建設項目檔案標準化管理探析

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一、建設項目檔案標準化管理的必要性

建設項目檔案是由建設項目文件轉化而來的，是建設項目在立項、招標投標、勘察、設計、設備材料采購、施工、監理、檢測、試生產及竣工驗收等過程中形成的文字、圖表、聲像、電子等形式的文件中具有證據和參考利用價值的原始記錄，具有形成時間長、形成單位多、管理復雜的特性。標準化管理是指為在企業的生產經營、管理范圍內獲得最佳秩序，對實際或潛在的問題制定規則的活動。標準化是一種非常有效的工作方法。

（一）是行業發展的要求

2018年4月8日，國家檔案局的《建設項目檔案管理規范》（DA/T28-2018）中，以“項目文件和檔案全生命周期”管理理論為指導思想，對建設單位各部門、各參建單位及相關人員的項目文件管理要求和需要履行的職責，提出了標準化要求，是行業發展的必然。

（二）是基建文件齊全完整的保障

基建文件是建設項目依據性文件，包括決策立項階段、取得合法土地階段、勘察設計階段、招投標階段、開工手續辦理階段形成的各種文件，其形成時間長，形成單位多，重要性程度高。對于建設單位而言，從項目的提出到工程開工，需要經過一個漫長而復雜的論證、審批過程，如果遇到規劃調整、資金等方面的問題，更會加長基建文件的形成時間。基建文件的形成部門涉及發改委、規劃、國土、住建、財政等諸多行業主管部門，以及勘察設計院、招投標、消防、人防、交通、園林、環保等專業部門。建設單位內部基建文件的管理部門包括投資發展、規劃設計、成本管理、工程管理等部門。如果不建立基建文件的收集標準化管理，很容易造成文件的丟失。

（三）是施工文件材料統一編制的需要

分部分項劃分工作是建設項目開工前的一項重要準備工作，不論是房建還是市政工程，通常都會被劃分為若干個標段同時施工，在施工內容相同、施工工法無異的情況下，由于施工人員對工程理解的不同，會出現同一工程不同分部分項劃分的情況，如果沒有統一劃分分部分項的標準要求，不僅會給竣工驗收帶來麻煩，還會導致施工文件材料編制的混亂，不利于工程的統一管理。

二、建設項目檔案標準化管理的現實意義

（一）有利于提高建設單位管理水平

建設項目檔案標準化管理是基于流程的管理，不因人的變化而變化，一個建設單位往往同時管理著幾個、十幾個、甚至幾十個在建工程，建設單位的檔案工作人員，按照標準化管理手冊規定的內容進行建設項目文件材料的收集、整理、歸檔以及建設項目檔案的管理工作，減少管理成本，提高管理效益。

（二）有利于參建各方統一標準

同一單項工程不同單位工程的參建各方，執行建設單位統一的建設項目檔案管理標準，對采用的規程、執行的標準不會產生歧義，有利于參建各方建設項目檔案的統一管理。

（三）有利于與建設項目主體工程實現同步管理

建設工程一般由外業（施工實體）和內業（建設項目檔案）共同組成，內業是工程最終能否如期竣工的重要保證，只有在建設項目過程中加強檔案的標準化管理，實行同步監督檢查，才能確保外業竣工時，建設項目檔案能夠同步完成，從而保證工程全面竣工。

三、建設項目檔案標準化管理的實施方法

北投集團在單位內部實行組織機構網絡化管理，對外加強對施工現場檔案管理，編制《施工現場建設項目檔案管理實施手冊》，實行工程進度與建設項目檔案同步實施的標準化管理。

（一）組織制度建立

健全的組織機構和專業的人員保障，是做好施工現場建設項目文件材料管理的前提。作為建設單位，北投集團在內部搭建檔案管理網絡，管理落實到人，同時要求所有參建單位必須建設完善的組織保障機構，實行現場總工負責制，層層抓管理，現場資料員一律持證上崗，并在建設單位進行備案。

（二）設備設施保障

安全管理是檔案工作重中之重，建設單位內部檔案集中統一管理，要求施工現場必須設置專用檔案室，實現“三鐵八防”的檔案保管基本要求，制定防汛等應急預案，確保建設項目檔案安全。

（三）統一編制標準

工程資料編制是推進建設項目檔案工作規范化、標準化的基礎性前提。北投集團從編制計劃、執行規范、收集范圍、使用軟件等方面進行統一要求。

1．依據施工組織設計制定建設項目檔案編制計劃

在施工單位進場前，檔案部門提前就檔案編制工作提出要求，要求參建的監理、施工單位在開工前根據施工組織設計、工程進度安排，提交建設項目檔案編制計劃，為后期建設項目檔案的收集、整理提供保障。

2．制定統一《工程分部分項劃分》方案

各施工單位與監理單位共同針對本工程討論編制分部分項劃分方案，并要求各標段之間相互探討，使各標段劃分標準統一。這一做法得到施工、監理單位的極大認同，達到了規范建設項目施工資料收集標準一致的目的。

3．制定適合本工程的《建設項目檔案收集范圍表》

建設項目檔案的收集整理一般依據地方標準《建筑工程資料管理規程》《市政基礎設施工程資料管理規程》等開展，但規程只是推薦性標準，涵蓋內容比較龐雜，建設單位還需與各參建單位共同編制符合本工程特點的建設項目檔案收集范圍表，這個表針對性強，使建設、勘察設計、監理、施工各方檔案收集范圍更加明確，更有利于執行，方便操作。

（四）建設項目檔案同步檢查、指導、監督落實

1．依照施工進度、檔案編制計劃進行建設項目檔案檢查

建設單位根據檔案工作計劃，結合現場具體實施情況對建設項目檔案的同步收集工作進行檢查。建設單位內部各部門在取得立項批復、規劃許可、開工證等每一個關鍵節點的批復文件后，第一時間移交檔案部門保管。施工現場，例如在地基與基礎階段，建設單位需重點檢查樁基的施工資料，檢查鋼筋、混凝土等重要材料是否齊全完整，各種物資資料之間是否交全等。對監理單位形成的過程性監理文件同步進行檢查，確保監理單位工程資料的同步跟蹤、落實。通過檢查不斷促進檔案的同步收集整理。

2．加強監督分類指導提高檔案專業技能

在檢查中發現的問題，采用召開檔案工作例會的方式，集中解決共性問題，若遇到解決不了的問題，會及時請檔案專家到現場進行授課，幫助參建單位解決難題。檔案例會制度在很大程度上保證了建設項目檔案收集整理的質量。

3．整改落實促檔案質量提升

在加強檢查、指導工作同時，積極監督問題的整改落實，下發整改通知，限時整改，并將整改結果以書面形式向建設單位檔案部門匯報，檔案部門根據整改情況進行進一步的抽查，直至整改完成。這一舉措促進了建設項目檔案質量的不斷提升。

（五）加強對監理單位的管理要求

監理單位是代建設單位在現場行使管理權利的機構，不僅對建筑質量負有責任，同時對建設項目檔案資料的收集管理也負有責任，監理單位往往對內業資料重視不夠。建設單位應通過合同約定，要求監理加強施工過程中資料的管理，發揮監理的監管職能，切實起到促進作用。

（六）加強驗收管理

1．參與分部驗收促建設項目檔案過程收集

過程中嚴格要求，在驗收中檔案部門具有充分的發言權，北投集團分部驗收單上有檔案部門簽字欄，檔案部門參與過程驗收，使參建單位一直繃緊檔案工作這根弦不放松，促進了建設項目檔案的收集工作。

2．檔案是單位工程驗收不可缺少的部分

在單位工程驗收時，檔案部門全程參與，從依法、合規的角度在驗收單上簽署關于建設項目檔案整理情況的意見，檔案管理工作成為工程竣工驗收不可缺少的一部分。

3．檔案移交驗收標準化

成立建設項目檔案驗收小組，由規劃設計、工程管理、安全生產、成本管理等業務部門和檔案部門共同組成，對工程竣工檔案與實際竣工工程做最后的把關驗收，保證建設項目檔案能夠真實地反映竣工工程情況，這種做法在北投集團取得了非常好的效果，為竣工后建設項目檔案的利用起到強有力的保障作用。建設項目檔案標準化管理在北投集團已初見成效，可以嚴格工程施工過程管理、增強企業內控效果，實踐證明標準化管理可以實現統一管理，提高管理水平，可以規避風險，不因人員的流動而對工作產生重大影響。