醫院檔案管理中信息化建設的應用

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一、信息化建設在專科醫院檔案管理中的應用價值

（一）提高工作效率，拓展檔案管理的發展空間

傳統的檔案管理主要采用紙質書寫、人工裝訂成卷等方式進行收集和管理。信息化建設重新定義了檔案的管理流程，改變了檔案收集、整理的渠道和方法，解放了大量的人力資源，特別是面對專科醫院本就人員緊張的現狀，大大緩解了人工書寫、立卷的瑣碎工作。同時，極大地提高了資料信息收集的準確性和工作效率。而且，電子檔案和紙質檔案相比，不僅易于查閱而且保存方便，其現實意義在于延長了檔案的壽命，提高了檔案的應用價值。

（二）優化專科醫院診療程序，保障服務質量與安全

專科醫院面對的患者具有特殊性，檔案的信息化建設能夠縮短醫生的診療時間，將醫療工作的職能發揮到最大化，提升患者的就醫感受。另外，醫療信息化檔案一旦建立，醫院各個部門便能根據權限和實際需要查閱所需信息，提高了檔案傳遞頻率和使用效率，實現系統醫療。同時，檔案的信息化共享在提高醫療質量的過程中，便于各有關部門開展監督檢查，更好地為醫患雙方提供安全保障。

（三）推進現代化步伐，提高專科醫院的管理水平

專科醫院發展起步晚、底子薄，整體管理水平較之綜合醫院偏低。隨著信息化和大數據時代的到來，各類檔案的數量激增，因此實現檔案的信息化建設，對于創新醫療服務模式，提高專科醫院的管理水平有著重要意義。檔案的信息化依托于醫院的整體數字化建設，同時為智慧醫院建設奠定基礎。通過檔案的信息化建設，為專科醫院的人才培養、學科建設、資源配置提供有力支撐。醫院檔案信息化建設已經逐漸成為專科醫院未來適應社會發展的重要手段和必選方式。

二、專科醫院檔案信息化建設的現狀及問題分析

專科醫院在檔案管理信息化建設方面，滯后于綜合醫院的發展，存在諸多問題。涉及從建檔到應用等多個階段，如何實現信息技術與專科醫院檔案管理的有機結合，加快專科醫院檔案管理的信息化建設步伐，是當前各級各類專科醫院面臨的新命題。2017年，我們對某專科醫院在某個月內形成檔案的管理情況進行了調查分析，結果顯示，檔案信息轉化率為44.06%，檔案利用率為37.99%。為分析檔案轉化率和利用率低的原因，我們在醫院的工作人員中進行了為期一周的跟蹤問卷調查，通過問卷描述，繪制了該院檔案信息化建設的魚骨圖分析。就反應較為集中的問題，我們組織工作人員進行了二次投票檢驗。經統計得出，重視力度不夠、制度引導度低、專業人才短缺和軟硬件缺失是制約某專科醫院檔案信息化建設發展的主要問題。

（一）檔案信息化管理重視程度不夠

通過問卷調研，我們發現某專科醫院的部份工作人員包括部分管理層對檔案管理存在著較大誤區，認為檔案管理是一種單純的記錄與保管的事務性工作，不能給醫院帶來經濟效益，因此對檔案管理的重要性及檔案信息化建設認識不足，重視不夠。造成該院檔案的信息化建設發展遲滯，不能適應當代醫院管理的要求。

（二）檔案信息安全意識較為淡薄

醫院檔案的信息化建設，目的是提高檔案的服務效率和服務能力，最終促進診療服務水平的提高。同時搭建起醫患和醫療機構之間的互助平臺，實現醫療檔案信息資源共享。由于專科醫院患者的特殊性與敏感性，在共享的過程中必然會存在涉及隱私保護等信息安全問題。所以，醫院承擔了信息安全的重大責任和風險，但醫護人員對信息安全管理的職業風險認識不足，容易導致搭建檔案信息化平臺過程中的隱患。

（三）缺乏科學有效的管理標準，制度引導性低

在醫院檔案管理信息化建設中，為了保障其有效性，醫院要根據自身的需求結合專業發展，制定統一規范的管理制度。在實際運行中，卻對醫院的檔案信息化建設重視不夠，把以往的經驗作為管理制度，導致員工對檔案管理和信息化建設認識不足，影響了檔案信息化建設的開展。

（四）檔案人才短板，且設備配置不足

檔案信息化建設對檔案管理人才提出了更高的要求，既要熟悉檔案管理知識和流程，還要熟練掌握檔案管理軟件系統。而目前的檔案管理人員多數為兼職，人員素質和能力參差不齊。同時，檔案信息化建設資金嚴重短缺，檔案設施配置不全；基礎設備，因為人員專業素質問題得不到充分利用，而形成部分資源浪費。對檔案信息化建設的推進造成嚴重的影響。

三、專科醫院檔案信息化建設的改善評估

針對調研問題，通過更新觀念、設置標準化管理流程、完善網絡管理平臺、加強人員培訓等一系列改善措施的實施，半年后，又進行了為期一個月的評估，某專科醫院的檔案信息轉化率從每月44.06%提升至72.04%，利用率從37.99%提升至64.1%。據此說明，某專科醫院的檔案信息化建設改善的目標和有關要求已基本達到，其問題改善模式是較為成功的。通過本次調研，我們能夠比較清晰地了解如何有效地推進專科醫院檔案管理的信息化建設以促進醫院發展。

四、專科醫院檔案信息化建設模式探討

收集、整理、歸檔和保存等環節是檔案管理的基礎性工作流程，各個環節的工作都是在為檔案資源開發及利用做準備。而把所有的環節融合在一起形成一個有機體系的過程則是醫院現代化檔案信息管理。要想對檔案信息資源進行充分的利用，首要任務就是對醫院檔案信息資源體系進行完善，與此同時，更新檔案管理人員的意識，加強學習以及角色的轉化，轉變舊的管理模式，健全檔案管理制度，開發檔案信息資源，充分發揮檔案信息化體系的優勢和作用。

（一）更新觀念，健全制度，建立一體化管理模式

專科醫院自上而下首先要樹立檔案信息化建設是實現醫院戰略發展的觀念。醫院的領導層更是要從人力、物力、資金等多方面予以支持。同時，健全檔案信息化管理制度，將檔案信息化管理流程設置得更為標準化規范化，編制檔案信息化管理系統，納入醫院綜合運行信息系統，進一步提升管理效率和利用效率。

（二）建立完善的信息化組織，加強人才培養

信息化的檔案管理需要配備專業團隊。首先，建立健全完善的組織架構。成立檔案信息化建設領導組織，將領導班子成員和主要職能部門負責人納入組織。并在各科室設立檔案管理信息員，實現醫院檔案信息的網絡化管理。其次，對檔案管理人員進行專業化培訓。定期通過集訓與輪訓的方式，提升檔案管理人員的信息化處理能力，并通過一定的績效獎勵制度調動檔案管理人員的積極性。

（三）完善局域網絡平臺，提升軟硬件實力，實現資源共享

檔案信息化建設的核心是為了提升醫院綜合實力，促進醫院全面發展。所以專科醫院在健全完善局域網絡平臺建設中，注重臨床，面向管理，提升檔案信息化服務的廣度與深度，實現資源共享。一是建設高標準的數字閱覽室，按權限分級預覽查詢。二是針對醫師、護理、藥師、技師、管理、后勤等不同專業，開發適應其工作特點的高效實用軟件。三是強化網絡和信息安全，設置安全屏障，避免信息泄露，特別是預防患者病歷數據的外泄。同時做好備份，及時應對信息化管理中的突發事件。總之，在現代化醫院建設中，檔案信息化建設已經成為智慧醫院、數字化醫院建設的關鍵部分。專科醫院要想提升和發展，就必須轉變對檔案信息化建設的理念，進而支持檔案信息化綜合管理的不斷革新，全面提升醫院的管理效率，促進醫療衛生事業又好又快發展。