企業費用管控的問題及對策

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一、存在的問題

（一）費用的自我膨脹

在企業的管理活動中，管理者通常希望各個部門用盡可能少的人和費用去完成盡可能多的工作，而各個部門出于自身利益的考慮，希望用更多的人、更高的薪酬去完成盡可能少的工作。因此，可以預見，如果沒有相關政策和制度的引導及約束，各個部門必然會盡可能多的占用各類人、財、物等資源，將本部門及個人利益最大化，造成企業人員越招越多、機構臃腫、人員冗余、費用年年攀升的情況出現。一些企業對管理人員的薪酬采用定額制，部門雇傭人數的多少，并不會影響個體員工的薪酬，反而會因為雇傭人數的上升提升部門的費用額度。因此，作為部門的最優策略，必然夸大工作量和工作強度，招聘更多的員工對工作進行分攤，導致了企業人員的自我膨脹。對銷售人員的薪酬采用與業績掛鉤的方式，沒有對銷售人員產生的費用進行合理的管控，當銷售人員業績不佳、工資下降時，可能會出現虛報費用以彌補工資的情形。對于其他業務經辦人員，同樣有虛報費用、中飽私囊的動機，經辦的業務越多，虛報的空間就越大。一些企業為了控制各部門的費用開支，采用增量手段控制。即當年的部門費用總額在上年費用的基礎上不得超過一定的比例。在這種政策的引導下，業務部門為了避免以后年度的費用額度因當年費用開支的下降而縮水，通常會超額開支本部門的費用，對費用開支的合理性和必要性不加考慮，甚至虛報費用。當企業出現人員臃腫、費用高、效益不佳的狀況時，管理者往往想到的是減員增效，寄希望于通過人員的減少，減低工資支出、降低費用。但這種方法不僅嚴重影響企業的士氣，挫傷員工的積極性，同時，治標不治本，并沒有消除費用自我膨脹的根源。往往經過一段時間之后，裁掉的人員又以其他理由補上，陷入惡性循環。從某種角度看，企業是一個公共平臺，企業資源屬于公共資源，如果沒有相應的政策引導和規則制度進行約束，企業內部各部門及人員會出現哄搶資源、損公肥私的情況，從財務角度來看，出現企業費用乃至成本的自我膨脹現象。可見，對企業費用進行管控，合理的控制企業的費用開支規模，使之與企業的經營發展狀況相匹配，不僅關乎企業的效益，更關乎企業的可持續發展。

（二）管控的自然缺失

企業管理部門的工作大致可以分為兩類，一類是事務性工作，如記賬、付款、招聘等工作；一類是管理性工作，如考核、評價、管控等工作。管理性工作與事務性工作的區別在于其短期的可或缺性。事務性工作作為企業生產經營的一部分，如果缺失，直接影響到企業的生產經營和運轉。而管理性工作是組織為了提高自身效率而產生的附加性工作，管理工作的缺失可能會降低企業的效率和競爭力，但短期內不會影響企業的日常經營和運轉。正是由于管理工作的這種短期可或缺性，造成企業管理工作難以開展，推行的過程中稍遇困難就容易擱置，回到散漫無序、各自牟利的混亂狀態，這無異于溫水煮青蛙，短期內雖未見重大的影響，長期必將使企業喪失創造力和競爭力，導致企業被市場淘汰。如果企業的管理缺失，對于費用的管控通常僅體現在報銷環節的簽字和審批，缺乏其他有效的管控措施。同時，由于缺乏責任落實，財務部門不愿意對費用開支的合理性和必要性履行審核責任，只從會計的合規性上審查票據是否合規、手續是否齊全，并沒有站在企業管理的角度進行費用管控。其他審批環節同樣沒有足夠的動力去嚴格履行審批責任，審核過嚴反而會影響同事關系，不利于今后工作的開展。甚至會出現權力尋租行為，利用審核權力同其他部門進行利益交換，審核工作流于形式、收效甚微。費用管控是企業管理中的其中一環，做好費用管控工作，離不開科學的管理體系和內控體系。然而，管理工作不是隨著業務工作而自行開展的，如果相關人員大力推動，就會出現自然缺失的狀態，因此，企業管理部門不應局限于眼前的事務性工作，任由管理缺位，應著眼全局，做好企業管理和內控的頂層設計并推進落實。

二、應對措施

（一）對各項工作進行全面的評估

企業對外購買服務或在項目投資的過程中，通常會對相應服務或項目的成本或價格進行合理的評估，以確保購買價格的公允。但在面對內部的用人需求及費用開支時，沒有合理的依據和標準，僅憑歷史數據和經驗，對各部門編制用人需求和費用預算的合理性及必要性進行評價，造成人員年年增、費用年年長的情況。究其原因，主要是企業管理者對各部門的工作缺乏有效的評估，對其工作內容及工作強度無從掌握。企業對于人員工資以及管理費用、銷售費用等期間費用的開支，在某種意義上，可以看作時因為生產經營的需要，向各部門購買服務。既然是購買服務，就要對服務內容及購買價格進行全面的評估，以確保購買價格相對于服務內容的公允性。做到工作費用的開支與部門的實際工作內容和工作量相匹配，而不是簡單的每年按照一定的漲幅遞增。按照上述思路，企業費用管控部門首先應通過各種方式積極了解各個部門的工作性質和內容，然后，要求各部門將計劃開展的工作及費用開支預算進行上報，對計劃開展工作及費用支出的合理性和必要性進行評估，進而形成該部門的重點工作計劃及費用開支預算。企業可以結合預算、考核等管理手段，對費用開支和執行情況進行管控，與部門及個人的薪酬掛鉤，對于節約和超支進行一定程度的獎懲，調動部門主動控制費用的積極性。

（二）轉變費用管控觀念

很多企業的管理人員認為，對費用的管控就是將費用壓到最低，一切超出預算的費用原則上都不應該開支，所有短期對企業經營沒有影響的費用開支都可以削減，如此方可使企業費用最小化、利潤最大化。上述觀點無疑是短視的、不可持續的、不利于企業長期發展的，有的費用開支短期內可以看到效益，有些費用的開支所產生的效益是長遠的，具有戰略性，如果盲目的對企業的費用進行削減，必定會使企業的開拓性、戰略性工作萎縮，制約企業的發展。因此，對企業費用的管控并不是將費用控制的越低越好，而是使企業資源配置的效率最大化，將有限的資源花在最該花的地方，產生最大的效益，該花的錢一分不省，不該花的錢一分不花。至于哪些是合理的費用、哪些是不合理的費用，需要企業經營層從總體上對擬開展的各項工作進行評估，保留那些對企業能夠產業重大效益、具有積極影響的業務，必要的時候甚至可以增加費用開支額度，對那些重要性較弱、不能為企業帶來效益和增值的業務，建議取消或削減費用開支。因此，費用控制的重點應該放到業務前端，在業務尚未發生時，對業務的重要性及預計產生的收益進行評審或評估，并在有限的資源范圍內進行一定的取舍。而不是等費用產生了之后對需要報銷的費用進行人為的壓制和削減，不合理的壓制和削減必定會挫傷業務人員的工作積極性，進而損害企業的利益。

（三）全面費用管控

在一些企業的費用管控中，管理人員將費用分為可控費用和不可控費用，例如，差旅費、業務費等屬于不可控費用，工資折舊等屬于不可控費用。重點對可控費用進行管控，認為不可控費用的開支是既定的，不能對其實施有效的管控。所謂的不可控費用，其支出是既定的，預算執行過程中的變數要小于可控費用，但并不意味不可控費用就無需管控。如果說工資折舊等費用無需管控，那么企業的人員招聘、固定資產采購將會失控。任何費用之所以會產生，都有其自身的動因，因此，企業應對費用產生的動因進行全面的管控，正確的評估各項費用的合理性和必要性。不僅所有的費用都要全面納入管控范圍，費用管控的各個環節也都要全面落實管控責任，不僅依靠財務部門對費用進行管控。一些企業認為費用預算、費用管控等工作是財務部門的事，審核重點、審核責任落在財務部門頭上。業務部門的主管人員雖然也對費用審核簽字，但往往對費用開支的真實性及合理性不加關注，疏于控制，甚至為了不影響部門工作的開展，對一些違規的費用報銷睜一只眼閉一只眼。而財務部門往往對業務不夠熟悉，對一些費用的真實性、合理性無從判斷，同時，財務部門對費用的管控過嚴，容易造成財務同業務部門之間的關系惡化，造成工作上相互掣肘，影響企業業務的開展。因此，費用管控是個系統工程，僅僅依靠某一個部門是難以推進的，必須是各個管控環節各司其職、通力配合、全面管控，嚴格落實各個環節的審批責任，對于審核過程中發現的問題，追究相關部門或人員的審批責任，確保各個環節嚴格審批、盡職盡責。

（四）根據費用動因進行費用歸集

在實務中，很多企業的財務部門在進行部門費用歸集的過程中，通常是根據費用的受益對象進行歸集，即誰受益、誰承擔費用。但實務中也經常會出現費用受益對象對費用的開支并沒有決定權、卻要承擔相應的費用考核責任，出現了權責不匹配的情況，不利于調動員工的積極性，也不利于費用管控工作的開展。因此，從費用管控的角度，對費用的歸集應該根據費用產生的動因進行歸集，而不是根據費用承擔主體進行歸集。例如，企業的培訓活動支出，雖然受訓對象是各個部門的員工，但如果培訓活動的組織籌劃工作均由人力資源部門安排，那么培訓費用開支的決定權就在人力資源部門，需要對培訓費用的管控承擔考核責任。根據費用動因進行費用歸集，有利于費用管控過程中權力和責任的統一，增強費用管控的效果。

（五）建立科學有效的管理和內控體系

費用管控工作是企業管理體系的一部分，做好費用管控工作，需要有健全的管理制度和規范的管理流程作為基礎，需要有健全規范的預算管理、績效評價、費用審批等相關制度和流程。但僅僅有相關的制度和流程，并不能形成科學有效的管理體系。企業的管理體系建設猶如國家的法制建設，要做到有法可依、有法必依、執法必嚴、違法必究。在實務中，很多企業僅僅實現了有法可依，即編制了齊全的制度流程，但卻得不到貫徹落實，在實際執行過程中，依然需要依靠領導指示維持基本的秩序，難以擺脫人治化的管理，制定的制度流程束之高閣，成為紙上的規章。科學有效的管理體系，不僅要有科學規范的管理制度和流程，也要有公開公正的執行機制、完善的監督機制和考核評價機制，形成規章制定、規章執行、監督檢查、考核評價的閉環管理體系，使企業的管理體系煥發生命力，擺脫人治的影響，自行運轉。

三、結語

現代企業隨著業務活動的日益增多，出現了企業費用迅速膨脹、管控缺失等問題，不僅影響企業的效益，也關乎企業的發展。對于費用的自我膨脹，企業管理者應對各項業務進行全面評估、全面管控，確保支付成本相對于業務內容的公允性。對于管控缺失，企業管理者應該打造規章制定、規章執行、監督檢查、考核評價的閉環管理體系，擺脫人治的影響，讓管理體系自行運轉。