水泥工程設備采購成本問題研究

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隨著中國制造業的不斷發展，我國水泥工程的建設工程已成功完成了整條生產線國產化的目標，逐漸走向了成熟的EPC模式。調查文獻顯示，截至2017年，我國水泥工程相關公司已承接全球約70%的水泥EPC工程，但由于這些項目中很大一部分建設難度高，成本管理風險大，因此在最終完成的工程項目中能夠最終實現有效盈利的項目比例較低。目前要建設一條完整的水泥生產線，其整體項目成本中設備采購的成本比例約為50%，包括在工程中涉及使用機械設備、電氣設備、材料等多種設備，還包含了設備運輸、管理及相關費用，因此是否能夠有效地控制設備采購成本對于降低項目整體成本而言十分重要，是項目最終實現有效盈利的關鍵影響因素之一。同時由于水泥工程項目中所需求的設備種類與其他制造業有較大的差異，設備不具有通用性，因此在采購設備時選擇定制產品的概率較大。這種情況使得水泥工程設備采購工作相對于其他制造業受到了更多的制約，采購的復雜程度進一步擴大，采購相關的管理工作難度也進一步提升。因此，本文對水泥工程設備采購成本控制進行了研究，以期為我國各大水泥工程相關企業構建更加合理科學的設備采購模式提供參考。

1某水泥工程設備采購成本控制現狀

1.1設備采購組織架構

由于某水泥工程項目為EPC工程總承包模式，因此在進行設備采購時，企業成立了專職于設備采購的工作部門，該部門中的工作人員根據其具體工作任務分為三部分，分別為：采購組、監造組和物流組。某項目中涉及的所有設備的采購、質檢、運輸等都由采購部門完成，而在采購工作人員完成設備采購后，直到設備到達目的地前，運輸過程中所產生的相關業主協調、技術溝通等工作也同樣由采購部門負責。直接領導設備采購經理的是項目采購部部長，項目管理經理起到間接的作用，因此在最終進行工作匯報時，設備采購經理的匯報對象為采購部部長。在實際設備采購工作中，整個工作流程可分為兩部分，第一部分是設備到達現場前的工作，基本由設備采購經理帶領設備采購部其他工作人員完成，包括制定設備采購計劃、計算采購總預算、篩選供應商、編制采購合同、設備采購、設備質檢、設備運輸等；第二部分是設備到達現場后的工作，基本由項目管理經理等管理部工作人員完成，包括安排設備儲存位置、聯系設備安裝人員、監督設備安裝與調試等。分析某工程的設備采購組織架構可以發現，項目管理經理在設備采購中起到的作用是非常有限的，難以真正影響到設備的采購，這種情況有可能會導致最終采購的設備與實際需求有差異，造成經濟損失。

1.2設備采購流程

某水泥項目在實際采購中涉及的設備種類極多，且最終采購的設備總量同樣極多，因此設備的采購工作極為繁重。目前該水泥項目的設備采購流程主要依據制造行業的傳統流程，將設備分為機械設備與電氣設備分別進行采購，其具體流程如下。

（1）項目技術部門與設備采購部門共同合作，根據項目需求等編制設備采購計劃書，包含采購設備的種類、數量、材料及標準要求等，并計算得出采購的總預算，同時采購部門還需制定出設備采購的包裝、運輸等需要與供應商商討的條款。（2）設備采購計劃完成后，由采購部門對供應商發起招標邀請，并進行供應商的篩選，最終根據采購總預算等選定設備供應商，并上報至相關管理部門獲得批準。（3）由設備質檢員等接著完成后期相關工作，包括與供應商聯絡，監督設備制造進度、設備催交、設備初檢、設備包裝情況和運輸等。

1.3設備采購管理平臺

某水泥項目目前的設備采購管理平臺主要依托公司的EPC項目管理系統。該設備采購管理平臺的設計較為簡單，功能比較單一，管理的主要內容包括：①設備采購計劃；②設備采購總預算；③設備采購流程批 準；④設備采購付款批準；⑤設備采購合同和執行等。這一系統的設計主要根據項目在實施過程中的各項管理需求，根據采購流程的推進提供相應的功能。但該水泥工程與其他制造業不同，其整體工程中所包含的設備采購項目繁多，而該系統在同一時間只能夠應對一個采購項目的進行，不利于工程整體工期時間的減少，使得項目在設備采購環節會消耗大量的時間與資源。同時，該系統沒有為供應商提供相應的功能，在設備采購決策階段，供應商無法及時獲得招標情況信息，而在設備采購執行階段，供應商也無法通過系統與相關工作人員獲得聯系。除此之外，在該采購管理平臺中，對于項目實施過程中的采購歷史數據僅僅只是保存在數據庫中，并沒有將相關信息有效利用起來，而在實際工作中，設備采購成本會因總包項目屬性、供應商管理、市場材料價格變化、設備采購策略變化等多個因素而產生極大的波動，采購歷史數據的單一保存無法對設備采購成本控制提供有利影響。

1.4設備采購成本控制中存在的問題

由上述某水泥工程設備采購特征可以分析得出，目前其設備采購成本控制中存在的問題包括：①設備采購組織架構存在嚴重不足，影響設備采購的效率，加大了設備采購的風險，對設備采購成本控制有著不良影響；②設備采購流程復雜，設備采購環節耗時過多，影響工程整體工期速度，可能引起設備采購成本增多；③設備采購平臺過于簡單，無法滿足采購管理需求，對于歷史采購數據保存與應用也存在不足現象，最終導致設備采購的成本難以得到有效控制。

2某水泥工程設備采購成本控制優化方案

2.1優化設備采購組織架構

某水泥工程目前的采購組織架構存在項目管理經理管理權限不足的問題，因此在實際采購工作的進行中會引發部門之間的責任推卸。項目經理管理權限的不足會使得管理經理對設備的采購情況和進度掌握不及時和不清楚，若設備在采購中出現與項目需求不符的情況，項目管理經理難以及時獲得信息，進而無法及時做出應對，最終造成設備采購成本提高。因此，優化設備采購組織架構應給予項目管理經理更大的管理權限。優化后的采購組織架構中減少了管理層級，各個項目工作的經理直接由項目總負責人進行領導，同時項目管理經理直接領導設備采購經理，在采購工作上的管理權限增大，直接影響最終設備采購的結果。除此之外，優化后的組織架構將原本屬于采購部門的設備質檢員轉換到項目管理部門，與現場管理員共同工作。這一調整能夠讓項目管理經理詳細掌握設備采購中的質量與安裝進度，以此確保設備到達現場的時間能夠符合工程進度，同時在設備出現問題時責任更加清晰，避免出現部門間責任相互推卸的情況。優化后的設備采購組織架構使得設備的采購與工程的進度更加貼合，減少設備因采購實物而與項目需求不符的情況發生概率，使得設備采購成本得到了更有效的控制。

2.2優化設備采購流程

某水泥工程的設備采購流程較為冗長，從設備采購計劃書的設計到最終設備投入生產應用往往需要幾個月甚至一年的時間，在此期間，人力資源與物力資源的消耗為設備采購增加了許多不必要的成本，同時由于采購完成周期較長，易導致設備生產和制造時間延長，到達項目現場較晚和項目整體工期延后，最終整體成本上升的情況。因此，為了有效控制設備采購成本，對采購流程進行系統化的優化是有必要的。本研究對采購流程的優化主要包括以下幾點。

（1）細化采購策劃環節：將采購策劃環節細化為四步。首先是設備采購計劃的制定，該環節由設備采購經理與技術部門合作完成，制定出的采購計劃由項目部管理經理批準后正式生效；接著是設備采購總預算的計算，該環節由項目財務部門和項目部團隊一起進行預算編制，這一步驟同樣需要經過項目管理經理和公司領導批準后才可正式生效；其次是設備采購策略的制定，這一環節要結合設備的需求，確定設備采購時的各項標準，平衡設備質量、價格與完成工期之間的需求；最后篩選設備供應商，這一環節由設備采購經理與項目管理經理合作并上報公司領導后完成，供應商的篩選應根據項目設備需求與設備采購策略進行嚴格的選擇。

（2）簡化采購決策環節：某水泥工程目前的采購決策環節由采購部門主導進行，流程較為冗長，因此本研究將其簡化為更加具體的四個步驟。首先是標書編制，這一環節主要由項目技術部門工作人員根據設備的采購需求進行編制，并由采購部門完成其余條款的編制，這一環節與原本的采購流程相同；其次是公開招標，該環節由設備采購經理根據在采購策劃環節選出的供應商進行直接招標；再次為確定中標單位，中標單位的選定由設備采購經理結合技術部門及設備采購員的意見上報公司領導后決定；最后是公布中標單位，在中標單位確定后，需經過項目管理經理的批準后方可進行公布，若最終設備采購價格超出了總預算，則需經過項目總負責人及公司領導層批準后才可公布。

（3）完善采購執行環節：在某水泥工程項目原本的采購流程中，采購執行環節的工作基本由設備質檢員完成，工作包括對設備進行質量檢查、與供應商聯絡催交設備等。由于質檢員在工程項目中隸屬于采購部門，直接受采購部部長的管理，因此在實際工作中，有可能會因為人情世故等原因而隱瞞設備存在的隱性問題或設備交貨延期問題等，最終造成設備需要再次進行采購或項目整體工期延長的情況。在經過優化后的采購執行環節中，項目管理經理全程參與監督設備的采購執行的每一個環節，包括對設備的催交工作等。結合設備采購組織結構優化，將設備質檢員調整至項目管理部門，使得采購執行環節更加清晰明確，減少項目設備采購成本損失風險。

2.3優化設備采購管理平臺

目前某水泥項目使用的設備采購管理平臺功能較為單一，無法滿足項目對于采購管理的相關需求，尤其是無法為供應商提供合理的招標信息和招標進度等獲取渠道，對項目采購歷史數據的使用也較為不足，導致項目難以控制設備采購成本。因此，本研究對某水泥工程設備采購管理平臺進行了優化，優化遵循采購“5R”原則，即在設備采購管理中選取合適的設備采購供應商、合適的設備采購品質、合適的設備采購交貨時間、合適的設備采購價格、合適的設備采購數量，優化后的平臺管理系統如下。

（1）采購設備分類及編碼系統。在某水泥項目中采購的設備種類繁多，其具體分為機械設備和電氣設備。該系統主要為采購的設備提供分類服務及編碼服務，以供采購和管理工作人員能夠在短時間內找到采購的設備相關信息，進而加快后續各項工作的完成速度。采購設備分類及編碼系統是設備采購管理平臺的基礎系統，應在平臺建設初期就完成建設。

（2）供應商信息管理系統。該系統主要為各個供應商提供招標相關信息和進度等信息，以及在采購決策期為采購人員在供應商篩選環節提供供應商基礎信息，同時還為各供應商在項目公開招標期間提供網絡參與渠道。供應商信息的動態更新能夠保證設備在選擇中標單位時提供更多參考依據，降低采購風險，進而加強對采購成本的控制。

（3）項目采購策劃管理系統。該系統主要管理在設備采購策劃環節中產出的設備采購計劃書、設備采購總預算、設備采購策略、篩選出的供應商等，為后續的采購決策及采購執行環節提供信息基礎。

（4）采購招標管理系統。該系統主要為采購執行環節服務，其建設目的主要在于限制項目中招標相關工作人員與供應商之間的聯系，保證招標環節的公平公正。該系統與供應商信息管理系統共同工作，為供應商搭建參與網絡招標的渠道。在系統的支持下，招標環節的各項工作都可以以網絡形式完成，如工作人員公示招標公告、接受供應商的投標文件、技術人員進行技術在線澄清等。

（5）采購合同管理系統。該系統主要對在設備采購執行環節中的各項工作的管理，如對設備付款進行批準，對設備制造進度進行追蹤等。對采購執行環節的全程管理能夠為管理平臺提供大量的采購歷史數據，同時也為采購策劃環節的供應商篩選提供依據。采購合同管理系統的建立能夠在一定程度上減少采購執行環節中發生失誤的可能性，對項目資金的流向記錄更為詳細，同時還能夠提升項目在設計和設備采購計劃時，與項目工程及進度的匹配度。除此之外，加強對采購合同的管理還能夠在設備出現問題時及時找到相應的工作人員與供應商，有利于責任的明確。在該系統中還可以加入臨時采購補貨的功能設計，對于水泥工程的設備采購而言，采購的設備數量、質量、價格等都會因設備采購策略的變化而發生改變，因此采購員如果能夠通過系統完成臨時采購補貨的申請和數據記錄等工作，對于控制采購成本是有著較好的影響，同時也能夠為后續的項目提供更多的經驗和教訓。

（6）采購歷史數據管理系統。該系統將設備采購過程中獲得的大量數據合理儲存起來，作為采購歷史數據為此后的采購工作提供參考。采購歷史數據的保存應包含設備采購的時間、價格、質量等級、具體型號、供應商及主要外購件的品牌型號等。當采購歷史數據被有效保存后，不僅能夠為工作人員提供更加便捷快速的數據獲得渠道，還能夠在最終計算項目總成本時快速得出設備采購成本。同時，經過大量采購數據的積累，還能夠分析出供應商提出的設備采購價格是否合理，有利于采購策劃環節對供應商的篩選。

3結語

本文以某水泥工程為例，闡述了設備采購成本控制的現狀，分析出其中存在的問題，并根據問題從采購組織架構、采購流程、采購管理平臺三個方向提出設備采購成本控制的優化方案，以期為我國水泥工程相關企業成本控制優化提供參考。

參考文獻：

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作者:申樂樂 單位:北京凱盛建材工程有限公司