電子檔案管理論文模板(10篇)

導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇電子檔案管理論文，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

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1硬件與軟件設施的不足

由于電子檔案受到硬件設備的影響，并且可隨時進行更改，所以，必須做好電子文檔的備份。想要做好電子文檔備份必須做好兩方面工作，一是每份文件在建立時就做好備份，一式多份，保存在不同的硬件設備中；二是電腦、硬盤這些存儲設備容易損壞。電子文檔和傳統通過紙筆記錄的檔案相比查閱受到硬件設備的限制，不能夠直接進行瀏覽，必須借助電腦等辦公設備，否則不能進行瀏覽、閱讀、查找、整理。

2電子文檔管理人才的不足

電子檔案管理工作過程中，管理人員不僅要在檔案管理上有一定的素養，對信息足夠敏銳，還要對電腦操作足夠熟悉。就筆者調查了解的情況而言，水利電子檔案管理人員中，具備專業素質的人才還是不夠多，很多管理人員只具備其中的一項能力。一些檔案管理部門在進行信息化建設的過程中，已經增添了電腦等現代化的辦公設備，但管理人員卻無法在短時間內完成對辦公設備操作的學習，使這些資源浪費了。

3存在一定的安全隱患

由于電子檔案的信息資源是利用網絡進行共享和傳輸的，而網絡的受眾面非常廣，任何人都可能通過網絡手段竊取信息甚至篡改，網絡本身也存在不穩定因素。而電子文檔在傳輸、歸檔時，也可能遭到病毒或黑客的攻擊，導致電子文檔中的重要內容保密性、穩定性受到質疑。這些是目前電子檔案管理過程中存在的一些主要安全問題。

4出現虛假信息

在水利檔案管理部門信息化過程中，需要將過去的紙質文檔轉變為電子文檔，在進行電腦操作輸入時，由于工作人員的疏忽，容易出現信息的錯漏，檔案的信息就在不經意間被篡改，而且由于電子文檔在修改歸檔時不會留下操作痕跡，有時會出現錯誤修改，而又找不到原版文件的情況，電子檔案的真實性方面就得不到保障。電子文檔原始性上也存在一些問題，主要是傳統紙筆記錄的文檔原始性可以從字跡、圖、印章等方面去體現，某種內容往往對應一種體現形式，例如，某項申請，可以通過字跡上判斷出是這份申請是申請人自己撰寫的還是其他人的，而電子文檔形式和內容卻沒有關聯，檔案檢測部門很難在進行檢測時判斷其原始情況。另外，電子文檔往往會在不同部門不同工作人員之間進行傳閱，修改，在這期間很容易發生信息丟失或刪改，而電子文檔保存的形式種類也很多，在使用不同硬件設備，以不同格式進行存儲時也會發生信息的缺損，所以，電子文檔的完整性也難以保證。

二提高單位電子文件檔案瞥理水平的對策

電子文檔的歸檔整理保存是水利電子檔案信息化的基礎，每個檔案管理人員應養成這樣的習慣。加強單位電子文檔管理工作，應做到以下幾點。

1加強對電子文件檔案管理知識的培訓

提高檔案管理者的業務素質筆者調查發現，檔案管理人員中具備高技術、高素質的人才比較少，尤其是同時具備檔案管理知識又懂得電腦等硬件設備操作的人才非常少，很多檔案管理工作者對自動化辦公設備操作不熟練，這方面的提高迫在眉睫。檔案管理部門應加強工作人員這方面的培訓，可以安排檔案管理人員到其他先進單位學習交流，增加工作經驗，提高技能水平，掌握現代化檔案管理手段。

2加大對電子文件軟件、硬件設施管理與完善

水利電子檔案管理信息化建設對硬件設備和軟件設備方面都有極高的要求，必須加強硬件、軟件建設，并做好信息收集等方面的工作。其一，在硬件方面加大投入，從最重要的部門和環節開始，增添自動化辦公設備，實現硬件設備的統一管理，包括電腦、硬盤、掃描儀、打印機、照相攝像設備等，硬件設備是水利電子檔案建設的基礎，加強硬件設施能促進水利部門檔案信息化建設。其二，在軟件方面加大投入，重點在于軟件的開發和應用方面，保障同網段的電腦能夠實現資源共享，使檔案管理部門、人員能便捷的進行檔案的瀏覽、查詢、整理。我國水資源豐富，大型水利工程項目多（南水北調等），在項目計劃、實施、結束、整改過程中都會有大量水利方面的信息資料需要保存、進入檔案庫中，這些信息資料非常重要，數據量也十分龐大，進行相關電子文檔建設、保存，方便以后瀏覽查詢使用。

3必須確保檔案管理部門的嚴肅性和權威性

檔案管理工作必須嚴肅、嚴謹的進行，必須有一套健全的完整1研究背景和意義社會和經濟不斷的發展，信息時代的變化萬千，高校檔案管理工作也存在著不足，跟不上時代的步伐，主要表現在高校檔案管理效率低下、制度不夠完善、體系不夠健全等。如今高校檔案管理工作也要跟上時代的步伐。高校檔案管理首先需要創新和改革傳統管理方式，改革和創新能夠讓提升高校檔案管理的效率，也能夠迎合時展的需求跟上時代的步伐，主要是提升高校檔案管理業務的管理制度，并對電子檔案管理工作進行細致劃分，并要求工作人員明確自己的工作內容和職責；并透明化水利電子檔案管理工作，加強社會監管力度，提高工作效率以及管理水平；對工作中加強電子檔案傳閱、查詢過程中的監管，把責任落實到個人，確保電子檔案管理嚴謹、嚴肅執行。

4加強安全方面的法律保障

在實踐工作中，電子檔案要保障其安全保管和應有的法律效力。第一是要將相關的法律條文制定完備，尤其是要與時俱進，緊跟電子檔案發展趨勢和現實狀況及時補充所需法律；第二就是要嚴格執法，強有力地打擊電子檔案為主體的犯罪行為，對出現問題的部門責任人實施強力處罰。

5確保真實性與原始性電子檔案的真實性和原始性是后期管理的基礎

所以說電子檔案的兩種驗證手續，其中之一就是經由身份驗證，先由用戶根據自己的信息進行加密，輸入個人信息，并且使用電子檔案的調閱口令來限定其他人對用戶信息的訪問權。要保證電子檔案的原始性和完整性時，要嚴防相關人員弄虛作假和，歸檔時要有負責人簽字和在載體背面蓋章等。

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2電子文件及其特點

1）電子文件需要借助一定的設備與軟件。電子文件具有數字性，它的存在需要特定的設備與軟件，這個設備與軟件將直接影響電子文件的質量。

2）電子文件可以實行共享。電子文檔與紙質文檔最大的區別在于它可以實行數字化的共享，無空間、時間與次數的限制，實現效率的最大化。

3）電子文件具有一定安全隱患。隨著網絡技術的盛行，電子文檔保存存在一定的風險，有可能被盜用、修改，使其檔案的安全性受到挑戰。

4）電子文件具有一定的壽命。電子檔案與傳統紙質檔案相比，還存在技術壽命的問題。紙質檔案的壽命主要取決于使用的材料和保管條件，其反映的信息相對比較穩定，而電子文件的載體本身壽命比較長，如光盤，如果保管條件好，很長一段時間也不會損壞，但由于其離不開特定的軟件平臺支撐，需要隨著技術的升級不斷轉錄，否則不但可能產生信息異化，甚至因文件不可讀取而使檔案在幾年內就壽命終結。

3電子文件對檔案工作的意義

1）工作介質發生變化。傳統檔案工作介質是紙質，而隨著計算機的廣泛應用，特別是無紙質化辦公的興起，電子文件從起草、修改、審核到印發都在計算機上進行，電子文件形成后可以更新到辦公系統中，供相關人員查閱。

2）整理方法發生變化。分類歸檔是檔案工作的一個重要環節，檔案可以通過人工輸入的方式進行錄入，也可以借助計算機的數據處理功能，如掃描等進行快速的錄入與整理，極大提高了檔案整理的效率。

3）鑒定和利用發生變化。傳統的紙質文件材料，其原始性、真實性可通過分析領導簽字、用印等進行直觀判斷，差錯概率小；而電子文件則需要通過分析文件生成時間、版本號、操作權限等元數據進行綜合判定，稍不注意容易把“半成品”存檔，并且容易出現被修改、原始記錄難保障的情況。在利用上，由于電子文件信息載體的特殊性，渠道被極大拓寬，時效也得到極大的提高；同時，信息的保密和保真也與紙質文件有許多不同之處。

4實行電子檔案管理的措施

4．1重視電子檔案管理的建設盡管電子文檔在我國各個領域都已出現，但是在南江水庫電子檔案的管理尚屬空白。因此需要領導高度重視電子檔案的建設，成立專門電子檔案管理領導機構，進行大力的宣傳，提高整體人員的認知程度；尤其是要提高直接形成電子文件的部門領導及其工作人員的檔案意識。只有各部門、各層面齊心協力、互相配合，才能做好電子檔案的整理與歸檔。

4．2解決電子檔案的技術問題電子檔案依賴于電子文件的形成與存儲，因此檔案工作人員應及時做好電子文檔資料的收集、錄入、整理，保存好相關的原始數據，如負責人的簽署手續、移交手續等，再對原始數據進行技術處理，不能輕易改變原始數據的特性，以保證電子檔案的真實性。因為電子檔案的技術處理，將是電子檔案有效進行存儲的關鍵環節，南江水庫在這塊上比較欠缺，相關部門應引進相關技術與技術人員，對檔案管理者進行培訓，才能很好地解決這個問題。

4．3健全電子檔案的管理機制在技術上可行之后，電子檔案的管理就顯得尤為重要，主要有電子檔案的歸檔、電子檔案的檢查審核、電子檔案的保護、電子檔案的利用等環節。這些環節都需要制定相應的規章制度，按照一定的流程進行管理，使整個電子檔案的管理能夠統一化、有序化。在電子檔案各個環節制訂一定的規章制度外，電子檔案管理人員則需要明確責權。目前南江水庫設有檔案室，里面有文書、財務、科技等檔案，但沒專人管理。因此在電子檔案建設的過程中，應該明確責權、專人負責、協調分工，這樣才能有序的進行工作開展。

4．4加強電子檔案管理人員的培養在信息技術飛速發展的情形下，檔案工作管理者應該與時俱進，掌握電子文件管理的技術。檔案人員要適應社會信息化發展的形勢，及時更新知識結構，加強對諸如電子文件的整理排序技術、信息安全保護技術、計算機病毒防治技術、網絡運行維護技術等的學習，使先進的信息科技成為檔案工作的有效手段，更好地為南江水庫經濟發展服務。

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在經濟發展的當今階段，自然資源的優勢已不再成為經濟增長的關鍵，知識資源因能促使有限的資源得到更加合理和充分的利用，重要作用日益凸顯，企業由信息管理向知識管理進行突破。知識管理就是幫助員工對擁有的知識進行反思，調整和發展企業內部結構，提高員工進行知識交流的技巧，增加獲得知識的來源，最終促進知識交流并產生最大的效益。電子文件作為企業重要的信息數據，是企業進行知識管理的重要內容。如何組織開發利用好這種特殊的資源，成為企業發展的現實需要。

2、電子數據管理不夠規范

檔案、資料和數據是企業知識管理的重要組成部分，體量、載體、介質的多樣化為檔案收集帶來了新的課題。國家《電子文件管理暫行辦法》、《國家電子文件管理工作規劃（2011—2015）》和《關于組織開展電子政務內網“業務信息和電子文件交換系統”試點示范工作的通知》，對我市電子文件管理的原則、內容和任務要求進行了進一步明確和部署。但是電子檔案的科學化、規范化、安全化仍然較低，成為傳統檔案管理中的難點對象，重視紙質檔案實體、忽視電子檔案管理的現象較為普遍，企業信息系統中的重要信息和數據，缺少可借鑒的檔案管理規范和標準，元數據不夠統一，管控效率較低。

二、當前企業信息化環境下電子檔案管理工作現狀分析

由于電子文件對計算機設備的依賴性、內容與結構和存儲載體的可分離性、電子文件自身的不穩定性以及認識不足，使目前信息化環境下的電子文件歸檔收集工作尚顯薄弱。

1、信息壁壘加大電子檔案收集難度

隨著信息技術的高速發展，企業步入信息資源管理時代，各業務領域普遍開發應用了信息系統。由于各系統的開發環境不同，各專業之間、部門之間存在著信息壁壘，加之檔案人員與業務人員溝通渠道有限，檔案人員很難及時進行收集和歸檔指導，使企業電子信息很難實現有效聚合和共享，文件、數據的利用率較低。

2、管理粗放加大電子檔案規范管理難度

目前，企業各級人員普遍未充分認識電子文件的意義、功用和重要性，未對電子文件進行收集、整理、鑒定和歸檔；有的未采取安全防范措施，電子文件易被非法訪問、非法修改和損害；有的電子文件處于自生自滅狀態；有的只用計算機起草和打印文件，打印出紙質文件后，作為草稿性的電子文件很多未被保存，或因存儲載體用于存儲其他信息而被刪除；有的對電子文件不分價值進行全部保存；有的僅保存在硬盤里，電子文件數量龐大，增加了管理和使用的時間和精力，需要對電子文件進行收集、管理和歸檔等相關控制。

3、電子設備的更迭對檔案征集提出考驗

科技的進步使計算機系統加快升級更新，老版本的電子文件無法在新的軟硬件環境中直接使用，不僅增加了電子文件有效利用的難度，也給電子檔案的收集管理帶來了極大的考驗。

三、電子檔案管理收集模式構建策略

“泛在知識環境”下的電子檔案管理模式，應按照全程管理、規范管理和安全保密、便于利用為建設原則，采取電子文件前端控制、全程管理等方法，加強通用業務電子文件和專業工作電子文件的管控，厘清現行文件和非現行文件之間的管理要求，形成文件生成、辦理、交換、歸檔、保存等各個環節的規范管理，構建高標準、高質量、高效率的電子文件管理體系和工作機制。

1、建立健全管理體系，提供堅強的組織保障

企業應高度重視電子文件管理工作，明確各職能部門的管理職責和歸檔任務。辦公室負責電子文件的歸檔管理，科技信息管理部門負責系統運行維護，各個業務部門負責具體實施。根據各業務信息系統電子文件的運行流向和檔案管理需求，建立以文件形成部門為核心的業務系統、以檔案管理部門為重點的電子文件管理系統的電子檔案保管利用系統，形成電子文件管理層、維護層和業務層共同協作的工作格局。

2、加強前端控制，提升電子檔案管理質量

隨著現代企業的科學管理程度不斷加深，傳統意義上“被動接收”和“看堆守攤”文件管理和檔案管理觀念已經成為提升檔案工作效率和效果的桎梏。為確保電子文件真實可靠、完整安全，企業應確定電子文件管控范圍，劃定通用業務、專業工作和其他需要管控的電子文件。通用業務文件包含協同辦公系統運轉的電子公文等內容，專業工作文件包含電子商務、ERP等業務信息系統上形成的表單和數據等內容。檔案人員應通過調研、分析等手段，加強與業務人員的溝通，劃定檔案收集的文件范圍、元數據和背景信息、文件分類等內容，將檔案管理提前延伸到文件的形成階段并建立檔案信息系統與業務信息系統的對接，實現對關鍵電子文件的直接管控。

3、創新管理手段，提升電子文件歸檔質量

企業應創新管控手段，對電子文件歸檔管理中全面實施標準化管理。一是對電子文件實行全方位、全過程、全覆蓋，把本單位所有應歸檔的電子文件全部納入企業管控和檔案管理范疇，構建“統一策劃、統一管控、統一標準、統一技術、統一平臺”的工作局面。二是創新管理手段，充分利用融合職責、制度、標準、流程、績效等管理要素于一體的“五位一體”協同管理平臺，一方面優化交接、歸檔、保管、銷毀、驗收、評估等檔案業務流程和歸檔標準、檔案整理標準和重要檔案管理表單，在“五位一體”協同管理平臺中與相關部門的工作崗位進行匹配，規范文件形成部門管理行為；另一方面，應以工程項目檔案管理為重點，梳理工程建設節點的重要表單，在“五位一體”協同管理平臺中的各個基建業務流程中進行匹配，使工程管理人員清晰掌握檔案管理的技術標準、管理標準和工作標準，使檔案管理的要求與基建業務工作實現了有機融合，不僅可以提升歸檔效率，還能保障歸檔文件的質量。

4、完善制度保障機制的建設

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1.1完善檔案信息庫建設

檔案信息的計算機網絡應用應該進一步完善檔案信息庫，保障檔案信息的有效管理和充分使用。檔案信息庫作為信息資源的載體應該進一步完善，針對當前檔案信息使用不當的問題應該對不同的信息進行合理的歸類，確保檔案信息的有效提取。檔案信息庫的建設中還應該包括合理的維護工作，檔案信息庫中的信息由于使用頻繁往往會出現一些問題，因此加強檔案信息庫的維護工作十分必要。檔案管理部門應該充分重視和完善檔案信息庫的維護工作，定期對檔案信息進行更新和檢查，確保檔案信息的完整性。檔案信息庫的建設應該始終將如何實現檔案信息的有效服務作為出發點，將如何實現檔案信息的最大化利用列入信息庫建設的考慮因素，保障信息庫建設能夠充分發揮其作用，提高檔案信息的有效利用。

1.2要明確案卷概念和明確組卷規則

過去，案卷有文件“組合體”和“保管單位”的雙重屬性，但在多媒體時代是行不通的。一張光盤可以存貯數百乃至上千個電子案卷，一個案卷的多媒體文件則可能存在于不同的保管單位之中。因此，要肯定電子案卷特殊的存在形式。案卷是全宗內檔案分類的產物，但過去組卷要兼顧文件的聯系和案卷的厚度；因此，應該建立更加科學、嚴謹、詳盡的全宗檔案分類方案，直接作為組卷的基礎和依據。目前，職能管理在機關工作中的地位和作用日益凸顯。檔案作為歷史的真實記錄，應該反映這種情況。同時，文書立卷也是機關工作的組成部分，應該與之融為一體。

1.3運用先進科學技術，應用計算機輔助立卷

無淪是電子文件歸檔，還是完成紙質文件的立卷工作，都需要一個好的文、檔一體化管理系統。一方面，電子案卷的建立是人工不可能實現的；另一方面，要利用計算機替代手工操作，提高立卷工作的質量和效率。例如，利用文書登記的目錄組卷并進行電子文件的自動歸檔，提供可選擇的全宗名稱、年度、機構、職能和保管期限表等著錄項數據，復制生成可修改的案卷題名，進行案卷和卷內文件以及特殊載體檔案的排序并生成檔號，進行各種立卷統計，打印各種目錄、封皮、統計表和交接文據等。可見檔案信息化服務與管理水平將隨著信息化時代的快速發展而不斷提高。

1.4提高檔案管理工作人員的計算機技術水平

檔案信息管理人員的計算機網絡技術水平還有待于進一步提高，能夠更好地為檔案管理工作服務。一方面需要加強檔案信息管理人員的計算機網絡技術培訓工作。計算機網絡技術的應用有效地提高了檔案信息管理的工作效率，有助于提高檔案管理工作的水平。在檔案管理工作人員的計算機網絡培訓中需要進行計算機網絡技術知識的講解和實踐操作，確保工作人員能夠熟練掌握計算機網絡技術，提高檔案工作效率。

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首先，當前電子檔案管理工作雖然對檔案管理軟件、數據存儲格式、定期更新備份等工作內容進行了規定，但是對檔案的重要性劃分不是很清晰，哪些檔案應當形成介質檔案，哪些檔案應當用什么載體進行保存等等細節問題沒有給出明確的規定，沒有統一的操作、存儲標準，導致電子檔案管理混亂，出現只有信息錄入者才能找到相關內容，而其他人檔案管理人員一頭霧水的現象。其次，電子檔案管理工作存在一定的漏洞，主要表現在電子檔案信息的真實性容易受到破壞，檔案的完整性難以保證。在將紙質檔案錄入到電子載體的過程中，由于檔案管理人員工作失誤或者是電子介質出現問題導致檔案信息失真、不全，并且電子檔案存儲的形式多樣，流動性相對較強，在處理過程中極容易出現信息丟失、缺損的現象出現。

2.忽視了電子檔案管理的安全性

當前大多數的檔案管理人員對電子檔案管理的安全性認識程度不高，在實際中，由于信息全球化和互聯網技術的快速發展，計算機病毒層出不窮，對電子檔案的安全性和保密性產生惡劣的負面影響。隨著病毒變異能力的提高以及黑客技術的快速發展，電子檔案在傳輸、共享甚至存放過程中，極有可能會發生信息被竊取、數據被篡改等問題，電子檔案的真實性、安全性和保密性無法得到有效的保證。

二、加強電子檔案管理的對策

1.健全電子檔案管理的工作機制要完善

電子檔案管理的目錄體系，要對電子檔案進行科學的分類、明確的編目，做到查有所依，這樣能夠大大的提高電子檔案查閱和使用的效率。其次，要強化電子檔案的備份管理機制，提高備份管理工作意識，制定分批、定期的備份管理工作制度，杜絕因電子介質或者是操作失誤帶來的信息丟失等問題。

2.建立綜合素質高的檔案管理人員隊伍

建立綜合素質高的檔案管理人員隊伍要從以下兩個方面努力。首先，要積極引進掌握計算機能力和檔案管理專業技術的人員，并注重對這些人員的思想道德和職業責任心等軟實力方面的考核工作。其次，要對原有的檔案管理人員進行培訓，提高檔案管理人員對電子檔案管理工作的熱情，強化檔案管理的高度責任感。

3.提高電子檔案管理設備的安全性

能在電子檔案管理過程中，要加強對相關硬件系統和存儲介質的運行環境和保管制度，尤其是要將U盤、光盤等存儲介質放置在通風、陰涼處，避免因溫度、濕度過高造成設備失靈、檔案信息丟失。其次，要提高電子檔案管理設施設備的安全性，對U盤、光盤要嚴格進行病毒查殺操作，避免在檔案傳遞過程中由于存儲介質的木馬病毒造成檔案信息失真。

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二、做好電子文件管理的策略

（一）統籌安排合理規劃

電子文件管理是一個系統工程，最終是為數字檔案信息資源建設服務，以達到便于開發利用、造福社會的目的。具體實施起來涉及面廣，投資可觀，因此必須注重效益，在領導層面對各階段的目標、任務、措施進行科學、合理地規劃部署，如：在工作實施之前展開深入調研、廣泛論證、集中討論，投資大的項目要形成可研報告；形成科學合理的電子文件利用體制機制，優化軟硬件系統配置，處理好軟件系統服務器的兼容關系，建立方便高效的查詢體系等。

（二）嚴格制度統一標準

電子文件管理工作是一項長期開展的持續性工作，應落實領導責任，組織相關數量的人力，明確責任分工，加強管理，扎實推進工作有序進行。具體工作中要制定相應標準，嚴格貫徹實施，一定階段即以標準驗收成果，不斷改進以保證后續工作的質量。如：組建專門負責電子檔文件管理工作的工作機構，主要負責電子文件管理工作、系統設備升級維護、網站建設維護等；制定電子文件管理中著錄項目統一標準，數字化技術參數標準等。

（三）多方參與爭取合作

電子文件管理涉及社會的各行各業，應千方百計爭取社會力量共同參與和支持，引導建立社會大眾積極充分利用電子文件這一社會資源的普遍意識，積極回應獲得的利用反饋信息，以促進自身工作的不斷改進。如：宣傳網絡利用優勢；發揮檔案學會等社會組織的作用；非重復性技術工作可以通過合同、委托等方式外包給企業。

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（二）檔案損壞嚴重在大部分醫院的電子檔案管理中，各個科室內產生的檔案資料一般都是由自己負責保管，沒有形成統一規范的電子檔案管理，尤其是因為電子檔案必須在電腦中加以保存，而各個科室在電腦的網絡安全管理、資料管理、病毒預防等方面難免不出現疏漏，在加上管理人員對電子檔案的收集、整理工作做得不到位，所以往往造成了檔案的缺失和損壞，問題十分嚴重。

（三）資金投入較少醫院的電子檔案管理工作需要有長期投入。但是通常情況下，醫院為了加強醫療服務質量而大量購入醫療儀器和醫療設備，卻忽視了對電子檔案管理方面的投入，很少去改善和提高電子檔案管理的軟硬件環境，比如在更換電腦、刻錄機、大容量存儲硬盤、專業檔案軟件配置、防磁柜等方面，投入就明顯不足。（四）管理制度不全雖然一部分醫院建立了統一規范的檔案管理體系，但是在實際運用中，效果就很不理想。一是因為不少管理人員的檔案管理意識薄弱，隨意將檔案材料存在電腦中，不去及時歸檔，導致了大量檔案材料的缺失；二是因為醫院經常組織醫務人員學習專業技術知識，但對于組織檔案管理方面的學習就很少，宣傳力度也不夠；三是醫院對于電子檔案管理的標準和規范不能明確，因此在醫院內出現了電子檔案管理制度不健全，跟不上電子檔案管理的需求。

二、醫院可采取的對策

（一）建立健全的檔案管理網絡系統醫院要在各檔案室、各科室之間建立起完善的檔案管理網絡系統，同時明確電子檔案管理的權限以及責任，確保形成統一的管理機構和檔案保管實施細則，這樣就能使各部門的職責更加明確，從而讓電子檔案管理工作更加安全可靠、系統規范。同時，還可以利用健全的網絡系統，讓電子檔案管理的過程中，最大限度實現電子資源共享，對醫院內的大量病例、財務數據、醫療設備等資料實現統一的管理，并且通過對醫院電子檔案管理工作的全面監督檢查，保證醫院電子檔案的管理更加到位。

（二）制定科學的電子檔案管理標準醫院要結合自身實際情況，制定合理的電子文件管理方法。一要讓電子檔案的分類、排列、保存的方式更加規范，讓電子檔案得到科學有序的管理；二要制定并完善檔案資料的價值評估標準、檔案資料的保密措施以及相關的責任制度等；三是要完善檔案資料的收集管理工作，檔案管理人員要行使好檔案的監督指導職責，要從電子文件的源頭上進行管理，把電子文件進行鑒定，然后將有保存價值的文件進行歸檔保存；四要在檔案資料的保存中，使用信息集成系統，并要熟悉該系統的運行方法，要學會使用專門的檔案管理系統來接受文件信息，這樣才能有效保證和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和時效性。

（三）加大資金投入醫院要加大對電子檔案管理的資金投入，不斷引進先進的現代化技術和設備。醫院資金的投入，首先要對陳舊的電腦進行更新換代，并購置性能優越的刻錄機、防磁柜和大容量存儲硬盤等；其次，醫院要配置性能較強的網絡安全軟件，比如防火墻和先進的數據加密技術等；最后，要保證檔案室內的安全，配置滅火器、空調等設施，確保整個電子檔案的安全有效運行。另外，醫院也要引進高效的電腦管理系統，使醫院的各項業務資料、各種行政電子檔案的收集整理工作更加便捷。

（四）提高檔案管理人員素質醫院檔案管理人員的素質高低，決定了醫院檔案管理水平的高低。一般情況下，醫院電子檔案管理中存在的許多問題，基本都是由于檔案管理工作上的紕漏而造成，而這些紕漏又是因為管理人員的專業管理技能和職業素質不高所造成，所以，提高醫院檔案管理人員的素質和職業技能大有必要。因此，醫院要定期組織對于檔案管理人員的培訓工作，通過有針對性的培訓課程，不斷提高檔案管理人員的專業技能。在培訓過程中，檔案管理人員還可以就工作中存在的問題進行討論，找出解決辦法，讓醫院的電子檔案管理工作再上新臺階。

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0引言

電子檔案是指在社會實踐活動中形成的、具有保存價值的、由計算機系統處理和存儲的機讀材料和其他載體形式的記錄，電子檔案的形成、存儲和管理與傳統的紙質檔案所用技術方法不同，檔案工作者必須要對此有深刻的認識才能做好電子檔案的管理工作。

1電子檔案的優越性

1.1直接減輕了檔案管理工作人員的勞動強度，提高了工作時效在知識經濟時代的當下，現代網絡系統不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質量和檢索速度，而且將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。文書檔案管理工作實現微機處理后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔。由于實現隨機管檔，就可將過去的集中立卷，改為平時隨時整理立卷。這樣，集中的工作量，就變為分散的工作量，提高了立卷管理水平，從而達到檔案管理工作及時歸檔的目的，便于檢索利用。

1.2微機管理有利于遺漏文件的補漏增缺傳統的文書立卷方法遇到文件收集不齊或漏交歸檔時，補漏增缺，就得拆卷重做。改為微機網絡管理，文檔用微機按“件”整理歸檔。可隨時補漏增缺，使文檔不形成存積，這時，只需按一下鍵盤，修改一下檔案目錄就萬事大吉了。微機管理省時省力，可以給工作人員以充分的時間去提高業務水平。

1.3微機管理更有利于文檔的保密過去查閱檔案時是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，卻能夠看到整卷檔案內容。這是不符合文檔管理的保密要求的。微機管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無法接觸其他無關的文件，從而達到了文件保密的要求。

1.4微機管理有利于提高檔案管理工作的質量檔案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的檔案，就必須有高質量高水平的文檔卷宗。但是傳統的文書立卷工作是人為的紙張立卷，立卷人根據自己的理解來進行操作，其對立卷標準掌握的尺度很難做到完全統一，這必然影響到案卷質量水準，從而給今后的利用工作帶來了許多不便。同時，歸檔工作還占用了檔案人員的絕大部分時間，致使檔案管理人員的編研工作幾乎處于空白的境地，這又制約了管理人員的水平提高。在這種管理模式下的檔案利用，也是被動式的。文書檔案管理進行微機管理，檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，可以把時間和精力放在檔案編研和二次信息開發利用上來，從而提高文書檔案管理工作的質量和利用的效率，使文書檔案的管理、在提供利用服務時，能夠發揮出更好的時效價值。

2電子檔案的整理、開發和利用

2.1電子檔案的整理。在電子文件轉化為電子檔案后，由于計算機可以按需求隨時將電子檔案的單份文件從任何角度進行分類、組合，可以任意組成各種案卷。因此，“案卷”這一基本單位將從電子檔案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”這個基本保管單位。電子檔案整理的主要任務也從對案卷的整理而轉為對光盤磁介質的整理;即對接收來的脫機保存的光盤數據進行編目、排架，或者是定期將電子文件保存系統中的電子檔案制作光盤備份，同時對光盤進行編目、排架等。

2.2電子檔案的開發利用管理。電子檔案的獨特性決定了電子檔案的開發和利用比傳統檔案更加快捷、方便，更具實用性。一是開發平臺的選擇。系統的目標是將各檔案管理單位的數據通過網絡連為一體，便于共享數據資源，因此應選用分布式數據庫管理系統作為開發平臺，同時在檔案管理單位所在地建立數據庫，本地數據直接上機存取，既節約了經費，又方便了各單位互訪數據。二是硬件要求。各檔案單位的計算機在處理大量各類檔案信息的同時，又要互相進行數據通信，所以硬件必須具備相應的需求條件。三是數據庫模式設計。數據庫的模式設計是一個非常復雜的問題，設計的目標既要滿足當前的應用需要，又要滿足可預見未來的應用需要，既具有良好性能，又易于修改和擴充。四是應用程序設計。設計數據輸入、查詢、事務處理、報表處理等應用程序。五是數據的備份及故障恢復。檔案數據是珍貴的數據資源，為避免出現系統對數據資源的破壞，應用系統必須能定期對數據進行備份，以便于數據信息被破壞后的恢復。六是數據庫的安全性保護。電子檔案利用必須在保證數據庫的安全性的前提下進行。所謂安全性保護就是防止非法使用數據庫。在一個系統中，安全性保護非常重要，并不是所有用戶都可以使用檔案數據庫。這就需要對用戶使用數據庫提供鑒別方法，即使用權鑒別，也要由計算機確認合法性。例如:設置口令等，對存取控制權的鑒別，檔案本身的保密程度不同，開放程序也不同，應對獲準使用系統的人員及其訪問數據庫的范圍加以限制，對不同的人員予以不同使用權限。檔案管理者可根據電子檔案內容的密級程度，確定提供利用載體的方法，使用者按照使用權限使用載體拷貝，由計算機確認是否合法，并按期回收，同時通過網絡傳輸電子檔案，互聯網的開通方便了檔案部門之間信息的相互交流，同一份材料可以同時為多人利用，也可以直接到檔案單位電腦上查詢權限范圍內提供的相關內容。電子檔案的開發利用應充分發揮計算機信息采集、綜合統計的功能對整個過程進行分析、統計、找出規律，探求新的方式與途徑，加強計算機軟硬平臺建設，滿足用戶需求，最大限度開發利用電子檔案，與此同時，還要注意確保檔案資源安全利用。

3規范電子檔案管理的幾項措施

3.1加強電子檔案歸檔制度建設各檔案管理單位應根據電子檔案管理規范，并結合本單位實際情況，制定一套切實可行的電子檔案管理制度，規范電子文件形成、積累過程的管理以及歸檔責任、檢查鑒定等一系列工作環節，做到有章可循。制定電子檔案制度時應注意以下問題:注意劃清歸檔過程中各級各類人員的責任；歸檔時機應適合本單位工作實際；歸檔電子文件的責任簽署應明確；注意電子文件的動態管理問題。

3.2從電子文件的源頭抓電子檔案的質量為進一步加強電子信息的管理，對電子信息進行集中統一管理和工程圖紙等文件集中制作。為檔案部門增配必要的設備，建立一系列服務手段是加強這一工作的必備條件。

3.2.1檔案室設立圖紙與文件集中處理系統，對審查完畢的電子文件進行統一收集，按要求形成紙質文件。

3.2.2設置專門場地對紙質文件進行集中審鑒，以保證紙質文件與相應電子信息的一致性。

3.2.3電子信息由檔案部門集中積累，并在項目階段結束時，在項目組的配合下統一按“電子檔案管理辦法”集中整理歸檔。

3.2.4為便于操作和管理，建議進一步規范電子文件形成所使用的軟件平臺，因工作需要必須使用特殊軟件的，有關人員應按“電子檔案管理辦法”的規定將軟件一并歸檔。

3.3要嚴把電子信息歸檔關，做好電子信息動態管理一是在電子信息歸檔時要利用一切可利用的條件對電子信息進行檢查、鑒定、驗收，除有關歸檔責任簽署之外，還必須發揮電子檔案專家咨詢組的作用，有針對性地進行檢查，及時發現問題、及時解決問題;二是做好電子檔案管理中的電子信息管理，使歸檔的電子信息跟蹤科研生產變化，也即做好電子檔案的更改補充工作，實行動態管理。不能將電子檔案管理停留在管好幾張光盤的初級階段。

4結語

電子檔案是信息時代的產物，是現代檔案管理工作中不可回避的。因此，還要不斷研究電子檔案管理和利用中存在的管理和技術上的問題，并加以解決，以實現安全、高效的管理和利用電子檔案的目的。

參考文獻：

[1]唐雪妍.《淺談電子檔案的管理》[J].蘭臺世界.2006(15).

篇9

1.1電子檔案在使用過程中的缺點分析。雖然電子檔案的出現為高校檔案工作帶來很大便利，但任何事物都具有兩面性，承載電子檔案所使用的磁盤、光盤等均是高科技產品，對保管環境要求很高，溫度、濕度及強磁場等都會不同程度的影響到這些載體，電子檔案是否能夠可靠保存是一個重要問題。就目前使用情況來看，電子檔案的缺點如下：第一，初期投資費用增加。由于傳統紙質檔案管理通常由人工即可完成，而電子檔案則必須依靠計算機技術來完成，因此前期必須配備計算機及輸入輸出設備、計算機網絡等，并且需要對檔案管理者進行計算機培訓，這就使得費用大大高于傳統檔案管理工作。此外，光盤、硬盤等電子文件載體的物理壽命相對較短，所以要在技術上及時對載體進行保護以免電子檔案文件無法訪問，這又需要投入一部分人力與財力。第二，對電子檔案草稿與定稿無法進行分類。檔案的本質屬性即為原始記錄性，而在辦公自動化系統中，對電子文件的起草、修改到印發都在計算機上進行，它便于修改與覆蓋的特性使最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征難以保存，因此電子檔案管理中沒有正本與副本之分。第三，安全性較差。計算機與網絡技術的開放性使一些病毒或“黑客”有機會對電子文件的真實性與完整性造成威脅；由于電子檔案具有小體積、大容量的特點，一旦失竊，后果不堪設想；電子檔案沒有字跡特征，若被惡意修改也很難查出。第四，長久保存難度較大。電子檔案載體的特殊性使其對環境有著較高的要求，其保存環境必須嚴格控制濕度、溫度、潔凈度及磁場等影響因素。因此，高校檔案部門若采用電子檔案管理時，就必須考慮到這些因素，以防出現電子檔案損壞、丟失等無法挽回的情況發生。

1.2電子檔案在使用過程中的優勢分析。由于高校的檔案管理涉及到人事管理、學生注冊、教學、科研和財務結算等多方面檔案材料，通過傳統方法來建立與管理檔案的工作強度較大且操作過程十分復雜繁瑣，電子檔案則克服了這些不便，在工作中呈現出優勢。首先，一定程度上減輕了檔案工作人員的勞動強度，尤其是在進行檔案查找環節中，通過搜索文件分類號就可以找出所需文件及附件，不僅節約了時間，也極大的降低了檔案管理人員的勞動強度。其次，具有高效快捷的歸檔速度。通過網絡傳輸技術能夠實時進行電子檔案資源共享，且正確度較高；電子文件是由各種媒體信息集成的，具有圖文聲像等直觀效果。再次，促使檔案管理人員的綜合素質得到了提升。電子檔案在推行過程中不僅提升了檔案管理工作人員的計算機水平，還要求這些人員必須擁有較廣博的知識，并通過不斷的知識更新才能適應整個專業要求。高校的檔案管理人員要謹記檔案工作對高校的服務性與輔，通過不斷提升自我專業能力以達到提升高校檔案工作整體水平的最終目的。

2加強電子檔案管理的意義

加強電子檔案管理不僅促使高校管理者與檔案管理者從傳統管理理念轉向現代化管理理念，還從真正意義上加速了檔案管理工作的發展。

2.1能夠滿足使用者多樣化的需求。越來越多的使用者隨著社會進步而對檔案提出更多的使用要求，原始的紙質文字資料已無法滿足其快節奏生活，并且對原始視頻圖像等影音資料需求是傳統檔案模式所無法滿足的。而電子檔案則能夠通過視頻、圖片來進行再現，這種多樣性的信息保存方式逐漸發展為解決使用者多樣化需求的主要解決方案。檔案工作的服務對象需求會隨著社會發展與科學進步而發生變化，只有加強電子檔案管理，才能隨著動態需求及時更新并有效提出解決方案。

2.2加強電子檔案管理能夠節約人力與物力。由于檔案工作具有一定的特殊性，采用傳統的檔案管理方式不僅需要耗費大量的人財物力，還可能存在損壞風險。然而，計算機及其網絡不僅為歸檔提供了快捷的管理手段，還提供了信息利用的快速途徑，減輕管理者勞動強度的同時還將歸檔質量和檢索速度大幅度提高了。電子檔案管理工作中將按“卷”立卷歸檔優化為按“件”進行整理歸檔，使檔案管理工作效率得到了飛躍提高。

3加強電子檔案管理與應用的對策

加強電子檔案利用管理與應用具有重要意義，因此，需要從多角度開展、多方面配合電子檔案管理工作。

3.1通過建立檔案利用制度來整合各類檔案資源。建立檔案利用審批制度，通過對使用者調用檔案進行約束來保證其安全性，檔案管理部門可利用網絡技術對檔案進行及時的收集管理，以保證電子檔案能夠及時更新。在進行電子檔案應用的同時也可以兼用傳統紙質檔案來進行互補，即“雙套制”，通過檔案資源整合來創新檔案管理模式，推動實現電子檔案管理工作的發展。

篇10

0引言

電子檔案是指在社會實踐活動中形成的、具有保存價值的、由計算機系統處理和存儲的機讀材料和其他載體形式的記錄，電子檔案的形成、存儲和管理與傳統的紙質檔案所用技術方法不同，檔案工作者必須要對此有深刻的認識才能做好電子檔案的管理工作。

1電子檔案的優越性

1.1直接減輕了檔案管理工作人員的勞動強度，提高了工作時效在知識經濟時代的當下，現代網絡系統不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質量和檢索速度，而且將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。文書檔案管理工作實現微機處理后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔。由于實現隨機管檔，就可將過去的集中立卷，改為平時隨時整理立卷。這樣，集中的工作量，就變為分散的工作量，提高了立卷管理水平，從而達到檔案管理工作及時歸檔的目的，便于檢索利用。

1.2微機管理有利于遺漏文件的補漏增缺傳統的文書立卷方法遇到文件收集不齊或漏交歸檔時，補漏增缺，就得拆卷重做。改為微機網絡管理，文檔用微機按“件”整理歸檔。可隨時補漏增缺，使文檔不形成存積，這時，只需按一下鍵盤，修改一下檔案目錄就萬事大吉了。微機管理省時省力，可以給工作人員以充分的時間去提高業務水平。

1.3微機管理更有利于文檔的保密過去查閱檔案時是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，卻能夠看到整卷檔案內容。這是不符合文檔管理的保密要求的。微機管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無法接觸其他無關的文件，從而達到了文件保密的要求。

1.4微機管理有利于提高檔案管理工作的質量檔案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的檔案，就必須有高質量高水平的文檔卷宗。但是傳統的文書立卷工作是人為的紙張立卷，立卷人根據自己的理解來進行操作，其對立卷標準掌握的尺度很難做到完全統一，這必然影響到案卷質量水準，從而給今后的利用工作帶來了許多不便。同時，歸檔工作還占用了檔案人員的絕大部分時間，致使檔案管理人員的編研工作幾乎處于空白的境地，這又制約了管理人員的水平提高。在這種管理模式下的檔案利用，也是被動式的。文書檔案管理進行微機管理，檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，可以把時間和精力放在檔案編研和二次信息開發利用上來，從而提高文書檔案管理工作的質量和利用的效率，使文書檔案的管理、在提供利用服務時，能夠發揮出更好的時效價值。

2電子檔案的整理、開發和利用

2.1電子檔案的整理。在電子文件轉化為電子檔案后，由于計算機可以按需求隨時將電子檔案的單份文件從任何角度進行分類、組合，可以任意組成各種案卷。因此，“案卷”這一基本單位將從電子檔案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”這個基本保管單位。電子檔案整理的主要任務也從對案卷的整理而轉為對光盤磁介質的整理;即對接收來的脫機保存的光盤數據進行編目、排架，或者是定期將電子文件保存系統中的電子檔案制作光盤備份，同時對光盤進行編目、排架等。:

2.2電子檔案的開發利用管理。電子檔案的獨特性決定了電子檔案的開發和利用比傳統檔案更加快捷、方便，更具實用性。一是開發平臺的選擇。系統的目標是將各檔案管理單位的數據通過網絡連為一體，便于共享數據資源，因此應選用分布式數據庫管理系統作為開發平臺，同時在檔案管理單位所在地建立數據庫，本地數據直接上機存取，既節約了經費，又方便了各單位互訪數據。二是硬件要求。各檔案單位的計算機在處理大量各類檔案信息的同時，又要互相進行數據通信，所以硬件必須具備相應的需求條件。三是數據庫模式設計。數據庫的模式設計是一個非常復雜的問題，設計的目標既要滿足當前的應用需要，又要滿足可預見未來的應用需要，既具有良好性能，又易于修改和擴充。四是應用程序設計。設計數據輸入、查詢、事務處理、報表處理等應用程序。五是數據的備份及故障恢復。檔案數據是珍貴的數據資源，為避免出現系統對數據資源的破壞，應用系統必須能定期對數據進行備份，以便于數據信息被破壞后的恢復。六是數據庫的安全性保護。電子檔案利用必須在保證數據庫的安全性的前提下進行。所謂安全性保護就是防止非法使用數據庫。在一個系統中，安全性保護非常重要，并不是所有用戶都可以使用檔案數據庫。這就需要對用戶使用數據庫提供鑒別方法，即使用權鑒別，也要由計算機確認合法性。例如:設置口令等，對存取控制權的鑒別，檔案本身的保密程度不同，開放程序也不同，應對獲準使用系統的人員及其訪問數據庫的范圍加以限制，對不同的人員予以不同使用權限。檔案管理者可根據電子檔案內容的密級程度，確定提供利用載體的方法，使用者按照使用權限使用載體拷貝，由計算機確認是否合法，并按期回收，同時通過網絡傳輸電子檔案，互聯網的開通方便了檔案部門之間信息的相互交流，同一份材料可以同時為多人利用，也可以直接到檔案單位電腦上查詢權限范圍內提供的相關內容。電子檔案的開發利用應充分發揮計算機信息采集、綜合統計的功能對整個過程進行分析、統計、找出規律，探求新的方式與途徑，加強計算機軟硬平臺建設，滿足用戶需求，最大限度開發利用電子檔案，與此同時，還要注意確保檔案資源安全利用。

3規范電子檔案管理的幾項措施

3.1加強電子檔案歸檔制度建設各檔案管理單位應根據電子檔案管理規范，并結合本單位實際情況，制定一套切實可行的電子檔案管理制度，規范電子文件形成、積累過程的管理以及歸檔責任、檢查鑒定等一系列工作環節，做到有章可循。制定電子檔案制度時應注意以下問題:注意劃清歸檔過程中各級各類人員的責任；歸檔時機應適合本單位工作實際；歸檔電子文件的責任簽署應明確；注意電子文件的動態管理問題。

3.2從電子文件的源頭抓電子檔案的質量為進一步加強電子信息的管理，對電子信息進行集中統一管理和工程圖紙等文件集中制作。為檔案部門增配必要的設備，建立一系列服務手段是加強這一工作的必備條件。

3.2.1檔案室設立圖紙與文件集中處理系統，對審查完畢的電子文件進行統一收集，按要求形成紙質文件。

3.2.2設置專門場地對紙質文件進行集中審鑒，以保證紙質文件與相應電子信息的一致性。

3.2.3電子信息由檔案部門集中積累，并在項目階段結束時，在項目組的配合下統一按“電子檔案管理辦法”集中整理歸檔。

3.2.4為便于操作和管理，建議進一步規范電子文件形成所使用的軟件平臺，因工作需要必須使用特殊軟件的，有關人員應按“電子檔案管理辦法”的規定將軟件一并歸檔。

3.3要嚴把電子信息歸檔關，做好電子信息動態管理一是在電子信息歸檔時要利用一切可利用的條件對電子信息進行檢查、鑒定、驗收，除有關歸檔責任簽署之外，還必須發揮電子檔案專家咨詢組的作用，有針對性地進行檢查，及時發現問題、及時解決問題;二是做好電子檔案管理中的電子信息管理，使歸檔的電子信息跟蹤科研生產變化，也即做好電子檔案的更改補充工作，實行動態管理。不能將電子檔案管理停留在管好幾張光盤的初級階段。

4結語

電子檔案是信息時代的產物，是現代檔案管理工作中不可回避的。因此，還要不斷研究電子檔案管理和利用中存在的管理和技術上的問題，并加以解決，以實現安全、高效的管理和利用電子檔案的目的。

參考文獻：

[1]唐雪妍.《淺談電子檔案的管理》[J].蘭臺世界.2006(15).