軟件開發項目管理中內部控制研究

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加強對軟件工程項目執行情況的監管，保證項目的開發進度以及達到設計的目標要求，促進軟件工程項目管理水平的全面提升。近年來，隨著我國互聯網技術的穩定發展，給軟件行業發展提供了良好的前景，在當前時代快速發展的情況下，國內的軟件企業有能力開發各種大型項目，有的項目甚至需要幾年完成。鑒于軟件開發項目這種特殊化的項目管理主體，特別是對大中型項目采用傳統的管理方式是遠遠不夠的。在實際工作中，如果能把內部控制理念運用到軟件開發項目管理工作中，通過內部控制的方式，及時發現項目開發過程中出現的問題，發現問題后通過對問題的分析找出應對措施，從而規避軟件開發項目開發失敗的風險。

一、軟件開發的項目管理概述

從項目管理角度來說，其主要指項目管理工作人員在有限資源的環境下，通過采用現代化管理方式和理念，對項目中包含的各項內容進行跟蹤管理。也就是從項目設計環節入手，到項目結束整個過程進行統一規劃、協調、引導和管理，以此保證項目目標的順利落實。從軟件行業來說，在落實項目管理工作時，涉及的內容主要以項目開發過程控制管理為主。軟件工程項目是開發人員根據客戶委托或企業為了獲得新產品進行的開發活動。軟件工程管理主要指對軟件工程開發需求論證環節、軟件開發環節以及軟件支持環節等各項活動進行管理，保證給用戶按時提供接受的委托工作，使用戶構建高質量、高效率的軟件工程項目。軟件開發內部控制是對軟件開發過程的各個環節做出風險評估，針對有可能出現的風險進行的防范；并在項目開發過程中通過測試分析等措施及時發現風險，并有效的將風險解決在萌芽狀態，是企業的內部風險控制。也是在現代市場經濟環境中，通過接受專業的控制建議，建立自我糾錯的系統，通過系統的改善工作，將軟件開發過程中的風險變成可管理的、可操縱的機會。

二、軟件開發環節的風險識別

(一)項目設計階段未經科學論證或論證不充分

在當前的市場經濟環境下，隨著全球貿易以及電子信息技術的發展，以及產業升級、軟件國產化的政策引導，大數據時代已經來臨，這些因素都給軟件行業提供了更多發展機遇。軟件企業在接受客戶委托時，一般情況下是業務人員尋找客戶、客戶提出需求、雙方多次商榷、達成委托事項簽訂委托協議，然后開發人員根據委托內容進行開發。但在這一過程中開發人員未參與到委托事項的論證過程中，因客戶對提出的需求不明確，加上業務人員或售前工程師對軟件開發知識的欠缺，導致沒有從科學角度設計委托項目，造成開發人員邊開發、客戶邊提需求、開發多次修改。最終導致軟件的創新不足或加大產品成本、或造成無法按期交付產品的情況發生，情節嚴重導致項目停止。

(二)軟件開發人員配備不合理

軟件開發行業是勞動密集型企業、技術密集型企業。對工程師的技術要求較高，又是靠工程師手工完成的工作，沒有辦法通過智能化設備代替。項目組主要由實施工程師、需求分析師、概要設計師、詳細設計師、前端開發工程師、后端開發工程師、測試工程師、部署工程師等人員組成，要根據開發項目的難易程度，配備能力匹配工程師參與開發。如果配備的工程師技能過高，可能造成資源浪費，成本提高；如果專業技能不能勝任項目開發，無法保證項目的質量和按期交付，導致成本提高或項目失敗。

(三)開發過程管理不完善

項目經理是項目開發管理的責任人，軟件開發中人力資源的投入成本是軟件行業成本的主要組成部分。一方面反映了開發工程師經濟利益，另一方面是企業經營成果和核心競爭能力的表現。所以，開發過程中人力資源管理是項目管理的重要內容。項目經理需要根據項目實施計劃提前與各類別工程師協調好參與項目時間。如有項目變更，需及時調整實施計劃，并通知項目組成員，方便工程師做好工作時間的調整。同時項目經理需要根據實施計劃，保證各工程師在規定時間內按照設計的目標保質保量的完成工作。避免因項目進度等原因造成工程師進場后不能正常開展工作，造成成本上升的風險。

三、內部控制在軟件開發項目管理中的應用

(一)項目設計階段的內部控制

通常情況下，軟件開發項目設計環節主要有兩部分組成，一個是概要設計，另一個是詳細設計。其中，概要設計也就是把軟件需求轉變成軟件系統框架以及數據框架，通常涉及了系統框架設計以及數據框架設計亮點。系統框架設計往往包含軟件系統中各項成分之間的關系，而數據框架設計更注重數據結構含義，該項環節主要強調宏觀設計以及框架設計。項目設計階段內部控制方面涉及的內容主要有四個方面，第一，加強對軟件開發部門提供的軟件框架設計方案進行核查，并監管設計執行情況。第二，結合實際情況，由軟件開發部門提供的軟件框架設計執行方案。第三，由監管軟件開發部門對規劃方案執行情況進行核查，并根據核查結果落實對應的設計工作。第四，檢查軟件開發部門提供的軟件框架設計檔案。同時，安排專業人員采用考核、評估和分析等方式對軟件框架設計情況進行明確，同時保證軟件框架審計和需求內外統一。確保采用的軟件設計方案和標準具備合理性，提升設計方案的執行性和可行性[4]。軟件開發企業在進行項目設計時由于缺乏可行性研究或者可行性研究流于形式、決策不當、盲目上馬。并且因為設計環節缺乏科學的內部控制，無法合理保證項目開發成功，引發難以實現預期效益或項目失敗的風險。因此，在進行項目設計時，應該注重設計內容，從實現軟件設計目標和考慮軟件的應用硬件環境兩個方面入手進行設計工作的開展。為了避免上述問題產生，首先結合軟件開發設計需求，做好相關人員崗位培訓工作，使設計人員具備與崗位匹配的專業知識和勝任能力。并且，企業可以設置組織獨立于項目之外的專業人員或機構進行評估論證并出具評估意見。其次，加強需求分析，需求分析作為軟件工程的核心主要劃分為兩項內容，一個是非技術要求，另一個是技術要求。需求分析應該確保軟件產品可以更好的迎合項目實際需求。在需求分析環節中，需要對客戶的自身要求加以明確和核查。客戶在提供軟件需求分析執行規劃方案時，需要客戶的軟件使用部門給予對應的配合。并且，客戶應該根據規劃要求落實對應的軟件需求分析工作，客戶在提供軟件需求方案的過程中，要求對需求檔案功能、型號、安全等級、相關數據等內容進行核查和明確。其次，編碼階段，在進行軟件開發應用時可以采用流程管理的方式，實現對軟件開發環節中各項資源投放情況進行監管和把控，以此讓應用軟件開發可以更好的滿足實際需求。

(二)項目開發階段的內部控制

項目開發階段是項目進行投入的主要階段，需投入大量的人力資源完成系統的整體開發與功能、性能、安全測試，并進行系統部署匯報演示。本階段的成本在整個項目成本中占比較高，是內部控制的重點和難點，企業可以成立項目管理辦公室，負責在項目整個開發過程中對項目進行定期檢查和不定期對項目開發過程進行檢查，及時發現風險，并做出應對措施，內部控制可以貫穿在下列的開發過程中。1.項目經理需提前將確認后的《需求規格說明書》發送給開發經理，開發經理研讀《需求規格說明書》后形成問題清單，并由項目經理召開需求分析會，安排時間對《需求規格說明書》詳細導讀和問題答疑。開發經理及小組成員必須參與，會后形成《需求分析會會議紀要》。并對項目信息中的版本、難度、亮點三項內容進行補充修訂。2.開發經理對已經明確的需求進行開發設計，向“技術評審委員會”提出進行設計評審，會后形成《設計評審會會議紀要》。3.需求導讀后由項目經理和開發經理共同制定詳細的《項目開發計劃》以及確定的預估開發工作量，為以后需求變更時作為基準參考。4.開發經理根據《項目開發計劃》安排開發人員和集中配置組對系統進行配置和開發工作。根據模塊的難易程度分配開發工作。5.項目經理組織對開發組交付的系統進行功能、性能、安全、集成測試，并形成相應的測試報告。所有的bug(指電腦系統或程序的缺陷問題)項目經理負責登記，如需進行變更，填寫《需求變更單》需客戶確認。對在這個環節提交的bug需進行統計并計入項目績效評價中，具體解決方案由開發經理及相關開發配置人員負責。6.項目經理對已經開發完成的系統為客戶提供階段性成果匯報，匯報期間客戶提出的相關問題進行記錄和匯總，如超出合同部分交由業務部門進行商務洽談。7.系統功能整體滿足客戶需求后，由項目經理組織進行系統交付初驗。項目經理提交初驗報告及其他初驗材料，包括但不限于概要設計、詳細設計、數據庫設計、測試用例、測試報告等，其中部分技術文檔由產品中心協助準備。《初驗報告》需客戶確認蓋章或簽字。8.需歸檔的交付物：需求分析會議紀要、項目開發計劃、概要設計、詳細設計、數據庫設計、測試用例、測試報告、初驗報告、需求變更單、合同變更補充協議、產品/貨物簽收、初驗材料。

(三)項目驗收階段的內部控制

首先，運行階段。在系統試運行環節中，內部控制涉及的內容包含對試運行規劃方案進行核查，設定試運行環節中業務周期、執行范疇、組織框架以及應急處理對策等；核查軟件開發部門對用戶培訓內容、規模、對系統管理人員以及操作人員進行專業培訓；考察試運行規劃執行狀況；監管軟件開發部門試運行記錄數據，在此環節中一旦發生問題，應該第一時間進行核查和分析，并做好對應的記錄工作，及時進行處理。其次，系統驗收移交階段。系統驗收移交作為項目是否可以順利落實建設目標的檢測標準，同時也是最終的檢測結果。在此環節中，內部控制涉及的內容主要有：第一，考核竣工環節中各項數據的真實性和完善性，確保和項目實際狀況吻合。第二，結合核查結果，對項目數量、質量等內容進行核實，同時給后續工程款項支付提供憑證。第三，核查軟件開放項目各項資料，引導建設部門和開發部門交接對應的項目數據。第四，輔助用戶對項目數據檔案、源代碼、產權說明文件、變更數據等內容進行核查，同時考核移交內容的合理性。具體過程如下：1.運行階段：主要任務是完成項目試運行前期準備和培訓工作，以及試運行期間的系統日常保障工作。此項工作主要由項目經理、實施工程師、運維工程師完成。(1)由項目經理編制《培訓計劃》，并組織項目組成員編寫《培訓文檔》(用戶權限設置、《用戶操作手冊》和操作視頻必須準備好)，并組織試運行前的用戶集中培訓(進行培訓簽到)。培訓包括針對普通人員、部門領導和單位領導。(2)項目經理在試運行前和客戶確認試運行時間周期和《試運行計劃》方案，《試運行計劃》方案中必須包括試運行的試用人員清單、業務用例、操作指標、每日的操作安排。(3)試運行分為兩個階段：第一階段邀請有代表性的最終客戶或業務骨干小范圍試運行，第二階段全員培訓試運行。(4)試運行期間項目經理和運維人員督促參與試運行人員使用系統，完成試運行方案中規定的操作內容，并每周提交《試運行周報》給客戶。(5)試運行期間系統出現的bug及需求變更錄入進行記錄，其中《需求變更單》需客戶確認，所有問題由項目經理帶領現場實施/運維人員跟進解決，同時開發團隊保證bug不過夜。(6)試運行期間由項目經理負責記錄收集系統使用情況，并提交公司需求評審和工作量評估。若產生非合同內需求變更或合同內需求變更累計超過評估總項目工作量需提交業務部門，收到經公司簽批的《需求變更單》且經客戶簽字確認后方可繼續實施。(7)完成試運行后，根據試運行期間提出的問題和需求整理成《試運行報告》提交客戶確認。針對需求部分核對合同后，提請業務部門確認是否需要由商務進行洽談，并由客戶在需求變更單上簽字。(8)本階段需形成需求變更單、培訓計劃、培訓文檔(操作手冊)、試運行計劃、試運行周報、試運行報告、系統應急方案書面資料并歸檔。2.交付驗收階段的主要任務是組織召開項目終驗驗收會，提前準備驗收材料，并邀請相關領導參加。此項工作主要由項目經理、實施工程師、業務人員完成。(1)如合同涉及第三方測評，項目驗收前1個月必須啟動第三方測評，項目經理根據測評要求準備相關文檔，其中概要設計、詳細設計、數據庫設計等開發文檔由產品中心協助準備。項目經理安排與第三方測評機構進行現場測評，并由第三方測評公司出具對應的《測評報告》。(2)項目上線試運行完成后，項目組根據情況申請驗收，由項目經理提交《項目驗收單》給客戶簽字蓋章確認(非自然人客戶確認驗收必須以蓋章為準)，驗收中必須注明“XXX項目完成驗收”，或能夠表達確認驗收字樣的文字；如客戶方組織由專家進行驗收，以最終《專家驗收意見》單為準(需有專家簽字的原件)。(3)項目經理準備驗收會需要的《項目驗收材料》、《項目建設情況匯報材料》以及其他相關文檔。本著節能減排原則，如無特殊要求，可以提交電子版驗收材料給客戶存檔。(4)如項目在驗收前階段接到客戶書面投訴，項目在驗收前階段出現重大事故的項目整體進度延期50%以上的公司需派出專業團隊進行專項處理。(5)本階段的工作需形成測評報告、驗收單、專家驗收意見，驗收會簽到表，項目驗收材料、項目建設情況匯報PPT書面資料并整理歸檔。

(四)質保階段的內部控制

根據試運行方案推進系統的試運行工作，完成試運行并進入正式運行。本項工作主要由項目經理、運維工程師負責。主要控制措施應從以下幾方面做起：1.正式運行期間發生的所有需求變更(非合同范圍內)，必須告知業務部門，由業務人員出面進行商務洽談后方可進行，需求必須走《需求變更單》，由客戶簽字或蓋章，如牽涉大范圍變更(一般超出原合同工作量的15%)，必須重新立項。2.項目經理需明確項目合同的維護服務期限和服務范圍，以及是否提供人員駐場服務，并根據合同要求安排人員駐場或遠程維護。3.項目運行滿免費運維期后，項目經理(現場運維)應主動提醒業務部門，并由業務部門發起續簽有償維護合同事宜。如客戶不簽訂合同實施部門有權利停止為其提供維護服務。4.進入運維期后，運維人員應定期對系統及服務器進行巡檢。5.本階段需形成的文字資料有系統巡檢表、系統運維記錄表、需求變更確認單。

四、結束語

總而言之，從當前軟件行業發展前景來看，國內的軟件開發技術越來越成熟，有能力獨立承擔大型軟件項目的開發及研發。如果將內部控制管理有效的應用到軟件開發項目中，明確各個環節中內部控制內容，結合實際情況，采取對應的內部控制對策，從源頭上防止發生不必要問題，保證軟件項目建設和開發安全，給軟件項目的穩定發展奠定良好的基礎。

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作者:孔德威 單位:上海夢創雙楊數據科技股份有限公司