建筑工程檔案管理模板(10篇)

導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇建筑工程檔案管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

篇1

Abstract: this paper summarized the construction project archives content and staffing requirements, analysis of the current construction engineering archives management problems, and put forward the corresponding management measures, hoping to instruct the related personnel, making the building project file more complete, more regulations.

Keywords: building engineering, files, the problems and the management measures

中圖分類號： G271文獻標識碼：A文章編號：

建筑工程檔案是建筑建設活動中形成的原始的、圖物相符的、有保存價值的基建文件、監理文件、施工文件和竣工圖的統稱。它記載著建筑物、建筑物地下管線敷設等建設活動，是建設項目管理在立項、設計、施工、使用、維修及改建擴修等活動中形成的檔案文件，直接關系到工程質量、影響到企業的經濟效益。

一、建筑工程檔案資料的內容

1、基建文件

包括決策立項文件；設用地、征地、拆遷文件；勘察、測繪、設計文件；工程招頭標及承包合同文件；工程開工文件；商務文件；工程竣工備案文件；其他文件。

2、工程監理資料

主要包括施工管理合同類文件：工程的監理管理資料；監理工作記錄；監理驗收資料等。

3、 施工資料

主要包括施工管理資料：施工技術資料；施工物資資料；施工測量記錄；工程施工記錄（包括通用記錄、土建專用施工記錄、電梯專用安裝記錄等）；施工實驗記錄（包括通用施工實驗記錄、電氣專用施工實驗記錄、管道專用施工實驗記錄、土建專用施工實驗記錄、通風空調專用施工實驗記錄、電梯專用施工實驗記錄等）；施工驗收資料；竣工圖（包括總平面布置竣工圖、室外各種管線竣工圖、建筑工程竣工圖、裝飾工程竣工圖、結構工程竣工圖、排水工程竣工圖、強電弱電竣工圖、通風、空調工程竣工圖以及其他特殊專業工程竣工圖）。

二、建筑工程檔案的編制要求

1、必須真實的反映工程的實際情況，具有永久和長期保存價值的文件材料必須完整、準確、系統，責任者的簽章手續必須完整齊全。

2、檔案資料必須使用原件，如有特殊原因不能使用原件的，應該在復印件或者抄件上蓋上公章并且注明原件的存放處。

3、檔案資料的簽字必須使用檔案規定的專用規定用筆，工程資料宜采用打印的形式，并且應該手工簽字。

4、檔案資料的圖片及聲像資料必須要圖像清晰、聲音清楚，文字說明或者內容準確。

三、建筑工程檔案的特點

1、分散性和復雜性

建設項目建設周期長，生產工藝復雜，建筑材料眾多，建筑信息發展迅速，影響建筑項目的因素多種多樣，工程建設階段性強并且相互穿插，由此導致了建設項目文檔資料的分散性和復雜性。

2、繼承性和時效性

隨著建筑技術、施工工藝、新材料以及建筑技術和管理水平的不斷提高和發展，文檔資料可以被繼承和積累。新的項目在施工的過程中可以吸取以前的經驗，避免重犯以前的錯誤。同時建設項目的文檔資料有很強的時效性，文檔資料會隨著時間的推移而減少，有時文檔資料一經生成，就必須傳達給相關的人員和有關的部門，否則會造成嚴重的后果。

3、全面性和真實性

建設項目的文檔資料只有全面地反映項目的各類信息才更有實用價值，必須形成一個完整的系統。另外文檔資料必須真實地反映工程情況，包括發生的事故和存在的隱患。

4、隨機性

建設項目的文檔資料可能產生于工程項目的整個過程當中，工程開工、施工、竣工等各個階段都會產生各種的文檔資料，部分資料有規律性（如各種報批文件），但還是有相當一部分文檔資料產生是由具體的工程事件引發的，因此建設項目的文檔資料應該具有隨機性。

5、多樣化和綜合性

建設項目的文檔資料依附于不同的專業對象而存在，又依賴不同的載體而流動。它綜合了質量、進度、造價、合同、組織協調等多方面的內容。

四、建筑工程檔案整理存在的問題

1、檔案材料的不完整

檔案材料的不完整是建筑工程檔案存在的主要的問題。工程項目的歸檔率較好的單位能夠達到80%左右，較差的單位就千差萬別了。很多工程項目竣工后沒有檔案材料，或者只有工程主體檔案材料，沒有配套的工程檔案，鍋爐房、地下管線、園林綠化等檔案材料更是寥寥無幾。

2、缺乏統一有效的管理模式

從檔案管理人員機構上來看，有的單位成立了專門的檔案室，工程管理較好。有的單位則不然，工程檔案由其他的業務部門代管或者是文檔管理員兼管，形成的檔案材料五花八門。

3、缺乏復合型的檔案管理人員

檔案管理人員的專業素質參差不齊，有的既缺乏檔案管理的業務知識，又缺乏相關的業務知識，難以適應工作的需要。

五、建筑工程檔案管理的措施

1、思想上要重視工程檔案的管理工作。工程建設中普遍存在著對工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工時即將交付驗工的時候，才開始應付整理，這給檔案工作帶來了很大的難度。其主要的原因在于工程建設管理過程中，項目部對建筑工程檔案在思想上重視的程度不夠。由于資料整理瑣碎，不產生經濟效益，施工過程中現場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對于資料整理都是被動應付。

2、嚴格把好竣工驗收檔案資料質量關，使工程竣工驗收檔案充分發揮其憑證作用。工程竣工驗收時，建設單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔的要求，對工程建設過程中形成的全部文件進行全面的檢查、審核、發現問題及時的解決、補缺補漏，務必使竣工的材料做到真實、完備、及時、歸檔范圍符合要求。

3、建立健全檔案管理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎。為了加強對工程建設各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規范，建設單位在建設初期（從工程立項開始）就應該按照國家檔案管理的有關規定，結合建筑實際情況、制定相應的檔案管理制度、措施。建設項目檔案資料的管理涉及到建設單位、勘察設計單位、監理單位、招投標機構、施工單位以及其他等部門，因此要明確這些單位工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成的過程中各自所應承擔的職責，規范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與檔案跟蹤管理同步。

4、加強施工管理，強化檔案材料編制工作。建設項目的檔案資料絕大部分來自施工單位，工程檔案材料的質量，關鍵在于編制的形成過程。施工單位應該明確自己的責任，加強對施工技術人員編制檔案材料的訓練，不斷提高編制工程檔案材料的業務水平。

5、充分利用現代化的手段，多角度、多層次開發建筑工程檔案信息資源，做好檔案信息的統計工作。大力推行對于微縮檔案、磁介質檔案、電子文件檔案在工程檔案中的運用。

6、及時做好傳遞和變更的記錄。在管理的過程中頻繁的傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發生變化，各部門只有及時地對于檔案的增減變化及傳遞情況做出相關的記錄，才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效，確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時、有效檔案資料或信息。

六、結束語

文書檔案管理是衡量企業管理水平的一個重要標準。我們應以積極的學習和借鑒國外的先進建筑工程檔案管理經驗的態度，充分發揚我們已有的優勢，重視加強建筑工程檔案人才的培養和激勵機制的完善，不斷總結經驗，樹立檔案管理的規范化和標準化，使建筑工程的檔案管理更好地為經濟建設服務。

篇2

建筑工程檔案不僅能夠給其他工程的施工、設計、策劃起到借鑒、指引作用，還是工程改造、維修、拓展建設的權威性的重要證據，能夠給建筑工程科學技術的探索與發展起到正面的影響。但是，建筑工程的建設周期較長、施工人員多、施工規模大、牽涉面廣，其工程檔案的管理也相對而言較復雜。所以，本文通過對建筑工程檔案管理的難題的具體分析，給出可行性高、效果好的檔案管理措施，從而對竣工檔案歸檔的完整性、系統性、準確性以及建筑工程檔案管理的規范化發展起到一定的引導作用。

1 建筑工程檔案管理的難題

1.1 難收集檔案

作為工程檔案管理工作的中心內容及其基礎，檔案收集工作占據著極其重要的位置。然而，由于建筑工程的建設周期長、規模大、檔案資料多、分散性強，使檔案收集難度加大。但是某部分重點工程結束施工具有深遠的影響，由于有較高的時間限制，施工工期緊，因此大部分項目管理人員光顧著追趕施工進度卻忘了工程檔案的同步規整，導致大部分關鍵的檢測報告與試驗報告分散在原始資料的形成單位。以上所說的材料的無秩序的管理特別容易導致檔案原件毀損、丟失。

1.2 對于分包單位檔案工作的監督與指引難度大

實際上，工程檔案管理具有較高的科學性與系統性，因此建設單位要有序地監督并指引參建單位工程資料的產生、積累與立卷工作，以達成竣工檔案歸檔系統、準確、完整的目標。建筑工程分包單位量大，建筑工程作用多種多樣，但是各個專業分包隊伍檔案的管理意識都很弱，管理水準低，如此無疑會加大建設單位監管指引各個分包單位檔案工作的難度。

2 處理以上所說的難題的對策剖析

為解決上述難題，建設單位應運用經濟手段對參建單位的檔案管理行為進行管束，加大重視各個單位對于檔案工作的力度。另外，總包、建設、城建檔案管理機構以及監理單位應當在建設工程過程中緊密合作，力求在管理手段上找到突破點，深入規范工程檔案的管理工作，重視全方位提升各個參建單位的檔案管理水準與管理意識。

2.1 完善檔案管理體系，經崗位責任制貫徹落實到實處

為確保建筑工程檔案管理工作開展的順利性，完善檔案組織工作體系是很有必要的。身為項目管理者，建設單位在開展項目建設工作時要積極組織各大參建單位構建起涵蓋諸多單位的檔案管理體系，一級一級地將崗位責任制貫徹落實下去，自源頭起把工程檔案歸至管控范疇當中。

2.2 制定可行性高、可操作性強的檔案管理辦法

檔案管理辦法既要對檔案的收集與編制組卷的手段、檔案收集范疇、歸檔程序及內容等進行明確，還要針對檔案的產生、收集、匯總、規整等給出詳細的要求，讓各個參建單位在編制及收集檔案的過程中有一定的標準、規律可以遵循。

2.3 對檔案交底工作展開科學地組織

要想確保檔案匯總、規整工作能有序、規范地開展下去，就必須在項目開工之前做好全面、系統的檔案交底工作。尤其是建筑工程，建設單位務必要緊抓該環節，積極組織監理、施工、設計等有關單位的檔案工作主管領導、各個專業的技術負責人、檔案員以及技術員等加入到交底大會中，以交底會的內容為會議紀要。

2.4 加大力度對過程的指引與監督檢查

2.4.1 加大監督檢查的力度，處理好檔案收集難度大的問題

身為建設單位，應積極與監理單位聯合，充分按照檔案管理辦法的有關要求，加大力度監督并檢查各個參建單位檔案的規整、收集工作，并就已出現的問題給出整改的建議，從而才能有效地處理好建筑工程同工程建設進度不是同步的的問題。

2.4.2 加大力度細化對分包單位的檢查和指引

由于分包單位的管理水平及其意識都比較薄弱，因此，建設單位應當積極地同總包單位展開緊密地合作，加大力度細化對分包單位的檢查和指引，高度重視檔案員的業務水平的提升，大力監督并催促各個分包單位同步進行檔案的整理與收集工作。首先，要對項目各個分包單位的信息有一個清晰的認識。身為建設單位，其應當對各個分包單位的施工內容、檔案工作負責人的聯系方式、進退場時間有具體的了解，產生項目分包單位檔案管理工作統計表，從而給檔案指引、檢查、在規定時間內完成竣工階段檔案的匯總工作做好鋪墊。其次，要積極開展業務培訓并觀摩學習。作為建設單位，其可以大力聘任有著豐富的經驗的專業人員當分包單位的檔案員開展專業技術培訓工作，并每隔一段時間讓其親身前往總包單位現場以學習檔案的規整、組卷手段；再者，要加大力度檢查、指引分包單位退場。這是因為施工人員具有很大的流動性，如若分包單位離場了，那么建設單位要向再監管其檔案工作的難度就會變得相當大。所以，總包單位與建設單位在各個分包單位退場之前務必要詳細地檢查好各個單位工程檔案編制的貫徹落實狀況，并對其展開仔細地監督，確保檔案轉交到系統。

3 努力進行城建檔案業務指導

要想促使檔案管理朝著規范化的方向發展、大力提高各個參建單位檔案管理水平，就必須要進行高效的業務指導工作。就建筑工程檔案管理的難題，城建檔案館指引者應充分切合工程建設的詳細狀況努力進行業務上的指導。

3.1 不斷提升業務指導人員的素質

業務指導工作既要求指導人員具備城建檔案管理方面的實踐與理論基礎，又需具備工程專業的技能與知識。但是在實際操作過程中，存在大量問題需前往施工現場加以了解、剖析與探索，并及時加以處理。所以，業務指導人員既要在實踐過程中不斷積累、總結新的業務知識以提升自身的業務素質，又要積極主動地學習與檔案、工程專業相關的知識。

3.2 積極主動地搞好工程檔案管理的技術培訓工作

城建檔案館業務指導人員應當樹立其主動的服務意識，自項目立項開始就必須同建設單位展開主動聯系，爭取在第一時間對工程的建設信息進行了解，同時與建設單位相配合以共同開展工程檔案預驗收之前及項目開工之前的集中培訓工作，宣讀檔案的法規、法律及有關技術規范，從而提升檔案管理人員及技術人員的檔案專業知識水平及其實踐能力。但是就部分特殊工程項目，也要與它的建設施工特性相結合，一起開展竣工檔案編制專題培訓工作，重點處理竣工圖編制及竣工檔案科學組卷的問題。

綜上所述，城建檔案工作對于我國的城市發展來說其作用是不可忽視的，隨著當前我國不同級別城市的快速發展，城建檔案工作也日益得到社會各界的高度重視。目前，城建檔案的數量和種類都在不斷地遞增，城建檔案的優越性也日漸突出。因此，我們必須要抓住時展的新機遇，深入分析城建檔案工作的創新思路，實現城建檔案的與時俱進，群策群力，積極行動起來，不斷完善我們的城建檔案管理工作，從而進一步推動我國城市的快速發展。

參考文獻：

篇3

Abstract: the file management is building project construction process an important link in the engineering quality and the management level is the real response, this paper expounds the construction engineering archives material content and the main problems existing in the foundation, the union a renovation project example, during the project construction in the file management main work are introduced, have certain reference significance.

Keywords: building engineering; File management; Problem; thinking

中圖分類號： G271文獻標識碼：A 文章編號：

所謂檔案，中華人民共和國檔案行業標準《檔案工作基本術語》對其的定義表述是：“國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。”具體到建筑工程檔案，是指在建設項目管理活動中形成的原始的、圖物相符的具有保存價值的真實記錄和實際反映，是建設項目管理在立項、設計、施工、使用、維修及改建擴建等活動中形成的檔案文件。當前，隨著建筑業的快速發展，工程規模不斷擴大，建筑工程檔案越來越顯現出其在經濟建設中的地位及作用，強化與完善建筑工程檔案管理，不僅是提高工程質量和管理水平的重要保證，也是加快城市現代化建設進程、構建和諧社會的重要手段之一。

l建筑工程檔案資料的內容

1.1基建文件

包括決策立項文件；設用地、征地、拆遷文件；勘察、測繪、設計文件；工程招投標及承包合同文件；工程開工件；商務文件；工程竣工備案文件；其他文件。

1.2工程監理資料

主要包括監理合同類文件；監理工作記錄；工程的監理管理資料；監理驗收資料等。

1.3施工資料

主要包括施工技術資料；施工管理資料；施工物資資料；施工測量記錄；工程施工記錄(包括通用記錄、電梯專用安裝記錄、土建專用施工記錄等)；施工試驗記錄（包括通用施工試驗記錄、土建專用施工試驗記錄、設備試運轉記錄、管道專用施工試驗記錄、電氣專用施工試驗記錄、電梯專用施工試驗記錄、通風空調專用施工試驗記錄等)；施工驗收資料；竣工圖(主要包括總平面布置竣工圖、建筑工程竣工圖、室外各種管線竣工圖、結構工程竣工圖、裝飾工程竣工圖、給排水工程竣工圖、強電弱電工程竣工圖；通風空調工程竣工圖以及其他特殊專業工程竣工圖)。

2當前建筑工程檔案整理中存在的主要問題

雖然基本建設項目檔案資料管理暫行規定對建設工程檔案編制內容及工程圖紙資料都有明確的規定和要求，但因種種原因，在工程檔案的質量及管理中仍存在一些問題，主要如下：

2.1檔案材料不全

一些工程項目竣工后無檔案材料，或只有工程主體檔案，缺少配套工程檔案，地下管線、園林綠化等檔案材料更是沒有。筆者以為原因如下：一是資料整理較為繁瑣使得一些管理人員很難盡職盡責地做好；二在工程項目施工中，缺乏專職的檔案管理人員，工程各項資料散存在不同人員手中，當施工工程處即將完成時，許多人員都撤離了現場，留下的人員對資料不熟，加之有些資料簽字手續不完備．還需施工單位或監理人員簽字，人員一時很難找齊，隨著時間的延長，勢必造成工程檔案的遺失或因保管不當造成檔案的損壞；三是施工單位沒有按規定及時移交工程竣工資料，造成統一管理的時間延誤，甚至導致工程資料丟失。

2.2檔案資料質量低下

一些施工單位對檔案資料不管優劣一概接收，造成一些沒有保存價值的資料也進入管理環節，影響了檔案的優化管理；項目負責人不在現場，工作人員隨意代簽，尤其是一些重要性文件如審批文件、竣工圖章的簽字等，影響了檔案保管的期限，也影響了檔案材料的真實性和法律性；有些工程資料在制作時數量不充足，或由于保管不當，導致資料丟失，使得竣工驗收時有很多資料以復印件的形式出現；有的工程項目檔案工作不按計劃、步驟實施，而是在驗收前集中突擊編制和整理項目竣工圖及資料，形成事后印文件、補手續、填數據等違規事實，造成部分項目檔案內容失真。

2.3缺乏有效統一的管理模式。

有的單位嚴格規范檔案管理工作，成立了專門的檔案室，專人專柜管理，工程檔案管理較好；有的單位則不然，工程檔案由其他業務部門代管或由文書檔案員兼管，沒有達到標準化、制度化、規范化要求，檔案規章制度形同虛設，不但造成工程項目文件很難完整、全面地保存下來，還可能造成文件資料的褪色、霉變甚至遺失。

2.4缺乏復合型檔案管理人員

檔案管理人員專業素質參差不齊，一部分人員沒有參加過專業知識培訓，管理水平較低，服務意識差，在工作中處于被動應付狀態，極大影響了工程檔案的質量。當前，在建筑領域，資料員由施工員兼職的情況較多，相對于專業的檔案員、資料員，他們不熟悉檔案法規及制度，不清楚具體的歸檔標準、要求，使得工程檔案與建設工程難以同步形成，導致相對多的工程檔案在收集過程中遺失、失真，最終造成工程檔案資料接收時零散、不全、遺漏、丟失等現象。

3基于實例的建筑工程檔案管理思考

針對上述問題，下面筆者以某大廈的改造工程為例，就如何實現檔案管理與工程建設同步進行，有效避免資料管理的混亂分散以及頻繁返工造成人力、物力、財力的浪費，確保檔案資料的完整性、系統性與準確性進行總結。

3.1概況

某多功能商務大廈建于1989年，框-筒結構，占地面積768m2，地下l層，地上12層，局部14層(四個角部)。本次改建是在12層的屋面上加建2層，與四角的突出部分(14層)平齊，成為一棟完整的14層建筑，并重新裝修外立面。改建總建筑面積1679m2，其中原有建筑面積797m2：，增加建筑面積882m2。

3.2明確管理職責，完善檔案管理工作的質量保證體系

從工程建設項目一開始，即將檔案管理工作納入到整個工程建設的管理體系中，下發一系列相關文件，明確管理職責，完善檔案管理工作的質量保證體系：1)明確各級、各部門的檔案管理職責。工程指揮部檔案管理實行“統一管理、以塊為主、分級負責”的管理模式，建立與工程檔案工作任務相適應的管理機構，成立檔案工作領導小組，明確了組長及領導小組成員，并成立了由總監、工程管理部門、檢測中心主要負責人等組成的檔案管理網絡，配備專職檔案管理人員，制定檔案管理制度，統一管理建設項目的檔案，形成強有力的質量保證體系，從源頭把好檔案管理質最關；2)明確了施工、監理單位必須按照項目文件編制與檔案整理辦法的要求，做好各自職責范圍內檔案的收集、整理、立卷及歸檔；3）明確監理單位要切實負起監理工作的相關責任，不僅要監理工程，還要監督檢查項目文件編制和檔案整理工作。以上管理制度的建立，引起了各單位領導及專兼職人員對檔案工作的重視，推動了檔案工作的開展。

3.3 提高檔案管理人員素質，保證檔案質量

要保證檔案質量，提高檔案人員的素質是關鍵一環。檔案管理人員要做好檔案管理工作，必須了解檔案形成與積累的重要性與及時性，掌握檔案要求的內涵，為此，我們將檔案形成的全過程及其管理納入檔案管理人員的職責范圍，尤其強調施工檢測實驗記錄等原始資料必須符合歸檔要求，務必做到線條清楚、字跡工整、數據準確。

3.4 嚴格考核制度，推進檔案工作整體水平的提高

制定考核獎懲制度及細則，對在檔案的收集、整理、檔案管理軟件使用中成績突出的單位和個人給予表揚及獎勵，對未按規范要求進行檔案收集、積累、整理歸檔的，給予批評和處罰。并通過考核工作開展比學趕超，提高工程檔案工作的整體水平。

3.5強調檔案質量，將檔案工作落到實處

1）嚴格把好紙質檔案的形成、積累、整理與歸檔關，實施預立卷制度，必須分類、裝盒、分卷保管。嚴格過程控制，注重平時的積累收集，分門別類地按照文件材料的形成規律及系統聯系進行歸檔，以保證項目文件編制的歸檔質量；2）分別抓好設計變更、設計變更審簽表收集整理以及竣工圖的編制等重點工作。強調竣工圖要真實、準確地反映工程竣工的實際情況，編制的竣工圖需附竣工說明，務必準確、規范、清晰。要將設計變更內容一一反映在竣工圖上，施工單位必須在施工圖上注明修改的部分，并附以設計變更通知單和施工說明；3）將檢查文件材料的形成程序是否規范、簽署是否完備、歸檔案卷制作質量是否精良作為驗收的必備條件。強調各部門盡職盡責地進行檢查控制，檔案管理人員逐卷檢查案卷題名、卷內目錄和內容是否準確和規范，并明確規定，對未經審查或經審查驗收未通過的項目檔案，不得進行工程費用結算，不得申報優質工程。

3.6 創建符合現代管理理念的檔案管理分類體系

1)按照建設部《建設工程文件歸檔整理規范》規定的檔案歸檔范圍進行案卷的著錄，檔案管理人員在檔案整理歸檔過程中，根據擴建工程設置的內容、施工工序具體類目，對應歸檔類別進行案卷和卷內文件著錄，各道工序的檔案歸檔是否準確、完整、齊全均在控制狀態中；2）固化工程檔案的分類編號，確定統一的分類號及標識代號，從而有效地避免分類、編目及標識上的雜亂無序，體現了檔號的惟一性。

參考文獻：

篇4

隨著我國城鄉建設的發展，建筑工程的規模和數量持續增加，形成了大量的工程檔案需要統籌管理。這些伴隨著工程建設而出現的文字、圖像資料真實地記錄了建設過程中的每一個實體，是進一步開展項目管理、設計、拓建和維修改造的重要依據，同時也對提高工程質量，控制工程造價，加強工期管理的起著重要的作用。所以，工程檔案的管理是關系到工程質量和建筑單位經濟收益的一件大事，提高檔案的管理效率是確保工程順利進行和圓滿完工的重要條件。

一、工程檔案資料的特點

1.種類繁多，內容龐雜

一項工程會涉及到多個部門，多種類型的資料。通常我們可以把工程檔案分為如下三種：

（1）綜合性文件：包括計劃書；地質、水文、氣象資料；政府消防、環保、衛生、規劃等部門的審批文件；和監理部門簽訂的合同、驗收資料；審計、結算方面的財務資料；照片、圖紙、光盤、錄像的等圖像視頻資料。

（2）施工文件：水、電、設備安裝的圖紙；開工報告；會審圖紙；設計變更圖紙；監理規劃、報告；工程會議記錄；原材料、加工成品、半成品的檢測報告；地質、工程變化檢測記錄；質量問題記錄；施工技術數據記錄。

（3）竣工資料：主要由各種平面工程圖，包括：室內外管線；工程內外結構圖；給水、排水、通風、空調、電路等分布圖。

2.單一整體性

單個工程檔案要保持開工、施工和竣工所有過程的整體獨立性，這是工程檔案最值得注意的特點。單項工程本身就是一個獨立的整體，所以單個工程檔案的保存必須要注意整體性，以便于檢測工程進度，保證工程質量，確保工程的順利完工驗收。

3.真實記錄施工的全過程，科學地反映各項工程數據

工程檔案是反映工程全過程的一面鏡子，任何與工程有關的數據、圖像、文字都能在檔案中有詳細記錄。檔案的記錄要和工程建設同步進行，圖紙和數據必須能夠反映工程的真實情況，不能通過弄虛作假來掩蓋施工的質量問題和不合理的設計。檔案的整理和保存能夠滿足質檢部門隨時查閱的需要，真正體現資料的真實性、實用性和科學性。

二、工程檔案管理的科學方法探討

1.工程檔案管理中的常見問題

（1）缺乏專門的檔案管理人員

對于施工檔案需要由專門的檔案部門成立檔案室來進行專門的統一管理，而好多工程單位缺乏這樣的部門，檔案由其他業務部門的文職人員兼職管理，導致對于檔案管理缺乏統一性，管理模式不科學。檔案管理應該由具備檔案專業知識的人員來擔任，施工單位尤其應該注意培養復合型的檔案管理人才，形成固定的、統一的、科學的檔案管理模式，避免管理中的隨意性，提高檔案管理的科學化水平。

2.檔案材料不完整

完整的材料才能全面的反映工程的進展情況，任何施工單位的資料必須完整，而根據本人調查發現，能夠完整保存施工檔案的單位只有70%左右，其余的施工單位往往缺少配套工程的檔案，如地下管線的分布、綠化圖紙、電路圖等。這在工程質量和以后的工程維修上埋下了極大的隱患，一旦發生意外情況，難以保證在最快的時間內采取有效措施來防止事故或減少損失。

3.工程檔案管理的科學方法探討

（1）充分認識檔案管理工作的重要性，由專業部門的專業人員來負責檔案管理

施工單位要徹底改變只重視工程進度和經濟效益的觀念，充分認識到檔案對于確保工程質量的重要作用。而現實的情況往往是施工單位把大部分精力和人力全部集中在施工上，缺乏對工程檔案的督導檢查，造成重要施工資料的缺失，影響正常的質量監督檢查，避免出現為了應付竣工驗收而臨時整理工程檔案的被動做法，應該讓檔案室的工作常態化、科學化，積極培訓檔案管理的專門人才，認真制定檔案的管理政策和標準，嚴格完成檔案管理的每項工作。

（2） 重視對竣工驗收檔案的質量

竣工驗收是對整個工程的最有份量的檢驗，關系到工程的質量、工程的完成和順利交接，所以必須要嚴格要求竣工檔案的制定和管理，保證提供真實的竣工憑證。在竣工階段時，施工方的檔案管理部門要和工程項目管理人員共同協調檔案的歸類工作，對所有工程檔案進行徹底的審查，及時查缺補漏，嚴格按照《建設工程質量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的相關規定來完善竣工檔案，為工程的驗收和移交做好準備。

（3）加強工程檔案管理人員的職業培訓

隨著時代的發展， 建筑業不斷引人新技術、新材料和新設備，極大推動了建筑工程事業的發展，不斷出現的新特點需要在檔案工作中不斷進行新的改革和調整，只有加強對檔案管理人員的職業培訓，才能夠保證工程檔案管理工作與時代的發展同步。新時代的工程管理人員除了具備專業的檔案管理知識外，還需要了解新科技，改善服務意識，提高服務質量，把先進的計算機技術和網絡技術應用到檔案管理工作中去，不斷學習工程建設方面的新規定、新標準和新法規，并能夠在實際工作中做到嚴格執行和靈活運用。職業培訓還能夠提高檔案管理者的責任意識，加深對檔案工作意義的理解，從而提高檔案管理的質量。

（4）充分發揮現代科技在工程管理檔案中的作用

信息技術極大的推動了社會的發展，提高工程檔案的管理水平離不開先進的科技，建筑工程檔案本身就是一種信息資源，除了完善紙質資料外，還要大力倡導使用縮微檔案、磁介質檔案、電子文件檔案，開發角度、多層次的信息資源。在實際工作中可以吸收和借鑒美國、德國、荷蘭等國家的先進技術和經驗，這些國家所推行的CAD光盤技術極大提高了檔案管理的質量和效率，每個施工單位都可以參照我國制定的《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》來大膽進行探索，嘗試開發使用適合本單位的檔案檢索系統，推動工程檔案管理朝著更加科學化的方向邁進。

（5）科學編制檔案，詳細記錄檔案的變更情況

嚴格按照工程檔案的管理規定，并進行實際工程進展情況來科學編制檔案。根據檔案的內容和性質進行科學的分類，按照時間邏輯順序自然形成編號，來自不同部門的資料要分別編號統一管理。

在檔案的管理過程中，會不斷出現檔案的傳閱和變更，這些過程中需要十分注意保持檔案的完整性和有效性，管理人員要清楚地做好傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄，從而詳實地反應檔案內容的變化，把握檔案的來龍去脈。

三、結束語

我國建筑市場的競爭日益激烈，與工程建設有關的各項管理都要提高效率，為企業的競爭服務，施工單位需要清楚地意識到檔案管理工作是一個具有很大提升空間的重要競爭領域，只有加大制度改革的力度，提高檔案管理人員的素質，才能夠好的發揮工程檔案在建設中的作用，才能讓工程檔案管理真正為企業發展服務，為保證工程質量服務。

參考文獻

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地質勘察是建筑工程的基礎工作，其勘察檔案記錄了現場地質勘察數據、土工試驗數據統計、技術人員的數據分析圖表和結論性文字報告，除具有科技檔案的一般共性外，還有其自身的特點。充分認識這些特點，對加強工程勘察檔案管理工作并充分發揮其作用十分重要。 

 

一、工程勘察檔案的特點 

 

（一）組成的成套性 

勘察單位以一個獨立的工程項目作為勘察工作對象，按照嚴格的、科學的勘察程序，一個環節緊扣一個環節有規律地開展勘察工作。一項工程勘察全部勘察技術資料，按照一個獨立的工程項目把它們組成一套完整、準確、系統的檔案，其中每一張圖紙、每一頁文字或表格都是該套檔案不可缺少的組成部分，這就是它的成套性。工程勘察檔案收集、整理、保管和利用等管理工作，都為這種成套性的特點所制約。 

（二）形成的階段性 

根據勘察工作的基本程序，一項工程一般都要經過勘察準備（即前期）、初步勘察、勘察采樣等幾個階段。前一階段勘察工作沒有完成，不得開展下一階段的勘察工作。前后不同階段的勘察活動之間，既有密不可分的有機聯系，又有明顯的嚴格的階段區分，因此，每個勘察階段各個專業的勘察活動分別組成各自互相聯系的有機整體，并決定勘察技術資料形成的階段性。 

（三）內容的專業性 

一項工程勘察是由多種專業技術人員按不同專業分別開展具體勘察作業，又相互配合共同完成，一項工程的勘察技術資料其形成過程是多學科、多專業的協同過程。因此，工程勘察檔案在分類、編號、編制檢索工作時，都要考慮勘察技術資料專業性，以及專業間的聯系特點。不同專業的技術文件材料一般不能混淆在一起，在確定分類、標號結構層次時，要考慮圖紙文件所屬專業與工程勘察之間的隸屬關系。此外檔案管理人員應學習勘察各專業的基礎知識，了解各專業的業務范圍，能識別和看懂各專業的圖紙文件，不斷提高管理業務水平。 

（四）貯存的空間需求性 

工程勘察具有唯一性的特點，每一個項目的勘察資料都是一個獨立檔案項目。因此，在勘察技術活動中形成圖紙文件必然具有數量大、遞增快的特點。所以，在管理上需要考慮有較大、較多的庫房，要有足夠的櫥、柜、架、盒、夾等裝具及設備；現在的自動檢索及光盤技術現代管理手段，提高了貯存密度和檢索效率。 

（五）使用的效益性 

工程勘察檔案是從事工程勘察技術活動的成果和產品。首先它是為某具體工程項目提供勘察圖紙文件，作為工程設計和施工必要條件，其次，它是可供利用的勘察技術資源，對內可參考借鑒，對外可供技術交流。在檔案管理工作中必須克服技術封鎖、保護主義，變封閉性為開放性，面向第一線的勘察技術人員，及時、準確、方便有效地提供檔案資料，讓工程勘察檔案最大限度地發揮經濟效益。 

（六）使用價值的時效性 

工程勘察檔案用于工程項目第一次實現使用價值以后，還會多次利用并發揮作用。按照技術文件生命周期理論，工程勘察檔案按其使用價值有它的活躍期和衰減的規律，在近期內的查閱率較高，時間越長其查閱率就越低。可見，工程勘察檔案的使用價值具有一定的時效性。此外，還要根據保管、利用和庫房、設備的狀況，經常定期進行檔案資料的清理鑒定，將使用價值不大，不常查用的檔案置于“冷庫”或適當減少庫存份數。工程勘察檔案的特點是由勘察活動的規律所決定的，認識并掌握這些特點，有利于不斷改進檔案管理，以便最大限度地發揮工程勘察檔案的作用。 

 

二、當前的勘察工程檔案管理 

 

當前，如何做好工程勘察檔案管理工作，成為工程勘察的堅實后盾，是工程勘察檔案管理工作人員所應深刻思考的問題和不可推卸的責任。 

（一）標準化管理是工程勘察檔案管理的首要基礎 

當前，對工程勘察檔案管理提出標準化要求，有利于提高工程勘察檔案的質量，有利于工程勘察檔案的歸檔利用。同時，為工程監督管理人員對各設計、施工單位進行監督管理提供資料，提高工程建設的質量和效率。 

（二）收集檔案的內容要齊全 

勘察檔案管理人員要與工程勘察技術人員相配合，對已收集的檔案資料進行鑒定、補充。工程勘察檔案管理人員還要經常去施工現場，了解工程概況，配合勘察技術人員做好圖紙資料的收集整理工作。在施工過程中形成的資料要做到心中有數，同時根據資料的形成規律，定期檢查施工單位收集的資料是否齊全，與現場技術人員核對是否同施工現場相符，不相符的及時查明原因。如資料缺失不全，確實需要增補，應及時通知勘察技術人員。這樣才能更好地保證工程檔案資料在收集、整理上做到準確、完整。 

（三）圖紙、資料的標準化歸檔 

當前，對工程勘察檔案資料的歸檔，要摒棄舊有的過時的觀念，要以高效、準確為前提，提高勘察工程檔案管理水平，必須抓緊做好以下幾個方面工作： 

一是建立起以辦公自動化為載體的檔案管理系統。工程勘察檔案管理單位必須開發完善工程勘察檔案管理軟件。檔案管理人員必須熟練使用計算機，以便準確、迅速的錄入與使用工程檔案管理軟件。 

二是要對現有檔案認真進行整理、完善。要結合工程勘察的特點，更加嚴格、科學地做好檔案的分類和著錄，在此基礎上，對歷史檔案進行清理，對號入座。清理的同時要盡可能地進行完善，填補相關資料。 

三是要不斷豐富補充檔案的存貯的內容。要結合工程特點，有意識地豐富檔案的形式和內容，加大圖片、聲像檔案歸檔的比重，逐步使呆板、單調的勘察工程檔案生動化、形象化。 

（四）建立勘察工程檔案員崗位責任制 

一名合格的工程勘察檔案管理員：一是負責檔案的集中統一管理；二是及時做好檔案的收集、鑒定、立卷、歸檔工作；三是經常督促工程圖紙、資料的歸還；四是負責編制工程檔案工作計劃和組織改革等編研資料；五是做好工程檔案工作的日常保管。 

總之，工程勘察檔案管理人員要不斷的提高自身素質，熟練掌握業務知識，提高業務技巧，在歸檔時，做到既“清晰”又“全面”，在取檔時，做到既“準確”又“迅速”，做好工程勘察檔案管理工作。 

 

篇6

中圖分類號：TU198 文獻標識碼： A

一、建筑工程事故與建筑工程事故檔案

事故一詞雖然通俗，事故現場也屢見不鮮，若要闡明事故的確切內涵，卻不是一件容易的事情。曾有人簡單的把事故定義為“異常狀態的典型現象”。也有人認為事故是“非計劃的，應為不可控制的事件”。牛津字典中，則把事故解釋為“意外地，特別有害的事件”等。都從不同角度或不同側面對事故進行種種闡述。這些理解既有正確的一面，又有其不全面或不準確的一面。筆者認為，事故就是人們在進行有目的的活動過程中，突然發生的違背人們主觀意志的不幸事件。它的發生，可能使有目的的活動暫時或者永久的停止，其后果是人員傷亡或者財產損失。任何一次事故的出現，都具有若干事件和條件共存或同時發生的特點，因而也可以說，事故就是物質條件、環境、行為和管理以及意外事件的處理狀況等眾多因素的多元函數。

所謂建設工程事故，就是指工業與民用建筑工程、市政工程、構筑物等在投入使用—它包括建設前期的可行性研究、選址定點；中期的勘察設計、項目施工、建材采購以及在使用過程中存在的某些缺漏而形成的質量隱患，釀成人員傷亡或財產損失。

建設工程事故檔案，是按照一定的歸檔管理制度和要求，集中保管起來的事故文件資料，包括相關圖紙、照片、報表、文字材料、聲像資料等。它是在事故調查處理過程中形成的專門檔案，是建設工程建設過程中生產實踐和科學試驗中的經驗教訓憑證。從事故檔案中我們可以找出各種生產事故的現象、發生規律及預防對策等，是人們對事故的認識和總結。雖然事故檔案的事故資料都反映事故的情況，但事故檔案不等于事故資料。事故檔案具有依據和憑證的作用。因此，并不是所有的事故材料都要歸檔而轉化為事故檔案。只有那些具有保存價值，并且按照歸檔制度和要求進行歸檔的建設工程事故材料才算是建設工程事故檔案。如果事故檔案的概念不清，事故材料的歸檔范圍不明，也是不能建立健全并發展建設工程事故檔案工作的。

二、建設工程事故檔案的作用

建設工程事故檔案管理工作，屬于一個特殊的領域。是負效益和低概率事件產生的相關資料和數據，是看起來“有害無益”的東西，只有通過認真管理和細心研究，才能體現出它存在的價值。

建設工程事故檔案，可以使人們更詳細地了解事故致使的范圍，掌握事故發生規律，研究事故消除，搞好安全生產，其作用按其性質，可以概括為憑證和借鑒參考兩大作用。主要體現在：

一、是安全生產教育的生動教材，立法的重要依據，也是交流事故積累經驗提高水平的有力手段。

二、是通過對建設工程事故檔案的管理研究和提煉分析，可以預測未來可能發生的事故，從而達到防患于未然之目的，它不僅能使現有的生產得以正常、安全的運行，而且還可能孕育新工藝、新技術的開發與拓展。

三、是通過研究弄清事故的原因和過程，制定具體的防范措施，有利于消減事故，保護人民生命財產安全，提高經濟效益，促進生產發展。

三、建設工程事故檔案的收集

事故檔案工作的對象是事故檔案，事故檔案是通過收集工作集中起來的。因此，收集是檔案管理工作的起點，是一項重要的基礎性工作。如果各種資料處于分散狀態，事故檔案管理工作就沒有物質對象。所以只有做好收集工作，才能貫徹集中統一的管理原則，以利用實現其完整性和安全性。

一、應建立健全建設工程事故歸檔制度，確定歸檔范圍、時間、份數、要求和歸檔手續等，將建設工程事故過程中形成的具有保存價值的事故文件、材料，按照歸檔制度的要求，收集齊全、系統整理，分成基本的保管單位——套、卷、冊、盒、袋等，完成歸檔。

二、是確定檔案收集范圍是保證建設工程事故檔案完整，提高檔案質量的關鍵。如果歸檔范圍過寬，就會玉石不分，浪費人力、物力；范圍過窄，又會破壞事故檔案的完整性。為了確保歸檔范圍，應當結合工程事故的特點及具體情況，將記述和反映事故情況的有保存價值的事故文件、材料予以歸檔。所謂保存價值，要指對單位、對國家、對建筑工程在今后使用和安全工作中有利用價值的資料。

建設工程事故檔案的主要收集內容有：1、建設程序方面的事故。是指在項目前期工作中，出現失誤導致事故的相關調查分析、取證資料。2、勘察設計方面的事故。是指在建設工程勘察設計階段，它包括地質勘查，設計、方案、制圖、構造等原因造成的與事故相關的調查取證分析驗算模型、試驗數據資料。3、施工建材方面造成的事故。是指在施工過程中原材料、構配件及施工順序，施工結構、技術管理、操作質量等原因導致事故的調查、取證檢驗檢測數據及有關資料。4、建設工程其它方面造成的事故。是指采用不成熟的科研成果或異常環境條件下，在使用過程中造成事故的調查取證，檢驗檢測數據及相關資料。

三、事故檔案的收集內容：

1、現場事故調查記錄、圖紙、照片等；2、直接經濟損失和間接經濟損失詳細資料；3、現場事故的有關技術鑒定和試驗報告；4、安全事故的調查報告書、登記表、診斷報告、人證、物證、自述資料；5、事故調查分析會議的有關記錄、通報、簡報文件等。

四、建設工程事故檔案的鑒定

收集到的事故檔案的各種數據歸檔，必須經過嚴格篩選，完成一系列鑒定工作之后，才能入庫。按建設工程歸檔的原則和標準，鑒定事故檔案的科學、歷史價值并據以確定不同 保存期及保存份數。對已失去使用價值的事故檔案，應分批銷毀，以保證檔案的質量。

事故檔案的鑒定，是一項技術性與專業性很強的嚴肅工作，關系到事故檔案的保存與銷毀，因此必須遵循以下原則：

第一，事故檔案的鑒定工作，首先要遵循《現行檔案管理規定及規范要求》。凡是有長遠利用價值的都應當永久保存，凡是一定時期內有利用價值的可以分別不同情況定為長期或短期保存。介于兩者之間的事故檔案，保管期限一律從長。

第二，事故檔案的鑒定，要全面的、發展的、歷史的去分析研究每一份事故檔案，做到存毀合理。應以檔案的內容，對具體資料具體分析，不盲目的套用規定，做到存毀合理。

第三，對事故檔案進行鑒定，通常采用直接鑒定法，即對每卷（冊、盒、套等）進行詳細審查，具體分析，確定價值及保存期限。

第四，經過鑒定準備銷毀的事故檔案，防止輕率從事，可以采取暫時封存一段時間，經復查確認無誤后，再做處理。

五、建設工程事故檔案的統計

為了管理好事故檔案，必須了解其數量及狀況，掌握數據，總結經驗，加強管理，維護檔案的完整與安全性。

所謂統計，簡單的說就是從數量上認識事物的方法。統計過程就是用來收集、分析、說明有關數據，在條件不定時進行決斷的一門科學，是從數量方面去認識事物的一種科學方法。通過運用科學的統計分析方法，對大量的事故資料和數據進行加工、整理和分析，從中揭示出事故發生的某些必然規律，為防止事故再次指明方向。

篇7

隨著時代的發展，建筑工程檔案管理工作的內涵和外延也進一步擴大。檔案是經濟形態存在和發展的必然產物，是建筑工程實施描述的最原始記錄。原始記錄性是檔案的本質屬性這一點永遠都不會改變。在知識經濟時代，信息屬性已成為知識經濟時代反映檔案本質的重要特征，檔案的信息含量已成為評估檔案駕駛的主要參數，而載體形式也不僅僅局限于目前的微縮、機讀、光盤、網絡等技術，新的載體形式不斷涌現，所以采用檔案信息內用屬性劃分檔案的外延，將不會使檔案種類混雜，分類關系不清，這樣建立起來的檔案分類體系將日趨完善、科學、合理。在近些年新產生的檔案管理模式的引導下，建筑工程檔案的管理也出現了一些新模式，這對建筑工程檔案的處理和分析工作都有著深遠和重大的影響，從技術水平和實踐操作上都加速了建筑工程檔案管理工作的進步。

一、當代企業檔案管理體制、模式的建構背景

隨著數字化、網絡化的不斷深入檔案本身也發生了轉變。首先檔案本身在數字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識別型轉變電子檔案。檔案管理模式也從傳統手工模式不斷發展，歷經單機數據管理模式、網絡信息管理模式到知識管理模式，并且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發生了相應的變化。以前基于手工的檔案管理流程，也需要針對電子檔案管理特點進行相應調整。20世紀對檔案管理理論影響最大的就是檔案生命周期理論的產生和發展，檔案生命周期理論將檔案形成到銷毀或轉化看做是一個整體過程，將檔案的整體運動過程，根據檔案價值形態的變化劃分為若干個階段，不同階段的檔案與服務對象不同。檔案生命周期理論為檔案的階段管理奠定了理論基礎，檔案生命周期理論準確揭示了檔案運動階段的前后銜接和相互影響，為實現檔案一體化管理、前端控制提供了理論依據。

二、當代企業檔案管理體制模式――信息一體化管理模式

（一）信息一體化管理模式

信息一體化管理，其實就是指企業的檔案工作、情報工作、圖書工作的一體化。在建筑工程企業，這種綜合性信息管理機構一般稱為信息中心。信息中心在為建筑工程企業服務的過程中，既要注意提供歷史的信息和現時的信息，又要注重超前性、預測性信息的采集、篩選、提供。一方面可以利用檔案史料中的信息編寫反映企業發展歷程、企業文化、科技成果等科研成果，為展現企業的輝煌歷史、提高企業的市場信譽和增強企業的社會效益提供詳實、可靠、生動的憑證；另一方面，還可以依托現代信息技術和網絡技術，在網上采集與企業業務有關的信息，并進行篩選、匯編，為企業的科學決策和管理提供有較高含量的有價值的信息。這種管理模式便于建立計算機管理系統，實行現代化管理，同時也有利于實現對信息資源的聯合開發利用。

（二）文件――檔案一體化管理模式

檔案一體化是我國文件和檔案工作發展的內在要求。文件――檔案一體化管理是以文件生命周期理論為基礎，借助計算機和網絡技術，從系統論的角度出發，對文件工作和檔案工作進行統籌規劃和科學管理，使之實現系統化和規范化，從而發揮各自以及總體的最大效能，確保從企業現行文件到檔案管理的高效和優化。

檔案一體化的目標是實現從現行文件到檔案整個運動過程的全面控制和科學管理。科學的文件――檔案一體化管理是以文件從產生到最終轉化為檔案的過程中，既加強企業內部文件、檔案工作的一體化，也注重各個不同文件職能機構的業務銜接，從而使文件到檔案全過程都得到有效控制。文件――檔案一體化的原則是在實行信息一體化管理的過程中，必須要遵循以下原則：一、全程管理原則。電子文件環境中，文件、檔案界限不再顯而易見，文件和檔案工作人員界限也日趨模糊，文件與檔案工作實行全程管理，將可以大大提高信息共享，提高效率；二、前端控制原則。前端控制原則是以文件生命周期為基礎，將文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作是一個完整的過程。在這個過程中，文件形成是前端，處理、鑒定等是中端，永久保存或銷毀是末端。前端控制是對整個管理過程的目標、要求和規則進行系統分析和科學整合；三、集成管理原則。集成管理是對管理要素的科學重組，是全程管理思想的延伸和深化。集成管理可以增加管理體系的功能度，因精密組合而減少疏漏，提高可靠性，增加相關作業密度，減少重復而降低功耗，提高管理效率。

（三）IT集約化平臺管理模式

各行各業信息化及其快速發展已經且正在不斷地形成大量的數字化信息，對于建筑工程行業也不例外。這些信息需要歸檔并形成電子檔案以記錄信息社會的歷史活動，傳統檔案館開展服務創新加強館藏數字化加工也將積累越來越多的數字化信息，這兩類信息統稱為數字化檔案信息。檔案工作者正是為了歸檔、接收、整理和保存這些不斷累增的數字化檔案資源，并想借助現代信息技術為國家、機構和社會公眾提供快捷方便的查檔、用檔等服務，數字檔案館才應運而生。由此得出結論：數字檔案館可以作為信息社會數字化檔案的終極保管機構。

從功能上講，集約化服務型數字檔案館以數字檔案館的建設目的為出發點，可以確定 IT集約化服務型數字檔案館的以下幾個主要職能：（1）集中統一永久保存信息社會產生的各類數字化檔案信息，引領數字檔案館的發展方向，保障數字化檔案信息的真實、完整、有效和安全。（2）為傳統檔案館提供滾動完善和持續發展的網絡化信息技術支持與服務，以方便檔案工作者通過網絡和計算機開展電子文件歸檔、電子檔案接收、數字化檔案資源的整合、管理、傳遞、處理、鑒定、編研和提供網絡化查檔、用檔服務等各類檔案管理工作。在建筑工程單位這種模式有著很好的應用前景，它不僅可以降低檔案管理人員對繁雜資料的管理難度，而且對相關材料的查閱、抽取也會更加方便。

IT集約化服務型數字檔案館的觀點的提出，是為了尋找一種更加有效的解決方案，以適應和諧型、節約型、發展型、信息資源廣泛利用型信息社會的發展特點，不僅緩解了信息化建設中因技術人員與檔案工作者認識不統一而產生的各種制約系統建設與發展的矛盾，而且也保障了數字檔案館的高效運作和長期發展。這一模式的基本要求包括：（1）機構重組：將數字檔案館與傳統檔案館在組織上進行分割，數字檔案館的建設不再依附于某個傳統檔案館，需要設立專門的機構來開展各項工作。（2）人才分類：將檔案館的工作人員分為業務型和技術型兩大類，分別承擔數字檔案館和傳統檔案館的各項職能。（3）職能分割：數字檔案館用來保管網絡系統中的數字化檔案信息，傳統檔案館保管紙質檔案和各種其他介質檔案。總體來說，建筑工程單位要想實現電子化檔案管理模式，這種形式是很好的一種方式。

三、結束語

科技在迅猛發展，社會在不斷進步，建筑行業也在技術和經濟的推動下日新月異，檔案管理部門要充分認識檔案現代化、信息化建設的重大意義，站在新的起跑點，用新思路、新方法，與時俱進，全面推進檔案現代化、信息化建設，不斷嘗試新的檔案管理模式，促進建筑工程檔案管理的科學、健康運行。

參考文獻：

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Abstract: Archive management is a system engineering, project archives in the new period to a certain extent, difficulty and hope, opportunity and hope, it is be imperative to realize the innovation and development of project archives. How to adapt to the new form, new task, for the project construction tasks to escort in the new era, has become the current project archives management of urgent need to study and solve problems. This paper put forward some suggestions on the actual file management measures.

Key words: engineering; file management; quality

中圖分類號：G271 文獻標識碼： 文章編號：

工程檔案是建筑工程質量的直接反映建筑工程檔案直接反映了建筑工程質量，我們應以建筑工程檔案為依據來全面評價工程質量。建筑工程檔案作為建筑工程質量直接反映還有一層非常重要的意義，那就是在工程建筑過程中，有許多工序的內容是要被下一道工序所掩蓋的，也就是通常所說的隱蔽工程。對這一部分，在工程竣工后我們是看不到摸不著的，也難以檢測得到，我們只能根據掩蓋前的照片、錄像、圖紙以及各種現場記錄對這一部分工程內容進行評價，工程檔案在此的作用就是無可替代了。在前面我們已經論述過建筑工程檔案是建筑工程的有機組成部分，從現代管理科學的角度來看，建筑工程檔案的質量也是建筑工程質量的重要構成部分。工程檔案質量好，反映工程管理規范，反映工程管理人員素質高，反映工程質量好。這一個觀點可以從建筑工程項目參評“魯班獎”、“芙蓉獎”等獎項活動可以看出。凡是有意參評的項目，建筑、施工各方對建筑工程檔案管理都是非常重視的，都非常重視檔案的真實性、完整性，包括施工現場拍照、錄像等方面都是非常重視的，對檔案的收集、編制和整理就更加認真細致、精益求精了。

增強檔案意識，轉變傳統觀念，樹立科學理念

基建工程檔案管理正逐步社會化、市場化、信息化，積極宣傳《檔案法》，正確認識基建檔案重要性是提高基建工程管理和檔案管理水平的關鍵和保證，以人為本，貫徹科學發展觀，基建檔案人員應做好檔案管理工作，變被動為主動，有為才有位，使檔案人員和各級領導達成共識，齊抓共管，提供基建檔案管理水平。基建檔案工作涉及建筑單位、設計單位、施工單位、監理單位、檔案行政管理部門等眾多部門，單憑檔案部門是無法完成工作的，努力爭取各部門和領導的重視和配合，通過檔案利用事例，加強檔案人員的工作積極性和責任感，提高檔案工作的地位，使廣大利用者逐步認識到檔案和檔案工作的必要性和唯一性。轉

構建科學適用的檔案管理體制

建筑單位在工程建筑初期根據檔案管理的有關法規、規定和技術要求,制定本工程的檔案管理辦法、實施細則,對檔案機構及其職責,材料歸檔要求、檔案的案卷質量、檔案的利用與管理等做出具體規定,使整個檔案工作從工程建筑一開始就納入正常管理軌道,真正做到檔案工作的各個環節有章可循,有法可依。在工程準備與建筑階段,檔案業務指導人員應及時了解工程建筑項目的計劃、規模、性質、進度等,并且經常與工程資料員保持聯系,使得檔案的跟蹤收集工作從工程立項開始就與工程同步進行。提高工程檔案報送的質量,以及成套性和完整性。在工程建筑后期,加強對檔案的預驗收工作,以確保資料齊全、完整和準確。

管理單位要建全檔案工作規章制度,嚴格按照國家檔案局8號、9號令要求，按照“統一領導、分級管理”的原則,將技術檔案資料的收集、立卷、歸檔任務層層分解,具體落實到基層單位有關領導和人員,納入相關的管理工作程序和職責范圍。檔案管理工作要切實做到有組織領導,有專職檔案員,有檔案管理制度,技術檔案整理歸檔應當規范統一。還應結合單位實際情況,不斷完善技術檔案管理工作的各項規章制度,提高可操作性。

全程參與，工程與歸檔同步進行施工階段產生、形成的工程系統質量保證性材料是建筑工程檔案的核心部分，這些材料直接記述和反映工程建筑的內在結構和質量，檔案管理部門應以高度的責任感深入實際、積極主動地檢查、督促有關施工管理部門和責任人。使其及時做好收集工作，最大限度地確保該階段工程質量保證材料與所記錄的對象保持一致：要做到這一點，在具體管理工作中應堅持“三同步”。首先，堅持建立施工現場監督機構與工程開工同步。其次，要堅持項目歸檔材料的收集、積累與結算施工進度款同步。第三，要堅持施工現場預立卷與施工進程同步。堅持施工現場預立卷，使它與項目的實際工程進程同步。檔案驗收應重點檢查：工程前期文件、各種隱蔽工程記錄、設計基礎文件、施工技術文件、竣工圖文件、事故處理文件、質量檢驗評定文件、監理工作文件和各項專業驗收文件，檢查檔案內容是否齊全、手續是否完備、質量是否符合歸檔要求等。檔案工作人員應站在維護和確保建筑工程檔案完整、準確、系統和安全這一高度，敢于項真，嚴肅認真地把好這最后一關。五、通過合同控制確保檔案管理職責的有效落實工程項目檔案資料形成部門多，文檔資料數量大、種類廣，只有遵循“誰形成文件材料，誰立卷歸檔”的原則，才便于檔案資料收集齊全、完整和系統。為了保證各參建單位對各自所形成的文檔資料按規范要求收集、整理和歸檔，建筑工程部門應充分運用法律手段，以合同的形式來明確各參建單位的檔案責任。與各參建單位簽訂合同時，合同管理部門嚴格把關，把工程資料的收集、整理、歸檔工作，作為一項重要內容寫進合同；以合同的形式來明確參建各方文檔資料的形成范圍、費用、歸檔套數和檔案質量要求，明確檔案的權屬。在最后的合同結算時，以檔案的完成情況作為結算支付的依據。六、加強工程檔案的軟件、硬件建筑要做好工程檔案工作,必須堅持以人為本,加快檔案基礎設施建筑。既要抓“軟件“――隊伍的建筑,又要抓”硬件“――辦公設施的建筑,兩手抓,兩手都要硬。首先,要加強檔案員隊伍建筑。打造高素質的檔案管理人員的培訓,通過培訓,強化檔案人員的信息意識、經濟意識、保密意識和現代化意識,不斷提高檔案人員職業操守和業務技能。檔案員作為國家財產的保存者、守護者,應本著對歷史負責的態度,認真鉆研業務,開展深層次的研究,發揮檔案的價值,為實現檔案的社會功能盡到自己的責任。新時期的檔案工作者應具有較高的修養、情操以及檔案服務部門所特有的良好風范與氣質,應不斷增加自身的學識,提高自身的修養,陶冶自身情操,以自己的博學以及良好的職業道德,贏得社會公眾的敬重從而提高檔案工作在社會中的地位,采取“走出去,請進來”的辦法,到外地兄弟單位學習檔案管理先進經驗,取長補短,不斷改進。其次,要加大對檔案管理的硬件投入。

1、要加快檔案室硬件的建筑,檔案室要配備必要的鐵制柜、滅火器、裝訂機、滅鼠藥、除濕機等,改善檔案保管條件,做到防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮等工作。

2、加強檔案室軟件的配備完善,通過購置照相機、錄像機、電腦、掃描儀和專用軟件,實現檔案存儲介質多樣化,信息交流網絡化,與時代同步,有效改善檔案管理環境。再次,在軟硬件建筑逐步完善的基礎上,要嘗試和推動檔案管理信息化和現代化。改變“重藏輕管”的傳統檔案管理觀念,充分調動檔案管理人員的主觀能動性,使他們拋開顧慮,大膽工作,不斷創新,銳意進取,運用信息資源管理理論和先進的電腦網絡技術手段,最大程度上開發和利用檔案,服務于交通事業和社會其他部門。新時期的檔案要著重體現“可用性”要通過創新和發展,將現代化的科技應用于檔案,提高檔案的利用效果和管理質量。如使用u盤、可移動硬盤、光盤、掃描儀等存儲介質,減少檔案保管的空間;利用微縮技術解決圖紙保管問題;建立數據庫方便查詢和實現數據共享。積極推進電子檔案管理、檔案網上查詢服務,使工程檔案更好地得到保管和利用。

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建筑工程招投標檔案是指在房屋建筑和市政基礎設施工程的勘察、設計、監理、施工、材料和設備采購招標投標活動中形成的文件和材料的原件，是由各級建設行政主管部門負責監督和指導的建筑工程招投標工作的重要組成部分。建筑工程招投標檔案管理水平，直接關系到城市建設工程的前期、中期和后期管理水平，是城市建設部門整體管理能力和科學管理水平的重要標志，在工程監管、審計、責任追究等諸多方面起到不可替代的作用。進人信息時代，建筑工程招投標檔案管理工作也在其影響下得到快速發展。建筑工程招投標檔案作為城建檔案重要內容，是開發利用城建檔案信息資源的基地。建筑工程招投標檔案應該明確在城建檔案中的定位。因此，建筑工程招投標檔案在城市建設檔案信息管理與服務中就顯得更為重要。

一、建筑工程招投標檔案管理存在的問題與原因

隨著現代信息技術的迅速發展和大量電子文件的產生，建筑工程招投標檔案信息有著豐富的數字化資源、海量的存儲、便捷的檢索、快速的傳輸、高度的開放、信息的共享等優點，但也不可避免地存在一些缺陷和不足。因此，我們應該清醒地認識到建筑工程招投標檔案信息管理和服務中存在的缺陷，在其建設中還存在著諸多的問題需亟待深入研究和解決。

1、建筑工程招投標檔案信息化建設發展不平衡。條件較好的地區與系統、規格較高的單位，具有技術、資金、人力等優勢，而經濟相對落后的地區、規格略低的單位，既無充足的資金，又缺乏從事建筑工程招投標檔案信息化建設的優秀技術人才，信息化建設困難重重，步履維艱。這種信息化建設的不平衡造成了建筑工程招投標檔案信息管理和利用的不平衡。出現了建筑工程招投標檔案僅處于內部檔案業務管理過程，對于電子文件管理、電子檔案管理還存在較大缺陷，更沒有真正實現跨部門、跨機構、跨行業之間的建筑工程招投標信息資源運用。

2、建筑工程招投標檔案信息技術落后。建筑工程招投標檔案信息系統和網絡建設規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應城建檔案信息資源的共享要求。

3、沒有統一的標準和規范。沒有形成建筑工程招投標檔案數字資源庫集群，不能實現通過高速網絡及數據互操作技術，將數字資源庫集群連接起來，沒有建立檔案信息的數據倉庫與交換中心，難以實現數據共享集成服務。因此，不能更好地為城市建設服務。

4、建筑工程招投標檔案數字信息管理存在不安全因素。安全問題是計算機網絡世界的難題，也是建筑工程招投標檔案信息管理和服務的重大難題之一。主要來源于計算機病毒、計算機黑客、惡意破壞和摧毀系統的信息處理功能或破壞電子通訊裝置、人為或偶然事故造成的威脅，使數字建筑工程招投標檔案信息管理和服務顯得十分“脆弱”。

二、加強建筑工程招投標檔案管理的建議與對策

1、建立、完善和實施全國統一的建筑工程招投標檔案管理辦法。我國已經頒布并實施了《中華人民共和國招標投標法》、《中華人民共和國檔案法》，各省結合實際，制定和實施了建筑工程招投標檔案管理辦法。實踐中，我國各省仍然執行的是不同的建筑工程招投標檔案管理辦法，不同程度地限制了信息資源的利用和共享，不利于管理和監督，同時影響了建筑工程招投標檔案的統一規范管理，制約了我國建筑工程招投標檔案整體管理水平。

2、建設和完善建筑工程招投標檔案信息系統。由于各城市的經濟技術發展不平衡， 建筑工程招投標檔案管理水平及信息化發展狀況也不相同，因此不同規模的城市根據各自的實力，分步實施，逐步建設和完善建筑工程招投標檔案信息系統，以達到建筑工程招投標檔案信息管理和利用。

3、加強對建筑工程招投標檔案信息化工作以及電子文件管理的評估指標體系和規范標準的研究工作，完善建筑工程招投標檔案法規體系。面向計算機和網絡技術的標準直接采用國際標準或國家標準，加快標準體系的形成和提高標準化程度。

4、加強網絡安全軟、硬件基礎設施建設。建設大型數據庫管理系統和高可靠性的數據安全系統。

5、建立完整的檔案歸檔目錄要求。建設工程招投標檔案管理內容應該包括：報建手續（計劃、土地、規劃等）、業主委托書、邀請招標審批表、文件、招標工作報告（招標公告、購買標書登記表、開標記錄表、招標工作方案、補充文件、評標標準和辦法、評委抽取表、評標報告、評標結果的確認、關于確定中標人的函、中標通知書、業主評價）、投標人的投標文件、合同備案以及其它需要歸檔的文件資料。這些必須存檔的資料，在管理中將發揮著積極的作用。如有缺失，會給管理帶來無法估量的影響。因此，歸檔的招投標檔案應當齊全完整、整理規范、真實的反應招投標活動過程中的全部內容。

6、規范檔案收集、歸檔、管理和利用的程序和要求。招投標檔案管理工作必須在各級建設行政主管部門負責監督和指導下進行。工程招標實行委托的，由招標機構負責招投標檔案原始記錄的收集、整理、建檔和移交工作。建設單位自行招標的工程項目，由建設單位負責完成。招投標活動形成的案卷，建設單位自行招標一式二套，建設單位、招投標監督管理部門各一套。實行委托招標的一式三套，建設單位、工程監理、施工、裝飾裝修、材料設備采購等階段的招投標檔案應當分別組卷。

7、嚴格建筑工程招投標檔案管理時限要求。收集建筑工程招投標歸檔資料有其實效性，工作人員必須按照相關要求及時處理。按照要求，實行委托招標工程，或者經批準建設單位自行組織招標的工程，招標機構或者建設單位應當在中標通知書發出之日起15日內將招標過程的全部檔案材料報送招投標監督管理部門。檔案管理工作人員在收集建筑工程招投標歸檔資料時，應變“被動”為“主動”，本著對工作負責的態度，積極主動收集資料，及時登記，認真做好檔案材料的立卷、分類、歸檔和集中管理工作。對于大型基礎設施、市政工程的招投標檔案保管至工程竣工后五年；其他建筑工程招投標檔案保管至工程竣工后三年；未中標單位的投標文件保管期限為開標之后半年。保管期滿，經檔案保管人員鑒定，保管單位領導批準，登記照冊后銷毀。

8、加強城建檔案信息化人才隊伍建設。招投標檔案應當設專人保管，檔案管理工作人員應當忠于職守，遵守紀律，保證招投標檔案的完整、準確與安全。因此，必須注重對檔案工作人員進行崗位培訓與繼續教育工作，著重培養信息技術性的復合型人才。建立發揮人才作用。留住人才的有效機制。

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在建筑工程建造的全部過程中，檔案管理起著特別的作用，它不僅僅能夠客觀地記錄工程建造的全部信息、資料，還能為以后工程的維修等等工作起到一定的參考作用。現階段很多的建筑工程都沒有意識到檔案管理的優點，很多時候都忽略了檔案管理的工作。本文作者根據自身的經驗以及理解提出了以下一些看法與建議。

一、現階段建筑工程檔案管理中存在的難點

雖然已經有很多的建筑工程開始重視了檔案管理的工作，也開始逐步的實施了這項工作，可是在現實的建筑工程檔案管理工作中的難點有很多，作者將其主要分為了以下幾個方面，具體表現如下所示：

1.1檔案的收集過程復雜[1]。建筑工程檔案管理工作中最基礎的工作就是檔案的收集，一旦檔案的收集出了問題，那么之后的檔案管理也就會出現相應的問題了。許多的建筑工程在工程建造的過程中，由于工程量大、工程建設時間久等問題而忽略了檔案的收集，或者說在工程建造的過程中丟失了部分資料，這都會造成檔案收集的困難。

1.2很難實現對于建設工程的各個部門的監督管理。建筑工程的檔案管理是復雜而系統的，要想做好建筑工程的檔案管理就必須對于工程建設的各個部門進行監督管理。一般來說，建筑工程的施工是由多個部門共同實施的，在這種情況下很難實現對于所有部門進行管理，無法實現對于所有部門的監督就會導致檔案收集的不全面，這對于檔案管理來說是非常不利的。

1.3檔案的編制與組卷的工作比較困難[2]。在一項建筑工程的建設完成之后，檔案管理的工作人員需要進行整理資料，將檔案進行編制與裝訂成冊，這兩項工作的要求是非常高的，因為它需要工作人員擁有較高的專業素質。可是現階段檔案管理工作人員普遍面臨著專業素質不夠高的問題。

二、如何做好建筑工程的檔案管理工作

如何才能科學、有效地解決以上提到的建筑工程檔案管理中的難點，如何才能做好檔案管理的工作是目前建筑工程需要迫切解決的問題之一。本文作者根據自身的經驗以及理解，將解決的措施分為了以下幾點：

2.1完善建筑工程的檔案管理系統[3]。良好有效地檔案管理系統是進行有效地檔案管理工作的前提條件。建筑企業必須為檔案管理提供良好的環境，比如說將建設單位的各個部門結合起來，建立檔案管理系統，來避免收集資料困難的問題。除此之外，還應該全面的實行責任制度。這種責任制度是指將責任具體的劃分到檔案管理的每一位工作人員的身上，實現工作內容與責任相結合的制度，這樣的話哪一環節出現問題可以直接找到相應的負責人。這樣既可以快速的收集資料信息，還可以減少檔案管理中的失誤情況。所以建立完善的建筑工程檔案管理系統是非常有必要的。

2.2頒布相關的檔案管理的法律法規[4]，使得檔案管理工作“有法可依”。目前關于建筑工程檔案管理的相關法律法規相對來說還比較少，政府應該積極的頒布相關的法律來規范檔案管理的各項工作。比如說，在建筑工程檔案管理的過程中，應該嚴格按照《建筑工程資料管理規程》來進行一系列的工作，這樣的檔案管理才能更加的合理、有效。同時，頒布的相關檔案管理法律還應該嚴格的規定檔案管理的相關工作流程，讓這些法律起到真實的指導、管理作用。

2.3強化對于檔案管理工作人員的培訓，在培訓的基礎上對于工作人員進行認真的考核。建筑企業應該積極的對于檔案管理的工作人員進行培訓來提高工作人員的專業素質，可以開展檔案管理專業的課程，來教授檔案收集的方法、管理的方法等等內容，使其在將檔案進行編制等等的工作完成的更加出色。在對于工作人員進行培訓之后，還應該對其進行嚴格的考核，實施嚴格地考核制度。對于優秀的工作人員進行相應的獎勵，增加工作人員的信心與熱情；而對于工作表現不太好，能力不突出的檔案管理工作人員則要給與一定的懲罰，這種懲罰的目的并不是單純的懲罰，而是起到警醒的作用，是讓工作人員在以后的檔案管理工作中更加細心的目的。檔案管理的工作人員還應該積極地對于工作進行總結思考，努力將檔案管理工作做到最好。

2.4加強對于建筑工程的各項監督工作[5]，使得檔案管理工作人員能夠輕松的收集資料。面對檔案管理資料收集困難的問題，建筑工程只有對于建設過程的各方面進行嚴格的監督，對于各個參與建設的單位檔案進行監督才能切實的收集到相關資料。比如說，對于參與建設單位的實際情況進行監督；對于原材料的質量進行監督等等。但是在資料收集的過程中會出現不容易收集的部分，這種時候檔案管理工作人員應該特別注意，比如各類原材料的檢驗證書等等，這些尤其要注意收集管理，這樣才能為將來的工作提高保障。

2.5做好建筑工程檔案交底的各項工作。檔案交底的工作是非常重要的，它能夠進一步的對于建筑工程的檔案進行管理。尤其是在某些較大的施工建筑中，這項工作更是十分重要，一般來說都是由工程負責人、檔案管理負責人。技術人員等等一起舉辦交底的會議。很多情況下，交底主要是探討了以下幾個問題，具體如下：

2.5.1明確每個部門的責任，提出相應的檔案管理的工作方法。這一點主要是工程建設單位對于檔案管理的詳細情形進行交底，使得檔案管理順利進行。

2.5.2工程建設單位為其他部門或者是單位就工程的基本問題進行介紹。這里介紹的內容包括了工程的建設方案、預算工期等等。通過這一類介紹，檔案管理的工作人員可以迅速的了解需要收集的資料種類，也便于檔案管理者做好最終的檔案編制工作。

2.5.3監督部門就檔案的監督管理工作進行了明確的交底[6]。包括了檔案的歸類、整理等等部分。

三、結語

隨著社會的不斷發展與進步，建筑工程在施工方法、管理方法等等方面都會進行改革，隨之建筑工程的檔案管理工作也會變得越來越困難，也需要進行一定的改革。本文作者認為，只有首先認識到了檔案管理中的難點才有可能克服這些難點，其次需要建筑部門、檔案管理人員等等各方面的努力，最后切實的做到了以上提出的幾點措施，建筑工程的檔案管理工作才能真正的有效地完成，最終建筑工程的發展才會更好。

參考文獻

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