城建檔案管理范文3篇

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城建檔案管理范文1

隨著數字技術水平的不斷提高，為各行各業經濟活動發展帶來了幫助，能夠為檔案管理工作提供技術上的支持。要想適應當前社會的發展，還需要注重數字化建設，并將數字化技術滲透在城建檔案管理中，解決以往管理上存在的問題。筆者就自身多年管理經驗提出幾點個人觀點，希望能夠推動城建檔案管理工作井然有序開展，進一步利用數字技術提高檔案資源利用率，保障企業朝著數字化方向發展，為其帶來更大的利潤空間。

一、城建檔案管理數字化建設的意義

1.減少占用空間

傳統城建檔案主要以紙質形式記錄、保存于檔案館，并需要人工進行管理。日積月累的城建檔案，需要巨大的物理空間存儲，對檔案館的工作提出了更高要求。通過數字化建設，依賴計算機進行大量檔案信息的記錄、存儲，可減少物理空間的占用，降低檔案館的儲存壓力，同時還能保證檔案的完整性和可靠性。

2.提升管理效率

城建檔案管理數字化建設，借助現代數字技術高效完成城建檔案的處理，可減少人力、物力資源的投入，還有助于進一步提高城建檔案管理效率，進而更好地滿足城市快速發展的需求。

3.提升檔案利用效率

城建檔案記錄了城市發展建設歷程，也是未來城市建設的重要依據。傳統的紙質城建檔案管理模式，不利于城建檔案的利用，不利于城建檔案信息價值的有效發揮。通過推進城建檔案管理數字化建設，依托現代互聯網技術搭建信息管理平臺，可突破檔案信息查閱、使用的時空限制，有助于提高城建檔案的利用率，為當下建設方案提供科學依據，實現信息資源共享。

二、城建檔案管理數字化建設問題

1.資金投入不充足

城建檔案管理在數字化建設中面臨的問題，不利于檔案管理水平的提高。其中，由于資金投入不充足，很難滿足檔案管理需求。首先，隨著企業經營范圍的不斷擴大，檔案管理難度系數也逐步提高，因此需要借助數字技術手段輔助作業，以此來滿足資料存儲等現實需求。但實際上，由于前期資金投入不到位，資金支持力度不夠，而致使檔案管理數字化建設速度比較緩慢，難以發揮數字化建設價值，對于現代企業發展也會造成阻礙。其次，由于資金投入不足，也會引發其他問題，如計算機服務器等硬件設備不能及時維修和更新，不僅會影響城建檔案管理水平，也不利于將數字化建設工作落到實處，久而久之，會為后續檔案管理工作造成影響。

2.缺少專業人才

首先，在城建檔案管理數字化建設中，由于缺少專業人才，影響最終的管理效果。因為檔案管理比較復雜，對人員要求也比較高，管理人員應具備較高的素質以及較強的能力，才能夠為數字化建設提供有力的人員支持。而實際上，部分企業現有的檔案管理人員各方面能力并不高，因為他們沒有受過專業的技能培訓，針對城建檔案管理中存在的問題，并不能夠進行妥善處理，造成后期數字化建設面臨較多的問題。其次，由于管理人員各方面能力不強，不具備專業知識，在實際檔案管理中，還會因專業技術水平不高，難以滿足數字化建設需求，同時也會因人員工作熱情不高，而影響最終城建檔案管理質量，這也是由于內部缺少有效的激勵對策，難以保障城建檔案管理數字化建設效率得到提高。

3.存在安全問題

隨著社會不斷發展，城建檔案管理數字化建設也備受關注，因為這與人們生活之間存在著密不可分的聯系。城建檔案管理是城市發展中的重要組成部分，在實際建設中面臨著很多問題，其中檔案管理往往面臨著安全問題，因為檔案數字化建設不同于傳統紙質檔案管理，在管理中需要使用到計算機等設備，在一定程度上可以滿足檔案管理人員工作需求，但是仍舊會遇到一些困難。比如，由于缺少對網絡方面的管理，致使重要的檔案信息損壞或者是丟失，難以發揮數字化建設價值。雖然信息技術手段的應用可以幫助管理人員及時將數據信息上傳至相應的系統內，但是在信息共享過程中也會面臨著安全問題，如受到黑客攻擊，嚴重者會致使重要數據信息被損壞，這對于城建檔案管理工作發展會產生諸多影響。

4.管理制度不完善

首先，為了推動檔案管理數字化建設工作順利開展，還需要完善相應的管理制度。但實際上，在城建檔案管理數字化建設中，由于管理制度不夠完善，很難確保管理工作處于規范化狀態。因為現有的管理制度并不能夠發揮出真正的作用，制度內容存在著較多漏洞，管理人員針對漏洞并沒有及時采取補救措施，很難保障檔案信息的真實性與可靠性，更不要講推動數字化建設工作有序展開了，對于后期檔案管理工作也會造成阻礙。其次，即使設立了相應的管理制度，但是部分人員并未嚴格按照制度規定展開管理，致使所設立的管理制度流于形式，難以保障城建檔案管理數字化建設工作井然有序開展，使檔案管理工作進度受到影響。此外，也會因制度缺失影響整體檔案管理服務質量。

5.信息化建設不足

信息化建設是現代企業可持續發展中的重要內容，但在城建檔案管理數字化建設中有些管理人員不注重信息化建設，這樣就會因信息化建設不到位而影響檔案管理水平。檔案管理難度系數就比較高，也是城市發展過程中的重要內容，可以利用先進的信息技術手段，完善相應的目錄數據庫，避免數據信息被盜取或損壞等問題的出現。但是，在實際檔案管理時由于不夠注重信息化建設，不僅會影響整個數字化建設效果，也間接影響著城建檔案管理進度，若不能及時處理，會對城市建設發展造成影響。因為城建檔案管理工作關乎城市建設發展，倘若信息化建設不及時，很難保障檔案管理工作適應社會變化，反而會直接阻礙城市建設發展。

6.檔案資源利用率低

首先，城建檔案管理數字化建設的目的是為了提高資源使用效率，但是實際管理上，往往因為種種因素的影響，致使檔案資源使用效率低下，這對于現代城市建設發展也是不利的。檔案管理關乎城市建設，作為管理人員還需要制定相應的方案，推動數字化建設順利開展。但是，由于相應的信息資料共享平臺不夠完善，不僅無法滿足工作人員獲取數據資源的需求，一定程度上還會拉低整個檔案管理水平。其次，由于平臺不夠完善，也難以滿足客戶多元化的需求，致使城建檔案管理工作不能夠有序開展，間接影響了檔案資源的使用效率。此外，在數字化建設過程中，針對問題，管理人員并沒有予以重視，很難實現提高服務質量的目的，甚至會因資源使用效率不高，而導致其他問題的出現。

三、城建檔案管理數字化建設問題的思考

1.加強數字化建設資金投入

為了促進城建檔案管理數字化建設工作順利開展，還需要加強數字化建設資金投入，只有確保資金的充足，才能夠提高服務質量。首先，應了解數字化建設關乎檔案管理工作能否順利開展，所以政府部門應發揮職能作用，加大在數字化建設上的資金投入。比如，可以通過給予資金撥款支持，不僅保障檔案管理工作有序開展，也能夠為后續管理工作奠定基礎。其次，要積極與政府部門互動交流，這也是為了促進檔案管理工作有序開展的關鍵，當然也要尋找其他途徑來獲取更多的資金，這樣才能夠為數字化建設提供資金支持，也可以提高綜合服務水平和質量，進而為后期城建檔案管理工作發展提供有力保障。除此之外，政府部門也要將眼光放長遠，注重資金投入的同時，也要完善服務形式，避免問題的出現，利用數字技術手段保障檔案數字化建設工作有序開展。

2.積極引進高素質技能人才

城建檔案管理數字化建設效率比較低下，導致問題產生的原因有很多。其中，由于缺少專業人才的影響比較大。任何行業的發展都離不開專業人才的支持，為了保障檔案管理工作有序開展，還需要積極引進高素質的技能型人才。首先，可以從外界聘請一些高素質的人才參與城建檔案管理工作，這類人才本身就受過專業的技能培訓，具有豐富的工作經驗，針對檔案管理中存在的問題能夠及時優化和調整。同時，也要注重對管理人員計算機操作能力的培養，提供培訓和學習的機會，提高其素質和工作能力，真正意義上將城建檔案管理工作落到實處。其次，在數字化建設過程中，也要賦予相關人員一定的權利，更要注重對其綜合能力的考核，對于未通過考核的人員，要制定完善的方案加強指導力度，對于考核合格的人員應給予勵獎，可以是予精神上的，也可以是物質上的，這都有助于激發其內在潛能，進而推動城建檔案管理數字化建設工作有序開展。

3.加強檔案網絡安全管理

以往由于網絡方面存在安全問題，影響城建檔案管理數字化建設進度，所以為了解決問題，相關人員也要加強檔案網絡安全管理。首先，可以在計算機等設備上安裝相應的防病毒軟件，確保重要數據信息的完整性和安全性。城市建設往往離不開檔案管理，二者處于密不可分的狀態，所以在前期統籌規劃時，工作人員要想保障檔案數字化建設有序開展，更加需要注重網絡安全方面的管理。同時，也要提高內部人員風險防范意識，在檔案管理中針對潛在的風險要采取有效措施，避免黑客或其他外界因素對重要文件造成的攻擊，保障城建檔案數據處于完整、真實狀態，確保城市建設工作順利開展。其次，工作人員在檔案管理過程中也需要做好本職工作，針對不同的檔案管理進行分門別類管理，同時利用科技手段將檔案數據信息錄入計算機系統，并交由專門人員管理，提高城建檔案管理數字化建設質量，為后續管理工作奠定基礎。

4.完善相關檔案管理制度

行業發展需要確立完善的規章制度，不僅可以對內部人員起到約束作用，還能夠確保各項管理工作處于井然有序的開展狀態。首先，應根據檔案管理工作實際需求建立完善的規章制度，并引導內部人員嚴格按照制度規定做好本職工作，這是保障檔案管理處于規范化狀態的重要內容。當然，也要定期對管理制度落實情況加以分析，確保管理制度內容的科學性與嚴謹性，推動檔案管理數據化建設有序開展。其次，為了推動城建檔案管理數字化建設工作有序開展，管理人員也要定期對數據庫進行更新，相應的網站也要及時更新，以保障檔案管理工作效率得到大幅度提升，相比傳統管理方法，通過制定完善的管理制度所獲得的效果更加顯著。管理人員在利用計算機等先進設備進行信息查詢和利用時，也要嚴格遵循規章制度要求進行操作，確保城建檔案管理處于規范化管理狀態。最后，完善相關檔案管理制度既能夠為后續檔案管理工作奠定基礎，也能夠發揮數字化建設價值，必須切實將管理制度滲透到各個工作環節。

5.加強信息化建設水平

當今社會是科學信息技術飛速發展的時代，為了保障城建檔案管理工作有序開展，在數字化建設中要加強信息技術的應用，這是提高檔案管理水平的重要措施。首先，由于城建檔案管理資料涉及的內容比較多，不同的資料包含的內容也存在較大差異，資源類型較多，所以為了避免出現問題，需要提高信息建設水平，同時也要對數據庫進行全方位的監督和檢查，這是避免資源被盜取、損壞等問題的關鍵。其次，要更新目錄數據庫或多媒體數據庫，在信息化建設中需要確保相關系統的完整性，這是推動檔案數字化建設工作有序開展的基礎。檔案管理關乎城市建設發展，所以為了促進城市發展，要努力提高信息化建設水平。此外，當用戶訪問檔案管理網站時，要設置相應的關卡，應讓其進行身份驗證，以保障內部重要城建檔案信息的安全，從源頭上避免資源被盜取或損壞等問題的產生，實現提高城建檔案管理數字化建設時效性的目的。

6.提高檔案資源使用效率

隨著社會經濟的不斷發展，人們生活條件得到改善，與此同時，對城建檔案管理工作也變得越來越重視。首先，以往在數字化建設中檔案資源使用效率低較為常見，所以為了避免問題的出現，還需要采取有效方法提高檔案資源使用效率。因為檔案管理與城市建設發展密不可分，所以為了滿足客戶多元化的需求，更加需要加強檔案數字化建設力度，全面提高檔案資源使用效率。其次，要完善相應的信息資料共享平臺，通過此平臺的構建可以滿足用戶的需求，讓其能夠通過共享平臺及時獲取相應的數據資源，這也是一種提高資源使用效率的重要途徑。除此之外，在數字化建設中，也要完善共享平臺，應確保平臺內包含相應的模塊，如資料查詢模塊、資料使用模塊等功能，真正意義上提高檔案資源使用效率，切實推動城建檔案管理數字化建設健康發展。當然，最終的目的也是為了解決傳統紙質檔案管理中所面臨的問題，真正意義上促進城市發展，最重要的是能夠改善人們生活以及促進各行業生產。四、結語綜上所述，城建檔案管理數字化建設中面臨著很多問題，這些問題的產生原因來自方方面面，不利于城市建設發展，所以為了解決問題，應加強數字化建設資金投入并引進高素質技能型人才，還要加強網絡安全管理并完善管理制度，最重要的是要加強信息化建設以及提高資源使用效率，這都是實現檔案數字化建設的重要內容，從而切實滿足用戶的實際需求，為其提供更加優質的服務。

作者:李姍姍 單位:山東省泰安市城市建設檔案館

城建檔案管理范文2

1.城建檔案“雙套制”歸檔

一般情況下，紙質檔案在建設項目中仍占有很大份額。所以在日常的歸檔工作中，雙套制歸檔仍然是主流的歸檔方式。

1.1雙套制歸檔概念雙套制歸檔，既紙質文件與電子文件同時歸檔的方式，通過著錄、掃描、OCR識別等流程將紙質檔案完成數字化轉換工作，最終將紙質文件與電子文件同時進行歸檔保存。

1.2雙套制歸檔流程“雙套制”檔案加工分為：前處理、數字化加工、檔案驗收、加工收尾四個大環節，通過前處理環節，將未形成案卷的紙質資料進行整理、檢查等操作，此步驟是將紙質施工資料轉化成城建檔案的重要步驟。

1.2.1前處理參照《建設工程文件歸檔規范GB/T50328-2019》，并結合各地城建檔案的實際情況，制定符合當地歸檔要求的《城建檔案歸檔移交目錄》（以下簡稱移交目錄）。根據《移交目錄》的要求，將紙質資料與《移交目錄》的條目一一對應，進行整理、組卷等前處理工作。進行前處理工作時，需將多余文件進行篩選，保留有效文件，同時將文件中的鐵釘、塑料件等進行剔除。操作過程中，需將圖紙折疊成A4大小，并對所有文件進行分卷、打碼操作。整理完成的檔案，需要進行清點和檢查，確定無誤的案卷，移交到數字化加工環節。

1.2.2數字化加工數字化加工環節，是將紙質檔案轉換成電子掃描件的過程。通過檔案信息著錄、專業掃描設備進行紙質文件掃描，再通過圖像處理、OCR識別技術，提高掃描文件的質量，將紙質檔案轉換成可全文檢索的雙層PDF文件。（1）檔案著錄檔案著錄是按照項目級、工程級、案卷級、文件級在檔案管理系統中進行四級著錄，完整填寫著錄單中的項目名稱、工程名稱、地址、建筑面積等各項有效信息。（2）檔案掃描檔案掃描是按照紙質檔案的規格和質量，選擇使用高速掃描儀、平板掃描儀、大幅面掃描儀等專業設備進行圖像采集工作。掃描完成后，需對圖像的完整性，頁碼的順序，圖像質量進行檢查，根據各文件條目的頁碼情況，對電子圖像進行分條操作。完成掃描和分條后，提交至質檢環節。（3）檔案質檢檔案質檢是將掃描完成的電子圖像進行圖像處理、質量檢測的過程，在質檢環節，按照加工標準的要求對圖像資料進行糾偏、去污、裁剪、亮度及對比度調整等操作，旨在將電子圖像的質量進行優化，提高圖像清晰度、整潔性。①總質檢總質檢是對加工的所有流程進行全面檢查的過程，主要檢查是否存在電子文件關聯錯誤，電子文件有無漏頁、亂頁，圖像是否清晰，污漬是否去除干凈等情況。另外，還需要對OCR識別效果進行檢查。②檔案驗收檔案驗收是對檔案整理、數字化加工情況進行檢查，確保檔案加工符合標準要求。A.紙質檔案清點紙質檔案完成加工工作后，提交到檔案管理科室進行清點工作，確保紙質檔案不出現遺失、錯亂的情況，保證紙質檔案的完整性和檔案整理工作的準確性。B.電子文件驗收按照檔案加工標準，對項目級、工程級、案卷級、文件級四級著錄信息以及電子文件情況進行驗收。驗收過程中，需根據“規劃許可證”“施工許可證”“工程概況”等文件內的信息，對各級目錄的著錄項一一進行核對，確保各級目錄的著錄信息填寫完整、正確。對各文件下的電子文件，采取抽查的形式進行檢查，對電子文件的掃描質量、圖像處理質量、OCR識別情況進行抽查，確保電子文件能夠可靠利用。③加工收尾加工收尾主要是對檢查無誤的電子文件進行導出、上傳、備份、刻盤、封面、目錄、備考表打印、裝盒、入庫等操作。A.導出、上傳完成數字化加工的電子檔案，需導出“項目”“工程”“案卷”“文件”四級目錄的完整數據包。最終將完整的四級目錄數據包，上傳到檔案管理系統中，并檢查上傳目錄的對應關系等準確無誤。B.備份、刻盤加工無誤的檔案資料可進行刻盤備份的工作，通常情況下需備份2套，一套作為館藏備份，一套作為異地備份。備份時通過檔案管理系統按照“項目”或“總登記號順序”的形式導出，備份的數據需具備可導回檔案管理系統的能力。C.封面、目錄、備考表打印完成加工后，針對案卷的內容，按照標準要求，對每個案卷的封面、目錄、備考表進行制做，并放入對應的案卷中。D.裝訂、裝盒完成最終加工流程的案卷，可以進行裝訂操作，文字案卷采用“三點式”裝訂并裝入檔案盒中，確保檔案資料的整齊，圖紙案卷只需進行裝盒，不進行裝訂操作。E.檔案入庫裝訂、裝盒后的案卷，進行數量清點，確定無誤后，可移交到庫房管理科室，進行入庫操作，并做好入庫登記。

2.城建檔案“單套制”歸檔

2.1單套制歸檔概念隨著互聯網的進步和大數據的推動，施工過程中形成的施工資料，也可以通過“表單編制”“電子簽章”等措施，實現原生施工資料的收集。根據《建設工程文件歸檔規范GB/T50328-2019》的說明，電子檔案簽署了具有法律效力的電子簽章或電子簽名的，可不移交相應紙質檔案。推動了電子原生檔案的“單套制歸檔”模式。

2.2單套制歸檔流程針對簽署了具有法律效力的電子簽章和電子簽名的檔案資料，只需要進行電子文件單套制歸檔。2.2.1表單編制通過各類表單編制軟件，實現表單模板的制做和標準化，實現了施工資料從生成到歸檔的全程電子化，為施工資料的編制和歸檔提供很大的便利。施工人員通過表單編制軟件，將工程施工過程中產生的施工數據填寫到對應的表單模板中，生成具有結構化數據的電子表單。通過導出PDF和結構化數據的形式，實現電子表單的制做。2.2.2電子簽章導出的PDF文件，可以通過簽章系統，進行簽章操作，針對不同的表單模板，設置好對應的簽字人員，以系統推送的形式，將各份文件按照簽章流程推送給各位簽章人員，完成所有簽章工作后，即可形成具有法律效力的原生電子文件，該文件即可通過歸檔系統進行歸檔操作。

2.2.3在線流轉通過“表單編制”“電子簽章”的原生電子文件，可以進行線上流轉。各參建單位以及主管部門通過在線查看的方式，可以隨時隨地進行施工資料的查看，保障了對施工資料的過程監管和指導力度。

2.2.4自動歸檔實現全程電子化的單套制電子文件，可以根據各地的《城建檔案歸檔移交目錄》進行自動對應，完成簽章和審核的原生電子檔案，即可通過互聯網，自動移交至對應到目錄條目中，避免了人工歸檔所消耗的大量人力物力。

3.城建檔案“混合制”歸檔

3.1混合套制歸檔概念“混合制”歸檔，顧名思義即“單套制”與“雙套制”混合方式歸檔。因部分檔案資料的特殊性或部分部門無法實現電子簽章的操作，造成城建檔案存在既有紙質檔案也有原生檔案的情況。針對這種情況，也可進行“混合制”歸檔模式。

3.2混合制歸檔流程混合式歸檔模式的過程中，紙質掃描件和原生電子文件同時存在。根據不同的目錄條目，對原生電子文件和紙質檔案進行區分。

3.2.1紙質文件歸檔根據《移交目錄》的情況，無法實現原生電子文件的紙質檔案，仍然通過“雙套制”的歸檔形式進行移交歸檔，歸檔流程與“雙套制”相同。

3.2.2原生電子文件歸檔根據《移交目錄》中已經實現單套制的電子文件，通過表單編制、電子簽章、在線流轉、自動歸檔的形式，推送到對應條目中。

3.2.3混合制組卷完成紙質文件和原生電子文件歸檔的工程，因存在兩種形式的文件，且原生件不存在紙質資料的概念。在混合制組卷時，可選擇兩種組卷方式，一種為混合組卷，一種為分開組卷。（1）混合組卷將紙質文件和原生電子文件根據移交目錄的順序，組卷到同個案卷中，紙質文件依次打碼，原生電子文件不生成頁碼。并在案卷目錄中進行原生件和紙質文件的區分，在原生件條目后標明原生件的標識。（2）分開組卷即將紙質文件與原生電子文件分開組卷，紙質文件按照傳統模式組卷，電子文件形成電子卷，按照歸檔階段、專業等區分，不同階段、不同專業形成不同的電子卷。

4.結論

結合多樣性的城建檔案歸檔方式，簡化了城建檔案的歸檔難度，同時也為不同階段、不同類型的建設項目提供了最適合的歸檔方式。“雙套制”歸檔，作為傳統的歸檔方式，解決了城建檔案數字化加工的問題，將紙質檔案進行數字化轉換，實現了城建檔案的電子化存儲和利用。“單套制”歸檔，作為新興的歸檔模式，大大降低了各建設項目施工資料編制的難度，并減少了城建檔案收集過程中產生的大量費用，不再產生紙質檔案也為節能減排、碳中和作出了貢獻。“混合制”歸檔，為“雙套制”“單套制”歸檔的銜接提供了便利，為正在邁向“單套制”轉變的建設項目，提供了切實有效的解決辦法。

作者:宮劍 單位:淮南市城鄉建設檔案館

城建檔案管理范文3

在信息化時代的背景下，我國的檔案管理工作迎來新的機遇，同時也面臨著很大的挑戰。檔案管理人員應該將信息化技術手段應用到檔案管理的過程中，將技術手段與檔案管理進行結合，提高檔案管理的效率和質量。

一、目前我國城建檔案管理面臨的挑戰

（一）城建檔案管理的規劃設計不合理檔案管理工作需要日積月累長期發展。因此，在進行檔案管理的過程中，應該設計長遠的規劃。但是，目前我國很多城建檔案在進行管理的過程中并沒有結合實際情況設計長遠的規劃，僅僅是制定了暫時的管理體系。另外，還有很多的檔案館沒有意識到在信息化時代應該利用科學技術手段開展檔案管理工作，沒有重視檔案的信息化建設，更不用說設計合理的發展規劃。

（二）城建檔案管理人員服務意識不高檔案管理部門的特征之一就是具有服務性，但是通過調研發現，很多的檔案管理人員沒有較強的服務意識，甚至有的管理人員對于檔案管理工作知之甚少，對于自己的工作職責沒有明確的了解，崗位意識不強。這也導致在進行城建檔案管理的過程中，很多的管理人員不認真負責，這對于檔案管理工作而言是十分不利的。

（三）城建檔案管理方式需要完善過去城建檔案在管理的過程中，檔案的內容包括紙質材料、圖片以及音像等，但是這些檔案在進行保存的過程中面臨著不易保存等問題。隨著信息化技術的普及，如何將原始的檔案材料轉化為數字檔案是需要認真思考的問題之一。另外，很多的檔案館對于檔案管理工作并沒有制定符合時代需求的檔案管理方式，不利于檔案的持久保存。還有的檔案館沒有設定檔案管理的統一規范和流程，導致檔案管理過程中出現管理效率低、質量差的問題。

（四）城建檔案管理信息化技術水平低我國很多的城建檔案館對于檔案管理信息化建設重視程度不高，導致檔案管理的信息化水平低。很多的檔案館雖然開始進行檔案信息化管理，但是效果不是十分的理想，難以滿足群眾對于檔案信息化的要求。
（五）城建檔案采集難度高利用率低就現行的有關城建檔案的管理規定要求，在進行城市建設以及規劃的過程中，相關參與建設機關以及各個企事業單位必須要對本單位的城建檔案進行有效管理，并且建設單位在工程建設竣工驗收之后的六個月內，需要及時將相關的檔案材料以及檔案復核件遞交到建設行政主管部門。然而就目前來看，在一些工程項目建設的過程中，由于各個參建單位對于承建的檔案管理工作重要性認識不足，所以并不會主動向建設行政主管部門提交相應的竣工檔案，同時有關部門對于城建檔案管理的宣傳力度比較低，所以導致城建檔案采集難度比較高，檔案的利用效率低。

二、城建檔案管理工作的重要性

（一）可以真實反映工程建設的流程眾所周知，在各項工程開始籌備以及建設的過程中，通過重視工程檔案管理記錄工作，可以真實反映出工程建設活動，并且將工程建設活動信息有效提供給領導者和決策者。由于工程項目建設在開展的過程中往往具備一定的困難，具有復雜性和綜合性的特點，稍不注意就有可能會引發安全問題以及質量隱患。要想對工程建設的相關工作人員追究責任，那么就必須要應用好工程施工的檔案資料，并且結合質量終身責任當中的相關條款予以追究。工程建設人員在開展項目過程中，對于各個驗收的施工質量需要進行簽字認可，同時明確各個項目工程負責人員的責任。工程建設的相關負責人員通過重視檔案管理工作，既可以有效維護工作人員的合法權益，同時又可以提高工程項目建設的質量，對于我國經濟社會的發展具有促進作用。

（二）提升工程質量的管理力度研究顯示，在開展建筑工程質量控制管理的過程中，相關的工作人員需要對工程建設的活動展開全面的質量管理，其中工程檔案管理工作的實施，可以有效提高工程項目施工的質量。通過提前收集好相關的資料，提升檔案卷宗的質量，加大對項目建設質量的監督管理力度，從而確保全過程的質量監督工作順利實施。除此之外，在項目工程建設過程中，城建檔案對于項目工程建設的維修、工程的腐敗問題以及災后重建等方面也發揮著十分重要的作用。所以，項目工程人員必須要認識到城建檔案的重要性，通過加強對城建檔案的管理和重視，引導各個部門以及各生產人員有效地利用檔案約束和規范自己的工作方式，促使城建檔案的作用和價值得到真正發揮。

三、提升城建檔案管理水平的對策

（一）統籌信息化建設，提高服務意識在信息化背景下，應將信息化技術手段應用到檔案管理過程中，重視城建檔案管理的信息化建設和發展，提高城建檔案管理的效率和質量，從而使城建檔案管理工作能夠更好地發展。在進行城建檔案管理的過程中，應該重視提高管理人員的服務意識和責任意識，通過制定責任清單等方式來明確管理人員的崗位職責，轉變管理人員的工作態度，這有利于檔案管理工作的有序開展。

（二）提高信息化水平，創新檔案管理模式隨著信息化技術的發展，城建檔案管理應該重視如何將紙質檔案轉換為數字檔案，通過建設數字檔案庫能夠更好地分類整理相關檔案，提高檔案的管理效率，同時方便相關人員對檔案進行借閱。在開展檔案轉換工作中，要注意不能將原始檔案損壞，否則將會是重大的損失。檔案館應派專業人員開展相關工作，在轉換老檔案的同時還應及時處理新的檔案，將檔案進行統一的管理，使城建檔案變得更加的完善。另外，城建檔案管理過程中應該利用網站、數據庫、新媒體以及大數據等多種形式來建設檔案信息管理系統，同時還可以與其他下屬的城建檔案管理部門進行數據分享，實現在一定區域內檔案流通，但是要注意做好信息安全防護工作，防止檔案信息被竊取。最后，在對檔案管理進行信息化建設過程中，應該意識到檔案館的職能之一就是為群眾服務，所以為了更好地滿足人們借閱檔案的需求，檔案館可以通過多種方式開展服務工作。在傳統的檔案館內服務的基礎上，檔案館可以通過開發手機APP等方式進行檔案服務工作，通過下載APP使群眾能夠隨時隨地借閱城建檔案，能夠及時掌握自己所需的信息。檔案館在信息化時代的背景下，可以通過多種方式創新檔案管理工作，拓展服務群眾渠道，更好地將檔案管理的作用發揮出來。

（三）建設標準化體系，整合檔案資源檔案館在進行城建檔案管理信息化建設過程中，可以與相關部門聯合成立專門工作小組，積極開展檔案信息化建設，該小組的工作職責主要是解決檔案管理信息化建設過程中面臨的問題，建設檔案管理的標準化體系，促進城建檔案信息化管理的高效進行和快速發展。另外，在進行城建檔案信息化建設的過程中，應該通過問卷等方式向相關部門和群眾進行詢問，了解信息化建設過程中存在的問題，從而能夠更好整合檔案資源和完善檔案信息化管理系統，使城建檔案管理工作能夠更好更快地進行，提高檔案管理質量和效率，讓檔案能夠更好地服務于社會。

（四）加大投入創新管理，保障檔案安全在進行城建檔案管理信息化建設的過程中，首先要做的就是完善基礎檔案。傳統的檔案管理設備已經不能滿足檔案信息化管理的需求，由于缺乏更換設備的資金等原因，很多檔案館不能及時更新檔案管理設備，對信息化建設的發展造成了十分不利的影響。所以，檔案管理相關部門應該加大資金投入力度，重視起檔案管理信息化建設，促進城建檔案的進一步發展。其次，應該積極創新檔案管理方式，從而使檔案管理的水平得到進一步提升。在檔案信息化管理的過程中，面臨的最大問題是信息安全的問題，在檔案信息的輸入、傳輸以及存儲的多個環節中，都要注重考慮信息安全問題，檔案管理部門應該與科技部門進行合作，研究如何在進行檔案信息化管理的過程中保障信息安全。

（五）轉變檔案管理理念，提升質量效率在我國城市建設和發展的新時期，傳統的城建檔案管理工作方式，已經不能適應新時代社會發展的基本需要。在社會主義市場經濟的體制下，各個行業都在不斷進行與時俱進，提高自己的市場競爭力，實現自身的可持續發展。城建檔案管理人員需要認識到檔案管理工作的重要性，努力提升自己的服務意識，改變自己傳統的檔案管理工作理念，結合新時代社會發展對城建檔案的基本要求，推動城建檔案管理工作質量和效率的提升。

（六）健全規章制度，建立獎懲機制要想有效開展城建檔案的管理工作，首先就需要結合新時代社會發展對城建檔案的基本要求，制定出檔案管理工作程序，同時還需要結合有關城建檔案的法律法規進行行業內部規章制度的完善，促使城建檔案管理的信息資源安全性得到保證。為了更好地開展城建檔案的收集與儲存工作，相關負責人需要有效落實好以下幾方面的工作內容。第一，構建出統一化的城建檔案管理工作標準，城建檔案管理人員需要嚴格按照檔案管理標準辦事。第二，明確檔案管理人員的責任制度，確保管理人員分工明確，嚴格要求管理人員的工作內容，促使管理人員做好自己的本職工作。第三，完善和制定出檔案信息管理的安全體系，從而促使城建檔案的信息資源安全性得到真正的保證。第四，積極提升城建檔案管理人員的工作能力和專業素質，加強對其職業道德能力的培訓，在城建檔案管理部門內部建立起完整的獎勵懲罰機制以及考核機制，調動內部管理人員的工作積極性和主動性。對于一些表現優秀的城建檔案管理人員，需要對其進行一定的物質激勵，從而促使其主動融入到城建檔案的管理工作當中，提升城建檔案管理工作的整體水平。

（七）加強檔案服務職能，提高檔案利用率眾所周知，城建檔案管理工作的主要目的就是為了服務群眾、服務社會。所以在這種情況下，要想真正發揮出城建檔案管理工作的價值，促使城建檔案可以保證城市規劃建設有據可循，提高城市規劃的服務質量，提升人民群眾的精神文明生活需求，那么城建檔案管理人員就必須要重視起城建檔案管理服務功能的增強。具體來講，檔案管理負責人需要加強對檔案管理網絡的建設力度，積極借助先進的互聯網技術、計算機技術、云計算技術等，對城市的計算機網絡目錄中心進行設置，給予城建檔案管理部門工作人員一定的權限，幫助管理人員能夠迅速查詢到所需要的城建檔案信息，為需要的用戶服務。與此同時，為了更好地提升城建檔案服務大眾的力度，在建設城建檔案網絡信息系統的過程中，可以通過借助用戶的需求以及偏好，應用好大數據技術，為今后的城建檔案管理工作改革提供重要的依據，并且基于客戶的需求，做好城建檔案的管理決策工作。除此之外，城建檔案的相關負責人員還需要加強對檔案資料信息傳播途徑的構建，在相關的領域當中，高效地應用好城建檔案的資料，不斷提升城建檔案的管理服務職能。

[參考文獻]

[1]黎曉.大數據時代下對完善城建檔案信息系統的思考[J].城建檔案,2018(07).

[2]王樹凜.城建檔案信息化管理工作的發展現狀及未來展望[J].城建檔案,2018(04).

作者:王雯 單位:山東省青島市萊西市住房和城鄉建設局房產發展服務中心