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導言:作為寫作愛好者,不可錯過為您精心挑選的10篇文件檔案管理論文,它們將為您的寫作提供全新的視角,我們衷心期待您的閱讀,并希望這些內容能為您提供靈感和參考。
2文件檔案的實踐經驗
企業文件檔案管理工作經過實踐經驗,總結了一套工作流程、工作方法。如:文件立卷歸檔制度、文件檔案工作流程起點到完成,由文件檔案管理員立卷后交本企業檔案室保管。我國企業文件檔案單一的管理模式、以往過細的管理原則已經不適應現代企業的發展要求,束縛了企業文件檔案工作的發展。僵化的文件檔案管理與靈活的管理機制相矛盾。文件檔案是與企業密切相關真實的歷史,記錄了本企業的發展歷程,平時工作感覺不重要,但讓你查找時臨渴掘井那可不行,檔案工作不是一下子能做好的,做不好是無法補救的。對文件檔案的管理可以說是伴隨著人類社會的發展而產生、發展和完善的。我國的文件管理業經歷了一個漫長的發展過程。社會進入了一個嶄新的發展時代,國家經歷了翻天覆地的變化,我們的檔案事業也進入了前所未有的新時代,并且面臨了一系列的新情況、新問題和新挑戰。科學安排大力倡導開拓創新精神,進一步形成檔案工作氛圍,認真總結檔案工作的好經驗,用新的思路解決新情況新問題,健全制度不斷把關,加強管理意識,要求管理人員要有高度的工作責任感,良好的職業道德,辦事細心的工作態度,樂于奉獻的工作精神,掌握現代化管理技能,利用現代化整理檔案。才能使經濟效益和社會效益更加完美的結合,突出檔案資源建設和服務全局的重要性。
3電子文件檔案的管理
21世紀是我國隧道及地下工程大發展的世紀,據有關專家預測,到2020年,我國將要完成近6000km的地下隧道建設,平均每年約300km。到2010年,國內各種地下工程建設約需巖石掘進機、盾構機約180臺(不包括微型機),年均需求量約為30臺。截至目前,使用的盾構總數約有200多臺次。
集.1城市地鐵快速發展,對盾構需求最多。我國城市地鐵正處在高速發展期,地鐵和軌道交通規劃總長度已超過3000km。目前已建成和在建的數量僅占規劃數量的10%左右,未來城市地鐵建設仍將快速發展。
1.2越江隧道建設方興未艾,對大直徑和超大直徑盾構的需求將有快速增長。至今有10個城市已建或在建20多座盾構法越江隧道。計劃中的越江盾構隧道更多。
1.3城市各種地下管線隧道有待發展,對盾構的潛在需求大。有關專家預測,我國城市的給水、排水、電纜、電訊、熱力、輸氣等隧道工程的長度將超過1000km,其對小型盾構、微型盾構或掘進機的需求量也相當大。
1.4長大、特長鐵路公路及水工隧道增加,對掘進機需求增加。
2盾構法在城市過江隧道施工中施工文件與檔案管理存在的主要問題,亟待解決
一是涉及行業和城市多,要求規定不一致。行業涉及地鐵、鐵路、公路、市政、水利水電等;涉及城市目前在建地鐵城市15個。
二是采用的規范不準確。我國各城市過江隧道施工中施工文件與檔案管理有的依照地鐵、有的依照鐵路、有的依照公路、有的依照水利水電等規范,再結合市政規范來實施,給施工文件與城建檔案規范化管理增加了難度。
三是新參與的施工、監理隊伍多,對我國城市過江隧道施工中施工文件與檔案管理要求、水平、起點不一,條件各不相同。目前參與盾構施工的單位超過40家,分布于多個地區、多個行業,并且還在增加。
四是更新型的盾構機數量大、類型全、技術含量更高,至今我國使用的盾構機數量已超過200臺次。包括了土壓、泥水、復合式,雙圓等類型,直徑從3m至15.2m等。其施工文件與檔案管理要求有的甚至是空白。
五是檔案意識淡薄。施工企業重施工生產輕檔案管理的現象普遍存在,如,工程技術資料的收集整理,本應始于工程開工,終于工程竣工,卻未能及時列入工作日程,與工程施工不能同步;在工程項目中,平時不重視工程檔案和內業資料的收集整理,一旦得知業主或上級檢查,就搞突擊,臨時補資料,甚至對檔案管理人員反映的問題未引起重視,使工程檔案管理工作處于被動局面。對于工程項目部來講,一般都未配專職人員,而是由項目經理臨時指派缺少盾構施工檔案管理知識的人員兼職,更沒有專門的資料室與相應的設備,往往使應該歸檔的資料分散在專業技術人員手中,很容易丟失或損毀。
檔案質量欠佳,目前大多數盾構施工的工程檔案都存在原始資料填寫的不完整、不及時、不連續;檔案電子文件、電子信息缺漏;部分歸檔資料不具有完備的法律手續等等情況,由于盾構施工檔案多,目前檔案移交工作普遍滯后。難以達到工程竣工檔案向當地城建檔案館移交的要求。
3盾構法在城市過江隧道施工中,提高施工文件與檔案管理水平的途徑
盾構施工的工程檔案是工程項目實施中階段形成的有保存價值的,以文字、圖紙、圖表、聲像、電子文檔等為載體的文件資料。它是城市基礎設施建設項目確保工程質量的一個重要組成部分,更是城建檔案的一個重要組成部分。同時,盾構施工是高度機械化的一種施工,每日產生大量的數據,如何對這些海量數據進行有效地歸檔處理也擺在了我們面前。
針對盾構施工工程檔案的重要性及存在的問題,提出了施工文件與檔案管理規范化管理的解決途徑。
一是明確規范,嚴格實施。
2008年3月1日,中華人民共和國住房和城鄉建設部、中華人民共和國國家質量監督檢驗檢疫總局聯合了《盾構法隧道施工與驗收規范》,該《規范》于2008年9月1日實施。因此,盾構法在城市過江隧道施工中施工文件與檔案管理工作必須嚴格按此《規范》實施。其次,要主動參照市政基礎設施工程施工技術文件主要項目的統一規定,依照《盾構法隧道施工與驗收規范》,制定盾構法隧道施工與驗收技術文件主要項目的統一規定及表格表式目錄。例如:在《盾構法隧道施工與驗收規范》中,選定盾構法隧道施工工序質量評定項目一覽表,依照《盾構法隧道施工與驗收規范》的要求和盾構法施工的特點,制定每一項目的《工序質量評定表》。
二是用準規范,嚴格管理。
按該《規范》1總則1.0.6條,“盾構法隧道工程的施工與質量驗收除應執行本規范外,尚應符合國家現行相關標準的規定”的要求,針對盾構法隧道施工一般只實施隧道主線的特殊情況,對非隧道主線施工的出入口、隨匝道等,其施工文件與檔案管理則按建設部《市政基礎設施工程施工技術文件管理規定》建城(2002)221號文件的規定要求進行管理。同時,建議中華人民共和國住房和城鄉建設部盡快起草、制定和實施《盾構法隧道施工技術文件管理規定》,統一施工文件表格,以規范盾構法在城市過江隧道施工中施工文件與檔案管理工作。
三是提高認識,加強領導
第一是要充分認識盾構施工工程檔案的作用。是要強化設計、施工、監理、檢測、質監、安全等單位的領導和專業技術人員的檔案意識,使他們認識到工程檔案是建設經驗的積累和寶貴的技術儲備,充分開發、利用工程檔案這個寶貴的信息資源,可以為促進社會的技術進步和創造巨大的社會效益和經濟效益。
第二是要健全制度,建立健全工程檔案及內業資料的形成、積累、整理歸檔制度。明確“科學收集、分級管理、統一歸口、定向移交”的具體操作程序;出臺工程檔案的考核與獎懲辦法等,使檔案管理工作真正做到有章可循,有序進行。根據檔案管理的檢查內容和考核評分標準,采取定期考核制度,形成職責明確、獎懲分明的檔案管理激勵約束機制,加強檔案職能部門對檔案工作的指導與監督,把工程檔案管理工作提高到一個新的水平。
四是科學收集,嚴格要求。
其一,科學收集施工資料。盾構施工屬于地下工程施工,許多理論還不完善,施工經驗對同類工程有重要的借鑒作用。由于地下工程未知因素很多,盾構施工會發生一些沒有預計的情況。因此,各地工程質監站、城建檔案館必須加強施工文件與檔案管理工作的業務工作的指導,明確施工文件與檔案管理工作的規范和要求。在工程開工前,議定項目施工文件與檔案管理工作的具體詳細的實施方案。針對盾構法施工中的特點,對工程大部分情況需要用影像記錄、數據記錄,表格的實時記錄。如,對文字、圖表的大小及格式做出明確規定;圖紙附加電子文檔一份保存,便于存儲及查詢。對于盾構機安裝、盾構進出洞、旁通道的施工等關鍵工序,均應采用聲像資料來記錄,并將拍攝內容、時間、格式也應做出相應規定。
其二,檔案工作與工程同步進行。盾構施工由于工程量大,資料數量多,施工時間相對較長,需要配備經培訓合格的專職檔案人員,并做到“三參加”,即檔案人員應參加生產調度會或工程例會,參加工程安全質量檢查,參加工程驗收,檔案資料做到“圖、表、物”相符、數據準確,填寫、審批、簽章手續要完備,無擅自修改、偽造和后補現象,達到完整、準確、系統,符合歸檔要求,使檔案人員了解工程動態,及時收集、整理原始檔案資料。
參考文獻:
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二、做好電子文件管理的策略
(一)統籌安排合理規劃
電子文件管理是一個系統工程,最終是為數字檔案信息資源建設服務,以達到便于開發利用、造福社會的目的。具體實施起來涉及面廣,投資可觀,因此必須注重效益,在領導層面對各階段的目標、任務、措施進行科學、合理地規劃部署,如:在工作實施之前展開深入調研、廣泛論證、集中討論,投資大的項目要形成可研報告;形成科學合理的電子文件利用體制機制,優化軟硬件系統配置,處理好軟件系統服務器的兼容關系,建立方便高效的查詢體系等。
(二)嚴格制度統一標準
電子文件管理工作是一項長期開展的持續性工作,應落實領導責任,組織相關數量的人力,明確責任分工,加強管理,扎實推進工作有序進行。具體工作中要制定相應標準,嚴格貫徹實施,一定階段即以標準驗收成果,不斷改進以保證后續工作的質量。如:組建專門負責電子檔文件管理工作的工作機構,主要負責電子文件管理工作、系統設備升級維護、網站建設維護等;制定電子文件管理中著錄項目統一標準,數字化技術參數標準等。
(三)多方參與爭取合作
電子文件管理涉及社會的各行各業,應千方百計爭取社會力量共同參與和支持,引導建立社會大眾積極充分利用電子文件這一社會資源的普遍意識,積極回應獲得的利用反饋信息,以促進自身工作的不斷改進。如:宣傳網絡利用優勢;發揮檔案學會等社會組織的作用;非重復性技術工作可以通過合同、委托等方式外包給企業。
檔案人才流動性較大,很難培養和留住檔案人才。這一點與檔案管理工作自身的特點息息相關:一是工作強度大;二是工作比較枯燥、繁瑣;三是工資待遇不高。對于人員的服務水平提出了更高的要求。比如,在政府簡化審批流程、縮短審批期限的大背景下,我市工程檔案部門受理檔案驗收的承諾期限由7天縮短為3天,而且增加了檔案預驗收環節,工作量和工作壓力的驟然加大,對檔案人員的耐性提出了更大的考驗。
1.2檔案數量的增加對檔案管理方式提出了更高的要求
(1)服務技術和服務方法比較落后。資料搜集和整理依然僅靠人工處理的方法,信息化發展緩慢導致工作效率和服務效率普遍較低;(2)即使有些城建檔案管理部門已經對檔案實施了信息化管理,但檔案實體的整理和檔案信息化掃描的工作進度無法保證即時完成,從而影響了檔案提供利用工作水平;(3)相比于一些發達國家,我們的管理理念、管理技術、管理設備嚴重落后。而且各個城市之間城建檔案管理水平發展不平衡。這是由兩個方面原因造成的:一是對城建檔案重要性認識不足導致重視程度不夠;二是經濟發展水平落后導致資金投入力度不足。
1.3檔案數量的增加對檔案利用模式提出了更高的要求
檔案數量的增加直接導致檔案利用量的增加,加之人員不足、管理水平相對落后,導致檔案利用需求很難在第一時間得到滿足,由此導致檔案部門在政府、企事業單位及民眾心目中的公信力下降,從而也影響到部門自身的發展。提供及時、準確、全面的檔案信息,是對我們城市建設檔案部門提出的最基本要求,但是當前形勢下,我們有些城建檔案管理部門在這一點上難以做到。
2提高城市建設檔案管理工作水平的對策
2.1加強城市建設檔案人才隊伍建設
(1)通過“感情留人、事業留人以及適當的待遇留人”,廣泛吸納人才,打造一支專業的檔案管理人才隊伍。適當提高城建檔案管理人員的待遇。(2)要定期不定期對管理人員進行有針對性的培訓,提高他們的專業素質。對于優秀的管理或技術人才,要給予重點培養。(3)通過績效考核機制的建立,對工作優異者給予適當的物質和精神獎勵。以此鼓勵先進、激勵后進。
2.2提高城市建設檔案管理工作的規范化水平
(1)對檔案進行全面的核查,在對竣工檔案資料進行移交時,包括前期準備文件、施工文件、竣工文件等資料都要保證其完整、準確、規范和系統。(2)檔案信息化工作的基礎是檔案的著錄。由于每個城市建設檔案管理單位的條件不同,應該研究制定統一的《城建檔案著錄細則》,以實現檔案著錄的標準化和規范化。(3)合理組卷,在整理過程中如若發現案卷內容混亂,無頁碼等現象出現時需要重新進行加工,并將有聯系的文件組合在一起。組卷合理化和規范化不僅有助于科學管理、優化館藏,還能提高計算機管理的利用效率。(4)檔案分類號以及檔案題名的準確無誤有助于提高檢索查準率。對一些含義不清或模糊的題名要進行及時的處理,避免出現計算機無法識別的情況。
2.3提高城市建設檔案管理工作的信息化水平
隨著現代信息技術的迅猛發展,促進了先進信息技術與檔案管理工作的融合,城市建設檔案管理實現網絡一體化:借助相應的軟、硬件平臺,通過掃描、錄入等方式,實現檔案的“三態”同步,從而實現網絡檢索和在線閱覽,大大提高了城建檔案的利用效率。我們的社會已經處于一個信息爆炸的時期,信息技術的在各行各業獲得了巨大的發展。城建的檔案管理也必須跟上時展的步伐,將一些已經不符合或者陳舊的管理模式加以改進和創新,以此更好的為城市建設提供服務。將先進的信息技術引入到城建檔案管理上來,從根本上提高城建檔案管理工作的信息化水平。
2.4通過服務外包的形式提高城市建設檔案管理工作水平
由于檔案管理單位的人員和編制有限,通過政府購買服務的方式,采取服務外包的形式,來完成城建檔案的實體整理、圖片掃描和數據錄入工作,也不失為解決當前矛盾行之有效的方法,并且該方法已經在相當大的范圍內取得了較好的效果,在城建檔案整理、檔案數字化和提供利用工作中發揮了不可估量的作用。
2.5提高社會的“檔案意識”和檔案的“社會意識”
為經濟建設服務、為城市建設服務是城市建設檔案工作的根本目的,也是我們一切工作的出發點和落腳點,是我們自身的價值所在。我們必須緊緊圍繞這個中心,為社會提供全面、及時、準確的檔案信息,充分發揮自身的價值。我們要注重服務理念、方式方法的不斷創新,實現由傳統服務向現代服務的轉變:一是要改變“重藏輕用”的舊觀念,樹立“以用為主”的新觀念,如指引群眾通過“依申請公開”的方式申請利用。二是開展城建檔案編研工作,將信息整理加工成冊,提供給社會利用。三是利用互聯網技術將信息主動給社會。城建檔案部門一定要充分提高“社會意識”,由此提高自身價值。另外,城建檔案部門還要加強自身的宣傳,通過提供良好的服務來提升整個社會的“城建檔案意識”。
2管理檔案是為了檔案的再利用
這在城建系統中來講是很普遍的要求。隨著社會主義市場經濟的發展,效益觀念已深入人心,由此人們越來越重視檔案工作產生的經濟效益和社會效益,也給檔案工作帶來了生機和活力。但是在使用城建檔案時,要注重檔案的使用范圍。在使用中要注意兩點,一是對檔案保密,確定檔案的使用范圍,對于長久的檔案,該解密的要及時解密,以便檔案的再利用。二是檔案的再利用不能只注重經濟效益,也要注重社會效益。城建檔案的價值一般是隨時間的推移增加。檔案發揮作用有一個長期過程,檔案工作具有穩定性、長期性等特點,這就決定了對檔案工作的投入到見效的周期相對較長。所以,在實際工作中,講究效益要有遠謀,更要有遠慮,不可急功近利,竭澤而魚,搞短期行為,如進行檔案信息咨詢服務見效快,效益明顯,對比投入的時間與人力等相對較多,這無疑是正確的,但是與此同時,絲毫不能因為檔案整理、保護等基礎工作一半時見不到成效,因而不加重視。要辯證地看到,在開發信息、產生效益,既是現在投入勞動的結果,也是與過去圍繞這些檔案所做的整理與保護分不開的,現在對城建檔案整理、保護工作給予的投入,會產生長遠效益。如果看不到這一點。不在這方面給予的投入使檔案的質量受損,必將給檔案工作造成無可挽回的損失,影響檔案再利用。在利用城建檔案的過程中,要謹防產生負效應。事物都有其兩面性,城建檔案在利用上制定使用范圍,以防產生負效應,要注意檔案保密范圍。在城建檔案的復制、交換、轉讓中應該按照國家有關規定辦理。檔案工作具有機密性,按照國家有關規定辦理強化保密觀念,落實保密制度,確定使用范圍時,就要嚴格把關,不能因為有社會需求,就盲目的使用,否則會給國家和社會造成危害。
二、促進檔案管理科技建設創新的策略
1.轉變觀念,提高企業對檔案管理的重視度
企業管理者及檔案人員要轉變傳統的企業經營管理,將提高檔案管理工作的科技建設和創新發展納入企業的工作重點內,充分意識到檔案管理工作對企業發展的重要意義。企業管理者要加大對檔案管理重要性的宣傳和教育,各級領導要發揮引導作用,要與時俱進,利用現代化的管理手段和科學技術來技術調整和完善企業內部檔案管理工作。要加大對檔案管理工作的資金投入,加大對檔案管理的基礎設施建設,完善管理設備,建立科學化、創新化、信息化、現代化的企業檔案管理體系。同時,檔案管理人員要不斷豐富自身的專業素質,加強與其他工作人員的交流和溝通,吸收別人先進的管理經驗,增強自身的工作責任感。
2.制度保障,建立健全的企業檔案管理制度
健全的企業檔案管理制度是提高企業檔案管理工作質量,促進企業檔案管理科學化和創新化發展的制度保障。企業在構建檔案管理相關制度時,要遵循《檔案管理整理規劃》、《中華人民共和國檔案法》等相關法律法規,確保企業所制定的檔案管理規章制度符合國家的制度要求,達到國家規定的標準,做到有法可依。同時,企業檔案管理制度的制定需要依據企業自身的生產服務要求,通過與企業各個部門的管理者和檔案管理工作人員召開會議研討,進行全面的討論后,起草初步的檔案管理制度。需要注意的是,制定好的檔案管理制度采用試行的方式,在某部門先試用,發現不足即可進行針對性的更改,以確保企業檔案管理制度的科學化和創新化。
3.電子化發展,重視電子文件管理
網絡化和數字化的普及發展,促進了企業檔案管理工作的發展和創新,檔案管理模式也從傳統的方式向電子化模式轉變,即由傳統的可視記錄識別轉換為機器識別代碼型發展,機器識別代碼型即所謂的電子檔案。與傳統的紙質文件材料相比,電子檔案管理下的電子文件是由擬稿者直接寫在磁盤上,修改形成后,即可貯存到辦公的信息數據中,技術人員和檔案人員即可實現信息的共享,弱化了檔案和文件的界限。同時,在企業的各項管理活動中,電子文件憑借其快捷、精確的特點正逐步取代了紙質文件,電子圖紙也以巨大的優勢被廣泛應用。利用計算機手段和輔助工具設計的電子圖紙,不僅易于存儲和查詢,還更加形象具體。此外,傳統的文書檔案、聲像檔案、科技檔案、會計檔案、基建檔案和人事檔案等分類被取代,逐漸形成了以企業信息集成系統中各個流程和管理模塊的設置和發展。利用電子文件管理,能將分散在各個管理系統中的檔案信息通過利用計算機規定的指令來隨機調整和設置分類方案。因此,新形勢下的檔案管理科技建設創新工作,必須加強電子檔案和電子文件管理,實現企業檔案的數字化、科技化、信息化、創新化發展。
2城建檔案管理工作中的主要問題
城建檔案管理工作是一項不斷發展的工作,它是幾代人通過長期的努力和實踐共同來完成的。其中包含著前輩的寶貴的經驗和總結,這些都為城建檔案管理工作奠定了扎實的基礎。但是,隨著城市現代的不斷發展,在城建檔案管理工作中依然存在著一些問題,這些問題對城建檔案管理工作的完善和發展帶來了不良影響。其中主要體現在:
1)服務技術和服務方法比較落后。資料搜集和整理依然僅靠人工處理的方法,信息化發展緩慢導致工作效率和服務效率普遍偏低。
2)人們對城建管理工作的重要性認識較低。應該向廣大人民宣傳城建檔案管理工作的必要性,提高關注度。
3)城建檔案管理人員的專業素質較低,這方面的人才匱乏,嚴重阻礙了城建檔案管理工作的發展。
4)庫存檔案的編排存在很多不足,例如:編排較亂、形式單一、結構不合理等。
5)對編排工作不夠重視,與城市化的快速發展相比,該項工作一直處于低效率、高出錯率的狀態。使得城建檔案管理在城市發展中的作用變得日益渺小。城建檔案管理對可持續發展起到了重要的作用,它是城市發展的縮影,見證了城市日新月異的變化。因此,我們應該不斷加強城建檔案管理工作,使其在城市發展中起到推波助瀾的作用。
3提高城建檔案管理工作水平的建議
3.1加強城建檔案管理工作的規范化要想提高檔案管理工作的質量水準就要實現現代化、規范化以及標準化的程序。在實際工作中要注意以下幾點:
1)對檔案進行全面的核查,在對竣工檔案資料進行移交時,包括前期準備文件、施工文件、竣工文件等資料都要保證其完整、準確、規范和系統。對于無特殊要求的檔案原件只保存一份,主要是避免在今后實施計算機管理時出現重復以及低效率的情況。
2)計算機管理工作的基礎是城建檔案的著錄。由于每個城建檔案管理單位的條件不同,且計算機技術更新較快,所以每個城建檔案管理單位都要依據自身情況制定出符合本單位的檔案著錄《細則》,以便實現檔案著錄的標準化和規范化,提升工作水平。
3)合理組合案卷,使其實現標準化,在整理過程中如若發現案卷內容混亂,無頁碼等現象出現時需要重新進行加工,并將有聯系的文件組合在一起。使案卷組合合理化和規范化不僅有助于科學管理、優化館藏,還能提高計算機管理的利用效率。
4)檔案分類號以及檔案題名的準確無誤有助于提高檢索查準率。對一些含義不清或模糊的題名要進行及時的處理,避免出現計算機無法識別的情況發生。
5)使檔案分類實現規范化有助于提高檢索查全率。在分類過程中加強校審強度,要細心、耐心的糾正分類時出現的錯誤。
3.2提高檔案管理的思想意識要想提高城建檔案管理的工作水平首先要在思想上對它高度重視。同時,要有長遠的謀劃,要認識到檔案管理與城建一樣重要,二者是相輔相成的,要做到同謀劃、同發展。在城市建設日益完善的基礎上,使得檔案管理工作也不斷發展和完善。與此同時,要加大檢查監督力度,一切工作的落實都要在監督檢查基礎上進行,另外,在整體部門的考核體系中也應該包含監督檢查,并用實事求是的科學態度認真的考核工作人員的績效,對工作優異者要給予適當的獎勵進行激勵和鼓舞。
3.3應用先進技術提高工作水平隨著科學技術水平的提高,促使先進的信息技術與檔案管理工作相融合,使城建檔案管理實現網絡一體化,同時使得檔案管理工作更加規范化和系統化。要想運用先進信息技術,就必須實現信息化操作,這也要求檔案管理人員要不斷學習,不斷完善自身的專業素質,并要培養創新思維和大膽的創新意識,來運用科學技術手段,大力提升管理工作水平,使檔案管理工作符合城市建設要求。
3.4建立系統化管理機制城建檔案是社會發展和國民經濟的重要戰略資源。系統化的管理機制是提高城建檔案管理工作水平的關鍵。在城建檔案管理工作中系統化的管理機制主要是指考勤、考核、獎懲制度等方面,這些方面的系統化建立能夠有效的提高管理工作水平,提升企業形象。另外激勵制度的建立對提高工作人員的積極性和創新性有很大的作用,總之,建立系統化管理機制對城建檔案管理具有很大的作用。
3.5培養優秀人才培養優秀人才是提高城建檔案管理工作水平不可或缺的一部分。要有針對性的對管理人員進行教育,使其具備良好的專業素質,同時,要有組織的對管理人員進行培訓學習,由于城建檔案管理具有特殊性,所以要確保管理人員的穩定性,從而保證城建檔案管理工作可以持續有效的進行。
1.從來源看,包括人民群眾形成的檔案和流失民間的原官方檔案
(1)民間個人形成的檔案。這類檔案主要是人民群眾在日常生活工作交往中形成的各種文件,包括各類證書、聘書,家庭賬目單,個人專著、手稿等等。最典型的莫屬于個人家庭檔案,一個家庭生活的歷史記錄,反映著每個家庭的經濟往來、文化娛樂、學習工作等重要情況,折射著社會的發展變化,記錄著歷史前進的步伐。家庭檔案可謂是社會的縮影,是社會公共檔案資源的重要補充。
(2)流失在民間的原官方檔案。這類檔案原屬于國家或社會機構,理應保存于國家相關部門,但因各種原因流散在民間。戰爭、制度不善、人為破壞等都對檔案的保管帶來了巨大的威脅,許多檔案因種種原因被損毀、流失。最典型的莫過于轟動檔案界及文史界的“八千麻袋”事件,被銷毀者不計其數,散落民間、下落不明者也數不勝數。
2.從內容來看,可分為經濟類、政治類和文化類
(1)經濟類。此類檔案包括各類契約、票證,家庭記賬本,各種典當記錄等等,貼近民眾,是人們日常生活中處理糾紛的憑證。此類檔案還能反映一個家庭乃至一個地區經濟變化情況。例如“世界記憶文化遺產”的僑批檔案,是研究經濟史不可多得的原始材料。摘要:民間檔案是我國檔案資源的重要組成部分,是進行學術研究的重要材料,其數量極為龐大,種類十分復雜,開展民間檔案征集工作是提高檔案館知名度的重要途徑,也是檔案館對外交往的一個手段,更是對散存民間檔案的保護,因此,開展民間檔案征集工作的意義重大。關鍵詞:民間檔案;文化遺產;征集
(2)政治類。政治類的檔案更多的為學者研究歷史事件、人物提供原始材料,它從另一個層面,從普通百姓的視角出發,記錄了社會大眾對重大歷史事件的看法,沒有宏大的敘述,有的只是普通百姓的真實感受。
(3)文化類。名人手稿、家族譜、流傳于民間的傳說、反映各地區的民俗技藝等都屬于文化類檔案,這些檔案為人們尋根問源提供了大量的線索,是歷史學家們進行研究不可多得的重要資料。
3.按載體分,有紙質檔案、照片檔案、聲像檔案等
(1)紙質檔案。紙質檔案是民間檔案的主要部分,人民在日常生活中形成的諸如手稿、日記、證書證件、合同契約、家譜族譜等等大多都是紙質形式的。如臺州首個家庭檔案館建立者——張士友,目前他家的家庭檔案中,有紙質檔案29237件,構成了家庭檔案的主要部分。
(2)照片檔案。隨著科技的發展,數碼相機的應用,照片的數量批量增長,人們也更加愿意利用這些生動形象的照片來記錄生活。如福州市檔案館珍藏的美國友人西奧多•瓊斯贈送的攝于1860年前后的48張福州老照片,反映了一百多年前福州的風貌,記錄了當時的福州城墻、民居、風景名勝、農舍、茶園、寺廟、教堂以及外國人在福州設立的領事機構、建筑物等,為我們今天認識老福州提供了形象的材料。
(3)聲像檔案。聲像檔案可以說是“活的檔案”,它不僅記錄了事件發生的過程,而且通過聲音、圖像的形式,生動的保存了活動過程,留下了歷史的記憶。各檔案館開展的口述歷史檔案征集活動中所形成的便是此類檔案,通過錄音、錄像等形式,從普通老百姓的視角再現了當時的場景。如安徽省檔案館為中國遠征軍唯一一位走出野人山的女兵劉桂英錄制了口述檔案,再現了那段不堪回首的往事。
(4)實物檔案。實物檔案以物質實體為載體,能夠直觀的反映一個事件、活動的真實面貌,真實的記載了社會實踐活動,具有一定的保存價值。例如各種獎杯、獎狀、榮譽證書、印章等等。
二、開展民間檔案征集工作的意義
數量巨大、內容豐富的民間檔案彌補了官方檔案的不足,具有極大的收藏價值,檔案館加強對民間檔案的征集開發不僅可以豐富館藏,同時也是檔案館對外交往的一個手段和平臺,有利于檔案館知名度的提高。加強對民間檔案的征集、管理具有重要的意義。
1.民間檔案是國家檔案資源的重要組成部分
檔案館是保存國家檔案資源的基地,然而從古至今由于政治、戰爭、動亂等各種原因,許多檔案被損毀或流散民間、海外,檔案館收藏的檔案數量和質量遠遠不能和悠久的中華民族文化相適應,其保管的大多為官方政府所形成的檔案資料,反映普通民眾的材料少之又少。民間檔案是反映普通民眾生活的真實記錄,內容豐富,數量龐大,例如世代相傳的勞動知識和經驗的歌謠、反映民族歷史的史詩、民間沿襲的風俗習慣、反映家族變遷的家族譜等等,這些都是民間檔案的重要組成部分,其數量之大、種類之多、內容之豐富,是我們無法想象的。我國檔案資源體系中應包括這部分,它是普通民眾對一些重大歷史事件和歷史人物的真實看法,是我們研究歷史不可或缺的重要資料,它從另一個視角佐證了歷史的發展,是人類的重要文化財富。我國著名學者鐘敬文先生曾說過:“偉大的人民,他們是人類社會、歷史的創造者,同時又是人類社會最忠實的記錄者,是不歪曲、不阿諛的史官。他們創造和傳承的歌曲、故事等,正是我們認識歷史、社會的最豐富、最可信賴的一宗檔案。”被評為“中國檔案文獻遺產”的83件國寶級檔案中,就有許多是從民間征集而來的,如清代《清漾毛氏族譜》、永州女書檔案文獻、四川自貢鹽業契約檔案、唐代開元年間檔案等。
2.民間檔案是進行學術研究的重要材料
民間檔案是人民生活的真實記錄,是沒有經過粉飾和刪節的“原生態”的歷史記錄,是歷史學、人類學、社會學、經濟學、政治學等學科研究的資料。它具有原始性、具體性和區域多樣性的特征,是充實和完善歷史研究不可多得的重要材料,讓呈現在人民面前的歷史更加的生動和豐滿。大量散存的民間契約對研究地方經濟史具有重要的參考作用,綿延幾千年的家族譜是人類學、社會學研究中最為珍貴的資料,與“徽州文書”相媲美的僑批檔案是研究華僑華人史、僑鄉史、家庭史乃至中國近代經濟史的“民間檔案”。重要民間檔案的發現往往掀起一陣研究狂潮,乃至形成一門新的學科,像徽州文書的發現以及“徽學”的興起,“僑批檔案”申遺掀開了新的華僑史研究的熱潮。
3.開展民間檔案征集工作是提高檔案館知名度的重要途徑
檔案館通過各種渠道向社會廣泛征集珍貴民間檔案,不僅宣傳了檔案知識,增強了民眾的檔案意識,而且在大肆宣傳的過程中也提高了檔案館的知名度。通過電視、報紙、網絡等向社會發征集通告、征集信,并進行各種形式的綜合報道,可以引起社會對檔案工作的關注和支持,形成“牽動效應”。同時,通過對征集進館的珍貴罕見民間檔案的開發利用,往往又能引起民眾的關注。如廣東省檔案館征集到的清光緒時期的“休書”、“扶正室”婚姻證明、再醮婚書和民國以來各階段的婚書、記錄“二十一條”的“國恥扇”、清朝地契、里神前村英文版族譜等等,給館藏檔案增添了生機與活力。同時還使檔案館成為媒體關注的一個熱點,《中國檔案報》《廣州日報》《羊城晚報》《南方都市報》《新快報》等相繼對檔案館進行報道,大大提高了廣東省檔案館的知名度。古語有云:“山不在高,有仙則名”,只要館藏珍品多,就會吸引不同層次的民眾前來利用、觀賞,檔案館的知名度和社會地位也就會隨之提高。因此,開展民間檔案征集工作是極為重要的一項工作。
4.開展民間檔案征集工作是檔案館對外交往的一個手段
在開展民間檔案征集工作過程中,檔案館與圖書館、博物館、文物收藏者、民間檔案持有者等都有直接的接觸和交流。由于許多民間檔案兼具有資料、文物、檔案的特性,因此在社會發展過程中,圖書館、博物館等部門也相繼收藏保管著相當一部分珍貴的檔案資料。根據館藏檔案資源建設的需要,各部門之間可進行館藏資源互換或者相互交換復制件,以實現對資源的充分利用。同時,在向文物收藏者、民間檔案持有者征集民間檔案的過程中,也促進了檔案館與民眾之間的交流與聯系,減輕了兩者之間的隔閡。民間檔案這種對外開展工作的模式,更多的保存了平民的記憶,體現了檔案的社會功能,使檔案價值的實現有更為廣泛的主體。
1.創新管理工作理念,提高城建檔案管理發展水平。首先,合理,正確的給城建檔案管理定位。城建檔案館一直是城市建設的記錄者,城市建設技術作為創新信息技術的基礎,為城建檔案館提供社會功能的服務。因此,必須對檔案管理工作做出準確定位,把城建檔案管理的創新置于我國的發展規劃中,并為其制定合理的指導方法,并對檔案管理工作做出明確的分工,進而完善城建檔案管理的機制的相關措施,另外,還要加強城建檔案管理創新意識,在管理機構和編制人員方面采取具體的分析方法,并做出適當扶持,進而促進城建檔案管理的發展。而且,通過創新的管理理念和服務宗旨,對城建檔案管理工作與社會發展情況相結合。然后,創新城建檔案的工作機構。想要創新城建檔案的工作機構,必須加強檔案的收集與整理。當今這個信息時代,傳統的城建檔案館已經不足以帶來強大的吸引力,有特色的檔案館不但可以提高城建檔案管理水平,還能促進城建檔案的信息資源擴大發展。而且,還要推進城建檔案管理工作的數字化進程,建立健全相關發展機制,促進數字化發展,工作重心轉移到數字化上去,比如建立網上服務中心和查詢系統,方便檔案的查閱管理工作。最后,必須做好分類整理工作,加快檔案的數字化管理,及時收集各類信息并進行整理,做好信息檢索并合理利用相關信息。適時更新檔案信息,對檔案信息進行采集、整理與加工,對檔案內容的規范有一定保障,給城市建設提供一些高效、優質的服務。
2.改革檔案管理服務,推動城建檔案的工作效率。首先,就是建立專屬于城建檔案管理的服務平臺。信息技術不斷發展,檔案館也成為一種局域網,相關部門通過建設網站對檔案網頁進行建設,將檔案資源管理和實施單位結合起來,以期希望檔案資源引起大家的重視,利用檔案資源進行查找與閱讀,提供人性的服務。當前的城建檔案管理現狀,大量檔案館在因特網開展了網頁服務,服務模式逐漸成為主要形式。檔案工作人員必須立足于網站服務,加快信息資源的建設力度,尤其是重要文件的資源建設,更需要用電子閱讀的形式進行管理與運用,促進城建檔案管理創新,加快城建檔案管理的數字化進程,并朝著服務化的方向發展。其次,建立在線閱讀城建檔案的機構點。在館內查閱資料顯得落后而復雜,館內檔案的數量太多,檢索時有一定難度,而且大部分資料都是原件,為了不損壞珍貴史料,應該盡量減少翻閱次數,延長資料的使用壽命。當今社會在獲取信息是較為注重時間的,傳統的檔案館已經根本不能滿足人們的需求。所以,在信息時代,必須創新檔案管理工作,將檔案館內的資料上傳至網絡,通過現代高科技手段的運用,使得城建檔案為人們提供多方位,多層次新型服務。尤其是近期我國社會發展隨之加速,在檔案館中查閱資料的人也逐漸增多,為了便利查閱工作,必須順應時展的新形勢,進而提高工作效率,并建立有關的服務系統,準確對在線信息進行更新和完善,給城建檔案管理工作提供優質服務。
3.對資源進行補充,加強城建檔案的管理建設與項目建設。第一,要注重城建檔案的管理建設,將城建檔案資源的地位進一步提升,為深化城建檔案管理工程項目做基礎,從根本抓起,積極做好監督工作,全面從城建項目建設和相關會議及科研問題做監督和管理,并分類進行歸檔,進而對珍貴檔案實行數字化管理,還要將高效和不方便翻閱的檔案做數字化管理。而且,積極開展城建檔案管理工作的活動征集工作,進而推動城建檔案的創新管理建設。第二,培養建設出一批高素質的人才隊伍。城建檔案管理不僅需要先進信息技術的支持,還需要高素質人才的配合。城市發展與人才培養是分不開的,城建檔案也需要人才培養和支持。所以,必須具有打破傳統觀念的信心,改革創新管理方向,給城建檔案管理擴展出一條嶄新的道路,提高創新團隊的管理意識,進而促進管理服務水平的提升。可以為員工提供一系列的實踐機會,為員工進行培訓,提高人們的創新意識。城建檔案的管理工作人員不僅需要具備專業知識,還應該掌握現代的信息技術,強化為人民的觀念,將服務程度與現代化建設相適應,進一步實現人才隊伍的高素質建設,促進現代社會和諧發展。
二、創新城建檔案管理工作的重要內容
城市建設的迅速發展,將城建檔案管理工作的標準也隨之提高,而且計算機與網絡技術的廣泛運用,涌現了一批電子文件和數字資料,導致新型的城建檔案管理不能在傳統的管理模式與創新手段中實現。因此,創新城建檔案的管理與服務,應該建設現代化系統,可從以下幾個方面入手:
1.促進城建檔案管理的信息化基礎設施建設。將城建檔案館進行數字化建設,需要從庫房、館藏、檢索工具、規章制度、干部隊伍建設和服務職能方面加強建設工作。而且,還應該把城建檔案的現代化硬件與軟件設施互相合理配合,并加強城建檔案的信息系統建設。特別是推動網絡管理的城建檔案信息,提升信息的運用程度,進而提高城建檔案的信息化。
2.強化城建檔案的數字化資源。城建檔案的數字化資源是城建檔案建設信息化資源的重要部分,相關部門正在努力建設城建檔案信息化。當前,網絡的發展促進了電子文件在城建檔案管理工作中的作用,及時對各類文件的整理和分類,并加強管理,實現城建檔案的信息化儲存。
3.強化城建檔案的網絡建設,努力實現城建檔案數據庫建設,推進網絡信息資源,通過數字城建檔案館來加強數據庫建設。按照軟件系統將城建檔案的資料進行收集與整理,并加以鑒定、檢索、利用、編研和統計,實現計算機的多方位管理與控制,促進城建檔案的管理工作,將城建檔案館為核心發展,進而覆蓋館內的應用系統。強化文件的數據庫建設應該先要制定目錄,并開展數字化建設,提高城建檔案的創新質量,促進信息數據庫的高效、高標準發展,擴大檔案館的信息數字化。因此,穩抓城建檔案部門的信息化建設,在新時期的大好機遇下,將城建檔案管理工作與當前社會相適應,徹底開發城建檔案的信息化,與時俱進,積極探索適合城建檔案管理工作的新道路,積極開創城建檔案管理工作的新現象。
一、電子文件給管理帶來的便利
隨著數字化信息社會的到來,使用電子文件給管理和開發利用帶來很大方便。一是電子文件的記錄密度極大,存儲空間很小,再大的信息量也不需要很大庫房。二是電子文件的易刪性,將給電子文件管理和開發利用帶來方便。三是電子文件可共享,利用計算機網絡系統,可方便快捷的同時提供給眾多用戶利用。四是各種信息媒體可利用計算機多媒體技術進行集中統一管理。五是可利用電子文件非實體歸檔特性,利用網絡技術,很快完成電子文件的收集積累、整理歸檔工作。
二、加強電子文件的管理與歸檔
與紙質文件相比,電子文件的管理與歸檔是一項艱苦細致且難度較大的工作,主要原因是大多數電子文件形成者或囿于傳統觀念,誤認為電子文件不是文件而忽視其歸檔,或怕增加工作量而不愿承擔此項工作;或由于電子文件對計算機系統的依賴性,因此需要從以下幾個方面加強電子文件的管理和歸檔工作。