高職教務管理效率與質量提升研究

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教務工作是高職院校教學管理工作中的重點內容，其管理能力的高低，將直接影響著高職教學秩序和人才培養質量。隨著高等職業教育的深入改革，辦學規模、教育質量持續提高，對教務管理工作也相繼提出了嶄新的要求。對此，高職院校應高度重視教務管理工作，了解其工作特點，并分析當前工作狀況，進而通過有效措施，提高教務管理工作的整體效率和質量。

一、高職教務管理工作的主要特點

１連續性

高職教務管理工作是不斷發展的，通常情況下，院校教師各個學期的課程編排、教室選擇等，都會在開學之初由有關部門負責完成。也有在學期結束后，對學生實施成績考核、試卷管理、分數統計和研究等，這些工作都有著顯著的連續性，并且對整體教務工作有著關鍵作用，不能因為某個工作環節出現錯誤，而影響院校整體教務管理工作。

２復雜性

教務管理工作包括院校的專業建設、課程構建和改革、師資團隊建設、檔案管理、實踐教學等眾多復雜的工作內容，這些工作對整個教務管理工作有著重大影響。在高職教務管理工作實踐中，有關人員應對這些復雜的資料檔案進行搜集、整理、歸納、保存，使其可以規范性的存檔，方便管理和檔案查看。

３服務性

高職教務管理工作人員是院校和師生間的重要紐帶，他們在順利完成自身工作的過程中，也需要做好其他服務類的工作。例如，常規性的教學課程、教育任務的傳達、學生期末課程、分數管理方法、學生檔案管理、教師教學評價等。此外，教務管理者還要完成領導布置的相關工作，為各級領導準備完整的教學統計數據資料。

二、當前高職教務管理工作現狀

１教務管理團隊缺乏專業性

我國高職院校教務部門的工作人員有著較大的專業跨度性，體現出多元化的專業人員參加相同的教務管理工作的情況。當前，許多高職院校聘請的教務管理人員，大部分都缺少專業知識背景。他們既沒有接觸過與教務管理有關的專業培訓，同時也沒有受到該項工作的實際訓練，對高職教務管理通常了解不夠全面。此外，由于崗位的非專業性特點，造成許多工作無法及時完成，而新的工作任務又蜂擁而至，這樣將會讓整體工作進入一個惡性循環，進而導致許多校務管理人員無法安心工作，在人員上出現了較大的流動性，最終影響了高職院校整體教學工作的穩定運行。

２院校未正確認知教務管理

高職院校內部的各項教學工作，都由教務人員負責統一管理，既需要為廣大師生提供服務，同時還要有效協調院校各部門之間的關系，保障校內教學工作的順利開展。但事實上，許多高職院校的領導都普遍認為，教務部門和有關工作人員所負責的各項工作，并沒有較高的技術含量，整體難度也相對較低，相當于普通職員的作用，任何人都能夠取代，這種不正確的認知，對教務管理工作造成了極大的不良影響。

３教務管理人員工作熱情低

在外部因素上，由于教務管理工作并未受到高職院校的重視，而且與相同學歷的專業人員相比，教務管理者在職位晉升、職稱評定方面的機會較少，這在一定程度上也降低了廣大教務管理者的工作熱情。此外，教務管理工作復雜煩瑣，有著較強的重復性，長時間負責相同的工作，容易降低管理者的工作積極性，進而導致工作效率和質量的下降。在內部因素上，某些教務管理者缺少創新意識，只重視領導布置的工作內容，對優化管理方法、改進管理手段，無法提出建設性的意見，嚴重阻礙了教務管理工作的進一步發展。

三、高職教務管理效率與質量提升的有效路徑

１構建科學的教務管理組織部門

組織部門是權力執行的重要載體，是管理活動順利開展的物質基礎，構建科學合理的組織體系，建立組織規范，是組織運行的根本前提，同時也是組織高效運行的保障［１］。只有構建科學的組織部門，才能讓教務管理高效運行，實現預定目標。機構體系主要包含機構設定和人員配置兩方面的內容。構建高效的教務管理組織部門，首先要求教務機構的設定應以院校整體發展目標為基礎，防止因人設事、因人制定職位，不同科室的具體工作職能和崗位，應結合教務工作的性質和需求進行，防止出現機構重復設定、職能交叉等情況的發生，努力從整體的角度讓其產生更大的效益。面對高職院校復雜、多樣的工作事宜，教務管理部門是高職院校重要的智能部門，首要任務就是應將各項教務工作合理分解、整理。堅持精簡、統一、高效的基本原則，科學設定和優化內部機構，確立管理決策和落實的具體職責，進而為確保工作效率提供可行性的組織機構保障。從教務管理工作的屬性、特點上看，系統高效的教務組織機構還應包含以下職能部門。（１）教學管理部門，主要負責專業設定的驗證和申報、實施課程建設、組織各種教學監管評估，實施教學革新項目的申報、立項與審核，負責教學內容、方法和方式的創新研究，制定相關教學管理體制等。（２）教務管理部門，負責院校整體教學任務安排和設置、課程和教室協調、基礎理論課程教學工作任務審核、課程考試方面的管理工作、學生成績和檔案管理、學籍和各種證明辦理等。（３）質量監管部門，負責教育評估、開展教學比賽、先進教育成果審核、畢業生整體質量調查研究等。（４）資源管理部門，負責院校教材制定、選擇、組織教材的創編、管理、審核，負責實踐教學，制訂實驗室構建和完善計劃，教學設備的購買、維護、報修，教學課件以及多媒體軟件的開發、設計等。（５）教師培訓部門，負責校內師資團隊建設，組織教育教學研討會和教學探究，負責教學經驗匯報和總結，安排廣大教師參加專業培訓和進修學習等。通過上述安排能夠看出，教務管理組織系統當中包含許多重要的職能部門，各個部門間應具有獨立地位和明確的職能范疇，只有積極履行各部門的職能，構建科學有效的組織原則和工作流程，才能防止職能不清、相互推諉、效率低下等情況的發生。

２增強教務管理人員的思想意識

首先是責任意識。教務管理工作復雜而煩瑣，其他各方面工作有著緊密聯系，想要順利完成該項工作，就需要教務管理人員盡職盡責，有著強烈的責任心。對工作要積極主動，嚴謹負責，將崗位作為個人事業的基點，真正將個人工作與院校發展融為一體，做事的出發點和終點都要以大局為重，勇敢承擔責任，不推卸、不拖拉。其次是服務意識。教務管理工作的終點就是服務，為教學、為廣大師生提供優質服務。沒有服務，教務管理將會失去自身存在的價值和意義。但這種服務，并不是單純的被動性服務，而是積極主動地提供服務。因此，應充分發揮教務管理工作者的個人主觀能動性，將以往被動服務轉變成主動服務，將事后服務轉變成事前服務，將普通服務轉變成滿意服務。高度重視服務工作的流程和條理，避免服務的盲目性，加強工作中的規劃性和可預估性，增強服務意識的同時，提高服務質量。再次是創新意識。缺少創新的思想是循規蹈矩，缺少思想的創新是天方夜譚。創新能力體現在教務管理人員擅長敏銳洞察事物的不足，積極提出大膽創新的推測，進而對預想進行驗證、付出實際行動。因此，要突出管理團隊的共同創新，即思想創新和方式創新。應拉近管理人員和被管理者之間的距離，用最低成本投入，創造更多更大的價值。并且還要利用集體的智慧，結合過去的工作經驗，在管理模式上加以創新。在嚴峻的競爭形勢下，管理團隊只有堅持不斷的創新，才能夠保證工作效率的逐步提升。最后則是信息意識。當代社會已經是信息化社會，高職教務管理人員需要樹立強烈的信息意識。具體來說，就是要深入到教育工作實踐當中，積極主動地掌握教學的實際情況，仔細觀察、不斷積累，進而全面地調查分析、總結和歸納。同時，還要學習和借鑒兄弟院校教務管理工作的成功經驗和有效做法，對其進行深入探索，通過這兩個途徑來拓展信息渠道，為科學決策、優化工作提供有效依據。

３構建完善的決策落實工作體系

高職教務管理體系是由數據、決定、落實、監管和反饋等有關重要環節構成的，這些不同工作環節對教務管理工作效率的提升有著巨大影響。其中最關鍵的環節便是決策和落實，決策的質量將直接影響具體落實效果，關系到教務管理工作的整體實效性［２］。比如，錯誤的決策，將會讓落實的效率更高，導致的后果也就會越嚴重。因此，高職教務管理的工作效率應以高質量的精準決策為基礎。如教學規劃方案的制定與調整不遵從教學規律，沒有貫徹教學為市場需求服務、總體完善、與時俱進的根本原則，并未充分考慮市場和企業對專業人才需求的轉變、高職當前已有的辦學師資資源等基礎性要素，就會造成嚴重后果。另外，在教學基礎建設方面，如學科、課程以及專業等事宜的決策上，若是缺少正確的決策和落實體系作為基礎保障，教務管理工作效率也就無從談起，正確的決策只是成功的開始，決策實際效能究其根本，則是取決于落實的過程。決策的落實應快、穩、準，擅長運用不同的獎勵方法，有效調動廣大師生的熱情，讓教務決策轉換成他們的實際行動。比如，高職教學質量評估體系的落實，就應積極調動師生參與的主動性和積極性。決策和落實屬于動態化、系統化的過程，教務管理人員應對決策和落實進行嚴格的監管。結合反饋的信息，持續性地對決策和執行做出客觀的評價，如果客觀目標和外界環境并未發生改變，決策正順利落實，則應繼續貫徹實施。如果原有決策出現了某些問題，或是客觀目標和外界環境發生了變化，則要及時對原先做出的決策進行調整、優化和完善。因此，缺少反饋和監管，決策與落實的效率就會無法得到充分保障，反饋與監管會讓教務管理更加符合高職院校發展目標的需求。

４變革教務管理技術和工作方式

在全球經濟一體化飛速發展的形勢下，推動教育的信息化建設，已成為各大院校實現跨越式發展的必然選擇。而教育信息化的重點，則是校園信息化的建設。校園信息化對轉變傳統教育理念和思想，創新教學內容、教學方法以及教學結構等方面有著至關重要的積極作用，進一步推動教育和教學管理方式的現代化發展顯得尤為重要［３］。校園信息化建設，需要先進的管理技術作為支撐，近些年來，隨著高等職業教育事業的不斷發展，教務管理的日常工作任務逐漸變得更加復雜和多元化，以往傳統陳舊的管理方式和技術，早已無法適應當下社會的發展趨勢，也無法為高職師生提供相對高效精準的服務。為了能夠有效提升教務管理工作效率，需要強化教務管理技術和方式的變革，進而實現高職教務管理的信息化。對此，運用先進科技發展的最新成果，大力推進辦公智能化和信息處理的自動化進程，推動管理技術和方式的現代化，是提高教務管理工作效率，順應當下高職教育事業飛速發展的客觀需求的有效路徑之一。例如，將網絡信息技術運用到學籍管理、課程表制作、考試管理、設施管理、成績管理、師資管理當中。此外，還要構建高職校園網絡，充分實現各大職業教園區、各系部之間的資源共享，進而逐漸實現教務管理的信息化、網絡化。

５營造良好的教務管理工作環境

高職教務管理環境主要包含內部環境和外界環境，其中，外界環境具體是指院校總體發展情況，教務管理和校內師生及其他部門間的關系。從這一層面上看，外界環境實際上是教務管理體系生存和發展的重要基礎，并影響著教務管理工作的整體方向和基本內容。因此，高職教務管理應將充分滿足院校發展的現實需求作為基礎，從為廣大師生和教學活動服務的角度出發，努力創建良好的外界環境。而內部環境是組織教務管理各項活動的直接參考依據。具體包含物質環境、人際關系以及規則章程等。其中教務管理工作者間的人際關系和集體精神，對教務管理工作效率和質量的影響程度最大。相關調查資料顯示，一個成功優秀的管理人員，其中３０％源于天賦、職位和權力，剩下的７０％則來自于內部成員的支持。因而，一個健康向上、團結一致的教務管理團隊，不僅有助于實現個體的價值，促進個體能力的提高，同時也能極大程度地促進工作效率和質量的提高。

四、結束語

高職院校目前整體教育質量偏低，而教學工作是否良好，將直接關系到院校專業人才培養的質量。因此，高職院校應高度重視管理工作。在高職院校各項管理工作中，教務管理工作則占據核心位置，只有保障教務管理工作的效率和質量，才能夠確保高職教學秩序的穩定，才能夠更好地為社會培養所需人才。而想要實現教務管理工作的高效和高質量，就需要了解其工作的特點，明確當前教務管理工作中的不足，進而針對具體問題，通過有效路徑，從根本上提高教務管理工作的實效性，更好地促進高職院校的長足發展。

參考文獻：

［１］王云鳳．高職院校教務管理的創新與發展［Ｊ］．南京工業職業技術學院學報，２００７（４）：５３—５５．

［２］桂文龍，王宏偉，蘇治國，胡新崗，劉俊棟．高職院校教務協同管理機制的創新與思考［Ｊ］．中國職業技術教育，２０１８（１５）：６—１０＋２０．

［３］賴建強，俞淑萍．高職院校教務管理隊伍建設的現狀、問題和對策［Ｊ］．江西理工大學學報，２０１１，３２（６）：５６—５９．

作者:柯軼凡 單位:福州職業技術學院