檔案信息化論文模板(10篇)

導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案信息化論文，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

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在檔案信息化突飛猛進的背景下，相關的檔案信息安全管理制度卻未及時地建立起來，給別有用心的人竊取和不當利用檔案信息以可乘之機，嚴重危害著檔案信息的安全。比如，有的檔案管理單位解答了檔案利用者的問題，因為認為該問題具有代表性，就將該問題放入常見問題資訊庫中。若該檔案管理單位缺乏檔案信息的保護制度和保密意識，沒有對咨詢人的個人信息進行必要的屏蔽和處理，可能會造成用戶信息的泄露，侵犯檔案利用者的隱私權。再比如，有的地市住房公積金管理網絡系統由于缺乏相應的安全制度和技術保障措施，只需要輸入公積金繳存人的姓名就可以查閱到其工資水平和住房公積金繳納情況，而個人的收入狀況屬于個人不愿向外界透漏的的隱私，這就造成了個人檔案信息的泄露。

（二）檔案網絡化管理帶來的信息安全隱患

網絡化管理給檔案管理工作帶來便利。但是，計算機感染木馬病毒和遭受黑客惡意攻擊的風險給檔案信息的安全性帶來隱患。木馬程序一旦侵入檔案管理系統，很可能會破壞檔案信息數據，甚至會采取篡改、盜竊、銷毀檔案數據的破壞手段，造成檔案管理的混亂，給檔案數據的安全性帶來致命損害。另外，以光盤、硬盤等存儲介質為載體的電子數據檔案有其自身不可克服的缺點，如信息數據不夠穩定、易于損壞和難以固定保存等，加之檔案存儲設備更新速度很快，若不對檔案存儲設備以及相關的計算機硬件和軟件及時更新，解決數字檔案的格式轉換等問題，極易造成檔案數據丟失、毀損或無法順利讀取等情況發生。

（三）檔案管理造成的信息安全隱患

檔案信息化對檔案管理人員的素質提出了更高的要求，要求檔案管理人員不但要精通檔案管理知識，還要精通互聯網知識、計算機和相應檔案管理軟件的操作方法。但是，當前檔案管理人員的年齡結構存在普遍偏大的狀況。有些年齡較大的檔案管理人員知識更新不夠及時，仍然拘泥于傳統的檔案管理模式，對信息化的檔案管理可能會感覺力不從心。因為對檔案管理設備和檔案管理軟件研究不夠深入，操作熟練程度不夠等原因，在管理過程中容易造成檔案數據意外刪除等丟失毀損情況，構成檔案信息的安全隱患。

二、加強檔案信息安全的舉措

（一）加強制度建設，提高檔案安全管理意識

首先，單位領導要充分認識到檔案信息安全管理的重要性，制定相應的檔案信息安全管理制度，與檔案管理人員簽訂檔案安全管理責任承諾書，安排專門檔案管理人員對所有檔案信息進行保密管理，規范檔案信息的保密審查程序和公開程序，確保做到公開的檔案信息不，的檔案信息不公開。同時，要完善檔案信息安全防范機制，嚴格禁止其他計算機對檔案管理系統網絡的接入和訪問，的檔案信息不允許與互聯網聯接，的計算機要設置專用密碼，在轉為非計算機時要按照《保密法》的規定對存儲硬盤進行拆除。

（二）不斷提高檔案安全管理技術，做好電子檔案的異質備份工作

首先，提升檔案安全管理技術是保障檔案信息安全的有效途徑，要定期對管理檔案的計算機設備進行殺毒軟件的升級，及時對病毒進行掃描和查殺，避免木馬程序和黑客惡意侵入檔案管理系統。同時，定期對檔案管理設備如計算機設備、打印機、復印設備等進行檢查，確保各種檔案管理設備的正常使用。其次，承載電子數據檔案的存儲設備有別于傳統的檔案載體文件，對它的讀取必須依靠必要的硬件設備和閱讀軟件才能夠實現，對這些電子文件檔案同時轉化為其他類型的載體就成為必要。做好電子檔案的異質備份工作，就可以防止隨著技術的發展出現現有的電子檔案因為缺乏相應的閱讀設備和軟件而不能順利讀取的尷尬局面。異質備份的常見方法主要有：將網絡下載文件轉變成紙質文檔；將紙質文檔通過掃描等手段轉換成電子文檔；將現有的電子照片通過拷貝等形式制作成多份備查等。

（三）優化檔案管理人員結構，提高檔案安全防范意識

檔案管理的信息化對檔案管理人員的素質提出了更高要求，要優化檔案管理人員結構，建立形成梯隊的復合型檔案管理隊伍。檔案管理人員不但要熟悉檔案管理方面的業務知識以及相關的檔案管理法規，還要對計算機操作、互聯網知識等現代化的科技知識做到熟練掌握。這就要求我們必須要建立健全檔案管理人員的管理制度，對檔案管理人員的配備、流入流出等規定嚴格的程序，明確各類管理人員的工作職責和違反規定造成檔案安全信息不當泄露應承擔的責任。要定期對檔案管理人員進行業務知識和檔案信息安全管理方面的培訓，提高他們的安全防范意識和防范技能水平。

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二、加強城建檔案信息化建設的對策

（一）積極開發城建檔案信息化軟件。在工作中，要根據實際情況的需要積極開發適用于城建檔案信息化建設的軟件技術，建立安全穩定的信息軟件系統。在進行信息化處理過程中，要把安全、穩定和保密放在第一位，確保歸檔的數據和信息不被破壞和損毀。對于檔案，要采取嚴格的安全保護措施，一律不得與網絡連接；對于非文件，即使在網上查詢，也要采取身份確認、防火墻、數據備份等安全防護措施，既防止別人盜用信息又可以有效地防范計算機病毒侵入造成數據破壞，確保軟件系統和和數據的安全。

（二）實現城建檔案信息管理規范化。在城建檔案信息管理實踐中，首先要不斷完善城建檔案信息化規范體系，建立管理、業務、技術三個層面的操作標準與規范，盡快制定《城建檔案信息化管理與操作規范》、《城建檔案信息化技術保障細則》等規章制度，為城建檔案數字化管理提供制度保障。其次，要適應時代和社會發展的需要，積極探索網絡環境下的保護知識產權與保障用戶公平使用的辦法。再次，要建立城建檔案信息化建設評估體系，以評促建、以評促改，通過對城建檔案信息化建設與管理的評估來推動城建檔案信息管理規范化的落實。

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2杭鋼檔案信息化建設的目標和主要內容

對此，公司辦公室在檔案館的改造中啟動了信息化建設項目，到目前為止，杭鋼已投入合同金額103.7萬元用于檔案信息化建設。項目在2010年3月開始準備，2011年1月正式啟動，2011年10月鋼鐵主業生產單位及輔助部門的18家二級單位檔案管理人員上線操作。并明確提出杭鋼集團檔案管理信息系統建設的最終目標是：按照總體規劃、分步實施的要求，逐步建成一個由現代計算機技術和網絡技術構成的跨區域、分布式、多功能、規范化、集約型管理的高效、開放、共享、虛擬、資源豐富的數字化“杭鋼檔案館”。2．1階段目標，2．1．1第一期實現杭鋼檔案館和鋼鐵業二級單位檔案信息資源的數字化，包括現有館（室）藏檔案有重點地逐步進行數字化處理，杭鋼檔案館和鋼鐵業二級單位的檔案信息管理軟件系統接入辦公自動化系統，電子文件通過辦公自動化網絡和光盤等手段和方式接收進杭鋼檔案館。檔案形成單位和部門可以利用檔案信息管理系統或電子載體形式進行電子檔案的移交；檔案專業技術人員可以利用計算機和網絡技術實現檔案信息資源采集、分類、整理、編研、提供利用服務和進行檔案工作的日常管理；合規用戶根據授權可以在網絡上實現檔案信息資源的查詢利用和檔案業務咨詢。2．1．2第二期實施集團公司在杭單位的檔案信息資源數字化管理，并通過網絡手段與杭鋼數字檔案館信息系統相連接，實現檔案信息資源的共享。2．1．3第三期實施集團公司杭外單位的檔案信息資源數字化管理，并通過網絡手段與杭鋼數字檔案館信息系統相連接，實現檔案信息資源的共享。2．2檔案信息化建設的內容2．2．1基礎設施設備建設杭鋼集團公司由于公司內網布局已經完備，基礎設施的主要內容就是配備與檔案信息化建設相適應的支撐軟件系統運行和相關檔案業務工作的硬件設備。如：工程掃描儀、工程一體機、大型繪圖儀、非線性編輯、音視頻數據采集轉換等設備。目前檔案館已配備了計算機6臺、筆記本2臺、高速掃描儀（3臺）、打印機（2臺，其中網絡打印機1臺）、光盤刻錄機（2臺）、數碼照相機（1臺）。為檔案信息的采集、交流、交換和檔案業務的監督、檢查、指導服務。同時在數字檔案信息存儲管理平臺上配備服務器（2臺）、存儲器（1臺）承擔檔案信息主數據存儲管理。在數字檔案信息應用平臺上配備計算機4臺、終端4臺：其中檔案館工作人員計算機2臺，用于借閱利用和其他管理工作；檔案館用戶查詢計算機2臺（獨立連接國際互聯網）、終端4臺，裝載應用軟件系統，通過網絡連接服務器群，提供在線利用。配備打印機2臺、光盤刻錄機2臺，為用戶提供檔案信息載體。2．2．2鋼鐵主業二級單位檔案室管理：一是加快現有館室藏檔案整理。按照國家和省檔案行政管理部門和冶金系統檔案工作標準、規范加快對現有館室藏檔案的整理、整改工作：杭鋼檔案館、鋼鐵業各二級單位、非鋼產業各單位需分步完成文書檔案、職工檔案、會計檔案、實物檔案的整改，以及完成照片檔案、印章檔案、科技檔案的整理、整改。二是加強檔案目錄及其數據庫建設。現已擁有各類檔案管理軟件、具備建立檔案目錄數據庫的單位要充分運用計算機技術，加快檔案目錄數據庫建設，并為下一步移植到數字檔案館管理系統做好準備。三是規范電子檔案歸檔管理。集團公司機關各部門要根據公司檔案管理規定和要求，抓緊整理移交應歸檔的紙質或其他載體檔案材料；加強對本部門電子文件的積累、鑒定、著錄、歸檔移交工作；職能部門在與外單位簽訂設計、勘察、監理、施工、設備采購等合同時，要提出在移交紙質檔案的同時移交電子檔案的要求，其中設計、勘察、設備供應方必須提供電子文件歸檔。2．2．3電子檔案信息的管理和利用目前，杭鋼檔案館的電子檔案信息管理主要負責對采集到的檔案信息進行規范整理、分類、管理，使之有序化。對采集的符合或通過轉換使其符合檔案管理規范的數字信息及其元數據，根據采集時所帶的目錄信息，采用《杭州鋼鐵集團公司檔案分類編號實施辦法》和《歸檔文件整理規則》等標準的分類方案將這些數據有序地存儲到系統中。截止2013年12月，杭鋼檔案館機讀目錄案卷級3.05萬條，文件級19.31萬條，集團公司（含杭鋼檔案館）機讀目錄案卷級5.58萬條，文件級25.64萬條。數字化加工轉化集團公司科技檔案37547件，集團公司文書檔案13046件；鋼鐵業二級單位科技檔案12233件，文書檔案館619件。同時，根據邏輯關系將符合《中國檔案主題詞表》、《冶金檔案主題詞表》、《杭州鋼鐵集團公司公文主題詞表》有關要求的主題詞和符合《中國檔案分類法》、《冶金檔案分類法》、《杭州鋼鐵集團公司檔案分類編號實施辦法》有關要求的信息分類號組合在一起所形成的一套分類號主題詞對照表，系統可以從對照表中自動提取相應的分類號—主題詞，完成標引任務。此外，根據檔案工作標準對整理立卷的檔案或以件為單位整理的檔案，進行分類后按不同要求自動編目，提供在線查詢和輸出為紙質載體。對重要文件和檔案信息進行全文采集、轉換、識別、壓縮、加密、和檢索等管理與利用。

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二、加強學校檔案信息資源建設

檔案資源是學校發展的歷史憑證，它以各種不同的形式真實而客觀地記載著學校教學、科研及管理過程中的每一個環節，是學校的寶貴財富。信息資源是檔案信息化建設的物質基礎，檔案信息化建設的首要任務是把室藏檔案資源數字化，其核心內容是將各種形式的檔案信息，通過計算機、掃描儀等設施，建立起資源配置合理、特色突出、利用方便的檔案信息數據庫，滿足社會對檔案信息的需求。豐富室藏資源，有效挖掘、收集、整理和傳播成為學校檔案部門信息服務的發展重點，因此檔案部門要緊緊圍繞學校中心工作，加大檔案編研力度，自行開發特色專題檔案數據庫，不斷完善檢索工具，促進檔案信息的開發和再生；加強對重要會議、重大活動事件檔案材料的收集，主動從各種媒體中收集有關學校的信息，通過對信息的采集、整合、分析，為領導決策和教學管理提供信息服務。

三、加強學校檔案服務手段的創新

隨著檔案數字化程度不斷提高，檔案利用的方式也發生了改變，利用者通過網絡、計算機等現代化手段利用檔案，使得傳統的檔案管理工作方法和行為方式將隨之而發生改變，檔案管理模式也在從傳統的實體管理模式向著信息管理、知識管理、數字化管理模式轉變，因此，檔案部門必須用創新的服務方式、服務內容和服務手段實現由傳統的手工操作管理模式向現代化管理模式轉變。

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二、科研設計單位檔案信息化建設的途徑探討

1.電子文件收集整理工作

信息載體多種多樣，比如微縮膠片、磁帶、壓縮光盤等等，使檔案信息的保存可以擁有更加多樣化的存儲形式，相比較于傳統的紙質信息載體而言，具有節約、存取方便、形式多樣、安全穩定等優點。當然，信息化存儲方式運用了大量的先進技術，使用優點明顯，但是在維護和更新技術方面還有一定的短板。市場經濟的不斷發展，高新技術不斷得到應用，日益激烈的競爭要求檔案管理向著高效化的方向發展，所以電子文件的潛在優勢逐漸浮現出來。使用何種電子文件對檔案信息進行整理，需要根據科研設計單位的具體需求決定。根部不同的使用要求，電子文件主要有兩大類：一類是掃描電子文件，通過高清掃面設備將存儲在紙質文件上的信息以圖像或其他壓縮形式保存到計算機中，形成一份與原始文件內容相同的電子文件，由于采用高清掃描而并不是具體的識別，所以對于電子文件內容的修改是比較苦難的，而且為了電子文件的質量可能采用分辨率較高的存儲形式，勢必造成存儲空間的增減，對于計算機網絡和共享來說壓力是巨大的；另一類是軟件處理電子文件，比如DOC或DWG，對電子文件的內容進行處理，是對信息的內容進行具體的保存，相比掃面電子文件來說可以修改文件信息，存儲空間占用也比較小。可見后一種存儲形式適用性更強，復用和修改更加便利，更加適合辦公的自動化。但是由于科研設計單位工作的特殊性，一些工程圖紙和專業技術資料，可能很難用軟件以一種便于取用的形式進行處理，所以高清掃描更加適合繪圖類電子文件。隨著電子文件的普及，對于電子文件的管理也有一定的規定，對電子文件的歸檔也有一定的需求，格式和讀寫權限在局域網中的查詢和共享也有一定的限制。因此，科研設計單位在信息化建設時，要對自身檔案類型的利用狀況有一定的了解，選擇成熟的數字化技術，設計有效的電子文件，為信息化平臺建設打下基礎。

2.自動化管理平臺

科研設計單位處理擁有良好的檔案信息之外，信息化建設的另一要求是信息化管理硬件和軟件。硬件和軟件的投入是比較巨大的，但是相較于信息化檔案建設的潛在價值是值得的。科研設計單位處于長遠的發展目標而言，檔案信息化建設應當是一項長遠的計劃，要構建一套適用于企業發展的檔案信息管理系統，能夠為企業生產提供長久的服務。激烈的市場競爭要求企業進一步提高工作效率和工作質量，檔案信息化建設的自動化管理平臺能夠大大提高工作效率，減少重復勞動，創造更多的價值。檔案信息管理系統的建立還需要管理軟件的開發，根據企業檔案的數量和具體開發要求，購置相關的管理軟件，并在此基礎上根據自身條件進行二次的開發和完善，有層次的建立電子文件數據庫，合理設計信息索引，為信息的查詢和取用做好良好的準備。另外，檔案信息化管理平臺需要嚴格的電子文件管理制度，有序的開展信息管理工作才能發揮電子檔案管理的優勢。這項工作要從檔案文件開始，全面而規范的劃分檔案，并以此結合使用的邏輯關系進行存儲，為檔案管理人員提供便捷，并以此提高工作的效率和工作質量。

3.加強檔案信息管理系統的維護

檔案信息化平臺構建完成后，檔案管理部門一定要對數據化和管理平臺進行全面的維護。對于歸檔的電子文件要及時的設置查詢索引并上傳到網絡平臺。按照電子文件的管理要求，歸檔后的檔案要采取合理的備份措施，做好恢復管理工作，避免因為網絡原因影響檔案內容。采用固態的存儲管理是一項嚴密的工作，但是對于電子文件備份非常重要，合理的備份能夠降低寶貴的信息資源浪費。首先電子文件要確保其準確性和全面性，以取用權限限制對電子文件的修改；電子文件的歸檔要嚴格按照規范進行，網絡使用權限要有明確的告知，及時監管非法的取用操作；定期對檔案數據庫進行備份和維護；檔案管理人員要正確行使自己的職權，嚴格按照檔案管理要求完成工作。

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二、煤礦企業檔案信息化建設的改進措施

所謂檔案信息化建設是進一步提高企業檔案管理和服務水平，實現檔案工作科學發展的重要舉措，它是依靠現代化檔案人才及現代信息技術兩大資源，共同完成。因此，我們要建立創新的檔案管理體制，勇于克服建設中所出現的因素，有序的推進煤礦企業檔案信息化建設進程。

（一）不斷加強專業知識學習，提高認識、更新觀念企業檔案真實地記錄了企業發展的歷史，是服務和推動企業進一步發展不可替代的信息資源，而檔案信息化充分發揮了這一效果。當今信息化的新時代對檔案工作有了更進一步的要求，檔案從業人員不僅要具備深厚的檔案專業知識，還要信息化建設所要求的計算機信息知識，這樣才能適應檔案信息化建設的職業技能需求。因此這就要求企業領導層及檔案人員要高度重視檔案工作，要對企業內部專、兼職檔案人員的工作進行配合協調支持。同時，我們檔案從業人員也要擺脫傳統觀念的束縛，要站在企業發展的高度，提高認識，與時俱進，傳統的墨守成規早已不適應現代化社會發展的需求，要主動更新觀念，創新管理檔案工作方法。

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【關鍵詞】醫院檔案管理信息化

1何為檔案的信息化管理

1.1檔案信息化管理的內涵

檔案信息化管理的內涵包括兩個方面:一是應用信息技術對檔案信息系統集成、有序分類、便于查詢、開發應用,對檔案的鑒定分類、編目、排序、檢索、歸檔保存等進行高效的管理,以提高醫院的管理效率。二是用信息流來調控檔案物流,最終實現“無紙化”管理,促進管理創新。

1.2檔案信息化管理的內容

(1)數據資料信息化。應用掃描儀、計算機和網絡把應當存檔的文件、資料信息等以統一規范的數據格式錄入計算機,以備處理。

(2)工作流程信息化。通過專用軟件實現檔案分類、編目和排序,為此首先需要規范管理流程、確定崗位員工的工作標準,減少人為調控和干預。為保證文檔一致性,醫院辦公自動化系統要與檔案管理系統兼容。

(3)檔案檢索信息化。在施行分級檢索制度的前提下,通過醫院網絡和互聯網可隨時準確地檢索到所需要的存檔文件、資料、原始記錄、文獻等。

1.3檔案信息化管理的條件

一是需要配備開放式電腦查詢檢索系統,向利用者提供快捷、方便的檔案信息服務。

二是要加快醫院局域網絡的建設。

三是需要建立檔案用戶信息庫,及時分析、了解用戶對檔案的需求,有針對性地編輯完整的系統檔案信息,提高檔案利用率。

四是要緊緊圍繞中心工作,多角度、多層次、多形式地開展利用宣傳活動。

2醫院檔案信息化管理的重要性及必要性

2.1適應社會發展的需要

現代信息社會日新月異,人們對各種時效性強、具有高價值的檔案信息的需求量越來越大,對利用網絡實現檔案資源共享的要求越來越強,對檔案工作服務信息化的要求也相應地越來越高,傳統的檔案管理模式及各業務環節已不斷受到新的挑戰。

2.2提升檔案管理水平的需要

從總體上來看,醫院檔案管理現代化程度不高,有些單位還比較落后,這就需要不斷更新管理意識,改革管理方法,運用先進的設備與技術,提高工作效率,實現管理的現代化,從根本上提高檔案管理和利用的水平。

2.3確保醫療事業可持續發展的需要

檔案信息化管理不僅有利于發現、培養和造就大批人才為醫院事業發展服務,而且將會大大提高工作效率,使檔案信息資源得到更加充分的開發利用,同時可以延長檔案壽命。

3醫院檔案信息化管理需要解決的問題

3.1需要大量資金投入

醫院檔案信息化的初期建設需要整體規劃,包括整個硬件平臺和網絡基礎設置,如需要投入的設備就有計算機、掃描儀、數碼相機、刻錄機、縮微設備、打印機、復印機等,還需要進行信息的安全防護,這些都需要很大的經費投入。另外,這些電子產品更新換代速度快,生命周短,其后續的維修、更換、升級等也在一定程度上制約了檔案信息化工作的開展。

3.2任務繁雜,工作量大

醫院檔案的信息化管理有很多優勢,但其工作量并不輕松,檔案的信息化建設需要完成的工作很多:(1)對現存檔案室的紙質檔案進行數據化處理,通過掃描縮微等手段,將其轉換成電子文件。(2)要利用文檔處理軟件按照標準要求對數據庫進行規范整理,便于檢索利用。(3)要對醫院職能科室和業務科室提供網上利用平臺,搞好遠程服務。(4)要采取數據備份,數據加密,設置防火墻等多種防護措施,確保檔案信息安全。(5)要根據電子信息技術的不斷完善與進步,要對電子文件進行轉換升級,使其處于可用狀態。(6)紙質檔案與電子文檔并存,工作量是雙倍甚至是多倍。

3.3難以獲求滿足工作要求的人才

檔案信息化管理要求工作人員要有相適應的熟練的計算機操作技能,有獲取判斷運用信息的能力,要有精通的檔案業務知識。那種既會檔案管理、計算機操作,又懂衛生管理的復合型人才大受歡迎。但檔案部門待遇不高,優秀人才難以吸引進來,進來后又難以留住,冗員又難以消化。

3.4需要轉變傳統的服務方式

傳統的檔案管理處于一種封閉的環境下,收集的也只是上級發來的紅頭文件、科研課題等等,沒有對信息進行深層次的開發和加工,致使應變能力不強,競爭力不高。而檔案信息化面對的是遠程的看不見的,是背靠背的服務,服務方式是公開的透明的全方位的,服務質量要經得起網上的檢驗。這就要求我們要更新服務理念,拓寬服務領域,提升服務質量。

4正視問題所在,加強醫院檔案信息化的建設

4.1醫院檔案信息化的問題所在

(1)基礎設施有待完善。大部分醫院的局域網建設還有待完善,有的辦公自動化系統尚未實施,形成不了醫院檔案專業體系,檔案信息化管理也由此受到制約。

(2)技術保障與政策支持不夠。保證電子文件信息安全的技術措施還有待于相關法律、法規、規章和標準的引導,電子文件的法律地位尚未確立。另外信息安全技術問題也缺乏明確的管理性、業務性和技術性標準。

(3)相關體系規范有待健全。檔案信息化建設的前提和必要條件是檔案工作的標準化、規范化。目前雖然已有一些標準規范出臺,但還不能滿足檔案信息化快速、有序的發展。制約著信息交流的范圍和程度,直接影響著檔案信息化建設的步伐。

4.2醫院檔案信息化的措施

(1)加強基礎設施建設。包括軟硬件方面的設施,即各種機器設備、各種檔案自動化處理程序、檔案數據庫建設等。

(2)重視人才培養。檔案信息化建設涉及的技術性較強,要采用各種措施,培養既掌握檔案管理知識,又通曉計算機和網絡技術,又熟悉醫院業務的復合型人才,以滿足檔案信息化建設的需要。

(3)加強安全管理。一方面要制定嚴格的檔案信息化安全保密制度,強化從業人員的安全保密意識和安全防范技能,另一方面要完善檔案管理系統和嚴密的流程化處理機制,引入科學實用的網絡安全應對策略,加強監控。

參考文獻:

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在當前迅猛發展的信息社會下，檔案信息化和檔案信息化建設已經成為檔案事業應對迅猛發展的信息社會的必然選擇。從黨和國家明確提出的“已信息化帶動工業化”的要求，到國家檔案局提出的“已檔案信息化促進檔案事業發展的目標”要求，檔案信息化和檔案信息化建設已經成為檔案信息服務社會的最佳技術手段和實現途徑。傳統的檔案實體管理體制已經開始徹底改變，檔案信息化和信息化建設勢在必行。自2000年全國檔案工作會議上正式提出了檔案信息化的概念后檔案信息化建設在全國各類檔案館（室）中蓬勃開展起來。對于檔案信息化及檔案信息化建設以前我是知之甚少的，在這幾年的工作實踐及學習中逐步有了一些認識，現將我的一些拙識淺見拿來與大家一起探討。

一、究竟什么是檔案信息化？什么是檔案信息化建設？檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以檔案實體的數字化信息這種主要形式向社會提供服務為重心的轉變過程。在這樣的轉變過程中要實現檔案信息的數字化和網絡化；要實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；要實現檔案信息高度共享，而這必將引發檔案管理模式的變革。檔案信息化建設是指是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案信息庫。

檔案信息化和檔案信息化建設各遵循什么原則呢？

檔案信息化應遵循以下三個原則：

1、規范性原則：制定和實施檔案工作標準和規范，是檔案工作現代化的需要，是提高工作質量和效率的需要。實現館（室）藏檔案信息化，一方面可以將館（室）藏的檔案通過掃描等技術手段轉化成計算機可識別和處理的數字化信息，另一方面可以通過接收電子文件進館，但不管是通過館（室）藏檔案數字化還是接收電子文件，都應該堅持規范性原則，制定相應的標準、規范和法規，如：字符內部編碼標準、數據處理格式標準、信息輸出標準（包括信息的顯示、打印、傳遞等直接面向網絡用戶的服務格式）及數據交換標準。只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統介質檔案數字化，數字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現有序化、標準化和規范化，避免出現各自為政，互不兼容，重復建設等現象發生。

2、安全性原則：隨著數字化、網絡化、信息化建設的不斷深入，網絡的脆弱性和潛在威脅也日益顯現出來。因此，我們必須加強網絡安全技術的研究與開發，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。在保證檔案信息的安全性方面我們可以采取：物理安全策略；訪問控制策略；（如入網訪問控制、網絡的權限控制、目錄級安全控制、屬性安全控制、網絡服務器安全控制、網絡監測和鎖定控制、網絡端口和節點的安全控制、防火墻控制等。）信息加密策略；網絡安全管理策略等。

3、效益性原則：由于檔案信息數字化建設是一項巨大的系統工程，需要投入相當的人力、物力、財力，因此必須要遵守效益性原則，講究信息化工作的效益，要根據自身的能力，根據館（室）藏基礎，分析用戶需求，研究館（室）藏體系還要考慮館（室）藏檔案的利用率。選擇數字化的內容要“經典”，主題要與社會利用“熱點”相結合，把重要的，利用率較高的檔案進行數字化，把那些利用率較高且利用后能產生較大經濟效益和社會效益的檔案數字化，可以帶來巨大的效益。而那些利用率不高的檔案則無需數字化，否則浪費大量的人力、物力和財力。還可以根據館（室）藏檔案的特色選擇這些檔案進行數字化，提供獨具優勢的服務。因為從某種意義上說，特色就是優勢，特色館藏信息和特色服務往往是贏得用戶和創造效益與價值的關鍵所在。在進行數字化建設時，要以用戶的需求為導向，做到按“需”數字化。

以我單位為例：我單位現保管著管理類檔案、產品檔案、科學技術研究檔案、基本建設檔案、實物檔案、照片檔案、地質檔案等多種類別的檔案。但其中以地質檔案的利用率最高。地質檔案中詳細的記錄著每一口油水井的動、靜態資料以及每口井從投產到目前的生產數據，油水井演變過程，能給我們提供初始條件下地下儲層的情況，是原油生產建設的主要依據，是科學決策的基礎條件。有效利用地質檔案為油田的高效開發和穩產提供了強有力的保障。因此我室就將地質檔案做為檔案數字化工作的重點，集中投入大量的人力、物力、財力率先對二十一萬余份地質檔案進行了檔案信息數字化工作。

那么檔案信息化建設又需要遵循什么原則呢？在進行檔案信息化建設時，應遵循的基本原則是：

1、文檔一體化，是檔案信息化建設的前提。這就要求把檔案信息化納入到辦公自動化的總格局之中，與辦公自動化融為一體，同步進行。同時，也要求檔案人員積極介入此項工作中，提出檔案管理和電子文件歸檔方面切實可行的需求。

2、歸檔雙軌制，是紙質文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則。雖然電子文件大量產生和應用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質文件的地位。據專家預計，在較長的時期內，紙質文件和電子文件還會繼續并存。而且按照國家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質文件一同歸檔。檔案信息化建設是檔案工作在網絡時代的必由之路，是深化檔案社會化服務的必然要求。它是一項耗資大、要求技術含量高的業務建設。作為企業內部的檔案館（室）要想在信息化建設中有所建樹，使檔案工作適應社會和時展的需要，并能將檔案信息化建設落到實處還應該堅持前瞻、協作、實用、人才儲備四項原則。

1、前瞻原則：檔案信息化建設的終極目標是建立數字化檔案館，將檔案資源和檔案各項管理通過信息系統加工和計算機網絡的傳輸，實現檔案信息的合理配置與開發利用，最大限度地實現信息資源的社會共享。它需要分階段、分層次、分步驟地有序進行，是一項耗資巨大、復雜的系統工程。建設所需的各類硬件及網絡設施、軟件開發以及進行數字化的投入，都需要高昂的費用。因此，在信息化實施過程中，作為企業內部的檔案館（室）在極其有限的財力前提下，一定要審時度勢，深入調查，科學論證，努力保證軟硬件配置、軟件開發標準和網絡結構等在各實施階段的一致性，將有限的財力用在信息化建設的關鍵部位，保證軟硬件資源的可繼承性，使其既能適應當前信息業的特點和要求，還能符合今后發展和應用的趨勢，盡可能避免資源的浪費。

2、協作原則：檔案信息化建設包括基礎設施、管理規范、數據庫等方面的建設，在資金、技術、設備、人才等方面都有很高的要求。對于人力、財力有限的企業內部的檔案館（室）來說，獨立完成這些項目存在相當大的難度，這也是制約檔案信息資源建設的一大難題。因此，只有堅持協作的原則，加強與企業內各個部門的溝通、協調與配合，主動爭取各級領導的支持和各部門的配合。才能保證這項工作在各階段的順利實施。

3、實用原則：檔案信息化建設不僅在量，更在于質，在檔案信息化建設中，檔案館應堅持實用的原則。不僅要對館藏檔案目錄進行數字化處理，更應有選擇地對館藏檔案進行全文數字化，在信息服務的特色內容和獨特形式上做文章。用自己的特色信息服務滿足社會需求，使自己的信息具備"惟一性"，從而讓利用者面對龐大的信息體系，而選擇點擊你的網址；根據利用者的需求，將館藏信息資源加工成系統的、專題的、有序的信息，有機地將它們連接成一個整體，為利用者提供優質、高效的服務。

4、人才儲備原則：由于電子檔案信息內容的數字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術化，開發利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質檔案的管理有著截然不同的方法，這就對管理人員提出了更高的要求。只有把人才問題解決好了，才能使檔案信息化建設符合正確的方向，才能滿足社會發展對檔案工作的需求。

檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，信息化的實現不是檔案館（室）某一部門的工作，也不是單靠幾個計算機技術人員就能實現的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，檔案隊伍素質對檔案工作信息化建設的質量起著關鍵的作用，因此，檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質教育的重中之重。信息化是當今世界和社會發展的大趨勢，檔案館（室）只有克服困難，迎頭趕上，與其他行業同步發展，才能適應社會和時展的需要，更好地服務社會。

參考文獻：

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目前,在房地產管理部門中,由于房屋產權產籍檔案的管理方式相對滯后,因而積壓了大量歷史信息需要錄入。要將這些信息在第一時間內全部錄入管理系統并且不能產生誤差,需要大量的時間和大量的人力、物力、財力來完成。如何利用現代化手段,加強房地產檔案數字化建設,實現房地產檔案管理的新突破,已成為當前房地產檔案管理工作的重要課題。利用計算機對房地產檔案信息進行管理,具有檢索迅速、查找方便、可靠性高、儲存量大、保密性好、壽命長、成本低等優點。這些優點能夠極大地提高房地產檔案管理的效率,也是房地產管理科學化、標準化、規范化的一個重要條件。

一、確定適用標準

信息技術標準化是實現信息交換和資源共享的根本保證。在數字化建設中,必須建立好相應的技術標準、管理標準和工作標準,最終建立起一個標準化的數字化利用平臺,實現檔案數字化管理。

二、建設高質量的檔案信息數據庫

房地產檔案管理主要包括兩個方面:檔案原件及檔案數據的管理。檔案原件作為房地產檔案的原始資料有著不可替代的作用,它是檔案數據的來源。房地產檔案管理要實行全方位、多元化的服務模式,房地產檔案網站作為一種紐帶和橋梁,是實現這一多元化服務的有效手段。我們應充分利用這一點,為利用者提供一個交流平臺。一方面我們可將房產檔案中的建筑面積、房屋坐落以及平面圖等無條件公布在網上,對于有條件利用資料的各級用戶可根據自身的用戶級別查詢相關的房產檔案。另一方面,利用者可將自身的相關問題留在網頁上,房地產檔案管理人員可以及時了解適用者的需求,解答問題,搞好服務,方便群眾。

三、重視人員素質的提高

檔案人員是連接檔案與利用者的橋梁和紐帶,檔案人員的素質直接影響到檔案的利用在社會公眾心目中的形象。

四、要突出服務理念

就現代管理科學而言,房地產市場管理同時也是一種服務,是一種由我們管理部門提供給社會層面的服務。當前,社會層面越來越需要更為全面、便捷、自主的房地產市場信息服務,也越來越渴望通過房地產市場管理信息系統來獲取房地產咨詢服務和房地產政策指導,因此,我們只有及時、主動、積極地向新型管理服務職能轉變,才能夠順應社會的呼喚、滿足公眾的需求。房地產市場的信息化建設同樣需要

五、要著力強化系統的協作效能

在房地產市場的信息化建設中,需要從全社會的角度去認識和把握市場信息。一是要制定統一的技術規范,包括業務分類、數據分項、數據定義等技術規范與格式,為各相關業務部門、各相關業務系統今后進一步實現信息資源共享奠定技術基礎;二是要在系統中盡量延伸和拓寬市場數據的采集面,并規劃和設計出必要的數字化實現途徑;盡可能多地實現各關聯機構、協作部門業務數據的采集、轉換,促使更多的業務內容轉換成房地產市場所需要和必備的業務信息流;三是要實現系統間的數據交互,新的系統必須支持系統間、部門間數據資源交互和傳遞,實現同類業務信息的一致和共享。

六、當前房地產檔案數字化管理的幾點建議1.提高數字化管理的認識,建立完整規范的檔案資料,房地產檔案數字化的目的是最大限度地提供利用,滿足社會需求。

2.制定房地產檔案館數字化建設發展規劃,并分階段有步驟地實施在數字化建設過程中,必須充分考慮到各地房地產檔案管理部門歷史上形成的數量龐大的庫存檔案,以及每年數量激增的綜合反映,建立一支既懂檔案管理,又懂房地產管理和計算機知識的專業隊伍,是實現房地產產權檔案信息現代化管理工作的關鍵。

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二、信息化的管理能力和學無止境的精神

信息時代的到來，衍生出了以電子文件為載體的檔案，直接沖擊了傳統的紙質檔案管理模式，對檔案管理工作人員的專業素質提出了更高的要求。因此，檔案管理人員需要具備信息化的管理能力，能夠熟練的運用計算機對相關電子文件進行存儲、歸檔、保管等信息化檔案管理操作，實現紙質檔案和電子檔案的同步管理。這無疑需要檔案管理工作人員需要掌握基本的計算機操作能力，兼具其他學科的相關內容，在檔案信息化建設中貢獻自己的一份力量。此外，檔案管理人員還需要具備學無止境的精神，有良好的學習態度，積極參加多元化形式的學習，將實際的工作與所學的知識緊密結合在一起，養成工作學習化的良好習慣，不斷提高自身的專業素養和專業技能，拓寬自己的知識面和視野，注重綜合型人才的培養，提高自身的綜合實力和綜合素養，進一步促進我國檔案管理事業的發展。