人事檔案管理論文

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人事檔案管理論文:現代人事檔案管理誠信問題研究

摘要:現代人事檔案管理中的誠信問題比較突出,反映在人事檔案造假嚴重,內容陳舊單一、信息量不足,人事檔案內容失真、鑒定把關不嚴,多重政治、輕業務等四方面,基于此,應加大宣傳檔案法規的力度,提高廣大人民的檔案法制意識,做好收集工作并把好源頭和鑒定關,從制度上防范假文憑,要求檔案管理人員必須具備較高的政治素質和道德素質杜絕人事檔案中的造假行為,樹立誠信的人事檔案管理意識。

關鍵詞:人事檔案;管理;誠信

在社會發展的各時期,人事檔案一直是關乎個人命運前途的重要資料,長期以來倍受人們的重視。但在現階段,隨著市場經濟的席卷,人員流動的增加,各方面對人事檔案的重視不夠,因而在不同程度上存在許多問題,在諸多問題中,尤以誠信問題突出。所謂誠信,簡而言之就是誠實、講信用,是規范社會道德和職業道德的重要準則。誠信是檔案的靈魂,是一份材料之所以以檔案形式存在的價值體現。誠信是人事檔案管理活動正常開展的觀念基礎,是充分發揮人事檔案作用的精神鋪墊。古語云,人無信不立。離開誠信,整個社會都將失去生存的基礎。因此,講誠信必然成為人事檔案管理中重要的工作準則。

1 現代人事檔案管理中的誠信問題分析

隨著近幾年來政治經濟體制改革的推進,企事業單位產權制度改革的實施,干部人事制度改革的深化,流動人員的大幅度增加,社會不良風氣等均對人事檔案管理帶來了一定的沖擊,加之人事檔案管理體制本身的缺陷,一些配套管理措施未能及時跟上等,導致了當前人事檔案造假嚴重,誠信度低下。

1.1人事檔案造假嚴重

據濟南檔案信息網公布,從網上點擊人事檔案造假,有9 400條信息,點假人事檔案,有2 800條信息,點擊文憑打假,有45 200條信息,點擊人事檔案打假,有976條信息。可見人事檔案造假多么嚴重,打假的形勢是多么嚴峻。出現檔案造假的原因也是有多種情況的。其中,最主要的原因有如下幾點:第一,從人事檔案當事人來分析,受個人利益驅動是導致檔案造假問題發生的最主要、最直接的原因[1];第二,、從人事部門分析,主要是因為有的人事部門的管理人員責任心不強,工作疏忽,管理不嚴,導致檔案丟失重填;第三,從社會大環境來看,人們的人事檔案觀念也有了轉變,有的單位為了引進人才,可以實行“三不要”。一可以不要人事檔案,二可不要人事關系,三可不要組織關系。引進的人才,在原單位不放的情況下,可以采取重新建檔的新政策。重建的人事檔案主要由其本人回憶或參考一些證件填寫,這樣形成的人事檔案的真實性值得懷疑。

1.2人事檔案內容陳舊單一,信息量不足

人事檔案是人的“說明書”,應能全面、詳細地反映一個人各方面的情況,做到“閱卷如見人”或“檔若其人”。而現實情況是,許多人人事檔案內容涉及個人政治思想品德、家庭歷史及社會關系等方面的東西較多、術語性的東西較多,在對人進行評價時,形式雷同,格調一致,空洞的語言比較多,如在評價優點時反復使用的是“學習認真”、“工作態度較好”一些籠統概括的話。在評價缺點時,則用“進取心不強”、“表現一般”等詞語一筆帶過,詳細、具體的評價則很少,缺乏定量與定性的綜合性評價語句。

1.3人事檔案內容失真,鑒定把關不嚴

真實性是人事檔案的生命,是人事檔案能否發揮作用的基礎和賴以存在的前提,內容失真的材料會誤導人事工作,造成嚴重的后果。然而,目前一些單位的人事部門在審查材料時,把關不嚴,甚至有的根本不檢查,使一些虛假材料順利地進入個人檔案。如個人年齡越填越小,參加工作時間越填越早,學歷越填越高等。有的單位的職工調出時,突擊辦理錄干、提干、職稱評審等,原單位領導有的也是極為不負責任,經常來個“順水人情”,認為反正人已調出,與本單位沒什么關系了,何不做個“老好人”呢,使本來非常嚴肅的事情,帶有了許多隨意性色彩,從而使人事檔案的真實性無從保證。另外,由于大專院校的畢業生分配制度的改革,造成了畢業生就業單位的不確定性及變動的頻繁,也給人事檔案管理帶來了許多困難,有的學校或單位圖省事,不按正規渠道進行檔案的轉遞,而讓畢業生自揣檔案,造成檔案亂放、涂改、遺失現象屢見不鮮。部分檔案管理人員政治覺悟低,對工作沒有認真負責的態度,造成許多虛假檔案進入人事檔案。

1.4人事檔案多重政治,輕業務

人事檔案在反映一個人的情況都是注重業務和政治兩方面。但傳統的人事檔案反映政治方面、家庭歷史和社會關系方面的東西較多,而能動態反映某人情況的信息,如人員的身份認定、出境出國情況、合同項目轉讓、發明專利項目、業績考核、職稱評定、各類榮譽稱號、崗位培訓、繼續教育、人事爭議仲裁、人才素質測評、人事協議、養老金、失業金的繳納等情況,則少之又少[2]。

2人事檔案堅持城信管理的對策

2.1加大檔案法規的宣傳力度,提高廣大人民的檔案法制意識

要加大對《檔案法》的宣傳力度,通過宣傳教育,進一步增強公民的法制觀念,提高政治覺悟,認清制假危害[3]。另外,還必須加大《檔案法》的監督和執法力度,要告誡、引導廣大干部職工人人都要具備檔案意識,要本著對歷史負責、對自己負責的態度,嚴肅認真地記載自己的每一張履歷,要加重對涂改、偽造檔案行為的制裁。對那些情節惡劣的、影響很壞的違法犯罪行為,不管是什么人,都要本著法律面前人人平等的原則,要毫不猶豫地繩之以法,予以堅決打擊。我們必須樹立這樣一種觀念,即不管是什么情況,不管其職務高低,要調動和利用檔案都必須按規章辦。只有完善相應的檔案制度,并認真貫徹執行,才能有效地避免虛假檔案的產生。

2.2做好收集工作并把好源頭和鑒定關

做好人事檔案工作必須講究實事求是,來不得半點虛假和含糊其詞,因此,要求人事檔案材料所記述的內容必須真實而且準確,不能前后矛盾,模棱兩可[4]。這就要求人事檔案的工作人員在平時的工作中必須嚴把“三關”。一是要把好材料的入口關,對來路不明及有疑義的材料,要親自進行調查核實,驗明正身,做好初步認定工作,切斷問題文件材料的源頭。二是嚴把人事檔案材料的轉入關,各部門平時在積累文件、材料時,要做到去偽存真,不讓虛假文件、材料有任何留存之機。對新形成的檔案材料,一律嚴格執行登記制度,并進行認真細致地鑒別。三是嚴把人事檔案轉遞關。在人事調動時,檔案人員接到調檔函,要將其人事檔案材料進行收集,認真核對,并分類、編號、裝訂,填寫檔案回執單,密封后加蓋公章,通過機要發至用人單位檔案部門或由組織派專人送取。嚴禁個人辦理人事檔案事宜或自帶人事檔案[5]。

2.3從制度上防范假文憑

從源頭抓起,要嚴密防范、徹底杜絕“權學交易”這種丑陋現象,國家各級各類學校、教育培訓主管部門要采取有力的措施,嚴格執行教育部門學籍管理規定,把好入學關。在日常的教學管理過程中,對那些需要繼續學習深造的干部和企業管理人員,單獨設立學籍檔案,實施教學質量的全過程重點監控,幫助和督促他們保質保量的完成學業。對于少數不按時上課,不認真完成作業,學習困難,企圖靠與任教老師拉關系、混學分的學生,應采取勸其退學或強制中止學習等措施。要堅持對學生負責、對社會負責、對國家負責的態度,從制度上防范假文憑,保證人才培養的質量和學籍、學歷證書的真實性。

2.4要求檔案管理人員必須具備較高的政治素質和道德素質

檔案工作人員是檔案工作的主體,提高人事檔案工作人員的政治素質、科學文化素質、業務素質和職業道德修養是人事檔案工作質量的關鍵。積極學習本單位專業對口的各項知識,熟悉各個環節的工作,只有這樣,才能使檔案管理工作有條不紊,更好地為部門以及某項專業性很強的工作提供優質、快捷服務。檔案管理人員還要通過不斷加強職業道德修養,來增強自己的使命感和責任感,通過責任心的加強,提高檔案管理的服務質量和服務水平。

人事檔案管理論文:淺析醫院人事檔案管理的現狀

【摘要】人事檔案是黨政軍群機關、企事業單位在管理所屬人員時形成的以各個個人為單位集中保存的一種特殊的專門檔案，是全面地歷史地考察和了解一個人的依據，是黨的組織工作、人事工作不可缺少的重要參考依據。人事檔案管理又是人事管理的重要組成部分。因此，加強人事檔案管理，充分發揮人事檔案的資源優勢，更好地為醫院選拔和使用人才提供更加真實可靠的材料，就顯得更為重要。

【關鍵詞】醫院; 人事檔案管理: 信息管理

1 人事檔案管理的現狀

人事檔案是一個組織在人事管理活動中形成的人事文件組成的，其真實性、可靠性由該組織的領導及其人事管理部門負責。由于人事檔案本身不能直接帶來經濟效益，所以醫院領導對人事檔案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人員等方面尚存在許多問題。人事檔案管理工作是促進人才合理流動、合理配置和合理使用，保證人才隊伍素質的重要措施，是全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據。

1.1 人事檔案管理制度相對落后隨著人事制度的

不斷改革發展，人才流動，醫療衛生單位選拔和使用人才的手續不斷簡化。由于人事檔案管理“終身”制，沒有得到及時補充和修正，阻礙了人才的流動。2000年，我院引進了數位高級專業技術人才，在整理人事檔案時，發現有兩名國外留學博士因缺少原始檔案材料，無法辦理正常調動、派遣手續。之后通過人才服務中心辦理了人事，但也不能取得其在國外的人事資料。更由于人事管理制度的不完善(在原單位停薪留職出國留學而扣留了檔案)，他們的原始檔案至今沒有轉到我院，造成人事檔案材料的不完整，給新錄用單位在人事審核、審批工作中帶來不便。

1.2 人事檔案管理方式和手段相對落后人事檔案

管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨存放。我院因辦公用房緊張，雖然人事檔案材料份數多，資料復雜，多年來檔案室一直和人事辦公室在一起。由于醫院人事管理人員編制不足，人事管理工作量大，人事檔案管理都是其他人事管理人員兼管，屬于非專業人員管理。在檔案管理手段上，因為沒有單獨的計算機和檔案管理軟件，管理人員還一直采取手工編輯、檢索，致使人事檔案材料不能及時歸檔整理，存在檔案資料不完整的情況。

2 醫院人事檔案管理的設想

隨著 醫 院 規模的不斷擴大，分院和經濟實體增加，人事制度改革和人員模式改變，給醫院帶來了人事眾多、管理多元化的特點，也給人事檔案的管理模式提出了要求。因此，建立完善的醫院人力資源管理系統就體現了醫院人事管理(含檔案)的整體管理水平。

2.1 增強對人事檔案管理目的和意義的認識醫院

人事檔案管理應該以充分開發和利用人力資源信息為基礎，轉化醫院的經濟效益。通過檔案深層次的開發，提高檔案的使用價值，如人才信息軟件的開發，人事信息的共享都能為醫院的經濟發展提供必要的服務。同時檔案管理人員要樹立服務意識，主動開發人力資源信息，變封閉式管理為開放式管理，將搜索到的人才信息以最快的時間傳遞給用人科室，為臨床、教學和科研工作服務。

2.2 加強和完善人事檔案管理制度實行人事檔案的社會化管理制度，制定《醫院人事檔案管理條例》和《人力資源信息管理辦法》，使檔案的管理制度更加完善和行之有效。

2.3 加強干部人事檔案管理，有效利用人才資源

干部人事檔案真實地記載和反映著一個人的經歷、能力和品德等，因此是組織工作、人事工作不可缺少的重要依據，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、醫療部門結構調配方面都將發揮重要作用。所以加強干部人事檔案管理，實行干部人事檔案的社會化、開放式管理模式，才能更有效利用人才資源。

2.3.1 建立衛生技術人員業務檔案建立衛生技術

人員檔案，對專業技術人員的管理，特別是在職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。衛生技術人員檔案包括:①基礎材料:個人基本情況;學歷、學位證明;繼續教育及專業技術進修證明、證書;專業技術工作總結;參加支邊、支農和衛生下鄉等醫療、防疫工作。②專業技術資格任職材料:專業技術職務任職資格申請表、申報表、考核表和審批表;專業技術職務資格證書、聘任證書和聘任合同。③衛生技術成果材料:著作專題研究報告，學術論文(分級)，專業技術成果鑒定書，典型病歷、搶救成功的病案、手術分析等。④其它材料:“三基”、“三嚴”考核及醫德醫風評價材料;參加專業學術會議的證書、證明;優秀醫務工作者的材料、證書和獎狀;專業技術失誤差錯材料。衛生技術人員業務檔案的建立，為專業技術人員提供了有效的服務，為醫院管理提供了準確及時的信息。

2.3.2 實行人事，促進人事檔案的社會化開放式

管理人事是在我國市場經濟體制建立過程中出現的新事物，是在社會主義市場經濟條件下產生的一種新型的人事管理方式，是與我國市場經濟體系完善相適應、相配套的人事管理體制的重要組成部分。因此，人事有利于促進單位人事管理的社會化、專業化、規范化。隨著知識經濟的發展，人才資源的比較優勢將越來越明顯，人才的流動數量和質量會逐步增強。而隨著政治體制的改革與深化，人才將成為一種沒有任何政府色彩的產業，人事檔案社會化開發式管理模式將成為一種通用的管理模式。自1999年起，我院開始逐步實行大中專畢業生人事，將人事檔案托管給人才服務中心，促進了人才流動，促進了人事檔案規范化、社會化、現代化和網絡化管理。2.3.3 建立以人力資源信息為基礎的醫院信息管理

系統建立有效的人力資源信息系統是實施醫院信息化管理系統的基礎，是實現醫院行政管理一體化川的根本條件。人力資源信息具有原始性和完整性，是保證信息準確可靠的基礎，是有效服務的生命。人力資源信息的收集就是為了充分使用資源，達到一方收集，多方共享。以人事檔案信息系統為中心，建立計算機網絡分系統，如通過人事信息系統，完善財務工資系統，人事上的工資變動可以直接通過網絡系統傳發給財務科發放，醫療保健系統可以直接從人事信息上讀取職工基本信息，而其它的行政管理系統也可以直接從人事信息系統中收益，如院辦、黨辦、工會、計劃生育及后勤、醫務、科研和教學更能因此得到眾多的信息和幫助。

2.4 提高檔案管理人員的素質新形式下要提高檔

案管理的水平，必須提高檔案管理人員的專業技術水平，培養具有“創造型、復合型、協作型”多素質人才。①檔案管理人員要有良好的敬業精神，努力學習、掌握檔案管理工作的新知識、新技術，了解醫院檔案管理現代化的具體內容。②倡導以人為本的管理模式，使用科學的管理方法，通過全面的人力資源開發計劃和企業文化建設，充分調動和發揮員工的積極性、主動性和創造性，從而提高工作效率，創造新的工作業績，為企業發展目標做出最大的貢獻。③引人競爭機制，通過擇優錄用，競聘上崗，把真正優秀的檔案專業人員選拔到檔案管理崗位上來。④醫院要將檔案人員的培養納人醫院人才培養計劃，關心他們的職稱晉升和工作業績，使他們的辛勤勞動得到公正回報。

2，5 加強人事檔案管理的現代化手段圖增加資金

投人，引進現代化技術和設備實現檔案現代化管理。提高檔案管理硬件設備，增加檔案庫房，購買空調、除濕機、檔案密集架和電腦。設置防火、防盜的自動監控系統。引進計算機管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統，實現人事檔案資源的合理配置和利用，確保醫院在人才培養、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才，才盡其用，為醫院的可持續發展奠定堅實的基礎。

人事檔案管理作為人事管理的一部分，我們也相應制定了人事檔案管理平衡計分卡。通過愿景規劃和戰略目標的設定，使我們認識到自身工作的價值及業績。總之，平衡計分卡通過指標分解讓職工參與管理指標的設立，讓員工都了解醫院的戰略規劃，認識到自身工作對醫院戰略及整體業績的作用，從而提升醫院的整體管理水平，增加醫院的經濟效益和社會效益。

人事檔案管理論文:應規范新建單位人事檔案管理工作

【摘要】 闡述了新建單位在人事檔案交接、管理等環節中存在的諸多弊端，指出加強人員政審、規范環節管理是做好新建單位人事檔案管理工作的必要手段。

【關鍵詞】 人事檔案 規范管理 素質要求

人事檔案管理是一項嚴肅性、政治性、原則性很強的工作，是一個涉密程度高、保密要求高的工作崗位，要求檔案管理人員不僅要有嚴謹認真的工作態度，更要堅持工作原則、堅守保密紀律，政治素質高、大局意識強，只有這樣才能做到規范管理、科學管理，保證人事檔案管理工作質量。

1 新建單位人事檔案管理不規范的種種表現

一些新建單位在人事檔案管理工作中，由于監管不嚴，在交接、經辦、管理和使用過程中存在諸多弊端，不僅影響了人事檔案管理的嚴肅性，也給實際工作帶來了許多不應有的麻煩，具體表現為：

1.1 交接手續不嚴肅。新建單位人員調入頻繁、數量較多，如果人事管理部門工作人員檔案管理意識及保密意識不強，極易出現他人代交檔案，甚至調入人員本人遞交檔案或者檔案未密封轉遞等現象，違背了人事檔案管理的嚴肅性原則。

1.2 信息核實不認真。有些檔案在轉遞過程中未嚴格按照檔案管理的要求密封，特別對那些由本人遞交上來的檔案，有的超過了轉遞期限，有的材料不完整，有的甚至存在人為涂改跡象。如果對調入單位的人事工作人員不嚴格審查核實，勢必影響檔案的完整性和正確性。

1.3日常管理不規范。由于是新建單位，人事檔案管理人員工作經驗不足，方法不得當。有的甚至連最起碼的保密意識都沒有，譬如隨意將看過、用過的人事檔案放在辦公桌上，不經領導批準、審查就將人事檔案借給外單位查閱等等，這樣極易造成失、泄密事件。

1.4 硬件設施不達標。有些新建單位未對人事檔案管理工作給予足夠重視，有的沒有設立專門的檔案庫房，有的沒有專職的管理人員，有的甚至連專用檔案柜、除濕器、碎紙機等必要的設備都沒有，人事檔案與其他行政檔案歸在一起保存，庫房鑰匙不是由專人保管，而是人人隨手可拿，沒有絲毫的保密觀念。

1.5管理人員政審不嚴格 人事檔案管理人員沒有經過嚴格政審即走上工作崗位，有的政治素質低，有的保密意識差，有的原則性不強，不該外傳的機密外傳，不該說的話亂說等等，有的甚至利用職務之便篡改、偽造自己的人事檔案，弄虛作假，以權謀私。

2 加強新建單位人事檔案管理的必要措施

人事檔案管理是一項嚴肅的工作，一旦管理不善，發生失泄密事件，就會損害職工的切身利益，挫傷工作的積極性。規范新建單位人事檔案管理工作，應從源頭入手，抓好環節管理，主要應做好以下幾方面的工作：

2.1 做好人員政審工作。這是一項源頭性的工作。由于崗位的特殊性，必須選拔政治上過硬、思想上端正、原則性強、保密意識高、工作一絲不茍的同志從事人事檔案管理工作。對那些思想素質低、保密意識差、不堅守工作原則的工作人員要堅決調離。

2.2 搞好人員業務培訓。人事檔案管理人員應為專職，對于一些合署辦公的新建單位，也應指定專人負責此項工作。走上工作崗位之前，應進行認真的業務培訓，強化保密意識，嚴肅工作紀律，端正工作態度，能夠以嫻熟的業務技能、良好的職業規范勝任此項工作。

2.3 配好相應的設施設備。新建單位應進行科學規劃，在條件許可的情況下設立專用的人事檔案管理庫房，即使條件有限，也要設立專用的保密檔案柜。配備除濕器、溫濕度表、碎紙機等必要設備。

2.4 把好交接審核關。人事檔案的交接，應嚴格按照檔案管理的要求，由調出單位和調入單位的人事部門工作人員當面交接。檔案在交接過程中要做到密封傳遞、專人經辦。對人事檔案中的相關信息，經辦人員要認真核實，嚴格審查，發現疑點和偏差，要堅持原則，及時整改，確保檔案信息的完整性和準確性。

2.5 抓好日常管理工作。對于人事檔案的管理，任何環節都不能馬虎。庫房禁止非工作人員出入，檔案柜要專柜專用，隨時上鎖。查閱人事檔案，如為外單位發展黨員政審等需要，需出具單位證明信；如本單位工作需要，需分管領導批準。除非特殊情況，禁止將人事檔案帶出庫房，應就地查閱。查閱人事檔案應需要什么內容，查閱什么內容，不得人為擴大查閱范圍，更不能將整本人事檔案全部查閱。查閱時，人事檔案管理人員應在場監督。職工的任免通知書、在職教育證書、入黨材料、年度考核表等隨機性材料應及時收集，立即歸檔。在整理人事檔案時，不得違反工作紀律，請非人事檔案管理人員插手，不能將人事檔案帶出庫房為了避嫌，人事檔案負責人的檔案應交上級主管部門統一管理，單位負責人的人事檔案應按相關規定送交有關部門管理。對于因工作責任心不強、保密意識差發生失、泄密事件，給單位工作造成損失的，對檔案管理人員要嚴肅處理，對利用職務之便弄虛作假的要加倍處罰。

人事檔案管理工作看似簡單，實則責任重大。特別是新建單位，更應從源頭抓起，規范管理。只有這樣，才能堵塞漏洞，避免偏差，才能更好地服務于職工，方便于工作。

人事檔案管理論文:醫院人事檔案管理存在的問題及其改革思考

摘要：隨著國家衛生事業政策，人事管理制度以及醫院經濟建設改革的不斷深入，醫院現行的人事檔案管理工作模式明顯滯后，阻礙著醫院的醫院經濟建設，限制醫院各方面工作包括內涵和外延建設。

關鍵詞：人事；檔案；管理

當今的醫院人事檔案管理工作模式已經不能適應現代醫院建設發展的需要，其突出表現在以下幾方面。

一、日前醫院人事檔案管理模式的問題

(一)管理思想陳舊，管理體制滯后

現在的醫院人事檔案管理工作模式：從微觀方面看，日常進行的檔案收集、整理、鑒定、保管、利用等各個環節不能環環相扣，人事檔案工作呈現出非系統性、地域性、非共享性等缺陷。從宏觀方面看，封閉的單純強調保密的觀念使得檔案信息資源在經濟建設和社會發展中的不能更好地發揮作用，人事檔案其利用率。醫院的人事檔案工作管理體制滯后，缺乏激勵性、創新性和探索性，不能適應新形勢下醫院發展建設之需要。

(二)基礎設施差，管理手段落后

人事檔案檔案基礎設施差，收集、整理、歸類、編目等工作還主要依靠手工操作，無紙化、電子化、網絡化的程度不高，電子子化檔案的管理經驗缺乏，保密程度不高，影響了案卷質量和收集效率及檔案利用率。傳統的人事檔案工作以紙質文件材料為工作對象，而應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經形成，即存貯到辦公信息數據中，由檔案人員、技術人員所共享，這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。電子文件是新生事物，它與計算機技術和通信技術密切相聯。它以紙質文件無法比擬的高容量、高利用率加速了信息的高效率流動，充分體現出信息利用的價值。電子文件人事檔案資料的產生。給人事檔案的建設與管理產生新的問題，因其原始性與證據性難以確認以及壽命短、讀寫系統更換頻繁、維護其內容的準確性與機密性的難度大，其具有多媒體集成性以及其組成和結構復雜等給鑒定與保管等出難題。

(三)檔案資料編撰宣傳少，社會利用效率低

保存人事檔案，僅僅是人事檔案管理的手段，而不是目的，編撰檔案宣傳資料，提供給社會閱覽，使寶貴的檔案資料受益于社會，才是檔案管理的目的。醫院的人事檔案資料是醫院廣大醫務、科研和管理人員長期從事實踐活動的結晶，但目前對檔案資料的應用價值重視不夠，對檔案如何為醫院的醫療、科研、管理服務的目的不明確，人事檔案資料利用領域比較狹小，多數檔案僅具保存價值，不能很好地為醫院的醫、教、研、管服務，不能很好地發揮檔案信息資源服務于社會。

二、轉變區院人事檔案管理模式的思考

(一)更新管理觀念

提高檔案管理人員的服務能力積極主動地為醫院現代化建設主戰場服務，是新時期人事檔案管理工作發展的方向。對此就注重強化三個意識。首先，強化檔案利用意識。檔案的管理不僅是收集、整理、保管，更重要的是如何開發和利用，醫院檔案室應對現有檔案進行歸檔整理，編寫出一些適合利用者查閱的編研材料。其次，強化開放意識，將編研材料整理成冊編寫出目錄，并將一些文件通過計算機整理出專題目錄，提高查閱速度。方便閱檔。第三，強化服務意識-將被動服務改為主動服務，隨時了解工作動向，及時掌握有關需求的信息，使檔案工作由被動存放、保管變為主動提供利用，不斷提高服務質量，提高工作效率，使檔案的利用率得到提高。

(二)健全管理制度

加強醫院的人事檔案管理首先必須明確檔案室的管理職責，醫院領導要把人事檔案管理工作列入醫院辦公會議的議事日程，對人事檔案管理中存在的問題，要及時研究、及時解決，要明確檔案管理人員的工作職責，加強指導和管理，制定一套完整的管理考核制度，并確保各項制度得到落實。加強對檔案管理人員的培養，造就一支具有現代化管理水平的專業隊伍。加大對檔案人員教育培訓的力度，鼓勵支持檔案管理人員參加學歷教育、業務學習和業務培訓。通過在職學習、短期培訓等方式，有計劃、有針對性地對檔案管理人員進行全面系統的業務培訓，不斷提高檔案人員的業務素質，醫院的專職檔案人員應有檔案管理專業的技術職稱資格。

(三)加強基礎設施建設

重視檔案的基礎設施建設不斷改善檔案保管條件，要想實現醫院檔案管理的現代化，就必須滿足檔案室的辦公用房，有相對充足的資金作保障，為檔案管理工作提供便利的條件。醫院人事檔案室應配備掃描儀、數碼相機、刻錄機、數碼錄像機等，提高檔案信息的基礎質量。擴充檔案的種類，使醫院發生的重大事件，都有文字、照片、錄像、多媒體等形式的記錄。

(四)推進資源共享

隨著多媒體技術、計算機網絡技術和現代通訊傳輸技術的發展，各種載體形式大量增加，對檔案部門產生了極大的沖擊和深刻的影響，以電子檔案為代表的新型載體檔案可能會取代傳統形式的紙質檔案。這是未來檔案工作發展的基本趨向，為適應新形勢的發展，提高檔案的管理水平，首先要解放思想，更新觀念，掌握現代化的專業技術。其次，先進的檔案管理軟件是實現檔案現代化管理必不可少的工具之一應開發一個統一的檔案軟件，并能和現有的辦公，網絡相連，實現檔案信息的網上檢索和電子文件信息共享，為用戶提供服務。同時，也使檔案管理的各項工作進一步規范化。另外，檔案信息電子化。可使檔案信息順利地與最新技術接軌。

三、結論

人事檔案是反映個人經歷、德才能績、工作表現的真實歷史記錄，人事檔案因其真實性、原始性和較強的機密性以及無可置疑的證據作用備受重視和信賴，是考察、了解人才的重要手段，是科學使用人才的重要參考依據。就醫院人事檔案而言，醫院人事檔案管理是為醫院人力資源管理和利用創造條件、提供相關人事數據和信息支持的重要活動，在醫院人才開發中起到了人才“信息庫”和“資政院”的重要作用。在醫院人事檔案管理工作中，增強檔案管理意識，更新人事檔案管理的服務理念，改進人事檔案管理方法，加快人事檔案管理工作信息化建設，提高人事檔案管理人員素質，對醫院合理配置人員、開發人才資源，促進醫院快速發展起著重要作用。我們知道，醫院人事檔案管理的現代化發展，不僅需要人事檔案工作者嚴謹的、科學的工作精神，也需要醫院領導、職能部門和廣大干部職工的大力支持，只有這樣。才能不斷開創醫院人事檔案工作的新局面。總之，提倡人事檔案的個性化特征，打破“千人一面”的固定收集模式，盡可能地將個人人事信息客觀、真實、系統、全面地提供給組織人事管理部門，積極對人事檔案進行開發、挖掘和利用，使其發揮最大化地利用效力，將是人事檔案工作者努力的方向，也是今后醫院人事檔案改革的主導方向。

人事檔案管理論文:淺析完善人事檔案管理問題的措施

論文關鍵詞:人事檔案管理 問題 措施

論文摘要:改革開放以來,我國企業的人事檔案管理發生了很大的變化。本文在分析人事檔案存在問題和原因的基礎上,提出了幾點完善措施。希望本文的研究能為相關領域的發展指引新的方向。

一、人事檔案管理存在的問題

隨著社會的發展和科學技術的進步,特別是我國社會主義市場經濟體制的不斷完善和人事制度改革的進一步深入,舊的規章制度條例無法解決新出現的問題,傳統的管理方式不能適應新形勢發展的需要,企業人事檔案的管理出現了一些混亂狀況,在不同程度上存在著許多問題,已不能適應現代社會發展的需要,亟待人們加以解決。當前企業人事檔案管理工作中存在的問題有:

1、企業人事檔案材料內容質量不高

由于上述原因,當前企業許多人的人事檔案質量不高,缺乏利用價值,其人事檔案材料空洞的、形式的多,細致的、實際性的少;反映個人經歷、學歷、工資、政治面貌等一般情況的多,反映個人道德品質、業務能力、技術專長的少;反映過去情況的多,反映當前情況的少。尤其是一些材料定性結論多,定量描述少;或者只講優點,避免缺點;內容空乏,個人總結和組織意見盡是套話,無法全面、公正的評價和反映一個人的情況。

2、“棄檔”增多

所謂“棄檔”就是拋棄了自己的檔案,對于有關記載個人信息的檔案下落和管理不聞不問。一位“棄檔”的先生袒露心跡:“10年前從國企出來,到處瞎折騰,哪有心思管檔案的事,想的是弄出點兒名堂再說。后來做生意,只關心賺錢,檔案的事早就拋到腦后了,生存第一嘛。如果檔案能讓我生活更好的話,讓我不管我都不愿意。但它無助于生活,我才懶得理它,沒有它,我照樣活得很輕松。”

3、傳統的人事檔案管理體制不適應新的形勢

表現為管理體制上實行多頭管理、管理體系上仍按傳統的三大類管理、管理方法上實行“檔隨人走”、管理模式上實行封閉式管理,人力、物力、資金不到位,重復浪費極為嚴重。

二、人事檔案管理問題形成的原因

1、收集的對象范圍太窄

一些企業的人事部門只關注收集單位主要領導人及高層干部的材料,而忽視了廣大普通職工的材料收集,造成了領導干部的材料多,普通職工的材料少的現象。事實上,人事檔案并不是人物檔案或名人檔案,其收集的對象范圍不應只局限于著名人物和主要領導人,而應是單位的每一個員工。無論員工現任何職,是否出眾,都是該單位寶貴的人力資源,有關其個人的材料,都是單位的寶貴財富,人事部門均應根據規定收集齊全。

2、整理不規范

整理人事檔案是一項細致的技術性較強的工作,在《干部檔案整理工作細則》中曾明確要求整理工作做到“認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。”“通過整理使每一個檔案達到完整、真實、精練、實用”的目的。同樣,對于企業人事檔案工作來說也應如此。把個人材料歸檔成冊是人事檔案規范化的基本前提,許多單位在這個方面做得非常欠缺。材料混雜、散亂,甚至根本沒有清理,有些單位檔案隨已立卷成冊,但沒按要求的格式進行分類處理,給檔案利用帶來了諸多不便。

3、企業員工人事檔案意識淡薄

有一部分企業員工對于自己的人事檔案不夠重視或根本不重視,認為人事檔案是“身外之物”,可有可無,要用時想到、不用時不要,認為人事檔案根本不影響自己的發展,有意無意地就遺棄了檔案。中新網曾經公布了一項調查數據:在2068名被調查者中,認為“工作中注重的是能力,檔案沒用”的占到被調查者人數的49.03%,另有12.33%的人表示“無所謂”,只有38.64%的人認為“擇業自由,但檔案不能遺棄”。這些數據將目前社會上人事檔案意識淡薄的事實擺在我們面前,機制不適應或規定不合理等因素可以很快改進,但這種社會整體意識上的欠缺是非常嚴重的,這是導致大量棄檔現象發生的最主要的原因。

三、企業完善人事檔案管理的措施

1、探索區域性人事檔案管理中心的管理方法

建設區域性的人事檔案管理中心,就是建立保管包括黨政機關、企事業單位在內的所有人員的人事檔案的人事檔案管理中心,并運用先進的現代化手段對人事檔案進行系統、科學的管理和開發利用,使其更好為現代化建設服務。這里的區域性主要以行政區域為主,可以指一個縣、一個市,也可以指一個省的范圍。從整體上看,全國性的人事檔案管理中心是一個人事檔案的管理系統,它是由眾多的子系統組成的,這些子系統就是人事部門統一領導下的各省、市、縣的人事檔案憐理中心。這是一個控制系統,它保證了國家人事部門對人事檔案的管理與控制,既必要又可行。在操作上,形成檔案的員工或單位可委托人事檔案管理中心保憐個人或其員工的人事檔案,由單位及時補充新材料,按期交納一定的保管費用,用工單位利用人事檔案管理中心的檔案成功招聘了人才,也必須向其交納一定傭金。人事檔案管理中心通過保管、提供利用乃至信息開發等眾多職能,實現服務人才,促進整個社會人才資源的合理配置。

2、完善企業人事檔案內容制度

切實從企業人力資源管理和利用的角度出發,把反映個人業務水平、技術專長、工作業績、個人信用、職業培訓、違法記錄等方面的內容納入人事檔案中去,適當采用定量指標考核作為對個人工作業績和態度的記錄,突出個人能力的發展,提高人事檔案信息的利用價值。具體可從以下四個方面做起:第一,強調“個性化”與“辨識度”;第二,減少主觀內容;第三,擯除冗余內容;第四,擴充新內容。

3、對人事檔案工作進行考核評估

結合企業檔案工作規范化管理體系,探索市場化的企業人力資源評估體系和人事檔案評估體系,是形成公平、公正、公開的人才競爭機制,為企業人力資源的開發帶來直接的效益。具體可從以下三個方面做起:第一,主管部門定期考核制度,主管人事檔案的各級檔案局(館)、人事組織部門等,有義務對企業人事檔案的保管進行監督,可以采用定期考核的辦法來執行;第二,中介機構測評制度,從長遠發展看,人事檔案的測評體系將起到越來越大的作用,人事制度的施行與市場化運作的方式會對人事檔案的測評體系要求提高;第三,個人監督制度,就是同一內容的檔案材料交由檔案當事人和人事檔案管理部門兩方共同審核、鑒定,尤其是組織機構的主觀評議部分,對于持有異議的部分進行重點核實,對組織和個人雙方負責。

人事檔案管理論文:我國人事檔案管理問題探究

論文關鍵詞：人事檔案 管理體制 管理制度

論文摘要：我國人事檔案管理目前主要存在人事檔案內容失真、材料不全、管理政出多門、檔案利用范圍狹窄等一系列問題，筆者以為要從根本上解決我國目前的人事檔案管理問題就必須采取提高檔案管理人員素質、完善人事檔案管理制度、采用信息化管理手段、建立用人與管檔相分離的人事檔案管理體制等措施。

一、我國人事檔案管理中存在的主要問題

（一）人事檔案內容失真 真實性是人事檔案的生命，而現有的檔案材料中內容的真實性卻不高。有的檔案中材料內容前后不符，如時間方面，出生年月公歷、農歷填寫隨意，且沒有說明；參加工作時間、入黨、入團時間也是大致一個年月，每次填寫時也往往不一致。姓名改變后不寫曾用名，也不加以說明，這給材料的歸檔造成麻煩，尤其是一些比較常用的名字，如：建平，建紅等，更是容易出現同名同姓的情況。檔案中的考核鑒定材料大多只有優點，沒有缺點，只有成績，沒有差錯。這些問題的本質在于干部職工在填寫材料時沒有實事求是，只看重自身的利益，怎么有利于自己就怎么寫而與自己關系不大的，則隨意性較大。人事檔案部門也沒有進行嚴格的審核把關，及時地發現問題，解決問題，而是任其一錯再錯，致使人事檔案不能如實反映本人的真實情況，給檔案的利用帶來困難。

（二）人事檔案材料不全 一些本該有的履歷表、年度考核表沒有，一些本該有的學歷、職稱、工資材料也不全。究其原因，有兩方面：一是干部職工對人事檔案的認識不夠。他們認為像履歷表、年度考核表等類似的表格已填過不少了，自己近年來也沒有太大的變化，不填也罷。有的人在填寫表格時能省則省，履歷表中學習簡歷從高中或大學開始填，家庭成員及社會主要關系都沒有。還有一些如學歷、培訓、職稱等材料，一旦落在個人手中，他們就緊緊地放在自己身邊，認為這樣更安全，用起來也更方便。二是分管人事的部門沒有將材料及時收集歸檔。一些單位分管人事檔案工作的人員并非專職人員，往往是身兼數職，于是有時只是將檔案材料僅僅作為要保存的資料加以收集堆放，沒有及時歸檔，導致個人檔案中材料內容不全，更嚴重的是當有同志調離時也沒將歸檔的材料放入其個人檔案中。

（三）人事檔案管理政出多門 現有的人事檔案管理體制處于新舊體制轉軌時期，管理模式基本上是沿襲舊體制，但又有突破舊體制的趨勢。人事檔案總體上是單位、部門管理，分別由黨委組織部門、政府人事部門所屬人才流動服務中心、勞動部門所屬就業服務中心、教育部門所屬畢業生就業指導中心、企事業單位的主管部門以及有人事管理權的國有企事業單位管理。人事檔案的多頭管理是傳統“檔隨人走”的人事管理模式的反映，它既是束縛人才流動的障礙之一，又是影響人事檔案管理質量的原因之一。近年來，隨著大中專畢業生就業體制的改革和人事制度的逐步推行，在大中專畢業生學籍檔案的管理上，個別部門拘泥于傳統管理模式和自身利益的誘因，檔案管理權限還存在著一定程度的矛盾沖突。

（四）人事檔案利用范圍狹窄 人事檔案的利用是所有人事檔案工作的目的。從我國人事工作的現狀來看，由于人事檔案強調保密性，人事檔案的利用范圍小，利用頻率低。按照傳統的人事檔案管理制度，人事檔案的利用范圍主要是黨政機關、國有企事業單位，利用最多的主要是傳統人事管理工作的范疇。但是，隨著社會主義經濟體制改革的深入，非公有制經濟的迅速發展非公有制經濟組織、外資企業、社會化中介組織等成為吸納人才資源的重要渠道，而與此同時，隨著國有企事業單位人事制度和大中專畢業生就業制度的改革，國有企事業單位人員由“單位人”變成了“社會人”，大中專畢業生要面向市場自主擇業，這些變化主要是通過市場機制的作用使國有企事業單位人員、大中專畢業生流向非公有制經濟組織、外資企業、社會化中介組織等，而市場化配置人才資源又加快了人才流動的頻率。顯然，傳統人事檔案的利用制度不能適應現代人力資源開發的需要。人事檔案的利用應當延伸到非公有制經濟組織、社會化中介組織甚至外資企業，人事檔案的利用頻率應當適應人才流動的頻率，這是一個具有重大現實意義的問題。

二、改革我國人事檔案管理的幾點建議

（一）提高檔案管理人員素質 人事檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為人事檔案工作人員，不斷提高自身的政治素質和專業素質在此時就顯得尤為重要了。提高自身的政治素質，加強責任感，把人事檔案工作看作一項政治工作，在平常的管理中體現它的嚴肅性，能堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密。在繁雜瑣碎、枯燥單調的工作中保持高度的責任心，減少工作中的失誤和差錯。有了責任心，才能不厭其煩地去收集材料，才能認真鑒別材料的真偽，才能按照要求將材料及時歸檔、整理成冊，才能將人事檔案材料當作一種資源。注重自身專業水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉人事檔案工作的各個環節和基本要求，尤其是對材料的鑒別、分類，更是要了如指掌。努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量。積極探索新的管理模式，使人事檔案工作更科學、更實用，為不斷進步發展的社會提供有利的人事資源。

（二）完善人事檔案管理制度 人員是基礎，制度是保障。人事檔案的性質決定了人事檔案工作是一項非常嚴肅的工作，必須嚴格按照人事檔案管理工作的各項規章制度來辦事，以免出現不必要的麻煩。建立健全管理制度，使檔案工作有規可循，有章可依是非常必要的。遵循《收集制度》，建立人事檔案材料收集網絡，明確收集的范圍和要求，讓制度使人事檔案內容充實，更全面地反映一個人的情況；遵循《鑒別歸檔制度》，明確鑒別的內容和歸檔的要求，對材料進行有效的鑒別，及時存真去假、查漏補缺；遵循《保管保密制度》，采取切實有效的措施，減少人為因素的破壞，保障人事檔案的安全，延長使用的壽命；遵循《查閱制度》，明確人事檔案利用的方式和方法，以保證人事檔案的安全性和真實性。重質量，抓管理，人事檔案工作人員要以制度來維護管理，以管理來保證質量，切切實實做好管理工作，讓人事檔案工作走上科學化、制度化的軌道。

（三）采用信息化管理手段 信息化是當今社會發展的一大趨勢，它對人事檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高人事檔案工作的效率和水平，以盡快實現人事檔案信息化管理。目前，國外檔案管理很多已使用計算機，就是在國內，使用計算機輔助管理檔案的也越來越多。實現人事檔案計算機輔助管理勢在必行。

（四）建立用人與管檔相分離的人事檔案管理體制 要改革現行“人檔合一”的單位、部門所有的人事檔案管理體制，按照“人檔分離”和集中統一的改革思路，將政府人事部門所屬人才流動機構、勞動部門所屬就業服務機構、教育部門所屬畢業生就業指導機構以及政府其它部門所屬的相應機構承擔的人事檔案管理職能剝離出來，將國有企事業單位的人事檔案管理權重新上收歸政府所有，成立政府所屬的統一的人事檔案管理中心，除公務員身份的人事檔案仍由黨委組織部門管理外，企事業單位人員(包括改制破產的企事業單位置換身份后的人員)、大中專畢業生、非公有制單位的人員以及其他社會流動人員的人事檔案統一由政府所屬的人事檔案管理中心管理。人事檔案管理中心應設立為不以盈利為目的的公益型事業單位，在建立檔案管理相應設施和提供服務的經費來源方面，從初始設置的“以檔養檔、適當收費”逐步過渡到由公共財政全額提供經費，從而以機構的獨立性、職能的專業性、服務的無償性為基礎，逐步建立為社會公信力強的人事檔案管理機構。

人事檔案管理論文:淺議企業人事檔案管理

論文關鍵詞：企業人事檔案；管理；改進對策

論文摘要：人事檔案的管理工作是人事工作的一個重要部分， 為人事工作的決策提供可靠的依據，為合理調配使用人力資源提供可靠的信息參考。新時代、新世紀的企業變革使它面臨新的挑戰和變革，出現各種各樣的問題。本文通過分析企業機制變革過程中人事檔案管理存在的問題，，提出解決人事檔案管理工作困境的對策，以使其能更好地為企業發展提供幫助。

人事檔案工作是人事管理工作的重要組成部分，它是發現人才、使用人才和管理人才的重要依據。改革開放以來，我國的人事檔案管理工作取得了 顯著的成績。但是隨著社會主義市場經濟體制改革的不斷深入，近年來人員流動頻繁，原有的人事檔案管理體制的弊端日漸顯露。人事檔案工作如何與時俱進，充分發揮為經濟社會服務的職能，已成為我們必須努力解決好的一個重大課題。

1 當前企業人事檔案管理存在的問題

企業人事檔案管理工作在長期的實踐中，積累了豐富的經驗，形成了一定的管理模式。但舊的企業人事檔案管理模式與市場經濟體制環境下企業發展對人才管理的需求不相適應的種種弊端已顯露出來。具體可以總結為：

1.1 企業人事檔案單一的管理模式與企業職工層次的多樣性不適應。

目前，我國企業人事檔案管理大都采用干部人事檔案管理模式進行，這種管理模式適合本單位內部人事檔案來源比較單一，僅限于本機構人員，同時這種模式也方便查找和利用，涉及面比較窄，也很有利于人事檔案的保密工作。企業職工層次的多樣性決定了企業的人事檔案管理方法要與之相適應。企業人事檔案還是要堅持統一由人事部門管理，以及企業人事檔案工作也必須由企業各級組織、人事部門根據自己的管理權限負責某一級的人事檔案的管理方式已經沒有辦法再適應企業職工的這種多樣性的特點了。

1.2 僵化的企業人事檔案管理體制與企業靈活的用人機制不適應。

隨著市場經濟體制的建立，人們的思想觀念發生了重大改變，企業在招聘使用員工的時候，更多地看重個人的能力，企業對員工的約束主要是靠合同、協議，而不是人事檔案。員工如履行了合同、協議，即可自由流動，選擇更適合自己的崗位。用工制度的變化以及人才之間激烈的競爭，出現了許多員工為求個人發展而從原來的單位跳槽到另一單位另謀出路的情況，而舊單位為維護本單位利益而不放其人事檔案等情況，于是社會上就出現了“死檔棄檔”、“人檔脫節”、“人質檔案”、“檔案克隆”、“虛假檔案”的情況。加之企業人才流動較快，使現行的人事體制包括人事檔案管理體制難以發揮其服務功能，因而也難以適應這類型企業靈活的用人機制需要。

1.3 企業人事檔案的內容不夠完備。

現代企業制度最明顯的特征是“產權清晰、權責明確、政企分開、管理科學”，人事檔案管理制度作為其中的一項內容也要完善起來，要能夠正確反映出一個人的個人經歷、德才情況等。企業是以最大限度激發員工創造力，達到最佳的經濟效益作為目標，這跟一般的機關干部的做法還是有很大的區別，所以企業的人事檔案除目前的基本內容以外，還應結合企業自身管理需求充實一些內容。同時，通過調整企業人事檔案的內容構成，才能形成具有企業自身特色的人事檔案管理體系，而不是僅僅照搬干部人事檔案管理體系。

1.4 檔案管理人員素質薄弱

由于受傳統觀念的影響，對檔案管理的認識不足，重視程度不夠。專職檔案管理人員被裁減，且一崗多職，造成檔案工作兼而不顧。還有的檔案人員更換頻繁，因業務素質不高，難以勝任檔案工作。隨著當前企業規模不斷擴大，員工數量不斷增多，檔案數量也與日俱增，檔案管理難度增大，有關的管理措施未跟上。

1.5 檔案利用價值不高

由于檔案材料的不完善，不能客觀地反映本人的全貌，使得檔案的利用價值相對降低。不重視企業內部的實績考核，輕視人事檔案記錄，人為地造成了人員與其檔案的兩者分離，這些原因都不同程度地造成了企業人事檔案利用率的降低。

2 適應現代企業發展要求，改進人事檔案管理工作的對策

2.1 建立健全科學合理的人事檔案管理制度

在人事檔案管理活動中，對于不適應新形勢、新情況、新任務的規章制度，必須要進行改革，及時建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規范化。在檔案的收集上要及時、完整;在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據，舍之有理”;檔案的整理歸檔要嚴謹、科學;檔案的借閱應根據具體情況具體分析，對人力資源管理部門及其他部門應有所區別，注意檔案安全;檔案的更新應及時、準確、完整，尤其應注意對檔案的新內容進行及時、主動的補充收集。

2.2 建立科學的人事檔案分類系統，充實檔案內容

人事檔案的內容大同小異，它們之間雖存在著許多共性，但不同類別的人員由于他們的工作性質、社會責任、職業特點、素質要求、任用方式、考核內容、社會評價、報酬待遇等方面的不同，在人事檔案內容上也必然存在著較大的差異。國家公務員的檔案體現了政治要求，專業技術人員的檔案側重于服務社會、創新技術的業績記載，中介組織人員的檔案體現其誠信和非官方人員的特色。在同一個人的人事檔案中也是有差別的，如有的內容可以進入公共信息體系，有的則只能處于高度的保密狀態。根據這一情況，我們可以在信息化和市場化的基礎上分類管理人事檔案。根據不同類別的人員設計不同的管理制度，對檔案的功能進行重新定位，增加反映個人個性特點和專業能力的資料，使人事檔案更加貼近社會和用人單位的需求，提高人事檔案的利用效率，提高人事檔案的價值。

2.3 加快人事檔案管理工作的科學化、現代化進程

人事檔案管理工作的科學化、現代化既包括管理手段的科學化、現代化，又包括管理理念的現代化、科學化。管理手段的科學化、現代化，最終是要在企業中建立一個以企業員工人事檔案信息為基礎的員工信息系統。而這個系統的初步要求則是建立人機結合的技術性管理系統，實現人事檔案的計算機管理。

2.4 引進高素質人才，加強人員培訓，提高人員素質

人才是企業前進、發展的動力，對于檔案管理部門來說亦是同樣的道理。在知識經濟時代，在現代化程度不斷提高的今天，引進高素質的檔案人才是企業檔案工作發展的必然要求。在引進高素質人才的同時，企業也應注重對現有檔案人員的培訓，使其適應新形勢下的新要求，從而全面提高企業檔案管理人員的素質。

2.5 增強服務意識，積極主動的提供利用

人力資源管理知人、選人、用人、留人、育人的重要途徑是人事檔案信息的提供，所以人事檔案管理人員應認清形勢，擺正位置，端正態度，增強服務意識，改變長期以來坐等上門的被動服務方式，增強服務意識，積極主動地為企業人力資源管理提供信息服務。人事檔案管理服務于人力資源管理，促進企業人力資源管理，是企業知識管理的基礎。

2.6 建立人事檔案的網絡化管理模式，增強人事檔案的信息服務

功能檔案管理要與時俱進，就要實現數字化、網絡化的管理開放式的人才信息服務網絡則為人事檔案現代化管理構建了堅實的實用平臺。這樣，既可以提高效率，也可以降低社會管理的成本。

人事檔案管理工作是企業中不可或缺的管理工作之一，其改革已經提上了日程，在這一改變過程中， 改變舊有模式，建立新型管理系統，借助現代化的技術與觀念，全面開發信息資源，充分有效地利用人事檔案的價值，從而促進人事檔案管理工作不斷走上法制化、科學化、規范化的軌道。

人事檔案管理論文:醫院流動人員人事檔案管理的現狀及對策

關鍵詞：醫院流動人員；人事檔案管理；現狀

1 醫院流動人員人事檔案管理出現的新問題

根據十余年醫院人事檔案管理的實踐，筆者就醫院流動人員人事檔案管理出現的一些新問題談幾點拙見。

1.1 檔案移交不及時

已辭職、辭退、解除勞動合同等流動人員的人事檔案，有些沒有及時移交當地人才服務中心，有些沒有人事權的單位擅自保管流動人員人事檔案，造成部分流動人員人事檔案丟失、材料不齊全、手續不完備等情況出現。

1.2“棄檔”現象較嚴重

一是人事檔案作用逐步淡化，醫院在聘用專業技術人員時往往只是面試即可。

二是人才流動日益頻繁，有的人受利益的驅動，不顧組織是否同意，一走了之，新用人單位還可以在當地人事部門的幫助下為其重新建檔。

三是人事費普遍過高，也是導致“棄檔”的原因。

1.3 檔案管理不規范

有的單位對檔案的作用缺乏足夠的認識，用人不規范，考核、檔案工資晉升、評定機制不健全，不注意平時材料的形成，導致檔案材料缺失，給出國政審、職稱評定、出具人事檔案相關證明和辦理流動手續工作帶來一定的困難。

1.4 人事缺少特色服務

目前大部分地方人事還處在單一服務階段，在很多業務領域里還是空白，缺少個性化、專業化的服務，無法滿足社會和個人的發展需要。

1.5 檔案管理隊伍建設有待加強

檔案管理人員業務培訓機制尚未健全，部分單位檔案管理人員變化較大，對人事檔案管理業務不熟悉，有待加大對檔案管理人員的培訓力度。

2 加強醫院流動人員人事檔案管理的對策

為了保證醫院流動人員人事檔案的真實性、嚴肅性，促進衛生事業單位人才合理流動時流動人員人事檔案的完整性、真實性，應該加強對其的管理，認真做到以下幾點。

2.1 加大宣傳教育的力度，營造人事檔案規范化管理氛圍要加強領導，廣泛宣傳流動人員人事檔案管理的政策規定，提高檔案管理人員整體素質，建立檔案管理人員業務培訓機制，定期對檔案管理人員進行業務培訓，努力提高檔案管理人員的業務知識和管理水平。

2.2 完善流動人員人事檔案管理政策法規

一是對過去不合時宜，制約人事檔案管理方面的政策加以完善，建立全國統一的法律法規，杜絕各地區各部門各自為政的現象，以適應我國經濟社會的發展需要。

二是加強對企事業單位人事檔案管理的力度，規范對人才中介機構的管理，不準民營和合資人才中介機構從事人事和人事檔案管理以及人事調動業務，促進我國人才中介機構的健康發展。

2.3 創新人事服務形式

要不斷豐富人事檔案的內容，提高人事檔案的使用價值，經常了解用人單位和人才對人事檔案材料的新要求，樹立人事檔案利用的“受眾”意識，變過去“守攤式”服務為“開發式”服務，重視研究人事檔案用戶的多方位需求，有針對性地提供個性化服務。健全管理人事檔案的機構，要在條件具備的地方成立人才服務機構檔案管理部門，認真做好人員配置、經費來源、安全保密等方面的工作，通過檔案管理機構的規范化管理，促進流動人員人事檔案管理朝著科學化、制度化和規范化方向發展。

2.4 明確職責，理順關系

組織人事部門和勞動部門要本著對流動人員高度負責的態度及時與他們進行溝通與協調，明確各自的人事檔案管理范圍。根據《流動人員人事檔案管理暫行規定》，企業專業技術人員和管理人員的檔案應當移交人才服務機構管理，并建議流動人員的人事檔案應當打破身份、學歷、職稱、行業等各種限制，由政府人事部門所屬的人才服務機構統一管理。同時強化流動人員人事檔案管理的公共服務職能，應以服務為主、適當收費的辦法減少“棄檔”現象。

人事檔案管理論文:氣象系統人事檔案管理工作研究

【摘要】隨著氣象在經濟社會發展中地位的不斷提高和氣象服務領域的不斷拓展,舊的氣象人事檔案管理模式和方法已經不能適應發展要求。提高檔案管理水平,豐富檔案服務內容,進一步提高氣象部門人事檔案工作水平成為一個重要的課題。因此,我們有必要依據科學發展觀的理論,探索和研究新形勢下氣象系統人事檔案工作面臨的問題,使我們的人事檔案事業得到全面、協調、可持續的發展。

【關鍵詞】干部人事檔案 制度建設 信息化

人事檔案是我們黨選人用人和正確使用干部的重要依據。干部人事制度改革的深化、干部工作的規范化、人員管理的法制化,為人事檔案管理工作帶來新的挑戰,如何提高人事檔案管理工作水平,更快更好地發揮人事檔案的作用,是當前人事檔案管理工作的一個重要課題。筆者僅從目前人事檔案對人才選拔的作用、檔案管理的現狀、改進措施等方面加以闡述。

1 人事檔案對氣象系統選人用人具有三個有利于

1.1 有利于氣象系統最大限度的發掘利用人才

選拔使用干部,關鍵是知人善任。人事檔案是個人歷史的真實記錄和個人本來面目的客觀反映,利用人事檔案有助于動態分析單位人員的綜合情況,從而預測其發展潛力,及時發現新人,避免壓制人才,埋沒人才;任何人才都是人才系統的組成部分,凡有利于氣象事業發展的都是有用人才,只是類型不同,作用各異。依據人事檔案提供的信息,可以使各類人才揚其長,避其短,司其職,用其智,最大限度地發揮人才效力。

1.2 有利于促進氣象系統內人力資源的合理配置

利用人事檔案能夠進一步了解局內同志的相關信息,從而對其進行科學管理。根據不同人才的能力和各類人才的不同特點,在氣象系統內進行合理的配置,因事而擇人,用人以治事,把人才配置到最能發揮作用的地方和崗位,充分發揮人才的作用。促進部門之間、系統之間、組織與組織之間人才合理有序地流動,避免人才積壓和用非所學的現象產生,為氣象事業的發展迅速地配置人力資源。

1.3 有利于人力資源需求預測的科學化與規范化

影響氣象局人力資源需求的因素主要來自于組織內部,有效的人事檔案管理對分析局內人力資源狀況是否適應氣象事業的變革與發展的要求,是否有利于制定人才資源計劃方面發揮著重要作用;脫離人事檔案管理而作的人力資源需求預測一定是不科學、不規范和片面的。

2 目前人事檔案中存在的主要問題

2.1 觀念陳舊,對人事檔案管理重要性的認識不足

長期以來,如何對待人事檔案管理工作,一些單位不同程度地存在著既重視又忽視的現象。人事檔案管理設施老化,長期得不到改善;經費投入不足,信息化、電子化進展慢;人員素質尤其是專業素質缺乏培訓提高;單位領導關心少、幫助檢查少,人事檔案管理部門和人員缺乏應有的活力和動力。

2.2 檔案材料內容不完整,手續不完備

干部人事檔案中缺少中組部1988版和1999版的干部履歷表、“三齡一歷”表,1997年以后的年度考核表不齊全,專業技術人員的職稱聘任材料、干部職務晉升材料和工資審批材料缺失,極少檔案中沒有黨員的入黨志愿書,干部任職手續不完備,缺少干部任前考察材料、干部任免審批表。分析其中原因,主要有以下幾個方面:一是多數干部自身忽視各類表格的重要性,沒有嚴格按照要求和規定進行填寫并上報;二是人事檔案管理人員管理缺位,沒有按照中央組織部《干部人事檔案材料收集歸檔規定》及時催交歸檔,造成檔案材料的缺失;三是組織人事部門在考察和提拔干部的過程中,沒有嚴格按照中組部干部考察任免程序進行,造成干部任免手續材料不完備。

2.3 檔案信息化程度低,管理水平有待提高

目前,人事檔案正朝著從文本檔案到電子檔案過渡的階段, 有硬件不足的問題,也有軟件跟不上、計算機技術沒有廣泛運用的問題,還存在檔案管理人員缺乏培訓,不能熟練掌握運用電子化管理的問題。總的來看,在人事檔案電子信息化管理工作中,不易操作、信息處理慢、標準不統一、管理水平不高的問題還普遍存在。

2.4 利用率較低,檔案管理隊伍建設急需加強

領導過問人事檔案工作少,誤認為是人事工作中的一件具體事,有個部門負責人主抓就行了。領導關注的重點是如何確保人事檔案資料的完整性和安全,沒有充分考慮如何運用信息資源;檔案工作人員兼職過多,常常被人事部門其它工作所牽扯,用于人事檔案工作的時間有限,使得無法集中精力來搞好檔案管理工作,只好將檔案資料安全保密存放,分類整理多、統計分析少,把主要的時間和精力都用于收集、整理,對檔案利用工作的設想、規劃考慮得不夠。同時,檔案人員業務培訓機制尚不健全, 缺乏規范性、計劃性和針對性地培訓力度。

3 新時期做好氣象人事檔案工作的幾點建議

3.1 抓觀念,檔案管理工作切實做到“藏用并舉”

更新觀念是做好干部人事檔案開發利用工作的前提。人力資源管理知人、選人、用人、留人、育人的重要途徑是人事檔案信息的提供,所以人事檔案管理人員應認清形勢,擺正位置,端正態度,增強服務意識,改變長期以來坐等上門的被動服務方式,經常深入各科室之中,主動了解情況,收集檔案資料,并要求員工如實填寫干部履歷表,客觀、準確地撰寫自我鑒定、自傳和個人業績材料,積極主動地為氣象局人力資源管理提供信息服務。

3.2 強領導,提高認識檔案的重要性認識

領導重視是做好人事檔案工作的保證。氣象系統領導干部要重視人事檔案工作,一是要從人員配置上保證專職專用,并落實政治經濟待遇,保證管檔人員安心工作,盡職盡責;二是從經費上保證投入,凡是工作需要的經費,都給予支持,保證硬件設施符合達標要求;三是定期或不定期的過問和研究干部人事檔案工作,切實幫助解決工作中遇到的困難和問題,為干部人事檔案目標管理工作的順利開展提供了有力的保證。建議上級部門采取“以會代訓”、“以干代訓”、“知識問答”等多種靈活形式,不斷提高氣象系統干部檔案工作者的政治素質、專業素質和實際操作能力,同時注重選拔和培養干部人事檔案工作專業人員,著力打造一支作風硬、業務強的干部人事檔案工作隊伍。

3.3 抓管理,健全完善各項制度

檔案工作既要靠管理人員的素質,又要靠制度。在人事檔案管理活動中,對于不適應新形勢、新情況、新任務的規章制度,必須要進行改革,及時建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度,使得人事檔案工作更加制度化、規范化。在檔案的收集上要及時、完整;在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據,舍之有理”;檔案的整理歸檔要嚴謹、科學;檔案的借閱應根據具體情況具體分析,對人力資源管理部門及其他部門應有所區別,注意檔案安全;檔案的更新應及時、準確、完整,尤其應注意對檔案的新內容進行及時、主動的補充收集。

3.4 重科技,加快檔案工作信息化建設

信息化是當今社會發展的一大趨勢,它對人事檔案工作提出了新的要求,因此,要盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段,提高人事檔案工作的效率和水平,以盡快實現人事檔案信息化管理。一是從保護人事檔案原件和提高利用率的角度出發,開發電子檔案,建立人事檔案數據庫系統,實施人事檔案動態管理,使干部檔案數據化、信息化。可以利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術,將人事檔案資料整理輸入微機,通過相應的技術處理,將文字圖片甚至聲像資料轉變成數據資料,實現人事檔案紙質與數據格式并存,也方便自動檢索統計、加工整理、及時更新和提取利用;二是為適應人才柔性流動的需求,為便于檔案的查閱流轉,可以開發研制人事檔案管理軟件,建立數字檔案和多媒體檔案,并實行聯網,通過現代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統,提高人事檔案工作效率。同時,還可以減輕檔案工作的工作量,減少紙質案卷因磨損而造成的毀壞。

3.5 抓隊伍,提高檔案管理人員的綜合素質

人才是事業的基礎,做好新形勢下的人事檔案管理工作,必須有一支綜合素質和業務水平過硬的人事檔案工作隊伍。要抓好隊伍建設,首先要堅持不懈地對檔案人員進行職業道德教育、規章制度及現代科技知識的培訓,不斷提高業務水平和工作能力。;其次要嚴格挑選檔案人員。注重選拔淡薄名利、忠于職守、踏實工作、事業心強、守紀律、守機密,具有吃苦耐勞精神、較高的政治素養、較強的服務意識及一定工作能力和文字水平的人員從事檔案工作,還要根據形勢的需要,選配比較年輕、學歷層次比較高并能熟練運用計算機的人員;三是要加大檔案管理人員的繼續教育、培訓力度。定期組織培訓業務知識,使員工了解管理檔案的重要性,增強責任心,通過舉辦專題培訓班、在職自學、開展研討等方式提高檔案專業人員的業務素質。

4 小結

人事檔案管理工作是一項具有長期性、復雜性的工作,只有從檔案管理過程中不斷總結、健全機制,并將總結經驗反復運用到整理的實踐中,才能獲取檔案管理最有效地方法,確保干部人事檔案反映干部情況的全面性、真實性和權威性,為干部選拔、人事管理等工作提供決策支持。