的培訓,主要是加強應用新技術設備和城建檔案管理軟件的能力。同時,注重加強城建檔案管理人員的職業道德和責任心的教育。城建檔案數字化加工人員一般都具有一定的計算機操作和數據庫應用能力。針對他們的培訓內容主要是有關城建檔案管理的基本知識,以及數字化加工過程中相關參數和要求控制方法等。使他們能夠依據制定好的數字化加工標準和參數開展工作,減少著錄、分類、掃描等方面的錯誤。同時,加強城建檔案工作安全意識方面的教育。

6.加強城建檔案數字化安全管理制度和方法的制定

工作城建檔案數字化加工過程中應重視安全問題。加強安全管理,防止城建檔案信息在加工過程中受到損害和泄密是做好城建檔案數字化加工工作的重要環節。應從管理和技術兩方面采取措施。首先,加強規章制度的建設。其次,采取措施從技術手段上保證城建檔案的安全保密工作。例如使城建檔案數字化系統服務器和客戶端計算機與外網實現物理隔絕。防止網絡入侵和黑客攻擊;加強計算機病毒的檢查;對城建檔案數據庫進行定期備份。另外,嚴格選拔數字化加工人員。要求參與城建檔案數字化工作的人員具有責任心和較強業務素質。對數字化城建檔案加工和管理中存在的安全隱患有清楚的認識。

(三)做好城建檔案數字化轉換的前期整理工作

城建檔案進行數字化加工的首要工作是對傳統載體城建檔案的整理,這是順利開展城建檔案數字化轉換的前提條件。主要工作包括:城建檔案鑒定、城建檔案修復和城建檔案規范化。城建檔案鑒定主要是依據以確定的城建檔案數字化加工范圍,對具體城建檔案進行鑒定。將具有較高價值、有特色或利用率高、需求大的城建檔案挑選出來,作為數字化加工的對象。

(四)加強城建檔案數字化各環節的登記制度

城建檔案數字化工作環節較多,每一環節的質量都對下一環節和整個加工成果具有重要影響,為保證每一環節工作質量。在加丁.的各環節都應該建立登記制度。例如在城建檔案整理過程結束后填寫《紙質城建檔案數字化加工過程交接登記表》,詳細記錄城建檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數。在城建檔案掃描工作結束后應填寫《紙質城建檔案數字化轉換過程交接登記表》,登記掃描的頁數,使實際掃描頁數與城建檔案整理時填寫的文件頁數一致。

(五)加強各個環節檢查、監督、驗收及評估

城建檔案數字化工作幵展過程中,需要對工作流程中各個環節進行檢查、監督、驗收及評估。這是城建檔案數字化質量控制的重要環節,也是保證城建檔案數字化成果質量的關鍵手段。通過檢查和監督可以保證城建檔案數字化工作的各個環節能夠按照預先設定的技術要求正常進行,對出現的問題能夠及時發現并通過調整各項參數等方式加以解決。驗收包括各環節的驗收和總體驗收。各環節的驗收保證了交往下一環節的工作能正常開展。總體驗收是保證加工成果能滿足城建檔案管理和利用的要求。評估工作是對整個數字化過程中,城建檔案的掃描質量、城建檔案信息的真實完整性、城建檔案數字化成果等通過制定評價指標、評價標準等進行綜合測試和評價。

(六)注重城建檔案信息的深層次加工

城建檔案從傳統載體轉化為數字載體的過程中,應注意城建檔案信息的深層次加工問題。不能將城建檔案數字化工作簡單化、形式化。城建檔案數字化的目的是為了更好的管理城建檔案,并為用戶提供更方便的利用條件。在城建檔案數字化加工過程中完善城建檔案著錄信息,是對城建檔案深層次加工的一個重要手段。通常情況下城建檔案著錄主要內容包括:文件名稱、責任者、文號、頁號等。城建檔案數字化中如果僅是將這些信息轉化到數據庫中,就很難滿足用戶的需求。也不能完全體現出數字化后著錄信息對城建檔案工作帶來的更多優勢。城建檔案數字化應充分體現計算機數字庫管理系統對信息管理所帶來的優勢。城建檔案數據庫管理系統通過元數據對城建檔案信息進行描述。可以表現城建檔案文件的來源機構的層次關系,也可以通過主題標引實現城建檔案文件事由方面的集中。因此,在城建檔案數字化加工中應該加強對城建檔案著錄信息的關注度。通過著錄來描述城建檔案文件之間的深層次的聯系。提高城建檔案信息的利用價值。特別是對主題標引信息描述,因為通過主題標引可以增加對城建檔案信息背景的描述,對用戶的檢索具有特別的意義。

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一、檔案信息數字化的主要內容

檔案數字化主要包括檔案目錄信息的數字化，建立檔案目錄數據庫，以多種類型的檢索關鍵字為基礎以便于快速檢索；載體檔案的數字化，是檔案信息數字化的主體對象，如紙質檔案、檔案縮微品、照片檔案、錄音錄像檔案等利用計算機技術、掃描與信息處理技術、數據庫等新技術進行數字化，最后以數字化的形式存儲、與網絡化的形式互相聯結，利用計算機系統進行管理，形成一個具有有序結構的檔案信息庫，及時利用，實現資源共享。

二、檔案信息數字化存在的安全隱患

（一）制度建設層面缺失。依據《中華人民共和國檔案法》和信息安全相關法律、法規規定，要求在開展檔案信息數字化建設時，必須制定相應健全的管理制度，以確保檔案信息數字化工作中的各個環節有據可依。但是在實際工作中，一些單位對制度建設不重視，使得在檔案信息數字化建設中，沒有建立相應的管理制度用于規范工作行為，使其在檔案數據采集與加工、檔案數據存儲及管理、檔案數據查詢利用過程中責任主體不明，無章可循。（二）技術上的不安全因素。1.使用國外技術和產品帶來的安全隱患。目前我國大多數的檔案信息系統所需要硬件、軟件均沒有實現國產化。我國數字化信息管理還處在較低的水平，這些國外的產品和技術特別是操作系統和應用系統都存在一定的安全風險和安全隱患。2.計算機網絡的安全因素。要提高檔案管理和利用的便捷性，以計算機為終端，采用局域網和互聯網并用的方式是一個很好的解決方案。不同應用系統（管理系統和利用系統）之間的網絡系統處于相對隔離的狀態，而且設有必要的防護措施，但是這樣也無法完全保證檔案信息的絕對安全，檔案管理和利用便捷性和安全性的矛盾時刻存在。3.安全漏洞帶來的安全隱患。俗話說：“道高一尺，魔高一丈”，計算機病毒、黑客攻擊是一個世界范圍內的信息安全難題，雖然近年來我國計算機安全技術領域有了長足進步，但它們或多或少在技術上還存在不完善的地方，在維護檔案信息安全上還存在著一些漏洞。（三）管理人員的因素。無論是檔案管理還是利用，實施這個過程的主體都是人，而人為的因素有很大的不確定性，這會影響到檔案數據的安全。例如，人為的操作失誤，導致數字化檔案誤刪、泄密；少部分人員職業操守欠缺，為私利對數據有意地篡改，將檔案信息管理的用戶與口令等信息向外部人員透露；管理人員責任心不強造成備份數據丟失、損毀等，這些都對檔案信息安全構成威脅。

三、檔案信息數字化安全的具體措施

（一）制度建設層面完善。依據《中華人民共和國檔案法》和信息安全相關法律、法規規定，制定切實可行的信息安全管理標準。建立和完善電子檔案信息的采集錄入、信息處理、信息存儲、信息與利用等方面的安全管理規章制度和操作規程。在制度中，要根據工作人員不同的專業特長，進行合理的工作安排，要有明確分工、明確責任主體、權限分明，做到在檔案信息數字化過程中的各個環節都有人負責。發生泄密或其他事故時要有相應的倒查機制。明確電子文件的歸檔范圍，明確電子文件的管理人員；明確數字檔案信息記錄備份要求，對備份時間、格式、份數有明確記錄，備份要有專人管理；明確定期對檔案數據進行檢查的內容和時間標準，指定檢查的人員。（二）提高技術層面安全防護能力。檔案信息數字化安全防護能力在技術層面上的提高是包括硬件設施、軟件設計、網絡防護、通信安全的一個綜合性課題。（1）應提高我國具有自主知識產權硬件及軟件的使用率，在核心設備上可以用國產替代的，要堅決使用國產設備。（2）應保障存儲設備的安全，建立符合標準的電子設備信息機房。（3）對內部局域網和外部互聯網要進行物理隔離，防止外部網絡對內網的非法訪問。（4）應長期跟蹤軟件的使用效果，發現并及時修補軟件的安全漏洞，并按要求配備經國家有關部門認證的防火墻和殺毒軟件。（5）按照制定的備份機制與規范，及時做好數據的備份。（6）建立嚴格的數字化檔案信息的安全防范機制，包括信息登錄訪問控制、用戶權限控制、信息分類與安全控制。（7）在檔案信息傳輸使用進程中建立數字化檔案傳輸安全控制，包括網絡監測和鎖定控制、網絡端口和節點的安全控制、信息加密控制等。（三）注重管理人員培養。無論是制度建設還是技術手段最后都需要具體的人去操作。所以在管理人員的培養方面應注意：（1）做好檔案管理人員專業技能培訓，提高其業務能力。（2）加強職業道德培訓和相關法律法規的學習，使相應的人員具備較高的職業操守和較強的法紀意識。（3）結合檔案數字化管理自身的特點，通過定期的培訓提高從業人員的信息化水平。數字化檔案信息的安全管理是一項系統工程，在檔案信息數字化實施過程及后期的管理、應用中，需要從制度、技術、人員三方面入手，以制度的建立健全為綱，以人員管理為主線，以軟硬件設施的不斷完善為基礎，確保檔案信息數字化應用的安全。

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二、數字化進程中高校檔案信息安全現狀

檔案數字化給高校檔案工作帶來了新的生機，數字化檔案信息的網絡傳輸和查詢在為社會提供廣泛信息服務的同時，也給高校檔案的信息安全帶來了嚴峻挑戰。例如：在數字化加工過程中，有的高校利用勤工助學學生或通過外包實現檔案全文數字化，存在對學生培訓不夠和對數字化加工服務機構、加工場地、加工人員和加工成果等方面監管不到位，管理不規范的問題；有的高校檔案管理人員沒有經過正規的機要保密培訓，在工作實踐中，對已觸“紅線”的檔案信息資料繼續以常規方法掛網；有的政府信息安全部門對進行檔案數字化工作的單位指導不到位等等。

1.高校檔案數字化進程中沒有完整的法律法規制度保護信息安全。

目前，各高校全文數字化工作主要依據《中華人民共和國檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等法規。法規制度分散零亂，缺乏系統的規劃和設計，對于高校檔案信息安全保障法規不成體系，缺少專門的法規。

2.高校檔案數字化沒有統一技術規范標準。

目前，沒有一套具體全面、系統規范、科學合理、可操作性強的檔案數字化技術規范，來保證高校檔案數字化工作能夠安全、科學、規范、有序地進行。

3.高校檔案數字化評估、防范少，檔案信息安全缺乏預警能力。

高校檔案信息安全保障體系的各部分建設仍處于相對獨立的狀態，常將檔案信息安全保障與檔案信息安全保護混為一談。人員崗位職責不明確，業務操作不規范，有越崗代崗現象，有的操作人員在相關計算機上使用與檔案數字化無關的軟件，難免帶來病毒侵襲等隱患，造成數字化系統癱瘓，使得安全保障階段的能力僅僅停留在保護的水平上，不能主動防御和動態保護檔案信息安全。

4.高校檔案專業人才短缺，檔案信息安全保障缺乏發展能力。

在檔案信息開發和利用過程中，人始終參與其中，是檔案信息安全的制造者，也是檔案信息安全的護衛者。隨著檔案信息化的推進和檔案事業的發展，對檔案工作者的要求也越來越高。在檔案信息安全保障體系建設中，專業的信息安全人才是不可或缺的部分。

三、數字化進程中高校檔案信息安全策略

1.遵循法律制度是高校檔案信息安全的基礎。

法律制度是高校檔案數字化工作生成、管理、存儲、利用各環節的參與人員共同遵守的規章或準則的統稱，包括政策、法律、法規、標準、內部規定等多種形式。連續、有效、健全的制度是科學應對檔案數字化進程安全風險的保障。通過科學的制度建設，約束威脅數字檔案安全的人為因素，調動各方面人員應對安全風險的積極性才是根本。在數字化進程中，要保證高校檔案信息安全，必須加強法制管理，充分運用法律手段，規范檔案管理人員對數字化檔案信息的安全保障。把保障檔案信息安全的各項工作納入法制化、規范化的軌道，進而提高檔案管理部門對檔案信息安全工作的管理水平。目前，高校檔案數字化進程中應遵循的相關法律法規包括：《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《高等學校檔案管理辦法》、《電子公文歸檔管理辦法》等等。這就要求高校有關部門一方面要依據現有法律法規，加大執法力度，嚴格執法，切實起到保障高校數字化檔案信息安全的作用，另一方面針對高校檔案信息安全面臨的復雜問題，上級有關部門要進一步完善高校檔案信息安全的法律法規，盡早出臺有效的專門的法律依據。同時，高校也要根據自身的實際情況，修訂數字化檔案信息安全管理辦法。

2.制定檔案信息安全標準是高校檔案信息安全的前提。

檔案信息安全標準是一種多學科、綜合性、規范性的標準，其目的在于保證檔案信息系統的安全運行，保證利用者和設備操作者的人身安全。面對數字化檔案事業的不斷發展，制定數字化檔案信息安全標準對保證高校數字化檔案信息安全與保密起著重要的作用。高校要根據國家相關標準與規范，結合學校實際情況，在充分調查研究的基礎上，制定一套具體全面、系統規范、科學合理、可操作性強的檔案信息安全標準，保證高校檔案數字化工作科學、規范、有序地進行。檔案信息安全標準包括以下幾個方面的內容：一是網絡基礎標準，主要涉及基礎通信工程建設、網絡平臺建設、網絡互聯互通技術等方面；二是應用標準，基于部分高校檔案數字化信息也會面向公眾，為社會提供必要的服務，所以要制定字符內部編碼標準、數據處理格式標準、信息輸出標準等；三是應用支撐標準，主要涉及信息交換平臺、電子記錄管理和數據庫方面的標準，能給高校檔案數字化提供各種支撐和服務；四是信息安全標準，主要涉及安全級別管理、身份認證、訪問控制、加密算法和數字簽名方面的標準；五是管理標準，主要涉及人員管理、制度管理和檔案信息管理等方面的內容。

3.安全技術保障是高校數字化檔案信息安全的核心。

數字化檔案信息是高科技產物，因此也需要高科技技術來保障檔案數字化信息服務、編研工作和檔案信息安全工作。高校檔案數字化進程中面臨的技術風險多種多樣，歸納起來主要有：軟硬件配置不當、數字化技術不成熟等等，這些都會對信息安全構成隱患，但只要有防范意識，絕大部分風險都可以規避。目前，高校檔案數字化進程中涉及到的信息安全技術主要有以下幾種：一是防火墻技術。它是設置在被保護網絡和外部網絡之間的一道屏障，在外部網與內部網之間建立起一個安全網關，從而防止發生不可預測的、潛在破壞性的侵入。它可以通過監測、限制、更改跨越防火墻的數據流，盡可能地對外部屏敝網絡內部的信息、結構和運行狀況，以此來實現網絡的安全保護。二是數據加密技術。數據加密技術一般與防火墻技術配合使用，它是為提高信息系統及數字檔案信息的安全性和保密性，防止機密信息被外部破析所采用的主要技術手段之一。三是反病毒技術。反病毒技術包括預防病毒、檢測病毒和消除病毒三種技術。四是訪問控制技術。在操作系統和數據庫系統中規定了訪問控制的權限，如規定文件建立者具有可讀、寫、修改或執行的權限。強制性訪問控制引入了安全管理員的機制，增加了安全保護，可防止用戶無意或有意地使用自主訪問的權利。五是安全審計技術。通過對網絡內發生的各種訪問情況記錄日志，并對日志進行統計分析，進而對資源使用情況進行事后分析，它也是發現和追蹤事件的常用措施。

4.有效的安全管理是高校數字化檔案信息安全的關鍵。

數字檔案信息安全管理是以數字檔案信息及其載體為對象的安全管理，它的任務是保證高校數字檔案信息的使用安全和信息載體的運行安全。數字檔案信息安全保障的管理體系是指以系統全面科學的安全風險評估為基礎的、體現“防患于未然”為核心的、動態的數字檔案信息安全管理。數字檔案信息安全管理活動包括建立機構、制定計劃、開展培訓、落實措施、檢查效果和實施改進等過程。學校檔案部門必須成立一個安全管理工作組，負責實施和監控整個檔案數字化信息安全管理活動，對檔案數字化信息及信息處理設施的威脅、影響、脆弱性及三者發生的可能性進行評估；不定期對人員進行安全策略及安全技術的培訓，有效地遏制來自外部和內部的攻擊，增強安全防護能力和隱患發現能力，確保高校數字檔案信息資源內容和信息載體的安全。

5.高素質的人才是高校數字化檔案信息安全的保證。人員管理是高校數字化檔案信息安全工作中最關鍵的部分，也是最難的部分。應對各個時期的安全風險，有效管理參與人員應建立在以下兩個假設之上：一是人人都可能帶來不確定的安全風險因素，人人都肩負著保證信息安全的職責。在對外部非授權用戶制定防護措施時，也要加強對內部人員的管理、培訓、監督和審計工作。二是參與人員分工不同，每類人員參與檔案信息安全的工作分工也不同。在保證檔案信息安全工作計劃中，應明確主管領導、技術人員、管理人員、數字檔案形成者和利用者的權利、責任和義務。

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首先我們充分認識到檔案數字化建設的緊迫性

1、檔案數字化，可改善檔案管理工作。只有實現檔案數字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。

2、形勢發展的需求

21世紀是信息化的時代，臨海市政府把數字臨海建設擺在了十分突出的位置，無疑是十分及時和正確的。數字檔案館是數字臨海的重要組成部分，其一，檔案館就是市委、市政府保管和提供利用檔案信息的職能部門。它館藏有數十萬卷檔案資料，數百萬件檔案文件，是本地區最豐富、最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領導和廣大公眾利用，充分實現信息共享，數字臨海就不是真正意義上的數字臨海。所以，要建設數字臨海，首先要建設數字檔案館。其二，檔案載體的更新換代迫切要求檔案館數字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質，發展了幾千年，記錄下了中華文明和世界文明史。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案館的數字化。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢的發展要求不相應，仍然停留在紙質檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經被清洗、丟失。這是一個極其重大的損失和無可挽回的錯誤。

3、社會強烈需求

當今，人們的時間意識越來越強，領導做出重大決策需要迅速、準確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，如婚姻檔案，有一些農村，尤其是僻遠山區的利用者要查閱婚姻檔案十分清便，來回要好幾天，他們迫切要求信息共享。還有一些外商投資者，他們想了解臨海的整體情況，才敢于投資，那么要了解臨海的詳細內容恰恰只有市檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，特別是我們建立臨海市現行文件查閱中心之后，對各界人士及外商投資查閱信息更為方便，這都迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現代化、多功能的服務措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。二、檔案數字化建設的內容

1、推進檔案數字化，必須提高檔案標準化、規范化水平

目前，檔案信息數字化的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。筆者認為對這一問題取得共識是檔案數字化建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案數字化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。

2、數字化建設要著眼于提高系統的整體水平

檔案數字化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。部分節點甚至一個重要節點的障礙，都可能造成系統的梗阻。當然，要求每個節點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值推廣的經驗，對整個系統是有利的，但其基本出發點就是為了提高系統的整體水平，只有少數先進的節點不可能組成先進的系統。

3、有重點地抓好數據庫建設

目前，我們臨海檔案數字化系統從總體上看仍處于由文件處理向數字管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對檔案進行科學的管理和方便的使用。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經過實踐我們認為建設數據庫經驗中最主要的有：領導重視，統一認識，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統庫發展等。當前若能把綜合數據庫的完善提高和各單位檔案目標庫建立起來，通過網絡聯接形成開放的分步式數據庫群，將使自動化系統效率大大提高一步。

三、檔案數字化建設的步驟

1、建立檔案數據庫。第一步，輸入文件級目錄。從1997年開始，我們把館藏檔案的文件級目錄輸入數據庫。截止2005年5月，已輸入文件級目錄30萬多條、案卷級目錄1萬多條，我們準備再用1-2年將全部完成。在建立數據庫的過程中，可邊輸入邊打印，一方面補齊卷內文件目錄，另一方面檢驗輸入的正確性，從而確保檔案數據庫的真實性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數碼相機等設備，實現原文件信息數字化。臨海市檔案館婚姻檔案、知青檔案、山林土地檔案利用十分頻繁，尤其知青檔案已十分破爛，只有實行數字化，才能確保原件的永久保存。從實踐看，檔案數據庫的建立大大提高了工作效率。如出具無婚姻記錄證明，我館由于實行了數字化管理，雖然保存著1962—2001年10多萬條婚姻檔案，利用者可以隨到隨辦。而靠手工管理的市辦事大廳保存著2001年—2004年不多的婚姻檔案，則需5個工作日。利用者對我館的數字化建設十分滿意。

2、建立了檔案局（館）網站。并與市政務網、公眾網聯網實施資源共享。在互聯網上向政府和社會提供檔案信息查閱，政策法規查詢、舉辦網上展覽，展示本地兩個文明建設的成果；建立網上現行文件查閱中心提供全文查詢，逐步實現政務公開，營造有利于當地市經濟建設和社會發展的良好環境。3、加強電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來館藏數字檔案最主要的來源。以前，進館單位只移交紙質檔案和紙質文件目錄，現在我們要求進館單位實行電子文件和紙質文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質文件一并移交檔案館。這樣既推進了機關檔案室的電子化進程，又節省了檔案館建立數據庫的工作量。

4、加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機軟硬件平臺的組合。由于種種原因，各進館單位電子文件所依賴的軟硬件平臺不同，這給集成到檔案數據庫造成困難。對此，我們要高度重視，采取積極的措施予以解決。印發電子目錄數據庫結構與交換格式，對案卷級和文件級目錄數據庫結構的字段名稱、類型、長度作出了規定，規范軟件和數據格式，確保數據庫的準確性和有效性。

截止2005年5月，臨海市市鎮兩級機關和企事業單位已有20多家使用了PDE檔案綜合信息管理系統或其它綜合信息管理系統。今后，我們準備加大檔案信息管理系統的推廣力度，對新達標升級的單位要求全部安裝，對已達到各類標準的單位要求在1-2年內全部安裝。另外依托市政府OA網上辦公系統，做到文檔一體化，及時遷移電子文件。隨著系統設備更新、擴充，在不同系統之間交接電子文件，及時對歸檔電子文件進行遷移操作，確保電子文件的有效性。

檔案數字化建設是一項長期而又復雜的任務，不可能一步到位。工作中我們力求分步實施，突出重點，講求實效，持續發展。

參考資料

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一、數字化檔案管理的優勢

（一）提高經濟效益，減少資源浪費，過去一直使用增加辦公人員和辦公經費的方法，致使管理成本大幅上漲。而數字化管理檔案使以往傳統的以紙質為載體的檔案信息轉為機讀檔案，不僅節省了人力物力等保管費用，更節省了占地空間，而且查閱起來更方便快捷，從而避免了反復復印資料而造成的紙張和人員以及時間的浪費。（二）提高辦公效率，信息及時準確，數字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。以人事部門為例，干部的任用提拔都需要詳細準確的檔案信息資料，然而檔案數字化管理便可提供詳細、即時準確的數據信息，為領導決策提供服務。與此同時，數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓檔案管理人員做到輕輕松松掌握所有資料。（三）具有較強的時效性，周期短，效率高。檔案的整理、管理是一項較為浩大的工程，按照以往傳統的方法，不僅機需要很長的時間，而且需要大量的人力、物力、財力。而數字化檔案采用新的手段和方法，應用新技術手段，通過網絡采集等手段減少中間環節，大大降低了勞動強度，縮短了檔案整理周期，提高了工作效率。（四）增強檔案原件的保護，減少不必要的損壞，紙質資料反復利用將會造成不同程度的損傷。將紙制檔案轉變為數字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。由其對歷史久遠的檔案材料，數字化處理后無疑是更好的保護了它的完整性。另外，通過檔案的數字化處理后，防止了部分紙質檔案篡改的行為。（五）檔案數字化更加方便部門之間的溝通聯系。檔案數字化在資源整合過程中有特定的標準，依托互聯網平臺，不同部門的檔案有時候可以共享，便于及時、大量收集資料，使檔案資料更加完整，有效避免遺漏現象。檔案利用過程還可以不經過現場通過有關網絡就能進行直接的查詢借閱。在檔案數字化模式下，部門之間可以十分便利的溝通。

二、數字化檔案管理的意義

（一）信息時展的必然需求。長期以來，由于種種客觀原因，計算機技術在檔案工作中沒有發揮其應有的作用，檔案利用需求與檔案所能提供的檔案信息、利用方式之間的矛盾遲遲難以解決，造成檔案管理的信息化遠遠落后于社會信息化的發展。隨著信息時代的飛速發展，檔案管理的數字化已經成為加快我國信息化步伐和發展檔案事業的需要。如果還不重視檔案數字化的建設，不能在網絡上有效地傳遞利用檔案信息資源，就無法進入信息時代的快車道，最終將會被高速發展的信息社會所淘汰。（二）加強科學研究、普及科教知識、服務社會。數字化檔案管理為利用者提供了詳時、準確、系統、全面且具有權威性和參考價值的檔案信息，它不僅能夠滿足科學研究，大型復雜課題所需資料，一般工作需要，而且可以滿足社會大眾家庭教育等需求，在落實科教興國科學發展等方面可以充分發揮數字化檔案的作用。（三）改善檔案管理工作，提升檔案工作社會地位。數字化檔案管理的發展將促進與之相關的計算機技術、通訊技術、網絡技術和多媒體技術等高新技術在檔案領域中的廣泛應用，從而促進檔案管理理論、檔案管理技術和檔案管理水平的變革，最大程度地實現檔案信息資源的有效利用和共享，發揮檔案信息的增值作用，提升檔案工作在信息化社會中的地位和作用，從而實現檔案事業的跨越式發展。檔案管理的數字化是順應潮流、適應時展的新舉措、新要求。切實把數字化建設作為實現檔案管理現代化的關鍵，加快檔案數字化建設步伐，加強檔案的規范化管理，提高管理水平、提高效率，增強檔案服務水平。用信息技術來提升科學管理水平，為檔案管理提供高效率的全面服務。

作者:徐巍單位:吉林省通化市國土資源局

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檔案內容的變革直接影響了檔案管理的方法，在傳統的檔案管理中，檔案管理工作人員只需要按照紙質檔案的歸檔和保存方式進行檔案管理即可，可以說管理方法是不變的，但是在檔案數字化管理的過程中，與檔案存儲、檔案安全維護相關的管理行為需要工作人員能夠熟練操作并解決與計算機使用相關的問題，而這些技術又是完全不同的，例如歸檔和調取在計算機上的路徑截然不同，音頻、視頻與文檔形式的檔案資料整合所需要用到的軟件工具也完全不同。數字化的檔案管理辦法完全是基于計算機和網絡使用的，這是檔案管理方法與現代社會主流文化接軌的象征。

（二）檔案管理目的更加多元化

數字化檔案管理的第三個特征就是檔案管理目的更加多元化。以往的檔案管理主要目的在于通過提供以往工作記錄，協助單位預測發展目標，為單位多種決策提供幫助和建議，但不能為普通職員提供相應的檔案服務，也不能通過檔案管理工作體現單位在同等社會組織中的地位，這主要是由于檔案資料共享和調取步驟繁瑣造成的檔案管理目的單一。而數字化檔案管理能夠實現檔案異地調取，從網絡平臺上實現檔案共享亦非難事，這使得“方便個人調用檔案”、“實現服務性檔案管理”也成為檔案管理的目的，國家相關部門亦可通過對各單位檔案的綜合分析得出社會發展的基本面貌。

二、檔案數字化管理中容易產生的問題

檔案數字化管理的多種工作特點使得檔案管理工作面臨著種種問題，致使數字化檔案管理的進程發展受到阻礙，數字化檔案管理的實際效用的發揮不佳。要使數字化檔案管理工作在組織中發揮作用，就必須從發現管理問題入手進行分析，筆者根據多年工作經驗，總結目前數字化檔案管理工作主要的問題包括以下三個方面。

（一）檔案工作人員的職業能力與數字化管理需求不匹配

現代檔案管理工作要求檔案管理人員擁有較高的信息技術知識，能夠妥善處理一些常見的信息文件問題，如及時處理電腦突然死機、硬盤突然崩潰的情況、對與公司機密相關的文件進行多重加密、定期、高效的對檔案文件進行檢查和整理等。而目前大多數單位的檔案管理工作人員都存在職業能力不足的問題，很多檔案管理工作人員年齡偏大，常年工作在傳統檔案管理的模式下，習慣于紙質檔案的管理規則和辦法，在傳統的檔案管理工作中能夠出色的完成工作，但對數字化檔案管理工作的職業能力水平相當低，這導致大多數檔案管理工作人員對數字化檔案管理的接受度較低，有些甚至不熟悉計算機操作，十分容易造成檔案的丟失；并且工作人員在管理思想方面還停留在傳統的檔案管理模式中，認為數字化檔案管理是“沒必要”的，這直接導阻礙了數字化檔案管理的發展。

（二）檔案資料的保管過程中的科技風險難以避免

在現代化管理手段下，使用信息技術是檔案管理工作中必須的一個環節，而檔案管理中的信息技術漏洞十分容易導致檔案安全問題。首先，在檔案管理現代化過程中選用的檔案管理軟件本身有可能是開發不完善的，畢竟應用于檔案管理的軟件是近幾年才開發出來的，軟件的穩定性、對病毒甄別的能力都還在研究當中，軟件自身的程序問題造成檔案丟失的狀況有可能發生；其次，員工在調用檔案的過程中，由于對檔案軟件操作的不熟悉以及對信息類檔案保密的忽視，經常有對檔案資料保管不利的情況，例如于對檔案的隨意存放很可能導致檔案信息泄露，在檔案網絡傳輸的過程中可能被盜取等；最后，由于互聯網網絡本身的漏洞和計算機編碼技術的高速發展，在不具備高級防護系統和專業的信息科技人才的情況下，檔案存儲和管理系統很容易被黑客入侵或者遭受網絡病毒的危害，惡意的網絡攻擊輕則導致檔案信息丟失，重則導致整個檔案管理系統的癱瘓，這對檔案保管來說是重大的威脅。

（三）檔案管理工作的復雜性容易導致程序問題

檔案管理工作包括收集資料、整理資料、歸檔和存儲多個步驟，而數字化檔案管理是基于電子信息科技的，收集資料、整理并且歸檔往往是在一個程序平臺上完成的，如果檔案資料的格式多樣，就必要進行二次加工，而再次錄入很容易引起人為的誤差，檔案的真實性也因此不能保障，這就要求檔案資料在文件格式和存儲形式上的統一；另外，由于檔案管理內容繁復，工作人員比較多，不同工作人員對檔案歸檔和整理的次序如果不能協調統一，則很容易造成同一個檔案被重復錄入的情況，而檔案文件格式問題和系統中檔案重復錄入的問題很容易導致作為檔案管理工作必要支撐的管理軟件的崩潰。

三、完善檔案數字化管理的方法

（一）提高檔案管理工作人員的職業能力

要提高檔案管理工作人員的職業能力，首先要改變檔案管理工作人員的管理理念，這就要求檔案管理工作人員對工作形成科學的、先進的工作意識，即認識到在信息科技的條件下檔案管理工作的創新之處，認識到檔案管理工作的服務性特點，認識到職業能力對檔案管理工作的促進作用。首先應針對年齡偏大的檔案管理工作人員進行計算機類的職業技能培訓，使他們能夠熟練使用計算機進行網上檔案管理和文件傳輸，以提高工作效率；其次，應重視優秀的人才的引進，以保證先進的檔案管理模式能夠有效推行；最后，應根據檔案管理使用的新技術、新軟件的特點，對在崗檔案管理人員的技術培訓，讓工作人員掌握基本的操作技能。檔案管理工作人員還必須提高保密意識，維護檔案的安全穩定。優化檔案管理工作人員的年齡結構和專業素質是提高檔案管理工作人員職業能力的必要措施，重視到對檔案管理工作人員的職業技能培訓和職業道德教育，如舉行“檔案服務大賽”等，使檔案管理工作人員對自己的工作充滿信心，從工作意識上形成正確的、積極的態度是提高他們職業能力的根本方法。

（二）完善檔案安全維護體系

應建立健全安全技術防范系統，積極應用各種先進的計算機加密、防入侵、防病毒等技術，照片修復技術，電子信息恢復技術，計算機處理錄音錄像技術等，為檔案安全提供技術支撐。另外，切實落實異地備份制度，對所有多套檔案或檔案復制件，一定要異地存放至少一套，以防重大災害對檔案造成毀滅性損失。對重要的電子檔案，不但要同質備份，而且要異質備份，及時轉換成縮微品或紙質檔案，以確保它們長久可讀。另外，檔案安全維護體系的建立還必須有財力和人力的支持，因此各單位需要在檔案安全維護上撥放一定的資金，用以專門更新檔案保密系統，或聘請計算機技術人員對單位檔案安全系統進行檢查和漏洞修補；有條件的單位可以自主培養或外聘計算機技術人才，專門負責數字化檔案管理中的檔案信息安全維護，以增強自身的檔案安全管理能力，除此之外，單位還應該重視對員工的檔案安全維護教育，使調用檔案的員工在享受檔案服務的同時為檔案安全負起責任，從檔案使用和保管的細節方面入手，盡量降低檔案安全管理的風險。

（三）制定標準化檔案管理工作規則

目前現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作，各單位檔案部門應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同，造成數字化檔案信息共享困難，通用性、開發性差，導致檔案資源利用率不高，制約了檔案數字化建設的發展。有的單位在投資使用一種檔案軟件不長時間，就發現一些問題，或重新編制，或干脆棄之不用，導致檔案建設資源的浪費，影響單位對檔案數字化建設的信心，也影響了檔案工作人員對數字化檔案管理工作的效率。為了保證數字檔案的兼容性和規范性，必須根據單位的實際情況，制訂統一的格式標準和檔案管理業務規范，使檔案數字化管理在實際應用過程中少走彎路，如制定檔案管理工作的標準化程序，要求檔案管理工作人員將每日的工作內容進行公示和集體檢查等，以保證檔案管理軟件的有效運行。結合行業、地域環境等實際制定并認真落實好《檔案管理標準》、《檔案館工作標準》和《檔案庫房管理制度》、《檔案保管保密制度》、《檔案查閱利用制度》、《檔案管理人員崗位職責》等各種檔案管理制度，也是保證檔案管理工作標準化的基本方法。

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二、醫院檔案信息數字化管理的主要問題

（一）張紙存儲和信息儲存同時存在。在醫院的醫療活動和醫療研究中，大量的會議記錄和研究結果，都是通過電子文件的形式進行記錄，并在各個科室和部門之間傳遞，這樣大大的提高的醫院各科室的工作效率。但是通常在電子文件閱讀完畢和工作完畢時，都要進行紙張歸類進行保存。這樣就出現了電子文件和紙張文件同時保存的情況，浪費了醫院的經濟，妨礙了數字化管理在醫院中的發展。

（二）電腦網絡的安全問題。電腦網絡存儲檔案信息具有空間小、速度快、傳閱便捷等特點，但是隨著信息時代的發展，對電腦網絡有威脅的因素也隨之出現，例如數字檔案信息可以隨意修改、不穩定性、對硬件有所要求等一些問題。網絡病毒的出現更是對醫院的數字化檔案信息造成巨大的傷害，嚴重的可能導致整個醫院網絡系統癱瘓，對醫生的工作造成很大的影響。

（三）對數字化檔案管理認識不深。我國大多數醫院已經推崇檔案信息數字化管理多時，但是醫院的醫療工作者都還是習慣傳統的紙張式辦公，把檔案信息數字化管理當成軟任務，沒有得到很好的重視，借閱文檔信息和傳遞文檔都還是采用人力的方式，這樣就極大的浪費了數字化帶來的便捷服務，還加大了人力的勞動程度，造成了數字化管理不合理的現象。

三、醫院檔案信息數字化管理需要注意的細節

對于醫院檔案信息數字化管理中存在的各項問題，應該認真對待，組織管理團隊解決問題。在醫院開展檔案信息數字化管理時，應該做好以下幾個細節：

（一）建設信息系統工程，實現信息共享。檔案信息數字化管理，是由一套系統的網絡工程實現的，是一套硬件和軟件共同完成的系統，由整體設計、軟件開發、檔案整理、掃描錄入、系統管理、光盤備份、查詢管理和網絡安全等一些軟硬件組成。因為醫院每天都要產生大量的文字，所以在錄取和存儲文字方面應該采取多服務器、磁盤排列儲存、高速掃描儀集中掃描、硬盤和云儲存雙備份的解決方案。同時，為了改變提取數據率低的情況，應該在提取數據的設備上采取觸摸提取方式，通過觸摸的查詢方式能夠及時和準確的查看醫院的檔案信息數據，這樣還達到了數據共享的目的。

（二）數字管理的橫向性和安全性。醫院數字化的檔案信息管理系統成立后，不應該是單方面的接受和信息，而應該在這個基礎上建立橫向的系統，同時還應該研究出一套安全的數字化管理方案。數字化的信息管理系統以電子形式存在，為了保證醫院學術不被壞人利用，其中有一些檔案信息的電子文件就要進行加密處理，并且在一定時間之后要對密碼進行修改。在醫院數字化管理的軟件方面，對于醫院的機密文件進行多層密碼加密、建立防火墻，避免黑客的非法訪問和竊取。

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首先我們充分認識到檔案數字化建設的緊迫性

1、檔案數字化，可改善檔案管理工作。只有實現檔案數字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。

2、形勢發展的需求

21世紀是信息化的時代，臨海市政府把數字臨海建設擺在了十分突出的位置，無疑是十分及時和正確的。數字檔案館是數字臨海的重要組成部分，其一，檔案館就是市委、市政府保管和提供利用檔案信息的職能部門。它館藏有數十萬卷檔案資料，數百萬件檔案文件，是本地區最豐富、最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領導和廣大公眾利用，充分實現信息共享，數字臨海就不是真正意義上的數字臨海。所以，要建設數字臨海，首先要建設數字檔案館。其二，檔案載體的更新換代迫切要求檔案館數字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質，發展了幾千年，記錄下了中華文明和世界文明史。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案館的數字化。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢的發展要求不相應，仍然停留在紙質檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經被清洗、丟失。這是一個極其重大的損失和無可挽回的錯誤。

3、社會強烈需求

當今，人們的時間意識越來越強，領導做出重大決策需要迅速、準確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，如婚姻檔案，有一些農村，尤其是僻遠山區的利用者要查閱婚姻檔案十分清便，來回要好幾天，他們迫切要求信息共享。還有一些外商投資者，他們想了解臨海的整體情況，才敢于投資，那么要了解臨海的詳細內容恰恰只有市檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，特別是我們建立臨海市現行文件查閱中心之后，對各界人士及外商投資查閱信息更為方便，這都迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現代化、多功能的服務措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者

二、檔案數字化建設的內容

1、推進檔案數字化，必須提高檔案標準化、規范化水平

目前，檔案信息數字化的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。筆者認為對這一問題取得共識是檔案數字化建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案數字化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。

2、數字化建設要著眼于提高系統的整體水平

檔案數字化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。部分節點甚至一個重要節點的障礙，都可能造成系統的梗阻。當然，要求每個節點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值推廣的經驗，對整個系統是有利的，但其基本出發點就是為了提高系統的整體水平，只有少數先進的節點不可能組成先進的系統。

3、有重點地抓好數據庫建設

目前，我們臨海檔案數字化系統從總體上看仍處于由文件處理向數字管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對檔案進行科學的管理和方便的使用。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經過實踐我們認為建設數據庫經驗中最主要的有：領導重視，統一認識，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統庫發展等。當前若能把綜合數據庫的完善提高和各單位檔案目標庫建立起來，通過網絡聯接形成開放的分步式數據庫群，將使自動化系統效率大大提高一步。

三、檔案數字化建設的步驟

1、建立檔案數據庫。第一步，輸入文件級目錄。從1997年開始，我們把館藏檔案的文件級目錄輸入數據庫。截止2005年5月，已輸入文件級目錄30萬多條、案卷級目錄1萬多條，我們準備再用1-2年將全部完成。在建立數據庫的過程中，可邊輸入邊打印，一方面補齊卷內文件目錄，另一方面檢驗輸入的正確性，從而確保檔案數據庫的真實性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數碼相機等設備，實現原文件信息數字化。臨海市檔案館婚姻檔案、知青檔案、山林土地檔案利用十分頻繁，尤其知青檔案已十分破爛，只有實行數字化，才能確保原件的永久保存。從實踐看，檔案數據庫的建立大大提高了工作效率。如出具無婚姻記錄證明，我館由于實行了數字化管理，雖然保存著1962—2001年10多萬條婚姻檔案，利用者可以隨到隨辦。而靠手工管理的市辦事大廳保存著2001年—2004年不多的婚姻檔案，則需5個工作日。利用者對我館的數字化建設十分滿意。

2、建立了檔案局（館）網站。并與市政務網、公眾網聯網實施資源共享。在互聯網上向政府和社會提供檔案信息查閱，政策法規查詢、舉辦網上展覽，展示本地兩個文明建設的成果；建立網上現行文件查閱中心提供全文查詢，逐步實現政務公開，營造有利于當地市經濟建設和社會發展的良好環境。3、加強電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來館藏數字檔案最主要的來源。以前，進館單位只移交紙質檔案和紙質文件目錄，現在我們要求進館單位實行電子文件和紙質文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質文件一并移交檔案館。這樣既推進了機關檔案室的電子化進程，又節省了檔案館建立數據庫的工作量。

4、加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機軟硬件平臺的組合。由于種種原因，各進館單位電子文件所依賴的軟硬件平臺不同，這給集成到檔案數據庫造成困難。對此，我們要高度重視，采取積極的措施予以解決。印發電子目錄數據庫結構與交換格式，對案卷級和文件級目錄數據庫結構的字段名稱、類型、長度作出了規定，規范軟件和數據格式，確保數據庫的準確性和有效性。

截止2005年5月，臨海市市鎮兩級機關和企事業單位已有20多家使用了PDE檔案綜合信息管理系統或其它綜合信息管理系統。今后，我們準備加大檔案信息管理系統的推廣力度，對新達標升級的單位要求全部安裝，對已達到各類標準的單位要求在1-2年內全部安裝。另外依托市政府OA網上辦公系統，做到文檔一體化，及時遷移電子文件。隨著系統設備更新、擴充，在不同系統之間交接電子文件，及時對歸檔電子文件進行遷移操作，確保電子文件的有效性。

檔案數字化建設是一項長期而又復雜的任務，不可能一步到位。工作中我們力求分步實施，突出重點，講求實效，持續發展。

參考資料

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(二)確立教學檔案數字化管理的“全過程”理念，在教學過程中將數字化管理理念融入其中。高職院校教學檔案數字化管理的實施，并不是某一個部門或某部分教師就能開展起來的，它需要全院教職員工的配合和支持。尤其是教學一線教師，要樹立數字化管理意識，從源頭上下手，對教案、教學計劃制訂固定的統一格式，對自己的教學資源按照數字化管理要求進行標準化整理，對學生的畢業作品、社會調查報告、社會實踐報告也按數字化管理要求進行整理。

二、完善教學檔案數字化管理的硬軟件條件

加大經費投入，搭建并完善教學檔案數字化管理的硬軟件平臺，是高職院校教學檔案數字化管理的重要基礎。做好這項工作，可以從以下幾個方面入手:

(一)加大經費投入。數字化管理對硬件提出了更高的要求，如計算機、打印機、掃描儀、照相機等設備都是實現數字化管理的基本保障。除了這些基本的設備外，隨著技術的進步和市場的變化，還要適時進行設備更新和系統升級。電子檔案的管理不同于紙質檔案，它從形成到利用都離不開技術設備。要實現數字化管理的目標，計算機等硬件設備的質量和性能是一個重要因素。

(二)進一步完善信息服務平臺。一個良好的信息服務平臺可以大大提高檔案利用率。信息服務平臺要保證廣大教職員工、學生能夠在最短的時間內找到最準確、最有效的相關教學資源，這不僅要有一個暢通的網絡環境，更要有一個科學合理的信息服務系統。

(三)搭建教學檔案數字化管理信息共享與交流平臺。教學檔案管理工作的技能方面，包括網絡基礎和文字處理、數據處理等。為進一步提高檔案職業隊伍的信息化素養，需要加強構建信息化研討和交流的平臺，加大專題會議、現場觀摩、網絡討論、聯合進行課題研究等，并通過繼續教育等多種手段提高從業人員的工作技能。［1］

三、推進教學檔案管理的機制創新

推進教學檔案數字化管理，不僅是理念和技術的問題，同時也是機制的問題。機制不活、機制不順，教學檔案數字化管理就落不到實處。檔案工作規范化、標準化是實現檔案管理現代化的重要環節。

(一)建立標準化工作流程。推進數字化檔案管理機制創新，就應當變革現有的教學檔案管理機制，診斷其中存在的問題，建立新的適合數字化教學檔案管理的工作機制，建立上下銜接、靈活有效的工作流程，為數字化教學檔案管理提供條件。

(二)建立健全數字化教學檔案管理的領導機制。建立由學校分管領導、教務處主管部門以及下屬學院組成的數字化教學檔案管理的領導機構，作為推進數字化教學檔案管理的決策部門，及時發現并解決其中的問題。

(三)以人為本，建立教學檔案人性化服務機制。高職院校教學檔案服務機制堅持以人為本，就是要將利用者的需求作為工作的出發點和落腳點，不斷滿足廣大師生員工對檔案信息的需要，開展個性化服務、主動化服務。個性化服務，就是要滿足不同檔案利用群體的不同需求，針對不同的利用者采取不同的服務方式，擴展檔案利用服務的范疇。開展個性化服務，必須分析高職院校教學檔案用戶類型、需求，這是檔案服務的出發點和依據。主動服務實際上可理解成為檔案找利用者，它需要通過檔案工作者的主觀努力，發揮創造精神，以各種形式為高職院校各項工作提供服務。［2］

四、提升教學檔案管理人員的基本素質

目前，人員素質參差不齊，也是影響教學檔案數字化管理的一個重要因素。傳統意義上的檔案管理人員，通常由教師家屬擔任，對于文化水平和相關業務水平沒有太多要求，從事著簡單的整理、裝訂和編號、入庫工作。在推進數字化檔案管理的要求下，這些工作人員的素質亟待提升。一般來說，數字化管理下的檔案管理人員應該既有一定的專業水平，還有較強的專業知識，是集知識與技能于一身的綜合型人才。概況起來，主要有如下幾個方面的要求:

(一)具有一定的計算機操作能力。［3］現代科技的發展，為教學檔案數字化管理提供了條件。同時這也要求從事數字化教學檔案管理的工作人員應該具備相應的技術素質，能夠操作教學檔案數字化管理系統，能夠提供相應的錄入、管理、更新等服務。否則，教學檔案數字化管理就難以實施。

(二)具備一定的網絡查找能力及外語能力。作為一名高職院校檔案管理人員，不僅要了解國內相關信息，更應該充分利用互聯網全面、快速、準確的特點，查找國外重要檔案信息

資源。當然，這也要求高職院校檔案管理人員需具備一定的外語能力。

(三)具備操作現代辦公設備的能力。檔案管理工作需要涉及的辦公設備很多，如打印機、復印機、裝訂機、掃描儀等。只有在熟練掌握這些設備的性能和功能的基礎上，才能有效完成檔案管理工作。同時，電子電器類設備更新換代頻繁，高職院校檔案管理人員除掌握已有的設備外，還要不斷探索和學習，以適應新產品的功能。

(四)具備一定的科研能力。要想檔案管理工作有更大更好的發展，除了完成日常的工作外，高職院校檔案管理人員還需要有對檔案管理工作進行科學研究的能力，在實踐中不斷總結經驗，并進行理論提升。

五、創設教學檔案快速服務和高效使用平臺

檔案工作除了要重收集，更要重利用。目前，各高職院校的教學檔案都還只是做到了整理、收集、存檔，而對這些庫存檔案的利用少之又少，甚至是無人問津。由于檔案沒有得到利用，沒有發揮它本來的價值，檔案工作甚至是檔案管理人員不受重視，久而久之，檔案便成了一潭死水。信息化時代的到來，可以說為沉睡的檔案燃起了希望之光，可以充分利用網絡、計算機等設備使檔案利用率更高，更好地服務于廣大教職員工。

篇10

會計檔案數字化管理在實際使用中最為明顯的優勢，就是可以提高其管理效率和使用效率。由于它是利用計算機設備和各種網絡技術進行數據錄入、傳送和存儲的，所以，在數據信息的更改、修正、復制和重置等一系列相關處理問題上變得十分快捷和方便。同時，由于會計檔案數字化存儲磁介質自身的特點，使得會計數字化檔案的體積盡管很小，但其數據容量卻很大，存儲空間也變得異常巨大，可以存儲非常多的會計檔案數據信息。會計數字化檔案的這些突出特點，使得其在實際工作中的管理效率和使用效率大為提高，從而可以極大地節省管理和處理時間，從而非常明顯地提高了管理和使用效率。

2.有利于實現會計檔案信息資源的資源共享。

由于會計檔案數字化管理是建立在會計檔案的數字化建設、網絡化建設基礎之上的，強大的網絡體系使得會計檔案數字化管理很方便地就可以實現會計檔案信息資源的共享共用。會計檔案的各類、各級需求用戶只需要根據系統所提供的用戶權限，就可以通過網絡順利地直接訪問會計檔案數字化管理資源庫。用戶可以根據自己的需要進行會計檔案信息資源的各種查詢、調檔、下載、獲取、傳送、存儲和相關利用，從而實現了會計檔案信息資源的共享共用。

二、會計檔案數字化管理的措施

1.實現內部、外部、物流和資金流會計檔案的數字化采集與處理。

對于單位內部會計檔案的數字化采集和處理，由于僅限于單位內部數據的流通，因此相對比較簡單，工作流程也一目了然，一般是通過相應的會計數字化管理軟件進行原始單據和憑證的數字化收集與處理。對于單位外部會計檔案的數字化采集和處理，由于涉及到單位與單位之間，以及單位與相關上級管理機關之間的會計數據信息交換與傳送，因此，需要進行嚴格的會計檔案數據信息數字化采集與處理，目的是為了實現會計檔案數字化數據的順利傳送與交換。對于物流環節的會計檔案數據，在數字化采集與處理過程中，可以充分利用先進的數字化識別技術，如OCR圖像識別技術和RFID無線射頻識別技術，以及物聯網技術等現代化的技術方法，將其存儲于會計檔案數據庫中。

2.建立會計檔案數字化管理的標準和原則。

通過會計檔案數字化管理信息系統對內部、外部、物流和資金流會計檔案進行數字化采集與處理后，為保證會計檔案數據信息統一規范，便于數字化管理，還需要制定統一的會計檔案數字化數據標準，便于數字化會計檔案數據信息的自由統一交換與和傳遞。會計檔案數字化數據標準的基礎是確保會計檔案數據信息的真實性、原始性和實用性。真實性是要確保會計檔案數據與內容的真實可靠，因為數字化檔案僅是在檔案處理方法和手段上進行了改變，它所反映的檔案內容是不應有任何變化的。原始性是指有時用戶需要具有原始性特征的會計檔案，需要通過數字化手段保留下會計檔案的原貌狀況，確保會計檔案數字化數據和信息經得起真偽辨識，以及對數據和文字信息的校勘，最終確保處理和存儲的會計檔案數字化數據信息內容與原件相互對應與吻合，防止出現數據信息和文件的不一致或損毀情況。

3.建立會計檔案網絡報銷系統。

網上報銷系統是基于互聯網或各類單位內部網絡的實時在線報銷系統。這種系統的優勢是將紙質的簽字和審批形式轉換為網絡化的審核形式，它的最大優勢，一則可以實現現代化管理。會計原始單據報銷實現網絡化管理，便于利用計算機和網絡進行數字化數據采集和處理，便于進行數據統計與計算。二則可以提高工作效率。它可以簡化會計報銷流程，可以極大地節省報銷人和各級相關審核領導用于報銷流程的時間和精力，從而可以大大提高工作效率。三則快速查詢。它不僅便于用戶對于自己報銷歷史記錄、借還款記錄和工資信息等內容的快速查詢，也便于相關管理人員對于會計報銷流程、各單位資金使用情況，以及各類資金使用情況的快速查詢。四則確保了會計檔案數據的準確性。這是由于網上報銷系統將所有已經通過審批的會計報銷數據信息導入到財務處理模塊，實現了與主流財務系統的無縫對接，因此，可以確保會計報銷數據的準確性。

4.建立會計檔案數字化管理系統。

會計檔案數字化管理系統是由若干子系統組成的，包括會計檔案管理子系統、智能核算信息轉換子系統、數據光盤生成子系統和檔案數據獨立查詢子系統，他們分別具有檔案案卷管理、財務文檔管理、財務數據轉換、報表數據轉換、固定資產數據轉換、生成數據光盤、生成存儲數據和檔案查詢等主要功能。通過核算數據轉換和檔案管理功能，可以有效地解決在不同的歷史時期，以及采用不同的會計檔案管理方式所帶來的歷史數據整合，從而保障各種會計檔案數字化信息資源在系統中得以體現和反映。會計檔案數字化信息數據庫，可以將紙質的會計檔案數據信息轉化為會計檔案數字化管理信息系統中的數據信息，并通過采用權限設置、密碼保護和身份驗證等保密措施加以利用。

5.實現會計檔案數字化信息資源的區別共享。

會計檔案的存在價值更多地要體現在利用上，這種利用不僅包括本單位用戶的利用，還應該包括相關單位用戶，甚至更大范圍內的共享利用，這就需要實現會計檔案數字化信息的資源共享。在互聯網時代，無法實現資源共享的會計檔案，其存在和利用價值將會大打折扣。當然，資源共享并非意味著可以任意地、無限制地濫用，而是在遵循相應的會計檔案資源利用規定的前提下，合法、合理、有效地加以利用。如可以根據各單位的不同具體情況，對會計檔案數字化資源實行分級、分網、分權限地共享利用。可以將可資源共享的用戶劃分為會計人員、會計檔案管理人員、上級管理人員、財務部門主管、其他個人用戶，他們根據自己所擁有的相應權限，可以利用相應的會計檔案數字化信息資源。

三、會計檔案數字化管理的安全保障

1.重視會計檔案數字化系統的安全管理。

在實現會計檔案數字化管理的工作過程和服務過程中，要將安全管理放在重要位置，強化安全意識，采取安全措施，進行安全風險評估，建立一整套安全標準體系。隨著21世紀逐漸進入到信息時代、互聯網時代、大數據時代、云計算時代，計算機技術、互聯網技術、云存儲技術、大數據挖掘技術的有機融合，都為會計檔案數字化資源的獲取、存儲、傳播和使用帶來了巨大的便利。然而，科學技術是一把雙刃劍，有一利必有一弊，在會計檔案數字化資源巨大便利性的同時，隨之而來的則是檔案資源信息的安全患。因此，為了防患于未然，需要加強對會計檔案數字化管理過程中的安全管理。當然，任何安全措施都具有相對性，絕對安全的防范措施是很難實現的，只有采取多重安全保護措施，才可以將會計檔案數字化資源的安全性盡可能地提高。