文書檔案管理論文模板(10篇)

導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇文書檔案管理論文，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

篇1

文件是形成檔案的基本要素，而檔案是文件的精華，是文件的組成部分。但是，文件與檔案又有所不同，文件是指廣義的文件，即一切由文字、圖表和聲像等形式組合成的各種材料；檔案是在一定條件下由文件轉變而來的。檔案和文件是同一事物在不同價值階段的不同形態，兩者具有同源性和階段性，也具有實效、功用、離合等個性差異。從文件到檔案是一個批判繼承的辯證運動過程，從時效、價值和系統性上講，檔案是對文件的不斷揚棄，使整理完畢的文件具有保存價值。只有將分散狀態的文件按一定邏輯規律整理、集中保存起來，才能形成最后的檔案，而歸檔和集中保存是文件向檔案轉化的必要程序和條件。

1.2有效提高文檔一體化管理水平

文檔一體化是要從文書管理和檔案管理的全局出發，實現從文件生成、整理到檔案歸檔的全過程管理，以保證文件內容的正確性、完整性和數據結構的一致性。在這過程中，主要包括文檔實體生成一體化、文檔管理一體化、文檔信息利用一體化和文檔規范一體化。辦公自動化技術的應用使辦公活動呈現出了全新的局面。在過去的文書處理工作中，工作人員過多地依賴手工操作，在收集整理文件資料時，既要求資料要完整、齊全，又要書寫規范、清楚，既費時費力還容易出錯。而在辦公自動化平臺下，這些環節都是在系統設定的環境下操作的，整個過程方便、有序、簡單易行。

1.3使文件管理更加快捷、高效

檔案信息檢索一直是檔案手工管理的難題，而如何從浩如煙海的檔案文件中快速、準確地查詢用戶所需要的信息，是傳統檔案管理的難點之一。將辦公自動化應用于檔案管理工作中，能夠較好地解決了這一問題，它實現了數據的一次性輸入和多次利用。當文書處理人員在辦公自動化系統中完成了文件的流轉后，檔案管理員只需轉一下庫，就可以完成文件從辦公自動化系統到檔案管理系統的轉換。文書人員就可以選擇所需要的文件歸檔，這樣做滿足了隨時歸檔的要求。在使用檔案時，只需按照指定的信息搜索，便能迅速、多方位地查詢到所需要的信息，并瀏覽訪問所需要的內容。辦公自動化系統還可以提供更多種查詢檢索功能，比如信息按處室、項目、流轉過程分類等，使檔案檢索更加快捷、高效。

1.4有利于電子文件的保存

在辦公自動化中，形成的電子文件是記錄信息、傳達信息和留存信息的重要載體，它與紙質檔案載體相比有體積小、壽命長、便于保存等優點。工作人員根據不同的需要，選擇不同的電子載體，比如VCD、DVD和移動硬盤等。這些載體的特點都是存、讀方便快捷，便于備份，易于傳遞，并且貯存時間長，受外部環境的影響小，不易損壞，具有較強的穩定性。

2對文書檔案管理工作提出的建議

2.1將檔案管理系統納入辦公自動化系統

在設計辦公自動化系統時，檔案部門要參與其設計規劃，避免辦公自動化系統中文件管理的設計功能與檔案管理系統的歸檔不銜接、不兼容。這時，就要求檔案管理人員必須提前介入，與系統設計開發人員充分論證系統的功能和需求，做好流程和總體框架設計，加強辦公自動化系統中設計與檔案管理部門之間的聯系，使前期的文書處理與后期的歸檔管理這兩個不同階段、不同性質的工作緊密結合起來，以提高文件傳遞的安全性、準確性、可靠性和時效性。

2.2確保電子文件的安全

隨著網絡技術的迅猛發展，電子文件和檔案信息安全問題越來越重要。例如，在實際運用的過程中，經常出現電子文件在運行過程中丟失數據，造成檔案保存不完整的情況；從安全方面看，如何保障網絡不受病毒或黑客的攻擊；在使用過程中，如何合理設置權限，避免人為因素對電子文件的篡改、刪除或下載，確保文件的安全等。因此，實行文檔一體化管理，必須以信息安全為前提。在保證電子文件的信息安全時，要做到以下幾點：①以系統完善的軟硬件功能設計為基礎，運用加密技術、防火墻技術和計算機病毒防治技術等，保證系統安全功能的完備性；②建立健全安全管理的規章制度，并以此為保障，建立由保密部門、文秘檔案人員和其他相關部門組成的檔案信息安全保密組織體系，切實落實安全責任制，必要時，要對系統所在的重點場所做防盜處理，為檔案信息網絡實施整體安全防護；③加強管理人員的安全意識，規范操作，精心維護，并建立身份認證，設定用戶權限等；④定期進行安全培訓和教育，讓所有系統使用者都熟悉系統的使用和操作規程，正確使用。因此，在關注電子文件的信息安全問題上，既要注意技術因素，也要注意非技術即人為因素，建立全過程的安全防護體系。

2.3文書檔案標準化和規范化管理

傳統文書檔案的歸檔主要是紙質文件的立卷歸檔，立卷人根據自己的經驗和理解組卷，很難完全統一立卷標準，這樣，就會影響到歸檔案卷的質量。在辦公自動化系統環境下，文書檔案的歸檔管理工作包括電子文件的網絡歸檔和紙質文件的歸檔兩部分，最主要的是電子文件的網絡歸檔。其中，所有的電子文件都在設定的系統下產生，要求文書檔案管理工作在文件登記、編號、掃描、上網、運轉和結束等各個環節的流程中，必須按照系統要求規范操作，以確保流轉文件信息的準確性、完整性。與此同時，還要明確從電子文件轉入檔案庫、整理歸檔的流程和環節，統一著錄標準，明確各歸檔部門的歸檔職責、范圍和管理權限，以保證電子檔案的質量。因此，在辦公自動化環境下，有效提高文檔一體化水平和工作效率是非常重要的。

2.4提高文檔和信息技術人員的綜合素質

要想做好辦公自動化環境下的文書檔案管理工作，不僅需要文書管理人員、檔案管理人員和信息技術人員的共同參與和緊密配合，還需要不斷提高文檔和信息技術人員的綜合素質。這就要求文書管理人員在公文收、發流程的各個環節中，要嚴格按照標準操作，確保檔案信息的正確、完整和規范；而檔案管理人員在掌握了相關專業知識的同時，還應盡可能多地學習、掌握一些信息技術，能夠熟練操作辦公和檔案管理系統，并根據具體的操作情況，對系統的進一步完善提出建設性的意見。同時，信息技術人員應盡可能了解相關的文書檔案管理知識，掌握電子文件歸檔管理的流程和要求，加強與文書檔案人員之間的溝通。只有這樣，才能做好系統設計、應用、維護和改進等工作，通過網絡信息技術推動文檔一體化管理的順利實施。

篇2

文書工作與檔案工作既聯系又有各自的分工，兩者互相配合，才能形成一個完整的管理體系，而在實際工作中，文書和檔案往往分塊管理，拉大了文書工作和檔案工作的距離，這種體制在某種程度上使得文書工作與檔案工作脫節，文書人員缺乏檔案意識，檔案人員不懂文秘工作，文書工作和檔案工作的銜接存在著諸多不規范現象，公文的格式和處理辦法不恰當。例如，裝訂不規范，用紙不達標，附件不規范，版記不全，原稿不全，編號不規范，程序辦理不規范，使用文種不當等等。

2.檔案員的素質不高，需加強培訓

一些單位的檔案人員，沒有經過檔案專業培訓，不懂檔案的分類、立卷等工作要求，素質有一定的差距，與檔案工作的要求相差很大，很少參加繼續教育培訓，檔案知識陳舊，急需提高檔案管理水平。隨著計算機網絡技術的普及，利用計算機進行文書檔案管理是時展的趨勢。加強檔案員技能培訓，規范化、標準化檔案管理工作勢在必行。各部門配合不夠，制約了檔案管理工作，檔案工作需要從各部門收集文件資料，一些部門著眼于單位工作不愿意把文件資料交給檔案員保管。檔案員因為得職能部門的配合，難以做好檔案工作，導致重要的文件資料散失。

3.各部門配合不夠，影響著檔案管理水平的提高

從單位的各部門收集文件資料，是單位歸檔工作的重要一環，但在工作的過程中卻困難重重，有些部門不愿把需要歸檔的文件資料送到檔案員處進行統一保管，只為了自己工作的方便遲遲不肯去交，而那些有著較強責任心和嚴謹工作態度的檔案員由于得不到有關職能部門的配合與支持，在工作中也常常感動心有余而力不足。在多次催要未果的情況下，檔案員最終也只有妥協，時間長久了，一些重要的文件資料就容易散失，要追究責任也為時已晚。

二、提高文書檔案管理水平的措施

1.加強領導重視

單位領導重視文書檔案管理工作是做好文書檔案工作的前提，文書檔案管理人員積極主動匯報和宣傳文書檔案工作，采取多種活動形式，向領導者宣傳檔案工作的法律法規，提高單位領導對檔案管理工作的認識，爭取單位領導的支持，使文書檔案管理工作納入單位工作重點，從而大量投入檔案管理的設備，實現文書檔案管理的現代化，使得文書檔案管理工作標準化、規范化。在實際工作中，充分發揮檔案資料的作用。信息技術的發展普及，對檔案管理提出了更高層次的要求，文書檔案管理人員只有不斷的學習新知識，開展新業務，堅持終身學習的理念，積極主動的學習檔案管理的現代化專業知識，更新管理理念，提高綜合素質，具有技術型、管理型和復合型的素質，為檔案工作提供更加方便快捷的服務。

2.規范銜接文書工作和檔案工作

文件是檔案管理的基礎，文件質量直接影響檔案的質量，要提高檔案的質量必須有高質量的文件作基礎，文書規范化處理文件是檔案規范管理的前提。文書人員要切實做好文書材料的立卷歸檔，提高檔案意識，實現文書和檔案工作系統化，文書人員重視紙張的大小、文字的格式等文件材料的質量，制定標準，例如，嚴謹使用紅墨水、圓珠筆、鉛筆等修改和批閱文件材料。處理文件要準確及時，收發文件要登記，發現文件缺少，要及時查找。對領導者的講話、外出開會的記錄等帳外資料，及時收集處理，確保文件材料的完整。

3.辦公自動化管理文書檔案

檔案人員的專業素質和工作能力需要提高，信息技術的發展對檔案工作人員提出了更高的要求，檔案人員要堅持素質教育、終生學習的理念，學習新業務、新知識，確定新的學習目標和任務，學習信息技術和現代管理知識，掌握計算機、網絡技術，朝著管理型、技術型的復合型人才努力，加大檔案管理投入，從硬件建設上下功夫，不斷改善硬件環境，提高檔案管理人員的業務技能，不斷增加現代化設施投入，檔案人員熟練運用現代化辦公設備，提高管理水平，“自學為主，培訓為輔”，形成終身教育機制，隨時代的變化，檔案人員素質需要不斷提高，建立檔案人員的學習激勵機制。加大檔案區域間、部門間的合作力度，擴大交際面，交流成功的經驗和現代通訊高科技手段，發展創新思維。

4.加強部門合作，做好收集工作

檔案管理人員要主動的了解業務部門的工作，經常性走動，獲得及時信息，思考檔案的工作如何圍繞單位的中心開展，怎樣做好資料的收集和整理。加強檔案管理和各個部門的溝通，確證資料收集的順暢。分清重點收集資料，關注能夠展示單位歷史、現狀、未來發展的資料，為研究服務，提供有價值的證據。做好文書的基礎工作，調整文書檔案的結構。收集資料是文書檔案的物質基礎，做好鑒定、保管和統計工作。文書人員要善于收集有用的文件資料，整理單位在活動中形成的反應細節的檔案資料，篩選研究，綜合分析，認真整合，發揮檔案信息功能，豐富檔案資源，明確單位的工作在不同時期的重點，服務單位大局，開展文書檔案工作。

5.完善管理機制

辦理公文按照規章制度，盡可能的細化檔案管理的程序和規定，簡潔明了，可操作性強，文書檔案管理人員，要嚴格執行公文規定，嚴格審核、簽發，杜絕濫發文件現象，認真審核簽發的手續、附件是否完善，在公文正式印刷之前，審查文件格式是否規范，在印刷以后再一次的復核，然后發送給工作人員，按照程序復審需要修改的內容，公文的用紙、字體、排版都要按照技術指標進行，利用隨文卡片，簡明扼要的填寫發文稿紙的卡片、文件處理單，制定文件的發文范圍，嚴格控制文件件數，禁止隨意抄送。

篇3

2圖書檔案管理系統的實現

一是系統版權界面的設計：系統將Windows界面風格的設計方法給應用了進來，在啟動時，系統采用的是splash效果，會有一個信息提示窗體出現，將軟件的版本號以及軟件開發者等信息顯示出來，在初始界面的頂層設置窗體，同時設計了標簽、圖片框以及計時器等，有著較為優美的界面，與普通軟件的編寫風格較為符合。

二是普通用戶使用界面的設計：因為圖書檔案管理工作比較的重要，用戶如果沒有權限，那么只能查詢圖書，借書、還書等工作是無法實現的，可以更加科學方便的進行管理和操作。讀者進入到系統界面之后，所擁有的功能是一個部分，比如查詢圖書、打印結果預覽等等。

三是管理員登陸界面設計：結束了splash界面之后，圖書信息管理系統的初始界面就出現了，在這個時候，查詢功能以及登陸功能都可以實現，只有登陸之后，系統的全部功能方可以獲取到。要想將登陸窗體打開，就需要借助于工具欄或文件菜單中的登陸選項來實現。在設計登陸窗體時，將命令按鈕、組合框以及標簽等應用了進來，操作人員將用戶名以及密碼輸入進來之后，就可以進入到系統主界面，系統的全部功能都可以實現。采用的是屏蔽形式的密碼框，以此來促使系統安全得到保證。確定按鈕集中了登陸窗體的主要功能，要想實現它的功能，管理員只需要將用戶名和密碼給正確輸入進來即可，如果用戶沒有權限，那么登陸工作就無法實現。用戶有三次機會來對用戶名和密碼進行輸入，如果錯誤出現，系統將會提示信息框，避免系統密碼被解碼器所破解，連續三次錯誤，登陸窗體將不會再次出現。

四是圖書查詢：圖書查詢是系統非常重要的一項功能，它需要連接數據庫。在處理相關數據信息時，比如查詢方面，將SQL語言以及數據訪問對象給應用了過來。在查詢的過程中，結合系統需求，讀者和管理人員結合實際需求，來對不同的查詢方式進行選擇，在對所借的圖書信息進行查詢時，可以通過四個選項，分別是書號、書名以及作者和出版社等。在本界面中，將組合框應用了過來，借閱者可以對查詢途徑進行選擇，將查詢內容輸入到文本框中，將查詢命令按鈕單擊下去，查找到的圖書信息就會被顯示于控件中。

五是圖書借閱：借書功能就是由本模塊所實現的，讀者借到圖書后，系統就會將消息框彈出來，將成功借閱圖書的信息給顯示出來，然后修改數據庫中的相關數據。本功能模塊可以分為兩個部分，首先是用戶信息，指的是需要將借閱者的借書證號、性別以及姓名等詳細信息輸入進來；其次是新借圖書，需要輸入新書書號以及借書日期等詳細內容，確定之后，用戶就可以對圖書成功借閱，并且本用戶借到的圖書也可以被顯示于控件中，彈出相應的消息框，提示用戶已經成功借閱了圖書。

六是新圖書錄入：新圖書錄入也是需要重視的一個方面，只有在數據庫中儲存新的圖書，在以后的圖書借閱過程中，記錄和校對工作方可以順利進行。進入到主界面之后，如果對新書進行了購買，新書錄入模塊就會出現，輸入相關的信息內容即可。

篇4

1.1用戶、終端、網絡的研究

為了研究用戶模型，首先研究用戶如何使用云平臺下的圖書檔案管理系統，用戶接入到圖書檔案管理系統，必須使用終端，通過網絡接入。在這個過程中，終端呈現異構化、復雜化、多樣化的特征，①終端目前可能使用電視網、電信網和計算機網中的任何一網，可以通過WLAN、WWAN、Internet、PLMN、HFC、傳統CATV、Ethernet和OAN中任何一網，隨著時代和科技的發展也可能使用其他網絡，其網絡方面的特征呈現異構化、多樣化；②終端類型和型號都很多，其功能、用途等明顯不同，造成構造的不同和復雜化；終端和網絡的異構化、復雜化、多樣化，造成了其效果差異化很大，主要體現在：①顯示效果方面；②音效效果方面；③網絡方面；④計算復雜度方面；⑤可用空間方面。從顯示效果的角度來看，需要注意以下幾點：①終端不同，其顯示屏幕的大小不同，從這個角度來說，手機和電視的差距是最為顯著的之一，筆記本、PC等終端設備屏幕往往適中，顯示屏幕大小的不同一方面和用戶持有終端是否便利有關，另一方面關系著用戶瀏覽信息資源時屏幕的尺寸和效果。②終端不同，其顯示所使用的分辨率不同，體現為顯示時的效果明顯不同，如顯示時的清晰細膩程度、拍照取景和視頻播放的效果等等，而且部分終端的分辨率是固定不變的，無法進行調節。③文件的格式不同，其顯示效果可能不同，例如常見的視頻格式有AVI、MPEG、DIVX、MOV、ASF、WMV、RM等，不同的格式記錄相同的視頻信息，其顯示效果也可能完全不同。④顯示效果的程度決定了用戶視覺角度質量的高低，其對于文本、圖片、圖像、單一的視頻是有決定性作用的，同時對多媒體信息資源的效果也是有一定影響的。⑤顯示效果的程度所帶來的影響，對于不同的用戶是不同的，其高度影響高度依賴視覺的用戶，但當用戶不依賴于視覺的時候影響則不大。從音效效果方面來看，需要注意以下幾點：①終端硬件不同，其發聲所用的效果不同，即使終端硬件相同其發聲的效果也可能不同，例如一臺筆記本電腦，如果其聲卡是集成的則往往沒有獨立的聲卡效果好，同樣不同廠商所生產的聲卡效果往往也有一定的差別，不同時間、不同技術所生產的聲卡效果也往往不同，但音效效果在設備、設置、播放內容等完全相同的前提下是一致的。②不同的音頻文件，其效果可能不同，首先數字音頻技術指標采樣率、壓縮率、比特率、量化級，分別控制單位時間內波形采樣的數據數量、音樂文件壓縮前后大小的比值、記錄每記錄音頻數據一秒鐘所消耗的比特值的平均值、用多少位二進制的數據描述的聲音波形；其次，不同的音頻文件格式不同，其音效的效果也可能不同，常見的音頻文件格式有WAV、MP3、WMA、OGG、APE等。③對于部分終端來說，音效效果是可以調節的，但依然存在音效無法調節的終端。④音頻效果的程度所帶來的影響，對于不同的用戶是不同的，其高度影響高度依賴聽覺的用戶，但當用戶不依賴于聽覺的時候影響則不大。從網絡的角度來看，①目前大部分的電視網依然是單向的，也就是說存在單向和雙向的問題，雖然隨著時代的發展和技術的進步，單向和雙向的問題最終會被解決，但是目前一段來說其依然是問題的一部分。②網絡不同登陸方式可能不同，例如如果用戶借助電信網登陸和使用服務有兩種模式，其一是通過以點播為基礎的短信息服務，需要利用短信服務的平臺來傳輸信息，由于其平臺經常是第三方提供的，因而實時性往往較差；第二種方式則是通過GPRS網絡，這種方案的缺點是覆蓋率較差、傳輸速度低、費用高，但可以實現實時。從計算復雜度方面來看，終端之間的差異很大，以電視網的機頂盒和電視機來說，即使運行一個非常簡單的動畫也會非常困難，而相同的困擾在計算機上往往不存在，換句話說計算復雜度高的資源無法在部分終端上運行，但同時部分終端上如果使用計算復雜度低的文件則也會浪費資源。從某種程度上來說，不同的終端適合使用的信息資源在內容、格式等方面是完全不同的。從可用空間的角度看，如果可用空間的大小無法支持對應的操作，則后續的操作無法進行，同時可用空間較小也會在一定程度上降低運算速度。對于可用空間的大小，不同的用戶可能會有不同的定義，部分用戶可能對終端的最小可用空間有自己的要求；還有一部分人對最小可用空間沒有要求，但是最小可用空間不夠用的時候會有自己期望的行為和操作。

1.2用戶行為研究

用戶的行為，①指用戶使用云平臺下圖書檔案管理系統的行為，其根據用戶的身份、目的、習慣、興趣等不同而不同，用戶可能是進行檢索、獲得、修改、保存信息資源，也可能是對圖書檔案管理系統的管理，如計費等；既包括其行為的種類、參數，同時還應該包括其行為所導致的結果。②用戶的行為受到其本身的制約，既要受到其身份影響，又受到其興趣和目的影響，但最終通過行為表現出來，可以通過用戶的行為獲得用戶的信息，并做出調整，以便更精確地認識和了解用戶。

1.3用戶偏好研究

用戶偏好，指用戶在考慮服務或者商品的時候按照其自身意愿所做出的帶有傾向性的符合理性的選擇，是用戶理性、認知和心理感受權衡后的綜合結論，是用戶個性化的體現。在云計算平臺下的圖書檔案管理系統中，其可以作為個性化服務推薦的基礎，主要包括以下幾個方面的內容，①由終端、網絡等帶來的與視頻、音頻、可用空間等有關的偏好信息，此偏好信息用于確認用戶偏好的信息資源的模態類信息，在此類偏好中用戶往往偏愛一種或者幾種終端，同時對于不同終端參數設置有不同的偏好；②用戶偏好的信息資源內容方面的信息，包括學科、方向、難度等，這種偏好主要來源于用戶原有的背景如職業、專業、知識層次等，并隨著用戶的發展而改變；③其他偏好，主要包括終端、所途經的網絡、所在的位置等；④用戶ID,用以唯一地標識和區別用戶。

2用戶模型研究

2.1用戶基本信息模型

根據對用戶、終端、網絡的研究，建立用戶基本信息模型，包括三類信息，分別是用戶信息、終端信息和網絡信息（詳見圖1）。其一是用戶信息如用戶ID、姓名、身份、年齡、知識層次、密碼、密碼提示問題、組別，其中①用戶ID、密碼是不可以省略的，其需要在用戶登陸的時候確定用戶的基礎信息，同時用戶ID對于整個系統來說是唯一的，也就是說所有用戶的ID是沒有重復的，是“獨一無二”的；②身份、年齡、知識層次三項可以用于輔助確定用戶的身份，以便在后續用戶偏好模型未獲得具體信息之前初步判斷和獲得用戶的偏好信息，但鑒于部分用戶的特殊性某些情況下是允許被省略的；③用戶信息可以通過組別確定用戶的權限的確認。其二是終端信息包括終端ID、終端參數等，其中①終端ID用于確定接入和登陸到圖書檔案系統的終端的身份，通過檢索對應于終端的數據表可以獲得包括其使用者、終端的類型、終端的基本參數及范圍、終端的可能配置等的信息，可以初步確定終端的信息；②終端參數包括的是顯示參數、音效參數、計算復雜度參數、可用空間參數，顯示參數和音效參數分別是用戶提供的其習慣使用的顯示、音效參數的設置，而計算復雜度參數需要通過終端ID判斷用戶終端的具體計算復雜度獲得，可用空間則需要在圖書檔案系統運行的時候通過其與終端之間的通訊獲得；③終端信息中終端ID是不可以缺省的，但終端參數是可以缺省的，在缺省的狀態下，系統依然可以通過終端ID獲得終端的類型及基礎的參數范圍，再根據參數范圍進行其他的判斷，同時由于計算復雜度參數和可用空間參數不需要用戶提供，因而也可以在缺省的情況下獲得。其三則是網絡信息如網絡類型、常見位置等，其中①電視網的單雙向問題可能會帶來新的問題需要給予重點關注；②常見位置，是用戶通常使用終端接入和使用圖書檔案管理系統服務的位置；③網絡ID，用以唯一地標識和區別網絡。關于用戶基本信息模型，需要注意的有：①用戶基本信息模型雖然是由三個部分組成的，但是其是一個整體，可以通過數據庫表示出來，其中的每一條記錄都只說明的是在某一種情況下用戶使用某種終端通過某種網絡接入和使用圖書檔案管理系統的具體設置以及由此而來的各種參數，每個用戶的具體信息可以不只一條而是若干條記錄的組合。②用戶基本信息模型的三個子模型，可以通過一個數據表體現，也可以分成用戶信息表、終端信息表、網絡信息表三個數據表的組合來實現。

2.2用戶行為模型

用戶行為模型，主要用于記錄用戶的行為、狀態等信息，其由用戶ID、用戶行為、行為參數、狀態參數三個部分組成，其中①用戶的行為用于記錄用戶狀態變化的原因，同時可以從中獲得用戶基本信息模型的部分信息，同時也可以完善用戶偏好模型；②用戶行為參數用于說明用戶行為的細節，是用戶行為有機的補充；③狀態參數，用于表明經過用戶的行為之后用戶的變化。

2.3用戶偏好模型

用戶偏好模型是用戶服務推薦的基礎，其主要包括3個方向，其一是對所獲取資源的模態傾向性，是與終端相關的，其中包括格式、顯示性能、音效性能等,其大多數屬性是范圍；其二則是對信息資源內容的傾向性，主要包括用戶的身份、年齡、知識層次、專業等；其三則是用戶通常所在的位置區域，可以用于以就近原則對其提供服務。

3關鍵技術分析

3.1用戶模型應用研究

從用戶登陸并使用系統服務的角度看用戶模型，用戶通過終端接入計算機網、電信網和電視網三網中的一網，可以利用一體化標識網絡技術連接到系統，通過終端ID確定終端的身份（終端信息模型），通過終端所在的位置、IP等可以獲得對應的網絡信息（網絡信息模型），通過用戶ID和密碼登陸系統進而系統可以確定登陸的用戶（用戶信息模型），如果需要調用用戶偏好模型可以根據用戶ID在用戶偏好模型中檢索相應的記錄則找到對應用戶偏好的信息（用戶偏好模型），用戶使用過程中會有所操作記錄下用戶ID、相關操作及對應參數則可以將信息添加到用戶行為模型，根據用戶ID可以從用戶行為模型獲取相關的參數則可以獲得對應信息據此可以修改和完善其他模型。對于用戶模型的應用，本文認為：①對于信息資源的檢索和使用，既涉及到用戶對信息資源模態的偏好，又要涉及到用戶對信息資源內容的偏好，同時還涉及到用戶所使用的終端；在檢索的時候首先要根據終端信息模型和網絡信息模型判斷終端和網絡的特性，獲得支持的模態的信息，獲得顯示、音效、網絡、計算復雜度、可用空間等信息，再根據這些信息和模態結合結合用戶的偏好以集合的形式進行交的運算進而縮小可以接受的信息資源的模態范圍并將其作為用戶即時信息資源模態的偏好，再通過用戶偏好模型內容傾向類偏好可以獲得用戶對信息資源內容的偏好。②顯示、音效、網絡、計算復雜度、可用空間等的變化會帶來很多不同的情況，需要形成對應的策略，該策略既要符合用戶的意愿，又要符合運營商等商家的利益，同時必須符合法律法規并受到相關部門的監管。在實踐的過程中，可以設置相應的閾值來劃分對應的范圍，根據閾值與當前值差別的組合來判斷當前所處的情況，當差距過大或者達到閾值的時候可以按照對應的既定策略采取行動，如在許可的情況下重新生成對應的信息資源、只發送部分信息資源、壓縮等。③用戶基本信息模型中用戶信息模型、終端信息模型和網絡信息模型需要相互結合，是一個有機的整體，在使用的時候相互輔助；同時用戶基本信息模型、用戶行為模型和用戶偏好模型也是一個有機整體，其通過用戶ID彼此關聯。用戶ID在整個模型中是唯一的，其作用是唯一地標識一個用戶，以便與其他用戶區別。

3.2用戶模型的初始化與完善

本文認為用戶模型的初始化信息可以從以下幾個方面獲得：①用戶注冊的信息②利用調查研究等方式從側面獲得的用戶信息；③利用公眾的大眾化特征獲得，其實質是首先獲得用戶基礎信息模型，然后再從用戶基礎信息模型獲取數據，以基礎信息模型數據為基礎結合概率歸類和整理，去生成用戶偏好模型和用戶行為模型的初始數據。本文認為用戶模型的信息完善與補充，是一個不斷學習和修正的動態反饋過程，通過機器學習對參數的重新估計和修正提高了預測的精度，進而提高服務的質量，可以為個性化服務推薦打下基礎。其實質是通過訓練來逐漸完善用戶行為模型，再根據用戶行為模型逐步完善用戶基礎信息模型和用戶偏好模型。具體的實現上，本文認為①用戶行為模型可以作為執行單元，學習單元通過用戶行為模型提供的信息根據用戶基本信息模型和用戶偏好模型建立并改進知識庫，執行單元格局知識庫中的知識執行任務，再將執行后的信息反饋到用戶行為模型作為下一步學習的資源。②可以用命令序列作為最小單元描述用戶行為，通過定義兩個序列、兩個狀態之間的相似度來代表和判斷行為模式之間、狀態之間的相似程度；模型工作的時候，計算序列相似度來判斷行為和狀態的變化。

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企業作為生產型企業，追求經濟效益和社會價值最大化，重視經營管理和生產管理是正常情況，但技術管理作為企業管理的重要一環，對于企業經營和生產活動有著積極的正面作用，同樣不應該被忽視。技術檔案管理作為技術管理的一個重要組成部分，工作內容繁瑣、投入精力大、耗時長、短期回報不明顯，這些特點給生產管理人員帶來了很大的困擾，特別是對于生產任務重、人力資源有限的企業，同時由于技術檔案管理可能出現的前人栽樹、后人乘涼的工作效應，造成企業管理者對該項工作有意無意的回避。

1.2技術檔案管理不規范

技術檔案不同于行政檔案、人事檔案，其本身對于檔案建立、分類以及日常更新需要一定的生產管理和專業技術經驗，而具備這樣經驗的人員往往又是企業生產骨干，不可能投入過多精力在技術檔案管理工作中，這就造成了技術檔案建檔、分類和更新工作中由于檔案管理人員能力和經驗不足技術檔案管理不夠規范，技術檔案內容缺失或者關鍵參數不準確。另外，即使是生產技術管理人員在做這方面工作，也可能由于缺乏相應的技術支持和對于檔案管理理解層次不同以及投入精力不同，造成該工作開展的差異性，都是直接影響技術檔案規范性的重要誘因。

1.3技術檔案管理缺乏連續性

技術檔案管理貫穿企業的設計、建設、安裝、調試、生產到后期檢修、技術改造各個階段，很難保證原有技術檔案管理人員工作崗位和工作職責不發生變動，崗位變動就意味著該人員不再承擔技術檔案管理的主要責任，在人員變更的情況下，即使可以做到交接過程的規范與全面，也會因為前任與繼任管理人員理念、能力和對該項工作投入度不同等各種原因造成該項工作停頓、半途而廢甚至推倒重來，造成工作資源的極大浪費。同時，由于企業生產活動中各個階段的工作任務的不同，對于技術檔案管理來說，如果缺乏有效的指導或者規劃也會造成技術檔案管理中的斷層或者工作不到位的情況出現。

2對于技術檔案管理中存在問題的應對措施

針對技術檔案管理中主要存在的問題，應該進行有針對性的整改，強化管理意識和制度建設，形成符合企業自身特色的技術檔案管理體系。

2.1加強技術檔案管理意識

首先需要肯定技術檔案在企業經營和生產活動中具有不可或缺的作用，技術檔案具有原始性和憑證性的特點，一旦技術檔案管理不到位造成資料缺失或者技術檔案管理工作中斷將對企業造成不可預測的損失。其次，將技術檔案管理作為生產技術管理工作的一項重要內容，定期進行評估和考核，避免因工作沖突或者人員工作疏失所帶來的不利影響。最后，強化技術檔案管理重要性宣貫，使得生產人員自覺加入到技術檔案管理體系中來，高質量完成技術檔案建設、管理工作。

2.2規范技術檔案管理體系

技術檔案管理體系的規范，首先需要明確技術檔案管理人員的職責和工作流程，保證技術檔案管理人員明確知道自己做什么、怎么做，可以綜合檔案管理規范和生產管理人員的需求，形成符合企業特色的技術檔案管理體系，明確技術檔案內容、格式、檢索關鍵條目等內容，保證技術檔案更新的時效性、形式的規范性，規避因人員變動或者企業經營氛圍改變造成技術檔案內容的疏漏以及質量下降。

2.3實現技術檔案跟蹤管理

考慮到技術檔案管理貫穿企業全過程，建立并形成技術檔案跟蹤管理制度就顯得至關重要了，建立以節點性工作為考核點，技術檔案管理目標和任務完成情況作為跟蹤管理的依托，可以有效降低因技術檔案管理銜接不到位、企業經營情況發生變化影響技術檔案管理工作開展等不利情況發生的可能。同時，對技術檔案管理人員工作開展情況進行有效監督和指導，也是推動技術檔案管理工作跟蹤管理的有效途徑。

3全方位打造立體式技術檔案管理系統

要實現技術檔案的全過程高效管理，就要求生產管理人員必須在項目前期對于技術檔案管理工作開展有明確的思路和計劃，并在技術檔案建立初期甚至更早就明確檔案內容、格式、檔案變更程序以及如何實現技術檔案跟蹤管理的管理辦法。

3.1技術檔案的格式

技術檔案的格式主要用于規范技術檔案的建立和定點存放以及檢索關鍵條目，應類別區分、裝訂形式、名稱與時間排序、文本格式（檔案名稱、標識、頁碼等有效統一）等相關內容。通過規范技術檔案的格式，可以讓技術檔案管理人員在整理技術檔案時可以保證技術檔案的完成質量和更完整、更有效地存放技術檔案以及實現對于技術檔案檢索效率。

3.2技術檔案的變更程序

技術檔案變更程序是在技術檔案內容或者格式發生變化，由技術檔案管理人員完成的對技術檔案的更改手續。為保證技術檔案的一貫性，除非技術檔案存在重大缺陷或者生產業務需求進行較大變動的情況下不對技術檔案格式進行調整，而對內容的修改也應在保留原有信息的情況下完成，以保證原始信息留存和全過程管理。

3.3技術檔案的跟蹤管理

針對企業生產各個階段的實際情況，制定技術檔案的跟蹤管理制度。例如在設計階段完成項目科研報告、審批文件、設計資料等技術資料的收集以及對于技術檔案管理架構和流程的實現，在建設與安裝階段完成設計資料變更、合同與技術協議、到貨清單和設備廠家提供的設備說明書等技術資料的收集，調試階段完成調試報告、設計變更資料的收集以及項目竣工資料整理，生產階段完成機組性能參數、試驗記錄、工藝記錄、生產過程控制系統備份數據和日常運維相關資料收集以及對現有技術檔案調整工作，檢修和技術改造階段完成檢修記錄、設備變更記錄、項目技術方案、技術措施等相關資料收集以及對于技術檔案的補充工作。保證各階段工作任務的有效落實，是技術檔案跟蹤管理的核心和根本。

3.4技術檔案管理工作的貫穿

要打造立體式技術檔案管理系統，關鍵是抓好貫穿整個技術檔案管理的管理人員。首先，應強化技術檔案管理人員的責任意識，讓他們充分認識技術檔案在生產建設、工程設計和技術改造工作中的重要作用，明確自己的責任和義務，才能更好地完成技術檔案管理工作任務。其次，賦予技術檔案管理人員足夠的權利，可以調動技術檔案管理工作所需要的人力和物力資源，保證技術檔案管理工作順利開展。最后，設立技術檔案管理督管和獎懲機制，讓技術檔案管理人員在監督下工作，保證工作進度和完成質量。

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隨著計算機技術的迅猛發展，高速大容量的檔案影像管理系統已經日漸普及。綜合文書檔案的建立與管理亦急需專業化。下面是編輯老師為大家準備的試論文書檔案的信息化管理。

計算機具有強大的信息處理能力。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求資料收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄;用筆規范、耐用，字跡工整、清楚;分類、統汁準確無誤，結果又費時，又費力。在應用計算機軟件之后，文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便、有序，無論是起草文件還是辦理傳遞，都變得簡單易行。

在原始的手工操作管理中，企事業單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部特征(目錄)管理到內、外部特征(目錄和內容)合并管理。隨著計算機網絡技術的進一步發展，檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立互聯，從而極大地提高了檔案利用工作的質量和效率，可以對所調閱的信息資源作出適時響應和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網絡服務這個寬廣的平臺，可以了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和檔案管理信息動態。

與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如在高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發生水解和氧化反應，在檔案工作過程中稍不注意就可能造成不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術發展日新月異，儲存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且儲存時間長，受外部環境影響小，不易損壞，具有很強的穩定性。

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（一）提高辦公效率。在以往的文書檔案收集、整理、歸檔等過程中都需要手工操作，而且對后期的文書檔案進行修改時還需要拆卷拆件重新整合，不僅浪費了大量人力物力，并且辦事效率也低下，而利用了計算機信息化處理技術，文件資料的收集、儲存、分類、利用都變得十分便利，提高了工作效率。

（二）便于規范保管。傳統的文書檔案雖然也制定了整理規范標準，但是由于是手工整理、錄入，工作人員的主觀能動性比較強，想把某一文件歸為哪一類往往在工作人員的一念之差，而利用了信息化管理技術，客觀規定哪一類文件規整為哪一個系統，都由系統程序做了硬性規定，不僅方便規范管理，而且也有利于查找。

（三）便于查閱利用。基于計算機文書檔案處理系統，使紙質的文書檔案轉變為電子文件，使得文書檔案可以隨時隨地查找，還可以利用大數據分析查尋需要的內容，便于檔案的開發利用，大大提高了查準率，這些都是傳統檔案管理模式無法比擬的。

二、文書檔案信息化管理中存在的弊端

（一）檔案管理人員不適應新的信息化管理模式。部分檔案工作人員文化程度較低，專業知識老化，知識面較窄，計算機水平不高，思想觀念和管理水平跟不上時代的發展。這一現狀極大制約了檔案工作信息化的發展，部分檔案工作者對于自身工作所面臨的巨大挑戰認識不足，或者滿足于自己已掌握的知識，在接受新的技能后不懂得如何將其應用于實際工作中，或者缺乏應用的動力，不愿花費時間和精力來整合提高新的技能。從目前來看，許多檔案部門缺少高技術人才，其中的檔案信息處理復合型人才就更奇缺，盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就更談不上檔案信息化建設了。

（二）檔案的安全性缺少保障。電子文件是在社會活動中形成的以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料，它的內容不僅容易變化，形式也易于修改，不能保證電子文件的原始性，使其失去參考價值。而且電子文件的存儲介質不固定，可以在電腦、U盤、移動硬盤之間傳遞，很難認定那份為原始文件，而且這些存儲介質易受磁場、電磁波等影響，需要經常做好備份，這些都對電子文件的保密性提出了嚴峻的考驗。

三、文書檔案在信息化管理中去弊存利的對策

（一）加強檔案管理人員的現代化管理技能。隨著文書檔案規模的日益擴大，檔案內容的日益豐富，檔案信息載體日益多樣。根據檔案信息化建設的需要，迫切要求培養和造就一批既懂計算機網絡技術，又懂檔案信息管理的高科技復合型人才，為檔案事業持續發展提供技術支持和人才保證。首先要加深對提高政治素質的認識，良好的政治素質是檔案人員的內在要求。其次要加強業務培訓提高專業水平，培訓內容要因需設計，將培訓內容與實際工作相結合。在安排上，除加強專業理論知識學習外，應加大計算機知識的學習，重視網絡知識教育，以適應新時期檔案工作的需要。

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二、電子文件的歸檔與接收

電子檔案的主要來源就是紙質檔案，借助于傳統的方法來收集、處理和鑒定文件，采用一系列的技術手段，促使庫存檔案的數字化得到實現，產生的電子文件符合相關要求。庫存檔案數字化之后，和傳統的紙質文件相比，電子原件可以作為紙質元件的副本使用，因為依然可以有效的編輯和修改形成后的電子文件，同時，在網絡上傳和復制文檔的過程中，人為因素發揮了較大的作用，那么就無法確定它的真實有效以及原始性。因此，在電子文件形成的過程中，就需要形成一份電子文件，將電子文件的靜態和動態數據信息給涵蓋過來，保證電子文件擁有齊全的信息，查詢和辨別起來較為方便，這樣才可以有效增強檔案原始性，在較大程度上提升電子文件的利用程度，同時，電子文件的數據信息方面，也需要對人為干預進行減少，因此，就需要對系統自動提取產生足夠的重視，檔案管理人員如果發現了問題，可以向歸檔人發回。

三、電子檔案的存儲與備份

電子檔案因為過分依賴計算機，那么就不夠穩定，主要原因是計算機的硬件和軟件產品不夠穩定，隨時都可能有意外情況出現，那么就需要科學存儲和備份電子檔案。要嚴格依據技術的發展要求來選擇歸檔各種文件的存儲形式，如文本文件、圖像文件、音頻視頻文件等，可以選擇不同的方式來存儲電子原件，如數據庫存儲、光盤存儲等，在選擇的時候，需要充分兼顧用戶的實際需要。因為計算機的穩定性無法保證，那么在檔案管理中，還有十分重要的一份工作就是電子檔案備份和恢復，這樣才可以保證檔案管理系統的安全和穩定。需要合理有效的備份網絡備份、系統備份和數據庫備份，同時，第三方介質也需要注意存儲，比如可以將專用電腦以及專用的存儲裝置給應用進來，并且不接外網，這樣檔案管理系統的安全性和穩定性方可以得到保證，如果有意外情況出現，借助于備份信息，系統就可以得到有效恢復。

四、電子檔案的檢索和利用

我們需要注意的是，檔案管理工作就是更好的服務于使用者，最終目的就是可以更加方便的檢索和利用電子檔案；在共享檔案管理系統數據時，檔案使用者在對需要的資料進行查找時，可以更加快捷和準確，將信息化的優勢給充分體現出來。和傳統的檔案管理模式相比，電子檔案對于檔案的存在形式是一項根本性的革新，同時，對于檔案的利用和查找方式也造成了很大的改變，可以更好的服務于檔案利用者。同時，電子檔案的維護性管理也需要引起人們的重視。在管理維護方面，主要利用用戶權限來限制；維護下管理包括很多方面的內容，在數據庫管理中，主要是進行一些日常的維護；查詢瀏覽電子原件內各種動態數據信息等等。

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1.文書檔案現代化管理的高效性

傳統的文書檔案管理工作完全依賴人工，靠工作人員通過手工統計、手工歸納、手工整理等等，不僅工作繁瑣、復雜，而且工作效率較低，同時也浪費了人力、財力與物力，制約了管理水平的提高。現代化的管理可以降低勞動強度，提高人員利用率，改善工作效率。傳統的文書檔案管理工作存在立卷難、管理工作難，利用率差的問題。具體如下：

1.1傳統檔案管理存在的問題

第一，立卷難。立卷工作是文本檔案管理最基本的規劃與統籌，在立卷的過程中，要注意對檔案各個大綱的歸類及按照標題進行排列，確定保存期限進行裝訂，該工作需要細致的觀察能力與持久的耐力，這項工作較為枯燥，難度較大且難以掌握。

第二，管理工作難度較大。完成文本組好卷之后，會根據其不同特征進行編號，滿足工作需求，這項工作十分繁瑣，而且常會出現錯誤，需要有大量的人力、財力與時間方可達到管理的目的。

第三，利用率較差。傳統的檔案文本裝訂準確度不高，操作方便性不足，導致其利用率交底，現代化技術的運用，改善了管理水平，減少人為操作，使用技術手段，發揮人力資源的作用，減少勞動力強度，促進管理水平的提高，改善文本檔案管理的合理化與科學化目標，提高檔案的可信度。

1.2現代化技術的運用改善了文書檔案工作的效率

現代化技術的運用最大的成效就是改善了文書檔案工作的效率，計算機技術的運用大大提升了文書檔案的運用效果，將管理人員從繁瑣的工作中解脫出來，使其可以有更多的精力從事其他工作，同時也大大提升了工作的準確性，降低錯誤，使檔案部門的文書檔案功能更好的發揮出來，更好的為需要的人服務。

2.運用現代化技術提高檔案資料管理的便捷性

現代化技術的運用對檔案管理具有十分重要的意義，改善了檔案管理的方便性，應用也更為簡單，利索。傳統的以手工為主的檔案管理方式不僅浪費了大量的人力、財力與物力，而且文本資料不夠全面，漏洞百出，信息含量不足，這都在一定程度上影響檔案管理你水平的提高，無法滿足發展的需求，在檔案利用的過程中問題百出，資料不足，利用率差，查找復雜，可信度較差等都制約了文本檔案價值的發揮。現代化技術的運用在很大程度上改善了文本檔案管理水平，計算機技術的使用也實現了當即立卷，改善了檔案的規范性與合理性，實現檔案管理的有序性，近而使檔案由案卷集轉變為文件集，實現了從手工刀自動化的轉變過程，促進檔案管理水平的提高。

3.文書檔案管理的現代化促進了文檔安全性的提升

與傳統檔案管理相比，現代化檔案管理的科學性與安全性都有了很大成都到的提升，從我國文書檔案的傳統管理情況來看，保護措施不足，檔案查閱是整體性的，無法進行單一操作，這不僅對查閱工作造成不利影響，同時也會影響到文書檔案管理的規范性，與檔案管理的保密要求不相符。現代化技術的應用，計算機管理設備的運用該使檔案管理查閱以當頁的形式呈現出來，不僅便于查閱，同時也提高了檔案管理的安全性。

4.文書檔案管理的現代化促進檔案管理工作質量的提升

所謂文本檔案就是檔案管理的文字資料，其管理最主要的目標就是要提高文本資料的利用率，在進行檔案管理的過程中，強化對質量的需求是檔案管理是發揮其最大價值的重要體現。在傳統的檔案管理過程中，立卷工作中存在太多立卷人的思想，主觀意識過于濃厚，對立卷工作的把握科學性不足，專業性較差，無法維護檔案的高質量與高水平發展目標，影響利用者的使用與操作，降低了利用效率。同時，在進行文書檔案歸檔的過程中還占用了檔案人員的大量時間，影響其他工作的發展，同時也制約了檔案管理人員素質的提高，在這樣的環境中，檔案利用工作過于被動，利用率低。

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雖然大部分高校都實行了檔案管理體系，但是由于大部分工作人員檔案意識不夠，沒有充分認識到圖書館檔案工作的重要性，以至于高校圖書館的檔案管理工作受到了嚴重影響。首先是管理者的檔案意識欠缺，管理者不能及時建立、整理檔案信息，使檔案不能發揮其應有的作用，另外由于工作人員的檔案意識不夠，導致了一些重要的信息資料丟失，使檔案的結構和內容不夠完整。

（二）管理機制缺乏

科學、完整的檔案信息能夠為以后的決策提供合理、有效的依據。然而由于我國大部分的高校缺乏檔案管理的管理機制，使圖書館缺乏統一的協調和管理，讓許多檔案不能得到完整保存，雖然數據丟失和不健全、不完整的現象經常發生，但是圖書館仍然沒有一套行之有效的檔案管理制度來約束和規范相關部門和個人的行為。圖書館檔案管理工作的設施、技術等普遍落后于館里的其他部門，對于檔案管理沒有一套規范的管理機制，如對一些缺檔的檔案沒有進行及時的補救，對一些收集的案卷沒有進行分類、標引、編目等，使得圖書館檔案管理工作不能有效進行。

（三）無專業的管理人員

一般情況下，圖書館沒有對檔案材料負責的專業人員，因此臨時一個工作人員都可以擔當起學校檔案管理員的角色，兼職的圖書管理人員只負責登記、收藏、保管等一般性的管理工作。由于管理人員不固定，部分管理者沒有經過專門的培訓，導致檔案工作落后。檔案管理人員的業務能力較低，隨之而來的是檔案管理方法不健全，由于檔案的分類不當導致在以后的工作中無法很快的檢索到相關檔案。另外，一些高校雖然重視對文獻的保管，但由于管理人員專業水平不高因此忽視了對這部分資源的開發和利用。因此，要提高圖書檔案的管理工作，首先應該提高圖書館檔案人員應用現代化手段進行檔案管理的能力。

二、提高高校檔案管理的措施

（一）提高工作人員的管理意識

首先從高校的領導者開始，提高領導者的檔案管理意識后，讓領導者對圖書工作人員進行思想教育，圖書工作人員需要改變傳統的工作觀念，提高對檔案管理的認識，意識到圖書館檔案不僅同圖書館資料一樣也是寶貴的信息資源，而且對圖書館的工作有著重要的參考意義。其次應該確定一名館長來管理圖書館管理工作，負責檔案管理的工作人員也應該是專職檔案管理，檔案人員一旦確定應保持相對穩定，不可隨意變動，這是搞好檔案管理工作的第一步。

（二）提高檔案管理的規范性

檔案管理工作的規范性是檔案管理順利進行的前提，隨著現代科技的發展，圖書館應該加強自身的建設，利用網絡技術來提高工作效率。為了將大量的原始檔案材料收集齊全，必須建立一個檔案規章制度來規范化管理。除此之外，館藏檔案的結構也應該得到規范，明確檔案的歸檔范圍，可以將圖書館的日常管理檔案和業務流程檔案分到兩個部門去管理，另外還可以根據實際情況增加一些圖書館二級類目。

（三）加強工作人員的業務能力

首先從實際出發，讓檔案人員參加檔案專業培訓班，來提高工作人員的專業知識和經驗。其次由于傳統的檔案管理手工操作較麻煩且容易出錯，因此檔案人員需要更新觀念，掌握先進的計算機和網絡技術，摒棄傳統的管理方式且適應檔案電子化的發展趨勢，從而實現檔案的現代化管理。

三、提高高校檔案管理的必要性

（一）能反映出圖書館的管理水平

高校圖書館進行的管理活動主要是檔案管理活動，對檔案進行科學合理的管理能使檔案形成有效的信息。檔案可以將圖書館的管理活動和效果清晰地表現出來，所以管理人員在做決策時可以通過查閱以前的檔案信息資料來幫助自己，圖書館管理工作的順利進行能夠體現圖書館的管理水平。

（二）能夠滿足現實需求

高校的許多重要信息和資源都在圖書館的檔案管理里保存，檔案管理可以為高校的一些重要決策提供資料經驗，因此圖書館檔案管理具有現實意義。檔案管理可以幫助員工快捷、準確的了解所需的館內信息，并且幫助其他師生認識檔案的重要性，不至于造成檔案的閑置。檔案管理能夠降低管理工作的不確定性，方便管理者做出正確決策，能夠滿足現實需求。

（三）檔案管理的特性決定必須提高

檔案管理有針對性和從屬性的特征。首先圖書館檔案一定要有針對性，圖書館只需要收集一些與圖書館工作密切相關的文件，而對于一些對圖書館毫無建設意義的檔案不應當納入圖書館檔案中，一些無關的檔案會造成圖書館檔案的過于復雜而沒有針對性。其次高校檔案的從屬性決定圖書館檔案中的一部分是學校檔案的復制品，并且圖書館檔案中的一部分需要交到學校檔案室。因此檔案的完整性以及檔案的針對性，決定了檔案管理的工作必須得到進一步的提高。